QuickBooks Desktop eingestellt: Bleiben, wechseln oder umsteigen

QuickBooks Desktop eingestellt: Welche Produkte betrifft es, und was soll ich tun?

Intuit hat den Verkauf neuer US-Abonnements für einige Desktop-Produkte gestoppt und stellt keine Versionen ohne Abonnement mehr her. Laut Support-Verzeichnis verkauft Intuit die unten genannten Produkte seit dem 1. Oktober 2024 nicht mehr als neues Abonnement und liefert für bestehende Abonnenten weiterhin Sicherheitsupdates, Produktupdates und Support.

Das Support-Verzeichnis nennt kein Enddatum für die Plus-Produkte. Laut den Lizenzbedingungen behält sich Intuit das Recht vor, die Software und ihren Support nach seinen Einstellungsrichtlinien zu beenden, die Lage kann sich also ändern. Diese Daten und Bedingungen stammen von Intuit, nicht vom IRS, und Intuit kann sie ändern. Die Lizenzbedingungen sind für eine Desktop-Version geschrieben, prüfen Sie daher die Bedingungen für Ihre.

Es kann weniger schiefgehen, wenn eine Desktop-Firmendatei nur wenige Jahre Historie enthält, keine Lohnabrechnung hat und Sie weiter verlängern wollen. Mehr kann schiefgehen, wenn die Lohnabrechnung darüber läuft, Sie Warenbestand führen oder mehrere Firmen verwalten, die Datei viele Jahre enthält oder Sie kein Abonnement wollen und keinen Plan haben. In diesen Fällen berühren der Zeitpunkt des Ausstiegs, was umzieht und was als Archiv bleibt, die Lohnabrechnung, den Jahresabschluss und die Steuererklärung. Klären Sie das daher, bevor ein Verlängerungs- oder Ablaufdatum erreicht ist.

Legen Sie vor der Entscheidung bereit:

• Ihre Edition und Version sowie das Verlängerungsdatum.
• Ob die Lohnabrechnung ein eigenes Abonnement ist und wann es sich verlängert.
• Die Größe der Datei und die Jahre an Historie darin.
• Eine vollständige Sicherung der Firmendatei.
• Wer die Datei sonst öffnet (Ihr Buchhaltungsexperte oder Buchhalter) und welche Version er verwendet.

Was passiert, wenn mein QuickBooks-Desktop-Abonnement endet?

Wenn ein Desktop-Abonnement endet oder ausläuft, enden laut den Lizenzbedingungen von Intuit die Lizenz, die Software wird auf Ihren Computern deaktiviert und der Support endet. Das gilt auch für ein Abonnement, das Sie einfach nicht verlängern.

Die Bedingungen sagen sowohl, dass die Software deaktiviert wird, als auch, dass sich die Datei im Nur-Ansicht-Modus öffnen lassen kann, und erklären nicht, wie beides zusammenpasst. Nur-Ansicht-Zugriff ist kein sicherer Plan: Die Bedingungen knüpfen ihn daran, dass Sie vorher auf die neueste Version aktualisieren, und zusätzlicher Lesezugriff liegt im alleinigen Ermessen von Intuit. Bewahren Sie die ursprüngliche Sicherung und die Berichte auf und klären Sie, wie die Sicherung nach der Kündigung geöffnet wird (Schritt 3 unten). Der Artikel zum Umzug nach Online von Intuit erwähnt im Videotext einen Zeitraum mit Nur-Ansicht-Zugriff, aber die Bedingungen legen keinen fest.

Was geschieht mit meiner Historie, wenn QuickBooks Desktop eingestellt wird?

Nach den Bedingungen von Intuit bleibt die Firmendatei auf Ihrem Gerät, wenn das Abonnement endet, die Historie wird also nicht gelöscht. Verlieren können Sie die Möglichkeit, sie zu öffnen und zu nutzen. Nach einem Umstieg auf Online Advanced sagt die Wechselseite von Intuit, dass Sie die Desktop-Firmendatei weiterhin behalten.

Eine Kündigung überträgt die Pflicht zur Aufbewahrung der Unterlagen nicht auf Intuit. Der IRS sagt, Steuerpflichtige seien selbst dafür verantwortlich, ihre Bücher und Unterlagen zu führen. Die Unterlagenverordnung des Treasury ergänzt, dass Unterlagen zur Einsicht bereitstehen müssen, solange ihr Inhalt für ein Steuergesetz bedeutsam werden kann (26 CFR 1.6001-1(e)). Behandeln Sie die Datei, die Sie besitzen, als Original und sichern Sie sie, bevor das Abonnement endet (Schritte im Abschnitt zu den IRS-Unterlagen unten).

