營業稅務記錄和收據要保存多久

營業稅務記錄、收據和銀行對帳單應該保存多久？

就稅務而言，支持稅表上某個項目的收據、銀行對帳單、發票和其他記錄，應在提交該稅表後保存 3 年（IRS）。這是 IRS 一般可以追加課稅、您可以申請退稅的時間。提早提交的稅表，視為在到期日提交。收據必須載明什麼，見 IRS 對收據的要求。

三年只是預設期限。如果有年度從未提交、收入漏報、營業有雇員、設備或境外帳戶，或營業正在結束或出售，個案就不簡單。每一項都會改變保存期限；下一節列出做法。

銷毀任何記錄之前，先準備好：每份已提交的稅表連同提交日期的證明、資產清單及購買發票、工資檔案、貸款、租約和保險文件，以及美國境外任何帳戶的對帳單。如果您無法確定哪些年度仍然開放，最常見於結束、出售、取消會計軟體或清理紙箱時，請先把記錄按年度整理。

什麼情況下營業記錄必須保存超過三年？

以下是聯邦規定的期間，主要針對所得稅稅表；州稅和其他稅種可能不同（IRS）。

25% 測試對營業採用扣除銷貨成本之前的總收入。稅表上或附帶聲明中已充分披露的金額不計入，但如果漏報源自計稅基礎高報，披露無濟於事（26 U.S.C. 6501(e)）。適用時，較長的期間涵蓋整份稅表，所以要保存該年度的全部記錄，而不只是漏報項目的記錄。

FBAR 記錄規則短於民事 FBAR 罰款可評定的 六年（31 U.S.C. 5321(b)(1)）。

三年的時鐘從什麼時候開始？

時鐘從您提交稅表當天開始，提早提交的則從到期日開始（Publication 583）。逾期提交或延期後提交的稅表，從實際提交當天起算（26 U.S.C. 6501(a)）。從未提交的稅表，時鐘永遠不會開始。

提交更正稅表不會開始新的三年；仍以原來的提交日期起算。唯一的例外：在該期間最後 60 天內收到的、顯示應繳稅款增加的已簽署更正稅表，會把期間延長到 IRS 收到該表後 60 天（26 U.S.C. 6501(c)(7)）。

營業稅表另有第二個時鐘，因為所有者在自己的稅表上申報實體的數字：

因此，S 公司的記錄要保存到最後一位股東的稅表到期或提交（以較晚者為準）之後 3 年；合夥企業則要保存到合夥企業稅表及每位合夥人稅表的同一時點之後的同樣期間。適用集中審查制度的合夥企業，IRS 的調整期限還包括：自其稅表提交日、到期日或其提出的行政調整申請三者中最晚者起 3 年，某些情況下期間更長（26 U.S.C. 6235）。

雇用稅記錄要保存多久？

雇用稅記錄應在稅款到期或繳納之後（以較晚者為準）至少保存 四年（26 CFR 31.6001-1(e)；IRS）。IRS 頁面從提交該年度第四季度稅表起算 四年，這通常使較早的季度有較晚的結束日期。沒有提交工資稅表的季度沒有期限，所以要保存其記錄，直到補交稅表、且其本身的期間屆滿為止。對於工資稅退稅、抵免或減免申請，申請所依據的記錄應在申請提交後至少保存 四年。

2021 年 3 月 31 日之後休假的合資格病假和家庭假工資，以及 2021 年 6 月 30 日之後支付的雇員留任抵免工資，相關記錄應至少保存 6 年（IRS）。就雇員留任抵免而言，評稅期間不早於原稅表提交日、視同提交日或提出抵免申請日（以最晚者為準）之後 6 年 才結束，所以從該日起算（26 U.S.C. 3134(l)）。要保存哪些工資記錄、用什麼形式，見工資記錄保存。

設備和其他財產的記錄應該保存多久？

財產記錄要保存到您出售該財產或以其他應稅方式處置它的那一年的期間結束為止，而不是購買的那一年（Publication 583）。它們證明您申請的折舊，以及出售時計算損益所用的計稅基礎（一般是成本加改良，減去您已扣除或本可扣除的折舊（Publication 551））。請保存購買發票、改良成本和折舊明細表；實體稅表的填表說明也這樣說（1120-S 表填表說明）。

• 非應稅交換： 保存舊財產和新財產的記錄，直到您處置新財產那一年的期間結束為止。
• 車輛： 車輛折舊的每一年，也要保存營業使用的記錄（Publication 463）；上述處置年度規則仍然適用。

哪些營業記錄應保存最久？

已提交的稅表、帳簿、所有者計稅基礎記錄，以及結轉的虧損或抵免背後的記錄，比一般收據保存得更久，因為日後的稅表要靠它們。下列資料來源對這些記錄都沒有定出固定的結束日期。

• 已提交的稅表： IRS 說應保存副本，因為它們有助於日後和更正的稅表（IRS）。也要保存提交日期的證明，例如電子報稅的接受通知或郵寄收據，因為提交日期決定時鐘的起點。
• 帳簿： 總帳和日記帳要保存到其內容可能在執行任何稅法時具有重要性為止（26 CFR 1.6001-1(e)）。
• 所有者計稅基礎記錄： S 公司股東或合夥人有責任保存計算其股票或合夥權益計稅基礎所需的記錄（7203 表填表說明；合夥人的 Schedule K-1 填表說明）。公司也應保存董事會會議記錄（Publication 583）。
• 結轉到以後年度的虧損和抵免： 仍在結轉的虧損或抵免背後的記錄，可能在日後使用它的年度具有重要性。法規訂的是一項測試，而不是固定的年數，所以較穩妥的解讀是保存到該後續年度的期間結束為止（26 CFR 1.6001-1(e)）。

