小型企業年底結帳清單：年結要做哪些事

年底結帳是什麼意思？要先準備哪些資料？

結帳是對該稅務年度的記錄做最後一次對帳和覆核，不是申報。IRS 要求帳簿反映總收入、扣除額和抵免，任何能清楚反映收入和支出的系統都可以。結帳讓帳簿足夠可靠，報稅員才能據此編製稅表。

帳簿跟著稅務年度走：曆年最為常見，所以大多數小型企業在 12 月 31 日結帳。採用財政年度的企業，在自己的年度終點結帳（見曆年或財政年度）。帳簿所用的會計方法應與稅表一致（Publication 583）；如果帳簿用另一種基礎，請把差異另做書面調節表交給報稅員（26 CFR 1.446-1；見權責發生制帳簿與現金收付制稅表）。

如果只有一個銀行帳戶、沒有工資、也沒有存貨，結帳只是例行工作。下列情況會讓結帳更難：

• 合夥企業或公司。稅表上的資產負債表（Schedule L）在需要時，應與帳簿一致（1065 表、1120-S 表和1120 表的填表說明）。
• 存貨。年底盤點的結果決定銷貨成本。
• 工資或承包人。相關表格在年度結束後的下個月到期，而且必須與帳簿一致。
• 帳戶很多，或帳簿落後超過一個月。IRS 說明要每月對支票帳戶對帳；帳簿落後，結帳就變成補做帳簿。
• 未分類項目、對不平的帳戶，或混入的所有者資金。清單適用於乾淨的帳簿。處於這種狀態的帳簿，要先修復，報稅員才能使用：見記帳整理清單。

請先準備：

• 每個銀行、信用卡、貸款和支付處理商帳戶的 12 月對帳單
• 工資報告和全年工資總額
• 承包人付款記錄，並取得每位收款人的 W-9 表（納稅人識別資料）
• 顯示 12 月 31 日餘額和全年利息的貸款對帳單
• 當年購入、出售或報廢的資產
• 如果您銷售商品，請準備存貨盤點表
• 寄給您的 1099-K 表和 1099-NEC 表；1099-K 表上的金額可能不等於您的收入
• 去年的稅表

年底結帳清單中，要先對哪些帳？

把每個銀行、信用卡和貸款帳戶對到 12 月 31 日的餘額。Publication 583 說明要每月對支票帳戶對帳；檢驗標準是：調整後的對帳單餘額（加上尚未入帳的存款、扣除未兌現的支票）等於調整後的帳簿餘額（扣除銀行費用並做更正之後）。

1. 取得 12 月的對帳單。對帳單到手前就結帳，12 月就會有對不上的項目。如果信用卡或貸款的結算週期較早結束，請向對方索取 12 月 31 日的餘額。
2. 從去年的期末餘額開始。期初餘額不對要先處理：見期初餘額錯誤。
3. 配對存款和付款。對帳單與帳簿不同，原因通常是銀行費用還沒入帳、對帳單日期之後才存入的款項，或尚未兌現的支票。請把費用記進去；未兌現的支票列為未結項目。
4. 信用卡和貸款。每張信用卡都要與對帳單核對；繳信用卡款是轉帳，不是第二筆支出（信用卡付款）。每筆貸款都要與貸款機構 12 月 31 日的對帳單核對；利息是支出，本金則減少貸款餘額（記錄企業貸款）。
5. 其他存放企業資金的帳戶，例如支付處理商餘額和現金：見核對銷售與撥款。

銀行連線只是匯入交易，並不能證明帳簿與對帳單相符。見銀行連線不等於對帳。

跨年度的銷售、帳單和工資，要怎麼處理？

就稅表而言，每個項目要放在其稅務會計方法要求的年度（Publication 538），並向報稅員標示與您帳簿不同的地方：

無論採用哪種方法，用品都有自己的規則：有追蹤或盤點的用品，一般在首次使用或消耗時扣除；沒有使用記錄或盤點的用品，在付款時扣除（權責發生制則在發生時）。下面的小額購置選擇可能改變這一點（26 CFR 1.162-3；小型賣家的存貨或用品）。

