S corporation hoàn trả chi phí nhà, điện thoại, xe cho chủ sở hữu

Tôi có thể khấu trừ văn phòng tại nhà của S corporation trên tờ khai cá nhân không?

Cổ đông S corporation làm việc như nhân viên của công ty thường không thể khai khoản khấu trừ văn phòng tại nhà của nhân viên trên tờ khai liên bang cá nhân. Nếu không gian và chi phí đáp ứng các quy tắc kinh doanh, công ty có thể hoàn trả cho nhân viên theo kế hoạch accountable plan. IRS Publication 587 nêu rõ nhân viên không đủ điều kiện nhận khoản khấu trừ văn phòng tại nhà trong ấn phẩm này; IRS Publication 15 giải thích khi nào các khoản hoàn trả chi phí kinh doanh cho nhân viên được loại khỏi tiền lương.

Khoản trả theo accountable plan dành cho chi phí phát sinh khi làm việc cho công ty. Với chi phí nhà ở, không gian đó phải được dùng thường xuyên và riêng biệt cho hoạt động của công ty, là nơi làm việc chính, nơi gặp khách hàng trong hoạt động kinh doanh thông thường, hoặc một công trình riêng biệt đủ điều kiện. Với nhân viên, việc dùng nhà còn phải vì sự thuận tiện của người sử dụng lao động, không chỉ là sở thích cá nhân (Internal Revenue Code, section 280A(c)(1)). Hãy ghi lại lý do công ty cần không gian đó, nhất là khi có sẵn một văn phòng phù hợp khác.

Công ty không thể biến chi phí nhà ở cá nhân thành chi phí kinh doanh chỉ bằng cách gọi một khoản trả là hoàn trả. Đừng khai lại trên tờ khai cá nhân cùng một khoản chi đã được hoàn trả. Quy tắc văn phòng tại nhà của IRS yêu cầu tách riêng chi phí kinh doanh và chi phí cá nhân.

Điều gì khiến một khoản hoàn trả trở thành accountable plan, và có bắt buộc phải bằng văn bản không?

Accountable plan đòi hỏi có liên hệ với kinh doanh, nộp chứng từ chi phí đúng hạn và hoàn lại mọi khoản tạm ứng dư. Quy định liên bang không bắt buộc kế hoạch phải bằng văn bản, nhưng một chính sách ngắn bằng văn bản giúp các điều khoản và hồ sơ dễ theo dõi hơn (IRS Publication 15; IRS Publication 5137).

Khoản trả cố định hằng tháng mà không đối chiếu lại với chi phí thực tế đủ điều kiện có thể không đạt yêu cầu. Theo một kế hoạch hợp lệ, khoản trả dư trở thành tiền lương nếu không có chứng từ hoặc không được hoàn lại đúng hạn. Nếu thỏa thuận không yêu cầu chứng từ đúng hạn hoặc hoàn lại phần dư, hoặc thay thế tiền lương, thì các khoản trả là tiền lương, ngay cả khi nhân viên sau đó cung cấp hóa đơn (IRS Publication 15; IRS Publication 463).

Công ty có thể hoàn trả những chi phí văn phòng tại nhà nào?

Công ty thường có thể hoàn trả phần chi phí nhà ở đủ điều kiện tương ứng với mức dùng cho kinh doanh có chứng từ, khi văn phòng đáp ứng quy tắc dành cho nhân viên. Hãy tính tỷ lệ bằng một phương pháp hợp lý, chẳng hạn diện tích văn phòng chia cho tổng diện tích nhà, và chỉ dùng chi phí của giai đoạn không gian đó đủ điều kiện. Với căn nhà bạn sở hữu, áp dụng tỷ lệ đó cho các hóa đơn thực tế của cả căn nhà và cộng thêm các chi phí chỉ phục vụ văn phòng (IRS Publication 587).

Bảng chi phí văn phòng tại nhà của IRS phân biệt chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và chi phí không liên quan. Trước khi hoàn trả cho chủ sở hữu tiền lãi vay, thuế bất động sản hoặc khấu hao, hãy xác nhận cách xử lý theo kế hoạch và phối hợp với tờ khai của chủ sở hữu để không khai một khoản hai lần. Khấu hao do dùng cho kinh doanh có thể ảnh hưởng đến khoản lãi khi bán nhà. Hãy giữ phép tính diện tích, hóa đơn, chứng từ thanh toán và các ngày văn phòng được sử dụng. Chiếc bàn bếp cả gia đình dùng không đáp ứng bài kiểm tra dùng riêng biệt.

Công ty có thể hoàn trả hóa đơn điện thoại di động và internet của tôi không?

