Buchhaltungssoftware mitten im Jahr wechseln

Sollte ich meine Buchhaltungssoftware mitten im Jahr wechseln oder bis zum Jahresende warten?

Das Jahresende ist der einfachste Zeitpunkt für den Wechsel, denn dann enthält ein System das ganze Steuerjahr. Ein Wechsel mitten im Jahr funktioniert, wenn die Bücher bis zu einem Monatsende abgestimmt sind und die alte Datei erhalten bleibt; dann müssen aber die Steuererklärung, die Forms 1099 und die Lohnabrechnungsformulare aus zwei Systemen gebildet werden.

Das Warten bis zum Jahresende passt zu einem Unternehmen, dessen altes Programm weiter funktioniert und bis dahin bezahlt ist. Früher zu wechseln passt zu einem Unternehmen, das vorher Support oder Zugriff verliert oder vor einer Vertragsverlängerung steht: Wählen Sie das nächste Monatsende, dessen Konten abgestimmt sind. Eine Preiserhöhung allein ändert nichts daran, was die Umstellung leisten muss.

Die Spalte für das Jahresende setzt ein Geschäftsjahresende am 31. Dezember voraus. Endet das Steuerjahr in einem anderen Monat, steht nur die Gewinn- und Verlustrechnung am Ende in einem System: Forms 1099 melden das Kalenderjahr, und Lohnsteuererklärungen folgen dem Kalenderquartal oder -jahr. Die Zeiträume der Sales Tax folgen dem vom Bundesstaat zugewiesenen Rhythmus, sodass selbst eine Umstellung am 31. Dezember mitten in einen Zeitraum fallen kann: Kalifornien hat eine jährliche Geschäftsjahres-Basis, die am 30. Juni endet.

Ein Wechsel ist nicht einfach, wenn eines davon zutrifft:

• Die Lohnabrechnung läuft in der Buchhaltungsdatei.
• Sales Tax wird in mehr als einem Bundesstaat erhoben.
• Das Unternehmen führt einen Warenbestand.
• Es gibt mehrere Bank- oder Karten-Feeds oder mehr als eine Gesellschaft.
• Ein Konto führt Fremdwährung, oder ein Eigentümer oder die Muttergesellschaft sitzt außerhalb der USA.
• Einige Monate vor der Umstellung sind nicht abgestimmt.
• Das Steuerjahr endet in einem anderen Monat als Dezember.

Halten Sie vor der Wahl des Datums bereit:

• Die Saldenliste: der Saldo jedes Kontos an einem Stichtag, genommen am letzten abgestimmten Monatsende.
• Fälligkeitslisten für Forderungen und Verbindlichkeiten: unbezahlte Kundenrechnungen und unbezahlte Lieferantenrechnungen, jeweils mit Datum.
• Die Anlageliste mit Anschaffungskosten und bisheriger Abschreibung.
• Die bisherigen Zahlungen an Lieferanten sowie die Berichte zu Löhnen und Sales Tax seit Jahresbeginn.
• Eine vollständige Sicherung der alten Datei.

Teilen Sie dem Ersteller der Steuererklärung das Umstellungsdatum mit, bevor Sie umziehen: Er braucht zum Jahresende die Berichte beider Systeme.

Ändert ein Softwarewechsel mein Steuerjahr oder meine Gewinnermittlungsmethode?

Nein. Ein Softwarewechsel ändert weder das Steuerjahr noch die Gewinnermittlungsmethode: Beide ergeben sich aus den bereits eingereichten Erklärungen, nicht aus der Software. Die hier genannten IRS-Veröffentlichungen behandeln den Softwarewechsel selbst nicht; dies folgt aus den Definitionen von Steuerjahr und Gewinnermittlungsmethode in Publication 538.

Die Steuererklärung deckt das ganze Steuerjahr ab und wird deshalb am Umstellungsdatum nicht geteilt.

