S Şirketinin Ev, Telefon ve Araç Masraflarını Karşılaması

S şirketimin ev ofisini kendi beyannamemde indirebilir miyim?

ABD’de S şirketinin çalışanı olarak çalışan bir hissedar, kişisel federal beyannamede genellikle çalışan ev ofisi indirimi talep edemez. Alan ve giderler işletme kurallarını karşılıyorsa, şirket bunun yerine çalışana sorumlu plan kapsamında geri ödeme yapabilir. IRS Publication 587, çalışanların ev ofisi indirimine hak kazanmadığını belirtir; IRS Publication 15 ise çalışanın işletme masrafı geri ödemelerinin ne zaman ücretin dışında tutulduğunu açıklar.

Sorumlu plan ödemesi, şirkete hizmet verirken yapılan bir masraf içindir. Ev giderlerinde alan, ana çalışma yeri, işin olağan akışında müşterilerle görüşme yeri veya nitelikli ayrı bir yapı olarak, düzenli ve yalnızca şirketin işi için kullanılmalıdır. Çalışan açısından ev kullanımı ayrıca basit bir kişisel tercih değil, işverenin kolaylığı için olmalıdır (Internal Revenue Code, section 280A(c)(1)). Özellikle uygun başka bir ofis varsa, şirketin bu alana neden ihtiyaç duyduğunu belgeleyin.

Şirket, bir ödemeye yalnızca geri ödeme diyerek kişisel konut giderlerini işletme gideri haline getiremez. Geri ödenen aynı gideri kişisel beyannamenizde yeniden talep etmeyin. IRS ev ofisi kuralları, işletme ve kişisel giderlerin ayrılmasını gerektirir.

Bir geri ödemeyi sorumlu plan yapan nedir ve yazılı olması gerekir mi?

Sorumlu plan; işletmeyle bağlantı, giderin zamanında belgelenmesi ve fazla avansın iadesini gerektirir. Federal kurallar yazılı plan şartı koşmaz, ancak kısa bir yazılı politika şartları ve kayıtları takip etmeyi kolaylaştırır (IRS Publication 15; IRS Publication 5137).

Gerçek ve uygun giderlere göre mahsup edilmeyen sabit bir aylık ödeme şartları karşılamayabilir. Aksi halde geçerli bir planda, fazla ödeme belgelenmez veya zamanında iade edilmezse ücret haline gelir. Düzenleme zamanında belge veya fazlanın iadesini şart koşmuyorsa ya da ücretin yerine geçiyorsa, çalışan makbuzları sonradan verse bile ödemeler ücrettir (IRS Publication 15; IRS Publication 463).

Şirket hangi ev ofisi giderlerini geri ödeyebilir?

Ofis çalışan kullanım kurallarını karşılıyorsa şirket, uygun ev giderlerinin belgelenmiş işletme payını genellikle geri ödeyebilir. Payı makul bir yöntemle hesaplayın; örneğin ofis taban alanını evin toplam taban alanına bölün ve yalnızca alanın nitelikli olduğu döneme ait giderleri kullanın. Sahibi olduğunuz evde, bu payı evin tamamına ait fiili faturalara uygulayın ve yalnızca ofise hizmet eden giderleri ekleyin (IRS Publication 587).

IRS ev ofisi gider tablosu doğrudan, dolaylı ve ilgisiz giderleri birbirinden ayırır. Sahibin faizini, emlak vergisini veya amortismanını geri ödemeden önce planın işlem şeklini doğrulayın ve hiçbir giderin iki kez talep edilmemesi için sahibin beyannamesiyle birlikte kontrol edin. İşletme kullanımı amortismanı, ev satıldığında kazancı etkileyebilir. Taban alanı hesabını, faturaları, ödeme belgelerini ve ofisin kullanıldığı tarihleri saklayın. Ailenin kullandığı bir mutfak masası, yalnızca işletme kullanımı testini karşılamaz.

