首位雇員的工資核算設定：發薪前要準備什麼

第一次發薪前，我必須先設定什麼？

發薪前，請先建立雇主的稅務身份、工資核算帳戶、雇員記錄、預扣稅方法和稅款存入方式。即使企業只有一名工作人員，發出一筆工資也會產生稅務和申報責任（IRS：Publication 15）。

1. 請確認企業的聯邦稅務分類和工作人員的工作地點。僅憑 LLC 的名稱，無法判斷它的所有者是不是雇員（IRS：單一成員 LLC）。
2. 取得雇主識別號碼（EIN），以及雇員工作所在地要求的工資核算帳戶（IRS：EIN；加州 EDD：登記）。
3. 收集入職表格，並核實工作人員的姓名和社會安全號碼（SSN）。訂好工資、發薪日和工資核算期間（IRS：聘請雇員；IRS：Publication 15）。
4. 計算預扣稅和雇主稅款，安排聯邦稅款的電子存入，然後把聯邦和州的申報表以及新員工通報排進日曆（IRS：存入並申報；加州 EDD：新員工）。

如果這位工作人員可能是承包人，請先確定雇員與承包人的區別，再選擇工資核算方式。

我需要哪些聯邦和所在州的雇主帳戶？

雇主需要 EIN 才能申報聯邦工資稅，還需要所在州就該州支付的工資所要求的帳戶。為所得稅而被忽略的單一成員 LLC，向雇員支付工資時，仍使用 LLC 自己的名稱和 EIN（IRS：EIN；IRS：單一成員 LLC）。

州和地方的要求各不相同。第一次發薪前，請向雇員工作地點的主管機關查詢；加州的帳戶只是舉例，不是全國通用的帳戶。如果工作人員在第二個州工作，請見在另一個州工作的雇員。

在加州，聘請雇員的企業須在某個曆年季度內支付超過 $100 的工資後，15 天內登記（加州 EDD：登記條件）。

聘請時需要收集哪些表格和資料？

請收集已簽名的 W-4 表，用於聯邦所得稅預扣稅；填寫 I-9 表，核實身份和工作資格；並記錄雇員正確的姓名和社會安全號碼，用於 W-2 表。IRS 表示，個人納稅人識別號碼（ITIN）不能代替雇員的社會安全號碼（IRS：聘請雇員）。

如果有工作資格的員工正在等候社會安全號碼，請讓對方向社會安全局申請。如果 W-2 表到期時號碼仍在處理中，紙本填寫「Applied For」，電子申報則填零，待號碼下來後再更正 W-2（IRS：Publication 15）。

請在雇主記錄中保存工資核算期間、工資總額、扣款、淨工資和稅務負債，使稅款存入和之後的申報表可以互相核對（IRS：Publication 15）。

如果是在美國工作的非居民外國人雇員，請依照 IRS 的特別 W-4 說明和預扣稅調整方法。享有稅收協定豁免的工資，可能需要用 8233 表代替 W-4 表（IRS：Publication 15）。

每期工資要扣什麼？雇主還要另外負擔什麼？

雇員的預扣稅會減少實領工資；雇主自己的稅款則是企業額外增加的成本。對一般的應稅工資，雇主要存入雇員和雇主雙方的社會安全稅與醫療保險稅，再加上預扣的聯邦所得稅（IRS：Publication 15；IRS：存入並申報）。

對一般企業的雇員，如果雇主在本年度或上一年度的任何一個季度支付了至少 $1,500 的工資，或在這兩年中的任何一年有雇員在至少 20 個不同的星期中工作過部分時間，一般就適用聯邦失業稅。農場工作和家庭工作的判斷標準不同（IRS：Publication 15）。

上面的聯邦稅率和工資基數來自 IRS Publication 15。如果這位雇主在一個曆年內支付給雇員的工資超過 $200,000，自超過門檻的那一期工資起，要額外預扣 0.9%，雇主不需另付相對應的稅款（IRS：Publication 15）。例如加州把失業保險稅和就業培訓稅列為雇主成本，把州傷殘保險和個人所得稅列為從工資中預扣的款項（加州 EDD：工資稅）。州的稅率、工資基數和地方稅，需要另外查核。

