Eröffnungssalden nach Wechsel der Buchhaltung oder Software

Welche Berichte brauche ich, um Eröffnungssalden nach einem Wechsel des Buchhaltungsexperten festzulegen?

Eröffnungssalden stammen aus der Abschlussbilanz des zuletzt abgeschlossenen Steuerjahres, nicht aus einem Gewinn- und Verlustbericht und nicht aus der eingereichten Steuererklärung. Bitten Sie den bisherigen Buchhaltungsexperten oder exportieren Sie aus der alten Software die folgenden Berichte zum letzten Tag dieses Jahres. Die Pflicht, dauerhafte Bücher oder Aufzeichnungen zu führen, die Einkünfte, Abzüge und Steuergutschriften belegen, liegt beim Steuerpflichtigen.

Ein Wechsel ist einfach, wenn die alten Konten mit den Kontoauszügen abgestimmt waren und die Abschlussbilanz mit der zuletzt eingereichten Steuererklärung übereinstimmt. Er ist nicht einfach, wenn beide voneinander abweichen, wenn die Steuererklärung des Vorjahres noch nicht eingereicht ist, wenn der bisherige Buchhaltungsexperte die Unterlagen nicht herausgegeben hat oder die Datei verloren ist oder wenn die Eröffnungsbilanz nur mit einem großen Betrag in Opening Balance Equity aufgeht, dem Sammelkonto, das viele Programme verwenden.

Kann ich Eröffnungssalden allein aus der eingereichten Steuererklärung festlegen?

Nur als letzter Ausweg. Eine eingereichte Steuererklärung liefert bestenfalls Summen einer Bilanz, und manche Erklärungen haben gar keine Bilanz. Die Erklärung wird aus den Büchern erstellt: Die Anleitung zu Form 1120-S sagt, Schedule L „sollte mit den Büchern und Aufzeichnungen der Gesellschaft übereinstimmen“.

Ein kleines Unternehmen darf Schedule L möglicherweise weglassen, und dann hat die Steuererklärung keine Bilanz, mit der Sie abstimmen können. Wer dazu gehört und welche Grenzen gelten, steht in Schedule L in der Steuererklärung einer Kapitalgesellschaft.

Sind die alten Bücher verloren, ist die Spalte zum Jahresende in der zuletzt eingereichten Schedule L womöglich die einzige Abschlussbilanz, die Sie haben. Behandeln Sie jede Zeile als Summe, die Sie anhand von Kontoauszügen belegen müssen.

Welches Startdatum sollen die neuen Bücher verwenden, wenn ich zu neuer Software wechsle?

Nehmen Sie den ersten Tag eines Steuerjahres. Keine IRS-Regel legt ein Startdatum fest; dies ist die sauberste Praxis, weil die Eröffnungssalden dann die Schlusssalden eines abgeschlossenen Jahres sind. Datieren Sie die Eröffnungssalden auf den Abschlussstichtag, den letzten Tag des vorherigen Steuerjahres (31. Dezember bei einem Kalenderjahr); diese Seite nennt ihn das Eröffnungsdatum. Die erste Buchung in den neuen Büchern trägt das Datum des ersten Tages des neuen Jahres.

• Die Daten stimmen mit der Steuererklärung überein. Der Abschlussstichtag ist das Datum der Bilanz zum Jahresende in der Erklärung.
• Das Jahr beginnt sauber. In einem doppelten Buchführungssystem werden nach Publication 583 die Ertrags- und Aufwandskonten am Ende jedes Steuerjahres abgeschlossen, während Vermögens-, Schuld- und Eigenkapitalkonten offen bleiben. Die Gewinn- und Verlustrechnung der neuen Datei deckt dann genau das Jahr ab, das die Erklärung abdeckt.
• Das Eigenkapital braucht keine Aufteilung. Eine Eröffnung mitten im Jahr müsste den bisher in diesem Jahr erzielten Gewinn enthalten, eine Zahl, die keine eingereichte Steuererklärung zeigt.

Ist die Steuererklärung des Vorjahres noch nicht eingereicht, sind die Schlusssalden nicht endgültig: Jahresabschlussbuchungen wie die Abschreibung können sie noch ändern. Holen Sie die Saldenliste nach diesen Buchungen und vergleichen Sie sie mit Schedule L, sobald die Erklärung eingereicht ist.

