年中更換工資服務商，W-2 表怎樣才不出錯

我可以在季度中途或年中更換工資服務商或公司嗎？

可以。更換日期沒有強制規定，而且一般仍由雇主，而非服務商，對工資稅負責（Publication 15 第 16 節）。更換日期決定需要移交多少歷史資料，因為稅表按日曆季度計算，存款按發薪日計算，W-2 表則按曆年計算。

最理想的日期是曆年的第一次發薪，或季度的第一天。如果 IRS 已書面通知您提交 944 表，則一份年度稅表涵蓋全年，季度各行不適用（Publication 15）。

每個發薪日只在一個系統中處理。聯邦稅款責任跟隨工資支付日（Publication 15），每份 W-2 表申報的是曆年內支付的工資（W-2 填表說明）。

出現以下情況，更換就不簡單：更換日期在季度中途、舊服務商不肯交出記錄、年初至今的合計數與已提交的稅表不符，或雇員在多個州工作。請在更換日期前收齊：每位雇員的年初至今工資登記表、已提交的稅表、存款記錄、預扣表格、州帳戶號碼和您的 EFTPS 登入資料。

我更換工資服務商期間，誰要對工資稅負責？

一般是您。工資服務商或申報代理（以 8655 表授權為您提交稅表和存款）使用您的雇主識別號碼（EIN）運作，不以雇主或雇主代理人的身份，對您的僱傭稅負責（Publication 15 第 16 節）。認證專業雇主組織一般單獨對它向工作場所雇員（worksite employees）支付的工資負責，但對它向其他工作者支付的工資，您和它可能都須負責；而以 2678 表授權的代理人，則與您共同承擔責任（IRS 第三方安排對照表）。

責任可能落到個人身上。獨資經營者個人須對僱傭稅負責，普通合夥人通常也須對合夥企業的債務負責（IRM 5.17.7）。在任何類型的企業中，負有責任的人如果故意不繳納已預扣的稅款，可能要繳納該稅款的 100%（26 U.S.C. 6672），而在企業無力繳稅時卻付款給其他債權人，則是故意的跡象（IRS）。IRS 一般有 3 年 的時間來評定這項罰款，期間自次年的 4 月 15 日 起算，或自實際提交日起算（以較晚者為準）；稅表未提交期間則沒有時限（IRM 5.7.3）。哪些人屬於責任人，見信託基金追繳罰款。

更換會留下三個缺口：

• 沒有人繳的存款。舊服務商最後幾個發薪日的存款，可能在其服務結束後才到期。
• 沒有人提交的稅表。兩家服務商各自可能以為對方會提交共用的季度稅表。
• 沒有人看到的通知。IRS 把通知寄到備案地址，並強烈建議雇主在備案中使用自己的地址，而不是服務商的地址（IRS：外包工資職責）。

請在確認舊服務商的最後一筆存款和稅表都完成之前，保留舊服務商的服務。如果舊服務商收了款卻沒有繳納，請見工資服務商沒有替您繳存稅款時怎麼辦。

除了價格和支援，比較新工資服務商時還應看什麼？

要比較誰提交、誰存款，以及每個帳戶用誰的名字。價格和支援，都不會改變您須繳稅的事實。請詢問：

• 它是否以您的雇主識別號碼，透過 EFTPS 提交稅表和存款？這樣您才能看到每一筆付款（Publication 15）。
• 如果它是申報代理，它是否書面告知您仍由您負責？申報代理必須在協議開始時說明，之後至少每季一次，並建議您登記 EFTPS（8655 表填表說明）。
• 它能否按雇員和按季度載入年初至今的合計數？更換季度的稅表、940 表、W-2 表和州稅表，又由誰提交？
• 它是認證專業雇主組織，還是以 2678 表授權的代理人？兩者各用自己的 EIN，所以責任和 W-2 表都不同（Publication 15 第 16 節）。兩種安排的差別，見沒有替您繳存稅款的工資服務商。

第一次設定，請見設定工資核算。

離開前，我要向舊工資服務商收齊哪些資料？

請在舊帳戶關閉前收齊工資記錄。這些是雇主的記錄，IRS 要求您保存僱傭稅記錄至少 四年（Publication 15）。保存什麼和如何保存，見工資記錄的保存期限。

如果舊服務商不肯交出記錄，請用每位雇員最後一張工資單、您已提交的 941 表和 940 表、您的 EFTPS 存款記錄，以及已提交稅表和付款的 IRS 記錄摘要，重建期初合計數（IRS：企業記錄摘要）。如果重建的工資和稅款與已提交的 941 表對不上，先不要載入；請先核對帳簿和稅表。

新工資服務商需要哪些年初至今的數字？從零開始會出什麼問題？

新服務商需要每位雇員從 1 月 1 日到舊服務商最後發薪日的合計數。當它以您的 EIN 提交時，工資上限和門檻會計入您在該年度支付的所有工資，無論由誰處理工資。如果您離開的是認證專業雇主組織，您被視為其繼任雇主，適用社會安全稅和 FUTA 的工資基數，所以它支付的工資也要計入（26 U.S.C. 3511(b)）。

