折舊明細表遺失：重建 4562 表的固定資產清單

換了新報稅員或新軟體之後，為什麼 4562 表顯示折舊為零，或資產不見了？

折舊要靠資產明細表計算：每項資產的成本、投入使用日期、方法和已提列的折舊。如果新報稅員或新軟體開始時沒有這份明細表，就沒有東西可以折舊，當年的折舊就顯示為零。折舊為零有時是正確的，所以請先找出原因。

如果以往稅表漏提或誤報了折舊、合夥企業或公司必須讓稅表與資產負債表相符、有資產被出售或企業易主、數字對不上，或有尚未結案的 IRS 通知，情況就不單純。本頁末尾的「您的情況不同嗎？」涵蓋了這些情況。請先備齊：

• 最近三年或更多年度的稅表副本，附上每一份 4562 表（不能只有記錄摘要）
• 購置發票，以及支付這些款項的銀行或信用卡對帳單
• 出售、以舊換新或報廢的任何資產的記錄，以及車輛的里程記錄
• 前任報稅員的折舊報告，或舊軟體匯出的檔案

我每年都要提交 4562 表嗎？表上要列哪些資產？

不是。只有在某一年申報下列任何一項時，稅表才需要附上 4562 表（4562 表填表說明）：

• 當年投入使用的財產的折舊
• Section 179 扣除，包括結轉額
• 車輛或其他列名財產的折舊，不論是哪一年投入使用
• 在 Schedule C 以外的表格上申報的車輛扣除
• 當年開始的攤銷
• 1120-S 表以外的公司稅表上的任何折舊

在其他年度，以往的資產只在「以往年度投入使用的資產」那一行列為一個合計數（最新公布的表格上是第 17 行）。IRS 不要求這些年度逐項列出資產，但計稅基礎、方法和其他輸入資料必須保存在永久記錄中。列名財產是例外。只申報里程費率或實際車輛成本（不含折舊）、又沒有其他理由提交 4562 表的 Schedule C 申報人，改用 Schedule C 的第 IV 部分。任何其他稅表，只要申報里程費率、包含折舊的實際車輛費用，或其他列名財產的折舊，每年都要提供第 V 部分的明細（4562 表填表說明；Schedule C 填表說明）。

折舊明細表（固定資產登記簿）上，每項資產要記哪些內容？

每項資產都需要 4562 表填表說明中折舊工作表上的資料。每項資產單獨一行，這樣出售時才能刪除正確的那一行。MACRS 是 IRS 的標準折舊制度。回收期是把成本分攤到多少年，慣例（convention）則是第一年和最後一年如何按比例計算。

IRS 的工作表只涵蓋聯邦稅，所以在各州規定不同的地方，要另加一欄。例如，加州把 Section 179 扣除的上限定為 $25,000（FTB 3885 表填表說明）。完成的清單要保存到資產處置當年的稅表時效屆滿為止（IRS 記錄保存）。

我要怎麼向舊報稅員或舊報稅軟體取得折舊明細表？

先找以往稅表的 4562 表，再找舊報稅員或軟體製作的折舊報告，最後才找 IRS。

1. 您自己保存的已提交稅表檔案。取出每一份 4562 表，以及與之放在一起的逐項資產報告。
2. 前任報稅員。以書面方式要求提供稅表，以及他們軟體裡的折舊報告或固定資產報告。如果對方沒有回應，請參閱接手前任會計師的帳簿。
3. 舊軟體。在權限結束前，匯出固定資產報告或折舊報告，以及資產和累計折舊帳戶的明細帳。
4. IRS。4506 表可申請取得提交時附有全部附件的稅表副本。每份稅表收費 $30，可能需要 最多 75 個日曆日，而 1040 系列稅表的副本一般可取得 自提交稅表起 7 年（4506 表）。公司或合夥企業須附上授權文件，證明簽署人的權限。

記錄摘要（transcript）不是稅表的影本。IRS 提供個人稅表記錄摘要，可取得 當年及前三個稅務年度（IRS 記錄摘要類型）。想快速核對各項金額，可以使用記錄摘要；需要看提交時 4562 表的原貌時，則要申請稅表副本。