Şirket cep telefonu ve internet faturalarımı geri ödeyebilir mi?

Evet; şirketin işi için hizmete ihtiyacı varsa ve geri ödeme makul biçimde fiili bir faturaya bağlıysa. Kişisel bir telefon veya internet faturası, kendiliğinden tamamen işletme gideri değildir.

Çalışanın sahip olduğu cep telefonu için IRS inceleme rehberi, çalışanın fiili kapsam maliyetini aşmayan ve ücretin yerine geçmeyen, işletme gerekçeli bir geri ödemeye izin verir. IRS, işverenin mesai saatleri dışında müşteri iletişimine ihtiyaç duyduğu durumda tamamı ödenen sabit ücretli temel planı bile tarif eder. Bu işlem şekli, iş gerekçesine ve makul maliyete bağlıdır; her kişisel telefon için genel bir kural değildir. Faturayı saklayın ve şirketin hizmeti neden gerektirdiğini yazın.

Karma kullanılan ev interneti bağlantısı için makul bir işletme payını veya ayrıca faturalanan bir işletme hizmetini belgeleyin. Cep telefonu rehberi özel işlem şeklini internet hizmetine genişletmez; bunun yerine sorumlu planın işletmeyle bağlantı ve belgelendirme kurallarını uygulayın (IRS Publication 15). Kişisel kullanım kişisel kalır. İlk ev sabit hattının temel ücreti de, o hat üzerinden iş görüşmeleri yapılsa bile kişisel sayılır (IRS Publication 587).

Kendi arabamdaki işletme millerinin karşılığını nasıl alırım?

Her iş yolculuğunu, varış yerini, amacını ve milini gösteren tarihli bir mil defteri sunun. Şirket, uygun miller için IRS’nin isteğe bağlı işletme mil oranını kullanabilir veya geçerli kurallar uyarınca belgelenmiş fiili işletme maliyetlerini geri ödeyebilir. Evden düzenli bir iş yerine gidiş-geliş kişisel yolculuktur (IRS Publication 463).

Sürülen tarihe ait oranı uygulayın; Haziran yolculuğunu Temmuz başladıktan sonra ödemek bu milleri Temmuz mili yapmaz. 1 Temmuz’dan önce ödenen bir ödenek, sonraki seyahat için bile güncellenen orana hak kazanmaz (IRS Announcement 2026-11). İş yerleri arasındaki yolculuk veya nitelikli bir ana ev ofisinden aynı işletmedeki başka bir iş yerine yolculuk sayılabilir. Düzenli bir ofisiniz ve nitelikli bir ev ofisiniz yoksa, evden ilk iş görüşmesine ve son görüşmeden eve metropol alanınız içindeki yolculuk, işe gidiş-gelişdir. Yolculuğun her bölümünü, yıllık toplam mili ve kişisel sapmaları kaydedin (IRS Publication 463). Şirketin hisselerinin değer olarak %10'dan fazla oranına sahipseniz, yolculuklarınızı şirkete bildirdikten sonra bile IRS için kanıtlarını saklayın; olağan ödenek belgelendirme kısayolu sizin için geçerli değildir (IRS Publication 463). İşletme otoparkı ve geçiş ücretleri ayrıca geri ödenebilir; standart mil ödeneğinin üzerine benzin ve olağan araç giderlerini eklemeyin.

Şirketin aracı satın alıp almayacağı veya kiralayıp kiralamayacağı ayrı bir tercihtir; bkz. İşletme üzerinden araç alımı.

Giderleri ne zaman bildirmeliyim veya avansı ne zaman iade etmeliyim, W-2’me ne yazılır?

