月結檢查清單：小企業和新創每月結帳步驟

小企業的月底會計檢查清單包括什麼？

月結是一套固定的流程，讓當月的帳目與外部記錄一致。IRS 建議每月為支票帳戶對帳，其記錄保存指引要求帳簿清楚顯示收入和支出。請按下列順序逐步進行：

1. 收集對帳單：每個銀行、信用卡和支付處理商帳戶、工資報告和貸款對帳單。
2. 把每個銀行和信用卡帳戶與對帳單核對。
3. 清理無法配對和未分類的項目，並補記帳上沒有的銀行費用。
4. 把工資與工資報告以及已繳存的稅款核對。
5. 把應收帳款、未付帳單、貸款和代收的銷售稅，核對到相應的清單和對帳單。
6. 記錄所有者的提款和出資，並把個人支出從費用中移出。
7. 對照上個月，審閱損益表和資產負債表。
8. 記下接下來的付款日期，然後鎖定當月：在軟體中設定結帳日期，使已結帳月份的更改被阻止或被標記。

核對一筆餘額，就是檢查它是否等於外部記錄，例如對帳單或報告。SBA 列出的也是同樣幾個領域：應收帳款、應付帳款、現金、銀行對帳和工資。

聯邦稅法沒有規定結帳日期：請在任何人要依賴這些數字的第一個日期之前結帳（見最後一節）。

如果有雇員在多個州、在多個州有銷售稅帳戶、貸款機構或投資人要求在固定日期之前提供報表、有多位所有者取走資金，或帳目本來就已落後，結帳就不簡單。每一項都增加了銀行對帳單無法檢查的核對工作。報表遲遲不到或看起來有誤，或沒有人負責這套流程，都說明只靠一份檢查清單可能不夠。

請先備齊：銀行和信用卡對帳單、支付處理商報告、附有存款確認單的工資報告、貸款對帳單，以及上個月已結帳的資產負債表。

各帳戶應按什麼順序對帳？

先為現金帳戶對帳，再處理與之相連的帳戶，最後審閱報表。沒有任何規則規定這個順序；這是工作慣例。兩個帳戶之間的轉帳在兩邊都會出現，所以先把銀行這一側處理好，信用卡、支付處理商和貸款這一側的未知項就更少。

匯入的銀行串接資料並不會為任何帳戶對帳；原因，以及如何不花一個週末就完成對帳，請見銀行串接不等於對帳。信用卡付款請見信用卡付款的入帳；支付處理商撥款，請見銷售與撥款對帳。

如何為支票帳戶對帳並找出差額？

對帳，就是讓銀行對帳單、支票簿和帳目三者一致。它們出現差異有兩個一般原因：對帳單包含了帳上尚未記錄的銀行費用，而且不包含對帳單日期之後存入的款項和尚未兌現的支票（Publication 583）。

IRS 的步驟，按順序如下：

1. 把對帳單上的存款與帳上的存款比對，並記下每一筆金額差異。
2. 把每一張已兌現的支票或付款，按號碼和金額與帳目比對。對帳單上沒有對應的項目，就是未兌現項目。
3. 編製銀行對帳調節表。該出版物的例子從對帳單餘額開始，加上尚未入帳的存款，再減去未兌現的支票。
4. 補記帳上沒有的項目，例如服務費。
5. 檢查調整後的對帳單餘額是否等於調整後的帳面餘額。如果不等，請回頭檢查前面的步驟。

信用卡或貸款的對帳單在月中結算的，請對帳到其對帳單日期；涵蓋當月最後一天的對帳單收到之後，該月才算定案。

要找出仍然存在的差額，Publication 583 從帳目開始：上個月的期末餘額，加上當月存款，減去當月付款，必須等於本月餘額。如果不等，就是某張支票或某筆存款記錯了。在軟體中，把當月存款總額和付款總額分別與對帳單比對，再縮小到某一天和某一個項目。