Der Wechsel von einer Tabellenkalkulation läuft genauso: Ihre Summen zum Abschlussstichtag übernehmen die Rolle der Saldenliste. Bei einem Steuerpflichtigen mit abweichendem Geschäftsjahr ist der erste Tag der erste Tag des Geschäftsjahres, nicht der 1. Januar. Erfolgt der Wechsel mitten im Jahr, eröffnen Sie die Bücher trotzdem mit den Salden vom Ende des Vorjahres und erfassen die seitdem vergangenen Monate, wie unten beschrieben.

Wie stimme ich meine Eröffnungssalden mit Schedule L in der Steuererklärung einer Personengesellschaft oder S Corporation ab?

Die Eröffnungsbilanz sollte der Spalte zum Jahresende in der zuletzt eingereichten Schedule L entsprechen, Zeilengruppe für Zeilengruppe. Schedule L fasst Konten in feste Zeilen zusammen, sodass eine Zeile mehrere Konten enthalten kann: Vergleichen Sie Summen je Zeile, nicht Konto für Konto.

Die Anleitung zu Form 1120-S sagt, die Zeile für Darlehen von Aktionären sollte grundsätzlich mit den Beträgen in den Schedules K-1 übereinstimmen. Die Anleitung zu Form 1065 sagt, die Bilanzsumme zu Beginn müsse grundsätzlich der Bilanzsumme am Ende des Vorjahres entsprechen; andernfalls ist eine Erläuterung beizufügen.

Weichen die alten Bücher und Schedule L voneinander ab, sind die üblichen Ursachen Buchungen nach Einreichung der Erklärung, Rundung auf volle Dollar (die Anleitung erlaubt, Cent abzurunden), eine Schedule L nach Steuerbasis (die Anleitung zu Form 1065 erwähnt eine solche und erlaubt sie bei Schedule-M-3-Einreichern, wenn die Bücher nur Beträge nach Steuerbasis enthalten) sowie Fehler in den alten Büchern.

Korrigieren Sie die alten Salden beim Eröffnen der neuen Bücher, passt die Anfangsspalte der nächsten Steuererklärung womöglich nicht zur eingereichten Endspalte, und bei einer Personengesellschaft braucht jede Abweichung bei der Bilanzsumme die oben beschriebene beigefügte Erläuterung. Ob die Korrektur Einkünfte in einer eingereichten Steuererklärung berührt, beurteilt der Ersteller der Steuererklärung, und zwar bevor die neuen Bücher für eine Erklärung verwendet werden.

Wie lege ich das Eigenkapital fest: Aktien und Gewinnrücklagen, Gesellschafterkapital oder das Eigenkapital eines Einzelunternehmers?

Das Eigenkapital ist Vermögen minus Schulden zum Eröffnungsdatum. Publication 583 nennt es Reinvermögen (Net Worth), „Überschuss der Vermögenswerte über die Verbindlichkeiten“. Bei einer Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft übernehmen Sie jedes Eigenkapitalkonto aus der alten Saldenliste zum Abschluss und prüfen, ob die Summe Vermögen minus Schulden entspricht. Ist das nicht so, klären Sie die Differenz vor der Eröffnung; buchen Sie sie nicht als Ausgleichsbetrag.

Drei Fallen:

• Die Gewinnrücklagen enthalten nur frühere Jahre. Der Gewinn des laufenden Jahres entsteht aus den Monaten, die Sie erfassen; frühere Ausschüttungen und Entnahmen stecken bereits im Eigenkapital zum Abschluss.
• Das Accumulated Adjustments Account einer S Corporation sind nicht die Gewinnrücklagen. Die Anleitung zu Schedule M-2 beschreibt es als ein Konto, das grundsätzlich den angesammelten, nicht ausgeschütteten Nettogewinn der Jahre nach 1982 abbildet und geführt wird, um die steuerliche Wirkung von Ausschüttungen zu bestimmen; eine S Corporation mit angesammelten Gewinnen und Rücklagen (Earnings and Profits) muss es führen.
• Das Kapital laut Schedule K-1 der Gesellschafter folgt der Steuerbasis (nach steuerlichen Regeln ermittelt), nicht den Büchern. Die Anleitung zu Form 1065 sagt, der Anfangssaldo in Schedule M-2 sollte dem steuerlichen Anfangskapital der Gesellschafter in den Schedules K-1 entsprechen; andernfalls ist eine Erläuterung beizufügen. Eröffnen Sie die Bücher mit dem Buchwert je Gesellschafter und führen Sie das Kapital nach Steuerbasis gesondert: Kapitalkonten der Gesellschafter in den Büchern einer LLC.

