工資負債對不平：如何整理工資稅帳戶

工資負債的餘額應該等於什麼？

聯邦工資負債帳戶的餘額，應當等於已發放工資所記錄的工資稅，加上權責發生制帳簿中已賺取但尚未發放的工資所應計的稅款，再減去已為這些稅款存入和支付的款項。只有每一筆已記錄的金額都已存入，餘額才會歸零。存款日期尚未到的工資所對應的餘額是正常的，包括較新一期的稅款與較舊一期並存；存款日期已過的工資所對應的餘額就是問題。

這個帳戶最多包含三層：從雇員工資中預扣的稅款（所得稅，以及雇員負擔的社會安全稅和醫療保險稅）、雇主對等負擔的社會安全稅和醫療保險稅，以及聯邦失業稅。前兩項一起存入，並在 941 表上申報（Publication 15）。「工資稅暫記」或過渡帳戶適用同樣的規則。

IRS 的記錄只涵蓋聯邦稅。州預扣、州失業稅、帶薪假，以及代他人持有的款項（退休金延付、保險費、工資扣押），要向收款的機構或收款方核對，而不是核對 IRS 的記錄。

這些是一般的到期日。在存款期間內任何一天，累計稅款一旦達到 $100,000，就改按次一個營業日存款。週末和法定假日會順延到期日；小額短繳可以依存款準確性規則日後補足（Publication 15）。

請按餘額所對應的工資期，為餘額分齡。超過各自存款日期後仍然存在的部分，要麼是帳務錯誤，要麼是代 IRS 以外的對象持有的款項，要麼是未繳的稅款。要判斷是哪一種，請調出 IRS 的記錄。如果它顯示每一筆存款都已存入、沒有欠款，而且每季 941 表第 12 行等於帳簿為已發放工資所記錄的稅款，那麼聯邦部分就是帳簿中要清理的過帳錯誤。如果它顯示有欠稅，那首先是稅務問題。已賺取但尚未發放的工資所應計的稅款，到發薪日之前既不在 941 表上，也不在 IRS 記錄中，所以請把它與工資登記表核對（年底應計工資）。

餘額跨越了年底、金額很大或為負數、不再與 IRS 記錄相符，或者某份稅表或財務報表已經使用過它時，情況就不簡單。

動手修改之前，請先備齊：

• 每個未結季度的 941 表（以及 940 表），以及該年度的 W-2 表和 W-3 表。
• 工資服務商的稅款負債報告和稅款付款報告，以及工資登記表。
• 企業的 IRS 帳戶餘額或帳戶記錄。
• 每筆稅款付款的銀行對帳單和確認號碼，包括在服務商之外繳納的款項。
• 負債帳戶的交易明細，最舊的一行排在前面。

為什麼資產負債表上仍有工資負債？

卡住的餘額可能是過帳錯誤，而不是未繳的稅款。把帳戶中的各行與服務商的付款報告比對，就能看出屬於哪一種。

我怎麼知道 IRS 實際記錄了什麼？

IRS 帳戶記錄顯示 IRS 已經入帳的存款和付款，以及 IRS 認為仍須繳納的任何餘額。在修改帳簿之前，請先調出來。

首先確認服務商使用的是誰的雇主識別號碼。以下步驟假設用的是您自己的。第 3504 條代理人，或經認證的專業雇主組織，是以自己的號碼提交彙總稅表和存款的，所以您的帳戶即使沒有存款記錄，也不一定有人違約；請改為與其分配記錄和付款記錄對帳（IRS：第三方安排對照表；見工資服務商沒有繳納您的稅款時）。

• 商業稅務帳戶。 它按年度顯示帳戶餘額、付款記錄和稅務記錄。公司、S 公司或合夥企業（包括提交 1120 表、1120-S 表或 1065 表的 LLC）的指定官員可以註冊。持有 EIN、提交 Schedule C 或 F 的獨資經營者可以註冊。IRS 表示，以獨資經營者身份申報的 LLC 目前還不能使用；其網頁列出了各種角色（IRS：商業稅務帳戶）。
• 稅務記錄。 稅務帳戶記錄列出聯邦稅存款、付款、罰款和利息，以及含應計金額的欠款。雇傭稅申報記錄顯示已提交的 941 表及其負債記錄，涵蓋 IRS 列為可取得的年度（IRS：取得商業稅務記錄）。
• 沒有線上帳戶。 用 4506-T 表郵寄申請稅務記錄，或致電 IRS 的企業與專業稅務專線。電子提交的稅表可能要 2 至 3 週才會出現（同一頁）。
• 存款監控。 第三方為企業登記 IRS 存款系統時，企業會收到一個查詢 PIN，用來監控自己的存款（Publication 15）。

IRS 一般把存款記入該季內最近的稅款負債，所以一筆遲繳的存款可能結清了較晚的負債，卻使較早的負債出現短缺（Publication 15）。

每個季度做一行：

各行對不上的季度，就是要修正的季度。

我怎麼把帳簿與 941 表和服務商的報告對上？

每個季度，把已記錄的稅款對到 941 表第 12 行，把存款和已入帳的抵免對到第 13 行，並把每筆付款對到 IRS 的記錄。

1. 已記錄的稅款。 把該季已發放工資的預扣稅，與雇主負擔的社會安全稅和醫療保險稅相加。941 表按發放工資的日期申報稅款，而不是按應計日期或存款日期（941 表填表說明）。總額應等於第 12 行。
2. 已知對不上的原因。 第 7 行（零碎的分）；第 8 行（第三方病假工資）；第 9 行（小費和前雇員團體定期人壽保險所對應的未代扣雇員稅款）；第 11 行（增加研究活動的工資稅抵免）；以及額外醫療保險稅，它由雇員代扣，雇主不須對等負擔（941 表填表說明；Publication 15）。每一項都要留下備註。
3. 存款、抵免和之後的付款。 第 13 行是該季的存款，加上從前一季或 941-X 表轉入的任何多繳金額；隨稅表一起繳納的欠款（第 14 行）另算（941 表填表說明）。請把完整的付款歷史與 IRS 記錄核對，存款按每筆所涵蓋稅款所屬的季度歸類，而不是按銀行日期：每月存款者在 1 月為 12 月工資繳的存款，屬於第四季。
4. 服務商的負債報告。 每月存款者，按月對到第 16 行；每週兩次存款者，按發薪日對到 Schedule B。如果企業勾選了第 16 行的第一個框，則只對到第 12 行。總額必須等於第 12 行（941 表填表說明）。
5. 年度總額。 W-3 表上的預扣所得稅、社會安全和醫療保險工資，應當與該年度四份 941 表一致。941 表上的社會安全稅和醫療保險稅，應約為 W-3 表數字的兩倍，因為 W-3 表只顯示雇員負擔的部分。出現差距，可能引來 IRS 或社會安全局的聯繫，所以請保留對帳記錄和每筆差距的原因（Publication 15；941 表填表說明）。

如何清掉餘額，又不重複計入費用？

清掉工資負債的辦法，是把每筆稅款付款對到產生它的那一期工資，而不是記一筆新的費用。費用只在工資過帳時記錄一次。

一筆正常的工資分錄，借記工資和雇主工資稅費用，貸記應繳稅款的負債。之後的稅款付款，借記負債、貸記銀行。稅法說明餘額應等於什麼，以及 IRS 記錄在哪裡，但並沒有說明怎麼清理分類帳戶，所以下面的步驟是記帳慣例，不是法律規定。

1. 按日期列出帳戶中的每一行：工資貸方和付款借方。
2. 根據服務商的付款報告和銀行對帳單，把每筆付款對到它所涵蓋的工資期。
3. 檢查銀行對帳單上每筆稅款付款記到了哪裡。如果記到了費用，就把這行銀行記錄重新分類到負債帳戶。要修改那一行本身，而不是在上面再加一筆新的分錄。如果那一行所在的期間已結帳，或者其稅表或財務報表已經使用過，請先停下來，閱讀下文「整理帳目何時需要追溯到已結帳的年度或更正稅表？」，再作修改。
4. 過帳任何從未記錄的付款，包括在服務商之外繳納的款項。
5. 按季度重新計算餘額，並與 IRS 記錄和 941 表比較。
6. 對於幾分錢的殘餘進位差額，留下一份註明日期的備註。較大的差額，要先找出原因，再記分錄。

我可以把餘額轉到資產帳戶，或把它沖銷嗎？

把負債轉到資產帳戶，或沖銷為收入，並不能清掉它。這只是把餘額藏起來。

負債表示企業欠這筆錢，所以解決辦法是找出漏掉的付款或過帳錯誤。資產帳戶一般只適用於企業可以收回的款項：IRS 記錄顯示的抵免或退款，例如 941 表第 15a 行的多繳，或服務商的記錄顯示仍為企業持有的預付款。沖銷會記為收入，而任何仍未繳的稅款依然欠著。

預扣的所得稅，以及雇員負擔的社會安全稅和醫療保險稅，屬於信託基金稅款。如果餘額中有已預扣但沒有繳納的稅款，故意不繳納的責任人，可能要對這筆稅款承擔個人責任（26 U.S.C. 6672）。誰算責任人，以及 IRS 評定的期限，見信託基金追繳罰款，另見拖欠工資稅。這不能沖銷。

工資負債出現負餘額，是什麼意思？

負（借方）餘額表示，記為已付的金額多於記為應付的金額。要找出是哪一邊錯了。

如果企業某一季存入的金額超過正確金額，941 表第 15b 行讓企業選擇退款，或抵免到下一份稅表。如果兩個框都沒勾，或兩個都勾了，IRS 一般會把多繳的金額抵到下一份稅表。無論框怎麼勾，IRS 都可能把多繳的金額抵到同一個 EIN 下任何逾期的稅款（941 表填表說明）。IRS 的抵免只有在 IRS 記錄仍然顯示它時，才可以放在資產帳戶裡。

如果 IRS 顯示有欠款，但我的帳簿顯示都已付清怎麼辦？

IRS 一方有餘額，可能表示 IRS 入帳的款項比帳簿少，記錄的稅款更多，或加上了罰款和利息。請先把它當作稅務問題，其次才是帳務問題。

如果上一季和本季的第 12 行都達到 $2,500 或以上，而且所有稅款都在到期日存入，那麼第 14 行的欠款應為零（941 表填表說明）。這種情況下第 14 行出現餘額，表示有一筆存款不足，或第 12 行高於帳簿記錄的稅款。兩者都要查。

12 月下旬發放的工資及其稅款屬於哪一年？

無論帳簿採用哪種方法，941 表、稅款存款和 W-2 表都以發薪日為準。工作在 12 月結束、1 月才發放的工資，一般在 941 表上算作 1 月工資，在 W-2 表上算作下一年度的工資（W-2 表和 W-3 表填表說明）。

• 現金收付制帳簿 在 1 月記錄這期工資。
• 權責發生制帳簿 把工資和雇主稅款記為 12 月的費用和 12 月 31 日的負債，等 1 月的工資過帳時再清掉這筆負債，而不是再次計入費用。
• 無論哪種方法： 12 月發放工資的稅款，如果在 1 月才存入，到 12 月 31 日仍是負債。1 月的存款把它清掉，不產生新的費用。

年底分錄和稅表見年底應計工資。每一期工資的分錄見工資會計分錄。

支持這筆餘額的工資記錄要保存多久？

雇傭稅記錄至少要保存到稅款到期日或繳納日（以較晚者為準）之後 四年（Publication 583；Publication 15）。

凡是仍未結清的餘額背後的所有資料，都要保留到結清、且 IRS 記錄一致為止。要保存什麼，以及其他規則下要保存多久，見工資記錄的保存期限。

整理帳目何時需要追溯到已結帳的年度或更正稅表？

當舊餘額改變了某個已提交或已被依賴的數字時，才需要追溯：941 表、W-2 表或所得稅表。只存在於分類帳的錯誤，則留在帳簿裡處理。

941-X 的期間，限制的是 941 表可以更正多久以前的內容，並不限制帳簿可以更正到多久以前。

舉例

以下舉例僅作說明，金額均以美元計。

3 月起就有餘額的牙科 S 公司

一家牙科 S 公司的「工資負債」（Payroll Liabilities）帳戶有 $4,800，從 3 月以來就沒有變動。3 月的工資分錄把預扣稅和雇主稅款共 $4,800 記入了負債貸方。之後服務商從銀行提走 $4,800 付給 IRS，而銀行對接把這筆提款歸到了「工資稅費用」（Payroll Tax Expense）。工資費用因此多了 $4,800，在工資分錄時算了一次，提款時又算了一次，而負債始終沒有減少。

把那行銀行記錄重新分類到「工資負債」，效果相同。負債歸零，費用減少 $4,800。如果 3 月屬於稅表已經提交的年度，這家 S 公司的利潤就少算了 $4,800，適用「整理帳目何時需要追溯到已結帳的年度或更正稅表？」。

1 月發放 12 月工資的餐廳 LLC

一家採用權責發生制帳簿的餐廳 LLC，在 1 月 5 日發放 12 月 20 日至 31 日的工資。工資總額為 $10,000，雇主負擔的社會安全稅和醫療保險稅按 7.65% 計算為 $765。

• 12 月 31 日，帳簿借記工資 $10,000 和工資稅費用 $765，貸記應計工資 $10,000 和應計工資稅 $765。
• 1 月 5 日，這期工資對照這些應計項目過帳。941 表和 W-2 表把這筆工資算作 1 月的工資，存款期限從 1 月 5 日起算。
• 如果 1 月的這期工資又全額過帳到費用，應計項目就永遠清不掉，費用也就重複了。這就是「清不掉的負債」。

帳簿顯示 $9,000，IRS 顯示沒有欠款

某企業的帳簿顯示，存款日期已過的工資對應有 $9,000 工資負債。它的 IRS 帳戶顯示沒有欠款、每一筆存款都已存入，而且每季 941 表第 12 行等於帳簿記錄的稅款。如果這 $9,000 全是聯邦稅，那這筆負債只是帳簿上的餘額。款項已經付了，但過帳到了別處，例如費用，或者業主個人付款時被記為業主出資。把每筆付款對到它所屬的工資期，並重新分類。

如果第 12 行低於帳簿記錄的稅款，稅表可能有誤：見更正工資錯誤。如果 IRS 帳戶顯示欠款 $9,000，問題就會是存款漏繳或入帳錯誤，而不是分類帳。繼續把付款對到各期工資，但在弄清楚 IRS 記錄之前，先不要重新分類或沖銷。

您的情況不同嗎？

• 餘額已經很舊、金額很大或為負數，或 IRS 帳戶與帳簿不符： 是過帳錯誤還是真實的欠稅、哪些年度需要更正，以及由誰修正帳簿和申報。請尋求記帳協助。
• 稅表、貸款申請資料或財務報表已經使用了錯誤的數字： 需要更正的年度和受影響的申報，要由專業人士來判斷。請尋求記帳協助。
• 餘額屬於州工資帳戶： 同樣的對帳方法適用，但要對照州機構的記錄。加州請見加州工資稅和 EDD 設定。
• IRS 顯示有欠款，或存款漏繳： 見拖欠工資稅。
• 服務商扣了錢，卻沒有存入： 見工資服務商沒有繳納您的稅款時。
• 某期工資或 941 表有誤： 見更正工資錯誤。
• 您在年度中更換了服務商： 見更換工資服務商。負債往往分散在兩套報告中。
• 您需要某期工資的分錄： 見工資會計分錄。
• 1 月發放的是 12 月工作的工資： 見年底應計工資。
• 好幾個期間的帳簿都落後： 見補做逾期帳目，並尋求記帳協助。