常見原因有：未兌現的項目、從未入帳的銀行費用或自動扣款、金額錯誤、重複入帳，或記入了錯誤的帳戶。以下是實務上的檢查方法，不是 IRS 的規則：差額等於某一筆交易，表示它漏記或重複入帳；差額是某筆金額的兩倍，表示記到了錯誤的一方；差額是 9 的倍數，通常是數字顛倒。如果逐行檢查後差額仍然存在，請不要為了湊平而繼續調整，找另一個人幫忙查看。如果期初餘額與上個月的對帳單不再一致，通常是已對帳月份中的某筆交易被編輯、刪除或新增，或期初餘額輸入有誤；請見對帳時期初餘額有誤。

每個月要核對哪些工資存款和報告？

把當月的工資報告與帳上的工資費用和工資負債，以及已繳存的稅款核對。聯邦工資稅以電子方式繳存，繳存時間表取決於以往的稅負（IRS）。存款依據的是工資的發放日期，而不是帳目記錄負債的日期（Publication 15）。沒有雇員的，可以略過這一節。

按月繳存者的稅款達到 $100,000 時，至少在當年餘下時間以及下一年，改為每週兩次繳存。如果雇主當季或上一季的 941 表稅款低於 $2,500，且當季沒有次一營業日繳存的義務，可以隨按時提交的 941 表一併繳稅，而不必另行存款（Publication 15）；負債在這筆款項繳納時即告清零。

對提交 941 表的雇主來說，回顧期是存款年度前兩年的 7 月 1 日起，至存款年度前一年的 6 月 30 日止的 12 個月（Publication 15 的 Table 1），而且時間表在一個曆年內只設定一次。每月的核對如下：

• 工資報告上的工資總額，等於帳上的工資費用；權責發生制帳目還要加上已賺取但尚未支付的工資。
• 報告上的預扣稅款和雇主稅款，等於帳上顯示欠繳的工資稅負債。
• 每一筆存款連同其確認號碼，都會減少該負債。由工資服務商代為存款的，同樣如此，因為把工資核算外包的雇主，一般仍須對稅款負責（Publication 15）。存款之後，已繳存的工資所對應的負債為零。如果餘額清不掉，就表示漏了一筆存款，或把存款記成了費用；請見清不掉的工資負債。
• 季度末，三個月的工資報告要與 941 表一致，該表的到期日為 每個季度後第一個月的最後一天。如果每筆存款都按時繳存，IRS 允許再多 10 個日曆日。IRS 通知須提交 944 表的雇主，則改為每年申報一次。940 表和聯邦失業稅，請見自己做工資核算。
• 企業的工資核算可能需要州或地方的稅務識別號碼（SBA）；請見在另一個州的雇員。

逾期存款可能被罰未繳金額的 2% 至 15%，但有合理原因的話，罰款可以免除或減少（IRS）。所有者或其他責任人故意不繳納預扣稅款的，可能依第 6672 條承擔個人責任，罰款為未繳預扣稅款的 100%，責任人可以包括會計師或任何為企業簽署支票的人（Publication 15）。IRS 一般有 3 年 的時間評定，自次年的 4 月 15 日，或較晚的提交日期起算（IRM 5.7.3）。請見信託基金追討罰款。如果漏繳了存款或漏交了申報表，請見工資稅欠繳。

應收帳款、帳單、貸款和銷售稅要核對什麼？

資產負債表上的每一項餘額，都應與外部清單相符：客戶發票、供應商帳單、貸款機構的對帳單或銷售稅申報表。哪些適用，取決於會計方法。採用權責發生制時，收入一般在賺取的年度申報，費用在發生的年度申報；採用現金收付制時，費用一般在支付時扣除（Publication 538）。採用現金收付制的企業，只有在帳目有追蹤未付發票和帳單時，才核對這些項目；如何在兩種方法之間選擇，請見小企業用現金收付制還是權責發生制。