Publication 583 sagt, dass dieselbe Gewinnermittlungsmethode für das steuerpflichtige Einkommen und für die Bücher zu verwenden ist; Publication 334 sagt dasselbe für ein kleines Unternehmen. Die Verordnung ist lockerer: Zu den Buchhaltungsunterlagen gehört eine Abstimmung aller Unterschiede zwischen den Büchern und der Steuererklärung. Bücher nach einer Methode und eine Erklärung nach einer anderen: periodengerechte Bücher und eine Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode. Die Falle ist eine Einstellung in der neuen Datei, aus der die Erklärung gebildet wird. Weicht ihre Berichtsgrundlage, Bestandsbewertung oder Abschreibung von dem ab, was die eingereichten Erklärungen verwendet haben, kann sich die Behandlung eines wesentlichen Postens ändern. Publication 538 sagt, dass ein Methodenwechsel die Änderung der Behandlung eines wesentlichen Postens einschließt und dass Änderungen wie die Methode der Bestandsbewertung oder der Abschreibung in der Regel die Genehmigung des IRS brauchen, beantragt mit Form 3115. Ein automatischer Wechsel wird mit der fristgerecht eingereichten Erklärung für das Wechseljahr vollzogen, plus eine unterschriebene Kopie an den IRS bis zum Tag der Einreichung der Erklärung; ein nicht automatischer wird in diesem Jahr beantragt. Die Korrektur eines Rechen- oder Buchungsfehlers ist kein Methodenwechsel. Ob ein Unterschied das eine oder das andere ist, entscheidet der Ersteller der Steuererklärung, bevor die neue Datei in eine Erklärung einfließt. Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Methode mit Absicht: Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Buchhaltung.

Welches Umstellungsdatum soll ich wählen?

Wählen Sie den letzten Tag eines Monats, dessen Bank- und Kartenkonten mit den Auszügen abgestimmt sind, und wenn Sie warten können, den letzten Tag des Steuerjahres. Publication 583 sagt, dass das Girokonto jeden Monat abzustimmen ist.

Eine Umstellung zum Jahresende wartet trotzdem auf die Buchungen, die der Ersteller der Steuererklärung nach dem Jahresende vornimmt, etwa Abschreibungen und Abgrenzungen. Wurde die neue Datei geöffnet, bevor sie gebucht waren, erfassen Sie jede als eine datierte Buchung, sonst passen die Eröffnungssalden nicht zur eingereichten Erklärung.

Schreiben Sie das Datum in jedem Fall auf, erfassen Sie in der alten Datei nichts mehr mit späterem Datum und setzen Sie dort ein Sperrdatum (ein Datum, vor dem die Datei keine neuen Buchungen annimmt), falls es das gibt. Zum Sperren eines Zeitraums: Abschlussdatum nach der Einreichung der Steuern.

Was übernehme ich in die neue Software?

Übernehmen Sie Salden zum Umstellungsdatum, nicht den Verlauf: eine Eröffnungs-Saldenliste, offene Kunden- und Lieferantenrechnungen je Beleg, die Stammlisten und die Anlageliste.

Publication 583 sagt, dass Anlageunterlagen den Kaufpreis, Verbesserungen, den Abzug nach Abschnitt 179 und die genommene Abschreibung zeigen und dass Belege für den Warenbestand den gezahlten Betrag zeigen. Ein doppeltes Buchführungssystem gleicht sich selbst aus, eine Eröffnungsbuchung, die nicht aufgeht, enthält also einen Fehler.

Eröffnungssalden, abgestimmt auf die eingereichte Erklärung: Eröffnungssalden nach dem Wechsel des Buchhaltungsexperten.

Übernehme ich alte Buchungen oder nur Salden und ein Archiv?

Salden plus ein Archiv genügen für die Steuererklärung in der Regel. Übernehmen Sie alte Buchungen nur, wenn jemand diese Einzelheiten im neuen System braucht, etwa ein Kreditgeber oder Investor, der Monate über das Jahr vergleicht.

