Buchhaltung selbst führen oder Buchhalter beauftragen (USA)

Kann ich die Buchhaltung mit Software selbst erledigen, oder brauche ich einen Buchhalter?

Sie können die Buchhaltung selbst führen, wenn Sie jeden Geschäftsvorfall belegen und einordnen, Ihre Bank- und Kartenkonten abstimmen und fristgerecht die Zahlen für die erforderlichen Steuererklärungen liefern können. Software erfasst, was Sie eingeben; Sie müssen weiterhin prüfen, ob die Aufzeichnungen vollständig und richtig sind. Geraten Abstimmungen oder Berichte in Rückstand, kann ein Buchhalter die laufende Arbeit übernehmen. Klären Sie Fragen zu Steuermethode, Warenbestand oder Einreichung mit einer qualifizierten Steuerfachperson (IRS: Publication 583).

Was verlangt der IRS von meiner Buchhaltung?

Ihre Buchhaltung muss die Einnahmen und Ausgaben zeigen, die hinter Ihren Steuererklärungen stehen, und Sie müssen Belege aufbewahren, die die Einträge stützen. Das Bundesrecht verlangt Aufzeichnungen, die ausreichen, um Ihre Steuerschuld nachzuweisen; der IRS lässt Ihnen in der Regel die Wahl des Systems, auch elektronisch, wenn es Einnahmen und Ausgaben klar ausweist (26 USC 6001; IRS: Publication 583). Ein Software-Abonnement liefert keine fehlenden Belege und entscheidet nicht, ob eine Zahlung Lohn, Warenbestand, ein Anlagegut oder eine Entnahme des Eigentümers ist.

Bewahren Sie Rechnungen oder Verkaufsberichte, Bank- und Kartenauszüge, Ausgabenbelege, Darlehensunterlagen und Unterlagen zu Betriebsvermögen auf. Ordnen Sie sie den Einträgen in der Buchhaltung zu. Eine Bankeinzahlung allein zeigt möglicherweise nicht, ob das Geld ein Verkauf, ein Darlehen oder eine Einlage des Eigentümers war; eine Kartenabbuchung allein belegt möglicherweise nicht ihren betrieblichen Zweck. Nach Angabe des IRS sind Unterlagen zu Posten der Steuererklärung aufzubewahren, bis die jeweilige Festsetzungsfrist abläuft; für manche Unterlagen und Vermögenswerte gelten längere Fristen (IRS: Publication 583; IRS: Wie lange sollte ich Unterlagen aufbewahren?).

Eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft braucht eine eigene Buchhaltung für das Unternehmen, getrennt von den privaten Finanzen jedes Eigentümers. Eine Personengesellschaft reicht eine eigene Informationserklärung ein, obwohl ihr Einkommen in der Regel an die Gesellschafter durchgereicht wird; auch eine Kapitalgesellschaft hat ihre eigene Steuererklärung (IRS: Publication 583). Welche Formulare ein Rechtsträger einreicht, lesen Sie unter Welche Steuererklärungen Ihr Unternehmen einreicht.

Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA: Wer kann meine Steuererklärung erstellen und mich gegenüber dem IRS vertreten?

Die Transaktionsunterlagen kann jeder führen. Die entgeltliche Erstellung einer Bundessteuererklärung und die Vertretung vor dem IRS sind getrennte Aufgaben: Ein bezahlter Ersteller braucht eine IRS-Steuernummer für Ersteller von Steuererklärungen (PTIN), während CPAs, Enrolled Agents und Rechtsanwälte unbeschränkte Vertretungsrechte beim IRS haben (IRS: Qualifikationen von Erstellern).

Manche Ersteller ohne diese Qualifikationen haben eingeschränkte Rechte für Steuererklärungen, die sie selbst erstellt und unterschrieben haben; andere haben keine Vertretungsrechte (IRS: Qualifikationen von Erstellern). Die Berufsbezeichnung Buchhalter allein sagt nicht, welche Steuererklärungen oder Vertretungsleistungen die Person übernehmen darf.

Brauche ich ein eigenes Geschäftskonto?