Was geschieht mit der Lohnabrechnung, wenn das Desktop-Abonnement ausläuft?

Die Lohnabrechnung für Desktop ist ein eigenes Abonnement. Läuft das Desktop-Abonnement selbst aus, endet die Lizenz und die Software wird deaktiviert, sodass darin keine Lohnabrechnung mehr laufen kann. Läuft nur das Lohnabrechnungsabonnement aus, behalten Sie laut den Lizenzbedingungen von Intuit die Desktop-Lizenz bis zum Ende der Softwarelaufzeit, verlieren aber die Lohnabrechnungsdienste.

Dieselben Bedingungen sagen:

• Läuft das Lohnabrechnungsabonnement ab, können Sie keine Lohnabrechnung mit den Steuertabellen oder Formularen von Intuit durchführen, bis Sie das Abonnement erneuert und die neuesten Updates eingespielt haben.
• Das elektronische Einreichen der Lohnsteuern und die Direkteinzahlung erfordern jeweils ein aktives Lohnabrechnungsabonnement und eine gültige Lizenz für eine kompatible, derzeit unterstützte Version der Software.
• Wer sich nicht regelmäßig mit dem Lohnabrechnungsdienst verbindet, riskiert einen ungenauen Steuereinbehalt.

Ein Ablauf des Lohnabrechnungsabonnements stoppt die Lohnabrechnung mit den Steuertabellen und Formularen von Intuit, sodass das Verlängerungsdatum der Lohnabrechnung die frühere Frist sein kann. Er setzt die Einzahlungen und Erklärungen des Arbeitgebers nicht aus: Der Arbeitgeber bleibt dafür verantwortlich (IRS), und eine verantwortliche Person, die vorsätzlich einbehaltene Steuern nicht abführt, kann persönlich für den Trust Fund Recovery Penalty (Haftung für einbehaltene Steuern) haften. Klären Sie, bevor die Lohnabrechnung in Desktop endet, wer die verbleibenden Einzahlungen leistet und die verbleibenden Erklärungen und W-2 einreicht. Die Lohnabrechnungshistorie braucht ein Zuhause, egal welche Software sie ausführt. Die Aufbewahrungsfristen für Lohnsteuerunterlagen stehen in wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind. Zum Wechsel des Lohnabrechnungsanbieters im laufenden Jahr: Lohnabrechnungsanbieter wechseln.

Bei Desktop bleiben, auf Online umsteigen, aufsteigen oder wechseln?

Die Wahl hängt davon ab, wie lange Sie verlängern können, was die Datei enthält und ob die Lohnabrechnung darüber läuft. Laut der Upgrade-Seite von Intuit hängt ein Umstieg vom Produkt ab, auf das Sie wechseln, und von der Datenmenge, die Sie mitnehmen.

Bleiben ist eine Verlängerungsentscheidung, die jedes Jahr getroffen wird. Der Umstieg ist ein Projekt mit einem Termin. Ein Unternehmen, das dem Produkt entwachsen ist, ist eine andere Frage: wenn QuickBooks nicht mehr reicht.

Gibt es Desktop-Buchhaltungssoftware ohne Abonnement, und was, wenn ich kein Abonnement will?

Von Intuit nicht: Auf seinen Seiten ist kein Desktop-Produkt ohne Abonnement zum Verkauf aufgeführt. Das Support-Verzeichnis sagt, Intuit stelle die Versionen von Pro, Premier und Mac ohne Abonnement nicht mehr her und verweise Käufer auf Enterprise-Abonnements oder QuickBooks Online. Andere Software ist eine eigene Wahl, die im dritten Weg unten behandelt wird.

Wenn Sie kein Abonnement wollen, bleiben drei Wege:

• Verlängern Sie das bestehende Abonnement weiter, solange Intuit Verlängerungen anbietet.
• Nutzen Sie eine Kopie, die Sie bereits besitzen. Das Support-Verzeichnis von Intuit sagt nicht, was für eine ältere Kopie ohne Abonnement gilt, und diese Kopie hat ihre eigene Lizenz. Laut den Lizenzbedingungen liefert Intuit, sobald eine Version eingestellt ist, keine Updates, keinen Support und keine Ersatz-Downloads mehr, verbundene Dienste wie Bankdownloads laufen ab, und die Software kann aufhören zu funktionieren oder unsicher werden. Die Einstellungsrichtlinie von Intuit nennt einige ältere Versionen, etwa Desktop 2023, als eingestellt. Prüfen Sie Ihre Lizenz und diese Richtlinie für Ihre Version und ob die Lohnabrechnung noch funktioniert.
• Übertragen Sie die Bücher in andere Software. Das ist eine Softwarewahl und eine Umstellung: günstigere Software, die Ihr Buchhaltungsexperte unterstützt.

