QuickBooks không còn đủ dùng? Nhiều pháp nhân, địa điểm và ERP

QuickBooks còn đủ dùng không, hay bạn đã vượt quá khả năng của nó?

Doanh thu một mình không quyết định điều này. Trong hầu hết trường hợp, IRS cho phép bạn chọn bất kỳ hệ thống lưu giữ hồ sơ nào phù hợp với doanh nghiệp và cho thấy rõ thu nhập và chi phí, và không quy tắc thuế nào đặt ra mức doanh thu mà từ đó ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) trở thành bắt buộc. Bạn đã vượt quá khả năng của QuickBooks khi hoạt động kinh doanh xung quanh nó thay đổi theo cách tệp sổ sách không theo kịp, hoặc khi sổ sách bên trong không còn đáng tin.

Trường hợp không đơn giản khi có bất kỳ điều nào sau đây:

• Hai pháp nhân trở lên cho nhau vay, thuê hoặc trả tiền cho nhau.
• Nhiều địa điểm hoặc bộ phận cần kết quả kinh doanh riêng.
• Hàng tồn kho nằm ở nhiều nơi, hoặc khó khớp giá vốn của nó với bảng cân đối kế toán.
• Nhiều người nhập liệu, phê duyệt hoặc thanh toán, và bạn cần kiểm soát ai được sửa gì.
• Bên cho vay, nhà đầu tư hoặc người mua yêu cầu báo cáo mà tệp sổ sách của bạn không tạo ra được.

Mỗi dấu hiệu có nhiều cách xử lý: dọn dẹp sổ sách, nâng lên gói cao hơn, tách sổ riêng cho từng pháp nhân, dùng công cụ bổ sung, hoặc dùng hệ thống mới. Nếu có từ hai dấu hiệu trở lên, hoặc các tài khoản của bạn không khớp, thì việc chọn giữa các cách xử lý cần rà soát sổ sách so với các tờ khai đã nộp. Đó là việc của CPA hoặc nhân viên ghi sổ, không phải việc so sánh phần mềm. Hãy gom trước các mục trong danh sách ở cuối trang này.

IRS yêu cầu gì đối với mọi hệ thống ghi sổ?

IRS yêu cầu hồ sơ chứng minh được cho tờ khai, không yêu cầu một sản phẩm cụ thể. Hệ thống nào cũng dùng được nếu đáp ứng các điểm sau (Publication 583).

Trong một cuộc kiểm tra thuế rộng, chẳng hạn cuộc kiểm tra xác minh tổng thu nhập, điều tra viên nhiều khả năng sẽ yêu cầu tệp sao lưu của phần mềm kế toán, và điều tra viên đánh giá các biện pháp kiểm soát nội bộ của người nộp thuế. IRS nêu rằng một tệp mới dựng lại bằng cách nhập lại giao dịch không phải là bản sao của sổ sách gốc và không đáp ứng yêu cầu đó (câu hỏi thường gặp của IRS về hồ sơ kế toán điện tử). Hãy giữ nguyên vẹn tệp cũ để vẫn xuất trình được, và kiểm tra CPA của bạn có thể xuất bảng cân đối thử và bản sao lưu đầy đủ từ bất kỳ hệ thống nào bạn cân nhắc.

Những dấu hiệu nào cho thấy bạn đã vượt quá QuickBooks: nhiều pháp nhân, địa điểm, hàng tồn kho hoặc người dùng?

Điều làm một tệp sổ sách không còn đủ dùng là cấu trúc, không phải doanh số: pháp nhân, địa điểm, nơi chứa hàng tồn kho, người dùng hoặc nhu cầu báo cáo. Hãy đối chiếu từng dấu hiệu với những gì hệ thống phải làm được.

Doanh nghiệp cỡ này có buộc phải dùng kế toán dồn tích không?