請沿用去年稅表所用的方法：更改方法一般需要 IRS 批准，須用 3115 表申請；自動變更的申請，要連同變更年度的稅表一起提交（3115 表填表說明）。有存貨的企業，購貨和銷售一般須採用權責發生制，下方有小型企業例外。見小型企業用現金收付制還是權責發生制。

有三類項目可能跨年度：

• 12 月開出、1 月才收款的發票：見在下一個稅務年度收款的發票。
• 預付的租金、保險或其他成本：見年底預付費用。
• 12 月的工資在 1 月發放：W-2 表的金額依據曆年內實際發放的工資，所以 12 月工作、1 月 1 日發放的工資，記入下一年的 W-2 表（W-2 表填表說明）。這筆支出是否屬於 12 月，取決於會計方法和收款人是誰：欠採用現金收付制的關聯人的報酬，只能在付款時扣除（Publication 538）。見年底應計工資。

哪些工資和承包人表格取決於帳簿？何時到期？

雇員和承包人的表格在年度結束後的第一個月到期，早於公司稅表，所以請先結清工資和承包人付款。

到期日遇到週末或法定假日，順延到下一個營業日（IRS 到期日）；上表日期已經計入順延。如果您已準時存繳所有稅款，可以改在 2027 年 2 月 10 日 前提交 941 表或 940 表（941 表填表說明）。提交 10 份或以上資訊申報表（W-2 表和 1099 表合計）的雇主，必須以電子方式提交（IRS）。

工資。請把工資報告與工資、預扣和雇主稅款帳戶對帳，並說明時間差異，例如 12 月工資在 1 月發放，不要硬把總額湊成一致。IRS 會把四個季度的 941 表與 W-3 表上的 W-2 總額（已預扣的所得稅、社會安全工資和小費、醫療保險工資和小費）相互核對，如果兩者不同，可能與您聯絡（941 表填表說明）。對不平的餘額：見清不掉的工資負債。預扣的稅款如果沒有繳納，且是故意不繳，負責人可能個人要承擔一筆金額等於該稅款的罰款（第 6672 條）；IRS 一般有 3 年 的時間評估，從工資年度之後的 4 月 15 日 起算，或從較晚的提交日起算（IRM 5.7.3）。見信託基金追繳罰款。

承包人。列出當年因服務（包括零件和材料）付款達到門檻或以上的每位收款人，並留存其 W-9 表。以信用卡、簽帳卡或第三方支付網路付款的，由支付公司用 1099-K 表申報，所以要從 1099-NEC 名單中剔除（1099 填表說明）。誰要收到表格（包括公司和備用預扣稅）：見哪些承包人要收到稅表。收款人不肯提供號碼：見向承包人取得稅務識別號碼。錯過日期：見逾期的承包人和雇員稅表。

年底的存貨、固定資產和折舊要怎麼處理？

盤點存貨，並列出資產，附上日期和成本。

存貨

製造或購進商品出售的企業，要在每個稅務年度的年初和年末對存貨計價，以求出銷貨成本。IRS 要求每隔合理期間做實地盤點，帳面金額必須調整到與盤點結果一致；年底是實際可行的時機。銷貨成本等於期初存貨加上購貨和其他成本，再減去期末存貨。

• 期初存貨通常等於去年的期末存貨；有差異必須說明（Publication 334）。
• 所有者拿去自用的商品要從購貨中扣除，記入所有者的提款帳戶。
• 盤點表應顯示誰盤點、誰定價，而且計價方法必須逐年一致（Publication 334）。

前三個年度平均年總收入在 $32,000,000 或以下的企業（這是按通脹調整後的上限；視為同一雇主的企業，須合併計算收入，依 Publication 538），而且不是避稅工具，可以選擇不保留存貨記錄，但仍須採用能清楚反映收入的方法（Publication 538）。跳過盤點之前，先確定自己屬於哪一種。賣不出去的存貨：見沖銷滯銷存貨。

