Kendi muhasebe kayıtlarınızı tutmak mı, muhasebe sorumlusu mu?

Kayıtlarımı yazılımla tutabilir miyim, yoksa muhasebe sorumlusuna mı ihtiyacım var?

Her işlemi destekleyip sınıflandırabiliyor, banka ve kart hesaplarınızı mutabık hale getirebiliyor ve gereken beyannameler için rakamları zamanında üretebiliyorsanız kendiniz yapabilirsiniz. Yazılım yalnızca girdiğiniz bilgiyi kaydeder; kayıtların eksiksiz ve doğru olduğunu yine sizin kontrol etmeniz gerekir. Mutabakatlar veya raporlar gecikirse muhasebe sorumlusu rutin işleri üstlenebilir. Vergi yöntemi, stok veya beyan sorularını çözmesi için nitelikli bir vergi uzmanına danışın (IRS: Publication 583).

Kayıtlarım IRS'nin hangi şartlarını karşılamalı?

ABD'de kayıtlarınız beyannamelerinizin dayanağı olan gelir ve giderleri göstermeli, girdileri destekleyen belgeleri de saklamalısınız. Federal kanun, vergi yükümlülüğünüzü ispatlamaya yetecek kayıt tutulmasını şart koşar; gelir ve giderleri açıkça gösteriyorsa IRS genellikle elektronik kayıtlar dahil sistemi seçmenize izin verir (26 USC 6001; IRS: Publication 583). Yazılım aboneliği eksik makbuzları sağlamaz ve bir ödemenin ücret, stok, varlık ya da sahip çekimi olup olmadığına karar vermez.

Faturaları veya satış raporlarını, banka ve kart hesap özetlerini, gider makbuzlarını, kredi kayıtlarını ve işletme varlıklarının kayıtlarını saklayın. Bunları kayıtlardaki girdilerle eşleştirin. Tek başına bir banka mevduatı, paranın satıştan, krediden ya da sahip katkısından gelip gelmediğini göstermeyebilir; tek başına bir kart harcaması da işletme amacını kanıtlamayabilir. IRS, beyanname kalemlerini destekleyen kayıtların ilgili tarhiyat süresi dolana kadar saklanmasını söyler; bazı kayıtlar ve varlıklar için daha uzun kurallar vardır (IRS: Publication 583; IRS: Kayıtları ne kadar süre saklamalıyım?).

ABD'de ortaklık veya şirketin, sahiplerin kişisel mali durumundan ayrı, kendi işletmesine ait kayıtları olmalıdır. Ortaklık, geliri genellikle ortaklara aktarılsa da kendi bilgi beyannamesini verir; şirketin de ayrı bir beyannamesi vardır (IRS: Publication 583). İşletme türünüzün verdiği formlar için İşletmenizin verdiği beyannameler rehberine bakın.

Muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA: beyannamemi kim hazırlayabilir ve IRS karşısında beni kim temsil edebilir?

İşlem kayıtlarını herkes tutabilir. Ücret karşılığı federal beyanname hazırlamak ile birini IRS karşısında temsil etmek ayrı işlerdir: ücretli hazırlayıcının IRS hazırlayıcı vergi kimlik numarası olması gerekir; CPA'ler, enrolled agent'lar ve avukatlar ise IRS karşısında sınırsız temsil hakkına sahiptir (IRS: Hazırlayıcı yeterlilikleri).

Bu unvanlara sahip olmayan bazı hazırlayıcıların hazırlayıp imzaladıkları beyannameler için sınırlı hakları vardır; diğerlerinin hiç temsil hakkı yoktur (IRS: Hazırlayıcı yeterlilikleri). Bir muhasebe sorumlusunun unvanı tek başına hangi beyanname veya temsil işini yapabileceğini göstermez.

Ayrı bir işletme banka hesabına ihtiyacım var mı?

Federal kayıt tutma kuralı ayrı bir banka hesabı şart koşmaz, ancak IRS bir hesap açmanızı önerir ve yalnızca işletme için kullanmanızı söyler. İşlemleri ayırmak gelir, gider ve sahip transferlerinin izini sürmeyi ve hesabı kayıtlarla mutabık hale getirmeyi kolaylaştırır (IRS: Publication 583).

Kişisel ve işletme ödemeleri karışıksa her birini sınıflandırmadan önce belirleyin. İşletme hesabından ödenen kişisel bir alım otomatik olarak işletme indirimi sayılmaz. Ortaklık veya şirkette sahiplere yapılan transferler işletme kayıtlarında ayrı sınıflandırma gerektirir; LLC sahibinin çekimleri için Kendinize ödeme yapmak rehberine bakın.