如果新服務商要提交一個在更換前就已開始的季度，除了年初至今的合計數，它還需要該季度按發薪日列出的工資和稅款責任。第一次發薪前，請把期初合計數與舊服務商的最後登記表核對。已經錯誤徵收的稅款，更正方式見更正工資錯誤。

兩家服務商共用同一個季度時，941 表和稅款存款如何處理？

當服務商都以您的 EIN 提交時，企業每個季度只提交一份 941 表，涵蓋該季度支付的所有工資，不論由哪家服務商處理。Publication 15 說明，每個申報期間不得提交多於一份稅表，也不得在一份 941 表上申報多於一個季度（Publication 15）。每份 941 表的截止日為 每個季度後第一個月的最後一天，所以舊服務商的最後一個季度，在更換日期之後仍可能到期。

• 存款時間表由您決定。請把您原有的按月或每半週存款時間表交給新服務商；如何確定時間表，見設定工資核算。
• 稅款責任記錄必須涵蓋兩家服務商。除非本季度或上一季度的第 12 行低於 $2,500，且沒有適用次日存款，否則第 12 行的總稅款必須等於第 16 行（按月存款人）或 Schedule B（每半週存款人）的總責任。第 13 行的存款總額，計入任何一家服務商做的每一筆存款。如果稅款責任記錄漏掉舊服務商的發薪日，第 12 行就對不上，存款也可能不被視為準時（941 表填表說明）。
• 940 表是一份年度稅表，截止日為 工資所屬年度次年的 1 月 31 日。每位雇員的前 $7,000 工資，在兩家服務商之間合併計算。
• 8655 表按期間生效。申報代理提交稅表的授權，由季度稅表所列的季度，或 940 表等年度稅表所列的年度開始；存款授權則從某個月份開始（8655 表填表說明）。

聯邦規定把 941 表的責任放在雇主身上，沒有說明共用的季度由哪家服務商提交，也沒有說明一個月的存款如何在兩家服務商之間劃分。誰提交，就需要另一家服務商按發薪日列出的工資和稅款責任，所以應選擇最能可靠取得這些記錄的一方。請在更換日期前以書面約定：誰提交更換季度的 941 表；每家服務商負責哪些發薪日的存款，包括更換前的最後幾個；舊服務商如何交出按發薪日列出的工資和稅款責任；以及誰提交 W-2 表和 940 表。有關漏繳存款或漏交稅表，請見拖欠工資稅。

年中更換後，誰來發出 W-2 表？

請安排每位雇員只有一份顯示全年工資的 W-2 表，並在更換日期前以書面約定由哪家服務商發出。雇主必須向每位雇員提供 W-2 表，並提交 W-2 表和 W-3 表，即使由服務商代辦也一樣。兩者的截止日都是 2027 年 2 月 1 日（W-2 填表說明）。

W-2 表申報的是曆年內支付的工資，所以一位雇員的各份表格合起來必須顯示全年，而不只是更換後的月份。填表說明允許為雇員另開第二份 W-2 表，例如用於額外的 12 欄代碼或其他報酬，且只顯示第一份表格上沒有的項目，並說明同一筆稅務資料不得在多份 Copy A 上重複申報。說明中沒有提到把一年的工資分拆到兩份表格上。如果兩家服務商都要發出表格，請在任何一方提交之前，約定如何對照 941 表一起核對，避免重複申報或漏報。發出 W-2 表的服務商，需要該年度每個發薪日的資料，可以自己處理或透過年初至今的載入取得，其 W-3 表也應與 941 表相符（見下文的核對）。

W-2 表和 W-3 表上的名稱和 EIN，應與為該企業提交的 941 表相同；今年在 941 表上使用過的其他 EIN，須填入 W-3 表的 h 欄。如果認證專業雇主組織或以 2678 表授權的代理人，也以自己的 EIN 向雇員支付過工資，則各自就其支付的工資提交 941 表並發出 W-2 表（Publication 15 第 16 節；IRS 第三方安排對照表）。

更換工資服務商時，要向 IRS 變更什麼？

四件事：申報代理授權、您的 EFTPS 權限、備案地址，以及您查看帳戶的方式。

我的州預扣稅帳戶和失業保險帳戶會怎樣？

這些帳戶一般屬於您的企業，所以更換只改變由誰申報和繳納，不改變誰欠稅。各州各自運作失業保險計劃和稅制（DOL），並各自訂定工資基數和稅率（DOL）。

請把每個州的預扣稅和失業保險帳戶號碼、核定的失業稅稅率、年初至今的州應稅工資和申報頻率交給新服務商。州應稅工資要與 FUTA 工資分開記錄，因為兩者的基數可能不同。請查看各州機關對授權工資代理的規定；各州不同，本頁不涵蓋。

