Buchführung nachholen vor Abgabe der Steuererklärung

Was muss meine Buchführung zeigen, bevor die Steuererklärung eingereicht werden kann?

Ihre Buchführung muss Bruttoeinnahmen, Abzüge und Steuergutschriften so klar ausweisen, dass sie die Steuererklärung stützen. Sie muss außerdem Einnahmen von Einzahlungen unterscheiden, die keine Umsätze sind, und betriebliche von privaten Ausgaben trennen. Der IRS (US-Bundessteuerbehörde) lässt jedes geeignete System zu, verlangt aber Unterlagen, die ausreichen, um die in einer Steuererklärung angegebenen Beträge nachzuweisen (IRS-Hinweise zur Aufbewahrung; 26 CFR 1.6001-1).

Eine steuerfertige Aufarbeitung liefert die folgenden Prüfergebnisse, nicht nur eine Liste von Banktransaktionen:

Der IRS erklärt, dass die Buchführung eines Unternehmens die Vorgänge zusammenfasst, die in den Belegen stehen. Beginnen Sie mit dem ältesten fehlenden Monat, stimmen Sie ihn ab und arbeiten Sie sich dann vorwärts, damit spätere Salden keine früheren Fehler erben. Welche Steuererklärung diese Summen erhält, hängt vom Rechtsträger ab; siehe Welche Steuererklärungen Ihr Unternehmen einreicht.

Kann ich eine Fristverlängerung beantragen, während ich die Buchführung fertigstelle?

In der Regel ja: Beantragen Sie die jeweilige Fristverlängerung bis zum ursprünglichen Fälligkeitstermin der Steuererklärung. Form 4868 und Form 7004 verlängern üblicherweise die Abgabefrist, nicht die Zahlungsfrist. Schätzen Sie die fällige Steuer deshalb und zahlen Sie sie bis zu diesem Termin, und bewahren Sie die Bestätigung der Fristverlängerung auf. Qualifizierte US-Staatsbürger oder in den USA Ansässige, deren steuerlicher Wohnsitz und Aufenthaltsort im Ausland liegen oder die im Ausland Militärdienst leisten, sowie bestimmte Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften haben stattdessen bis zum 15. Tag des sechsten Monats nach Jahresende Zeit für Abgabe und Zahlung. Belegen Sie die Berechtigung mit einer Erklärung, die der Steuererklärung beiliegt, oder, wenn Sie bis zu diesem Termin mehr Zeit für die Abgabe beantragen, mit dem entsprechenden Kästchen auf Form 4868 oder Form 7004. Auf unbezahlte Steuer laufen ab dem regulären Fälligkeitstermin weiter Zinsen (IRS-Hinweise zur Fristverlängerung; 26 CFR 1.6081-5; Anleitung zu Form 7004).

Eine Fristverlängerung für den Rechtsträger verlängert nicht die Einkommensteuererklärung eines Eigentümers; beantragen Sie diese Verlängerung bei Bedarf gesondert (Anleitung des IRS zu Form 7004; IRS Topic 304). Die Fristverlängerung schließt weder die Buchführung ab noch deckt sie jede weitere Pflicht ab, etwa Lohnsteuereinzahlungen oder die Sales Tax eines Bundesstaates. Fälligkeitstermine und Formulare der Rechtsträger finden Sie unter Welche Steuererklärungen Ihr Unternehmen einreicht. Ist eine Steuererklärung bereits verspätet, lesen Sie Verspätungs- und Säumniszuschläge.

Welche Unterlagen muss ich neu aufbauen, und wo bekomme ich Kopien?

Sammeln Sie die Unterlagen für jeden fehlenden Monat, bevor Sie Transaktionen zuordnen. Kontoauszüge sind der Ausgangspunkt. Was die Ein- und Auszahlungen bedeuten, erklären aber erst Rechnungen, Zahlungsberichte, Lohnunterlagen und die im Vorjahr eingereichte Steuererklärung (IRS Publication 583).

Für einen Einzelunternehmer kann ein IRS-Transkript zu Lohn und Einkommen helfen, Informationsmeldungen zu finden, die unter der Steuernummer der Person ausgestellt wurden. Es zeigt aber nur Formulare, die beim IRS eingereicht wurden. Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften können ein Transkript der Unternehmenssteuererklärung anfordern, wenn die Kopie des Vorjahres fehlt; es zeigt die meisten Zeilen der Steuererklärung, aber nicht jede Anlage. Fragen Sie den Aussteller nach fehlenden Originalbelegen.

Kann ich Bank- und Kreditkartenauszüge statt Belegen verwenden?

