Reembolso de casa, celular e carro em corporação S nos EUA

Posso deduzir o escritório em casa da minha corporação S na minha própria declaração?

Um acionista de corporação S que trabalha nela como empregado geralmente não pode pedir a dedução de escritório em casa de empregado em uma declaração federal pessoal. Se o espaço e os custos cumprem as regras comerciais, a corporação pode, em vez disso, reembolsar o empregado por meio de um plano contábil. A IRS Publication 587 diz que empregados não têm direito à dedução de escritório em casa; a IRS Publication 15 explica quando os reembolsos de despesas comerciais do empregado ficam fora da remuneração.

Um pagamento de plano contábil é para uma despesa feita a serviço da corporação. Para custos da casa, o espaço deve ser usado de forma regular e exclusiva para o negócio, como local principal de trabalho, local para atender clientes no curso normal do negócio ou estrutura separada que se qualifique. Para um empregado, o uso da casa também deve ser em benefício do empregador, e não apenas uma preferência pessoal (Internal Revenue Code, seção 280A(c)(1)). Documente por que a corporação precisa do espaço, principalmente se houver outro escritório adequado disponível.

A corporação não pode transformar custos pessoais de moradia em despesas comerciais só por chamar um pagamento de reembolso. Não peça de novo, na sua declaração pessoal, o mesmo custo já reembolsado. As regras do IRS sobre escritório em casa exigem separar os custos comerciais dos pessoais.

O que torna um reembolso um plano contábil (accountable plan), e ele precisa ser por escrito?

Um plano contábil exige relação com o negócio, comprovação da despesa no prazo e devolução de qualquer adiantamento excedente. As regras federais não exigem um plano por escrito, mas uma política curta por escrito facilita o cumprimento dos termos e dos registros (IRS Publication 15; IRS Publication 5137).

Um pagamento mensal fixo, sem um acerto com as despesas reais elegíveis, pode não passar no teste. Em um plano que seria válido, um pagamento excedente vira remuneração se não for comprovado ou devolvido no prazo. Se o arranjo não exige comprovação nem devolução do excedente no prazo, ou substitui o salário, os pagamentos são remuneração, mesmo que o empregado apresente recibos depois (IRS Publication 15; IRS Publication 463).

Quais custos do escritório em casa a corporação pode reembolsar?

A corporação geralmente pode reembolsar a parcela comercial comprovada dos custos elegíveis da casa quando o escritório cumpre as regras de uso por empregado. Calcule a parcela por um método razoável, como a área do escritório dividida pela área total da casa, e use apenas os custos do período em que o espaço se qualificou. Para uma casa própria, aplique essa parcela às contas reais da casa inteira e some os custos que servem apenas ao escritório (IRS Publication 587).

A tabela de despesas de escritório em casa do IRS distingue custos diretos, indiretos e não relacionados. Antes de reembolsar juros, impostos sobre a propriedade ou depreciação do proprietário, confirme o tratamento do plano e alinhe com a declaração do proprietário para que nenhum custo seja pedido duas vezes. A depreciação do uso comercial pode afetar o ganho quando a casa for vendida. Guarde o cálculo da área, as contas, os comprovantes de pagamento e as datas em que o escritório foi usado. A mesa da cozinha usada pela família não cumpre o teste de uso exclusivo.

A corporação pode reembolsar as minhas contas de celular e de internet?

Sim, quando a corporação precisa do serviço para o seu negócio e o reembolso está razoavelmente ligado a uma conta real. Uma conta pessoal de telefone ou de internet não é automaticamente uma despesa totalmente comercial.

Para um celular que pertence ao empregado, a orientação de fiscalização do IRS permite um reembolso motivado pelo negócio que não exceda o custo real da cobertura do empregado e não substitua o salário. O IRS chega a descrever um plano básico de valor fixo pago por inteiro quando o empregador precisa de contato com clientes fora do expediente. Esse tratamento depende do motivo comercial e do custo razoável; não é uma regra geral para todo telefone pessoal. Guarde a conta e registre por que a corporação exige o serviço.

Para uma conexão de internet doméstica de uso misto, documente uma divisão comercial razoável ou um serviço comercial cobrado separadamente. A orientação sobre celulares não estende o tratamento especial à internet; aplique as regras do plano contábil de relação com o negócio e de comprovação (IRS Publication 15). O uso pessoal continua pessoal. A tarifa básica da primeira linha fixa residencial também é tratada como pessoal, mesmo que ligações comerciais sejam feitas por ela (IRS Publication 587).