• 應收帳款。未付客戶發票清單的合計，就是應收帳款餘額。存入的款項一直沒有沖抵到發票上，是出現差額的常見原因。
• 帳單。未付供應商帳單清單的合計，就是應付帳款餘額。採權責發生制的，月底之後才到的、屬於當月所發生成本的帳單，也要入帳。
• 貸款。透過真實的貸款借入的錢不是收入，企業一般可以扣除與企業有關的債務的利息（Publication 334）。每筆付款要拆分為利息和降低餘額的部分，並讓餘額與貸款機構的對帳單一致。分錄請見記錄企業貸款。
• 銷售稅。向買方課徵、由企業代收並繳納的銷售稅不是收入。向賣方（企業）課徵的稅則不同：收取的金額計入總收入（Publication 334）。各州對稅種的措辭不同，請確認您所在州屬於哪一種。無論哪一種，在申報表提交並繳款之前，都要把應繳的稅款記為負債。另外也要列出未被收取銷售稅的採購，因為這些採購可能須繳使用稅；請見企業採購的使用稅。代收的稅款是替州政府保管的，在紐約州，某些所有者、高級職員、合夥人和成員，可能要對企業所欠的稅款承擔個人責任（Publication 750）。請見銷售稅日記帳分錄和應付銷售稅與申報表不一致。

各州自行規定申報時間表。例如，加州和紐約州都要求即使某個期間沒有銷售，也要提交申報表。請見提交銷售稅申報表。

所有者提款、出資和個人消費該怎麼處理？

所有者與企業之間每一筆資金往來，都要作為獨立種類的分錄記錄，絕不能預設記為企業收入或費用。IRS 建議把企業帳戶與個人帳戶分開，只用於企業，並且把每筆存款標明為企業收入、個人資金還是貸款。其舉例指出，從企業帳戶支付的個人費用，雖然不能扣除，仍然要入帳（Publication 583）。

所有者投入的錢，記為出資或貸款，絕不記為銷售。屬於哪一種，取決於協議和事實；請見向 LLC 出資或貸款和S 公司的股東貸款。真實的貸款不是收入（Publication 334），Publication 583 也說，要標明收款的來源，使企業與非企業的收款、應稅與免稅收入保持分開。

每個月都要查看對帳單上有沒有個人消費，並把它們從費用移到所有者帳戶。對獨資經營者或合夥人，就是提款或分配帳戶。對公司而言，個人消費屬於分配、工資還是對所有者的貸款，取決於事實；請見S 公司支付個人費用和向自己的公司借款。分錄和其他陷阱，請見記錄所有者提款、保證付款與合夥人提款和整理混在一起的企業與個人資金。

要審閱哪些報表？什麼情況看起來有問題？

損益表顯示一段期間的收入和費用；資產負債表顯示某一日期的資產、負債和權益（Publication 583）。完成對帳後，請對照上個月，逐行閱讀兩份報表。以下是實務上的檢查，不是 IRS 的規則。

損益表仍然看起來不對的，請見損益表看起來不對的原因；還有未分類項目的，請見報稅前的未分類費用。投資人和董事會的資料包，請見給投資人和董事會的月度財務報表。

這個月有哪些預估稅款的付款和到期日？

所有者和公司按各自的日曆繳納預估稅。個人（包括獨資經營者、合夥人和 S 公司股東）一般在預期申報時要繳 $1,000 或以上時繳納；公司一般在預期要繳 $500 或以上時繳納（IRS）。日期落在週末或假日的，順延到次一營業日。付多少，以及漏繳的代價：請見每季預估稅款的繳納。

獨資經營者的聯邦預估稅是所有者個人的稅，而且 IRS 說不可扣除聯邦所得稅（Publication 334），所以從企業帳戶支付的款項一般記為提款，不記為費用。合夥人的付款也是個人的稅，所以一般是對該合夥人的分配。S 公司替股東繳稅時，可能是分配、貸款或工資，取決於事實；請見S 公司預估稅款的繳納。C 公司繳納自己的稅，不是對所有者的分配。合夥企業或 S 公司自己欠的稅是它自己的稅，不是分配：S 公司就內含收益、超額淨被動收入或投資抵免追回稅繳納的聯邦預估稅，按公司的日期到期（1120-S 表填表說明），以及州級的實體層面稅，例如選擇繳納的穿透實體稅。

