工資日記帳分錄：總工資、預扣稅與雇主稅款怎麼記

一次發薪的工資日記帳分錄怎麼記？

一次發薪的工資日記帳分錄，要借記兩項費用：總工資和雇主的工資稅。貸方是淨工資（記入銀行），以及每項預扣或應付稅款各自的負債科目。借貸必須相等。分錄要根據工資登記表來記，也就是服務商提供的、列出本次發薪中每位雇員總工資、扣款和淨工資的報告，而不是根據銀行扣款記錄。

工資過渡科目是臨時的過渡帳戶：記入發薪分錄時淨工資進入該科目，錢從銀行轉出時再轉出，所以最後餘額為零。

總工資是雇員賺到的全部金額，所以從雇員工資中預扣的稅款，不是企業額外增加的成本。只有雇主自己負擔的稅款才是成本。IRS 把預扣的所得稅和雇員的社會安全稅、醫療保險稅稱為「信託基金稅款」（trust fund taxes），因為這些錢是雇主替財政部代為保管的（Publication 15）。因此它們記在負債科目，絕不記為費用。如果沒有繳納，IRS 可以根據第 6672 條，對每一位故意不繳納的責任人（例如高級職員或合夥人），按未繳金額的 100% 課徵罰款（Publication 15，第 11 節）。IRS 一般有 3 年 的時間評定這項罰款，起算點為工資支付次年的 4 月 15 日，若實際提交日較晚則從提交日起算；稅表沒有提交時則沒有期限（第 6501 條；IRS 內部手冊在 IRM 5.7.3 中適用這一規則）。請見信託基金追回罰款。

出現以下情況，這筆分錄就不簡單：

• 同一次發薪，服務商報告、銀行記錄和您的帳目顯示的金額各不相同。
• 某一季的 941 表與 W-2 表合計數或您的帳目對不上，服務商報告顯示有一筆存款，而您的 IRS 帳戶卻沒有，或 IRS 已寄來通知。
• 前幾個月的工資從未入帳，或被合併記成一筆費用。
• 雇員在一個以上的州工作，因為每個州都要增加自己的科目。
• 稅前扣款、應稅福利，或 S 公司所有者的健康保險，使登記表上的總工資與 941 表上的工資不一致。
• 您是所有者。在企業工作的公司所有者是雇員，所以他的薪酬要通過這筆分錄記錄，而分配永遠不通過它。Publication 15 把支付給合夥人的款項列為免預扣及免工資稅，自營人士一般不是雇員，所以獨資經營者或合夥人自己拿的錢，不通過工資系統發放（Publication 15）。

如果前三項中有任何一項適用，光是把下一次發薪記對，並不能解決已經過去的期間。每一項都必須從登記表一路追查到您的 IRS 帳戶和已提交的申報表。最後一節會說明下一步去哪裡。

記帳前請準備好：本次發薪的工資登記表、服務商的稅款負債報告、銀行明細，以及目前為止已提交的 941 表和 940 表。

工資中扣除哪些工資稅？雇主還要另外負擔哪些？

所得稅、社會安全稅和醫療保險稅從雇員的工資中扣除，後兩項由雇主配額繳納同樣金額。聯邦失業稅只由雇主負擔，各州的失業稅則由各州自行規定。

稅率和工資上限見 Publication 15 和 Topic 751。雇員的工資達到上限後就不再繳納社會安全稅，但醫療保險稅全年持續。如果州稅繳晚了，或所在州是抵免減少州，FUTA 的抵免就會變少；對於州失業稅不計入的工資（例如某些州不計入公司高級職員的薪酬），則沒有抵免（940 表填表說明）。

有些家庭成員的工資，需要處理的項目較少。獨資經營者，或所有合夥人都是子女父母的合夥企業，對 18 歲以下子女的工資不需繳納社會安全稅和醫療保險稅，對 21 歲以下子女的工資不需繳納 FUTA。獨資經營者對配偶的工資不需繳納 FUTA。所得稅預扣仍然適用；公司或其他合夥企業則享受不到這些優惠（Publication 15，第 3 節；僱用您的子女）。