Como recebo o reembolso das milhas comerciais rodadas no meu carro?

Entregue um registro de quilometragem com datas, mostrando cada viagem comercial, o destino, a finalidade e as milhas. A corporação pode usar a taxa opcional do IRS por milha comercial para as milhas elegíveis ou reembolsar os custos comerciais reais comprovados, conforme as regras aplicáveis. O trajeto de casa até um local de trabalho regular é deslocamento pessoal (IRS Publication 463).

Aplique a taxa da data em que a viagem foi feita; pagar uma viagem de junho depois do início de julho não transforma essas milhas em milhas de julho. Uma ajuda de custo paga antes de 1º de julho não se qualifica para a taxa revisada, mesmo para viagens posteriores (IRS Announcement 2026-11). Viagens entre locais de trabalho, ou de um escritório principal em casa que se qualifique até outro local de trabalho do mesmo negócio, podem contar. Se você não tem escritório regular nem escritório em casa que se qualifique, a viagem de casa até o primeiro contato comercial e do último contato até casa, dentro da sua região metropolitana, é deslocamento pessoal. Registre cada trecho, o total de milhas do ano e os desvios pessoais (IRS Publication 463). Se você é dono de mais de 10% das ações da corporação em valor, guarde a comprovação das suas viagens para o IRS, mesmo depois de informá-las à corporação; o atalho comum de comprovação da ajuda de custo não se aplica a você (IRS Publication 463). Estacionamento e pedágios comerciais podem ser reembolsados separadamente; não some gasolina e custos comuns do carro à ajuda de custo da taxa padrão por milha.

Se a corporação deve ser dona do veículo ou alugá-lo é uma escolha separada; veja Como comprar um veículo pela empresa.

Quando preciso informar os custos ou devolver um adiantamento, e o que vai no meu W-2?

Entregue as despesas e devolva os adiantamentos não comprovados em um prazo razoável. O IRS diz que a resposta depende dos fatos, mas os exemplos de prazo seguro permitem um adiantamento em até 30 dias da despesa, a prestação de contas em até 60 dias depois dela e a devolução do excedente em até 120 dias depois dela. Como alternativa, se a corporação envia pelo menos a cada trimestre um demonstrativo dos adiantamentos em aberto, preste contas dos custos ou devolva o excedente em até 120 dias depois do demonstrativo (IRS Publication 15).

Se um adiantamento continua sem comprovação, ou o excedente não é devolvido até o fim do prazo razoável, inclua o valor tributável no primeiro período de folha depois que esse prazo termina (IRS Publication 15). As instruções do W-2 reservam o código L para ajudas de custo por milha ou diária que excedem o valor tratado como comprovado. Reembolsos comuns, baseados em recibos, geralmente não precisam de lançamento no W-2. Um reembolso não é uma distribuição ao proprietário; guarde o relatório de despesas junto com os livros da corporação. Se pagamentos anteriores foram lançados como retiradas ou ficaram fora da folha de pagamento, embora não cumprissem as regras, revise os registros e o tratamento no W-2 antes de entregar a declaração.

Se a corporação deixa de reter ou recolher imposto sobre essa remuneração, um acionista-diretor que controla a folha de pagamento e deixa de pagar de forma dolosa pode dever pessoalmente uma multa igual à retenção do imposto de renda do empregado e aos impostos de Social Security e Medicare não pagos, conforme a seção 6672; ser dono, por si só, não estabelece a responsabilidade. O IRS geralmente tem três anos, contados de 15 de abril seguinte ou da data posterior de entrega, para lançar a multa; uma declaração não entregue não tem limite de prazo para o lançamento (IRS Internal Revenue Manual). O IRS dá 60 dias para recorrer de um lançamento proposto, ou 75 dias se a carta for endereçada ao exterior.

Minha corporação deve me pagar aluguel pelo meu escritório regular em casa?

Para um escritório regular em casa, confira primeiro se a corporação pode reembolsar os custos que se qualificam por meio de um plano contábil. O aluguel contínuo geralmente vira renda do proprietário, e a seção 280A(c)(6) impede deduções comerciais de escritório em casa atribuíveis ao aluguel do espaço a um empregador nos períodos em que o proprietário trabalha ali como empregado (memorando do Chief Counsel do IRS).

A dedução do aluguel pela corporação ainda precisa de uma finalidade comercial genuína e de condições razoáveis, conforme a seção 162. Um contrato de aluguel não transforma o principal do financiamento nem custos pessoais da casa em despesas dedutíveis de aluguel do proprietário. Compare as consequências do aluguel e do reembolso antes de assinar um arranjo recorrente.

