報稅前補記拖欠帳目：美國帳簿重建指南

稅表申報前，帳簿必須顯示哪些內容？

美國企業的帳簿必須清楚顯示總收入、扣除及抵免，足以支持稅表上的數字。帳簿也要分清哪些是賺取的收入、哪些只是非銷售的存款，並分開企業支出與個人開銷。IRS 允許使用任何合適的記帳系統，但要求記錄足以證明稅表所申報的金額（IRS 記錄保存指引；26 CFR 1.6001-1）。

符合報稅要求的帳簿重建，應完成下列檢查，而不只是列出銀行交易：

IRS 說明，企業帳簿是把證明文件上的交易彙總起來。請從最早缺少的月份開始，完成對帳後再往後推進，這樣後面的餘額才不會沿用前面的錯誤。這些合計要填入哪一份稅表，取決於企業的實體類型；請參閱您的企業需要提交哪些稅表。

補記帳目期間，可以申請延期申報嗎？

通常可以：請在稅表原定截止日前，申請適用的延期。4868 表和 7004 表一般只延長申報期限，不延長繳稅期限，因此請在該日前估算並繳清應繳稅款，同時保留延期確認。符合資格的美國公民或居民（稅務所在地及住所在海外，或在海外服兵役），以及特定的合夥企業和公司，則可在年度結束後第六個月的 15 日前申報並繳稅。請在稅表附上聲明證明資格；若在該日前申請更多申報時間，則可在 4868 表或 7004 表勾選資格欄。未繳的稅款自一般截止日起仍會計算利息（IRS 延期指引；26 CFR 1.6081-5；7004 表填表說明）。

實體的延期不會延長所有者個人稅表的期限；如有需要，請另行申請（IRS 7004 表填表說明；IRS Topic 304）。延期也不會替您完成帳簿，亦不涵蓋其他獨立的義務，例如工資稅繳存或州銷售稅。稅表截止日及各類實體使用的表格，請參閱您的企業需要提交哪些稅表。若稅表已經逾期，請參閱遲報及遲繳罰款。

重建帳簿需要哪些記錄？去哪裡取得副本？

在分類交易之前，請先收齊每個缺少月份的記錄。銀行對帳單是起點，但存款和提款代表什麼，還要靠發票、收款報告、工資記錄及上年度已申報的稅表來說明（IRS Publication 583）。

獨資經營者可以申請 IRS 工資與收入記錄，查找以個人稅務編號開立的資訊申報表，但記錄只顯示已提交給 IRS 的表格。合夥企業和公司若遺失上年度副本，可以申請企業稅表記錄；它顯示稅表上的大部分項目，但不含所有附件。缺少的原始文件，請向開立方索取。

可以用銀行和信用卡對帳單代替收據嗎？

對帳單可以證明款項有流動，但單憑對帳單，未必能證明買了什麼或企業用途。IRS 把對帳單列為可能的證明文件之一，但指出可能需要多種資料合併，才能確立收款人、金額、付款、日期及業務說明（IRS 記錄保存指引）。

請把對帳單上的每筆項目，對應到發票、收據、訂單記錄、合約，或有其他證據支持的書面說明。銀行帳戶中顯示的信用卡付款，是用來償還信用卡餘額的轉帳；真正可能列為費用的，是信用卡上的實際消費。不可兩邊都扣除。至於差旅、禮品、餐飲及車輛使用，Publication 463 要求另外證明金額、時間、地點及企業目的，單靠一筆銀行扣款無法全部提供。

收據遺失或從來沒保存，怎麼辦？

請設法從獨立的記錄重建遺失的憑證，並在準備稅表前，標明任何無法證明的費用。請向對方索取發票或收據副本，與對帳單配對，並趁還記得時寫下企業用途。IRS 要求以證明文件支持帳簿及稅表上的每一筆記錄。

缺少收據，並不會自動讓所有費用都不能扣除，但憑猜測並不可靠。對於差旅、禮品及車輛費用，Publication 463 指出，記錄不完整時，需要具體說明加上足夠的其他證據，金額不能只是大概估算。若記錄因您無法控制的情況而損毀，Publication 463 允許您重建記錄或費用。請另外列出金額或用途仍不確定的項目，讓報稅員判斷哪些有憑據支持。

個人與企業開支混在同一個帳戶，要怎麼分開？

請依每筆交易的實際性質分類，而不是看它在哪個帳戶。IRS 建議企業帳戶與個人帳戶分開，並識別存款的來源及費用的類型（IRS Publication 583）。

請先把您自己帳戶之間的轉帳、信用卡付款及貸款款項，與另一端的記錄配對；不要僅因款項經過這個帳戶，就當成銷售或營業成本。真正貸款的款項不是收入（IRS Publication 334）。然後把每筆存款和支出標為企業、個人、轉帳、貸款或待解決。對於企業與個人混用的支出，只把有憑據支持的企業部分記為可能的企業成本，並保存拆分的依據（IRS Publication 334）。個人開銷與所有者提款要分開記。對獨資經營者來說，個人提款不是企業費用。對合夥企業或公司來說，付給所有者的款項可能有不同的稅務處理；沒有協議和記錄支持，就不要稱之為貸款、工資或分配。尤其是 S 公司付給實際工作的所有者的款項，即使稱為分配，也可能屬於工資（IRS 指引）。

收入合計一定要和 1099-K 表、1099-NEC 表一致嗎？

帳簿應該解釋每一處差異；應稅收入合計不一定等於各表格金額相加。1099-K 表報告的是扣除手續費、退款及其他調整之前的處理款項總額，而您的記錄還可能包含現金及不在該表上的直接付款（IRS 1099-K 表指引）。