• Salden kommen über die obige Eröffnungsbuchung hinein.
• Das Archiv ist die gesamte alte Datei, unverändert aufbewahrt. Sie bleibt der Originalnachweis jeder früheren Buchung: Eine Datei, die durch erneute Eingabe der Buchungen neu aufgebaut wurde, ist keine Kopie der Bücher und Unterlagen der Ersterfassung und erfüllt eine Anforderung des IRS nach der Sicherung nicht.
• Buchungen sind der riskante Teil: Jede übernommene Buchung ist eine weitere Gelegenheit, etwas doppelt zu zählen. Wenn Sie das ganze Jahr in einer Datei brauchen, öffnen Sie die neue Datei am ersten Tag des Steuerjahres und erfassen Sie die Monate seitdem aus Kontoauszügen, wie Eröffnungssalden nach dem Wechsel des Buchhaltungsexperten beschreibt, statt einen Ausschnitt des Verlaufs zu importieren. Bei periodengerechten Büchern genügen Auszüge nicht: Die Rechnungen, Lieferantenrechnungen und unbaren Buchungen, etwa Abschreibungen, kommen ebenfalls hinein.

Verwenden Sie für die Bankbewegungen jedes Zeitraums eine einzige Quelle: die alte Datei, die Auszüge oder einen Bank-Feed, niemals zwei.

Wie bekomme ich eine Gewinn- und Verlustrechnung für das ganze Jahr, wenn das Jahr in zwei Systemen liegt?

Die Gewinn- und Verlustrechnung für das ganze Jahr ist der Bericht des alten Systems vom ersten Tag des Steuerjahres bis zum Umstellungsdatum plus der Bericht des neuen Systems vom Folgetag bis zum letzten Tag des Jahres, Konto für Konto addiert, es sei denn, die neue Datei enthält die frühen Monate bereits. Wählen Sie vor dem Import einen von drei Wegen, und addieren Sie den alten Bericht nie zu einer neuen Datei, die die frühen Monate schon enthält.

Welchen Weg Sie auch wählen:

1. Ordnen Sie vor der Umstellung auf einem Blatt jedem alten Konto ein neues Konto zu.
2. Erstellen Sie die alte Gewinn- und Verlustrechnung vom ersten Tag des Jahres bis zum Umstellungsdatum und speichern Sie sie als Datei.
3. Erstellen Sie zum Jahresende die neue Gewinn- und Verlustrechnung für die passenden Daten.
4. Stimmen Sie den alten Nettogewinn bis dahin mit dem ab, was die neue Datei dafür führt: beim ersten Weg im Eigenkapital, beim zweiten in den Einnahmen- und Ausgabensalden.
5. Geben Sie dem Ersteller der Steuererklärung beide ursprünglichen Berichte und den kombinierten.

Eine Personengesellschaft oder S Corporation braucht zum Umstellungsdatum außerdem das Eigenkapital je Eigentümer; siehe Eigenkapital der Eigentümer festlegen.

Wie halte ich die Lieferantensummen seit Jahresbeginn für Forms 1099 über zwei Systeme hinweg richtig?

Addieren Sie die Zahlungen an jeden Zahlungsempfänger aus beiden Systemen für das Kalenderjahr, bevor Sie entscheiden, wer eine Form 1099-NEC erhält. Maßgeblich ist, ob Sie dem Zahlungsempfänger im Jahr mindestens $2.000 gezahlt haben. Ein Zahlungsempfänger, der in jedem System unter diesem Betrag bleibt, kann in der Summe darüber liegen. Ein Zahlungsempfänger, bei dem Sie nach den Regeln zum Backup Withholding Bundeseinkommensteuer einbehalten haben, braucht unabhängig von der Summe ein Formular.

