Reembolsos de una corporación S: oficina en casa, teléfono y auto

¿Puedo deducir la oficina en casa de mi corporación S en mi propia declaración?

En EE. UU., un accionista de una corporación S que trabaja como empleado de ella generalmente no puede reclamar la deducción de oficina en casa de un empleado en su declaración federal personal. Si el espacio y los costos cumplen las reglas del negocio, la corporación puede, en cambio, reembolsar al empleado con un plan de rendición de cuentas. La IRS Publication 587 indica que los empleados no califican para su deducción de oficina en casa; la IRS Publication 15 explica cuándo se excluyen de los salarios los reembolsos de gastos de negocio a empleados.

Un pago de un plan de rendición de cuentas corresponde a un gasto en que se incurrió al servir a la corporación. Para los costos de la casa, el espacio debe usarse de forma regular y exclusiva para su negocio, como lugar principal de trabajo, como lugar para reunirse con clientes en el curso normal del negocio o como estructura separada que califique. Para un empleado, el uso de la casa también debe ser por conveniencia del empleador, y no una simple preferencia personal (Internal Revenue Code, sección 280A(c)(1)). Documente por qué la corporación necesita el espacio, sobre todo si hay otra oficina adecuada disponible.

La corporación no puede convertir costos de vivienda personales en gastos del negocio solo por llamar reembolso a un pago. No reclame en su declaración personal el mismo costo ya reembolsado. Las reglas del IRS para la oficina en casa exigen separar los costos del negocio de los personales.

¿Qué convierte un reembolso en un plan de rendición de cuentas y debe constar por escrito?

Un plan de rendición de cuentas exige una relación con el negocio, comprobantes del gasto a tiempo y la devolución de cualquier anticipo en exceso. Las reglas federales no exigen un plan por escrito, pero una política breve por escrito facilita seguir las condiciones y los registros (IRS Publication 15; IRS Publication 5137).

Un pago mensual fijo sin un ajuste a los gastos reales admisibles puede incumplir las reglas. En un plan que por lo demás es válido, un pago en exceso se convierte en salarios si no se comprueba o no se devuelve a tiempo. Si el acuerdo no exige comprobantes a tiempo ni la devolución del exceso, o reemplaza salarios, sus pagos son salarios aunque el empleado presente recibos más tarde (IRS Publication 15; IRS Publication 463).

¿Qué costos de la oficina en casa puede reembolsar la corporación?

Generalmente, la corporación puede reembolsar la parte comprobada de los costos admisibles de la casa que corresponde al negocio, cuando la oficina cumple las reglas de uso de los empleados. Calcule esa parte con un método razonable, como la superficie de la oficina dividida entre la superficie total de la casa, y use solo los costos del período en que el espacio calificó. En una casa propia, aplique esa parte a las facturas reales de toda la casa y sume los costos que sirven solo a la oficina (IRS Publication 587).

La tabla del IRS de gastos de oficina en casa distingue los costos directos, los indirectos y los no relacionados. Antes de reembolsar al dueño intereses, impuestos a la propiedad o depreciación, confirme el tratamiento del plan y coordine con la declaración del dueño para que ningún costo se reclame dos veces. La depreciación por uso empresarial puede afectar la ganancia cuando se vende la casa. Conserve el cálculo de la superficie, las facturas, los comprobantes de pago y las fechas en que se usó la oficina. Una mesa de cocina que usa la familia no cumple la prueba de uso exclusivo.

¿La corporación puede reembolsarme las facturas del celular y del internet?

Sí, cuando la corporación necesita el servicio para su negocio y el reembolso está razonablemente ligado a una factura real. Una factura personal de teléfono o internet no es automáticamente un gasto totalmente empresarial.

Para un celular que es del empleado, la guía de auditoría del IRS permite un reembolso motivado por el negocio que no exceda el costo real de cobertura del empleado y que no reemplace salarios. El IRS incluso describe un plan básico de tarifa fija pagado por completo cuando el empleador necesita contacto con clientes fuera del horario laboral. Ese tratamiento depende de la razón empresarial y de un costo razonable; no es una regla general para todo teléfono personal. Conserve la factura y explique por qué la corporación exige el servicio.

Para una conexión de internet de la casa de uso mixto, documente una distribución razonable para el negocio o un servicio empresarial facturado por separado. La guía del celular no extiende su tratamiento especial al servicio de internet; aplique, en cambio, las reglas del plan de rendición de cuentas sobre la relación con el negocio y la comprobación del gasto (IRS Publication 15). El uso personal sigue siendo personal. El cargo básico de la primera línea fija de una casa también se trata como personal, aunque se hagan llamadas de negocio desde ella (IRS Publication 587).

