LLCs und S Corporation: Getrennte Bücher und Übertragungen

Brauche ich für jede Gesellschaft getrennte Bücher, oder kann eine Datei alle enthalten?

Führen Sie für jedes Unternehmen einen vollständigen, getrennten Satz von Büchern. Publication 583 sagt, dass ein Eigentümer mehrerer Unternehmen für jedes einen vollständigen und getrennten Satz von Büchern und Unterlagen führen muss. Üblich ist, jeder Gesellschaft eigene Bankkonten, eine eigene Bilanz und eine eigene Gewinn- und Verlustrechnung zu geben, weil jede eigene Eigentümer, Schulden, Arbeitnehmer und Erklärungen haben kann. Der IRS akzeptiert jedes Aufzeichnungssystem, das Einnahmen und Ausgaben klar ausweist. Wenn eine S Corporation Schedule L ausfüllt, sagt die Anleitung zu Form 1120-S, dass die Bilanz mit ihren Büchern und Unterlagen übereinstimmen soll.

Keine Steuerregel legt eine Zahl von Softwaredateien oder Abonnements fest. Prüfen Sie es so: Kann jede Gesellschaft ihre eigenen Berichte ohne die anderen erstellen? Wenn ja, kann eine gemeinsame Datei genügen; wenn nein, braucht diese Gesellschaft ihre eigene. Zur Software siehe Wenn Buchhaltungssoftware nicht mehr reicht und Einrichtung für eine S Corporation.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• Eine Gesellschaft einen externen Gesellschafter hat, sodass ihre Bücher dessen K-1 (Gewinnanteilsmitteilung) stützen müssen.
• Geld zwischen den Gesellschaften fließt und niemand aufgeschrieben hat, was es war.
• Eine Gesellschaft das Personal einer anderen bezahlt oder beschäftigt.
• Ein Bankkonto mehr als einer Gesellschaft dient oder private und betriebliche Gelder vermischt sind. Siehe Vermischte Gelder bereinigen.

Tragen Sie zuerst zusammen: ein Organigramm der Beteiligungen (jede Gesellschaft, ihre Eigentümer und deren Anteile); das EIN-Bestätigungsschreiben (EIN: US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen) und die Gründungsunterlagen jeder Gesellschaft; jeden Bank- und Kartenauszug; Darlehensunterlagen und jede Vereinbarung zwischen den Gesellschaften; und die letzte Erklärung und die K-1 jeder Gesellschaft.

Trifft der zweite oder dritte Fall oben auf Sie zu, müssen die vergangenen Buchungen meist sortiert werden, bevor die Erklärungen erstellt werden; der letzte Abschnitt behandelt das.

Welche meiner Gesellschaften reicht eine eigene Erklärung ein?

Jede Gesellschaft reicht danach ein, wie sie besteuert wird, nicht danach, wie viele Sie besitzen.

Wahlen und Änderungen bei den Mitgliedern verschieben ein Unternehmen zwischen den Zeilen. Form 2553 (Wahl als S Corporation) wird grundsätzlich innerhalb von 2 Monate und 15 Tage nach Beginn des S-Jahres eingereicht. Form 8832 kann 75 Tage vor bis 12 Monate nach der Einreichung wirksam werden und gilt als fiktive Übertragung des Vermögens der LLC (Form 8832). Auch das Hinzukommen oder Ausscheiden eines Mitglieds ändert die Standardzeile einer LLC (IRS).

Erklärungen der Bundesstaaten folgen eigenen Regeln. Eine LLC mit einem Eigentümer und ohne eigene Erklärung ist trotzdem ein eigener Arbeitgeber, wie im Folgenden erläutert. Ob Sie ein zweites Unternehmen direkt, über eine Gesellschaft oder in einer neuen LLC besitzen sollten und was jede Wahl einreicht, steht in Mehr als ein Unternehmen führen.

Auf wessen Namen und EIN läuft die Lohnabrechnung?

Auf die Gesellschaft, die den Arbeitnehmer beschäftigt, mit ihrer eigenen EIN. Publication 15 sagt, dass ein Arbeitnehmer grundsätzlich Ihr Arbeitnehmer ist, wenn Sie das Recht haben zu bestimmen, was und wie gearbeitet wird, und weist Arbeitgeber an, bei allem, was an den IRS und die Social Security Administration (SSA, US-Sozialversicherungsbehörde) geht, ihre eigene EIN zu verwenden.

