教會記帳：牧師住房津貼與奉獻記錄

小型教會需要做哪些記帳工作，要提交 990 表嗎？

美國教會必須保存帳簿和記錄，但不須提交 990 表、990-EZ 表或 990-N 表，也不必申請免稅認定。IRS 要求所有免稅組織，不論是否已獲認定，都要保存能在審查時支持其免稅資格、並讓其提交任何所需稅表的記錄。IRS 不規定格式，所以只要記錄完整，紙本分類帳、試算表或線上記帳都可以。這些記錄通常包括組織文件和細則、會議記錄、財產記錄、總分類帳、收入和支出日記帳、工資記錄、銀行記錄和發票（Publication 1828）。

IRS 只能在法律規定的限制範圍內，才可展開對教會的稅務查詢（IRS）。這些限制並不免除教會保存記錄、提交工資表格和繳納僱傭稅的責任，而且教會要靠帳簿來回應查詢。

下列情況就不簡單了：會議記錄中沒有住房津貼的表決、從未做過工資核算、從未寄出奉獻證明、該團體是學校、宣教機構或獨立的事工而不是教會，或者 IRS 記錄把它列為必須提交年度申報表的其他類型組織。請先準備：

• 公司章程、細則和會議記錄，包括每一次有關薪酬和住房津貼的表決。
• EIN 確認函，以及任何 IRS 來函或教派團體免稅文件。
• 銀行對帳單、存款單和奉獻清點記錄。
• 總分類帳和財產記錄。
• 薪酬記錄、W-2 表和 941 表。

教會司庫應該為每筆奉獻記錄什麼，捐款人需要什麼證明？

每筆捐款、十一奉獻和奉獻金，在清點時都要記錄：日期、捐款人（或「無記名奉獻袋奉獻」）、完整金額、現金、支票、刷卡或線上、所屬基金，以及捐款人收到的任何回饋。每次奉獻請由兩位互無關聯的人清點，並在清點表上簽名。刷卡和線上捐款是分批、扣除手續費後才進入銀行：請記錄完整捐款額，把手續費記為費用，並核對捐款記錄減去手續費後是否等於存款額（支付處理商撥款）。

捐款人需要什麼證明，取決於捐款的金額和種類（Publication 1771）。

每週的奉獻不會合併計算：每筆捐款都單獨按 $250 這條線來判斷。投入奉獻袋的現金，沒有給捐款人留下銀行記錄，所以教會的書面聲明就是該捐款人證明捐款的方式。教會無法為無法對應到捐款人的捐款出具確認函，所以編號信封或線上奉獻很重要。教會不出具確認函不會受罰，但捐款人沒有確認函，就不能扣除 $250 或以上的捐款。對 2026 年的捐款，採用標準扣除額的捐款人，仍可扣除最多 $1,000（聯合申報稅表為 $2,000）的現金捐款，所以會有更多會友要依靠這份聲明（IRS）。

捐款人指定捐給某個人（例如牧師）的款項，不可扣除，也不屬於奉獻證明（Publication 526）。教會轉交給牧師的錢是薪酬。

奉獻證明何時要寄出，內容要寫什麼？

奉獻證明（也稱捐款聲明）應在捐款年度之後的 1 月 31 日前寄出，慈善機構通常在這個時間寄發。法律上的標準是：捐款人必須在提交稅表當日與稅表到期日（含延期）兩者中較早的日期之前收到（Publication 1771）。

證明必須包含：

1. 教會的名稱。
2. 每筆現金捐款的金額，或所捐財產的說明（不寫價值）。每筆捐款都要有日期：捐款人的現金捐款記錄須顯示慈善機構的名稱、日期和金額。
3. 三種聲明中的一種：沒有提供任何商品或服務作為回報；只提供了無形的宗教福利；或對所提供的其他事物，附上說明和善意估算的價值。

一份年度證明可以涵蓋多筆捐款。它可以是紙本或電子郵件，不需要捐款人的社會安全號碼，也沒有 IRS 表格。財產的大額捐款需要更多：捐款人附上 8283 表，由教會簽署；教會在 3 年內出售或處置這類財產，一般須在 125 天內提交 8282 表，並給捐款人一份副本（IRS）。範例用語：「感謝您對 [教會名稱] 的奉獻，詳列如下。除無形的宗教福利外，我們沒有提供任何商品或服務作為回報。」

無形的宗教福利是指專為宗教目的而成立的組織所提供的福利，通常不會在捐贈情境以外出售，例如進入禮拜聚會，或儀式中使用的少量酒。能取得認可學位的教育、旅遊服務和消費品則不屬於。學費，包括教會學校或托兒所類似學費的收費（Publication 526），以及場地租金，都是服務的付款，不是捐款，不要列在證明上。

捐款人付款超過 $75 並收到回饋時（例如晚宴門票），教會必須以書面告知捐款人：可扣除的部分是付款額減去所收到事物的價值，並附上善意估算的價值。這份書面說明必須與募款請求或收據一併提供，讓捐款人注意得到。價值微不足道的物品和無形的宗教福利屬於例外。罰款為 每筆捐款 $10，每場籌款活動或每次郵寄最高 $5,000，除非教會證明有合理原因。