1. Erstellen Sie vor der Umstellung einen Bericht der Zahlungen je Lieferant vom 1. Januar bis zum Umstellungsdatum. Nehmen Sie Zahlungen, nicht Rechnungen: Der Test zählt gezahlte Beträge.
2. Bewahren Sie diesen Bericht mit Name, Steuernummer, Rechtsform und Status von Form W-9 jedes Zahlungsempfängers auf.
3. Legen Sie im neuen System jeden Zahlungsempfänger nur einmal an, mit demselben Namen und derselben Steuernummer. Ein Zahlungsempfänger mit zwei Schreibweisen teilt die Summe.
4. Addieren Sie zum Jahresende die Zahlungen vor der Umstellung zum Bericht des neuen Systems, Zahlungsempfänger für Zahlungsempfänger.
5. Lassen Sie weg, was das Formular nicht abdeckt. Wer ein Formular erhält, einschließlich Kartenzahlungen und Kapitalgesellschaften, steht in welche Auftragnehmer ein 1099 erhalten.

Forms 1099 melden die im Kalenderjahr gezahlten Beträge. Ein Unternehmen mit abweichendem Geschäftsjahr, das zum Geschäftsjahresende wechselt, hat deshalb dennoch ein Kalenderjahr, das auf zwei Systeme verteilt ist. Bereits versäumte Formulare: verspätete Formulare für Auftragnehmer und Arbeitnehmer.

Wie vermeide ich, dieselbe Rechnung, Einzahlung oder Lieferantenrechnung doppelt zu zählen?

Erfassen Sie jeden Posten nur einmal: Salden kommen über die Eröffnungsbuchung hinein, offene Kundenrechnungen und Lieferantenrechnungen (periodengerechte Bücher) nur als offene Posten, und Einnahmen und Ausgaben mit Datum bis zum Umstellungsdatum nur über den gewählten Weg für das ganze Jahr.

Die ersten drei Zeilen gelten für periodengerechte Bücher. Bei der Zufluss-Abfluss-Methode ist eine unbezahlte Rechnung oder Lieferantenrechnung noch keine Einnahme oder Ausgabe: die Zufluss-Abfluss-Methode zählt Einnahmen bei Zufluss und die periodengerechte Methode bei Entstehung, eine Zahlung nach der Umstellung ist also bei Büchern nach der Zufluss-Abfluss-Methode eine neue Einnahme oder Ausgabe und gleicht bei periodengerechten Büchern nur den offenen Posten aus. Mehr in Eröffnungssalden nach dem Wechsel des Buchhaltungsexperten. Bereits in der Datei vorhandene Duplikate: doppelte Einnahmen.

Wie prüfe ich, ob die neue Datei zum Umstellungsdatum mit der alten übereinstimmt?

Die neue Datei stimmt überein, wenn jedes Bilanzkonto in ihrer Saldenliste zum Umstellungsdatum nach der Zuordnung dem der alten Datei entspricht und der Gewinn seit Jahresbeginn übereinstimmt.

Speichern Sie beide Saldenlisten als datierte Dateien; sie belegen, dass beide Dateien übereinstimmen. Stimmen Sie in der neuen Datei den ersten Monat ab, bevor Sie den zweiten erfassen.

Was brauchen Lohnabrechnung und Sales Tax beim Wechsel an Verlauf?

Lohnabrechnung und Sales Tax brauchen jeweils ihre Salden seit Jahresbeginn und ihre Meldezeiträume, nicht nur die Bilanz.

Bewahren Sie die Einzelheiten zu Lohnabrechnung und Sales Tax auf, nicht nur die Summen. Zu den Unterlagen zur Lohnsteuer gehören Beträge und Daten der Lohnzahlungen und Steuereinzahlungen, und jeder Bundesstaat legt seine eigene Aufbewahrungsfrist für Sales-Tax-Unterlagen fest.

Ein neuer Lohnabrechnungsanbieter ist ein eigener Schritt: Wechsel des Lohnabrechnungsanbieters. Häufigkeit der Einreichung und Fälligkeitstermine: Sales-Tax-Erklärungen einreichen. Eine zu zahlende Steuer, die nicht mehr zur Erklärung passt: zu zahlende Sales Tax stimmt nicht mit der Erklärung überein.