Welchen Weg Sie auch wählen, sichern Sie zuerst die vollständige Firmendatei (Schritte im Abschnitt zu den IRS-Unterlagen unten). Ohne Plan wird das Verlängerungsdatum zur Frist.

Wie halte ich meine alten QuickBooks-Desktop-Daten für den IRS lesbar?

Bewahren Sie die vollständige Sicherungsdatei der Firma unverändert auf, mit dem Administrator-Login, dazu die Jahresabschlussberichte. Der IRS sagt, seine Prüfer forderten die Sicherungsdatei der Software früh in einer Prüfung an, mit Benutzername und Passwort des Administrators, in der Mehrzahl der Fälle, in denen Bücher in Software geführt werden (IRS-FAQ). Eine enge Prüfung, etwa zu einem einzelnen Ausgabeposten, braucht sie womöglich nicht.

Die IRS-FAQ sagt außerdem:

• Die Sicherung ist eine exakte Kopie der Originalbuchungen. In Tabellen umgewandelte Berichte lassen sich nicht auf dieselbe Weise testen.
• Eine neue Datei, die durch erneutes Eingeben der Transaktionen entsteht, ist keine Kopie der Originalbücher und erfüllt eine Anforderung von Unterlagen nicht.
• Das Verdichten (Condensing) ersetzt in der Arbeitsdatei die Details alter, abgeschlossener Transaktionen durch Sammelbuchungen. Verdichtete Daten sind für die geprüften Jahre nicht zulässig. Frühere Zeiträume dürfen nur verdichtet werden, wenn die verdichteten Daten keine Transaktionen enthalten, die in den geprüften Jahren erstellt oder geändert wurden, und keine aus früheren Jahren, die sich darauf auswirken. Der IRS kann die Sicherung vor dem Verdichten oder die Archivdatei verlangen, wenn sich die Prüfung ausweitet.
• Prüfer können den Monat vor und den Monat nach dem Jahr verlangen, also einen vierzehnmonatigen Zeitraum, um die Periodenabgrenzung zu testen, und einen längeren Zeitraum, wenn das nicht reicht.

Publication 583 ergänzt, dass computergestützte Unterlagen mit Ihren Büchern und Ihrer Steuererklärung übereinstimmen und von einer Beschreibung des Computersystems begleitet sein müssen und dass Sie sie so lange aufbewahren, wie sie für ein Steuergesetz bedeutsam sein können. Wie lange jede Unterlage aufzubewahren ist: wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Bevor das Abonnement endet:

1. Aktualisieren Sie auf die neueste Version. Die Bedingungen von Intuit knüpfen die Umwandlung in Nur-Ansicht daran.
2. Erstellen Sie eine vollständige Sicherung der Firmendatei. Bewahren Sie zwei Kopien an getrennten Orten auf.
3. Öffnen oder stellen Sie die Sicherung auf einem Computer wieder her, auf dem die Software noch läuft, damit Sie wissen, dass sie funktioniert. Entscheiden Sie dann, wie Sie sie nach Ende des Abonnements öffnen. Laut den Bedingungen von Intuit kann ein neues kompatibles Abonnement den vollen Zugriff wiederherstellen. Bewahren Sie diesen Plan bei der Sicherung auf und testen Sie ihn erneut, wenn sich Computer oder Software ändern.
4. Halten Sie fest, wer das Administrator-Login hat.
5. Speichern Sie die Jahresabschlussberichte als PDF und als Tabelle. Die vollständige Liste: Unterlagen, die Sie beim Kündigen von QuickBooks aufbewahren sollten.
6. Verdichten, bereinigen oder erfassen Sie die archivierte Datei nicht neu.

Wie viel Historie soll ich übertragen, und wie viel archivieren?

Übertragen Sie, was das neue System zum Laufen braucht, und archivieren Sie den Rest. Keine Regel legt die Zahl fest. Die IRS-Regel betrifft die Originaldatei, nicht die Kopie, die Sie übertragen. Intuit erlaubt, einen Teil oder alle Daten zu übertragen: Transaktionen eines Zeitraums, Salden, bestimmte Listen oder nur Listen und Salden (Kunden, Lieferanten, Kontenplan, Mitarbeiter und Artikel).