Có, khi công ty cần dịch vụ đó cho hoạt động kinh doanh và khoản hoàn trả gắn hợp lý với hóa đơn thực tế. Hóa đơn điện thoại hoặc internet cá nhân không tự động là chi phí kinh doanh hoàn toàn.

Với điện thoại di động thuộc sở hữu của nhân viên, hướng dẫn kiểm tra thuế của IRS cho phép khoản hoàn trả xuất phát từ nhu cầu kinh doanh, không vượt quá chi phí thực tế của gói dịch vụ mà nhân viên dùng và không thay thế tiền lương. IRS còn mô tả trường hợp gói cước cơ bản đồng giá được trả đủ khi người sử dụng lao động cần liên lạc với khách hàng ngoài giờ. Cách xử lý đó phụ thuộc vào lý do kinh doanh và chi phí hợp lý; đây không phải quy tắc chung cho mọi điện thoại cá nhân. Hãy giữ hóa đơn và nêu lý do công ty cần dịch vụ này.

Với kết nối internet tại nhà dùng cho cả hai mục đích, hãy ghi lại một tỷ lệ phân bổ hợp lý cho kinh doanh hoặc dịch vụ kinh doanh được tính phí riêng. Hướng dẫn về điện thoại di động không mở rộng cách xử lý đặc biệt sang dịch vụ internet; hãy áp dụng quy tắc về liên hệ với kinh doanh và chứng minh chi phí của accountable plan (IRS Publication 15). Phần dùng cá nhân vẫn là cá nhân. Cước cơ bản của đường điện thoại cố định đầu tiên tại nhà cũng được coi là chi phí cá nhân, ngay cả khi dùng để gọi điện công việc (IRS Publication 587).

Làm sao để được hoàn trả số dặm kinh doanh khi dùng xe riêng?

Hãy nộp nhật ký số dặm có ghi ngày, trong đó ghi từng chuyến đi kinh doanh, nơi đến, mục đích và số dặm. Công ty có thể áp dụng mức tính theo dặm kinh doanh tùy chọn của IRS cho các số dặm đủ điều kiện, hoặc hoàn trả chi phí kinh doanh thực tế có chứng từ theo các quy tắc áp dụng. Đi từ nhà đến nơi làm việc cố định là đi làm hằng ngày, thuộc về việc đi lại cá nhân (IRS Publication 463).

Hãy áp dụng mức theo ngày lái xe; việc trả cho một chuyến đi trong tháng 6 sau khi tháng 7 bắt đầu không biến các số dặm đó thành số dặm tháng 7. Khoản trợ cấp được trả trước ngày 1 tháng 7 không đủ điều kiện hưởng mức đã điều chỉnh, kể cả cho chuyến đi sau đó (IRS Announcement 2026-11). Việc đi giữa các địa điểm làm việc, hoặc từ văn phòng chính tại nhà đủ điều kiện đến địa điểm làm việc khác trong cùng một doanh nghiệp, có thể được tính. Nếu bạn không có văn phòng cố định và không có văn phòng tại nhà đủ điều kiện, việc đi từ nhà đến nơi liên hệ kinh doanh đầu tiên và từ nơi liên hệ cuối cùng về nhà trong khu vực đô thị của bạn là đi làm hằng ngày. Hãy ghi từng chặng đường, tổng số dặm cả năm và các đoạn đường vòng cá nhân (IRS Publication 463). Nếu bạn sở hữu hơn 10% cổ phiếu của công ty tính theo giá trị, hãy giữ chứng từ các chuyến đi cho IRS ngay cả sau khi đã báo cáo với công ty; cách đơn giản hóa thông thường để chứng minh khoản trợ cấp không áp dụng cho bạn (IRS Publication 463). Phí đỗ xe và phí cầu đường cho kinh doanh có thể được hoàn trả riêng; đừng cộng thêm tiền xăng và chi phí xe thông thường vào khoản trợ cấp số dặm tiêu chuẩn.

Việc công ty nên sở hữu hay thuê xe là một lựa chọn riêng; xem Mua xe qua doanh nghiệp.

Khi nào tôi phải báo cáo chi phí hoặc hoàn lại khoản tạm ứng, và Form W-2 của tôi ghi gì?