Wie lange bewahre ich die alten Daten auf, und in welcher Form?

Bewahren Sie die alten Daten so lange auf, wie die Erklärungen, die sie belegen, noch geprüft oder geändert werden können, und bewahren Sie die vollständige Datei auf, nicht nur Berichte.

Unterlagen zu Einkünften, Abzügen und Steuergutschriften sind in der Regel 3 Jahre nach der Einreichung oder Fälligkeit der Erklärung aufzubewahren, je nachdem, was später liegt. Unterlagen zur Lohnsteuer sind mindestens vier Jahre nach Fälligkeit oder Zahlung der Steuer aufzubewahren, je nachdem, was später liegt. Unterlagen zu Vermögen, das Sie besitzen, etwa die Anlageliste, gelten bis zum Ablauf der Frist für das Jahr, in dem Sie das Vermögen veräußern. Die Aufbewahrungstabelle des IRS nennt die längeren Fälle, und wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind erklärt sie.

Was Sie aufbewahren sollten:

• Die vollständige Sicherungsdatei des alten Systems. Der IRS fordert Sicherungsdateien der Buchhaltungssoftware früh in einer Prüfung an, in den meisten Fällen, in denen Bücher in Software geführt werden, mit dem Administrator-Zugang. Er sagt, dass eine Tabellenkopie nicht wie das Original getestet werden kann und dass verdichtete Daten für die geprüften Jahre nicht akzeptabel sind.
• Ein Fenster von 14 Monaten. Ein Prüfer kann verlangen, dass die Sicherung den Monat vor und nach dem geprüften Jahr einschließt, um die Periodenabgrenzung zu testen. Eine Umstellung zum Jahresende lässt diese Monate trotzdem in zwei Dateien liegen.
• Exportierte Berichte, lesbar ohne das alte Programm: jährliche Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Hauptbuch, Saldenliste, Fälligkeitslisten, Berichte zu Lieferantenzahlungen und Lohnabrechnung.
• Belege, die nur als Anhänge in der alten Datei liegen. Der IRS sagt, dass Einkäufe, Verkäufe, Lohnabrechnung und andere Geschäftsvorfälle Belege erzeugen, die Angaben enthalten, die Sie in Ihre Bücher eintragen.
• Eine Beschreibung des Systems: Publication 583 verlangt die maschinenlesbaren Unterlagen und eine vollständige Beschreibung des EDV-gestützten Teils, einschließlich der Kontrollen und des Kontenplans.

Speichern Sie zwei Kopien an getrennten Orten und testen Sie, ob die Sicherung sich öffnen lässt, bevor das alte Abonnement endet. Was vor der Kündigung zu exportieren ist: Unterlagen, die Sie bei einer Kündigung aufbewahren sollten.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und verwenden US-Dollar.

Eine Beratungs-S-Corporation wechselt am 1. Juli

Eine S Corporation mit Kalenderjahr und periodengerechter Methode wechselt am 1. Juli, nachdem sie den Juni abgestimmt hat. Das alte System zeigt für Januar bis Juni Umsätze von US$180.000 und Ausgaben von US$120.000. Die neue Datei öffnet mit den Salden zum 30. Juni außer den Forderungen, den offenen Rechnungen über US$40.000, je Rechnung erfasst, und der Anlageliste. Juli bis Dezember im neuen System zeigt Umsätze von US$170.000 und Ausgaben von US$115.000.

Die Gewinn- und Verlustrechnung der Steuererklärung ist die Summe beider: Umsätze US$350.000, Ausgaben US$235.000, Gewinn US$115.000. Die Rechnungen über US$40.000 sind bereits in den Umsätzen des alten Systems enthalten, deshalb gleichen Zahlungen darauf im Juli und August diese Rechnungen aus und sind keine Umsätze aus dem Juli.