牧師住房津貼如何運作：誰來訂、何時訂、以什麼形式？

神職人員只有在教會於付款前正式指定一個確定的金額時，才可以把住房津貼排除在所得稅之外。沒有指定，牧師的全部薪酬都須課稅（Publication 517）。

• 誰：僱用牧師的教會。教派的決議，不能為由本地會眾支付薪酬的牧師作出指定；但可以為教派直接僱用的神職人員作出指定。
• 形式：會議記錄、僱傭合約、預算或其他正式行動。非正式的口頭說法不夠。這份記錄必須能讓人把一筆付款識別為住房津貼，而不是薪金。
• 何時：付款之前，並訂為確定的金額。事後不能再補訂。Publication 517 沒有說明一次表決是否延續到之後的年度，所以謹慎的做法是每年在年度開始前表決一次。
• 變更：教會可以為之後的付款表決新金額，但不能針對已經支付的金額。
• 範例用語：「教會自 [日期] 起，將牧師薪酬中的 [確定金額] 指定為住房津貼。」

只有神職人員才符合資格：已按立、受委任或獲授予執照者。請把牧師的按立、委任或授予執照記錄，與會議記錄一起保存。音樂總監或辦公室經理，如果沒有被授權履行已按立神職人員的絕大部分宗教職責，就不能使用住房津貼。如果教會改為提供牧師住所，則公平租金價值（連同水電費）可以排除，上限為合理報酬。

住房津貼有多少是免稅的，它會減少自僱稅嗎？

就所得稅而言，免稅部分是以下三個金額中最小的一個，且永遠不超過牧師服務的合理報酬。它不會減少自僱稅。對於自有住房的牧師，這三個金額是（Publication 517）：

租房的牧師適用同樣的限額，以租金作為實際費用。牧師須把任何超出的部分計入收入，並在 1040 表上標註為「Excess allowance」。教會不測試這些限額，由牧師自己測試，所以牧師需要費用記錄和公平租金估算。

這是聯邦規定；各州對住房津貼課徵的所得稅各不相同。

指定的住房津貼，以及教會提供的牧師住所的公平租金價值（連同教會支付的水電費），全數計入事工收入。自僱稅為 15.3%（社會安全稅部分有年度收入上限），按扣除事工費用後這些收入的 92.35% 計算。因宗教原因、而非經濟原因，出於良心反對公共保險的神職人員，可以用 4361 表申請豁免。由神職人員本人提交，且必須已就其反對向按立、委任或授予執照的機構說明。一經批准，不可撤銷。截止日期是神職人員第二個符合以下條件的年度的稅表到期日（含延期）：該年度的自僱淨收入至少有 $400，其中一部分來自事工。

教會的帳簿中，應如何記錄住房津貼和牧師薪酬？

把現金薪金和指定的住房津貼分行記錄，並把住房津貼作為可識別的金額支付。這與指定的要求一致，指定須讓人能把這筆付款與薪金區分開。

W-2 表的第 1 欄顯示不含指定住房津貼的應稅薪酬。教會可以在第 14a 欄報告住房津貼、水電津貼或牧師住所的租金價值（Publication 15-A）。請把會議記錄與薪酬記錄一起保存。

牧師是雇員還是自僱人士，教會要提交什麼？

領取薪金並受教會指導的牧師，就所得稅而言，一般是普通法下的雇員，但就社會安全稅和醫療保險稅而言，則屬自僱（Publication 517）。由普通法的控制測試決定屬於哪一種；SS-8 表是請 IRS 作出認定。

兩種情況下，教會都不預扣社會安全稅和醫療保險稅，也不就事工報酬支付雇主份額（Publication 15-A）。對雇員牧師，自願協議也可以涵蓋自僱稅。沒有協議的話，牧師一般須按季繳納預估稅；見按季預估稅款繳納。會友為婚禮、洗禮或葬禮直接付給牧師個人的酬金，是牧師自己的收入，並計入自僱稅。捐給教會的奉獻不是牧師的收入（Publication 517）。

把雇員當作承包人處理，會產生僱傭稅風險；見可能屬於雇員的承包人。

其他員工呢：社會安全稅、季度申報表和報銷如何處理？

不是神職人員的員工，一般是雇員，除非事實顯示其為承包人（見可能屬於雇員的承包人）：教會須預扣所得稅，並在大多數情況下預扣社會安全稅和醫療保險稅。雙方各付 6.2% 和 1.45%。教會提交 W-2 表，並每季提交 941 表，到期日為 每個季度後第一個月的最後一天（941 表填表說明），除非 IRS 通知其每年只提交一次 944 表。設定方式見設立工資系統。司庫、受託人或其他對教會資金有權限的人，如果故意不收取或不繳付已預扣的所得稅以及雇員的社會安全稅和醫療保險稅，可能要個人承擔這筆未繳款項（IRS）；見信託基金追回罰款。

