更換會計師或會計軟體後：怎樣設定期初餘額

更換會計師後，設定期初餘額需要哪些報告？

期初餘額來自最近一個已結帳稅務年度的期末資產負債表，不是損益表，也不是已提交的稅表。請向舊會計師索取，或從舊軟體匯出下列報告，截至該年度的最後一天。保存足以確立收入、扣除和抵免的永久帳簿或記錄的責任，由納稅人承擔。

如果舊帳戶已與對帳單對帳，而且期末資產負債表與最近一份已提交的稅表一致，換帳就很簡單。如果兩者不一致、去年的稅表還沒有提交、舊會計師尚未交出記錄或檔案已經遺失，或期初資產負債表只有在期初餘額權益（Opening Balance Equity，許多程式使用的萬用帳戶）中放入一大筆金額才能平衡，情況就不簡單。

只憑已提交的稅表，能設定期初餘額嗎？

只能作為最後手段。已提交的稅表頂多提供資產負債表的合計數，有些稅表甚至沒有資產負債表。稅表是根據帳簿編製的：1120-S 表填表說明指出，Schedule L「應與公司的帳簿和記錄相符」。

小型實體可能獲准不填 Schedule L，這樣稅表就沒有資產負債表可供核對。誰符合資格及其限制，請見公司稅表上的 Schedule L。

如果舊帳簿已經遺失，最近一份已提交的 Schedule L 年底欄，可能就是您僅有的期末資產負債表。請把每一行當作一個合計數，再用對帳單去佐證。

改用新軟體時，新帳簿應該從哪一天開始？

以稅務年度的第一天為起點。IRS 沒有規定起始日期；這是最乾淨的做法，因為這樣期初餘額就是一個已完結年度的期末餘額。期初餘額的日期定為結帳日，即上一個稅務年度的最後一天（曆年制是 12 月 31 日），本頁稱之為期初日。新帳簿中的第一筆交易，日期是新年度的第一天。

• 日期與稅表一致。 結帳日就是稅表年底資產負債表的日期。
• 年度乾淨地開始。 Publication 583 指出，在複式記帳系統中，收入和費用帳戶在每個稅務年度結束時結清，而資產、負債和淨值帳戶保持開放。這樣，新檔案的損益表正好涵蓋稅表所涵蓋的年度。
• 權益不需要拆分。 年中開帳必須包含今年迄今賺取的利潤，而已提交的稅表不會顯示這個數字。

如果去年的稅表還沒有提交， 期末餘額就不是最終的：折舊等年底分錄仍可能改變它們。請取得完成這些分錄之後的試算平衡表，待稅表提交後再與 Schedule L 比較。

從電子試算表轉換的做法相同：它在結帳日的合計數，就相當於試算平衡表。採用財政年度申報的納稅人，第一天是財政年度的第一天，而不是 1 月 1 日。如果在年中換帳，仍然要用去年年底的餘額開帳，再依下文輸入之後的各月份。

我的期初餘額，與合夥企業或 S 公司稅表上的 Schedule L 怎樣對上？

期初資產負債表應該等於最近一份已提交的 Schedule L 的年底欄，逐組項目核對。Schedule L 把帳戶歸入固定的行，所以一行可能包含好幾個帳戶：要按行比較合計數，而不是逐個帳戶比較。

1120-S 表填表說明指出，股東貸款一行一般應與 Schedule K-1 上的金額相符。1065 表填表說明指出，期初資產總額一般須等於上一年度的期末資產總額，如果不相等，須附上說明。

舊帳簿與 Schedule L 不一致時，常見原因有：稅表提交後才入帳的分錄、取整到整數美元（填表說明允許稅表把美分捨去）、按稅務基礎編製的 Schedule L（1065 表填表說明提到過這種做法，對於填 Schedule M-3 的申報者，如果帳簿只反映按稅務基礎計算的金額，也允許這樣做），以及舊帳簿中的錯誤。