Kontoauszüge helfen zu belegen, dass Geld geflossen ist. Für sich allein belegen sie möglicherweise nicht, was gekauft wurde oder welchen betrieblichen Zweck der Kauf hatte. Der IRS nennt Kontoauszüge zwar unter den möglichen Belegen, weist aber darauf hin, dass oft mehrere Unterlagen nötig sind, um Zahlungsempfänger, Betrag, Zahlung, Datum und Geschäftszweck nachzuweisen (IRS-Hinweise zur Aufbewahrung).

Ordnen Sie Einträge auf dem Kontoauszug Rechnungen, Belegen, Bestellverläufen, Verträgen oder schriftlichen Erklärungen zu, die durch andere Nachweise gestützt sind. Eine Kartenzahlung, die auf dem Bankkonto erscheint, ist eine Überweisung, mit der der Kartensaldo beglichen wird; die möglichen Ausgaben sind die zugrunde liegenden Kartenkäufe. Ziehen Sie nicht beides ab. Für Reisen, Geschenke, Mahlzeiten und die Fahrzeugnutzung beschreibt Publication 463 zusätzliche Nachweise für Betrag, Zeit, Ort und Geschäftszweck. Eine Abbuchung auf dem Bankkonto allein liefert nicht alles davon.

Was ist, wenn ich Belege verloren oder nie aufbewahrt habe?

Versuchen Sie, den fehlenden Nachweis aus unabhängigen Unterlagen wiederherzustellen, und kennzeichnen Sie jede Ausgabe, die Sie nicht belegen können, bevor die Steuererklärung erstellt wird. Fordern Sie Rechnungs- oder Belegkopien an, ordnen Sie sie Kontoauszügen zu und notieren Sie den betrieblichen Zweck, solange Sie ihn noch erkennen können. Der IRS verlangt Belege für Einträge in der Buchführung und in Steuererklärungen.

Fehlende Belege schließen nicht automatisch jede Ausgabe aus, aber Schätzungen sind riskant. Für Reisen, Geschenke und Fahrzeugkosten verlangt Publication 463 bei unvollständigen Unterlagen eine konkrete Erklärung plus ausreichende weitere Nachweise; Beträge dürfen nicht einfach geschätzt werden. Wurden Unterlagen durch Umstände zerstört, die Sie nicht beeinflussen konnten, erlaubt Publication 463, die Unterlagen oder Ausgaben zu rekonstruieren. Führen Sie eine gesonderte Liste der Posten, bei denen Betrag oder Zweck unsicher bleibt, damit der Ersteller der Steuererklärung entscheiden kann, was belegbar ist.

Wie trenne ich private und betriebliche Ausgaben auf einem Konto?

Ordnen Sie jede Transaktion danach ein, was sie war, nicht danach, auf welchem Konto sie lief. Der IRS rät, betriebliche und private Konten getrennt zu führen und die Herkunft von Einzahlungen und die Art von Ausgaben zu erfassen (IRS Publication 583).

Ordnen Sie zuerst Überweisungen zwischen Ihren eigenen Konten, Kartenzahlungen und Darlehensauszahlungen ihrer Gegenbuchung zu; bezeichnen Sie sie nicht als Umsatz oder Betriebsausgabe, nur weil sie über das Konto liefen. Die Auszahlung eines echten Darlehens ist kein Einkommen (IRS Publication 334). Kennzeichnen Sie dann jede Einzahlung und jede Abbuchung als betrieblich, privat, Überweisung, Darlehen oder ungeklärt. Erfassen Sie bei einer gemischt genutzten Abbuchung nur den belegten betrieblichen Anteil als mögliche Betriebsausgabe und bewahren Sie die Grundlage der Aufteilung auf (IRS Publication 334). Halten Sie private Ausgaben und Entnahmen der Eigentümer getrennt. Bei einem Einzelunternehmer ist eine private Entnahme keine Betriebsausgabe. Bei einer Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft können Zahlungen an Eigentümer steuerlich unterschiedlich behandelt werden; bezeichnen Sie eine Zahlung nur dann als Darlehen, Lohn oder Ausschüttung, wenn Vereinbarung und Unterlagen das stützen. Insbesondere können Zahlungen einer S Corporation an einen mitarbeitenden Eigentümer Lohn sein, auch wenn sie Ausschüttungen heißen (Hinweise des IRS).

Müssen meine Einnahmesummen mit Form 1099-K und Form 1099-NEC übereinstimmen?

Ihre Buchführung sollte jede Abweichung erklären; die Summe der steuerpflichtigen Einnahmen muss nicht der Summe der Formulare entsprechen. Form 1099-K weist die verarbeiteten Bruttozahlungen vor Gebühren, Rückerstattungen und anderen Anpassungen aus, während Ihre Unterlagen auch Bargeld und Direktzahlungen enthalten können, die in diesem Formular fehlen (IRS-Hinweise zu Form 1099-K).