• 教會選擇退出：因宗教原因反對這些稅的教會，可以在第一份季度申報表到期之前，以 8274 表選擇退出。之後其員工一般須自行繳納自僱稅，所得稅預扣仍繼續（Publication 15-A）。
• 聯邦失業稅：501(c)(3) 組織一般免繳（940 表填表說明）。州失業規定另行適用。
• 報銷：在報銷計劃（accountable plan）下，具有業務目的的費用、在合理時間內提供的收據或記錄、以及退還的多餘款項，都不屬於工資。沒有收據的固定津貼，是 W-2 表上的工資（Publication 1828）。

教會的租金或其他無關收入什麼時候要繳稅？

教會對經常進行、且與其宗教目的沒有實質關聯的貿易或業務所得的淨收入須繳稅，即使這筆錢用於事工也一樣（Publication 1828）。例子包括在週報或網站上刊登廣告、抽獎和公共停車費。幾乎完全由義工運作、為會友方便而辦、或主要出售捐贈物品的活動，屬於例外。

出租不動產（例如禮堂）的租金，通常排除在外，但有例外（Publication 598）：

• 禮堂有房貸，這可能使部分租金成為債務融資收入（來自以借款購買的財產的收入）。
• 在提供場地的同時，也向使用人提供個人服務，如同旅館或寄宿公寓。
• 租金取決於該財產的收入或利潤（按總收入的固定比例收取是允許的）。
• 家具或設備的租金超過總租金的 10%，這可能使部分或全部租金須課稅。

教會一年的無關業務總收入達到 $1,000 或以上，須在年度結束後第 5 個月的第 15 日前提交 990-T 表，且必須以電子方式提交（990-T 表填表說明）。如果預期的無關業務所得稅達到 $500 或以上，預估稅款一般在稅務年度第 4、6、9 和 12 個月的第 15 日到期（Publication 598）。租金和無關收入，要記入各自的收入帳戶，不要記為奉獻。

教會的記錄應保存多久？

IRS 的教會指南建議，收入和支出記錄，在提交所涉稅表之後至少保存 四年。僱傭稅記錄，在稅款到期或繳納後（以較晚者為準）至少保存 四年（Publication 583）。IRS 的教會指南沒有規定組織文件和會議記錄的保存期限；由於住房津貼的指定記載在會議記錄中，請在教會存續期間一直保存（Publication 1828）。見企業記錄要保存多久。

舉例

這些例子僅供說明，以美元計。

住房津貼的表決

12 月，教會表決把牧師 $60,000 薪酬待遇中的 $24,000 指定為來年的住房津貼。會議記錄顯示金額和日期。牧師自有住房：全年實際費用為 $30,000，公平租金價值為 $26,000。最小的數字是指定的 $24,000，所以 $24,000 在所得稅上免稅。如果實際費用只有 $20,000，免稅的就是 $20,000，$4,000 須課稅。W-2 表第 1 欄顯示 $36,000，教會可以在第 14a 欄顯示 $24,000。自僱稅仍按全部 $60,000 扣除事工費用後計算。

一位會友一年的奉獻

一位會友用編號信封和支票共捐了十二筆，每筆 $100，共 $1,200。每筆都低於單筆捐款的門檻，但捐款人仍然需要每筆的記錄。教會的年底證明列出每個日期和金額、總額，並聲明沒有提供任何商品或服務作為回報，或只提供了無形的宗教福利。同一年如果有一筆 $500 的捐款，就需要確認函；同一份證明可以一併載明。

把禮堂出租給托兒所

教會把禮堂租給一家托兒所，每月 $1,500，一年 $18,000。禮堂沒有房貸，租金固定，教會只提供場地。這是不動產租金，一般排除在外，帳上記為租金收入，而不是奉獻。如果禮堂有房貸，部分租金可能是債務融資收入，教會要核對 990-T 表的門檻。

您的情況不同嗎？

• 會議記錄中沒有住房津貼的指定：排除只適用於正式指定之後支付的款項，所以更早的薪酬，在牧師的稅表上可能須課稅。那份稅表屬於個人稅務問題；教會的薪酬記錄和會議記錄，則屬於記帳問題。
• 從未做過工資核算、預扣的稅款沒有繳納，或漏提交了 W-2 表或 1099 表：見逾期的承包人和雇員稅表和工資稅欠繳；記帳協助可以重建薪酬記錄。
• 奉獻證明從未寄出：請在捐款人提交稅表之前寄出。記帳協助可以建立證明所依據的捐款記錄和基金追蹤。
• 帳目只是一堆零散單據，或已經落後，或教會的錢經過了個人帳戶：見補做逾期的帳目、整理混用的資金或記帳協助。
• 牧師沒有社會安全號碼，不是美國公民或居民，或持宗教工作者簽證服事：本頁的薪酬規則可能不適用。牧師本人的稅表屬於個人稅務問題；設立教會的工資系統屬於記帳問題。
• 該團體不是教會，或捐款附有捐款人的限制：見非營利組織限定用途資金與 IRS 資訊申報表。
• 禮堂有房貸，或教會舉辦活動、出售廣告：這類收入可能須課稅，並可能須提交 990-T 表。首先必須與奉獻分開記帳（記帳協助）。
• 有企業向教會捐款：見企業的慈善捐款。
• 年底將至：請使用年結檢查清單。