如果您在開立新帳簿時更正了舊的餘額，下一年稅表的年初欄可能與已提交的年底欄不一致；合夥企業的稅表，對資產總額的任何差異，都需要附上上述說明。這項更正是否影響已提交稅表上的收入，由報稅員判斷，並且須在新帳簿用於稅表之前完成。

怎樣設定所有者權益：股本和留存收益、合夥人資本，或獨資經營者的權益？

權益是期初日的資產減去負債。Publication 583 稱之為淨值，即「資產超過負債的部分」。公司或合夥企業，要從舊的期末試算平衡表取出每個權益帳戶，並檢查合計數是否等於資產減負債。如果不等，要先找出差額再開帳；不要把它當作平衡金額輸入。

三個陷阱：

• 留存收益只包含以前年度。 本年度的利潤由您輸入的各月份累積而成；以前的分配和提款已經包含在期末權益之中。
• S 公司的累計調整帳戶不是留存收益。 Schedule M-2 填表說明把它描述為一個帳戶，一般反映 1982 年以後各年度累積的未分配淨收入，用來計算分配的稅務影響；有累積盈餘及利潤的 S 公司必須維持這個帳戶。
• 合夥人 K-1 上的資本是按稅務基礎計算的（依稅法規則得出），不是帳面資本。 1065 表填表說明指出，Schedule M-2 的期初餘額應等於 Schedule K-1 上合夥人按稅務基礎計算的期初資本，如果不等，須附上說明。請按每位合夥人的帳面數字開帳，並另行追蹤稅務基礎資本：見 LLC 帳簿中的合夥人資本帳戶。

設備和累計折舊怎樣帶過來？

設備按成本輸入，累計折舊作為單獨的餘額輸入，兩者都取自固定資產清單，而不是取自稅表。稅表上沒有這份清單：4562 表填表說明規定，本年度的資產按財產類別和投入使用月份申報，較早的資產一般只以一個合計扣除額出現。

• 資料來源： 舊期末試算平衡表背後的固定資產清單，並與最近一份已提交稅表背後的折舊明細表比較。如果帳面折舊與稅務折舊不同，就按帳面數字開帳，並把稅務明細表另外交給報稅員。Publication 583 指出，資產記錄應顯示購買價格、改良支出、已做的 Section 179 扣除和折舊扣除，以及任何處置。
• 核對： 成本減累計折舊，等於 Schedule L 中可折舊資產那一行（前提是帳簿採用稅表的折舊方法）。
• 合理性： 4562 表填表說明指出，以往年度的折舊加上本年度的折舊，永遠不能超過財產的可折舊計稅基礎，所以累計折舊高於資產成本，表示清單有錯。
• 不重複輸入： 舊的購買只存在於期初餘額中，絕不再作為新的費用或資產輸入。

未結發票和帳單怎樣帶過來，又不會重複計算收入？

未結發票和帳單是否計入期初餘額，取決於帳簿採用的方法。採用權責發生制時，每張發票和帳單都帶入一次，沿用原日期，這樣之後的付款是用來結清它，而不是產生新的收入或費用。請把它們作為單據輸入，不要放進期初試算平衡表分錄之內，並把每一張對沖到該分錄的對沖帳戶，而不是銷售或費用；這個帳戶的淨額會歸零。採用現金收付制時，把它們保留為一份清單：付款時才計入。稅務上，以已提交稅表採用的方法為準：現金收付制下，收入一般在收到時計入；權責發生制下，一般在賺取時計入。

帳單的情況相反：現金收付制下，未付帳單一般在付款時才是費用；權責發生制下，它一般已是已結年度的費用，並列在應付帳款中。

更換軟體不會改變會計方法，所以請沿用舊帳簿和已提交稅表所採用的方法。如果兩者不同，開帳前請先看權責發生制帳簿與現金收付制稅表。更改方法本身一般需要 IRS 批准：見小型企業該用現金收付制還是權責發生制。權責發生制帳簿要檢查：應收帳款和應付帳款的合計數等於舊期末試算平衡表，而且前一期間的損益表沒有顯示來自它們的銷售或費用。

