工資服務商沒繳工資稅：收到 IRS 通知怎麼辦

工資服務商沒有存繳工資稅，這筆稅該由誰來付？

在幾乎所有外包安排下，都由雇主負責。即使錢交給了從未轉繳的服務商，IRS 也會向擁有工資帳戶的企業追討稅款、罰款和利息（IRS：外包工資職責）。工資服務提供商或申報代理機構，不以雇主或雇主代理人的身份對雇主的僱傭稅承擔責任（Publication 15 第 16 節）。只有認證專業雇主組織（CPEO）一般會就其工作現場雇員接手這項責任，見下文。

出現以下情況時，案件就不簡單：

• 涉及一個以上季度，或您無法判斷哪些季度已經存繳；
• 服務商（工資公司、服務或軟體）也漏報了季度稅表、已經關閉，或不再回覆；
• 服務商只計算工資，付款留給您自己處理，或您的帳簿顯示稅款已付，而 IRS 帳戶卻顯示有欠款；
• IRS 函件寄到了您不看的地址；
• 未繳金額包含從雇員工資中預扣的稅款，這可能追究到個人。

致電 IRS 之前請先收集：顯示每筆工資稅扣款的銀行對帳單、帶有 EFT 追蹤號碼的付款確認、服務商的稅務報告和服務協議（趁還能登入時下載）、您的 IRS 付款記錄和記錄摘要，以及每封 IRS 通知及其日期。本頁只涵蓋聯邦工資稅。州工資稅和失業保險帳戶可能有同樣的缺口；見落後的工資稅。

IRS 寄來帳單或通知時，我該先做什麼？

聯絡 IRS 並說明涉及工資服務商，不要等服務商處理。IRS 告訴雇主，可致電帳單上的號碼，寫信給發出帳單的辦公室，或致電 800-829-4933（IRS：外包工資職責）。依下列順序處理：

1. 記下通知上的回覆日期。通知的含義見 IRS 發給企業的通知。
2. 請 IRS 按季度提供帳戶資料：已提交的稅表、已入帳的付款、已評定的罰款。代表人可以憑 8821 表查看您的帳戶，也可以憑 2848 表代您發言和辦理。
3. 核對付款記錄後，繳納確認未付的稅款。如果付款確認顯示已有款項匯給 IRS，但該季度帳上找不到，請帶著確認或 EFT 追蹤號碼聯絡 IRS，查找這筆款並更正入帳位置（Publication 15）。其餘部分用您自己的帳戶支付。繳納後，這部分金額不再繼續產生罰款和利息（IRS：未存款罰款）；在第一次通知後超過 10 天仍未繳的金額，將按 15% 的未存款罰款稅率計算。
4. 請在 IRS 保留您自己的地址。IRS 提醒，把地址改成服務商的地址，可能讓您不知道稅務事項。
5. 如果預扣稅款仍未繳清，請看下文的個人責任一節，其中說明了在先付其他債權人的情況下，IRS 會看什麼。

我怎麼證明服務商存了哪些款、沒存哪些款？

先確認安排的類型。工資服務提供商或申報代理機構以您的雇主識別號碼提交稅表和存款。經核准的第 3504 條代理人或 CPEO，則以自己的號碼提交彙總稅表和存款，所以只在您的號碼下找不到稅表或存款，並不表示出現過失。請取得它們的確認，並在再次提交之前，先問 IRS 您的帳戶如何處理這些資料（IRS：第三方安排對照表；IRS：CPEO 客戶）。

然後按季度比較三項記錄：從您銀行扣走的款項、IRS 收到的款項，以及 IRS 記入您帳戶的款項。

EFTPS 在線上保留一年以上的付款記錄；更早的付款請查帳戶記錄摘要。如果服務商替您登記過，您持有一個用來核對存款的查詢 PIN（Inquiry PIN），請啟用它（Publication 15）。企業稅務帳戶也會顯示 IRS 通知；以獨資經營者身份申報的 LLC 目前還不能使用企業稅務帳戶，只能依靠 EFTPS 和 IRS 函件（IRS：企業稅務帳戶）。