Hãy nộp chi phí và hoàn lại các khoản tạm ứng không có chứng từ trong một khoảng thời gian hợp lý. IRS cho biết câu trả lời tùy theo từng trường hợp thực tế, nhưng các ví dụ về thời hạn an toàn cho phép tạm ứng trong vòng 30 ngày kể từ ngày chi, quyết toán trong vòng 60 ngày sau ngày đó và hoàn lại phần dư trong vòng 120 ngày sau ngày đó. Ngoài ra, nếu công ty gửi bản kê các khoản tạm ứng chưa quyết toán ít nhất mỗi quý, hãy quyết toán chi phí hoặc hoàn lại phần dư trong vòng 120 ngày sau bản kê (IRS Publication 15).

Nếu khoản tạm ứng vẫn không có chứng từ hoặc phần dư chưa được hoàn lại khi hết khoảng thời gian hợp lý, hãy tính phần chịu thuế vào kỳ lương đầu tiên sau khi khoảng thời gian đó kết thúc (IRS Publication 15). Hướng dẫn khai Form W-2 dành mã L cho khoản trợ cấp số dặm hoặc trợ cấp hằng ngày vượt mức được coi là có chứng từ. Các khoản hoàn trả thông thường dựa trên hóa đơn thường không cần ghi trên Form W-2. Khoản hoàn trả không phải là khoản phân phối cho chủ sở hữu; hãy giữ bảng kê chi phí cùng sổ sách của công ty. Nếu các khoản trả trước đây bị ghi là khoản rút vốn hoặc bị bỏ khỏi bảng lương dù không đạt quy tắc, hãy xem lại hồ sơ và cách khai trên Form W-2 trước khi nộp tờ khai.

Nếu công ty không khấu trừ hoặc không nộp thuế trên khoản tiền lương đó, cổ đông kiêm cán bộ điều hành (officer) kiểm soát bảng lương và cố ý không nộp có thể phải tự chịu khoản tiền phạt bằng đúng số thuế thu nhập khấu trừ của nhân viên cùng thuế An sinh Xã hội và Medicare chưa nộp theo section 6672; chỉ sở hữu cổ phần thì chưa chứng minh được trách nhiệm. IRS thường có ba năm kể từ ngày 15 tháng 4 của năm kế tiếp, hoặc kể từ ngày nộp tờ khai nếu nộp muộn hơn, để ấn định khoản phạt này; tờ khai chưa nộp khiến không có giới hạn thời gian ấn định (IRS Internal Revenue Manual). IRS cho 60 ngày để khiếu nại khoản ấn định đề xuất, hoặc 75 ngày nếu thư gửi đến địa chỉ ở nước ngoài.

Công ty có nên trả tiền thuê cho tôi vì văn phòng tại nhà thường xuyên không?

Với văn phòng tại nhà dùng thường xuyên, trước tiên hãy kiểm tra xem công ty có thể hoàn trả các chi phí đủ điều kiện theo accountable plan hay không. Tiền thuê định kỳ thường trở thành thu nhập của chủ sở hữu, trong khi section 280A(c)(6) cấm các khoản khấu trừ kinh doanh văn phòng tại nhà phát sinh từ việc cho người sử dụng lao động thuê không gian đó trong thời gian chủ sở hữu làm việc tại đó với tư cách nhân viên (bản ghi nhớ của Chief Counsel IRS).

Khoản khấu trừ tiền thuê của công ty vẫn cần mục đích kinh doanh thực sự và điều khoản hợp lý theo section 162. Hợp đồng thuê không biến tiền gốc khoản vay thế chấp hay chi phí sinh hoạt cá nhân thành chi phí cho thuê được khấu trừ của chủ sở hữu. Hãy so sánh hệ quả của tiền thuê và của hoàn trả chi phí trước khi ký một thỏa thuận định kỳ.

Tôi có thể cho công ty thuê nhà trong dưới 15 ngày họp không?

Nếu căn nhà được dùng làm nơi ở (thường là hơn 14 ngày dùng cá nhân khi cho thuê dưới 15 ngày) và thực tế chỉ được cho thuê tổng cộng dưới 15 ngày trong năm, bạn thường không phải khai khoản thu nhập cho thuê đó trên tờ khai liên bang và cũng không được khấu trừ chi phí cho thuê liên quan. Hãy tính mọi lần cho thuê căn nhà, kể cả cuộc họp và việc cho người khác thuê. Nếu tổng đạt 15 ngày, hãy khai toàn bộ thu nhập cho thuê theo quy tắc cho thuê thông thường (section 280A; IRS Publication 527).

Với một cuộc họp thực sự của công ty, hãy giữ ngày, chương trình họp, người tham dự, mục đích kinh doanh, chứng từ thanh toán và bằng chứng cho thấy tiền thuê hợp lý so với không gian tương đương. Công ty có thể khấu trừ chi phí thuê địa điểm họp thông thường và cần thiết theo section 162. Quy tắc thuê ngắn ngày không biến tiền thuê văn phòng tại nhà hằng tháng cho công việc liên tục của nhân viên thành chi phí họp. Việc một khoản cho thuê của cổ đông có phải là giao dịch kinh doanh thực sự hay không tùy thuộc vào từng trường hợp; hãy xem lại các điều khoản trước khi thanh toán.