Eine LLC mit einem Eigentümer und ohne Einkommensteuererklärung ist trotzdem der Arbeitgeber, mit ihrer eigenen EIN. Der IRS behandelt eine LLC mit einem Mitglied für die Lohnsteuer als eigene Einheit, mit eigenem Namen und eigener EIN für Löhne, und sagt, dass sie eine EIN braucht, wenn sie Arbeitnehmer hat. Auf einer Form W-9 (Angabe der Steueridentifikationsnummer) gibt dieselbe LLC Namen und Nummer ihres Eigentümers an.

Die Falle ist, die Lohnabrechnung einer Gesellschaft unter der Nummer des Eigentümers oder der EIN einer anderen Gesellschaft zu führen. Ist das passiert, siehe Einen Fehler bei der Lohnabrechnung korrigieren. Lohnabrechnungskonten der Bundesstaaten werden Bundesstaat für Bundesstaat eingerichtet.

Eine Gesellschaft erhält die Zahlungseingänge und eine andere zahlt die Löhne: Wie wird das gebucht?

Die Bücher jeder Gesellschaft zeigen ihre eigenen Einnahmen und ihre eigenen Kosten, Löhne eingeschlossen. Die Gesellschaft, deren Bankkonto das Geld der anderen trug, bucht einen geschuldeten Saldo, keine Einnahme und keinen Aufwand, und jede Seite zeigt die andere als „Forderung gegen“ (Due From, eine Forderung) oder „Verbindlichkeit gegenüber“ (Due To, eine Verbindlichkeit).

Zu jedem Monatsende muss die „Forderung gegen B“ von A der „Verbindlichkeit gegenüber A“ von B entsprechen; wenn nicht, fehlt auf einer Seite eine Buchung. Gleichen Sie Salden planmäßig in bar aus und bewahren Sie die Daten auf: Nicht gezahlte Beträge zwischen nahestehenden Steuerpflichtigen können den Abzug des Zahlenden verzögern, bis der Empfänger den Betrag als Einkommen erfasst (26 U.S.C. 267), je nach Gewinnermittlungsmethode des Empfängers. Zur Lohnbuchung selbst siehe Buchungssätze zur Lohnabrechnung.

Wer den Scheck ausstellt, entscheidet für sich allein nicht, wer Arbeitgeber ist. Arbeitgeber ist die Person, für die die Arbeit geleistet wird, außer dass, wenn diese Person die Zahlung der Löhne nicht kontrolliert, die Person, die sie kontrolliert, für den Einbehalt als Arbeitgeber gilt (26 U.S.C. 3401(d)). Nahestehende Kapitalgesellschaften, die dieselbe Person gleichzeitig beschäftigen, können einen gemeinsamen Zahlstellenbetreiber (Common Paymaster) nutzen; jede zieht nur ihren Teil der Löhne ab, und nur, wenn sie dem Common Paymaster die Kosten erstattet (Publication 15-A). Diese Regel betrifft einen gemeinsamen Arbeitnehmer, nicht eine Gesellschaft, die das Personal einer anderen finanziert, und die Publikation sagt nicht, wie sie für LLCs gilt.

Eine Gesellschaft, die nicht der Arbeitgeber ist, kann dennoch den Einbehalt des Arbeitgebers schulden. Wer die Arbeitnehmer eines Arbeitgebers direkt bezahlt, haftet für die Steuern, die von diesen Löhnen hätten einbehalten werden müssen, zuzüglich Zinsen (26 U.S.C. 3505(a)). Wer Mittel für die Lohnabrechnung bereitstellt und tatsächlich weiß, dass der Arbeitgeber die einbehaltenen Steuern nicht abführen wird oder kann, haftet für die nicht gezahlten Steuern bis zu 25 % der bereitgestellten Mittel (Abschnitt 3505(b)). Der Arbeitgeber reicht weiterhin seine eigenen Lohnsteuererklärungen ein, und laut IRS-Handbuch erfolgt die Klage gegen den Zahlenden innerhalb von 10 Jahre nach der Festsetzung der Steuer gegen den Arbeitgeber (IRM 5.1.24.4.5.3). Ein Eigentümer oder Officer, der entscheidet, welche Rechnungen bezahlt werden, kann außerdem persönlich für nicht gezahlte einbehaltene Steuern haften (Trust Fund Recovery Penalty). Ob die regelmäßige Finanzierung der Lohnabrechnung einer anderen Gesellschaft Bestand hat, hängt also von den Tatsachen ab; klären Sie vor der nächsten Lohnabrechnung mit einem Fachmann, wer der Arbeitgeber ist und wie die Finanzierung dokumentiert wird.

Wie buche ich Geld, das zwischen meinen Gesellschaften fließt?