Thường là không. Doanh thu vài triệu đô la tự nó không buộc phải dùng phương pháp dồn tích, nhưng loại pháp nhân, tổng thu gộp theo nhóm và hàng tồn kho thì có thể. Section 448 thường cấm C corporation, hợp danh có C corporation là thành viên hợp danh, và tax shelter dùng phương pháp tiền mặt. C corporation hoặc hợp danh như vậy vẫn có thể dùng phương pháp tiền mặt nếu tổng thu gộp trung bình hằng năm của 3 năm thuế trước là $32.000.000 hoặc thấp hơn (Rev. Proc. 2025-32). S corporation, hợp danh không có C corporation là thành viên hợp danh và chủ doanh nghiệp một chủ không thuộc diện cấm này, trừ khi pháp nhân đó là tax shelter. Doanh thu vài triệu đô la thấp hơn nhiều so với mức giới hạn, nhưng tổng thu của các doanh nghiệp được coi là một người sử dụng lao động được cộng lại, nên hãy kiểm tra tổng của cả nhóm (Publication 538).

Theo quy tắc này, tax shelter (pháp nhân được xếp vào diện hưởng lợi thuế) gồm mọi pháp nhân không phải C corporation mà phân bổ hơn 35% khoản lỗ cho thành viên góp vốn hữu hạn hoặc cho chủ sở hữu không trực tiếp điều hành (một syndicate), hoặc đã chào bán phần sở hữu trong một đợt chào bán bắt buộc phải đăng ký với cơ quan quản lý chứng khoán. Phần sở hữu của chủ sở hữu trực tiếp điều hành pháp nhân, hoặc của vợ/chồng, con, cháu hay cha mẹ của người đó, không được tính vào tỷ lệ này, và một số khoản nắm giữ khác cũng bị loại. Tax shelter thường không được dùng phương pháp tiền mặt ở bất kỳ quy mô nào. Hợp danh hoặc S corporation có thể lựa chọn không thể hủy để xét việc phân bổ lỗ của năm ngoái thay vì năm nay, bằng cách đính kèm một bản giải trình vào tờ khai gốc nộp đúng hạn, kể cả khi đã gia hạn; pháp nhân là bên lựa chọn, không phải các chủ sở hữu (Reg. 1.448-2(b)(2)(iii)). Hãy nhờ CPA của bạn kiểm tra điều này nếu bạn có nhà đầu tư thụ động (section 448(d)(3), section 461(i)(3), section 1256(e)(3)).

Hàng tồn kho là quy tắc khác có thể buộc dùng phương pháp dồn tích. Nếu hàng tồn kho cần thiết để xác định thu nhập, doanh nghiệp phải dùng phương pháp dồn tích cho mua hàng và bán hàng, trừ khi đó là small business taxpayer (người nộp thuế doanh nghiệp nhỏ): tổng thu gộp trung bình hằng năm là $32.000.000 hoặc thấp hơn trong 3 năm thuế trước, cộng cả nhóm được coi là một người sử dụng lao động, và không phải tax shelter. Small business taxpayer có thể bỏ qua kế toán hàng tồn kho chính thức, nhưng phương pháp hàng tồn kho của họ vẫn phải phản ánh rõ thu nhập (section 471(c); Publication 538).

Phương pháp trên tờ khai theo phương pháp dùng để ghi sổ (section 446(a)), và hồ sơ kế toán của bạn phải gồm bản đối chiếu mọi chênh lệch giữa sổ sách và tờ khai (Reg. 1.446-1(a)(4)). Vì vậy bên cho vay hoặc nhà đầu tư có thể yêu cầu báo cáo theo phương pháp dồn tích trong khi doanh nghiệp đủ điều kiện vẫn khai thuế theo phương pháp tiền mặt; bản đối chiếu nối hai bên. Thiết lập đó có phù hợp với sổ sách của bạn hay tờ khai cũng nên thay đổi tùy vào từng trường hợp, nên hãy thống nhất với CPA của bạn trước khi đổi bất cứ điều gì. Việc thay đổi phương pháp trên tờ khai cần IRS chấp thuận, được yêu cầu trên Form 3115; với thay đổi tự động, bản gốc của biểu mẫu được nộp cùng tờ khai nộp đúng hạn của năm thay đổi, kể cả khi đã gia hạn (hướng dẫn). Xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích để biết những thay đổi nào là tự động.

Vấn đề nằm ở QuickBooks hay ở sổ sách?