固定資產和折舊

折舊從財產投入使用時開始：已經準備好、可供其特定用途使用，即使您還沒用。曆年制的企業，截止日是 12 月 31 日。12 月送到、1 月才安裝完成並運作的設備，屬於 1 月的資產。

請列出每項資產的說明、成本、賣方、投入使用日期、業務使用比例，以及任何出售、報廢或轉為個人使用的情況。Publication 946 要求保存業務、投資和個人使用的記錄，並規定財產出售、轉為個人使用、廢棄、報廢或毀損時停止折舊。報稅員用這份清單計算折舊，需要時填在 4562 表上（4562 表填表說明）。

• 小額購置：企業可以在準時提交的稅表上選擇，將每張發票或每項物品不超過 $2,500 的項目直接列為支出（這是沒有適用財務報表時的上限），前提是帳簿遵循一貫的列支政策，且該政策在年初已經存在；存貨不適用（IRS 有形財產規則）。見小額購置列為支出還是資本化。
• 漏提的折舊：以前年度可以扣除但沒有扣的折舊，不能直接在今年補扣；更正可能需要更正稅表或變更會計方法。見重建遺失的折舊表。

未分類項目和所有者交易要怎麼清理？

每一筆交易都要有類別和憑證。帳簿必須反映總收入、扣除額和抵免（Publication 583），而未分類的項目什麼都反映不出來。光有付款證明，並不能確立扣除額：還要保留發票或收據。納稅人承擔舉證責任。見報稅前的未分類支出。

提款、分配、投入的資本和貸款本金，不計入企業的收入和支出。所有者工資和保證付款則不同：它們各自是獨立的項目。它們記在哪裡，取決於企業類型：

從企業帳戶支付的個人花費不是業務支出：支出中屬於個人的部分，一般不可扣除。請按上表記錄：記錄所有者提款和保證付款與合夥人提款的差別。見用企業帳戶支付的個人支出；公司請看 S 公司支付個人支出或 C 公司支付所有者支出。

報稅員需要哪些報表和記錄？

請交出：全年損益表、12 月 31 日資產負債表（稅表上的 Schedule L 若有，應與之一致）、交易明細、與 12 月對帳單核對的對帳記錄，以及上述步驟中的工資、承包人、資產、存貨和所有者明細表。另外附上去年的稅表，用於核對期初存貨、折舊表和期初權益。

哪一份報表對應稅表的哪一行，見由帳簿到公司稅表。權益與去年稅表不符：見留存收益與去年稅表不符。

公司稅表何時到期？我有多少時間？

合夥企業或 S 公司的稅表，在年度結束後第三個月的 15 日到期；獨資經營者或 C 公司的稅表，在第四個月。工資和承包人的表格排在前面。以曆年計：

選擇按 S 公司或 C 公司課稅的 LLC，依該公司類型所在的列；由合夥企業或公司持有的單一成員 LLC，在其所有者的稅表上申報（IRS）。日期遇到週末或法定假日，順延到下一個營業日。州稅表、州工資報告和銷售稅申報表各有自己的日期。

合夥企業或 S 公司在 12 月 31 日之後大約有兩個半月，而工資和承包人的表格要占去第一個月。公司稅表準時提交的 7004 表，或 1040 表的 4868 表，延長的是提交時間，不是繳稅時間：見帳簿還沒準備好時的公司稅表延期。請問報稅員他們需要帳簿的日期；通常比到期日更早。

帳簿定稿後，要不要鎖帳？

通常在稅表提交之後才鎖年度，不是帳簿做完時就鎖。鎖帳（closing date）是會計軟體的設定，不是稅法規定。如果在報稅員完成前就把日期鎖在 12 月 31 日，他們的調整分錄（例如折舊或存貨更正）就無法入帳，除非先解鎖。提交之後再鎖帳，可以避免已提交的年度被意外更改。見報稅後的鎖帳日期。