按季度各建一行：工資報告所示稅額、從銀行扣走的金額、IRS 記入的金額及日期，以及稅表是否已提交。第一欄與第三欄之間的差額，表示有稅款未繳；第三欄的日期，決定罰款如何計算。

服務商是漏報了季度稅表，還是只漏了存款？

兩項都要查；它們是不同的過失，罰款也不同。帳戶記錄摘要會顯示每個季度是否已有 941 表入帳，以及入帳的付款有哪些。

未存款罰款的稅率，取決於款項到達 IRS 時遲了多久。各稅率不會疊加。

遲交稅表和遲繳款項的稅率來自 Publication 15。在兩者同時適用的月份，遲交稅表罰款會減去遲繳款項罰款。從徵稅意向通知（notice of intent to levy）發出後 10 天起，或在要求立即付款的催繳書下更早，遲繳款項的稅率升至每月 1%（26 U.S.C. 6651(d)）。稅款和罰款在繳清前，也都會繼續計算利息。

第三種過失是通知從未送到您手中。IRS 把信寄到它登記的地址；如果地址被改成了服務商的地址，請用 8822-B 表更新（Publication 15）。年度 940 表和 W-2 表也可能缺漏：見落後的工資稅和遲交的 W-2 表和 1099 表。

因為服務商的過失，IRS 能免除罰款嗎？

有時可以，但一般不是因為服務商的過失本身。IRS 表示，依賴稅務專業人士一般不是有效原因；它的內部手冊（供 IRS 人員使用的指引，不是法律）也指出，存款的責任不能轉託他人（IRS：合理原因；IRS 手冊 20.1.1）。手冊還指出，工資處理機構的延誤不能作為減免依據，這屬於處理機構與其客戶之間依合約處理的事（IRS 手冊 20.1.4）。

還有三條途徑：

前兩項看的是您的帳戶歷史，而不是誰造成了過失。它們要求：

• 在 前 3 年（12 個季度）內，每個期間都按時提交了同一種稅表，除非 IRS 記錄顯示某個期間無須提交；IRS 代您編製的稅表不算；
• 這些年度內沒有被收過罰款，或罰款後來因合理原因或 IRS 的錯誤而被撤銷；
• 就僱傭稅稅表而言，該期間內存款罰款的免除少於四次，並且罰款不是因為迴避 EFTPS 造成的。

自動減免還要求原始稅表在到期日後 3 年 內提交（IRS：行政罰款減免；IRS 程序更新）。已經以這種方式獲得減免的季度，之後不算作乾淨的季度，所以在連續漏繳的季度中，一般只涵蓋其中一個季度。如何申請：見落後的工資稅。

合理原因取決於事實：一般的業務謹慎和審慎、合規歷史、您多快糾正了問題，以及原因是否超出您的控制（IRS 手冊 20.1.1）。有用的事實包括：款項何時離開您的銀行、您如何監督服務商、您何時得知過失，以及之後多快完成存款或提交稅表。說明必須針對每筆被罰存款，寫明金額和日期，否則 IRS 視為沒有提出有效原因。若服務商準時從您的帳戶轉出款項，卻遲遲未匯給 IRS，手冊確實要求審查人員進行合理原因審查（IRS 手冊 20.1.4）。兩者都不是減免的承諾。

申請時，請帶著通知、罰款金額和您的理由致電通知上的號碼。罰款被免除時，其利息也一併免除，但稅款和稅款的利息不在內（IRS：合理原因）。如果您已經繳了罰款，在 843 表上提出退款申請，一般須在提交稅表後 3 年 內，或繳款後 2 年 內提出，以較晚者為準（IRS：843 表填表說明）。

我如何更正帳戶並繳清欠款？

先補齊申報並繳稅，因為減免申請建立在正確的帳戶之上。依序處理：

1. 補交缺少的資料。補交在您的號碼下從未提交的任何季度 941 表。用 941-X 表更正已提交稅表上的工資或稅額。如果只是納稅義務的日期或金額（第 2 部分或 Schedule B）有誤，不要為此提交 941-X 表；更正後的 Schedule B 可以減少存款罰款（IRS：941-X 表填表說明；IRS：Schedule B 填表說明）。如果稅表正確，只是缺少存款，就無須更正任何東西：把稅款繳上即可。
2. 用您自己的帳戶付款，可透過企業稅務帳戶、EFTPS 或 Direct Pay，都是免費的（IRS：存繳和申報僱傭稅）。IRS 一般先把存款用於該季度最近的納稅義務。收到存款罰款通知後，您可以在通知後 90 天 內，指定存款如何分配（Publication 15）。
3. 如果無法全額支付，先付能付的部分，並申請付款計劃；見企業稅款債務的付款計劃。沒有書面指示的部分付款，一般先用於雇主的份額。自願付款可以在付款時以書面指定，並針對指明的期間，用於預扣稅款（IRM 5.7.4）。
4. 讓帳簿與 IRS 帳戶一致。根據服務商報告建立的帳簿，可能把 IRS 從未收到的稅款顯示為已付。請按季度對帳工資稅負債；見清不掉的工資負債和工資會計分錄。
5. 如上所述申請罰款減免。

我可以檢舉工資服務商嗎？IRS 會怎麼處理投訴？

可以。提交 14157 表，即報稅員投訴。該表有「工資服務提供商」身份和「僱傭稅」投訴兩個選項，針對沒有全額或按時匯繳僱傭稅，或沒有準確或按時編製稅表的服務商。請附上服務協議；不要寄原始稅表或付款。表格說明請在 IRS.gov/SubmitATip 線上提交，IRS 表示對服務商的投訴會加快處理和調查（IRS：外包工資和第三方付款方）。

投訴不會修正您的帳戶。請回覆通知，或致電 800-829-4933（IRS：報稅員不當行為）。向服務商追回款項屬於合約事宜，不在 IRS 的處理範圍內。

專業雇主組織與工資服務有什麼不同？

有。差別在於誰承擔責任。認證專業雇主組織（CPEO）依合約同意接手您的部分或全部聯邦僱傭稅職責，只有經認證的組織才能把責任從您身上轉走，而且一般只限於其工作現場雇員（IRS：第三方安排對照表；IRS：CPEO 客戶）。

不在 IRS 認證名單上的專業雇主組織，不適用 CPEO 規則，所以不要以為它會承擔責任（IRS：CPEO 客戶；26 U.S.C. 3511）。

我要為未繳稅款承擔個人責任嗎？

這取決於企業的組織方式，以及誰控制了這筆錢。個人可能經由兩種方式被追究。

作為雇主。獨資經營者個人負責僱傭稅。單一成員 LLC 在僱傭稅方面屬於獨立實體，所以欠稅的是 LLC，而不是所有者本人。普通合夥人依州法一般要承擔合夥企業的債務，有限責任合夥則可能不同（IRS 手冊 5.17.7；IRS：單一成員 LLC）。

依信託基金追繳罰款。如果 IRS 無法立即從企業收回未繳的預扣稅款，故意不代收或不繳納該稅款的責任人，可能要承擔未繳信託基金稅款的 100%（26 U.S.C. 6672）：包括預扣的所得稅，以及雇員負擔的社會安全稅和醫療保險稅部分。雇主自己負擔的部分不在其中。IRS 列出，工資服務商及其責任人也在可能承擔責任的人員之列（IRS：信託基金追繳罰款）。誰算責任人、什麼叫故意，見信託基金追繳罰款。