Nếu những lỗi giống nhau sẽ theo bạn sang hệ thống mới, vấn đề nằm ở sổ sách. Dấu hiệu cho thấy đó là sổ sách:

• Tài khoản ngân hàng, thẻ hoặc khoản vay chưa được đối chiếu với sao kê. IRS khuyên đối chiếu tài khoản vãng lai của bạn mỗi tháng.
• Có số dư nằm ở tài khoản chờ xử lý (suspense), tài khoản chưa phân loại hoặc tài khoản của chủ sở hữu mà không có giải thích.
• Sổ sách tại ngày kết thúc năm của năm đã nộp gần nhất không khớp với Schedule L của tờ khai đó, và không ai giải thích được chênh lệch.
• Việc chốt sổ mất nhiều tuần vì phải dọn dẹp, không phải vì khối lượng giao dịch.
• Chi tiêu cá nhân và chi tiêu kinh doanh bị trộn lẫn, hoặc tiền giữa các pháp nhân không được ghi lại.

Nếu các điều này đúng với bạn, thường cần sửa trước khi chuyển: lỗi chưa được giải quyết sẽ theo sang tệp mới, nơi chúng có thể khó tìm hơn. Nếu việc dọn dẹp phải quay lại hơn vài tháng, hoặc liên quan nhiều pháp nhân, thường cần đến nhân viên ghi sổ hoặc CPA; xem bù sổ sách bị chậm. Để chọn giữa sửa tệp cũ và bắt đầu tệp mới, xem dọn dẹp sổ sách hay làm lại từ đầu và bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp nhỏ trông sai.

Bên cho vay, nhà đầu tư hoặc người mua kỳ vọng gì ở sổ sách?

Mỗi bên tự đặt yêu cầu riêng, và luật thuế không đặt yêu cầu nào trong số đó. IRS lưu ý rằng báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán có thể giúp bạn khi làm việc với ngân hàng hoặc chủ nợ, nhưng định dạng, kỳ báo cáo, cơ sở lập và việc có CPA tham gia hay không đến từ hợp đồng vay, bản điều khoản đầu tư (term sheet) hoặc thư mua bán. Hãy yêu cầu danh sách bằng văn bản trước khi chọn hệ thống.

Khi nào bạn cần ERP thay vì gói cao hơn hoặc việc chốt sổ tốt hơn?

Doanh nghiệp thường cân nhắc ERP khi có nhiều thiếu sót cùng lúc và sổ sách đủ sạch để chuyển. Không quy tắc thuế hay nguồn chính thức nào đặt ra điều này; bảng dưới đây cho thấy các cách tiếp cận phổ biến, và cách phù hợp tùy vào từng trường hợp của bạn. Một thiếu sót đơn lẻ thường có thể khắc phục mà không cần hệ thống mới.

Việc chốt sổ trễ hoặc báo cáo không đáng tin thường chỉ ra vấn đề ở sổ sách, không phải phần mềm. Một phép thử: hôm nay bạn có thể đưa cho CPA một bảng cân đối thử đã đối chiếu của cuối tháng trước không? Nếu không, bạn cần một nhân viên ghi sổ hoặc kiểm soát viên phụ trách việc chốt sổ, đối chiếu và phê duyệt; phần mềm hỗ trợ các việc đó nhưng không tự làm. Xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ. Với thay đổi nhẹ hơn, xem QuickBooks hay Xero và phần mềm mà kế toán viên của bạn hỗ trợ.

Sổ sách phải đúng những điều gì trước khi bạn chuyển?

Sổ sách phải được đối chiếu với sao kê của bạn tại ngày chuyển đổi, và khớp với tờ khai đã nộp gần nhất tại ngày kết thúc năm của tờ khai đó. Hãy làm theo danh sách này cho từng pháp nhân:

1. Đối chiếu mọi tài khoản ngân hàng, thẻ và khoản vay với sao kê đến ngày chuyển đổi.
2. Xóa các số dư chờ xử lý và chưa phân loại, và làm cho danh sách khoản phải thu và khoản phải trả cộng lại bằng bảng cân đối kế toán.
3. Kiểm kê hàng tồn kho và khớp số kiểm kê với bảng cân đối kế toán.
4. Thống nhất số dư giữa các pháp nhân của bạn ở cả hai phía.
5. Khớp sổ sách tại ngày kết thúc năm của tờ khai đã nộp gần nhất với tờ khai đó, rồi chuyển tiếp chúng đến ngày chuyển đổi. Bảng cân đối kế toán Schedule L trên các Form 1120, 1120-S và 1065 cho thấy số dư đầu và cuối năm thuế và phải khớp với sổ sách của pháp nhân. Pháp nhân có doanh thu hàng triệu đô la phải điền Schedule L. Schedule C của chủ doanh nghiệp một chủ không có bảng cân đối kế toán, nên hãy khớp tổng thu nhập và chi phí.
6. Khớp khoản thuế lương và thuế bán hàng phải nộp với các tờ khai đã nộp và các khoản đã nộp.
7. Khóa các kỳ đã đóng để lịch sử không thể thay đổi. Xem ngày khóa sổ sau khi nộp thuế.

Chênh lệch mà bạn không giải thích được là lý do để sửa trước khi chuyển, không phải sau. Về cách thực hiện, xem số dư đầu kỳ khi đổi kế toán viên.

Nên chuyển bao nhiêu dữ liệu lịch sử, và hệ thống mới phải khớp với những gì?

Hãy chuyển số dư đầu kỳ tại một cuối tháng hoặc cuối năm sạch sẽ, cộng các kỳ trước đó mà các báo cáo so sánh cho bên cho vay hoặc nhà đầu tư cần. Hãy giữ nguyên vẹn tệp cũ. Về ngày chuyển đổi và những gì cần mang sang, xem đổi phần mềm kế toán giữa năm.

Hãy giữ dữ liệu gốc cho đến khi hết thời hiệu của các tờ khai mà nó hỗ trợ (Publication 583). Hãy giữ hồ sơ tài sản cho đến khi hết thời hiệu của năm có giao dịch chuyển nhượng chịu thuế, nên cũng giữ chi tiết tài sản cố định và khấu hao trong thời gian đó. Với tài sản nhận được trong giao dịch trao đổi không chịu thuế, hãy giữ hồ sơ của tài sản cũ và tài sản mới cho đến khi hết thời hiệu của lần chuyển nhượng chịu thuế của tài sản mới. Hãy giữ hồ sơ thuế lương ít nhất bốn năm sau ngày đến hạn nộp thuế hoặc ngày nộp thuế, tùy ngày nào đến sau. Xem lưu hồ sơ kinh doanh trong bao lâu và hồ sơ cần giữ khi hủy QuickBooks. IRS nêu rằng chi tiết của các năm đã đóng trước những năm đang bị kiểm tra có thể được rút gọn nếu không chứa giao dịch ảnh hưởng đến các năm đó, nhưng dữ liệu rút gọn không được chấp nhận cho năm đang bị kiểm tra (câu hỏi thường gặp của IRS).

Bạn nên gom gì trước khi chọn hệ thống?

Hãy gom những mục này trước khi so sánh các hệ thống hoặc trao đổi với kế toán viên.

• Mọi pháp nhân: tên pháp lý, chủ sở hữu và loại tờ khai mà pháp nhân nộp.
• Các khoản vay, tiền thuê và thỏa thuận khác giữa các pháp nhân, kèm số dư mà mỗi bên ghi nhận.
• Các địa điểm và bộ phận mà bạn cần có kết quả kinh doanh.
• Số kiểm kê hàng tồn kho và nơi hàng được chứa.
• Hai tờ khai đã nộp gần nhất của từng pháp nhân.
• Các yêu cầu bằng văn bản của bất kỳ bên cho vay, nhà đầu tư hoặc người mua nào.
• Danh sách người dùng, việc mỗi người làm, và ai phê duyệt và thanh toán.
• Bảng cân đối thử và bảng đối chiếu ngân hàng của từng pháp nhân tại cuối tháng gần nhất.
• Các báo cáo bạn cần mỗi tháng và sau cuối tháng bao lâu.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Ba địa điểm, một LLC

Một công ty dịch vụ có một LLC và doanh thu US$4 triệu vận hành ba địa điểm, và các chủ sở hữu muốn xem lợi nhuận theo từng địa điểm. Nhu cầu là theo dõi lợi nhuận theo địa điểm; nhiều hệ thống làm được việc này bằng địa điểm hoặc class trong một tệp công ty. Phương pháp tiền mặt hay dồn tích không làm thay đổi điều đó. Việc kiểm tra đầu tiên là giới hạn class và địa điểm của gói có đủ cho ba địa điểm cộng các bộ phận hay không. Giải pháp có thể là gói cao hơn, chốt sổ chặt hơn, hoặc cả hai, không nhất thiết là ERP.