我要保存哪些記錄？保存多久？

稅表上每一項目背後的記錄，要保存到該稅表的時效期間屆滿，並保留已提交稅表的副本。

有些情況的期限更長；從未提交的稅表或涉及欺詐的稅表，其記錄要無限期保存。保險公司和債權人要求保存記錄的時間，可能比 IRS 更長。掃描檔要符合 IRS 的儲存要求，才能取代紙本：見用掃描收據取代紙本。完整清單見企業記錄要保存多久；工資記錄見工資記錄的保存期限。

舉例

以下舉例僅作說明，所有金額以美元計。

只有一個帳戶和一張信用卡的自僱設計師

一位收入 US$120,000 的設計師，把企業帳戶和信用卡對到 12 月 31 日。一張 US$800 的支票尚未兌現，列在未結清單上。轉到個人帳戶的 US$6,000，記為提款，不記為支出。當年有三位未成立公司的自由工作者因服務獲得付款：以銀行轉帳收到 US$3,500 的那位，需要 W-9 表和 1099-NEC 表，因為門檻是 US$2,000；收到 US$1,200 的那位，一般不需要；以信用卡收到 US$2,500 的那位，不列入名單，因為信用卡公司會用 1099-K 表申報卡付款項。設計師把損益表和資產負債表匯出，交給報稅員。

有兩名雇員的 S 公司

一間 S 公司收入 US$600,000，只有一位所有者兼股東。工資報告顯示工資總額 US$150,000，但帳簿只有 US$138,000，因為最後兩次工資一直沒有入帳。公司在寄出 W-2 表之前補入這兩次工資，然後用四個季度的 941 表與 W-2 的總額核對。所有者的工資通過工資系統發放。所有者另外取出的 US$30,000，記為分配（如果實際是還貸款，就記為還款），不記為工資或支出。工資是否夠高則是另一個問題：見 S 公司所有者薪金。

有庫存的網店

一家銷售額 US$250,000 的網店，在 12 月 31 日盤點庫存，結果是 US$40,000。帳簿原本記為 US$46,000，所以帳面金額減少 US$6,000，銷貨成本增加同樣的金額。期初存貨是去年的期末存貨 US$30,000。購貨 US$120,000，沒有其他貨物成本，減去所有者拿回家的 US$2,000 商品。銷貨成本是 US$30,000 加 US$118,000 減 US$40,000，即 US$108,000，毛利為 US$142,000。

您的情況不一樣？

• 您的帳簿有未分類項目、對不平的帳戶，或混入了所有者的資金：請照著記帳整理清單處理。如果您分不清哪些項目只需完成、哪些要重建，或報稅日期快到了，請看記帳協助。
• 您的帳簿落後數月或一年，或在稅表到期日前來不及完成：請看補做逾期帳簿、帳簿還沒準備好時的公司稅表延期和記帳協助。
• 您是 S 公司或 C 公司、有存貨或有工資：稅表上的資產負債表應與帳簿一致，工資的日期排在前面。請看由帳簿到公司稅表和記帳協助。
• 工資或 1099 的日期已過，或稅表已逾期：請看逾期的承包人和雇員稅表和逾期提交與逾期繳款的罰款。如果這些表格背後的帳簿也還沒做完，請看記帳協助。
• 非美國人擁有您的 LLC 或公司：公司與其外國所有者之間的某些交易，須在 5472 表上申報，所以帳簿要追蹤這些交易。請看外國人持有的美國公司記帳和記帳協助。
• 企業在年度中改變了課稅方式，或有所有者加入或離開：生效日是帳簿的分界點。選擇終止的 S 公司，年度中途終止時，要分別為 S 短年度和 C 短年度申報（1120-S 表填表說明）。新的 S 公司選擇（2553 表）必須在其適用年度開始後 2 個月 15 日內提交，或在前一年內任何時間提交（2553 表填表說明）。請看 S 公司選擇後的帳簿、記錄合夥人退股和記帳協助。
• 您的企業採用財政年度，或您的公司是加拿大公司：請看曆年或財政年度，或加拿大公司年結清單。