對於得知服務商沒有存款的所有者來說，接下來怎麼做最重要。當企業無法繳稅時，卻用手頭的錢去付其他債權人，是故意的跡象；Notice 784 還把先付工資淨額而不繳稅款也算在內（IRS：Notice 784）。IRS 以函件提出罰款。從函件日期起，您有 60 天 的上訴期限；如果函件寄往美國境外的地址，則為 75 天。罰款評定後，IRS 可以登記留置權或查封個人資產。IRS 一般有 3 年 的時間評定罰款，從次年的 4 月 15 日 起算，或從實際提交日起算（以較晚者為準）；某期間的稅表未提交時，則沒有時間限制（IRM 5.7.3）。

今後我怎麼自己核查存款？

請自己核查；不要依賴服務商的報告。

1. 以您自己的雇主識別號碼登記 EFTPS，或使用您的企業稅務帳戶。如果是服務商替您登記的，請啟用查詢 PIN（Inquiry PIN）。
2. 每次發薪後，確認在存款到期日前已有金額正確的付款。IRS 把第一次漏繳或遲繳視為危險信號（IRS：外包工資職責）。
3. 每份 941 表提交前，把其調整後和不可退還抵免後的稅款總額（第 12 行），與該季度存款總額（第 13 行，可能包含前一季度結轉的多付款項）及您的 IRS 付款記錄比較；並檢查其納稅義務日期（第 2 部分或 Schedule B）與您的發薪日期相符（IRS：941 表填表說明；IRS：Schedule B 填表說明）。
4. 使用認證專業雇主組織（CPEO）時，存款以 CPEO 的號碼存入，其客戶在 EFTPS 中看不到；請向 CPEO 索取證明（IRS：CPEO 客戶）。

更換新的服務商時，見更換工資服務商。

舉例

這些舉例僅供說明，金額以美元計。

兩個季度只有扣款，沒有存款

一家餐廳 LLC 的工資公司每季度從其銀行帳戶扣走 $9,000 用於繳稅，卻兩個季度都沒有存入任何款項。IRS 寄來 $18,000 的帳單，另加罰款。銀行扣款證明錢已經離開；只有 IRS 帳戶才能顯示是否有任何款項到達，LLC 要為所有未繳的部分負責。假設每個季度 $9,000 中有 $6,000 是從雇員工資中預扣的。如果 LLC 無法付款，IRS 可以對它認定的、負有責任且故意的人評定信託基金追繳罰款；金額以預扣的部分計算，即 $12,000。雇主負擔的部分 $6,000 仍由 LLC 負責。

過期的訂閱

一家小公司的工資服務訂閱在三月到期，所有者以為稅表仍在提交。第二季度的稅表和存款都沒有辦理。公司補交缺少的稅表，用自己的帳戶存繳稅款，並申請罰款減免。IRS 一般不接受依賴他人提交和存款作為合理原因，所以減免可能取決於公司之前 3 年的記錄；如果它根本符合行政減免途徑的話。

遲了 20 天的存款

一筆 $6,000 的存款遲了 20 天才到 IRS。這超過 15 天，所以未存款罰款是 10%，即 $600，另加利息。公司以電話申請減免，或在 843 表上以書面寫明日期，並附上顯示款項何時離開其帳戶的銀行對帳單。

您的情況不同嗎？

• IRS 向您追討服務商本應繳納的稅款，您無法判斷哪些季度已經存繳，或涉及一個以上季度：每個季度付了多少、欠了多少，以及是否申請罰款減免、依據什麼理由，都取決於按季度重建的記錄。見記帳協助。
• 您的帳簿顯示工資稅已付，但 IRS 顯示有餘額，或服務商已經關閉、沒有留下報告：必須根據銀行對帳單和 IRS 記錄摘要重建每個季度，而不是根據服務商的報告。見記帳協助和清不掉的工資負債。
• 稅務官員要和您面談，或 IRS 提議對您個人處以罰款：見信託基金追繳罰款。
• 欠款超出企業的支付能力：見企業稅款債務的付款計劃。
• 您漏繳存款或漏報稅表，原因不在服務商：見落後的工資稅。
• 是您自己的記帳員或會計師造成了罰款：見記帳員的錯誤和罰款。
• 工資核算本身有誤：見更正工資錯誤。