足額繳納州稅、在 940 表截止日前繳納且按相同工資計算，是取得 FUTA 最高抵免的條件（IRS：Topic 759），所以在更換期間，請讓州稅付款準時並按正確的工資繳納。加州請見加州工資稅和 EDD 設定。其他州的雇員，請見其他州的雇員。

我怎樣確認更換成功？

在四個時間點，把新服務商的報告與舊報告和 IRS 帳戶對照。

還要確認沒有任何雇員的社會安全稅工資超過 $184,500，並確認每位雇員的 W-2 表（或多份 W-2 表合計）把每項年初至今的合計數只顯示一次。請保留您的核對記錄及任何差異的原因，以備 IRS 或社會安全局查詢。提交後，帳戶記錄摘要會顯示已入帳的付款和稅表，IRS 也會把 941 表與送交社會安全局的 W-2 資料比對（IRS：企業記錄摘要）。

怎樣把更換反映在帳簿中，又不重複記錄一個季度？

每個發薪日只記錄一次，以處理該次發薪的服務商為準。把新服務商的年初至今載入，視為期初合計數，而不是發薪記錄。

1. 舊服務商的每次發薪，按其登記表記帳，直到其最後發薪日。
2. 新服務商的每次發薪，按其登記表記帳，從其第一個發薪日開始。
3. 如果較早的月份已入帳，不要再把年初至今的數字入帳一次：用年初至今報表做的會計分錄，會重複這些數字。如果從未入帳，舊服務商的登記表就是資料來源。
4. 從更換日期起，把帳簿中來自服務商的資料同步改為連接新服務商。
5. 季度末，把工資負債帳戶與 941 表和 EFTPS 付款核對。餘額剛好等於一家服務商一個季度的數字，可能表示某個季度被輸入兩次或被漏掉。

會計分錄見工資會計分錄。無法結清的餘額，見結不清的工資負債。

舉例

以下例子僅作說明，所有金額均以美元計。

在季度第一天轉換

一家有六名雇員的麵包店在 7 月 1 日更換服務商。新服務商載入每位雇員 1 月至 6 月的工資、預扣稅，以及社會安全稅、醫療保險稅和 FUTA 工資。舊服務商仍提交第二季度的 941 表，截止日為 7 月 31 日。第三季度的 941 表只涵蓋新服務商的發薪，而每份 W-2 表都顯示全年，因為新服務商是從舊的合計數開始的。

季度中途更換

一位 S 公司所有者到 8 月 15 日（更換日期）已領取 $70,000 薪金，舊服務商的數字顯示 $7,000 的 FUTA 工資基數已經用完。第三季度從 7 月 1 日開始，所以其 941 表必須包括舊服務商 7 月和 8 月初的發薪。兩家服務商約定由新服務商提交，舊服務商按發薪日交出稅款責任。如果讓所有者從零開始，W-2 表只會顯示 8 月 15 日之後的工資，合計數與 941 表不符。新服務商還會對前 $7,000 再次徵收 FUTA，按 0.6% 的淨稅率約為 $42（在抵減額縮減州更多）。

最後一筆存款看起來遲了

一位店主要離開一家服務商，該服務商的最後一筆存款看起來遲了。她在更換日期前，以自己的名義登記了 EFTPS，PIN 在五至七個工作日內郵寄到達。關閉舊帳戶前，她把付款記錄與她的時間表所要求的存款核對。每筆存款都在，但最後一筆比到期日晚兩天入帳。她記下日期和金額，並保留舊帳戶，直到最後一份稅表提交為止。

您的情況不同？

• 您在季度中途或月中離開、舊服務商漏交稅表或不肯交出記錄，或年初至今的合計數將與 W-2 表或新服務商的第一份登記表不符：誰提交共用的季度、年初至今的載入如何建立，以及工資如何入帳而不重複一個季度，全都取決於舊服務商的記錄。請見記帳協助。
• 您已經更換，但帳簿中的工資負債帳戶與 941 表或 EFTPS 付款不符，或某個季度看起來被輸入兩次或漏掉：處理從兩家服務商的登記表和 IRS 帳戶入手。請見記帳協助和結不清的工資負債。
• 舊服務商收了款卻沒有存入，或安排屬於專業雇主組織，或以 2678 表授權的代理人：請見沒有替您繳存稅款的工資服務商，其中也比較了各種安排。
• 您漏繳存款或漏交稅表、收到罰款通知，或 IRS 人員要就欠繳工資稅與您會面：請見拖欠工資稅和信託基金追繳罰款。
• 已提交的稅表或 W-2 表金額有誤：請見更正工資錯誤。
• 您從服務商改為自己處理工資，或相反：請見自己處理工資。
• 工資包括 S 公司所有者的薪金：請見S 公司所有者薪金。
• 雇員在加州或多個州工作：請見加州工資稅和 EDD 設定和其他州的雇員。