Wie werden Geräte und kumulierte Abschreibung übernommen?

Erfassen Sie Geräte zu Anschaffungskosten und die kumulierte Abschreibung als getrennte Salden, entnommen aus dem Anlagenverzeichnis, nicht aus der Steuererklärung. Die Steuererklärung enthält das Verzeichnis nicht: Nach der Anleitung zu Form 4562 werden die Anlagegüter des laufenden Jahres nach Güterklasse und Monat der Inbetriebnahme gemeldet, ältere Anlagegüter erscheinen grundsätzlich nur als ein Gesamtabzug.

• Quelle: das Anlagenverzeichnis hinter der alten Saldenliste zum Abschluss, verglichen mit der Abschreibungsübersicht hinter der zuletzt eingereichten Steuererklärung. Weichen Buch- und Steuerabschreibung voneinander ab, eröffnen Sie mit den Buchwerten und geben dem Ersteller der Steuererklärung die steuerliche Übersicht gesondert. Publication 583 sagt, die Anlagenunterlagen sollten Kaufpreis, Verbesserungen, vorgenommene Abzüge nach Abschnitt 179 und Abschreibungen sowie jeden Abgang zeigen.
• Abstimmung: Anschaffungskosten abzüglich kumulierter Abschreibung entsprechen der Zeile in Schedule L für abschreibbare Anlagegüter, sofern die Bücher der Abschreibung der Steuererklärung folgen.
• Plausibilität: Nach der Anleitung zu Form 4562 können die Abschreibungen früherer Jahre plus die des laufenden Jahres nie die abschreibbare Basis des Wirtschaftsguts übersteigen; eine kumulierte Abschreibung über den Anschaffungskosten eines Anlageguts deutet daher auf einen Fehler im Verzeichnis hin.
• Keine erneute Erfassung: Alte Anschaffungen stehen nur im Eröffnungssaldo, niemals als neue Ausgaben oder neue Anlagegüter.

Wie werden offene Ausgangs- und Eingangsrechnungen übernommen, ohne Einkünfte doppelt zu zählen?

Ob offene Ausgangs- und Eingangsrechnungen in den Eröffnungssaldo gehören, hängt von der Methode der Bücher ab. Bei der periodengerechten Methode (Accrual Method) übernehmen Sie jede einmal mit ihrem ursprünglichen Datum, sodass eine spätere Zahlung sie ausgleicht, statt neue Einkünfte oder Ausgaben zu erzeugen. Erfassen Sie sie als Belege, nicht innerhalb der Eröffnungsbuchung der Saldenliste, und buchen Sie jede gegen das Gegenkonto dieser Buchung statt gegen Umsätze oder Ausgaben; dieses Konto geht dann auf null auf. Bei der Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) führen Sie sie als Liste: Die Zahlung zählt, wenn sie erfolgt. Steuerlich entscheidet die Methode der eingereichten Steuererklärungen: Bei der Zufluss-Abfluss-Methode zählen Einkünfte grundsätzlich, wenn sie zufließen, bei der periodengerechten Methode grundsätzlich, wenn sie erwirtschaftet sind.

Eingangsrechnungen spiegeln das: Bei der Zufluss-Abfluss-Methode ist eine unbezahlte Rechnung grundsätzlich eine Ausgabe, wenn sie bezahlt wird; bei der periodengerechten Methode ist sie grundsätzlich bereits eine Ausgabe des abgeschlossenen Jahres und steht in den Verbindlichkeiten.