Nếu tôi là thành viên hợp danh chứ không phải cổ đông S corporation thì sao?

Thành viên hợp danh chỉ có thể khấu trừ trên Schedule E các chi phí hợp danh thông thường và cần thiết chưa được hoàn trả khi thỏa thuận hợp danh yêu cầu thành viên tự chịu các chi phí đó. Thành viên hợp danh không thể chọn để các chi phí có thể được hoàn trả không được thanh toán rồi tự khấu trừ cho mình (IRS: Hướng dẫn khai Schedule E).

Thỏa thuận hợp danh, chính sách chi phí và quyền được hoàn trả thực tế của hợp danh đều quan trọng. Hãy giữ thỏa thuận, hóa đơn và hồ sơ mức dùng cho kinh doanh. Với văn phòng tại nhà, ấn phẩm của IRS về văn phòng tại nhà có bảng tính dành cho thành viên hợp danh có chi phí đủ điều kiện chưa được hoàn trả; quy tắc về hoạt động thụ động có thể làm thay đổi nơi khai khoản khấu trừ.

Với khoản khấu trừ cho xe chưa được hoàn trả, thành viên hợp danh chọn mức số dặm tiêu chuẩn trên tờ khai nộp đến hạn, kể cả thời gian gia hạn, trong năm đầu tiên xe sẵn sàng cho kinh doanh. Việc khai section 179 hoặc khấu hao nhanh cho chiếc xe đó ngăn việc dùng mức này (IRS Publication 463).

Ví dụ

Các số tiền minh họa tính bằng đô la Hoa Kỳ. Một S corporation yêu cầu chủ sở hữu kiêm nhân viên dùng một văn phòng tại nhà riêng biệt để quản lý công ty. Văn phòng rộng 150 square foot trong căn nhà 1.500 square foot, nên tỷ lệ dùng cho kinh doanh là 10%. Tiền thuê nhà hằng tháng là US$2.000 và điện nước là US$300. Khoản hoàn trả tiền nhà có chứng từ là US$230. Công ty cũng hoàn trả US$50 cước điện thoại kinh doanh có chứng từ.

Chủ sở hữu ghi nhật ký 100 dặm kinh doanh trước tháng 7 và 100 dặm từ tháng 7 trở đi, và công ty hoàn trả cả hai chuyến sau khi tháng 7 bắt đầu. Với mức US$0,725 và US$0,76 mỗi dặm, khoản hoàn trả số dặm là US$72,50 cộng US$76. Tổng khoản hoàn trả có chứng từ là US$428,50. Công ty ghi nhận các chi phí gốc về nhà, điện thoại và xe; chủ sở hữu không cộng khoản hoàn trả đó vào tiền lương. Kết quả sẽ thay đổi nếu không gian được dùng cho cá nhân, các chuyến đi là đi làm hằng ngày, hoặc hóa đơn và số dặm không có chứng từ (IRS Publication 15; thông báo của IRS về mức số dặm).

Tình huống của bạn có khác không?

• Công ty có thể mua hoặc thuê xe: hãy so sánh với việc hoàn trả theo số dặm trong Mua xe qua doanh nghiệp.
• Khoản trả là cho phí bảo hiểm y tế của chủ sở hữu: các khoản phí này có quy tắc khác về Form W-2 và khấu trừ; xem Bảo hiểm y tế cho chủ sở hữu.
• Khoản trả là tiền lương hoặc khoản rút vốn của chủ sở hữu: xem Mức lương của chủ S corporation và Cách S corporation bị đánh thuế.
• Các khoản hoàn trả lặp lại hoặc Form W-2 những năm trước có thể sai: hãy chuẩn bị chính sách, báo cáo, hóa đơn, phép tính diện tích, nhật ký số dặm và hồ sơ bảng lương, rồi nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn là thành viên hợp danh: hãy chuẩn bị thỏa thuận hợp danh và chính sách hoàn trả trước khi khai một khoản chi chưa được hoàn trả; nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán nếu thỏa thuận chưa rõ.
• Cách xử lý của tiểu bang quan trọng với bạn: việc loại trừ theo quy định liên bang không quyết định kết quả ở cấp tiểu bang. Hãy xem quy định của tiểu bang bạn với hỗ trợ ghi sổ kế toán.