Stimmen Sie jedes Formular mit den zugrunde liegenden Transaktionen ab. Hat ein Zahlungskonto Beträge für mehrere Tätigkeiten eingezogen, teilen Sie die Zahlungen anhand der Transaktionsunterlagen nach Tätigkeit auf (IRS-Hinweise zu Form 1099-K). Gleichen Sie die Beträge auf Form 1099-NEC mit Rechnungen und Zahlungen ab, prüfen Sie, ob eine Zahlung auch in einem Bericht des Zahlungsdienstleisters erscheint, und zählen Sie jeden Verkauf nur einmal. Vergleichen Sie die verarbeiteten Bruttozahlungen mit Rückerstattungen, Gebühren und den Nettoeinzahlungen, die auf dem Bankkonto ankamen. Gehen Sie einem Formular nach, das auf den falschen Steuerpflichtigen oder mit einem falschen Betrag ausgestellt wurde, und fordern Sie beim Aussteller eine Berichtigung an. Prüfen Sie bei einer Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft, ob eine Form 1099-K einen einzelnen Eigentümer nennt, obwohl der Rechtsträger die Umsätze erzielt hat; bitten Sie den Aussteller um Berichtigung und bewahren Sie die Verkaufsunterlagen auf. Verzögern Sie die Abgabe nicht, um auf eine berichtigte Form 1099-K zu warten (IRS-Hinweise zu Form 1099-K). Einnahmen, die auf keinem Formular stehen, gehören trotzdem in die Buchführung. Zur steuerlichen Behandlung von Marktplatzverkäufen lesen Sie Einkommensteuer für Online-Verkäufer.

Welche Bilanzierungsmethode müssen die nachgeholten Bücher befolgen?

Bauen Sie die Buchführung mit der Bilanzierungsmethode neu auf, die für die Steuererklärung des Unternehmens verwendet wird, sofern kein gültiger Methodenwechsel vorliegt. Das Nachholen allein wechselt ein Unternehmen nicht von der Einnahmen-Ausgaben-Methode (Cash-Methode) zur periodengerechten Methode (Accrual-Methode). Bei der Cash-Methode werden Einnahmen in der Regel dann angegeben, wenn sie eingehen, und Ausgaben in der Regel dann abgezogen oder aktiviert, wenn sie gezahlt werden; bei der Accrual-Methode werden Einnahmen in der Regel dann angegeben, wenn sie verdient sind, und Ausgaben dann abgezogen oder aktiviert, wenn sie entstehen (IRS Publication 583).

Prüfen Sie die zuletzt eingereichte Steuererklärung und die Behandlung des Warenbestands, bevor Sie Transaktionen einem Steuerjahr zuordnen. Für ein Unternehmen, das Waren verkauft, können zusätzliche Bestandsregeln und Ausnahmen gelten; eine Rekonstruktion allein aus Bankdaten kann vorhandene Waren oder unbezahlte Kundenrechnungen übersehen. Nach Angabe des IRS erfordert ein Wechsel der Bilanzierungsmethode in der Regel seine Genehmigung, die oft mit Form 3115 beantragt wird (IRS Publication 583; IRS Form 3115). Wenn Sie eine falsche Methode vermuten, lassen Sie das steuerlich prüfen, statt die Summen dieses Jahres stillschweigend zu ändern.

Braucht meine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft eine Bilanz, die zur Steuererklärung des Vorjahres passt?

Muss der Rechtsträger Schedule L ausfüllen, sollte seine Bilanz mit seiner Buchführung und seinen Unterlagen übereinstimmen. Manche kleinere Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften dürfen Schedule L weglassen; prüfen Sie daher die Anleitung der jeweiligen Steuererklärung, statt anzunehmen, dass sie immer erforderlich ist (Form 1065; Form 1120-S; Form 1120).

Beginnen Sie die Aufarbeitung mit den Schlusssalden des Vorjahres für Kasse und Bank, Forderungen, Warenbestand, Anlagegüter, Darlehen und Eigenkapital der Eigentümer. Stimmen Sie jeden Saldo mit aktuellen Auszügen und Unterlagen ab, bevor Sie die fehlenden Monate buchen. Die Anleitung zu Form 1065 besagt, dass die Anfangssumme der Aktiva in der Regel der Endsumme der Aktiva des Vorjahres entsprechen muss; eine ungeklärte Differenz braucht eine Erklärung. Ein Fehler aus dem Vorjahr kann eine eigene Prüfung erfordern. Erzwingen Sie die Übereinstimmung der neuen Bilanz nicht mit einer erfundenen Ausgleichsbuchung und behandeln Sie eine Differenz im Anfangssaldo nicht als Einkommen des laufenden Jahres.