如果我結束或出售營業呢？

結束或出售營業不會縮短本文的任何期間。IRS 告訴結束營業的所有者：財產記錄要保存到處置年度的期間結束為止，雇用稅記錄至少保存 四年（IRS：結束營業）。

• 仍可被追稅的人： 結束營業不會終止 IRS 仍可評定的年度的稅款。取得公司資產的所有者，可能須作為受讓人承擔責任，直到公司評稅期間結束後一年為止（26 U.S.C. 6901(c)），而對未繳的預扣工資稅負有責任的人，可能須個人承擔（26 U.S.C. 6672）。請把已結束公司的記錄保存到這多出的一年結束。
• 最後一年的稅表： 最後一年的所得稅稅表在提交時開始其自己的三年時鐘。最後一期的工資稅表適用 四年 的工資稅規則。
• 工資記錄： 最後一份 941 表或 944 表附有聲明，說明由誰、在何處保存工資記錄。
• 出售： 保存買賣協議、價格分配和計稅基礎記錄，直到出售年度的期間結束為止。如果價款分數年支付，日後報告該出售的稅表也要依靠這些記錄：記錄在其內容可能具重要性期間內都要保存（26 CFR 1.6001-1(e)），而每份稅表各有其自己的期間（IRS Topic 305）。
• 會計軟體： 取消之前，匯出每一個仍開放的年度。見取消會計軟體時要保存的記錄。

提交步驟見結束公司和出售您的營業。

如果某一年度從未提交稅表呢？

沒有提交稅表的年度沒有期限：時鐘永遠不會開始，所以 IRS 可以隨時對該年度評稅（26 U.S.C. 6501(c)(3)）。該年度的所有記錄至少要保存到補交稅表、且其本身的期間屆滿為止。逾期稅表在提交當天開始通常的時鐘。

IRS 預期補交多少年度的未提交稅表，以及按什麼順序提交，見補報未提交的營業稅表。這不會縮短上述的無期限規則，所以要保存缺漏年度的所有記錄。如果帳簿遺失，見根據銀行對帳單重建帳簿。

貸款人、保險公司或各州會要求更長的期限嗎？

有可能。記錄不再因稅務而需要時，丟棄前先查證，因為保險公司或債權人可能要求保存的時間比 IRS 更長（Publication 583）。貸款協議、租約和保險單可能訂有自己的期限。

州稅務機關為州稅表訂有自己的期限，有些比聯邦預設期限更長。加州就是一例：其特許經營稅局說，通常的期限是自到期日或提交日起四年，在某些情況下更長，例如聯邦審查或收入大量漏報。請向營業申報所在的每個州的稅務機關查詢。

舉例

以下舉例僅作說明；金額以美元計。

自由工作者的收據和一台已出售的筆記型電腦

一位自由工作者於 2024 年 4 月 10 日提交她的 2023 年稅表。到期日是 2024 年 4 月 15 日，所以時鐘從那天開始。除非適用更長的期間，2023 年的一般收據和銀行對帳單保存到 2027 年 4 月。

她在 2023 年購買一台 US$1,800 的筆記型電腦，並在 2026 年出售。其記錄隨出售年度計算：

• 2023 年：購買並折舊。
• 2024 年和 2025 年：繼續使用。
• 2026 年：出售。出售年度決定時鐘。
• 2027 年 4 月：提交 2026 年稅表。
• 2030 年 4 月：筆記型電腦記錄最早可以處理的時間。

有雇員的餐廳老闆結束營業

一位餐廳老闆在支付最後工資之後，於 2026 年 12 月結束營業。最後一份季度工資稅表在 2027 年 1 月底到期，稅款在此之前繳清。工資記錄在此之後至少再保存四年，直至 2031 年初；如果稅款較晚繳納，四年從較晚的日期起算。最後一份稅表會說明由誰、在何處保存這些記錄。

漏報收入的顧問

一位顧問在 2024 年 4 月提交她的 2023 年稅表，列出總收入 US$120,000。她後來發現漏報了 US$40,000，而且稅表上沒有任何地方披露。US$120,000 的四分之一是 US$30,000，所以這 US$40,000 超過了界線。評稅期限是六年，不是三年，所以她 2023 年的所有記錄都保存到 2030 年 4 月，而不只是漏報收入的記錄。

您的情況不同嗎？

• 您正在結束或出售營業，或正在清理紙箱，無法確定哪些年度仍然開放。 答案取決於每份稅表的提交日期、任何未提交的年度、境外帳戶，以及您仍在折舊的設備。在銷毀任何東西或取消帳戶之前，先按年度整理記錄是記帳工作：請尋求記帳協助，並見結束公司。
• 您收到 IRS 關於某個年度的來函或通知： 即使通常的期間已過，也要保存該年度的所有記錄，並見IRS 給您營業的通知。回覆之前，把手上資料按年度整理是記帳工作：請尋求記帳協助。
• 某一年度從未提交： 見補報未提交的營業稅表，如果記錄不完整，請尋求記帳協助。
• 已提交的稅表漏報了收入： 見更正以前年度漏報的收入。
• 營業或其所有者持有境外帳戶或境外公司，或外國人擁有該美國公司： 見FBAR 哪些帳戶要報、境外公司的資訊表格和外資 LLC 的交易記錄。
• 設備記錄遺失： 見重建遺失的折舊明細表。
• 收據遺失，或您想掃描後丟棄紙本： 見遺失的收據、以掃描收據取代紙本和未保存營業記錄的罰款。
• 您出租房產： 見出租房產的記錄和收據。
• 您也在加拿大申報，或營業在加拿大： CRA 有自己的期間，見加拿大營業記錄要保存多久。每個國家的稅表記錄，適用該國的規則。