如何確定我的聯邦稅款存入時間表和付款方式？

請用 IRS 的回顧期規則，確定雇主屬於每月還是每週兩次的存款時間表；按季提交 941 表，並不表示稅款可以按季繳納。新的 941 表雇主，在第一個曆年通常從每月存款人開始，因為其上一期的回顧期稅款責任視為零（IRS：Publication 15）。

這些是聯邦預扣所得稅以及社會安全稅和醫療保險稅雙方稅款的存款規則；存款期間由發薪日決定。如果本季或上一季的稅款責任低於 $2,500，而且本季沒有出現次日存款義務，941 表雇主可以改為在按時提交申報表時繳款。如果不確定，請按時間表存入。規定的聯邦存款必須以電子方式繳納（IRS：Publication 15）。

每月存款人如果達到次日存款的門檻，從第二天起就變成每週兩次存款人，至少維持到該年的年底以及下一年（IRS：Publication 15）。

聯邦失業稅另有按季的存款測試：累計稅款責任超過 $500 後，須在該季度結束後下一個月的最後一天前存入；較小的金額一般結轉至下一季（IRS：Publication 15）。

延遲存款的罰款：第 1 至 5 天為 2%，第 6 至 15 天為 5%，超過第 15 天為 10%；如果在 IRS 第一次發出通知後超過 10 天仍未繳納，或收到立即繳款的要求（以較早者為準），則為 15%。有合理原因可免除罰款；第一季度的無心之失，在按時申報後也可能符合免除條件，但須受 IRS 的規模限制（IRS：Publication 15）。

獨資經營者直接對雇傭稅負責，不需要證明是故意。普通合夥人依州法通常也要對合夥企業的工資債務負責；LLP 可能不同。對公司、合夥企業或 LLC 的預扣稅負有責任並故意不繳的人，可能依 IRC 6672 承擔信託基金金額；雇主稅款和 FUTA 不在這項罰款範圍內。對於按時提交的申報表，IRS 一般有從次年 4 月 15 日起三年的評定期限，評定後有十年的追討期限；對擬議評定可在 60 天內申訴，如果通知寄往國外則為 75 天（IRS：責任指引；IRS：罰款與申訴）。

聘請工資服務供應商之後，雇主通常仍要為稅款存入和申報表的正確性負責（IRS：Publication 15）。

在加州，控制 LLC 並故意不繳州工資稅的人，也可能依 UI Code 1735 承擔稅款、罰款和利息（加州 EDD：LLC 工資核算）。

我要提交哪些申報表和工資報表？

大多數雇主每季提交 941 表；如果須繳聯邦失業稅，每年提交 940 表；並為每位雇員提交 W-2 表。存入聯邦稅款只是繳稅，並不能取代申報這筆稅款的申報表（IRS：存入並申報）。

預期全年雇傭稅為 $1,000 或以下的雇主，可以在 3 月 16 日前（郵寄）或 4 月 1 日前（電話）申請 2026 年使用 944 表。這個申請期限已經結束；只有在 IRS 書面批准的情況下，才使用 944 表。農業雇主可以使用 943 表（IRS：941 表填表說明）。

我需要向州政府通報新員工嗎？什麼時候通報？

請依工作所在州的新員工通報規定辦理，與稅表分開處理。加州規定，凡在加州工作並領取工資的雇員，須在開始工作第一天後的 20 個曆日內提交 Form DE 34；離職至少連續 60 天後再重新聘用的員工，同樣適用。如以電子方式提交，EDD 要求每月 二 份報告，相隔 12 至 16 天；沒有內容的報告可以略過（加州 EDD：新員工）。

加州的報告包括雇主的 EDD 帳號和 EIN，以及雇員的姓名、社會安全號碼、住家地址和開始工作日期。其他州的截止日期和方式可能不同，所以在工作人員開始工作前，請先查詢相關州的主管機關（加州 EDD：新員工）。

