Monatsabschlüsse für Investoren und das Board: Was gehört hinein?

Welche monatlichen Finanzabschlüsse erwarten Investoren und das Board?

Den Kern der monatlichen Board-Unterlagen bilden drei Abschlüsse, alle aus denselben Büchern für denselben Monat: eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Kapitalflussrechnung. Jeder beantwortet eine andere Frage, und jeder fängt Fehler auf, die den anderen entgehen. Der IRS beschreibt denselben Kern: Gute Aufzeichnungen ergeben Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Bilanzen, und dieselben Aufzeichnungen stützen die Steuererklärung.

Verwenden Sie jeden Monat dieselbe Basis und nennen Sie sie. Bei der periodengerechten Methode zählt ein Ertrag, wenn er verdient ist, und ein Aufwand, wenn er entsteht; bei der Cash Method zählen Einnahmen und Ausgaben bei Zahlungseingang und Zahlung (Publication 538). Vorausbezahlte Pakete, unbezahlte Rechnungen und der Zeitpunkt der Gehälter zeigen sich nur bei der periodengerechten Methode richtig. Ob die Bücher vor dem Blick der Investoren periodengerecht sein müssen, steht in Bücher vor der Finanzierungsrunde aufräumen.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn Kunden Jahrespakete im Voraus zahlen, SAFE- oder Wandeldarlehens-Geld eingegangen ist, Aktienoptionen zugesagt wurden oder die Bücher Monate im Rückstand sind. Jeder dieser Punkte verändert, was die Abschlüsse zeigen und wie sie zur Form 1120 passen.

Tragen Sie zusammen: Kontenplan, Lohnlisten, Bank- und Kartenauszüge, Kundenverträge, unbezahlte Lieferantenrechnungen und das vom Board genehmigte Budget.

Was gehört in Board-Unterlagen, die aus den Büchern stammen?

Die Bücher liefern die Ist-Zahlen; Prognosen und Modelle gehören der Geschäftsleitung und gehen von diesen Ist-Zahlen aus. Board-Unterlagen aus den Büchern enthalten typischerweise:

1. Die drei Abschlüsse, für den Monat und das laufende Jahr bis heute.
2. Plan gegen Ist, mit einer kurzen Begründung für jede große Abweichung.
3. Netto-Burn-Rate und Runway, aus den Büchern berechnet, nicht aus dem Bankguthaben.
4. Einen Plan der passiven Rechnungsabgrenzung, wenn Kunden im Voraus zahlen. Wie Sie ihn aufbauen, steht in Deferred Revenue bei SaaS-Abonnements.
5. Mitarbeiterzahl und Personalkosten, abgestimmt auf die Lohnliste.
6. Bankguthaben je Konto, abgestimmt auf die Kontoabgleiche.

Schreiben Sie die Unterlagen so, dass sie später gelesen werden. Bei einer Delaware-Corporation zählen Unterlagen, die dem Board im Zusammenhang mit seinen Beschlüssen vorgelegt werden, zu den „books and records“, die Aktionäre nach Section 220 einsehen dürfen, und jedes Paket wird Teil der Historie, die in der Due-Diligence-Prüfung geprüft wird.

Was gehört zum Monatsabschluss, und was bestimmt, wie schnell er fertig wird?

Der Monatsabschluss ist die Folge von Schritten, die die Bücher des Monats endgültig macht. Wie schnell er fertig wird, hängt davon ab, wie rasch die externen Unterlagen eintreffen und ob sie sich abstimmen lassen, nicht von einem Zieltag. Die Schritte, der Reihe nach:

1. Bank-, Karten-, Lohn- und Zahlungsdienstleisterauszüge für den Monat sammeln.
2. Jedes Bank- und Kartenkonto mit seinem Auszug abstimmen. Der IRS empfiehlt, das Girokonto jeden Monat abzustimmen.
3. Die Gehälter aus der Lohnliste buchen: Bruttolohn, Arbeitgebersteuern und Zusatzleistungen.
4. Eingegangene Lieferantenrechnungen erfassen und angefallene, aber noch nicht in Rechnung gestellte Kosten abgrenzen.
5. Vorausbezahlte Kosten, etwa einen jährlichen Software-Tarif, auf die Monate verteilen, die sie abdecken.
6. Verdienten Umsatz aus der passiven Rechnungsabgrenzung für vorausbezahlte Kundenpakete umbuchen.
7. Abschreibungen und aktienbasierte Vergütung buchen.
8. Die Bilanz Konto für Konto prüfen und dann den Monat sperren.