請把每一份表格與底層交易逐一核對。若某個收款帳戶收取了多項業務的款項，請依交易記錄按業務拆分（IRS 1099-K 表指引）。把 1099-NEC 表上的金額與發票和付款配對，檢查是否有付款也出現在收款平台報告中，每筆銷售只計算一次。比較處理款項總額、退款、手續費，以及實際進入銀行的淨額。若表格開給了錯誤的納稅人或金額不正確，請調查並要求開立方更正。合夥企業或公司要檢查 1099-K 表上是否寫了個人所有者的名字，而實際銷售是由實體完成的；請要求開立方更正，並保存銷售記錄。不要為了等待更正後的 1099-K 表而延誤申報（IRS 1099-K 表指引）。沒有出現在表格上的收入，仍然要記入帳簿。電商平台銷售的稅務處理，請參閱網路賣家所得稅。

補記的帳簿要採用哪種會計方法？

請使用企業稅表所採用的會計方法重建帳簿，除非有符合規定的方法變更。補記帳目本身不會把企業由現金制改為權責發生制。現金制下，收入一般在收到時申報，費用通常在支付時扣除或資本化；權責發生制下，收入一般在賺取時申報，費用在發生時扣除或資本化（IRS Publication 583）。

在把交易歸入稅務年度前，請查看最近一次已申報的稅表，以及存貨的處理方式。銷售存貨的企業可能適用額外的存貨規則及例外；只依銀行記錄重建，可能漏掉在手的商品或客戶尚未付款的發票。IRS 指出，變更會計方法一般須經其批准，通常以 3115 表申請（IRS Publication 583；IRS 3115 表）。若懷疑方法有誤，請標記並交由稅務審查，不要在未說明的情況下私自更改本年度的合計。

合夥企業或公司的資產負債表需要與上年度稅表一致嗎？

若實體必須填寫 Schedule L，資產負債表應與帳簿及記錄一致。部分規模較小的合夥企業和公司可以不填 Schedule L，因此請查看適用稅表的填表說明，不要假設一定需要（1065 表；1120-S 表；1120 表）。

重建時，請從上期期末的現金、應收帳款、存貨、資產、借款及所有者權益餘額開始。在補記缺少的月份前，先把每一項與目前的對帳單及記錄核對。1065 表填表說明指出，期初總資產一般須等於上年度期末總資產；無法解釋的差異需要附上說明。上年度的錯誤可能需要另行審查。不要為了讓新的資產負債表勉強平衡，而憑空加入平衡數字，或把期初差異當作本期收入。

補記後的帳簿還可能顯示我欠繳什麼？

補記帳目可能會發現所得稅表以外的義務。在認為工作已完成之前，請檢查付款及銷售記錄，看是否涉及承包人申報、工資稅及銷售稅（IRS Publication 583）。

這些問題的申報規定，取決於付款方、實體類型及所在的州。所有者報酬請參閱 S 公司所有者薪金，銷售稅請參閱補辦未代收的銷售稅。若有多個稅務年度未申報，請參閱補報未申報的企業稅表。

稅表提交後，記錄要保存多久？

請把重建後的帳簿及證明文件，保存到稅表可被更改或審查的期間結束為止；部分記錄須保存更久。請保留已申報稅表的副本，以便把餘額及方法結轉到之後的年度（IRS 保存期限指引）。

這些並不是所有可能的期限：對於某些申請及漏報的收入，IRS 列出了更長的期限。各州的規定也可能不同。例如，德州審計長辦公室要求銷售稅及使用稅記錄至少保存四年，並建議保存到任何審查或相關爭議解決為止。若以電子記錄取代紙本原件，儲存系統必須依 IRS 規定，保留清晰、可檢索的副本（IRS Publication 583）。

範例

僅作說明；所有金額均為美元。一位自僱顧問的 1099-K 表及收款平台報告顯示客戶付款 $50,000。平台退款 $5,000、收取手續費 $2,000，存入銀行 $43,000。客戶直接付款 $30,000 進入銀行，並同時列在 1099-NEC 表上。顧問從自己的儲蓄帳戶轉入 $10,000，是另一筆存款。

帳簿顯示客戶付款 $80,000、退款 $5,000，退款後的客戶收款為 $75,000。扣除 $2,000 平台手續費後，存入銀行的客戶付款合計 $73,000。銀行存款總額為 $83,000，其中包括不屬於銷售的 $10,000 儲蓄轉帳。1099-NEC 表不會額外再增加 $30,000 收入。在稅表準備好之前，顧問仍需要其他費用的記錄。

您的情況不同？

• 多個年度的稅表都未申報：請參閱補報未申報的企業稅表，確定申報的先後順序。
• 帳簿顯示工資有缺口，或 S 公司所有者沒有領取薪金：請查閱 S 公司所有者薪金，並帶著工資記錄尋求記帳協助。
• 銷售稅應繳但從未代收：請參閱補辦未代收的銷售稅。
• 外國所有者持有單一成員的美國 LLC：其 5472 表的記錄需要另外處理；請參閱外資持有的單一成員 LLC 申報。
• 公司在加拿大：T2 表所需資料，請參閱公司年度財務報表。
• 企業帳目落後超過一年、工資稅或銷售稅問題尚未解決，或需要實體的資產負債表：在尋求記帳協助前，請先收集銀行及信用卡對帳單、收款報告、1099 表、借款對帳單、工資記錄及最近一次已申報的稅表。帳目追上之後，可比較自己記帳或聘請記帳員。