Die bundesrechtliche Aufbewahrungspflicht verlangt selbst kein eigenes Bankkonto, aber der IRS empfiehlt eines und rät, es nur geschäftlich zu nutzen. Getrennte Transaktionen erleichtern es, Einnahmen, Ausgaben und Überweisungen an Eigentümer nachzuvollziehen und das Konto mit der Buchhaltung abzustimmen (IRS: Publication 583).

Wenn private und betriebliche Zahlungen gemischt sind, stellen Sie bei jeder Zahlung fest, ob sie privat oder betrieblich ist, bevor Sie sie einordnen. Ein privater Einkauf, der vom Geschäftskonto bezahlt wird, ist nicht automatisch als Betriebsausgabe abziehbar. Bei einer Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft brauchen Überweisungen an Eigentümer in der Buchhaltung des Unternehmens eine eigene Einordnung; zu den Entnahmen eines LLC-Eigentümers lesen Sie Sich selbst bezahlen.

Cash oder Accrual: Welche Methode nutzt meine Buchhaltung?

Verwenden Sie eine zulässige Steuermethode, die das Einkommen klar widerspiegelt. Ihre betriebliche Buchhaltung darf eine andere Methode nutzen, wenn Sie sie auf die Steuererklärung überleiten können (IRS: Anleitung zu Schedule M-3 für Form 1065). Prüfen Sie die Methode in einer bestehenden Steuererklärung, bevor Sie ändern, wie Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. Die erste eingereichte Steuererklärung legt die Steuermethode in der Regel fest; ein späterer Wechsel erfordert in der Regel die Genehmigung des IRS, oft über Form 3115 (IRS: Publication 538).

Eine unbezahlte Kundenrechnung ist Geld, das dem Unternehmen geschuldet wird; eine unbezahlte Lieferantenrechnung ist Geld, das das Unternehmen schuldet. Cash-Methode und Accrual-Methode erfassen diese Beträge in der Regel zu unterschiedlichen Zeitpunkten.

Das sind Regeln zum Zeitpunkt der Erfassung, keine Erlaubnis, Rechnungen auszulassen. Manche Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften mit Kapitalgesellschaften als Gesellschaftern unterliegen Beschränkungen bei der Cash-Methode, mit einer Ausnahme für kleine Unternehmen; auch Warenbestand kann die Methode für Einkäufe und Verkäufe verändern (IRS: Publication 538).

Braucht mein Unternehmen eine Bilanz in der Steuererklärung?

Der Schedule C eines Einzelunternehmers enthält keine Bilanz auf Schedule L. Steuererklärungen von Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften können Schedule L verlangen, der Aktiva, Passiva und Eigenkapital der Eigentümer aus der Buchhaltung zu Beginn und Ende des Jahres ausweist (IRS: Anleitung zu Schedule C; IRS: Anleitung zu Form 1065; IRS: Anleitung zu Form 1120-S; IRS: Anleitung zu Form 1120).

Prüfen Sie die Frage zur Befreiung für kleine Unternehmen in der Steuererklärung, die Sie einreichen: Schedule B bei Form 1065 und Form 1120-S oder Schedule K bei Form 1120. Eine Personengesellschaft muss alle aufgeführten Voraussetzungen erfüllen, einschließlich rechtzeitiger Schedules für die Gesellschafter. Prüfen Sie die Anleitung für das einzureichende Steuerjahr, bevor Sie sich auf eine Ausnahme verlassen. Auch wenn Schedule L freiwillig ist, bewahren Sie Unterlagen auf, die die Steuererklärung stützen. Ist die Bilanz erforderlich, muss sie mit der Buchhaltung übereinstimmen (IRS: Anleitung zu Form 1065; IRS: Anleitung zu Form 1120-S; IRS: Anleitung zu Form 1120).

Wie oft muss die Buchhaltung aktualisiert werden?