Ein Softwarewechsel ändert die Gewinnermittlungsmethode nicht; behalten Sie daher die Methode bei, die die alten Bücher und die eingereichten Steuererklärungen verwenden. Weichen sie voneinander ab, lesen Sie vor der Eröffnung periodengerechte Buchhaltung und eine Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode. Ein Wechsel der Methode selbst braucht grundsätzlich die Genehmigung des IRS: Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Methode für ein kleines Unternehmen. Prüfen Sie bei periodengerechten Büchern, dass die Summen der Forderungen und Verbindlichkeiten der alten Saldenliste zum Abschluss entsprechen und dass die Gewinn- und Verlustrechnung der Vorperiode keine Umsätze oder Ausgaben daraus zeigt.

Was gilt für die Monate dieses Jahres vor dem Wechsel?

Legen Sie die Eröffnungssalden zum Eröffnungsdatum fest, erfassen Sie dann jeden seitdem vergangenen Monat und stimmen Sie ihn ab, bevor Sie den nächsten beginnen.

1. Erfassen Sie die oben genannten Salden, datiert auf das Eröffnungsdatum, den letzten Tag des vergangenen Jahres.
2. Erfassen Sie für jeden vergangenen Monat die Buchungen aus den Bank- und Kartenauszügen. Bei periodengerechten Büchern erfassen Sie zusätzlich die Ausgangs- und Eingangsrechnungen des Monats sowie nicht zahlungswirksame Buchungen wie die Abschreibung aus Ihren eigenen Unterlagen und ordnen Zahlungen offenen Rechnungen zu, statt sie erneut als Umsätze oder Ausgaben zu erfassen. Die Monatsberichte der alten Datei dienen als Gegenprobe; ihre Buchungen zu importieren ist optional.
3. Stimmen Sie jeden Monat ab. Publication 583 rät, das Girokonto monatlich abzustimmen, damit Kontoauszug, Scheckbuch und Buchhaltung übereinstimmen.
4. Vergleichen Sie den Gewinn seit Jahresbeginn mit dem letzten Bericht des bisherigen Buchhaltungsexperten zum selben Datum, falls es einen gibt.

Buchungen früherer Jahre müssen nicht importiert werden, um die Bücher zu eröffnen. Was die nächste Steuererklärung aus der neuen Datei braucht (Lohnabrechnung, Zahlungen an Lieferanten für Forms 1099, Sales Tax, Warenbestand), hängt von der Erklärung ab: Klären Sie es mit dem Ersteller der Steuererklärung, der sie einreicht. Bewahren Sie die alten Berichte und Dateien für die Zeiträume auf, die in wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind stehen.

Eine Auszugszeile belegt eine Zahlung und ihr Datum, nicht wofür sie war. Publication 583 sagt, dass der Zahlungsnachweis allein keinen Abzug begründet; bewahren Sie daher auch die Rechnung oder den Kassenbon auf: verlorene Belege.

Wie vermeide ich doppelt erfasste Buchungen in der neuen Datei?

Verwenden Sie ein Eröffnungsdatum und für jeden Zeitraum eine Quelle. Doppelte Buchungen entstehen, wenn dieselbe Buchung auf zwei Wegen hineingelangt.

• Eröffnungssalden sind Salden, keine Buchungen. Erfassen Sie sie einmal, datiert auf das Eröffnungsdatum, und erfassen Sie keine weitere Buchung mit diesem Datum oder davor, mit Ausnahme der unten genannten offenen Ausgangs- und Eingangsrechnungen, die ihr ursprüngliches Datum behalten. Ein Scheck oder eine Einzahlung, die dann noch aussteht, steckt bereits im Kassenbestand der Bücher; wenn die Bankzeile dazu verbucht wird, erfassen Sie sie deshalb nicht erneut als neue Zahlung oder Einzahlung.
• Eine Quelle je Zeitraum. Nehmen Sie die Bankbewegungen jedes Monats entweder aus dem Bankabruf (Bank Feed), aus den Kontoauszügen oder aus der alten Datei, nicht aus zwei Quellen, die sich überschneiden. Starten Sie jeden Bankabruf oder Import am Tag nach dem Eröffnungsdatum.
• Erfassen Sie offene Ausgangs- und Eingangsrechnungen einmal und importieren Sie nicht zusätzlich die Verkäufe oder Einkäufe, aus denen sie stammen.
• Lassen Sie die Abstimmung finden, was übrig ist. Die Abstimmung des ersten Monats beginnt mit dem Kontoauszugssaldo zum Eröffnungsdatum, mit aufgelisteten ausstehenden Posten. Eine danach verbleibende Lücke ist eine fehlende Buchung oder eine doppelte; ein falscher Anfangssaldo hat eigene Lösungen.