Giderleri bildirin ve belgesiz avansları makul bir süre içinde iade edin. IRS yanıtın olgulara bağlı olduğunu söyler; ancak güvenli zamanlama örnekleri, giderden sonraki 30 gün içinde avans verilmesine, 60 gün içinde hesap verilmesine ve fazlanın 120 gün içinde iade edilmesine izin verir. Alternatif olarak şirket en az üç ayda bir açık avans bildirimi gönderirse, giderleri bildirimden sonraki 120 gün içinde hesaba bağlayın veya fazlayı iade edin (IRS Publication 15).

Bir avans makul sürenin sonuna kadar belgelenmezse veya fazla iade edilmezse, vergilendirilebilir tutarı o sürenin bitiminden sonraki ilk bordro döneminde dahil edin (IRS Publication 15). W-2 talimatları, belgelenmiş sayılan tutarı aşan mil veya günlük harcırah ödenekleri için code L’yi öngörür. Makbuza dayalı olağan geri ödemeler genellikle W-2’de bir kayıt gerektirmez. Geri ödeme sahip dağıtımı değildir; masraf raporunu şirket kayıtlarıyla birlikte saklayın. Önceki ödemeler kuralları karşılamamasına rağmen çekim olarak kaydedildiyse veya bordroya alınmadıysa, beyandan önce kayıtları ve W-2 işlem şeklini gözden geçirin.

Şirket bu ücretler üzerindeki vergiyi kesmez veya aktarmazsa, bordroyu kontrol eden ve kasten ödemeyen bir hissedar-yönetici, section 6672 uyarınca ödenmemiş çalışan gelir vergisi stopajı ile Social Security ve Medicare vergilerine eşit bir cezadan kişisel olarak sorumlu olabilir; yalnızca hisse sahipliği sorumluluk doğurmaz. IRS bunu genellikle takip eden 15 Nisan’dan veya daha geç beyan tarihinden itibaren üç yıl içinde tarh edebilir; verilmemiş bir beyannamede tarhiyat sınırı yoktur (IRS Internal Revenue Manual). IRS, önerilen bir tarhiyata itiraz için 60 gün, mektup yurt dışı adresine gönderilmişse 75 gün verir.

Şirketim düzenli ev ofisim için bana kira ödemeli mi?

Düzenli bir ev ofisi için önce şirketin nitelikli giderleri sorumlu plan kapsamında geri ödeyip ödeyemeyeceğini kontrol edin. Sürekli kira genellikle sahip için gelir olurken, section 280A(c)(6), sahibin çalışan olarak orada çalıştığı dönemlerde alanı işverene kiralamaya bağlı ev ofisi işletme indirimlerini engeller (IRS Chief Counsel memorandum).

Şirketin kira indirimi için yine de gerçek bir iş amacı ve section 162 uyarınca makul şartlar gerekir. Kira sözleşmesi, kredi anaparasını veya kişisel hane giderlerini sahibin indirilebilir kira gideri haline getirmez. Yinelenen bir düzenlemeyi imzalamadan önce kira ve geri ödeme sonuçlarını karşılaştırın.

Evimi şirkete 15 günden az toplantı günü için kiralayabilir miyim?

Evi konut olarak kullanıyorsanız (15 günden az kiralandığında genellikle 14 günden fazla kişisel kullanım) ve yıl içinde fiilen toplam 15 günden az kiralıyorsanız, bu kira gelirini federal beyannamenizde genellikle bildirmezsiniz ve ilgili kira giderlerini indirmezsiniz. Toplantılar ve başkalarına kiralamalar dahil evin tüm kiralamalarını sayın. Toplam 15 güne ulaşırsa, tüm kira gelirini olağan kira kurallarına göre bildirin (section 280A; IRS Publication 527).

Gerçek bir şirket toplantısı için tarihi, gündemi, katılımcıları, iş amacını, ödemeyi ve kiranın benzer bir alan için makul olduğunu gösteren kanıtı saklayın. Şirket, olağan ve gerekli bir toplantı alanı maliyetini section 162 uyarınca indirebilir. Kısa kiralama kuralı, süregelen çalışan işi için aylık ev ofisi kirasını toplantı gideri yapmaz. Belirli bir hissedar kiralamasının gerçek bir ticari işlem olup olmadığı olgulara bağlıdır; ödemeden önce şartları gözden geçirin.