Legen Sie fest, was das Geld ist, wenn es fließt, und buchen Sie beide Seiten gleich. Die Bezeichnung muss zu dem passen, was tatsächlich geschah: Ein nachträglicher Vermerk macht aus einer früheren Übertragung für sich allein noch kein Darlehen.

Von einer anderen Gesellschaft gekaufte Ausrüstung oder Immobilien sind grundsätzlich ein Vermögenswert, kein Aufwand (26 CFR 1.263(a)-2). Verkäufe zwischen nahestehenden Personen haben eigene Regeln: Ein Verlust kann nicht anerkannt werden (26 U.S.C. 267(a)(1)), und Gewinn aus abschreibbarem Vermögen kann gewöhnliches Einkommen sein (26 U.S.C. 1239). Ein Dienstleistungsentgelt an einen anderen Steuerpflichtigen, der keine Kapitalgesellschaft ist, kann den Zahlenden zur Einreichung von Form 1099-NEC (Meldung von Vergütungen an Auftragnehmer) verpflichten, sobald die Zahlungen in einem Jahr $2.000 erreichen, fällig 31. Januar nach diesem Jahr (IRS). Lassen Sie jeden Fall prüfen, bevor die Erklärungen erstellt werden.

Prüfen Sie zuerst, wem jede Gesellschaft für die Einkommensteuer gehört. Eine LLC mit einem Eigentümer ohne Wahl ist Teil ihres Eigentümers (26 CFR 301.7701-2(a); IRS). Geld zwischen zwei solchen LLCs mit demselben Eigentümer oder zwischen einer S Corporation und ihrer eigenen LLC mit einem Eigentümer ist für die Einkommensteuer eine interne Bewegung, auch wenn die Bücher weiterhin einen Saldo je Gesellschaft führen können. Gehören Ihnen die LLC und die S Corporation, ist Geld zwischen ihnen Geld zwischen Ihnen und der S Corporation: ein Gesellschafterdarlehen, eine Einlage, eine Ausschüttung oder eine echte Zahlung für Miete, Leistungen oder Kosten, die bleibt, was sie ist (siehe Gesellschafterdarlehen).

Zwei Gesellschaften ohne Beteiligung aneinander, etwa eine S Corporation und eine LLC, die dieselbe Person mit Partnern hält, leisten grundsätzlich keine Einlagen an die andere und schütten nicht an sie aus. Geld zwischen ihnen ist meist ein Darlehen, eine Zahlung für Waren oder Leistungen, eine Erstattung von Kosten, die eine für die andere gezahlt hat, oder eine Ausschüttung an den Eigentümer mit anschließender Einlage des Eigentümers.

Bei mehr als einem Aktionär sollten Ausschüttungen dem Anteilsbesitz folgen: Eine S Corporation darf nur eine Aktiengattung haben, also identische Ausschüttungsrechte, und eine Zahlung mit abweichendem Zeitpunkt oder Betrag erhält die ihr zukommende steuerliche Wirkung (26 CFR 1.1361-1(l)). Geld, das nicht anteilig an die andere Gesellschaft eines Aktionärs geht, muss geklärt werden, bevor es als Ausschüttung gebucht wird; siehe Buchhaltung für S Corporations.

Ein Darlehen muss ein echtes sein. Für Zwecke der Forderungsabschreibung ist eine echte Schuld (Bona Fide Debt) eine gültige und durchsetzbare Verpflichtung zur Zahlung einer festen oder bestimmbaren Summe, und eine Kapitaleinlage ist keine Schuld (26 CFR 1.166-1(c)). Die Zahl „Darlehen von Aktionären“ einer S Corporation umfasst Schulden, die direkt gegenüber einem Aktionär bestehen, nicht Schulden zwischen Gesellschaften (Anleitung zu Form 1120-S).

Zinslose oder niedrig verzinste Darlehen zwischen einer Kapitalgesellschaft und einem Aktionär, direkt oder indirekt, können unter die Regeln für Darlehen unter Marktzins fallen, die Ausnahmen haben (26 U.S.C. 7872). Ob ein Darlehen an die andere Gesellschaft des Aktionärs darunter fällt, ist eine Frage für einen Fachmann. Zum eigenen Darlehen eines Eigentümers siehe Gesellschafterdarlehen und Darlehen von der eigenen Kapitalgesellschaft.

Ist die Rückzahlung von Darlehenskapital steuerfrei?

Die Rückzahlung von Kapital eines echten Darlehens gibt dem Darlehensgeber sein eigenes Geld zurück. Offen sind die Fragen, ob das Darlehen echt war und, wenn der Darlehensgeber der Eigentümer ist, wie hoch die Anschaffungskosten des Darlehens (Loan Basis) des Eigentümers sind.