Wie prüfe ich, ob die Eröffnungssalden stimmen?

Die Eröffnungssalden bestehen die Prüfung, wenn die neuen Bücher mit der alten Saldenliste zum Abschluss, den Kontoauszügen, dem Anlagenverzeichnis und der eingereichten Steuererklärung übereinstimmen. Das zeigt, dass sie belegt sind, nicht dass die alten Bücher richtig waren: Eine Differenz, die Sie nicht erklären können, ist der Punkt, an dem Sie einen Ersteller der Steuererklärung hinzuziehen. Führen Sie diese Prüfungen aus, bevor Sie den ersten Monat erfassen.

Bestehen die Prüfungen, sperren Sie die Bücher zum Eröffnungsdatum, damit sich frühere Zeiträume nicht mehr ändern lassen.

Was gilt, wenn der bisherige Buchhaltungsexperte oder die alte Software mir die Unterlagen nicht gibt?

Ein CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt muss auf Verlangen die für die Einhaltung der Bundessteuerpflichten nötigen Unterlagen des Kunden unverzüglich zurückgeben, und ein Streit über das Honorar ändert daran grundsätzlich nichts. Ein Buchhalter, der nichts für den IRS erstellt, ist nur an die Bedingungen des Auftrags und das Recht des Bundesstaates gebunden. Ob das alte Hauptbuch und die alte Saldenliste als Mandantenunterlagen gelten, kann vom Auftragsschreiben abhängen; fragen Sie daher schriftlich nach: Buchhaltungsexperten wechseln.

Kommen die Unterlagen nicht, rekonstruieren Sie sie aus Quellen außerhalb der alten Bücher und lassen dann das Eröffnungs-Eigenkapital prüfen.

• Ein Auszug der eingereichten Steuererklärung. Für Forms 1065, 1120 und 1120-S bietet der IRS einen kostenlosen Auszug der Unternehmenssteuererklärung an, über ein Unternehmenssteuerkonto, mit Form 4506-T oder telefonisch. Er zeigt die meisten Posten so, wie sie eingereicht wurden, aber nicht die der Erklärung beigefügten Unterlagen oder Aufstellungen. Auszüge der Steuererklärung sind für das laufende Jahr und die in den vorangegangenen 3 Bearbeitungsjahren bearbeiteten Erklärungen verfügbar, und die meisten Anträge mit Form 4506-T werden innerhalb von 10 Werktage bearbeitet. Schedule C ist Teil von Form 1040; ein Einzelunternehmer beantragt daher stattdessen mit Form 4506-T einen Auszug der Steuererklärung.
• Eine Kopie der Steuererklärung. Form 4506 fordert eine Kopie samt Anlagen in der ursprünglich eingereichten Fassung an, für $30 je Erklärung; nach Angaben des IRS sollten Sie bis zu 75 Kalendertage einplanen.
• Kontoauszüge der Banken, Kartenaussteller und Kreditgeber, zurück bis zum Abschlussstichtag.
• Ihre eigenen Kopien. Der IRS rät, Kopien eingereichter Steuererklärungen aufzubewahren. Prüfen Sie Ihre E-Mails und jedes Kundenportal, das der Buchhaltungsexperte verwendet hat.

Bücher, die aus Kontoauszügen rekonstruiert werden: Buchhaltung aus Kontoauszügen rekonstruieren.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar.

Eine S Corporation wechselt am 1. Juli den Buchhalter

Nehmen Sie Bücher nach der Zufluss-Abfluss-Methode an, also ohne Forderungen und Verbindlichkeiten, und Einnahmen über der Grenze für kleine Einreicher bei Schedule L, sodass die Kapitalgesellschaft Schedule L ausfüllt. Die Abschlussbilanz zum 31. Dezember aus den alten Büchern: Bank US$25.000; Geräte US$40.000 zu Anschaffungskosten, abzüglich US$15.000 kumulierter Abschreibung, also eine Bilanzsumme von US$50.000; ein Darlehen über US$20.000; Grundkapital von US$10.000 und Gewinnrücklagen von US$20.000, also Eigenkapital von US$30.000. Verbindlichkeiten plus Eigenkapital betragen US$50.000.