其他取決於帳目的日期：工資稅存款和 941 表（見上文）、按各州時間表提交的銷售稅申報表，以及貸款機構或投資人報告協議所定的日期。

月結有截止日期嗎？怎樣讓它更順暢？

聯邦稅法沒有規定結帳日期。IRS 表示，除了少數情況，法律並不要求任何特定種類的記錄，只要有能清楚顯示收入和支出的系統即可（Publication 583），並建議每月為支票帳戶對帳。真正重要的截止日期，來自上文所列的日期。

請在任何人要依賴這些數字的第一個日期之前結帳：

• 工資核對，在存款日期之前。
• 利潤數字，在預估稅款付款之前。
• 銷售稅數字，在各州申報表之前。
• 帳目，在貸款機構或投資人的報告日期之前。

最後一份對帳單到達之前就結帳，是一個陷阱：每一份對帳單都到齊之後，該月才算定案。下列實務習慣不是規則，卻能在不省略步驟的前提下加快結帳：每個月使用同一份檢查清單，每個步驟指定一位負責人，對帳單一出來就對帳而不是等到季度末，並在發薪日當天收集工資報告。有投資人的新創企業，可能需要在每次董事會之前結帳；資料包本身請見投資人月度報表頁。年底版本請見年底結帳檢查清單。

舉例

所示金額僅作說明，以美元計。

有六名員工、月銷售額 $80,000 的咖啡館 LLC

所有銷售都用信用卡收款。收銀機報告顯示 3 月的銷售額為 $80,000，另有代收的銷售稅 $5,000。信用卡處理商存入 $82,600，並扣下 $2,400 的手續費，所以存款加手續費等於銷售額加銷售稅。這 $5,000 留在應付銷售稅中，直到申報表繳款為止。銀行對帳差了 $4,000：3 月的房租支票已兌現，卻從未入帳。補記分錄後，對帳單與帳目一致，損益表也顯示了當月的房租。

3 月的工資稅合計 $4,000。這家咖啡館在回顧期內的稅款為 $50,000 或以下，所以是按月繳存者，須在 4 月 15 日前繳存。3 月 31 日的資產負債表顯示 $4,000 的工資負債，存款之後，3 月的負債為零。

月收入 $12,000 的自由工作顧問

這位顧問是獨資經營者，5 月的結帳很簡單。顧問為唯一的企業支票帳戶對帳，為當月的存款和費用分類，並把轉到個人帳戶的 $5,000 記為所有者提款，不記為費用。企業儲蓄帳戶收到 $3,000 用於預估稅款；這筆轉移是轉帳，不是費用。下次付款到期時（6 月 15 日），從該帳戶支付，記為提款。

每月支出 $50,000 的 C 公司新創企業

這家新創企業採用權責發生制記帳，董事會在 20 日開會，所以結帳在第一週內完成。當月實際付出的現金是 $44,000，但當月有 $6,000 的供應商帳單到達時尚未支付。結帳時把它們入帳，所以損益表顯示 $50,000 的支出。董事會資料包就是根據這些已結帳的帳目編製的。

您的情況不同嗎？

• 報表遲遲不到或看起來有誤，對帳始終對不平，或沒有人負責月度流程：請見對帳時期初餘額有誤和記帳服務。
• 帳目已經落後好幾個月：請見補做逾期未做的帳和記帳服務。
• 貸款機構或投資人要求每月在固定日期前提供已結帳的帳目：請見給投資人和董事會的月度財務報表和記帳服務。
• 漏了工資稅存款或申報表，工資服務商漏了一筆，或收到 IRS 的工資稅通知：請見工資稅欠繳和工資服務商沒有替您繳稅。
• 在多個州有銷售稅帳戶：請見提交銷售稅申報表、按州追蹤銷售額以判斷稅務關聯和記帳服務。
• 您擁有 S 公司：請見S 公司記帳和記帳服務。
• 個人和企業的錢混在一起：請見整理混在一起的企業與個人資金和記帳服務。
• 非美國人擁有您的 LLC 或公司，或從境外為其提供資金：請見外國人持有的美國公司記帳和記帳服務。
• 正在決定由誰記帳，或要檢查記帳的人：請見自己記帳還是請記帳員、記帳員每月收費多少、檢查記帳員的工作和記帳服務。