Was den Abschluss bremst: Auszüge, die spät kommen, Bankfeeds, die wochenlang nicht abgestimmt werden, Kartenbelastungen ohne Belege, Gehälter als eine Sammelüberweisung und Rechnungen, die im Postfach liegen. Was ihn beschleunigt: verbundene Bank- und Kartenfeeds, die wöchentlich abgestimmt werden, eine Lohnliste, die am Zahltag geliefert wird, und eine schriftliche Liste der wiederkehrenden Abgrenzungen.

Sind die Bücher schon Monate im Rückstand, holen Sie zuerst auf; siehe Bücher vor der Finanzierungsrunde aufräumen.

Wie zeigen wir Burn Rate und Runway aus den Büchern statt aus dem Bankguthaben?

Die Netto-Burn-Rate (monatlicher Mittelverbrauch) ist das, was der Betrieb in einem Monat verbraucht: seine Kosten abzüglich seines Umsatzes, wie die Bücher sie erfassen, ohne nicht zahlungswirksame Kosten wie aktienbasierte Vergütung und Abschreibung und zuzüglich des Geldes, das für Ausrüstung ausgegeben wird. Die Runway (Monate, für die das Geld reicht) ist das vorhandene Bankguthaben geteilt durch die durchschnittliche Netto-Burn-Rate. Beide lesen sich aus den Büchern besser als aus der Veränderung des Bankguthabens, weil das Bankguthaben Zeitpunkt und Finanzierung in einer Zahl vermischt.

Drei Dinge verzerren eine Burn Rate aus dem Bankguthaben:

• Vorausbezahlte Rechnungen. Eine jährliche Lieferantenrechnung, die in einem Monat gezahlt wird, lässt diesen Monat teuer und die nächsten elf günstig aussehen.
• Unbezahlte Rechnungen. Angefallene, aber noch nicht bezahlte Kosten verlassen die Bank später; das Geld ist schon gebunden.
• Finanzierung. Geld aus SAFEs, Wandeldarlehen und Aktien erhöht den Kontostand, ist aber Investition, kein Umsatz und keine Senkung der Burn Rate. Zeigen Sie es in der Kapitalflussrechnung als Finanzierung. Wie SAFEs in der Bilanz erscheinen, steht in Bücher vor der Finanzierungsrunde aufräumen.

Berechnen Sie die Runway aus dieser periodengerechten Burn Rate und geben Sie in den Unterlagen an, welche Monate der Durchschnitt verwendet.

Was gehört in die Umsatzkosten, und warum hängt die Bruttomarge davon ab?

Die Umsatzkosten enthalten die Kosten, mit denen das geliefert wird, wofür Kunden zahlen; die Bruttomarge ist der Umsatz abzüglich der Umsatzkosten, geteilt durch den Umsatz. Weil die Marge nur so verlässlich ist wie diese Aufteilung, halten Sie schriftlich fest, welche Konten zu den Umsatzkosten gehören, und wenden Sie jeden Monat dieselbe Regel an.

Bei einem Softwareunternehmen ordnet eine schriftliche Regel oft Hosting, Software von Dritten für den Betrieb des Produkts für Kunden, Gebühren für Zahlungsabwicklung und das Kundensupport-Team den Umsatzkosten zu, Forschung, Vertrieb und allgemeine Kosten dagegen unterhalb der Bruttomarge. Verschiebt man eine Kostenart zwischen beiden Zeilen, ändert sich die Marge, nicht aber der Verlust; eine Änderung der Regel sollte daher dem Board offengelegt werden.