Keine einheitliche Bundesregel schreibt vor, dass jedes Kleinunternehmen seine Buchhaltung wöchentlich oder monatlich buchen muss. Aktualisieren Sie sie so oft, dass Sie Abgabe- und Zahlungsfristen einhalten, und stimmen Sie jedes Bankkonto ab, wenn der Auszug eintrifft; der IRS empfiehlt eine monatliche Abstimmung (IRS: Publication 583).

Ein praktikabler Ablauf: Belege erfassen, sobald Vorgänge stattfinden, Ein- und Auszahlungen jeden Monat prüfen, Bank- und Kartensalden abstimmen und nicht zugeordnete oder doppelte Einträge klären, bevor Sie den Monat abschließen. Prüfen Sie Ihre Einnahmen auch während des Jahres, denn selbstständige Eigentümer, Gesellschafter und Aktionäre einer S Corporation müssen möglicherweise Steuervorauszahlungen leisten (IRS: Steuervorauszahlungen). Liegt Ihre Buchhaltung bereits Monate zurück und ist eine Steuererklärung fällig, lesen Sie Rückständige Buchführung nachholen.

Was ändert sich, sobald ich Arbeitnehmer habe?

Die Lohnabrechnung bringt Lohnsteuereinbehalt, Steuereinzahlungen, Steuererklärungen und Arbeitnehmerunterlagen mit Fristen, die an die Zahltage gebunden sind. Der Arbeitgeber muss Bruttolöhne, einbehaltene Steuern, Arbeitgebersteuern, Zahlungen und Einzahlungen verfolgen und die Lohnberichte mit der Buchhaltung und den Kontobewegungen abstimmen (IRS: Publication 15; IRS: Einzahlung und Meldung von Lohnsteuern).

Der Einzahlungsplan des Bundes ist in der Regel monatlich oder halbwöchentlich; kleine Beträge können mit einer rechtzeitigen Steuererklärung gezahlt werden, während hohe Verbindlichkeiten eine Einzahlung bis zum nächsten Geschäftstag auslösen können. Die Bundesstaaten können eigene Lohnpflichten vorsehen (IRS: Publication 15; IRS: Einzahlung und Meldung von Lohnsteuern). Bewahren Sie Lohnsteuerunterlagen mindestens vier Jahre ab dem Zeitpunkt auf, an dem die Steuer fällig wird oder gezahlt ist, je nachdem, was später eintritt (IRS: Publication 583). Ein Lohnabrechnungsdienst hebt die Pflicht des Arbeitgebers zu korrekten Einzahlungen nicht auf. Werden einbehaltene Steuern vorsätzlich nicht abgeführt, kann der IRS den Trust Fund Recovery Penalty (Haftungszuschlag für nicht abgeführte treuhänderische Steuern) gegen verantwortliche Personen festsetzen, einschließlich eines Eigentümers, der über Zahlungen entscheidet (IRS: Publication 15).

Was ändert sich, wenn ich Sales Tax erhebe?

Verfolgen Sie die erhobene Sales Tax nach Bundesstaat und stimmen Sie sie mit der Erklärung des jeweiligen Bundesstaates ab. Für die Bundeseinkommensteuer gilt: Steuer, die dem Käufer auferlegt und an den Bundesstaat abgeführt wird, zählt in der Regel nicht zum Einkommen; Steuer, die dem Verkäufer auferlegt und vom Käufer erhoben wird, gehört zu den Bruttoeinnahmen (IRS: Publication 334). Wo und wann ein Unternehmen Sales Tax erheben muss, ist eine gesonderte Frage je Bundesstaat; lesen Sie Wann Sie Sales Tax erheben müssen.

Was ändert sich, wenn ich Auftragnehmer bezahle?

Bewahren Sie Identität, Rechnungen, Zahlungsbeträge und Zahlungsarten jedes Auftragnehmers auf, damit Sie feststellen können, welche Informationsmeldungen gelten. Fordern Sie von einem Empfänger in den USA Form W-9 an; ein Empfänger im Ausland braucht in der Regel stattdessen ein passendes Formular zum Auslandsstatus (IRS: Anleitung für Anforderer von Form W-9). Für Zahlungen in diesem Steuerjahr gilt Form 1099-NEC in der Regel, wenn meldepflichtige Zahlungen für Leistungen an einen Empfänger $2.000 erreichen; bei Backup Withholding (Ersatz-Quellensteuer) kann das Formular bei jedem Betrag erforderlich sein (IRS: Hinweise zu Informationsmeldungen).