S şirketi hissedarı değil de ortaksam ne olur?

ABD’de bir ortak, karşılanmayan olağan ve gerekli ortaklık maliyetlerini Schedule E’de yalnızca ortaklık sözleşmesi ortağın bunları üstlenmesini gerektiriyorsa indirebilir. Ortak, geri ödenebilir maliyetleri ödenmemiş bırakmayı seçip sonra indirimi şahsen alamaz (IRS Schedule E talimatları).

Ortaklığın sözleşmesi, gider politikası ve fiili geri ödeme hakları önemlidir. Sözleşmeyi, faturaları ve işletme kullanımı kayıtlarını saklayın. Ev ofisi için IRS ev ofisi yayını, karşılanmayan nitelikli maliyetleri olan ortaklar için bir çalışma sayfası sunar; pasif faaliyet kuralları indirimin bildirildiği yeri değiştirebilir.

Karşılanmayan araç indirimi için ortak, aracın işletme kullanımına ilk açıldığı yılda, süre uzatımları dahil son tarihine kadar verilen beyannamede standart mil oranını seçer. O araç için section 179 veya hızlandırılmış amortisman talep etmek, oranın kullanılmasını engeller (IRS Publication 463).

Örnek

Örnekteki tutarlar ABD doları cinsindendir. Bir S şirketi, sahip-çalışanından şirket yönetimi için ayrı bir ev ofisi kullanmasını ister. Ofis, 1.500 fit karelik bir evde 150 fit karedir; dolayısıyla işletme payı %10’dur. Aylık kira US$2.000, kamu hizmetleri US$300’dür. Belgelenmiş ev geri ödemesi US$230’dur. Şirket ayrıca belgelenmiş US$50 işletme telefon hizmetini de geri öder.

Sahip, Temmuz’dan önce 100 ve Temmuz’da veya sonrasında 100 işletme mili kaydeder; şirket her iki yolculuğu da Temmuz başladıktan sonra geri öder. Mil başına US$0,725 ve US$0,76 oranlarıyla mil geri ödemesi US$72,50 artı US$76’dır. Belgelenmiş toplam geri ödeme US$428,50’dir. Şirket altta yatan ev, telefon ve araç giderlerini kaydeder; sahip bu geri ödemeyi ücrete eklemez. Alan kişisel olarak kullanılırsa, yolculuklar işe gidiş-gelişse veya faturalar ve miller belgelenmezse sonuç değişir (IRS Publication 15; IRS mil duyurusu).

Sizin durumunuz farklı mı?

• Şirket arabayı satın alabilir veya kiralayabilir: bunu mil geri ödemesiyle İşletme üzerinden araç alımı rehberinde karşılaştırın.
• Ödeme sahip sağlık sigortası içindir: bu primlerin W-2 ve indirim kuralları farklıdır; bkz. Sahipler için sağlık sigortası.
• Ödeme maaş veya sahip çekimidir: bkz. S şirketi sahibi ücreti ve S şirketleri nasıl vergilendirilir.
• Geri ödemeler tekrarlanıyor veya önceki W-2 belgeleri hatalı olabilir: politikayı, raporları, faturaları, taban alanı hesabını, mil defterlerini ve bordro kayıtlarını toplayın, sonra muhasebe kayıt desteği alın.
• Ortaksınız: karşılanmayan bir maliyeti talep etmeden önce ortaklık sözleşmesini ve geri ödeme politikasını toplayın; düzenleme belirsizse muhasebe kayıt desteği alın.
• Eyalet işlem şekli önemli: federal istisna eyalet sonucunu belirlemez. Eyaletinizin kurallarını muhasebe kayıt desteği ile gözden geçirin.