Nakit mi tahakkuk mu: kayıtlarım hangi yöntemi kullanır?

Geliri açıkça yansıtan, izin verilen bir vergi yöntemi kullanın. İşletme kayıtlarınız, beyannameyle mutabık hale getirebiliyorsanız başka bir yöntem kullanabilir (IRS: Form 1065 Schedule M-3 talimatları). Gelir ve giderlerin bildirilme biçimini değiştirmeden önce mevcut bir beyannamedeki yöntemi kontrol edin. Verilen ilk beyanname genellikle vergi yöntemini belirler; sonradan değiştirmek genellikle IRS onayı gerektirir ve çoğu zaman Form 3115 ile talep edilir (IRS: Publication 538).

Ödenmemiş müşteri faturası işletmeye borçlu olunan paradır; ödenmemiş tedarikçi faturası ise işletmenin borçlu olduğu paradır. Nakit ve tahakkuk yöntemleri bunları genellikle farklı zamanlarda kaydeder.

Bunlar zamanlama kurallarıdır; fatura veya borçları kayıt dışı bırakma seçeneği değildir. Bazı şirketlerin ve şirket ortağı olan ortaklıkların nakit yöntemini kullanmasına sınırlar getirilmiştir; küçük işletme istisnası vardır. Stok da alım ve satışlar için yöntemi değiştirebilir (IRS: Publication 538).

İşletmemin beyannamesinde bilanço gerekir mi?

Şahıs işletmesi sahibinin Schedule C'sinde Schedule L bilançosu yer almaz. Ortaklık ve şirket beyannameleri, kayıtlardan yılın başındaki ve sonundaki varlıkları, borçları ve sahiplerin özkaynağını bildiren Schedule L'yi isteyebilir (IRS: Schedule C talimatları; IRS: Form 1065 talimatları; IRS: Form 1120-S talimatları; IRS: Form 1120 talimatları).

Verdiğiniz beyannamedeki küçük işletme sorusunu kontrol edin: Form 1065 ve Form 1120-S için Schedule B, Form 1120 için Schedule K. Ortaklık, zamanında verilen ortak ekleri dahil listelenen her koşulu karşılamalıdır. Bir istisnaya güvenmeden önce beyan edilen vergi yılının talimatlarını kontrol edin. Schedule L isteğe bağlı olsa bile beyannameyi destekleyen kayıtları saklayın. Gerekli olduğunda bilanço kayıtlarla uyumlu olmalıdır (IRS: Form 1065 talimatları; IRS: Form 1120-S talimatları; IRS: Form 1120 talimatları).

Kayıtların ne sıklıkla güncellenmesi gerekir?

Her küçük işletmenin kayıtlarını haftalık veya aylık işlemesini şart koşan tek bir federal kural yoktur. Kayıtları beyan ve ödeme son tarihlerini karşılayacak sıklıkta güncelleyin ve her banka hesabını özeti geldiğinde mutabık hale getirin; IRS aylık mutabakatı önerir (IRS: Publication 583).

İşe yarar bir düzen şudur: kaynak belgeleri işlemler olurken toplayın, her ay mevduat ve ödemeleri gözden geçirin, banka ve kart bakiyelerini mutabık hale getirin, ayı kapatmadan önce kategorisiz veya mükerrer girdileri araştırın. Serbest çalışan sahipler, ortaklar ve S şirketi hissedarları tahmini vergi ödemesi yapmak zorunda olabileceğinden yıl içinde geliri gözden geçirin (IRS: Tahmini vergiler). Kayıtlarınız zaten aylarca gerideyse ve beyanname vermeniz gerekiyorsa Gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama rehberine bakın.

Çalışanlarım olunca ne değişir?

Bordro; stopaj, vergi ödemeleri, beyannameler ve ödeme tarihlerine bağlı son tarihleri olan çalışan kayıtları getirir. İşveren brüt ücretleri, stopajı, işveren vergilerini, ödemeleri ve vergi ödemelerini izlemeli, bordro raporlarını kayıtlar ve banka hareketleriyle mutabık hale getirmelidir (IRS: Publication 15; IRS: İstihdam vergilerinin ödenmesi ve bildirilmesi).

