IRS 接受掃描收據嗎？紙本收據可以銷毀嗎

收據可以保留電子副本、銷毀紙本嗎？

掃描件或照片可以代替紙本收據，但必須先滿足三個條件：您的設置能清晰地找到、顯示和列印每一張收據（IRS 稱為電子儲存系統）；您已經測試過；並且有程序確保它持續運作。三者缺一，就請保留紙本。標準見 Publication 583，更詳細的規定見 Revenue Procedure 97-22；Publication 583 和 IRS 的自動化記錄頁面現在仍指向這份文件。

這項規定來自 1997 年，講的是「電子儲存系統」，沒有提到手機或應用程式。本頁引用的 IRS 指引，也沒有點名手機照片或收據應用程式。某個應用程式是否合格，取決於它的具體情況：如何建立索引、每張影像能否檢索和列印、誰控制存取權限，以及檔案保存多久。

如果紙本已銷毀，而系統達不到要求，IRS 可能發出記錄不足通知（Notice of Inadequate Records），並適用相關罰款，包括與準確性有關的罰款。如果保留了原始記錄，則可能不適用這些罰款（Revenue Procedure 97-22，第 6.02 節和第 9 節）。

出現下列情況，個案就不單純：多年的紙本即將銷毀或已經銷毀，影像只存放在一個訂閱可能終止的應用程式裡，或 IRS 已經要求提供記錄。

請先備齊：幾份掃描範例（包括一份褪色的）、應用程式的使用條款、您的保存期限表、備份存放的位置、按年度列出已銷毀的紙本清單，以及誰掌握應用程式的登入帳號。

銷毀紙本之前，我的掃描設置必須做到什麼？

Revenue Procedure 97-22 第 4 節要求，設置必須完整準確地複製每張收據，然後建立索引、儲存、保存、檢索，並以清晰的形式重現。

控制措施必須合理，索引的效果必須大致與合理的紙本歸檔系統相當（第 4.01 節和第 4.02 節）。使用服務供應商並不能轉移責任：納稅人仍須對系統負責（Revenue Procedure 97-22，第 3.03 節）。

丟掉紙本之前，我必須測試並記錄什麼？

兩件事，都要在銷毀之前完成：自行完成測試，證明系統重現的紙本符合每一項要求，並訂出使系統持續合規的程序（Revenue Procedure 97-22，第 7 節）。這份文件沒有規定測試的格式或樣本數量。把做過的事寫下來，是日後證明的方法；這屬於做法，不是 IRS 的規定。

先把影像拍好（這是做法，不是 IRS 規定）：在光線均勻處把整張收據平放拍攝，背面有字時兩面都拍；熱感應收據要在幾天內掃描，以免褪色。繼續下一張之前，先在螢幕上檢查每張影像。

1. 描述系統。 寫下每張收據如何擷取、命名、歸檔並連結到帳目，以及存放在哪裡。IRS 可以要求您提供這份說明。
2. 選取樣本。 涵蓋不同的商家、月份和紙張種類，包括最薄或最舊的收據。
3. 進行測試。 對每個項目，只用索引找出它，顯示、列印，並與紙本核對。每個數字都必須能辨認。
4. 記錄結果。 記下日期、測試的人、抽取的樣本、通過的項目，以及修正的問題。
5. 訂出例行做法。 在固定日期之前完成掃描，按計劃抽查，並保留備份。
6. 只銷毀測試已涵蓋的紙本。

只要有任何一項不通過，就請保留紙本：如果仍保留原始記錄，上述罰款可能不適用（Revenue Procedure 97-22，第 6.02 節；Publication 583）。

如果您已經銷毀了紙本，現在就對手上的影像做第 2 至 4 步，並記下日期和結果。這份文件允許在測試並訂出程序後銷毀原件，所以先銷毀不在它所描述的範圍內，而這裡引用的 IRS 頁面也沒有說明審查人員會如何處理這種情況。影像未通過測試的，請把該收據視為遺失：請見企業支出的遺失收據。

即使已掃描，哪些紙本仍應保留？

影像無法清晰、完整顯示的收據，都請保留。這份文件把保留無法辨認、或無法準確或完整轉換的紙本，列為建議做法（Revenue Procedure 97-22，第 4.03 節）。

以電子郵件或商家網站取得的收據，從來就不是紙本。請把該檔案放在同一個有索引的地方，保持可讀、可檢索，保存期限與紙本收據相同。這裡引用的 IRS 指引並沒有說要把它列印出來。

銀行或信用卡對帳單，或應用程式的銀行資料串流，不要收據行嗎？

單靠它們不行。對帳單是付款證明：它顯示付給誰、何時付、付了多少，但不顯示買了什麼或為什麼買。Publication 583 把帳戶對帳單列為費用文件，但說付款證明本身不足以確立扣除，還要保留信用卡銷售單和發票等文件，以顯示您確實發生了這筆費用（Publication 583）。單憑已兌現的支票，也不能證明業務目的（Publication 463）。