加州可能對每位未通報的工作人員罰款 $24；如果是蓄意約定漏報或虛報，則罰款 $490（加州 EDD：新員工）。

我是 S 公司唯一的工作人員。哪些做法相同？

S 公司的高級職員如果提供服務，並已領取或有權領取報酬，一般就屬於雇員，所領取的是雇員工資，即使這位高級職員擁有全部股份。IRS 的例外情況，是高級職員沒有提供服務或只提供少量服務，而且無權領取報酬。請為這位高級職員設定與其他雇員相同的雇主 EIN、適用的州帳戶、預扣稅、稅款存入、申報表和 W-2 流程（IRS：S 公司高級職員）。

分配不能代替為服務支付的工資。S 公司所有者應該領多少薪金是另一個問題；金額取決於工作內容和事實（IRS：S 公司高級職員）。

我擁有獨資企業或 LLC，可以讓自己加入工資核算嗎？

獨資經營者和被忽略的單一成員 LLC 的個人所有者，一般就企業的收益繳自僱稅，而不是把自己的提款當作雇員工資。合夥人，包括按合夥企業課稅的 LLC 的成員，為該合夥企業提供服務時屬於自僱人士，不是合夥企業的雇員（IRS：單一成員 LLC；IRS：合夥人）。

這是聯邦的規定。就加州的工資稅而言，EDD 一般把為有限合夥人提供服務所支付的報酬視為工資，但真正的普通合夥人的提款則不包括在內（加州 EDD：LLC 與合夥企業的工資核算）。

按公司課稅的 LLC，對於以雇員身份工作的所有者，適用公司的工資核算規則。所以要先確定分類；LLC 可以是被忽略實體、按合夥企業課稅，或按公司課稅。被忽略的 LLC 仍可以用自己的名稱和 EIN，為其他雇員辦理工資核算（IRS：單一成員 LLC）。

範例

以下美元金額僅供說明；假設是一般的應稅工資、聯邦稅款按每月時間表存入，並且沒有州稅或福利扣款。某企業某月向一位雇員支付工資總額 $5,000。根據 W-4 表計算的聯邦所得稅預扣稅為 $500。雇員的社會安全稅為 $310，醫療保險稅為 $72.50，雇員實領 $4,117.50。

企業還要負擔自己的社會安全稅 $310 和醫療保險稅 $72.50。在計算失業稅和其他雇主成本之前，現金成本為 $5,382.50。該月工資的聯邦存款為 $1,265：預扣所得稅 $500，加上雇員的 $382.50 和雇主的 $382.50。企業按每月時間表存入，並另外在每季的 941 表上申報工資和稅款。雇員被預扣的 $382.50 屬於工資總額的一部分，不是雇主的另一項成本。

您的情況不同嗎？

• 這位工作人員可能是承包人：付款前，請先查看工作人員身份分類。
• 您的 S 公司所有者工資尚未決定：請參閱 S 公司所有者薪金。
• 雇員在另一個州工作：請見在另一個州工作的雇員。
• 雇員在美加邊境兩側工作：請見跨境聘請雇員。
• 您的第一位雇員是子女或配偶：對於獨資企業或某些由父母擁有的合夥企業，家庭成員的工資可能適用聯邦社會安全稅、醫療保險稅或 FUTA 的豁免；公司支付的工資仍然須繳稅（IRS：Publication 15，家庭雇員）。
• 您的企業有合資格的研究費用：合資格的小型企業，須在原定所得稅申報表的截止日（含延期）前，用 6765 表選擇研究工資稅抵免。從提交該所得稅申報表之後的下一季度起，企業在雇傭稅申報表上使用 8974 表，以減少雇主的社會安全稅和醫療保險稅（IRS：Publication 15）。
• 有稅款存入或申報表已經逾期：請見拖欠工資稅。即使企業資金緊張，預扣的稅款仍然要繳（IRS：Publication 15）。
• 您還在設立企業：請見公司設立後要設定的事項。
• 實體的分類、州帳戶或首次稅款存入不確定：請準備好 EIN、LLC 的稅務選擇或公司身份、工作地點、發薪時間表、W-4 和州帳戶通知，然後尋求記帳協助。