Một S corporation và hai LLC sở hữu các tòa nhà

Một S corporation đang hoạt động và hai LLC sở hữu các tòa nhà của nó có tổng doanh thu US$3 triệu. Các LLC tính tiền thuê, và các khoản vay luân chuyển giữa ba công ty. Mỗi công ty là một doanh nghiệp riêng giữ một bộ sổ đầy đủ của riêng mình, và nếu công ty nào nộp tờ khai riêng thì bảng cân đối kế toán của nó phải khớp với sổ sách đó. Bên cho vay muốn một bản xem gộp. Thiết lập phổ biến là một bộ sổ riêng cho từng công ty cộng một báo cáo gộp. ERP trở thành lựa chọn nếu nhóm thêm pháp nhân hoặc việc gộp trở nên nặng nề.

Nhà phân phối có hàng ở hai kho

Một nhà phân phối có doanh thu US$5 triệu và hàng tồn kho US$800.000 ở hai kho. Vấn đề không phải doanh số mà là hàng tồn kho. Phép thử là hệ thống có theo dõi số lượng và giá vốn theo từng kho hay không và số kiểm kê có khớp với bảng cân đối kế toán hay không. Nếu không, một công cụ hàng tồn kho kết nối với sổ sách, hoặc ERP, là lựa chọn cần cân nhắc. Nếu không phải tax shelter và tổng thu trung bình của 3 năm trước, cộng cả nhóm liên quan, thấp hơn giới hạn của small business taxpayer, nhà phân phối có thể được coi hàng tồn kho là vật liệu và vật tư không phụ trợ (non-incidental materials and supplies), hoặc theo báo cáo tài chính áp dụng (applicable financial statement) của mình hay, nếu không có, theo sổ sách của mình. Trường hợp nào áp dụng là lựa chọn về thuế do CPA quyết định và không thay thế việc kiểm kê.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Hai pháp nhân trở lên giao dịch với nhau, hàng tồn kho đang tăng, hoặc bên cho vay, nhà đầu tư hay người mua yêu cầu báo cáo mà tệp sổ sách của bạn không tạo ra được: việc chọn giữa dọn dẹp, tách thành sổ riêng hay chuyển hệ thống cần phán đoán chuyên môn, gồm cả việc sổ mới phải khớp với gì trên các tờ khai đã nộp trước khi chuyển. Hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn chưa chắc một doanh nghiệp thứ hai có thuộc cùng một công ty hay không: xem điều hành nhiều hơn một doanh nghiệp và sổ sách cho nhiều công ty.
• Sổ sách của bạn bị chậm hoặc không khớp: hãy bắt đầu với danh sách kiểm tra chốt sổ cuối tháng và bù sổ sách bị chậm, và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán nếu các thiếu sót kéo dài nhiều năm.
• Bạn muốn dùng sản phẩm khác, hoặc đang đổi phần mềm giữa năm: xem QuickBooks hay Xero, phần mềm mà kế toán viên của bạn hỗ trợ và đổi phần mềm kế toán giữa năm.
• Bạn đang dùng QuickBooks Desktop và lý do bạn tìm hiểu là việc ngừng phát hành hoặc gói đăng ký của nó: xem QuickBooks Desktop bị ngừng phát hành.
• Bạn bán hàng hoặc giao dịch ngân hàng bằng nhiều loại tiền tệ, hoặc có pháp nhân nước ngoài: trang này không đề cập sổ sách đa tiền tệ hoặc xuyên biên giới. Xem số dư đa tiền tệ của Wise và Stripe trong sổ sách và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán.