QuickBooks entwachsen: Mehrere Gesellschaften, Standorte, ERP

Reicht QuickBooks noch, oder sind Sie herausgewachsen?

Der Umsatz allein entscheidet es nicht. In den meisten Fällen lässt Ihnen der IRS die Wahl, ein Buchführungssystem zu verwenden, das zu Ihrem Unternehmen passt und Ihre Einnahmen und Ausgaben klar zeigt, und keine Steuerregel legt eine Umsatzhöhe fest, ab der ein ERP (Enterprise-Resource-Planning-System) Pflicht wird. Sie sind QuickBooks entwachsen, wenn sich das Unternehmen darum herum so verändert hat, dass die Datei nicht mehr mitkommt, oder wenn die Bücher darin nicht mehr verlässlich sind.

Der Fall ist nicht einfach, wenn eine dieser Aussagen zutrifft:

• Zwei oder mehr Gesellschaften leihen sich Geld, vermieten aneinander oder zahlen einander.
• Mehrere Standorte oder Abteilungen brauchen eigene Ergebnisse.
• Der Warenbestand liegt an mehr als einem Ort, oder seine Kosten lassen sich schwer mit der Bilanz abstimmen.
• Viele Personen erfassen, genehmigen oder bezahlen, und Sie müssen steuern, wer was ändern darf.
• Ein Kreditgeber, Investor oder Käufer verlangt Abschlüsse, die Ihre Datei nicht liefern kann.

Jeder dieser Punkte hat mehr als eine Lösung: die Bücher bereinigen, ein höherer Tarif, getrennte Bücher für jede Gesellschaft, ein Zusatzwerkzeug oder ein neues System. Treffen zwei oder mehr zu oder stimmen Ihre Konten nicht ab, erfordert die Wahl der Lösung eine Prüfung der Bücher gegen Ihre eingereichten Steuererklärungen. Das ist Arbeit für einen CPA oder Buchhalter, kein Softwarevergleich. Stellen Sie zuerst die Punkte der Liste am Ende dieser Seite zusammen.

Was verlangt der IRS von jedem Buchführungssystem?

Der IRS verlangt Aufzeichnungen, die die Steuererklärung stützen, kein bestimmtes Produkt. Jedes System funktioniert, wenn es diese Punkte erfüllt (Publication 583).

Bei einer umfassenden Prüfung, etwa einer, die das Bruttoeinkommen verifiziert, wird der Prüfer voraussichtlich die Sicherungsdatei der Buchhaltungssoftware verlangen, und Prüfer bewerten die internen Kontrollen des Steuerpflichtigen. Der IRS sagt, eine neue Datei, die durch erneutes Erfassen der Buchungen entsteht, sei keine Kopie der ursprünglichen Bücher und erfülle diese Anforderung nicht (IRS-FAQ zu elektronischen Buchhaltungsunterlagen). Bewahren Sie die alte Datei vollständig auf, damit Sie sie weiterhin vorlegen können, und prüfen Sie, ob Ihr CPA aus jedem System, das Sie in Betracht ziehen, eine Saldenliste und eine vollständige Sicherung exportieren kann.

Woran erkennen Sie, dass Sie QuickBooks entwachsen sind: mehrere Gesellschaften, Standorte, Warenbestand oder Nutzer?

Eine Datei wächst an der Struktur heraus, nicht am Umsatzvolumen: Gesellschaften, Standorte, Lagerorte, Nutzer oder Berichtsanforderungen. Prüfen Sie jedes Anzeichen daran, was das System leisten muss.

Muss ein Unternehmen dieser Größe periodengerecht buchen?

Meist nicht. Ein Umsatz im niedrigen Millionenbereich erzwingt die periodengerechte Methode nicht von selbst, aber Rechtsform, zusammengerechnete Einnahmen und Warenbestand können es. Abschnitt 448 schließt die Zufluss-Abfluss-Methode grundsätzlich für eine C Corporation, für eine Personengesellschaft mit einer C Corporation als Gesellschafter und für ein Steuersparmodell (Tax Shelter) aus. Eine C Corporation oder eine solche Personengesellschaft darf die Zufluss-Abfluss-Methode weiter verwenden, solange ihre durchschnittlichen jährlichen Bruttoeinnahmen der 3 vorangegangenen Steuerjahre $32.000.000 oder weniger betragen (Rev. Proc. 2025-32). Eine S Corporation, eine Personengesellschaft ohne Gesellschafter in Form einer C Corporation und ein Einzelunternehmer fallen nicht unter diesen Ausschluss, es sei denn, die Einheit ist ein Steuersparmodell. Ein Umsatz im niedrigen Millionenbereich liegt weit unter der Grenze, aber die Einnahmen von Unternehmen, die als ein einziger Arbeitgeber gelten, werden zusammengerechnet; prüfen Sie daher die Summe der Gruppe (Publication 538).

Ein Steuersparmodell (Tax Shelter) umfasst nach dieser Regel jede Einheit außer einer C Corporation, die entweder mehr als 35 % ihrer Verluste an Kommanditisten oder an Eigentümer zuweist, die sie nicht aktiv leiten (ein Syndikat), oder deren Anteile in einem Angebot angeboten wurden, das bei einer Wertpapieraufsicht registriert sein musste. Anteile eines Eigentümers, der die Einheit aktiv leitet, oder seines Ehepartners, seiner Kinder, Enkel oder Eltern zählen für diesen Anteil nicht mit, und einige andere Beteiligungen sind ebenfalls ausgenommen. Ein Steuersparmodell darf die Zufluss-Abfluss-Methode grundsätzlich bei keiner Größe verwenden. Eine Personengesellschaft oder S Corporation kann unwiderruflich wählen, die Verlustzuweisungen des Vorjahres statt des laufenden Jahres zu testen, indem sie ihrer rechtzeitig eingereichten ursprünglichen Erklärung, Fristverlängerungen eingeschlossen, eine Erklärung beifügt; die Einheit wählt, nicht ihre Eigentümer (Reg. 1.448-2(b)(2)(iii)). Lassen Sie Ihren CPA das prüfen, wenn Sie passive Investoren haben (Abschnitt 448(d)(3), Abschnitt 461(i)(3), Abschnitt 1256(e)(3)).

Der Warenbestand ist die andere Regel, die die periodengerechte Methode erzwingen kann. Ist ein Warenbestand nötig, um die Einkünfte zu zeigen, muss das Unternehmen für Einkäufe und Verkäufe eine periodengerechte Methode verwenden, es sei denn, es ist ein Small Business Taxpayer (kleiner Steuerpflichtiger): durchschnittliche jährliche Bruttoeinnahmen von $32.000.000 oder weniger in den 3 vorangegangenen Steuerjahren, zusammengerechnet mit jeder Gruppe, die als ein einziger Arbeitgeber gilt, und kein Steuersparmodell. Ein Small Business Taxpayer darf auf eine förmliche Bestandsbuchhaltung verzichten, aber seine Bestandsmethode muss die Einkünfte weiterhin klar widerspiegeln (Abschnitt 471(c); Publication 538).

Die Methode in der Steuererklärung folgt der Methode, nach der die Bücher geführt werden (Abschnitt 446(a)), und Ihre Buchhaltung muss eine Abstimmung jeder Abweichung zwischen Büchern und Steuererklärung enthalten (Reg. 1.446-1(a)(4)). Ein Kreditgeber oder Investor kann also Abschlüsse nach der periodengerechten Methode verlangen, während ein berechtigtes Unternehmen seine Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode führt; die Abstimmung verbindet beides. Ob diese Einrichtung zu Ihren Büchern passt oder auch die Steuererklärung geändert werden sollte, hängt von den Tatsachen ab; klären Sie das mit Ihrem CPA, bevor Sie eines von beidem ändern. Eine Änderung der Methode der Steuererklärung braucht die Zustimmung des IRS, beantragt mit Form 3115; bei einer automatischen Änderung wird das Original der Form mit der rechtzeitig eingereichten Erklärung für das Jahr der Änderung eingereicht, Fristverlängerungen eingeschlossen (Anleitung). Welche Änderungen automatisch sind, steht in von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Buchhaltung wechseln.

Liegt das Problem an QuickBooks oder an den Büchern?

Würden dieselben Fehler Sie in ein neues System begleiten, liegt das Problem bei den Büchern. Anzeichen dafür, dass es die Bücher sind:

• Bank-, Karten- oder Darlehenskonten sind nicht mit den Kontoauszügen abgestimmt. Der IRS rät, Ihr Girokonto jeden Monat abzustimmen.
• Salden stehen ohne Erklärung auf Interims-, nicht kategorisierten oder Eigentümerkonten.
• Die Bücher zum Jahresende der zuletzt eingereichten Erklärung stimmen nicht mit Schedule L dieser Erklärung überein, und niemand kann die Differenz erklären.
• Der Abschluss dauert Wochen wegen Aufräumarbeiten, nicht wegen des Volumens.
• Private und geschäftliche Ausgaben sind vermischt, oder Geld zwischen Gesellschaften ist nicht erfasst.

Trifft das zu, sollten Sie es meist vor einem Wechsel beheben: Ungeklärte Fehler wandern in die neue Datei, wo sie schwerer zu finden sein können. Reicht die Bereinigung mehr als ein paar Monate zurück oder betrifft sie mehrere Gesellschaften, braucht es meist einen Buchhalter oder CPA; siehe überfällige Buchhaltung nachholen. Wie Sie zwischen der Reparatur der alten Datei und einem Neuanfang entscheiden, steht in Buchhaltung bereinigen oder neu beginnen und bei einem kleinen Unternehmen sieht die Bilanz falsch aus.

Was erwarten Kreditgeber, Investoren oder Käufer von den Büchern?

Jeder stellt seine eigene Anforderung, und das Steuerrecht stellt keine davon. Der IRS merkt an, dass Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen Ihnen im Umgang mit Bank oder Gläubigern helfen können, aber Format, Zeitraum, Grundlage und eine etwaige Beteiligung eines CPA ergeben sich aus dem Kreditvertrag, dem Term Sheet oder dem Kaufangebot. Lassen Sie sich die Liste schriftlich geben, bevor Sie ein System wählen.

Wann brauchen Sie ein ERP statt eines höheren Tarifs oder eines besseren Abschlusses?

Unternehmen ziehen ein ERP meist in Betracht, wenn mehrere Lücken zugleich bestehen und die Bücher sauber genug für einen Wechsel sind. Keine Steuerregel und keine amtliche Quelle legt das fest; die Tabelle zeigt gängige Wege, und der richtige hängt von Ihren Tatsachen ab. Eine einzelne Lücke lässt sich oft ohne neues System schließen.

Ein später Abschluss oder Berichte, denen niemand traut, deuten meist auf die Bücher hin, nicht auf die Software. Ein Test: Könnten Sie einem CPA heute eine abgestimmte Saldenliste für das letzte Monatsende geben? Wenn nicht, brauchen Sie einen Buchhalter oder Controller, der den Abschluss, die Abstimmungen und die Freigaben verantwortet; Software unterstützt diese Aufgaben, erledigt sie aber nicht. Siehe Buchhaltung selbst machen oder einen Buchhalter einstellen. Für eine leichtere Änderung siehe QuickBooks oder Xero und Software, die Ihr Buchhaltungsexperte unterstützt.

Was muss an den Büchern stimmen, bevor Sie wechseln?

Die Bücher müssen zum Umstellungsstichtag mit Ihren Kontoauszügen abgestimmt und zum Jahresende mit der zuletzt eingereichten Steuererklärung abgeglichen sein. Gehen Sie diese Liste für jede Gesellschaft durch:

1. Stimmen Sie jedes Bank-, Karten- und Darlehenskonto bis zum Umstellungsstichtag mit dem Kontoauszug ab.
2. Lösen Sie Interims- und nicht kategorisierte Salden auf, und sorgen Sie dafür, dass die Listen der Forderungen und Verbindlichkeiten zur Bilanz passen.
3. Zählen Sie den Warenbestand und stimmen Sie die Zählung mit der Bilanz ab.
4. Gleichen Sie die Salden zwischen Ihren Gesellschaften auf beiden Seiten ab.
5. Gleichen Sie die Bücher zum Jahresende der zuletzt eingereichten Erklärung mit dieser Erklärung ab und schreiben Sie sie dann bis zum Umstellungsstichtag fort. Die Bilanz in Schedule L der Forms 1120, 1120-S und 1065 zeigt die Salden zu Beginn und Ende des Steuerjahres und sollte mit den Büchern der Einheit übereinstimmen. Eine Einheit mit Einnahmen in Millionenhöhe füllt Schedule L aus. Schedule C eines Einzelunternehmers hat keine Bilanz; gleichen Sie stattdessen die Summen der Einkünfte und Ausgaben ab.
6. Gleichen Sie die Verbindlichkeiten aus Lohnsteuer und Sales Tax mit den eingereichten Erklärungen und den geleisteten Einzahlungen ab.
7. Sperren Sie abgeschlossene Perioden, damit sich die Historie nicht ändern lässt. Siehe Sperrdatum nach Einreichung der Steuern.

Eine Differenz, die Sie nicht erklären können, ist ein Grund, sie vor dem Wechsel zu beheben, nicht danach. Zum Ablauf siehe Eröffnungssalden nach Wechsel der Buchhaltung.

Wie viel Historie sollte übernommen werden, und womit muss das neue System abgestimmt sein?

Übernehmen Sie Eröffnungssalden zu einem sauberen Monats- oder Jahresende, dazu die früheren Perioden, die Vergleichsberichte für Kreditgeber oder Investoren brauchen. Behalten Sie die alte Datei vollständig. Zum Umstellungsstichtag und dazu, was mitgenommen wird, siehe Buchhaltungssoftware mitten im Jahr wechseln.

Bewahren Sie die Originaldaten auf, bis die Verjährungsfrist für die Steuererklärungen abläuft, die sie stützen (Publication 583). Bewahren Sie Unterlagen zu Vermögenswerten auf, bis die Verjährungsfrist für das Jahr einer steuerpflichtigen Veräußerung abläuft; so lange sollten Sie also Einzelheiten zu Anlagegütern und Abschreibungen behalten. Bei Vermögen, das in einem steuerfreien Tausch erworben wurde, bewahren Sie die Unterlagen zum alten und zum neuen Vermögenswert auf, bis die Frist für die steuerpflichtige Veräußerung des neuen Vermögenswerts abläuft. Bewahren Sie Unterlagen zur Lohnsteuer mindestens vier Jahre nach Fälligkeit oder Zahlung der Steuer auf, je nachdem, was später eintritt. Siehe wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind und Unterlagen, die Sie bei der Kündigung von QuickBooks aufbewahren sollten. Der IRS sagt, Einzelheiten abgeschlossener Jahre vor den geprüften Jahren dürften verdichtet werden, wenn sie keine Geschäftsvorfälle enthalten, die diese Jahre berühren; verdichtete Daten sind aber für ein Jahr unter Prüfung nicht zulässig (IRS-FAQ).

Was sollten Sie zusammenstellen, bevor Sie ein System wählen?

Stellen Sie dies zusammen, bevor Sie Systeme vergleichen oder mit einem Buchhaltungsexperten sprechen.

• Jede Gesellschaft: rechtlicher Name, Eigentümer und die Art der Steuererklärung, die sie einreicht.
• Darlehen, Mieten und andere Vereinbarungen zwischen Gesellschaften, mit dem Saldo, den jede Seite ausweist.
• Die Standorte und Abteilungen, für die Sie Ergebnisse brauchen.
• Bestandszählungen und wo der Bestand lagert.
• Die letzten zwei eingereichten Steuererklärungen jeder Gesellschaft.
• Schriftliche Anforderungen von Kreditgebern, Investoren oder Käufern.
• Eine Liste der Nutzer, was jeder tut und wer genehmigt und bezahlt.
• Eine Saldenliste und Bankabstimmungen für jede Gesellschaft zum letzten Monatsende.
• Die Berichte, die Sie jeden Monat brauchen, und wie schnell nach Monatsende.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Die Beträge sind in US-Dollar.