換帳之前，今年已過去的月份怎麼處理？

先在期初日設定期初餘額，然後逐月輸入之後的每個月份，並在開始下一個月之前先對帳。

1. 輸入上述餘額，日期定為期初日，即去年的最後一天。
2. 已過去的每個月，依據銀行和信用卡對帳單輸入交易。權責發生制帳簿，還要依據您自己的記錄，輸入該月的發票、帳單和折舊等非現金分錄，並把付款沖銷到未結發票和帳單，而不是再次當作銷售或費用輸入。舊檔案的月度報告可作為交叉核對；匯入它的交易是可選的。
3. 每個月都要對帳。Publication 583 指出，支票帳戶要每月對帳，使對帳單、支票簿和帳簿相互一致。
4. 如果有的話，把年初至今的利潤，與舊會計師在同一日期的最後一份報告比較。

開立帳簿不需要匯入更早年度的交易。新檔案需要為下一份稅表提供什麼（工資、1099 表所需的供應商付款、銷售稅、存貨），取決於那份稅表：請向負責報稅的報稅員確認。舊報告和舊檔案要按業務記錄要保留多久所列的期間保存。

對帳單上的一行證明的是一筆付款及其日期，不是用途。Publication 583 指出，僅有付款證明並不能確立扣除，所以還要保留發票或銷售單：見遺失的收據。

怎樣避免在新檔案中重複交易？

使用同一個期初日，並讓每個期間只有一個資料來源。重複的出現，是因為同一筆交易透過兩條途徑輸入了兩次。

• 期初餘額是餘額，不是交易。 只輸入一次，日期定為期初日，並且不再輸入任何日期在期初日當天或之前的其他交易；下文的未結發票和帳單除外，它們保留原日期。當時仍未兌現的支票或存款，已經包含在帳簿的現金餘額中，所以當它在銀行入帳時，不要再把它當作新的付款或存款輸入。
• 每個期間只用一個來源。 每個月的銀行活動，取自銀行資料同步，或取自對帳單，或取自舊檔案，不要取自兩個重疊的來源。任何資料同步或匯入，都從期初日的次日開始。
• 任何未結發票和帳單只輸入一次， 也不要同時匯入它們所來自的銷售或採購。
• 讓對帳找出剩下的問題。 第一個月的對帳，從期初日的對帳單餘額開始，並列出未兌現的項目。之後如果仍有差額，就是漏掉的分錄或重複的分錄；錯誤的期初餘額有專門的處理方法。

怎樣檢查期初餘額是否正確？

當新帳簿與舊期末試算平衡表、對帳單、資產清單和已提交的稅表相符時，期初餘額就通過了檢查。這只說明它們有依據，不說明舊帳簿是對的：無法解釋的差異，就是該請報稅員介入的時候。請在輸入第一個月之前執行這些檢查。

檢查通過後，在期初日鎖定帳簿，這樣更早的期間就不能再被更改。

如果舊會計師或舊軟體不肯提供記錄怎麼辦？

CPA、註冊代理人或律師在客戶要求時，必須及時退還客戶的記錄，這些記錄是聯邦稅務合規所需要的，費用糾紛一般不會改變這一點。不為 IRS 準備任何文件的記帳員，只受委託條款和州法律約束。舊總帳和試算平衡表是否屬於客戶記錄，可能取決於委託書，所以請以書面提出要求：見更換會計師。