Die neuen Bücher führen diese Salden zum 31. Dezember, dem Eröffnungsdatum, und die Summen stimmen mit der Spalte zum Jahresende in Schedule L überein. Die Buchungen vom 1. Januar bis Juni werden aus den Kontoauszügen erfasst und Monat für Monat abgestimmt; der Wechsel des Buchhalters am 1. Juli braucht keine besondere Buchung.

Ein Einzelunternehmer wechselt von einer Tabellenkalkulation zu neuer Software

Schedule C hat keine Bilanz, daher stammt die Eröffnung aus den Kontoauszügen zum 31. Dezember: Bank US$8.000 und ein Kartensaldo von US$5.000. Das Eigenkapital des Eigentümers beträgt US$3.000. Alte Buchungen werden nicht importiert; Einkünfte und Ausgaben werden ab Januar erfasst.

LLC mit zwei Mitgliedern, als Personengesellschaft besteuert

Nehmen Sie an, die Personengesellschaft erfüllt den Test für kleine Einreicher nicht, sodass sie Schedules L und M-2 sowie Punkt L jeder Schedule K-1 ausfüllt. Die Bücher zeigen ein Gesellschafterkapital von insgesamt US$60.000, während die Schedules K-1 ein Kapital nach Steuerbasis von US$45.000 zeigen. Schedule L, aus den Büchern erstellt, zeigt die US$60.000. Die neuen Bücher eröffnen mit US$60.000, aufgeteilt je Gesellschafter, wie es die alten Bücher zeigen. Die Differenz von US$15.000 bleibt in einer gesonderten Übersicht nach Steuerbasis, damit der Ersteller der Steuererklärung Schedule M-2 mit den Schedules K-1 abstimmen kann.

Anders in Ihrem Fall?

• Die alten Bücher und die eingereichte Steuererklärung weichen voneinander ab, die Steuererklärung des Vorjahres ist noch nicht eingereicht, der bisherige Buchhaltungsexperte gibt die Unterlagen nicht heraus, oder die Eröffnung des Eigenkapitals braucht eine große Sammelbuchung: Das entscheidet, welchen Salden Sie vertrauen können, und diese Entscheidung gehört vor den Zeitpunkt, an dem die neuen Bücher eine Steuererklärung speisen. Hier ziehen Sie einen Buchhalter oder Ersteller der Steuererklärung hinzu: Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die Bücher gab es vor diesem Jahr nie: Siehe Eröffnungssalden, wenn die Buchhaltung spät beginnt.
• Opening Balance Equity enthält einen großen Saldo: Siehe Opening Balance Equity.
• Das Eigenkapital weicht von der eingereichten Steuererklärung ab: Siehe Gewinnrücklagen, die nicht zur Steuererklärung des Vorjahres passen.
• Sie erwägen einen Wechsel mitten im Jahr oder fragen, wie viel Vorgeschichte übernommen werden soll: Siehe Buchhaltungssoftware mitten im Jahr wechseln.
• Sie müssen wissen, was Schedule L ist: Siehe Schedule L in der Steuererklärung einer Kapitalgesellschaft.
• Sie brauchen Unterlagen oder IRS-Zugang vom bisherigen Buchhaltungsexperten: Siehe Buchhaltungsexperten wechseln.
• Sie ersetzen mitten im Jahr einen Buchhalter: Siehe Buchhalter ersetzen.
• Das Anlagenverzeichnis fehlt: Siehe eine fehlende Abschreibungsübersicht rekonstruieren.
• Es fehlen Buchungen für mehrere Monate: Siehe überfällige Buchhaltung nachholen.
• Eine ausländische Person besitzt die US-Gesellschaft und Meldungen wurden versäumt: Siehe Buchhaltung bei versäumten Meldungen von Eigentümern aus dem Ausland rekonstruieren.
• Das Unternehmen ist in Kanada: Siehe Buchhaltungsexperten in Kanada wechseln.