• Eine Übertragung, die nie ein Darlehen war, erfüllt die obige Definition nicht. Sie ist in der Erklärung eine Einlage, eine Ausschüttung oder etwas anderes, und ihre Rückzahlung wird entsprechend behandelt.
• Das eigene Darlehen eines Eigentümers an seine S Corporation: Haben Verluste die Anschaffungskosten des Darlehens des Eigentümers gemindert, kann eine Rückzahlung, auch eine teilweise, steuerpflichtigen Gewinn auslösen, und ein Eigentümer, der von einer S Corporation eine Rückzahlung erhält, reicht Form 7203 ein (Anleitung). Siehe Gesellschafterdarlehen.
• Ein Darlehen der anderen Gesellschaft des Eigentümers ist grundsätzlich nicht das eigene Darlehen des Eigentümers: Der Abschnitt zu Darlehen in Form 7203 betrifft Geld, das der Aktionär persönlich geliehen hat, und die Anleitung zu Form 1120-S lässt Schulden zwischen Gesellschaften aus der Zahl der Gesellschafterdarlehen heraus. Eine LLC mit einem Eigentümer und ohne Wahl ist der Fall, den man prüfen sollte, denn für die Einkommensteuer ist ihre Tätigkeit die des Eigentümers (siehe oben), sodass ein Darlehen von ihr das eigene Darlehen des Eigentümers sein kann. Klären Sie, um welches es sich bei einer früheren Übertragung handelte, bevor eine Rückzahlung erfolgt.

Wie erscheint eine teilweise gehaltene LLC in den Büchern meiner S Corporation?

Eine teilweise gehaltene LLC erscheint in den Büchern der Gesellschaft, die die Beteiligung hält, als Investition (Vermögenswert), nicht als Kasse, Umsätze oder Aufwand der LLC. Prüfen Sie zuerst das Organigramm: Eine Beteiligung, die der Eigentümer persönlich hält, erscheint in der Erklärung des Eigentümers und in keinem Buch der S Corporation.

Hält die S Corporation eine Beteiligung an einer LLC, die als Personengesellschaft besteuert wird (die Standardeinstufung bei zwei oder mehr Mitgliedern), verfolgen Sie vier Dinge. Eine LLC, die die Behandlung als Kapitalgesellschaft gewählt hat, sendet keine K-1 einer Personengesellschaft; bestätigen Sie daher zuerst ihre Einstufung (IRS).

1. Was eingezahlt wurde. Eine Einlage erhöht die Investition. Ein Darlehen ist eine gesonderte Forderung.
2. Die jährliche K-1. Gewöhnliche Einkünfte oder Verluste der Personengesellschaft gehören auf Form 1120-S, Zeile 5, mit einer Aufstellung, die die Personengesellschaft und ihre EIN nennt. Miet-, Kapital- und andere gesondert ausgewiesene Posten gehören in die Schedules K und K-1 oder Form 8825 (Anleitung zu Form 1120-S).
3. Was ausgezahlt wurde. Ausschüttungen mindern die Investition.
4. Anschaffungskosten (Basis). Die Anschaffungskosten eines Gesellschafters steigen mit seinen Einlagen und seinem Gewinnanteil und sinken mit Ausschüttungen und seinem Verlustanteil (Publication 541).

Die K-1 stammt aus der Erklärung der LLC, die erst nach Abschluss der Bücher der S Corporation fertig sein kann, planen Sie daher eine Anpassungsbuchung. Zu den Kapitalkonten innerhalb der LLC siehe Kapitalkonten der Gesellschafter.

Welche Unterlagen bewahre ich für jede Gesellschaft auf, und wie lange?

Führen Sie für jede Gesellschaft einen eigenen Ordner. Die Aufbewahrung richtet sich nach dem Zeitraum, in dem eine Erklärung noch geprüft oder geändert werden kann (IRS).

Eine Kapitalgesellschaft sollte außerdem die Protokolle der Direktorensitzungen aufbewahren (Publication 583). Die längeren Fristen stehen in Wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; Beträge sind in US-Dollar.