¿Cómo me reembolsan las millas de negocio en mi propio auto?

Presente un registro de millas con fechas que muestre cada viaje de negocio, el destino, el propósito y las millas. La corporación puede usar la tarifa opcional del IRS por milla de uso empresarial para las millas admisibles, o reembolsar los costos reales de negocio comprobados según las reglas que correspondan. Manejar de la casa a un lugar de trabajo habitual es un traslado personal (IRS Publication 463).

Aplique la tarifa de la fecha en que se manejó; pagar un viaje de junio después de que empiece julio no convierte esas millas en millas de julio. Una asignación pagada antes del 1 de julio no califica para la tarifa revisada, ni siquiera por viajes posteriores (IRS Announcement 2026-11). Los viajes entre lugares de trabajo, o desde una oficina principal en casa que califica hasta otro lugar de trabajo del mismo negocio, pueden contar. Si no tiene una oficina habitual ni una oficina en casa que califique, el viaje de su casa al primer contacto de negocio y del último contacto a su casa, dentro de su área metropolitana, es un traslado al trabajo. Registre cada tramo, el total de millas del año y los desvíos personales (IRS Publication 463). Si usted es dueño de más de 10% de las acciones de la corporación por valor, conserve para el IRS las pruebas de sus viajes aunque ya las haya reportado a la corporación; el atajo habitual de comprobación de asignaciones no se aplica en su caso (IRS Publication 463). El estacionamiento y los peajes del negocio pueden reembolsarse por separado; no sume la gasolina ni los costos ordinarios del auto a la asignación de tarifa estándar por milla.

Si la corporación debe ser dueña del vehículo o arrendarlo es otra decisión; consulte Comprar un vehículo a nombre personal o de su empresa.

¿Cuándo debo reportar los costos o devolver un anticipo, y qué va en mi W-2?

Presente los gastos y devuelva los anticipos sin comprobante dentro de un plazo razonable. El IRS dice que la respuesta depende de los hechos, pero sus ejemplos de plazos seguros permiten un anticipo dentro de los 30 días del gasto, la rendición de cuentas dentro de los 60 días siguientes y la devolución del exceso dentro de los 120 días siguientes. Como alternativa, si la corporación envía un resumen de anticipos pendientes al menos cada trimestre, rinda cuentas de los costos o devuelva el exceso dentro de los 120 días posteriores al resumen (IRS Publication 15).

Si un anticipo sigue sin comprobante o el exceso no se devuelve al terminar el plazo razonable, incluya el monto gravable en el primer período de nómina posterior a ese plazo (IRS Publication 15). Las instrucciones del W-2 reservan el código L para las asignaciones por milla o viáticos que superan el monto tratado como comprobado. Los reembolsos ordinarios basados en recibos generalmente no requieren una anotación en el W-2. Un reembolso no es una distribución al dueño; conserve el informe de gastos con los libros de la corporación. Si pagos anteriores se registraron como retiros o se omitieron de la nómina aunque no cumplían las reglas, revise los registros y el tratamiento del W-2 antes de presentar.

Si la corporación no retiene o no envía el impuesto de esos salarios, un accionista-ejecutivo que controla la nómina y que no paga de forma intencional puede deber personalmente una multa igual a la retención del impuesto sobre la renta del empleado y a los impuestos del Seguro Social y Medicare no pagados, según la sección 6672; ser dueño no establece por sí solo la responsabilidad. En general, el IRS tiene tres años a partir del siguiente 15 de abril o de la fecha de presentación posterior para determinarla; una declaración no presentada deja el plazo de determinación sin límite (IRS Internal Revenue Manual). El IRS da 60 días para apelar una determinación propuesta, o 75 días si la carta se envía a una dirección en el extranjero.

¿Mi corporación debe pagarme alquiler por mi oficina en casa habitual?

Para una oficina en casa habitual, primero verifique si la corporación puede reembolsar los costos que califican con un plan de rendición de cuentas. Un alquiler continuo generalmente se convierte en ingreso del dueño, mientras que la sección 280A(c)(6) prohíbe las deducciones empresariales de la oficina en casa atribuibles a alquilar el espacio a un empleador durante los períodos en que el dueño trabaja allí como empleado (memorando del asesor jurídico del IRS).

La deducción del alquiler para la corporación igual necesita un propósito empresarial genuino y condiciones razonables según la sección 162. Un contrato de arrendamiento no convierte el capital de la hipoteca ni los costos personales del hogar en gastos de alquiler deducibles del dueño. Compare las consecuencias del alquiler y del reembolso antes de firmar un acuerdo recurrente.