Die Steuererklärung hat eine eigene Zeile: den Wareneinsatz in Zeile 2 der Form 1120, aus Form 1125-A, wenn sie anzuwenden ist (Anleitung zu Form 1120). Diese Zeile folgt Steuerregeln; die Zahl der Erklärung muss also nicht den Umsatzkosten der Bücher entsprechen.

Wie vergleichen wir die Ist-Ergebnisse jeden Monat mit dem Budget?

Vergleichen Sie jede Zeile der Gewinn- und Verlustrechnung mit dem vom Board genehmigten Budget für den Monat und das laufende Jahr und erklären Sie die großen Abweichungen: Das ist die Abweichungsanalyse (Variance Analysis). Verwenden Sie für Budget und Bücher denselben Kontenplan, sonst scheitert der Vergleich Zeile für Zeile.

• Sperren Sie die vom Board genehmigte Fassung; überschreiben Sie sie nicht mit einer späteren Neuprognose.
• Zeigen Sie Betrag und Richtung jeder Abweichung, für den Monat und das laufende Jahr.
• Erklären Sie Abweichungen oberhalb einer vom Board vereinbarten Größe und sagen Sie, ob jede zeitlich bedingt ist (die Kosten verschieben sich in einen späteren Monat) oder dauerhaft (sie kommen nicht wieder).
• Stimmen Sie die Spalte der Ist-Zahlen auf die abgeschlossene Gewinn- und Verlustrechnung ab, nicht auf einen Bankexport.

Müssen die Monatsbücher zur Form 1120 am Jahresende passen?

Die zwölf abgeschlossenen Monate ergeben das Jahr, von dem die Form 1120 ausgeht. Gesetzlich wird das steuerpflichtige Einkommen nach der Methode ermittelt, nach der die Corporation regelmäßig ihre Bücher führt (26 U.S.C. 446(a)). Schedule L ist die Bilanz „per books“ und sollte mit den Büchern und Aufzeichnungen übereinstimmen; Schedule M-1 leitet den Buchgewinn in das steuerpflichtige Einkommen über (Anleitung zu Form 1120).

Bücher und Erklärung können abweichen, und die Überleitung zeigt jede Abweichung:

• Aktienbasierte Vergütung. Die Bücher erfassen den Aufwand für Optionen und Aktienzuteilungen über den Zeitraum der Unverfallbarkeit. Der steuerliche Abzug der Gesellschaft kommt in der Regel erst, wenn die Person auf die Aktien besteuert wird (26 U.S.C. 83(h)); der Buchaufwand wird daher in Schedule M-1 hinzugerechnet. Siehe Aktienoptionen nach einer Bewertung zusagen.
• Nicht abzugsfähige Kosten. Manche Bewirtungs-, Unterhaltungs- und Clubkosten sind in den Büchern Aufwand, aber keine Abzüge in der Erklärung (Anleitung zu Form 1120, Schedule M-1, Zeile 5c).
• Vorausbezahlte Kundenpakete. Der steuerliche Zeitpunkt für im Voraus erhaltene Zahlungen kann vom Buchumsatz abweichen; siehe Deferred Revenue bei SaaS-Abonnements.

Buchen Sie jede Anpassung zum Jahresende zurück in die Bücher, damit das nächste Jahr mit denselben Zahlen beginnt. Bücher nach der periodengerechten Methode bei einer Erklärung nach der Cash Method behandelt Von der Cash Method zur periodengerechten Buchführung wechseln.

Haben Aktionäre ein gesetzliches Recht, die Bücher einzusehen?

Monatliche Berichtsrechte ergeben sich aus den Beteiligungsverträgen; der Anwalt der Gesellschaft kann sagen, was sie verlangen. Das Gesetz setzt eine engere Untergrenze: Ein Aktionär einer Delaware-Corporation darf Bücher und Aufzeichnungen nur auf schriftliches Verlangen unter Eid, in gutem Glauben und zu einem berechtigten Zweck einsehen, wobei er den Zweck und die gewünschten Unterlagen beschreibt (8 Del. C. section 220).