Drei Gesellschaften, drei Sätze von Büchern

Eine Eigentümerin hat eine S Corporation, eine Miet-LLC, die ihr allein gehört, und eine Beteiligung von 50 % an einer gemeinsamen LLC mit einem externen Gesellschafter. Die S Corporation hält die Beteiligung von 50 %, und keine LLC hat die Einstufung als Kapitalgesellschaft gewählt. Das ergibt drei Sätze von Büchern. Die S Corporation reicht Form 1120-S ein und meldet ihre K-1-Einkünfte aus der gemeinsamen LLC. Die Miet-LLC wird in ihrer Schedule E gemeldet. Die gemeinsame LLC reicht Form 1065 ein und sendet eine K-1 an die S Corporation und an den Gesellschafter. Jede der drei mit Arbeitnehmern führt die Lohnabrechnung unter ihrer eigenen EIN.

Die S Corporation zahlt die Lohnabrechnung einer LLC

Ihre S Corporation, die ihr allein gehört, deckt US$30.000 im Monat an Löhnen für die Arbeitnehmer einer LLC, die ihr allein gehört, ohne Wahl. Die LLC ist der Arbeitgeber und reicht die Lohnsteuererklärungen unter ihrer eigenen EIN ein. Die S Corporation bucht US$30.000 im Monat als Forderung gegen die LLC, bis sie zurückgezahlt wird. Die LLC bucht US$30.000 im Monat Lohnaufwand und denselben Betrag als Verbindlichkeit gegenüber der S Corporation. Nach drei Monaten zeigen beide Bücher US$90.000, die eine als Forderung, die andere als Verbindlichkeit. Weil ihr die LLC gehört, behandelt der IRS diese Zahlungen grundsätzlich als Geld zwischen ihr und der S Corporation; der Saldo ist also ein Gesellschafterdarlehen oder eine Ausschüttung, es sei denn, er ist eine echte Zahlung für etwas. Ein Saldo, der nie zurückgezahlt wird, wirft die Frage auf, ob es je ein echtes Darlehen war. Zahlt die S Corporation die Arbeitnehmer direkt, kann sie außerdem für die Steuern haften, die von deren Löhnen einbehalten werden müssen (siehe oben).

Die S Corporation leiht der gemeinsamen LLC Geld

Die S Corporation leiht der gemeinsamen LLC US$20.000 gegen einen unterschriebenen Schuldschein. Die S Corporation bucht eine Darlehensforderung von US$20.000. Die LLC bucht eine Darlehensverbindlichkeit von US$20.000, ein Darlehen eines Gesellschafters. Zahlt die LLC US$5.000 Kapital zurück, sinken beide Seiten auf US$15.000. Verlangt der Schuldschein Zinsen, sind sie Einnahme der S Corporation und Aufwand der LLC, wobei der Abzug der LLC für nicht gezahlte Zinsen verzögert werden kann (26 U.S.C. 267).

Anders in Ihrem Fall?

• Geld floss zwischen Ihren Gesellschaften, und niemand kann sagen, wer wem was schuldet, oder eine Gesellschaft zahlte die Lohnabrechnung einer anderen, wodurch der Zahlende die einbehaltenen Steuern schulden kann: Vergangene Übertragungen müssen danach eingeordnet werden, was tatsächlich geschah (Unterlagen, Rückzahlungen, wer profitierte), und die Erklärung jeder Gesellschaft hängt vom Ergebnis ab. Erstellen Sie keine Darlehensunterlagen und datieren Sie sie nicht zurück; holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, bevor die Erklärungen erstellt werden.
• Sie planen, eine Übertragung zurückzuzahlen, oder haben es getan und können nicht belegen, dass es ein Darlehen war: Ob die Rückzahlung steuerfrei ist, hängt von den obigen Tatsachen ab. Ordnen Sie zuerst die Unterlagen mit Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die Lohnabrechnung lief unter der Nummer des Eigentümers oder der EIN einer anderen Gesellschaft: Die Einreichungen müssen womöglich korrigiert werden, und die Bücher brauchen zuerst sortierte Übertragungen. Siehe Einen Fehler bei der Lohnabrechnung korrigieren und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie entscheiden, ob Sie ein zweites Unternehmen direkt, in einer neuen LLC oder unter einer Holdinggesellschaft führen: siehe Mehr als ein Unternehmen führen.
• Sie brauchen die Eigenkapitalkonten einer LLC oder die eigenen Konten, die Vergütung der Officer und die Ausschüttungen der S Corporation: siehe Eigenkapitalkonten einer LLC und Buchhaltung für S Corporations.
• Jede Mietimmobilie steckt in einer eigenen LLC: siehe Bücher für eine LLC je Mietobjekt.
• Ihre Familie hält zehn bis dreißig Gesellschaften: siehe Family-Office-Buchhaltung über mehrere Gesellschaften.
• Eine der Gesellschaften ist kanadisch: siehe Bücher für eine kanadische Gesellschaft und ihre US-Gesellschaft.