Die meisten Zahlungen an Kapitalgesellschaften sind befreit, Anwaltshonorare können aber dennoch meldepflichtig sein. Stellen Sie erforderliche Formulare 1099-NEC bis zum 31. Januar des Folgejahres aus und reichen Sie sie bis dahin ein, oder am nächsten Geschäftstag, wenn dieses Datum auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag fällt. Verfolgen Sie Karten- und qualifizierte Zahlungen über Drittnetzwerke gesondert, weil die abwickelnde Stelle sie auf Form 1099-K meldet und nicht Sie auf Form 1099-NEC (IRS: Anleitung zu Form 1099-MISC und Form 1099-NEC). Die Bezeichnung einer Person als Auftragnehmer entscheidet nicht über ihren Status: Der IRS prüft die Tatsachen zu Weisungsgebundenheit und Arbeitsverhältnis (IRS: Definition des selbstständigen Auftragnehmers).

Macht Warenbestand die eigene Buchhaltung schwieriger?

Ja. Der Verkauf von Waren bringt zusätzliche Einkaufs- und Verkaufsunterlagen. Wenn Sie die Bestandsbilanzierung für Steuerzwecke nutzen, verfolgen Sie die Herstellungs- und Anschaffungskosten der verkauften Waren und den Bestand zum Jahresende. Ein berechtigtes Kleinunternehmen darf eine zulässige Methode wählen, ohne Bestände für Steuerzwecke zu führen, braucht aber weiterhin Unterlagen, die diese Methode stützen (IRS: Publication 538).

Bewahren Sie Einkaufs- und Verkaufsunterlagen auf, einschließlich Mengen und Rücksendungen. Nutzen Sie Bestände für Steuerzwecke, erfassen Sie auch Verluste und noch vorhandene Waren. Die Berechtigung zur Methode für Kleinunternehmen hängt von den Einnahmen und weiteren Voraussetzungen ab; die Methode muss das Einkommen weiterhin klar widerspiegeln. Ein Wechsel der Bestandsmethode kann selbst ein Wechsel der Bilanzierungsmethode sein (IRS: Publication 538). Legen Sie die Methode vor der ersten Steuererklärung mit dem Ersteller der Steuererklärung fest, statt jeden Einkauf sofort als Ausgabe zu behandeln.

Bin ich für Fehler weiterhin verantwortlich, wenn jemand anderes meine Buchhaltung führt?

Ja. Sie bleiben für die Unterlagen und Zahlen in der Steuererklärung verantwortlich, auch wenn jemand anderes die Transaktionen erfasst oder die Steuererklärung erstellt. Der IRS rät Steuerpflichtigen, eine Steuererklärung vor der Einreichung zu prüfen, und die bundesrechtlichen Aufbewahrungspflichten bleiben beim Steuerpflichtigen (IRS: Topic 254; 26 USC 6001).

Behalten Sie den Zugriff auf Buchhaltung und Originalbelege. Vereinbaren Sie, wer Transaktionen erfasst, Konten abstimmt, ungewöhnliche Posten prüft, Lohn- oder Sales-Tax-Erklärungen erstellt und Einreichungen und Einzahlungen freigibt. Prüfen Sie jeden Monat die Bankabstimmung, offene Rechnungen und Verbindlichkeiten sowie Steuersalden. Fragen Sie bei Abweichungen nach, bevor eine Steuererklärung eingereicht wird.

Wann wachsen meine Pflichten über die eigene Buchhaltung hinaus?