如果根本沒有以往的折舊明細表，怎麼辦？

根據能證明每筆購置的文件重建，再把結果與每份稅表申報的內容比較。第一份列有該資產的稅表就是基準，因為它記錄了類別、方法和任何選擇。

1. 找出每一筆購置。先從仍然擁有或仍在帳簿中的資產開始；已完全回收且早已不在的資產，不需要列一行。查看總帳和銀行、信用卡對帳單，找出設備、車輛、電腦、家具、工具和改良工程。已按一般維修費用化的項目，或依 de minimis 安全港（一項年度選擇，須隨當年按時提交的原始稅表附上聲明）費用化的項目，不必列入，所以請找那份聲明（IRS 有形財產法規；請參閱小額購置）。
2. 確定投入使用日期、企業使用比例、類別和慣例。日期是資產準備好並可供使用的時候：如果一到就能用，是交付日，否則是安裝日。這不一定是第一天使用的日子（Publication 946）。車輛要用里程記錄。獨資經營者在企業開始前就擁有的設備，從它進入企業當天的價值與調整後計稅基礎兩者中較低的一個算起。如果沒有任何稅表列有該資產，就依 Publication 946 的規則確定類別和慣例：大多數車輛和辦公機器是 5 年期財產，辦公家具是 7 年期，住宅出租財產是 27.5 年，非住宅不動產是 39 年。設備使用半年慣例，除非當年設備計稅基礎中有超過 40% 是在最後三個月投入使用，這時當年所有設備都必須使用季中慣例。這項測試以企業成本減去任何 Section 179 計算，但在額外折舊之前，並且不包括建築物，也不包括同一年投入使用又處置的資產（Publication 946）。建築物使用月中慣例。
3. 閱讀每份以往的稅表，找出其中的選擇。每項選擇都由擁有該資產的實體作出，所以合夥企業或 S 公司是為自己作選擇，而不是通過其所有者。Section 179 選擇，在該年度的原始稅表隨附的 4562 表上作出，或在按時提交的更正稅表上作出。選擇不適用額外折舊，涵蓋當年某一類別的全部財產，是附在按時提交的稅表上的聲明；如果按時提交的稅表沒有附上，則在到期日（不計延期）後 6 個月 內提交更正稅表，仍然可以作出（4562 表填表說明）。不要因為「本來可以選擇」，就假設已經作出過選擇。3115 表不能用來作出選擇（3115 表填表說明）。
4. 算出每一年可允許扣除的折舊，再與每份稅表申報的比較。可允許扣除的折舊，包括符合資格財產的額外折舊，除非該類別已按時選擇不適用（Rev. Proc. 2025-23）。額外折舊的比率取決於資產取得和投入使用的時間，所以請在 Section 179、額外折舊與一般折舊中，按每項資產的年份查詢。比率或選擇不明確的資產，應列入清單交給專業人士處理。

可允許扣除的折舊與每份稅表所申報的折舊之間的每一處差異，都在後面「如果重建的清單顯示以往年度漏提或有誤，怎麼辦？」中處理。

沒有申報的折舊，為什麼仍然會降低資產的計稅基礎？

稅務上的計稅基礎，要減去「已允許扣除的折舊」與「可允許扣除的折舊」中較大的一個。已允許扣除的折舊，是實際扣除並帶來稅務好處的金額。可允許扣除的折舊，是所有者有權扣除的金額。如果可允許扣除的折舊從未申報，計稅基礎仍要減去全部可允許扣除的金額；如果申報過多，計稅基礎則減去已允許扣除的金額（Publication 946）。

這在出售時很重要。收益要按降低後的計稅基礎計算，而已折舊的企業設備的收益，一般在已允許或可允許扣除的折舊金額範圍內，按普通收入課稅。不動產適用不同的規則（Publication 946）。漏掉的扣除還能不能申報，是下一節的問題。出租房產請參閱出租房產漏提折舊，出售的情況請參閱出售出租房產的折舊追回。

如果重建的清單顯示以往年度漏提或有誤，怎麼辦？

修正方法是更正稅表，或提交 3115 表變更會計方法，取決於錯誤的處理方式是否已成為企業的方法。下表中適用哪一行，要看具體事實，而且相關指引有例外和資格限制。

什麼是兩年規則？

企業採用某種折舊方法的方式有兩種：在某項資產的第一份稅表上使用允許的方法，或在連續提交的兩份或更多份稅表上使用同一種不允許的方法（Publication 946）。一份有錯的稅表可以更正。同樣的錯誤處理出現在連續第二份稅表上，就成了一種方法，此時一般就不能再用更正稅表來修正。計算或過帳錯誤則不同：Publication 946 允許對任何一年的這類錯誤提交更正稅表。完全不提列折舊也算在內：方法變更規則涵蓋沒有申報的可允許折舊（Publication 946）。