Der Artikel zum Umzug nach Online von Intuit verlangt, dass der Wert „Total Targets“, die Prüfung der Dateigröße, weniger als 4.000.000 Targets beträgt, und sagt, die Daten zuerst zu verdichten, wenn er höher ist. Erstellen Sie die vollständige Sicherung, bevor Sie verdichten, denn das Verdichten entfernt Details aus der Arbeitsdatei. Das Archiv ist die unveränderte ursprüngliche Sicherung.

Umstellungsdatum, Eröffnungsbilanz und wie viel Historie Sie mitnehmen: Buchhaltungssoftware mitten im Jahr wechseln.

Was prüfe und sichere ich, bevor ich etwas übertrage?

Prüfen Sie die Datei, den Zugriff und die Uhr, dann sichern Sie. Für einen Umstieg auf Online sagt der Artikel von Intuit:

• Aktualisieren Sie QuickBooks Desktop auf die neueste Version.
• Melden Sie sich als Firmenadministrator an, mit Administratorzugriff auf die Desktop-Datei und das Online-Konto.
• Mac-Nutzer speichern zuerst eine Sicherungskopie der Firmendatei für Windows.
• Intuit gewährt 90 Kalendertage für die Übertragung Ihrer Daten, wenn Sie sich selbst für Online angemeldet haben, und mehr, wenn Ihr Buchhaltungsexperte es getan hat. Der Artikel sagt nicht, wann diese Uhr zu laufen beginnt, bestätigen Sie es also, bevor Sie das Online-Konto anlegen.
• Lesen Sie die Liste der Posten von Intuit, die nicht übertragen werden. Gleichen Sie sie mit dem ab, was Ihre Datei nutzt: Lohnabrechnung, Warenbestand, mehrere Firmen, benutzerdefinierte Berichte.
• Führen Sie nach dem Umstieg in beiden Produkten dieselben Berichte für dieselben Daten und auf derselben Grundlage aus und vergleichen Sie sie, zum Beispiel die Gewinn- und Verlustrechnung für das Jahr bis heute und die Bilanz zum selben Stichtag.

Ergänzen Sie dann eigene Prüfungen: offene Rechnungen und Verbindlichkeiten, den Stand der Lohnabrechnung und den letzten Lohnlauf sowie die eingereichten Steuererklärungen für jedes Jahr in der Datei. Wurde nur ein Teil der Historie übertragen, vergleichen Sie die Eröffnungssalden und die mitgenommenen Zeiträume und notieren Sie die Abweichungen, die Sie erwarten. Die Schritte zur Sicherung stehen oben im Abschnitt zu den IRS-Unterlagen. Sobald das Desktop-Abonnement endet, wird die Software deaktiviert, vergleichen Sie also, solange sie sich noch öffnen lässt. Abweichungen, die Sie nicht erklären können: Salden stimmen nach dem Umstieg von Desktop auf Online nicht.

Wann sollte der Umstieg bis zum Jahresende warten, und wann nicht?

Der Umstieg kann bis zum Jahresende warten, wenn der Zugriff, der Support und die Lohnabrechnungsdienste, die Sie brauchen, bis dahin verfügbar bleiben, auch durch rechtzeitiges Verlängern oder Aktualisieren. Keine Regel legt einen Umstiegstermin fest. Dies ist eine praktische Lesart der Lizenzbedingungen von Intuit.

Fällt keines davon vor das Jahresende und sind die Bücher bis zum Umstellungsdatum abgestimmt, ist ein Umstieg zum Jahresende möglich. Das Übertragen der Bücher überträgt die Lohnabrechnung nicht von selbst. Beides gemeinsam zum Jahresende zu übertragen, kann die Löhne des Jahres an einem Ort halten, je nach Lohnabrechnungsanbieter. Ein Umstieg zum Jahresende lässt dennoch die Forms W-2 des Jahres (fällig 1. Februar 2027), Form 940 (fällig 31. Januar nach dem Lohnjahr) und die Form 941 für das vierte Quartal (fällig der letzte Tag des ersten Monats nach jedem Quartal) nach dem Jahresende vorzubereiten. Erstellt die alte Software sie, muss das Lohnabrechnungsabonnement bis zu ihrer Einreichung laufen. Ein Umstieg mitten im Jahr legt einen Teil der Transaktionen und der Lohnabrechnung des Jahres in jedes System. Selbst ein Umstieg zum Jahresende lässt den Monat vor oder nach einem Jahr in der anderen Datei, und ein Prüfer, der den vierzehnmonatigen Zeitraum verlangt, braucht möglicherweise beide Dateien. Einzelheiten zur Lohnabrechnung: Lohnabrechnungsanbieter wechseln.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und verwenden US-Dollar.