Federal vergi ödeme takvimi genellikle aylık veya haftada iki kez (semiweekly) yapılır; küçük bakiyeler zamanında verilen beyannameyle ödenebilir, büyük yükümlülükler ise ertesi iş günü ödeme gerektirebilir. Eyaletler ayrı bordro yükümlülükleri getirebilir (IRS: Publication 15; IRS: İstihdam vergilerinin ödenmesi ve bildirilmesi). İstihdam vergisi kayıtlarını verginin ödenmesi gerektiği veya ödendiği tarihten, hangisi sonraysa, itibaren en az dört yıl saklayın (IRS: Publication 583). Bordro sağlayıcısı kullanmak, işverenin doğru ödeme yapma yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Kesilen vergiler kasıtlı olarak ödenmezse IRS, ödemeleri kontrol eden bir sahip dahil sorumlu kişilere karşı trust fund recovery penalty (kesinti vergisi kurtarma cezası) tarh edebilir (IRS: Publication 15).

Satış vergisi tahsil edince ne değişir?

Tahsil edilen satış vergisini eyaletlere göre izleyin ve her eyalet beyannamesiyle mutabık hale getirin. Federal gelir vergisi açısından, alıcıya yüklenen ve eyalete aktarılan vergi genellikle gelirden hariç tutulur; satıcıya yüklenip alıcıdan tahsil edilen vergi ise brüt hasılata dahil edilir (IRS: Publication 334). Bir işletmenin nerede ve ne zaman tahsilat yapması gerektiği eyalet eyalet ayrı bir sorudur; bkz. Satış vergisini ne zaman tahsil etmelisiniz.

Bağımsız yüklenicilere ödeme yapınca ne değişir?

Hangi bilgi bildirimlerinin geçerli olduğunu belirleyebilmek için her bağımsız yüklenicinin kimliğini, faturalarını, ödeme tutarlarını ve ödeme yöntemlerini saklayın. ABD'li bir alıcıdan Form W-9 isteyin; yabancı alıcı için genellikle uygun bir yabancı statü formu gerekir (IRS: W-9 talep eden talimatları). Bu vergi yılında yapılan ödemeler için, bir alıcıya yapılan bildirime tabi hizmet ödemeleri $2.000 tutarına ulaştığında genellikle Form 1099-NEC geçerlidir; yedek stopaj, tutar ne olursa olsun formu gerektirebilir (IRS: Bilgi bildirimi rehberi).

Şirketlere yapılan ödemelerin çoğu muaftır, ancak avukat ücretleri yine de bildirilebilir. Gerekli Form 1099-NEC'leri izleyen yılın 31 Ocak tarihine kadar, bu tarih hafta sonu veya resmi tatile denk gelirse bir sonraki iş gününe kadar alıcıya verin ve IRS'ye sunun. Kart ve nitelikli üçüncü taraf ağ ödemelerini ayrıca izleyin; çünkü bunları Form 1099-NEC ile siz değil, ödemeyi gerçekleştiren kuruluş Form 1099-K ile bildirir (IRS: Form 1099-MISC ve Form 1099-NEC talimatları). Bir kişiye “bağımsız yüklenici” denmesi çalışan statüsünü belirlemez: IRS, kontrol ve çalışma ilişkisine ilişkin olgulara bakar (IRS: Bağımsız yüklenicinin tanımı).

Stok bulundurmak kendi kayıtlarımı tutmayı zorlaştırır mı?

Evet. Mal satmak alım ve satış kayıtları ekler. Vergi amaçlı stok muhasebesi kullanıyorsanız satılan malların maliyetini ve yıl sonunda elde tutulan malları izleyin. Uygun bir küçük işletme, vergi amaçlı stok tutmadan izin verilen bir yöntem seçebilir, ancak bu yöntemi destekleyen kayıtlara yine ihtiyaç duyar (IRS: Publication 538).

Miktarlar ve iadeler dahil alım ve satış kayıtlarını saklayın. Vergi amaçlı stok muhasebesi kullanıyorsanız kayıpları ve hâlâ elde tutulan malları da kaydedin. Küçük işletme yönteminden yararlanma hakkı tahsilatlara ve diğer koşullara bağlıdır; yöntem yine de geliri açıkça yansıtmalıdır. Stok yöntemindeki bir değişiklik kendi başına muhasebe yöntemi değişikliği olabilir (IRS: Publication 538). Her alımı hemen gider saymak yerine yöntemi, ilk beyannameden önce beyanname hazırlayıcısıyla birlikte belirleyin.

Kayıtlarımı başkası tutuyorsa hatalardan yine ben mi sorumluyum?

Evet. İşlemleri başkası kaydetse veya beyannameyi başkası hazırlasa bile beyannamede kullanılan kayıtlardan ve rakamlardan siz sorumlu kalırsınız. IRS, mükelleflere beyannameyi vermeden önce gözden geçirmelerini önerir ve federal kayıt tutma yükümlülükleri mükellefte kalır (IRS: Topic 254; 26 USC 6001).