Posso alugar a minha casa para a corporação por menos de 15 dias de reunião?

Se a casa é usada como residência (em geral, mais de 14 dias de uso pessoal quando alugada por menos de 15 dias) e é de fato alugada por menos de 15 dias no total do ano, você geralmente não declara essa renda de aluguel na declaração federal nem deduz as despesas de aluguel relacionadas. Conte todos os aluguéis da casa, incluindo reuniões e aluguéis a terceiros. Se o total chega a 15 dias, declare toda a renda de aluguel pelas regras regulares de aluguel (seção 280A; IRS Publication 527).

Para uma reunião real da corporação, guarde a data, a pauta, os participantes, a finalidade comercial, o pagamento e a prova de que o aluguel é razoável para um espaço comparável. A corporação pode deduzir um custo comum e necessário de espaço para reunião, conforme a seção 162. A regra do aluguel curto não faz do aluguel mensal de escritório em casa, para o trabalho contínuo do empregado, uma despesa de reunião. Se um aluguel feito por um acionista é uma transação comercial genuína depende dos fatos; revise as condições antes do pagamento.

E se eu sou sócio de uma sociedade de pessoas, e não acionista de corporação S?

Um sócio pode deduzir no Schedule E os custos comuns e necessários da sociedade não reembolsados apenas quando o contrato da sociedade exige que ele os assuma. O sócio não pode optar por deixar custos reembolsáveis sem reembolso e depois deduzi-los pessoalmente (instruções do Schedule E do IRS).

O contrato da sociedade, a política de despesas e os direitos reais de reembolso importam. Guarde o contrato, as contas e os registros de uso comercial. Para um escritório em casa, a publicação do IRS sobre escritório em casa traz uma planilha para sócios com custos não reembolsados que se qualificam; as regras de atividade passiva podem mudar onde a dedução é declarada.

Para uma dedução de carro não reembolsado, o sócio escolhe a taxa padrão por milha em uma declaração entregue até o vencimento, incluindo prorrogações, no primeiro ano em que o carro fica disponível para uso comercial. Optar pela seção 179 ou pela depreciação acelerada nesse carro impede o uso da taxa (IRS Publication 463).

Exemplo

Os valores para ilustração estão em dólares americanos. Uma corporação S exige que o seu dono-empregado use um escritório separado em casa para a administração da empresa. O escritório tem 150 pés quadrados em uma casa de 1.500 pés quadrados, então a parcela comercial é de 10%. O aluguel mensal é de US$2.000 e as contas de serviços somam US$300. O reembolso comprovado da casa é de US$230. A corporação também reembolsa US$50 de serviço de telefone comercial documentado.

O proprietário registra 100 milhas comerciais antes de julho e 100 em julho ou depois, e a corporação reembolsa as duas viagens depois do início de julho. A US$0,725 e US$0,76 por milha, o reembolso da quilometragem é de US$72,50 mais US$76. O total do reembolso comprovado é de US$428,50. A corporação registra as despesas de origem da casa, do telefone e do carro; o proprietário não soma esse reembolso à remuneração. O resultado muda se o espaço é usado de forma pessoal, se as viagens são deslocamento casa-trabalho ou se as contas e a quilometragem não são comprovadas (IRS Publication 15; anúncio do IRS sobre a taxa por milha).

Seu caso é diferente?

• A empresa pode comprar ou alugar o carro: compare essa opção com o reembolso das milhas em Como comprar um veículo pela empresa.
• O pagamento é para o plano de saúde do proprietário: essas mensalidades têm regras diferentes de W-2 e de dedução; veja Plano de saúde para proprietários.
• O pagamento é salário ou retirada do proprietário: veja Salário do dono de corporação S e Como as corporações S são tributadas.
• Os reembolsos são recorrentes ou W-2 anteriores podem estar errados: reúna a política, os relatórios, as contas, o cálculo da área, os registros de quilometragem e os registros da folha de pagamento e busque ajuda com a escrituração contábil.
• Você é sócio de uma sociedade de pessoas: reúna o contrato da sociedade e a política de reembolso antes de deduzir um custo não reembolsado; busque ajuda com a escrituração contábil se o arranjo não estiver claro.
• O tratamento estadual importa: a exclusão federal não define o resultado estadual. Revise as regras do seu estado com ajuda de escrituração contábil.