S Corporation eines Gartenbaubetriebs mit Lohnabrechnung in Desktop

Eine S Corporation eines Gartenbaubetriebs hat US$900.000 Umsatz, 12 Jahre Historie in Desktop, jetzt mit einem Pro-Plus-Abonnement, und die Lohnabrechnung läuft über Desktop. Beide Abonnements verlängern sich im März, sodass beide bis zu den Einreichungen im Januar aktiv bleiben. Das Unternehmen verlängert, führt die Lohnabrechnung weiter in Desktop und überträgt Lohnabrechnung und Bücher zum Jahresende, sodass die bisherigen Löhne des Jahres und der W-2-Lauf in einem System liegen. Ein Umstieg im August würde die Lohnabrechnungshistorie auf zwei Systeme verteilen. Würde das Lohnabrechnungsabonnement stattdessen im Oktober auslaufen, müsste das Unternehmen es verlängern oder eine Ersatz-Lohnabrechnung organisieren, bevor der Dienst endet. Die Bücher könnten getrennt umziehen.

Einzelunternehmer, der Abonnements nicht mag

Ein Einzelunternehmer hat US$60.000 Einkünfte und Desktop Pro Plus. Intuit sagt, bestehende Abonnenten behielten Updates und Support, die Frage ist also, wie lange er bleibt, nicht ob er heute umsteigt. Intuit führt kein Produkt ohne Abonnement auf, das er stattdessen kaufen könnte. Der Inhaber verlängert, legt jedes Jahr eine vollständige Sicherung und exportierte Berichte in einem Archivordner ab und überprüft die Entscheidung bei jeder Verlängerung. Steigt der Inhaber aus, enthält das Archiv die Sicherung und die Berichte jedes Jahres.

LLC mit zwei Mitgliedern steigt auf Online um

Eine LLC mit zwei Mitgliedern, die als Personengesellschaft besteuert wird, hat 8 Jahre Daten in Desktop. Sie könnte mit den Transaktionen der letzten 2 Jahre plus Eröffnungssalden auf Online umsteigen, sodass die neue Datei kleiner ist. Ob 2 Jahre genügen, hängt vom Kreditgeber, von der Steuererklärung und von offenen Posten ab. Sie bewahrt die vollständige Desktop-Sicherung der 8 Jahre für jede Anfrage des IRS unverändert auf.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Lohnabrechnung läuft über die Datei, oder eine Verlängerung steht bevor: Der Zeitpunkt der Lohnabrechnung bestimmt hier die Frist. Siehe Lohnabrechnungsanbieter wechseln und Buchhaltungshilfe, wenn Umstieg und Lohnabrechnungstermin zusammenfallen.
• Viele Jahre Historie, Warenbestand, mehrere Firmen oder kein Plan, weil Sie kein Abonnement wollen: Was umzieht, was als Archiv bleibt und das Datum berühren Jahresende und Steuererklärung. Klären Sie sie vor dem Verlängerungsdatum, mit Buchhaltungshilfe. Mehrere Firmen: Bücher für mehrere Firmen.
• Sie nutzen eine ältere Kopie ohne Abonnement: Eine eingestellte Version verliert Updates, Support und verbundene Dienste wie Bankdownloads. Prüfen Sie Ihre Version anhand der Einstellungsrichtlinie von Intuit und klären Sie den Umstieg mit der Buchhaltungshilfe.
• Die Salden stimmen nach dem Umstieg auf Online nicht: Siehe Salden stimmen nach dem Umstieg von Desktop auf Online nicht und holen Sie sich Buchhaltungshilfe.
• Sie legen ein Umstellungsdatum und Eröffnungssalden fest: Siehe Buchhaltungssoftware mitten im Jahr wechseln.
• Sie wollen günstigere Software, die Ihr Buchhaltungsexperte unterstützt: Siehe QuickBooks-Alternativen, die Ihr Buchhaltungsexperte unterstützt.
• Sie nutzen QuickBooks Self-Employed: Siehe Einstellung von QuickBooks Self-Employed.
• Eine IRS-Mitteilung oder Prüfung läuft: Laut der IRS-FAQ sind verdichtete Daten für die geprüften Jahre nicht zulässig. Siehe eine IRS-Prüfung eines kleinen Unternehmens und holen Sie sich Buchhaltungshilfe, bevor Sie die Datei ändern.