Kayıtlara ve kaynak belgelere erişiminizi koruyun. İşlemleri kimin gireceğini, hesapları kimin mutabık hale getireceğini, olağan dışı kalemleri kimin inceleyeceğini, bordro veya satış vergisi beyannamelerini kimin hazırlayacağını ve beyanları ile vergi ödemelerini kimin onaylayacağını kararlaştırın. Her ay banka mutabakatını, ödenmemiş fatura ve borçları ile vergi bakiyelerini gözden geçirin. Beyanname verilmeden önce farkları sorun.

Yükümlülüklerim ne zaman kendi kayıtlarımı tutmanın ötesine geçer?

Ölçüt, belirli bir satış düzeyi veya yazılım özelliği değil, gerekli kayıtları, mutabakatları ve beyanları son tarihlerine kadar doğru biçimde tamamlayıp tamamlayamamanızdır. İşlem sayısı az, basit bir hizmet işletmesi kayıtlarını kendisi tutabilir; iş bordro, birden fazla satış vergisi eyaleti, stok, birden fazla sahip, karmaşık varlık alımları veya zorunlu bir Schedule L içerdiğinde yardım ihtiyacı artar (IRS: Publication 583; IRS: Form 1065 talimatları).

Kayıtları devretmeden önce hesap listesini, banka ve kart hesap özetlerini, önceki beyannameyi, beyan takvimini, bordro ve satış vergisi tescillerini ve varsa stok veya kredi kayıtlarını toplayın. Eksik belgeleri kimin sağlayacağını ve aylık kapanışı kimin inceleyeceğini belirleyin. İşletme yeniyse ilk beyannamenin verilmesi ayrı bir konudur ve İlk işletme vergi beyannamesi rehberinde anlatılır.

Örnek

Yalnızca örnek ABD doları tutarlarıdır; rakamlar bir vergi eşiği belirlemez.

Bir şahıs işletmesi sahibi, tek banka hesabı olan, çalışanı ve stoku bulunmayan bir hizmet işletmesi yürütüyor. Bir ayda müşteri ödemeleri toplam $10.000, işletme ödemeleri toplam $4.000 olur ve sahip kişisel hesabına $2.000 aktarır. Sahip $10.000 tutarındaki tahsilatları kaydeder, $4.000 tutarındaki ödemeleri kategorilendirip belgelerle destekler ve $2.000 tutarındaki transferi işletme gideri olarak değil, sahip çekimi olarak kaydeder. Defterlerdeki banka bakiyesindeki $4.000 artış, tahsilatlardan ödemelerin ve çekimin düşülmesiyle bulunur. Sahip bu bakiyeyi, yoldaki mevduatları ve henüz hesaptan çıkmamış ödemeleri hesaba katarak, banka kesintilerini kaydederek banka hesap özetiyle mutabık hale getirir, ardından ödenmemiş borçları ayrıca inceler. Bu düzen güncel kalırsa kayıtları kişisel olarak tutmak pratik olabilir. Ücret veya yeniden satış için mal eklemek, yeni bir incelemeyi gerektiren kayıtlar ve son tarihler ekler.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Kayıtlarınız geride ve beyanname vermeniz gerekiyor: güncel bir kâr raporuna güvenmeden önce Gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama rehberini kullanın.
• İlk işletme beyannamenizi veriyorsunuz: verme sırası için İlk işletme vergi beyannamesi rehberine bakın.
• İşletme türünüzün hangi beyannameyi verdiğini bilmiyorsunuz: bkz. İşletmenizin verdiği beyannameler.
• Birden fazla eyalette satış vergisi tahsil ediyorsunuz: her eyaletin kurallarını Satış vergisini ne zaman tahsil etmelisiniz rehberinde kontrol edin.
• LLC'den para çekiyorsunuz veya kendinize S şirketi üzerinden ödeme yapıyorsunuz: bkz. Kendinize ödeme yapmak, S şirketi sahibi maaşı ve S şirketleri nasıl vergilendirilir.
• ABD'deki tek üyeli LLC'niz yabancı sahipli: sahiple yapılan para, mülk ve diğer işlemleri izleyin; bunlar Form 5472'de bildirilebilir; bkz. Yabancı sahipli tek üyeli LLC beyanı (IRS: Form 5472 talimatları).
• Şirketiniz Kanadalı: yıl sonu gereksinimleri farklıdır; bkz. Şirket için yıl sonu mali tabloları.
• Bordro, stok veya zorunlu bir bilanço düzeninizi zorluyor: hesap listesini, mutabakatları, tescilleri ve beyan takvimini Muhasebe kayıtları hizmetine getirin.