Drei Standorte, eine LLC

Ein Dienstleistungsunternehmen mit einer LLC und US$4 Millionen Umsatz betreibt drei Standorte, und die Eigentümer wollen den Gewinn je Standort sehen. Der Bedarf ist die Verfolgung des Gewinns je Standort; viele Systeme leisten das mit Standorten oder Klassen innerhalb einer Unternehmensdatei. Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Methode ändert daran nichts. Die erste Prüfung ist, ob die Grenze für Klassen und Standorte des Tarifs drei Standorte plus etwaige Abteilungen abdeckt. Ein höherer Tarif, ein straffer Abschluss oder beides kann die Lösung sein, kein ERP.

Eine S Corporation und zwei LLCs, denen die Gebäude gehören

Eine operative S Corporation und zwei LLCs, denen ihre Gebäude gehören, haben zusammen US$3 Millionen Umsatz. Die LLCs berechnen Miete, und zwischen den dreien fließen Darlehen. Jede Gesellschaft, die ein eigenes Unternehmen ist, führt einen eigenen vollständigen Satz an Büchern, und reicht eine davon eine eigene Steuererklärung ein, sollte ihre Bilanz mit diesen Büchern übereinstimmen. Der Kreditgeber will eine zusammengefasste Sicht. Eine gängige Einrichtung ist ein eigener Satz an Büchern für jede Gesellschaft plus ein zusammengefasster Bericht. Ein ERP kommt ins Spiel, wenn die Gruppe weitere Gesellschaften aufnimmt oder das Zusammenfassen aufwendig wird.

Ein Großhändler mit Ware in zwei Lagern

Ein Großhändler hat US$5 Millionen Umsatz und US$800.000 Warenbestand in zwei Lagern. Nicht das Umsatzvolumen ist das Problem, sondern der Warenbestand. Der Test ist, ob das System Menge und Kosten je Lager führt und ob Zählungen zur Bilanz passen. Wenn nicht, kommen ein mit den Büchern verbundenes Lagerwerkzeug oder ein ERP infrage. Ist er kein Steuersparmodell und liegen seine durchschnittlichen Einnahmen der 3 vorangegangenen Jahre, mit jeder verbundenen Gruppe, unter der Grenze für kleine Unternehmen, kann er den Warenbestand möglicherweise als nicht nebensächliches Material und Vorräte behandeln oder seinem maßgeblichen Jahresabschluss oder, falls er keinen hat, seinen Büchern folgen. Was gilt, ist eine steuerliche Wahl für den CPA und ersetzt die Zählungen nicht.

Anders in Ihrem Fall?

• Zwei oder mehr Gesellschaften machen miteinander Geschäfte, der Warenbestand wächst, oder ein Kreditgeber, Investor oder Käufer verlangt Abschlüsse, die Ihre Datei nicht liefern kann: Die Wahl zwischen Bereinigen, Aufteilen in getrennte Bücher oder Migrieren braucht fachliches Urteil, auch dazu, womit die neuen Bücher vor der Umstellung in den eingereichten Steuererklärungen abgestimmt sein müssen. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie sind unsicher, ob ein zweites Unternehmen in dieselbe Gesellschaft gehört: Siehe mehr als ein Unternehmen betreiben und Buchhaltung für mehrere Unternehmen.
• Ihre Buchhaltung ist im Rückstand oder stimmt nicht ab: Beginnen Sie mit der Checkliste für den Monatsabschluss und überfällige Buchhaltung nachholen, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, wenn die Lücken mehrere Jahre umfassen.
• Sie wollen ein anderes Produkt oder wechseln die Software mitten im Jahr: Siehe QuickBooks oder Xero, Software, die Ihr Buchhaltungsexperte unterstützt und Buchhaltungssoftware mitten im Jahr wechseln.
• Sie nutzen QuickBooks Desktop, und die Einstellung oder das Abonnement ist der Grund Ihrer Suche: Siehe QuickBooks Desktop wird eingestellt.
• Sie verkaufen oder führen Konten in mehr als einer Währung oder haben eine ausländische Gesellschaft: Diese Seite behandelt keine Bücher in mehreren Währungen oder grenzüberschreitende Bücher. Siehe Wise- und Stripe-Salden in mehreren Währungen in der Buchhaltung und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.