只要某項費用需要的不只是付款證明，就請把收據與對帳單放在一起保存。對帳單必須顯示什麼，以及 Publication 463 對小額支出的規定，見 IRS 對收據的要求。

這裡引用的 IRS 頁面並沒有說銀行資料串流算作對帳單。串流並不等於對帳，請見銀行資料串流不等於對帳。如果收據已經遺失，請見企業支出的遺失收據。

儲存的影像必須顯示什麼，費用才站得住腳？

影像應該顯示紙本所顯示的內容，足以證明所付金額，並證明這是一項業務支出（Publication 583）。對於差旅、禮品和汽車費用，Publication 463 通常認為，只要文件證據顯示費用的金額、日期、地點和基本性質，並附上當時或接近當時記下的業務目的書面說明（情況本身已經明確時除外），就算足夠。

目的通常是您自己寫的備註，不是收據上的內容。請把它記在帳目中、放在影像旁邊，使每筆費用都連結到它的證明。並非所有費用都適用同樣的標準，有些小額費用的規則較寬鬆；各類費用需要什麼，見 IRS 對收據的要求。

影像要保留多久？更換或取消應用程式又會怎樣？

影像的保留期限與紙本相同。電子儲存系統適用與原始紙本相同的保存規定（Publication 583），記錄必須保存到其內容可能對任何國內稅收法律變得重要為止（26 CFR 1.6001-1(e)）。對大多數所得稅記錄來說，是保存到可以更正稅表、或 IRS 可以追加評稅的期間結束為止：一般是提交稅表後 3 年（提前提交的稅表視同在到期日提交），列明的情形則更長（IRS：我的記錄應該保留多久？）。合夥企業或 S 公司還要從每位合夥人或股東的稅表到期日或提交日起算，以較晚者為準（1065 表填表說明；1120-S 表填表說明）。所有期限見商業記錄要保留多久。

房產記錄也可以用合規的影像保存，但要保存更久：直到發生應稅處置那一年的時效期間結束。經過免稅交換後，舊房產和替代房產的記錄，都要保留到您處置替代房產那一年的時效期間結束（Publication 583）。只有影像到那時還能檢索，才算有用。

取消應用程式，可能使記錄被視為已銷毀。如果您不再維護滿足條件所需的硬體和軟體，儲存的記錄就被視為已銷毀，除非它們仍按這份文件的要求供 IRS 使用（Revenue Procedure 97-22，第 4.01 節）。訂閱結束就刪除影像的應用程式，可能使您既沒有紙本，也沒有影像。

取消或更換之前：

1. 閱讀條款。 查看取消後您的檔案會怎樣、有哪些匯出格式，以及是否有條款限制存取這些檔案。
2. 全部匯出。 取走每張影像、索引（或帶有索引資訊的檔名），以及每筆分類帳記錄到其影像的連結。
3. 測試匯出的檔案。 不用該應用程式，開啟一部分檔案試試。
4. 與備份一起保存，保存整個保存期間。
5. 然後再取消。

帳目本身的處理，請見年中更換會計軟體和取消會計軟體時要保留的記錄。

掃描記錄要怎樣整理和備份，IRS 或我的報稅員才拿得到？

給每個檔案命名，使人不用開啟就能找到它，把它與對應的分類帳記錄連結起來，並在應用程式之外另存一份副本。

• 檔名。 把影像附在交易上的應用程式會替您做到這一點。如果沒有，請用固定的格式，例如日期、商家和金額。
• 資料夾。 Publication 583 建議，按年度以及收入或支出的類型整理佐證文件。
• 備份。 這份文件把加標籤、安全儲存、備份副本、異地存放和定期測試列為建議做法，並交由納稅人自行決定（Revenue Procedure 97-22，第 4.03 節）。紙本已經沒有了，遺失的影像就無法補回，所以請把備份視為必要。
• 報稅員的存取。 請讓您的記帳員或報稅員，有辦法開啟影像和分類帳，而不必依賴您的登入帳號。

如果我接受審查，帳目是用軟體記的，IRS 會要求提供什麼？

通常是軟體的備份檔，審查初期就會要，另外還有管理員的使用者名稱和密碼。IRS 用 4564 表上的資料文件要求（Information Document Request，IRS 列出所需資料的書面清單）索取這些，並表示在帳目用軟體記錄的大多數案件中，審查人員都會要求提供備份檔（IRS：電子會計軟體記錄）。範圍很窄的審查（例如只查某一項費用）可能不需要。該頁面描述的是小企業及自僱者（Small Business/Self-Employed）的審查。