¿Puedo alquilar mi casa a la corporación por menos de 15 días de reuniones?

Si la casa se usa como vivienda (generalmente más de 14 días de uso personal cuando se alquila por menos de 15 días) y en realidad se alquila por menos de 15 días en total durante el año, generalmente usted no reporta ese ingreso de alquiler en su declaración federal ni deduce los gastos de alquiler relacionados. Cuente todos los alquileres de la casa, incluidas las reuniones y los alquileres a otras personas. Si el total llega a 15 días, reporte todo el ingreso de alquiler bajo las reglas regulares de alquiler (sección 280A; IRS Publication 527).

Para una reunión real de la corporación, conserve la fecha, la agenda, los asistentes, el propósito del negocio, el pago y las pruebas de que el alquiler es razonable para un espacio comparable. La corporación puede deducir un costo ordinario y necesario de espacio para reuniones según la sección 162. La regla del alquiler corto no convierte el alquiler mensual de una oficina en casa para el trabajo continuo de un empleado en un gasto de reuniones. Si un alquiler concreto de un accionista es una transacción empresarial genuina depende de los hechos; revise las condiciones antes de pagar.

¿Y si soy socio de una sociedad de personas y no accionista de una corporación S?

Un socio puede deducir en el Schedule E los costos ordinarios y necesarios de la sociedad que no le reembolsaron solo cuando el acuerdo de la sociedad exige que el socio los asuma. Un socio no puede decidir dejar sin pagar costos reembolsables y luego tomar la deducción personalmente (instrucciones del Schedule E del IRS).

Importan el acuerdo de la sociedad, la política de gastos y los derechos reales de reembolso. Conserve el acuerdo, las facturas y los registros de uso empresarial. Para una oficina en casa, la publicación del IRS sobre la oficina en casa incluye una hoja de trabajo para socios con costos no reembolsados que califican; las reglas de actividades pasivas pueden cambiar dónde se reporta una deducción.

Para una deducción de auto no reembolsado, el socio elige la tarifa estándar por milla en una declaración presentada a más tardar en su fecha de vencimiento, incluidas las prórrogas, en el primer año en que el auto está disponible para el negocio. Reclamar la sección 179 o la depreciación acelerada de ese auto impide usar la tarifa (IRS Publication 463).

Ejemplo

Los montos ilustrativos están en dólares estadounidenses. Una corporación S exige a su dueño-empleado usar una oficina en casa separada para la administración de la empresa. La oficina mide 150 pies cuadrados en una casa de 1,500 pies cuadrados, así que la parte del negocio es 10%. El alquiler mensual es $2,000 y los servicios públicos son $300. El reembolso comprobado de la casa es $230. La corporación también reembolsa $50 de servicio telefónico de negocio documentado.

El dueño registra 100 millas de negocio antes de julio y 100 en julio o después, y la corporación reembolsa ambos viajes después de que empieza julio. A $0.725 y $0.76 por milla, el reembolso de millas es $72.50 más $76. El reembolso total comprobado es $428.50. La corporación registra los gastos subyacentes de la casa, el teléfono y el auto; el dueño no suma ese reembolso a sus salarios. El resultado cambia si el espacio se usa de forma personal, si los viajes son traslados al trabajo o si las facturas y las millas no se comprueban (IRS Publication 15; anuncio del IRS sobre la tarifa por milla).

¿Su caso es distinto?

• La empresa puede comprar o arrendar el auto: compare esa opción con reembolsar las millas en Comprar un vehículo a nombre personal o de su empresa.
• El pago es por el seguro médico del propietario: esas primas tienen reglas distintas de W-2 y de deducción; consulte Seguro médico para propietarios.
• El pago es un sueldo o un retiro del propietario: consulte Sueldo del propietario de una corporación S y Cómo tributan las corporaciones S.
• Los reembolsos se repiten o los W-2 anteriores pueden estar mal: reúna la política, los reportes, las facturas, el cálculo de la superficie, los registros de millas y los registros de nómina, y obtenga ayuda con la contabilidad.
• Usted es socio de una sociedad de personas: reúna el acuerdo de la sociedad y la política de reembolsos antes de reclamar un costo no reembolsado; obtenga ayuda con la contabilidad si el acuerdo no está claro.
• El tratamiento estatal importa: la exclusión federal no establece el resultado estatal. Revise las reglas de su estado con ayuda con la contabilidad.