Publication 15 中的「所得稅」僅指聯邦所得稅，州的規定要向雇主所在的州或地方稅務部門查詢。州預扣稅、州失業稅和任何地方稅，各自記入自己的負債科目，名稱以服務商稅款報告中的叫法為準。有些州還會從雇員工資中扣除傷殘或帶薪假供款（加州、紐約州），少數州也會扣一部分失業稅（勞工部）。凡是從工資中扣下的款項，都是負債，而不是雇主費用。分錄會因州而異。

現金收付制還是權責發生制：工資和工資稅記在哪個日期？

現金收付制和權責發生制帳目的分錄行目相同，只有日期不同。現金收付制帳目把整次發薪（工資和雇主稅款）記在發薪日。權責發生制帳目則把工資記在工作完成的期間（Publication 538）。

這些欄是帳目的做法，稅表的做法可能不同：採現金收付制的稅表在支付的年度扣除費用；採權責發生制的稅表，一般在實際繳納僱傭稅時才扣除（經常性項目例外可以讓它提前，如年底應計工資所述）；而採現金收付制時，欠關聯人（如所有者）的工資，只有在實際支付時才能扣除（Publication 538）。這種差異由您的報稅員在年底處理。

預扣的稅款，即使在現金收付制帳目上也是負債。存款期限從發薪日開始計算，941 表按支付工資的日期申報負債，而不是按計提日或繳納存款的日期（941 表填表說明；Publication 15）。W-2 表的工資，按支付工資的曆年計算（W-2 填表說明）。

發薪期間在同一個月之內，不需要計提。發薪期間跨月末或年末時，請見 12 月賺取、1 月支付的工資。

工資服務商從銀行一次扣走一筆金額，我要怎麼拆分？

按服務商提供的本次發薪摘要，把這筆扣款拆成淨工資、稅款代繳和服務商費用，並與登記表的分錄核對。如果把整筆扣款都記成一項工資費用，就會高估工資，隱藏雇主稅款和服務費，也沒有可與存款核對的負債。

如果服務商會把自己的分錄傳到您的帳目，請打開它，把每一行與本頁最上方的表格比對。檢查是否把稅款記成了費用、把服務費記在工資裡，或把所有款項只做一筆銀行貸方。

1. 取得本次發薪的摘要。 摘要會列出總工資、各項稅款、淨工資，以及服務商隨本次發薪收取的費用（如有）。
2. 記入分錄，按本頁最上方的表格，淨工資貸記工資過渡科目。
3. 拆分銀行扣款。 淨工資沖銷工資過渡科目。每項稅款借記各自的負債科目。服務費記入工資服務費科目，而不記入工資或工資稅。
4. 檢查拆分結果。 各部分相加必須與銀行金額精確到分相符，每次發薪之後工資過渡科目都應為零。
5. 在您自己的 IRS 帳戶中確認存款。 銀行扣款只表示現金離開了帳戶，不表示稅款已到達 IRS。即使由服務商代為繳納存款，雇主一般仍負有繳納責任；IRS 建議在服務商為雇主登記 EFTPS（聯邦存款系統）時，啟用雇主收到的 Inquiry PIN，以便監控帳戶（Publication 15，第 16 節）。

如果 IRS 帳戶顯示的與服務商報告不符，請見服務商沒有繳納稅款。

如何記錄稅款存款，以及 941 表和 940 表的付款？

存款是沖銷負債，絕不是第二筆費用。按存入的金額借記每個負債科目，貸記銀行。隨 941 表或 940 表一起繳納餘額，也用同樣的分錄。如果服務商每次發薪時從您的銀行帳戶扣稅並代為存款，上面的拆分已經在帳目中沖銷了負債，所以服務商匯出稅款時，不要再記一次存款。在存款到達 IRS 之前，您仍負有責任，所以請在 IRS 帳戶中確認（Publication 15，第 16 節）。

超過回溯期限額的雇主須每週存款兩次，任何雇主的負債達到 $100,000 時，都必須在下一個工作日存款。按月存款人達到這個金額，從第二天起改為每週兩次存款，持續到當年年底和次年全年（Publication 15，第 11 節）。分錄是一樣的。存款時間表，以及隨 941 表繳納小額餘額的做法，請見自己處理工資。

聯邦存款必須以電子方式繳納（Publication 15，第 11 節）。上述到期日見 Publication 15、941 表和 940 表的填表說明。請記錄每筆存款的日期、金額和確認號碼。逾期存款的罰款和利息，請記入單獨的科目，讓工資稅費用仍能與稅表吻合。漏繳存款的情況，請見拖欠工資稅。

繳納存款之後，各工資負債科目應顯示多少？

剛繳完存款後，負債科目只應保留存款沒有涵蓋的那些發薪日的稅款。按月存款人在月底的餘額，就是該月的稅款，存款繳出後降為零。

如果服務商每次發薪都代扣稅款，上面的拆分會立即沖銷負債，所以每次發薪後，餘額應接近零。這時要核對的是您的 IRS 帳戶，而不是帳面餘額。FUTA 是餘額為零的例外：少量金額可以從一個季度結轉到下一個季度，直到超過門檻（Publication 15，第 14 節）。出現負餘額，可能表示存款多於入帳的金額、漏記了一次發薪，或存款被記到了錯誤的科目。餘額清不掉的情況，請見清不掉的工資負債。

如何將帳目與工資登記表、941 表和 W-2 表合計數核對？

每個季度，帳目中的工資合計應與登記表和 941 表一致。每年，四份 941 表應與 W-3 表的合計數相符。兩者有差異時，IRS 會比對，並可能聯絡雇主（941 表填表說明）。已被 IRS 書面通知要提交 944 表的雇主，則改為與該年度稅表核對，使用其自己的行次。

全年的 FUTA 合計應與 940 表一致：第 12 行是調整後的稅款，第 13 行是已繳存款（940 表填表說明）。

年底時，請將四份 941 表與 W-3 表比對，W-3 表隨 W-2 表在 2027 年 2 月 1 日 前提交。預扣的所得稅應與 W-3 表第 2 欄相符，但第三方病假工資支付方預扣的所得稅除外，這部分在 W-2 表上有，但不在 941 表第 3 行上。工資各行應與第 3 欄和第 5 欄相符。四份 941 表上的社會安全稅和醫療保險稅，應約為 W-3 表第 4 欄和第 6 欄的兩倍，因為 941 表包括雇主部分。請保留這份核對記錄，因為 IRS 或 SSA 可能就差異聯絡您（W-2 填表說明）。

表格解釋不了的差額，可能是合理的差異、記帳錯誤（某次發薪入帳了兩次、工資記錯季度），或申報錯誤（存款記入了錯誤的季度）。在更改任何內容之前，先查明是哪一種（W-2 填表說明）。這決定了您是更正分錄、提交更正的稅表（941-X 表），還是兩者都要（941 表填表說明）。對以前年度的調整，不要列入本年度的 W-2 表和 W-3 表。不要用硬湊的方式讓帳目一致。

哪些工資記錄必須保存？要保存多久？

所有僱傭稅記錄至少要保存 四年。Publication 15 列出了這些記錄，包括所有工資支付的金額和日期、每位雇員的身份資料和 W-4 表、稅款存款的日期、金額和確認號碼，以及已提交稅表的副本。

Publication 583 從稅款到期日或繳納日（以較晚者為準）起算。IRS 記錄保存頁面則從第四季度稅表的提交日起算。取兩者中較晚的日期，比較穩妥。某些抵免和州規定所涉及的記錄，可能需要保存更久；請見工資記錄的保存期限。

範例

所示金額僅作說明，均以美元計。

一位雇員，一次按月發薪

一位雇員這個月的總工資是 $10,000。預扣的聯邦所得稅是 $1,000。預扣的社會安全稅（6.2%）和醫療保險稅（1.45%）分別是 $620 和 $145，所以淨工資是 $8,235。雇主要配額繳納同樣的 $765。

在計入失業稅之前，工資總成本是 $10,765。三項負債合計 $2,530。按月存款人在下個月 15 日前繳存這筆錢，借記這三項負債，貸記銀行。失業稅會再增加一筆工資稅費用的借方，以及它自己應付科目的貸方。在取得州失業稅全額抵免的情況下，FUTA 是前 $7,000 的 0.6%，所以每位雇員全年為 $42。

服務商一次扣走一筆總額

服務商一次從銀行扣走 $19,500。其摘要顯示總工資 $18,000、預扣所得稅 $2,400、雇員社會安全稅 $1,116 和醫療保險稅 $261、雇主配額相同，以及服務費 $123。淨工資是 $14,223。這次扣款不包括失業稅。

登記表分錄借記工資 $18,000 和工資稅費用 $1,377，貸記工資過渡 $14,223、預扣所得稅 $2,400、應付社會安全稅 $2,232 和應付醫療保險稅 $522。銀行扣款再拆分如下：

如果改記成一筆工資費用，帳目上的工資是 $19,500，而登記表上是 $18,000；沒有工資稅費用，沒有服務費科目，也沒有可與存款對照的負債。

採現金收付制的 S 公司給所有者發薪

一家採現金收付制帳目的 S 公司，通過工資系統給所有者一年 $60,000，每月最後一天發 $5,000。每月預扣所得稅 $500。每月所有者的社會安全稅和醫療保險稅預扣額為 $382.50，公司負擔同樣的金額。

每個月，帳目在支付當月顯示工資 $5,000 和工資稅費用 $382.50。失業稅未計入。在取得州稅全額抵免的情況下，所有者前 $7,000 工資的 FUTA 是 $42；如果所在州的失業稅不包括高級職員的工資，則按 6.0% 為 $420（940 表填表說明）。它不在 941 表上。每月分錄的貸方包括：銀行淨工資 $4,117.50、預扣所得稅 $500、應付社會安全稅 $620 和應付醫療保險稅 $145，每月負債合計 $1,265。

本季度的工資是 $15,000，貸記的負債是 $3,795。941 表顯示相同的數字：第 3 行 $1,500，第 5a 行稅款 $1,860，第 5c 行稅款 $435，第 5e 行 $2,295，第 12 行 $3,795。作為按月存款人，公司在每個後續月份的 15 日前存入 $1,265。3 月 31 日，三項負債仍保有 3 月的 $1,265，4 月的存款會把它沖銷。所有者的分配永遠不通過這筆分錄。

您的情況不一樣嗎？

• 服務商的報告、銀行記錄和您的帳目各顯示不同的數字，或某季度的 941 表與 W-2 表的合計數不一致： 原因要麼在帳目，要麼在申報，而究竟是哪一種，決定了您是更正分錄、提交更正的稅表，還是兩者都要。請從登記表和服務商的稅款報告，一路追查到您的 IRS 帳戶和已提交的申報表，或請記帳協助來做。
• 服務商漏繳了存款，或 IRS 寄來通知： 請見服務商沒有繳納稅款和拖欠工資稅。帳目也需要同樣的更正。如果申報和帳目都要更改，請取得記帳協助。
• 好幾個月的工資從未入帳，或被記成一筆費用： 帳目必須根據服務商的報告重建，並與您的 IRS 帳戶核對，申報也可能需要更正。請見補做逾期的帳目，S 公司請見 S 公司補帳。或取得記帳協助來重建。
• 某次發薪有誤： 請見更正工資錯誤。
• 工資在 12 月賺取、1 月支付： 請見年底應計工資。
• 某個工資負債餘額清不掉： 請見清不掉的工資負債。
• 您在年中更換工資服務商： 請見更換工資服務商。
• 您要僱用第一位雇員，或您的公司要把您列入工資名單： 請見設置工資系統。
• 您擁有 S 公司並給自己發薪： 該付多少，請見 S 公司所有者薪金；科目設置，請見 S 公司記帳。
• 您的雇員在一個以上的州工作： 請見在其他州的雇員。每項州稅都需要自己的負債科目，帳目和申報會成倍增加。
• 您需要加拿大企業的同類分錄： 請見加拿大工資日記帳分錄。