軟體資料也是一種記錄，不只是影像。Publication 583 說，要保留機器可讀的記錄（軟體本身的資料檔），以及對您系統中電腦化部分的完整說明，細節由 Revenue Procedure 98-25 規定（Publication 583）。對較小的企業，如果法律要求的某些資訊只存在於軟體中，就適用該文件（第 4.02 節）。在它不適用的情況下，IRS 說這並不免除提供現有電子帳目的義務（IRS 軟體記錄常見問題，問題 7）。

這份文件沒有為被審查的年度設置例外，但審查未結案期間，記錄仍然重要（26 CFR 1.6001-1(e)）。許多業主會把任何未結案或已收到通知的年度的紙本保留下來；這是一種預防措施，不是 IRS 的規定。審查如何進行，以及記錄缺失會怎樣，見IRS 對小企業的審查和未保存營業記錄的罰款。

其他機關、貸款機構或保險公司對保存紙本有各自的規定嗎？

有可能。IRS 說，在查明是否因其他用途必須保存更久之前，不要丟棄記錄，並指出保險公司和債權人要求的期限可能比 IRS 更長（IRS：我的記錄應該保留多久？）。本頁談的是聯邦所得稅的標準。各州稅務機關、工資規定、貸款機構和保險公司各自有自己的規定。

加州的銷售稅和使用稅法規就是一例。它允許適用該法的納稅人，把規定的記錄轉為僅供儲存的影像（包括 PDF 檔），並在符合條件時丟棄紙本，同時規定最短保存 4 年，除非州政府書面授權縮短（CDTFA Regulation 1698）。其他州各不相同，所以請查看您申報所在的每個州。工資有自己的期限：請見工資記錄保存。

舉例

所有金額均以美元計，僅作說明。

一位承包商測試、記錄後才銷毀

一位承包商用一個應用程式拍下每張收據，該應用程式會連同日期和商家保存影像，並把它連結到記帳的分錄。一個星期五，她從不同月份和商家挑出 20 張收據，只用應用程式的搜尋功能找出每一張，列印出來並與紙本核對。每張都清楚顯示商家、日期和總額，例如在一家器材店花了 US$86.40。她寫了一頁文件，記下日期、樣本和結果，再補一則說明她如何掃描、命名和備份檔案，並訂下每月抽查一次。然後她銷毀了測試所涵蓋的紙本。這個例子顯示的是步驟，並不表示她的設置符合每一項要求。這還取決於應用程式的控制措施、索引，以及它的條款是否限制 IRS 存取該系統。

一位餐飲業者保留褪色的紙本

一位餐飲業者的燃油收據是印在熱感應紙上的。較舊那批收據的照片拍出來已經褪色：US$62 的總額很難辨認，日期也看不見了。她保留了這些收據的紙本，因為影像無法辨讀。同一批中字跡清楚的收據通過了她的測試，已經銷毀。

一位 LLC 業主取消收據應用程式

一位 LLC 業主每月付 US$30 使用一個收據應用程式，打算停用。該應用程式在訂閱結束時就會刪除影像。紙本已經銷毀，他將沒有任何收據，而這些影像也可能被視為已銷毀。取消之前，他匯出了所有影像，連同索引和與分類帳的連結，不用該應用程式開啟一部分檔案試過，並把副本與其他備份存在一起。然後他才取消。

您的情況不一樣？

• 您正要銷毀一抽屜或幾箱收據，或已經銷毀，卻不確定應用程式的影像是否站得住腳： IRS 看的是系統說明、索引、影像是否清晰，以及每筆費用到其影像的連結。請帶著這些、幾份掃描範例（包括一份褪色的）和應用程式的條款，前往記帳協助，如果可能，請在紙本銷毀之前。
• 紙本已經沒有了，影像品質差或缺失： 請見企業支出的遺失收據。請帶著您的對帳單、商家副本和應用程式資料前往記帳協助，看看有哪些可以佐證。
• 帳目落後，或一年以上的收據尚未整理： 請見補做逾期的帳目，並尋求記帳協助。
• 由記帳員、合夥人或員工為企業掃描，或應用程式帳號登記在別人名下： 請尋求記帳協助，建立由企業自己擁有的一套系統、一份測試記錄和一份備份。
• IRS 已經來函或展開審查： 請見IRS 發給您企業的通知和IRS 對小企業的審查。
• 您正要結束業務或更換軟體： 請見取消會計軟體時要保留的記錄。
• 您另有加拿大的業務，或有其他貨幣的收據： 請見以外幣支付的費用和給 CRA 的掃描收據。
• 您想要一套簡單的全年例行做法，或正在選擇應用程式： 請見自僱人士的記錄保存和Schedule C 的記帳應用程式。