Nach Section 220 umfassen „books and records“ die Jahresabschlüsse der 3 Jahre vor dem Verlangen, Board-Protokolle und Unterlagen, die dem Board im Zusammenhang mit seinen Beschlüssen vorgelegt wurden. Monatsabschlüsse und das Hauptbuch stehen nicht auf der Liste, außer wenn sie Board-Unterlagen dieser Art waren; ein Gericht kann weitere Unterlagen nur anordnen, wenn der Aktionär ein zwingendes Bedürfnis nachweist (Section 220(e) und (g)). Die Corporation darf angemessene Vertraulichkeitsauflagen machen. Lehnt sie ab oder antwortet sie nicht innerhalb von 5 Geschäftstagen, kann der Aktionär den Court of Chancery bitten, die Einsicht anzuordnen. Ein Director hat ein eigenes Recht, die Bücher zu einem Zweck einzusehen, der mit seiner Stellung in angemessenem Zusammenhang steht.

Eine in einem anderen Bundesstaat gegründete Corporation folgt dem Einsichtsgesetz dieses Bundesstaates, das abweichen kann.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und sind in US-Dollar angegeben.

SaaS-Unternehmen in der Seed-Phase mit $150.000 Monatsausgaben

Ein Unternehmen gibt periodengerecht $150.000 im Monat aus und hat $1.800.000 Bankguthaben. Im Januar zahlte es eine jährliche Lieferantenrechnung von $360.000, die sich jeden Januar erneuert; im März zeigt die Bank daher nur $120.000 Abfluss. Die Bücher zeigen im März $150.000 Aufwand, weil jeden Monat $30.000 der vorausbezahlten Rechnung verbraucht werden. Die Runway aus den Büchern beträgt 12 Monate ($1.800.000 ÷ $150.000). Aus dem Bankabfluss im März ergäben sich 15 Monate, was die Runway überschätzt.

Das Bankguthaben stieg weit stärker als der Umsatz

Ein Kunde zahlt im Januar $240.000 für ein Jahrespaket im Voraus. Das Bankguthaben steigt im Januar um $240.000, die Bücher zeigen aber jeden Monat $20.000 Umsatz und $220.000 passive Rechnungsabgrenzung in der Bilanz zum Januar. Im Februar zeigt die Bank von diesem Kunden nichts Neues, die Bücher dagegen wieder $20.000 Umsatz, und die passive Rechnungsabgrenzung sinkt auf $200.000.

Abgleich zum Jahresende

Die zwölf abgeschlossenen Monate ergeben zusammen einen Buchverlust von $2.000.000, darin $200.000 aktienbasierte Vergütung für Optionen, die im Jahr niemand ausgeübt hat. Das Vermögen zum Jahresende liegt unter $10.000.000; die Erklärung verwendet daher Schedule M-1, und es gibt keine weiteren Unterschiede zwischen Buch und Steuer. In der Form 1120 werden die $200.000 in Schedule M-1 hinzugerechnet, und der Verlust beträgt $1.800.000. Schedule L stimmt mit der Bilanz zum Dezember überein.

Anders bei Ihnen?

• Die Bücher sind im Rückstand oder in einer Tabelle geführt: beginnen Sie mit Bücher vor der Finanzierungsrunde aufräumen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Kunden zahlen Jahres- oder Mehrjahrespakete im Voraus: siehe Deferred Revenue bei SaaS-Abonnements.
• Die Erklärung folgt der Cash Method, die Investoren wollen die periodengerechte Methode: siehe Von der Cash Method zur periodengerechten Buchführung wechseln und holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmenssteuer.
• Eine Finanzierungsrunde steht an, und Investoren öffnen einen Datenraum: siehe Finanzunterlagen, die Investoren in der Due Diligence verlangen.
• Die Gründer gehen nach der Finanzierung auf die Gehaltsliste: siehe Gründergehalt in einer Corporation mit Risikokapital.
• Optionen wurden zugesagt: siehe Aktienoptionen nach einer Bewertung zusagen.
• Sie entscheiden, wer die Bücher führt: siehe Eigene Buchhaltung oder Buchhalter einstellen oder holen Sie sich Hilfe bei der monatlichen Buchhaltung.