如果拿不到記錄，就依據舊帳簿以外的來源重建，然後請人檢查期初權益。

• 已提交稅表的謄本。 對於 1065 表、1120 表和 1120-S 表，IRS 提供免費的企業稅表謄本，可透過企業稅務帳戶、4506-T 表或電話申請。它顯示大多數申報時的項目，但不包括附在稅表上的文件或對帳單。稅表謄本可查詢的期間為 當前年度，以及在前 3 個處理年度內處理的稅表，大多數 4506-T 表申請會在 10 個工作日 內處理完成。Schedule C 是 1040 表的一部分，所以獨資經營者要改用 4506-T 表申請稅表謄本。
• 稅表副本。 4506 表用於申請連同附件、按原樣提交的副本，每份稅表收費 $30；IRS 表示最長需等待 75 個日曆日。
• 對帳單：向銀行、信用卡發卡機構和貸款機構索取，回溯到結帳日。
• 您自己的副本。 IRS 表示，要保留已提交稅表的副本。請檢查您的電子郵件，以及會計師使用過的任何客戶入口網站。

依據對帳單重建帳簿：見依據銀行對帳單重建帳簿。

舉例

以下例子僅作說明。所有金額以美元計。

S 公司在 7 月 1 日更換記帳員

假設帳簿採用現金收付制，所以沒有應收帳款和應付帳款，而且收入超過 Schedule L 小型申報者的限額，因此公司須填 Schedule L。舊帳簿 12 月 31 日的期末資產負債表如下：銀行 US$25,000；設備成本 US$40,000，減累計折舊 US$15,000，資產總額 US$50,000；貸款 US$20,000；股本 US$10,000，留存收益 US$20,000，權益 US$30,000。負債加權益為 US$50,000。

新帳簿在 12 月 31 日（期初日）帶入這些餘額，合計數與 Schedule L 的年底欄相符。1 月 1 日至 6 月的交易依據對帳單輸入，並逐月對帳；7 月 1 日更換記帳員不需要特別分錄。

獨資經營者從電子試算表轉到新軟體

Schedule C 沒有資產負債表，所以期初餘額依據 12 月 31 日的對帳單設定：銀行 US$8,000，信用卡餘額 US$5,000。所有者權益為 US$3,000。不匯入舊交易；收入和費用從 1 月開始輸入。

按合夥企業課稅的雙成員 LLC

假設合夥企業不符合小型申報者的條件，因此要填 Schedule L 和 M-2，以及每份 Schedule K-1 的 L 項。帳簿顯示合夥人資本合計 US$60,000，而 Schedule K-1 顯示按稅務基礎計算的資本為 US$45,000。依據帳簿編製的 Schedule L 顯示 US$60,000。新帳簿以 US$60,000 開帳，並按舊帳簿所示在合夥人之間分配。US$15,000 的差額另外保留在一份按稅務基礎編製的明細表上，讓報稅員可以把 Schedule M-2 與 K-1 對上。

您的情況不同？

• 舊帳簿與已提交的稅表不一致，去年的稅表還沒有提交，舊會計師不肯交出記錄，或期初權益需要一大筆萬用分錄： 這些情況決定哪些餘額可以信任，而且這個判斷要在新帳簿用於稅表之前做出。這時就該請記帳員或報稅員介入：記帳協助。
• 在今年之前從未有過帳簿： 請見帳簿晚開始時的期初餘額。
• 期初餘額權益的金額很大： 請見期初餘額權益。
• 權益與已提交的稅表不同： 請見與去年稅表不符的留存收益。
• 您在考慮年中切換，或要轉移多少歷史資料： 請見年中更換會計軟體。
• 您需要了解 Schedule L 是什麼： 請見公司稅表上的 Schedule L。
• 您需要舊會計師的記錄，或 IRS 的查閱權限： 請見更換會計師。
• 您在年中更換記帳員： 請見更換記帳員。
• 固定資產清單遺失： 請見重建遺失的折舊明細表。
• 好幾個月的帳沒有輸入： 請見補記逾期帳簿。
• 外國人擁有美國公司，而且漏提交了相關申報： 請見為漏提交的外國所有者申報重建帳簿。
• 企業在加拿大： 請見加拿大的更換會計師。