3115 表的修正如何運作？

重建的清單就是計算依據。對每項資產，把變更年度之前實際扣除的折舊，與可允許扣除的折舊比較。兩者的差額就是第 481(a) 條調整；如果沒有扣除過任何折舊，調整額就是全部可允許的折舊（Publication 946）。

• 負調整（可允許的更多）：在變更年度入帳，並降低收入。
• 正調整（扣除過多）：一般在 4 個稅務年度 內分攤；如果合計金額低於 $50,000，也可以選擇在一年內全部入帳。如果申報人正在接受審查，正調整一般改為在 2 個稅務年度 內分攤，但須遵守3115 表填表說明中的例外。
• 提交：正本隨變更年度的稅表一起提交（含延期在內須按時提交），簽署的副本最遲在提交正本的當天送交 IRS 國家辦公室。附件和簽名依照3115 表填表說明；步驟見出租房產漏提折舊。

一個個案究竟該更正稅表還是變更方法、要追溯多遠，以及調整額是多少，可能取決於清單本身看不出來的事實。在提交任何文件之前，就應該請專業人士介入。

汽車和其他列名財產有什麼不同？

汽車和其他列名財產是 IRS 每年都會詢問的資產，需要發票無法提供的企業使用記錄。列名財產包括重量在 6,000 磅以下的乘用車、其他容易用於個人用途的運輸財產（皮卡、SUV），以及用於娛樂或消遣的財產。出租用車，以及經過改裝而不太可能用於個人用途的卡車或廂型車，不在其內（4562 表填表說明）。

• 企業使用測試：合格企業使用比例超過 50% 的財產，可以使用一般 MACRS。達到或低於 50% 時，則使用直線法，之後如果降到這個水準，可能導致追回，也就是把超額的以往折舊加回收入，並在 4797 表上計算。
• 記錄：除非用充分的記錄或足夠的證據證明企業使用，並且在可能發生追回期間內保存這些記錄，否則列名財產不允許提列折舊和 Section 179 扣除。不要求每天記日誌；每週一次的日誌，視為在使用時或接近使用時記下。如果記錄因火災、水災或其他不受所有者控制的災害而遺失，允許合理重建。從未做過日誌的情況，立場較弱：此時必須以詳細說明和其他證據證明企業使用（Publication 946）。請標記出這些年度。
• 使用標準里程費率的年度：折舊已包含在費率中，每一個這樣的年度，計稅基礎都按每企業英里的固定金額減少，金額以 Publication 463 的年度表為準。一輛汽車在企業使用的第一年用了標準里程費率，之後改為實際費用，就不能使用 MACRS，而是按剩餘估計年限採用直線法。

每輛車、每一年，清單都需要記錄所用方法（標準里程或實際費用）、企業里程和總里程。選擇哪種方法，請參閱標準里程費率還是實際汽車費用。

要怎麼記折舊分錄，才能讓帳簿與稅表一致？

讓總帳向清單看齊：固定資產按成本入帳，累計折舊記到上年年底，再記入當年的折舊分錄。總帳需要一個固定資產帳戶、一個累計折舊帳戶、一個折舊費用帳戶，以及一個出售損益帳戶。

1. 期初餘額。讓固定資產帳戶等於清單上的總成本，讓累計折舊帳戶等於清單上截至上年年底的合計數（含 Section 179 和額外折舊），只過帳差額。另一邊通常記入權益（保留盈餘、合夥人資本或所有者權益），而不是今年的費用，因為這是在更正以往年度。如果以往某一年的帳簿把一筆購置費用化了，而稅表把它資本化，就要在同一筆分錄中沖回那筆費用，避免重複計算。請參閱更換會計師後的期初餘額和保留盈餘與上一年稅表不符。
2. 當年的折舊分錄。借記折舊費用，貸記累計折舊，金額為稅表上的金額。
3. 處置。沖銷資產的成本和累計折舊，並記錄損益。

然後核對三個合計數：

如果帳簿採用另一種單獨的帳面方法，請在清單上分別保留稅務欄和帳面欄。3115 表修正之後，追補調整在變更年度進入稅表，所以那一年的核對要包括調整額。

合夥企業、S 公司或 C 公司有什麼不同？

資產清單屬於實體，不屬於所有者，稅表上的折舊行和資產負債表都必須與它一致。

• Section 179 與計稅基礎：合夥企業或 S 公司，無論所有者當年能否使用這項扣除，都要按其選擇的 Section 179 金額降低資產的計稅基礎。分配給信託或遺產的部分是例外（1065 表填表說明；1120-S 表填表說明）。
• 資產負債表：1065 表、1120-S 表和 1120 表上的 Schedule L 是帳面資產負債表，填表說明指出它應與帳簿和記錄一致。符合填表說明所列條件的小型實體可以不填。
• 修正漏提的年度：公司或合夥企業是 3115 表的申請人。在適合更正稅表的情況下，Rev. Proc. 2025-23 指明可提交更正稅表，或視情況提交行政調整申請；合夥企業使用哪一種，取決於該合夥企業本身。