Was könnten die nachgeholten Bücher noch als geschuldet zeigen?

Beim Nachholen können Pflichten sichtbar werden, die außerhalb der Einkommensteuererklärung liegen. Prüfen Sie Zahlungs- und Verkaufsunterlagen auf Meldungen zu Auftragnehmern, Lohnabrechnung und Sales Tax, bevor Sie die Arbeit als abgeschlossen ansehen (IRS Publication 583).

Die Regeln zur Einreichung hängen in diesen Fällen vom Zahler, vom Rechtsträger und vom Bundesstaat ab. Zur Vergütung von Eigentümern lesen Sie Gehalt für Eigentümer einer S Corporation, zur Sales Tax Nicht erhobene Sales Tax nachholen. Fehlen Steuererklärungen für mehrere Steuerjahre, nutzen Sie Nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen.

Wie lange bewahre ich die Unterlagen nach Einreichung der Steuererklärung auf?

Bewahren Sie die aufgearbeitete Buchführung und die Belege so lange auf, wie die Steuererklärung geändert oder geprüft werden kann; manche Unterlagen müssen länger aufbewahrt werden. Behalten Sie Kopien der eingereichten Steuererklärungen, um Salden und Methoden in spätere Jahre zu übernehmen (Hinweise des IRS zur Aufbewahrung).

Das sind nicht die einzigen möglichen Fristen: Der IRS nennt längere Fristen für bestimmte Ansprüche und nicht angegebene Einnahmen. Die Regeln der Bundesstaaten können abweichen. So verlangt zum Beispiel der Texas Comptroller, Unterlagen zur Sales and Use Tax mindestens vier Jahre aufzubewahren, und empfiehlt, sie bis zum Abschluss einer Prüfung oder eines damit verbundenen Streits zu behalten. Wenn Sie Papieroriginale durch elektronische Unterlagen ersetzen, muss das Speichersystem nach den Regeln des IRS lesbare und abrufbare Kopien erhalten (IRS Publication 583).

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar. Form 1099-K und der Bericht des Zahlungsdienstleisters einer selbstständigen Beraterin zeigen Kundenzahlungen von $50.000. Der Zahlungsdienstleister erstattet $5.000 zurück, behält $2.000 an Gebühren ein und zahlt $43.000 aus. Direkte Kundenzahlungen von $30.000 gehen auf dem Bankkonto ein und sind auch auf Form 1099-NEC gemeldet. Eine Überweisung von $10.000 vom eigenen Sparkonto der Beraterin ist eine weitere Einzahlung.

Die Bücher zeigen Kundenzahlungen von $80.000, Rückerstattungen von $5.000 und Kundeneinnahmen von $75.000 nach Rückerstattungen. Nach den Gebühren des Zahlungsdienstleisters von $2.000 betragen die auf dem Bankkonto eingegangenen Kundenzahlungen insgesamt $73.000. Die gesamten Bankeinzahlungen betragen $83.000 einschließlich der Überweisung vom Sparkonto über $10.000, die kein Umsatz ist. Form 1099-NEC fügt keine weiteren $30.000 Einnahmen hinzu. Die Beraterin braucht noch Unterlagen zu den übrigen Ausgaben, bevor die Steuererklärung fertig ist.

Bei Ihnen anders?

• Mehrere Steuererklärungen fehlen: Nutzen Sie Nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen, um die Reihenfolge der Einreichung zu klären.
• Die Bücher zeigen Lücken bei der Lohnabrechnung oder eine S Corporation, deren Eigentümer kein Gehalt erhält: Lesen Sie Gehalt für Eigentümer einer S Corporation und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung für die Lohnunterlagen.
• Sales Tax war fällig, wurde aber nie erhoben: Lesen Sie Nicht erhobene Sales Tax nachholen.
• Ein ausländischer Eigentümer hat eine LLC mit einem Mitglied in den USA: Die Unterlagen für Form 5472 brauchen gesonderte Aufmerksamkeit; lesen Sie Einreichung für eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Eigentum.
• Das Unternehmen ist kanadisch: Zu den Anforderungen für die T2 lesen Sie Jahresabschluss für eine Kapitalgesellschaft.
• Das Unternehmen liegt mehr als ein Jahr zurück, hat offene Lohnsteuer- oder Sales-Tax-Fragen oder braucht eine Bilanz für den Rechtsträger: Sammeln Sie Bank- und Kartenauszüge, Zahlungsberichte, Formulare 1099, Darlehensauszüge, Lohnunterlagen und die zuletzt eingereichte Steuererklärung, bevor Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung holen. Sobald die Bücher aktuell sind, vergleichen Sie eigene Buchführung oder Buchhalter beauftragen.