Eine Einzelunternehmerin zählt den März doppelt

Eine Einzelunternehmerin mit periodengerechter Methode wechselt am 1. April. Unbezahlte Rechnungen für Arbeiten im März betragen insgesamt US$6.000. Sie erfasst die Forderung zum 31. März als Summe von US$6.000 und importiert zusätzlich die Rechnungen vom März. Die Forderung zeigt US$12.000. Die importierten Rechnungen buchen in der neuen Datei außerdem US$6.000 Umsatz für März, sodass jede Gewinn- und Verlustrechnung für das ganze Jahr, die die neue Datei ab dem 1. Januar liest, diese Einnahme doppelt zählt. Die Lösung: die Summe löschen und die Forderung einmal je Rechnung eröffnen, gebucht gegen die Eröffnungsbuchung.

Ein selbstständiger Auftragnehmer in zwei Systemen

Eine LLC mit zwei Mitgliedern, die als Personengesellschaft besteuert wird, zahlt einem selbstständigen Auftragnehmer vor dem Wechsel US$1.500 per Scheck und danach US$1.200 per Banküberweisung, beides für Leistungen. Jedes System zeigt einen Zahlungsempfänger unter der Schwelle von $2.000, doch die Summe beträgt US$2.700. Die LLC erstellt aus dem alten System einen Bericht der Zahlungen je Lieferant bis zum Umstellungsdatum, addiert den Bericht des neuen Systems und muss, wenn der Auftragnehmer keine Kapitalgesellschaft ist, möglicherweise eine Form 1099-NEC über US$2.700 einreichen.

Anders in Ihrem Fall?

• Der Wechsel fällt mitten ins Jahr, und die Datei, die Sie verlassen, führt Lohnabrechnung, Sales Tax, Warenbestand oder mehrere Bank-Feeds: Umstellungsdatum, übernommener Verlauf, die aus zwei Systemen gebildeten Jahreszahlen und 1099-Summen sowie eine Eröffnung, die mit der alten Datei übereinstimmt, hängen voneinander ab, und ein Fehler an einer Stelle zeigt sich im Rest. Holen Sie sich vor dem Wechsel Hilfe bei der Buchhaltung.
• Monate vor der Umstellung wurden nie abgestimmt: Die Eröffnungssalden erben jeden Fehler, stimmen Sie also zuerst ab. Siehe überfällige Buchhaltung nachholen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein Konto führt Fremdwährung, oder der Eigentümer oder die Muttergesellschaft sitzt außerhalb der USA: siehe Fremdwährungskonten in US-Büchern, Bücher für eine US-Tochtergesellschaft einer ausländischen Muttergesellschaft und für die Einreichungen Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie haben auch den Buchhaltungsexperten gewechselt und haben nur die Berichte des Vorjahres: siehe Eröffnungssalden nach dem Wechsel des Buchhaltungsexperten.
• Ihr Buchhaltungsprogramm wird eingestellt: siehe Desktop-Buchhaltungssoftware wird eingestellt. Wenn Salden nach dem Umzug nicht stimmen, siehe Salden stimmen nach dem Umzug von Desktop zu Online nicht und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie wählen das neue Programm noch aus: siehe Software, die Ihr Buchhaltungsexperte unterstützt und zwei Produkte im Vergleich.
• Auch die Lohnabrechnung zieht um: siehe Wechsel des Lohnabrechnungsanbieters.
• Die Einstellungen der neuen Datei würden von der Zufluss-Abfluss-Methode auf die periodengerechte Methode wechseln oder die Behandlung von Warenbestand oder Abschreibung ändern: Das kann ein Methodenwechsel sein; siehe Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Buchhaltung und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Das eingereichte Jahr ändert sich in der neuen Datei immer wieder: siehe Abschlussdatum nach der Einreichung der Steuern.
• Ein Bescheid oder eine Prüfung läuft: Der IRS sagt, dass verdichtete Daten für die geprüften Jahre nicht akzeptabel sind und eine neu erfasste Datei keine Kopie der Originalbücher ist. Siehe IRS-Prüfung eines kleinen Unternehmens, bevor Sie die alte Datei ändern.