舉例

以下例子僅供說明，所有金額均以美元計。

新軟體開始時沒有資產的快遞公司

某單一所有者的快遞 LLC，按獨資經營課稅，在第 1 年購買了一輛 $40,000 的貨車（5 年期財產；假設不受乘用車上限限制）和 $6,000 的辦公設備（7 年期財產），兩者都在最後一個季度之前購入。假設沒有 Section 179，已選擇不適用額外折舊，採用半年慣例。新軟體從第 3 年開始，沒有任何資產，所以第 3 年顯示 $0。

修正方法是閱讀第 1 年和第 2 年的 4562 表，輸入兩項資產及其類別、方法和慣例，然後讓第 3 年按 Publication 946 表 A-1 的比率繼續計算：

累計折舊在第 2 年後為 $23,126，在第 3 年後為 $31,855，$46,000 的成本剩下 $14,145。如果第 1 年的 4562 表顯示貨車已按 Section 179 全部扣除，那麼第 3 年貨車為零就是正確的。貨車是不是列名財產，取決於出租用車或其他非個人用途車輛的排除規定；如果是，則每年都必須提供第 V 部分的里程明細。

沒有舊稅表副本的獨資經營者

某攝影師在第 1 年購入了 $8,000 的相機設備和 $12,000 的店內設備，兩者只用於企業，另外購入一輛 $30,000 的卡車，其中 80% 用於企業。發票和銀行對帳單提供了每一項的成本和日期。重建的清單開頭如下：

這些金額尚未計入任何 Section 179、額外折舊或乘用車上限。通過 4506 表申請取得的第 1 年和第 2 年稅表副本，顯示三項資產都沒有折舊。這是連續兩份稅表的同樣處理。依照兩年規則，它可能已成為一種方法，這類情況一般用 3115 表修正，而不是提交兩份更正稅表；提交任何文件之前，要先檢查例外和資格限制。第 1 年可允許的折舊，以及由此產生的追補調整，取決於額外折舊是否適用，以及是否已選擇不適用。卡車的 80% 需要有里程記錄；如果第 1 年沒有，那一年就要交給專業人士處理。

請了新記帳員之後的 S 公司

總帳顯示設備 $50,000、累計折舊 $0，但以往的稅表合計扣除了 $35,000 的折舊。重建的清單確認了 $50,000 的成本，以及截至上年年底的 $35,000 折舊。

期初分錄借記保留盈餘 $35,000，貸記累計折舊 $35,000，記帳前先確認其中沒有任何一筆已在別處記為費用。今年的稅表申報 $5,000，所以當年的分錄借記折舊費用，貸記累計折舊 $5,000。資產負債表隨即顯示設備 $50,000，減累計折舊 $40,000，這就是該實體填寫 Schedule L 時帳簿應有的數字。如果清單顯示截至上年年底的可允許折舊為 $40,000，而申報的是 $35,000，這個差額就要按漏提或有誤的折舊處理，如「以往年度漏提或有誤」那一節所述。

您的情況不同嗎？

• 資產是出租房產：請依照出租房產漏提折舊處理；出售的情況請參閱出售出租房產的折舊追回。
• 您今年要購買設備：請參閱 Section 179、額外折舊與一般折舊。
• 您的權益與稅表不符，或前任會計師不回應：請參閱保留盈餘與上一年稅表不符和接手前任會計師的帳簿。
• 您把自己的設備轉入新的 LLC，或 LLC 變成了 S 公司：資產清單從哪裡開始、以什麼價值開始，取決於財產是如何轉入的。請參閱把個人資產放進您的 LLC和 S 公司選擇生效後的帳簿。
• 您買下了這家企業：舊的折舊明細表是否延續，取決於買家買的是資產還是股份。請參閱購買企業。
• 重建的清單顯示以往稅表漏提、重複提列或有誤的折舊；合夥企業、S 公司或 C 公司的稅表必須與其資產負債表相符；有資產被出售或企業易主；或有尚未結案的 IRS 通知：該更正稅表還是變更方法、涉及哪些年度，以及由誰來重建帳簿使之相符，都應由專業人士決定。請先取得記帳協助。