Entscheidend ist, ob Sie die erforderlichen Unterlagen, Abstimmungen und Einreichungen fristgerecht und richtig erledigen können, nicht eine bestimmte Umsatzhöhe oder Softwarefunktion. Ein einfaches Dienstleistungsunternehmen mit wenigen Transaktionen kann seine Buchhaltung selbst führen; der Bedarf an Hilfe steigt, wenn Lohnabrechnung, mehrere Bundesstaaten mit Sales Tax, Warenbestand, mehrere Eigentümer, komplexe Anschaffungen von Anlagegütern oder ein vorgeschriebener Schedule L hinzukommen (IRS: Publication 583; IRS: Anleitung zu Form 1065).

Bevor Sie die Buchhaltung übergeben, sammeln Sie die Kontenliste, Bank- und Kartenauszüge, die Steuererklärung des Vorjahres, den Fristenkalender, Registrierungen für Lohnabrechnung und Sales Tax sowie Unterlagen zu Warenbestand oder Darlehen. Legen Sie fest, wer fehlende Belege liefert und wer den Monatsabschluss prüft. Ist das Unternehmen neu, behandelt die gesonderte Frage der ersten Steuererklärung Die erste Unternehmenssteuererklärung.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung in US-Dollar; die Zahlen legen keine Steuerschwelle fest.

Ein Einzelunternehmer führt ein Dienstleistungsunternehmen mit einem Bankkonto, ohne Arbeitnehmer und ohne Warenbestand. In einem Monat betragen die Kundenzahlungen $10.000 und die betrieblichen Zahlungen $4.000, und der Eigentümer überweist $2.000 auf ein privates Konto. Der Eigentümer erfasst die Einnahmen von $10.000, ordnet die Zahlungen von $4.000 zu und belegt sie, und erfasst die Überweisung von $2.000 als Entnahme statt als Betriebsausgabe. Die Erhöhung des Banksaldos in der Buchhaltung um $4.000 ergibt sich aus Einnahmen abzüglich Zahlungen und Entnahme. Der Eigentümer stimmt diesen Saldo mit dem Kontoauszug ab, berücksichtigt noch nicht gutgeschriebene Einzahlungen und noch nicht abgebuchte Zahlungen, erfasst eventuelle Bankgebühren und prüft unbezahlte Rechnungen gesondert. Bleibt dieser Ablauf aktuell, kann die eigene Buchhaltung praktikabel sein. Kommen Löhne oder Handelswaren hinzu, entstehen zusätzliche Unterlagen und Fristen, die eine neue Prüfung erfordern.

Bei Ihnen anders?

• Ihre Buchhaltung liegt zurück und eine Steuererklärung ist fällig: Nutzen Sie Rückständige Buchführung nachholen, bevor Sie sich auf einen aktuellen Gewinnbericht verlassen.
• Sie reichen eine erste Unternehmenssteuererklärung ein: Die Reihenfolge der Einreichung finden Sie unter Die erste Unternehmenssteuererklärung.
• Sie wissen nicht, welche Steuererklärung Ihr Rechtsträger einreicht: Lesen Sie Welche Steuererklärungen Ihr Unternehmen einreicht.
• Sie erheben Sales Tax in mehreren Bundesstaaten: Prüfen Sie die Regeln jedes Bundesstaates unter Wann Sie Sales Tax erheben müssen.
• Sie entnehmen Geld aus einer LLC oder bezahlen sich über eine S Corporation: Lesen Sie Sich selbst bezahlen, Gehalt für Eigentümer einer S Corporation und Wie S Corporations besteuert werden.
• Ihre LLC mit einem Mitglied in den USA ist in ausländischem Eigentum: Verfolgen Sie Geld, Vermögen und andere Geschäfte mit dem Eigentümer, denn sie können auf Form 5472 meldepflichtig sein; lesen Sie Einreichung für eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Eigentum (IRS: Anleitung zu Form 5472).
• Ihre Kapitalgesellschaft ist kanadisch: Die Anforderungen zum Jahresabschluss unterscheiden sich; lesen Sie Jahresabschluss für eine Kapitalgesellschaft.
• Lohnabrechnung, Warenbestand oder eine vorgeschriebene Bilanz belasten Ihren Ablauf: Bringen Sie Kontenliste, Abstimmungen, Registrierungen und Fristenkalender zur Buchhaltung.