S 公司報銷家庭辦公室、電話及汽車費用

我可以在個人稅表上扣除 S 公司的家庭辦公室費用嗎？

身為 S 公司員工的股東，通常不能在個人聯邦稅表上申請員工的家庭辦公室扣除額。如果該空間及費用符合營業規定，公司可以改用報銷計劃，償還員工。IRS Publication 587 說明員工不符合其家庭辦公室扣除額的資格；IRS Publication 15 則說明員工的營業費用償還款何時可以不計入工資。

報銷計劃所支付的款項，必須是為公司服務時發生的費用。就家庭費用而言，該空間應經常且專用於公司的業務，並且屬於主要工作地點、在正常營業過程中接待客戶的地方，或符合資格的獨立建築物。對員工而言，在家使用還必須是為了雇主的方便，而不只是個人偏好（國內稅收法典第 280A(c)(1) 條）。請記錄公司為什麼需要這個空間，尤其是在還有其他適合的辦公室可用時。

公司不能只因為把一筆付款稱為報銷，就把個人住房費用變成營業費用。已獲報銷的同一筆費用，不要再在個人稅表上申請一次。IRS 家庭辦公室規定要求把營業費用與個人費用分開。

報銷計劃要符合什麼條件，才算 accountable plan？一定要有書面文件嗎？

報銷計劃，需要有營業關聯、及時提供費用憑證，並退還多領的預支款。聯邦規定並不要求有書面計劃，但一份簡短的書面政策，能讓條款及記錄更容易遵循（IRS Publication 15；IRS Publication 5137）。

每月固定金額、卻沒有按實際符合資格的費用調整，可能不符合規定。在其他方面有效的計劃下，如果多付的款項沒有憑證，或沒有及時退還，就會變成工資。如果這項安排沒有要求及時提供憑證或退還多領的款項，或是用來取代工資，那麼即使員工日後提供收據，這些付款仍屬於工資（IRS Publication 15；IRS Publication 463）。

公司可以報銷哪些家庭辦公室費用？

當辦公室符合員工使用規定時，公司通常可以報銷符合資格家庭費用中，有憑證佐證的營業份額。請用合理的方法計算份額，例如辦公室面積除以住宅總面積，並且只採用該空間符合資格期間的費用。如果房屋是自己擁有的，要把這個比例套用到整個住宅的實際帳單，再加上只為辦公室服務的費用（IRS Publication 587）。

IRS 家庭辦公室費用表區分了直接費用、間接費用及無關費用。在償還所有者的利息、物業稅或折舊之前，請先確認計劃的處理方式，並與所有者的稅表配合，避免同一筆費用被申報兩次。營業用途的折舊，可能影響日後出售住宅時的收益。請保留面積計算、帳單、付款證明，以及辦公室的使用日期。全家人共用的廚房餐桌，不符合專用測試。

公司可以償還我的手機及網路費用嗎？

可以，前提是公司業務需要這項服務，而且償還金額與實際帳單有合理的關聯。個人的電話或網路帳單，並不會自動被視為完全屬於營業費用。

對於員工自己擁有的手機，IRS 審查指引允許因業務需要而報銷，但金額不得超過員工的實際通訊費用，也不得取代工資。IRS 甚至說明，當雇主需要在下班後聯絡客戶時，可以全額支付固定費率的基本方案。這種處理方式取決於營業理由及合理的成本，並不是適用於所有個人手機的通則。請保存帳單，並說明公司為什麼需要這項服務。

對於公私兩用的家庭網路，請記錄合理的營業分攤比例，或使用單獨計費的營業服務。手機的指引並未把其特殊處理方式，延伸到網路服務；請改為套用報銷計劃中的營業關聯及提供憑證規定（IRS Publication 15）。私人使用的部分仍屬私人。第一條住家固定電話的基本費用，也視為私人費用，即使在上面撥打營業電話也一樣（IRS Publication 587）。

我用自己的車跑公務，公司要怎樣報銷公務里程？

請提交有日期的里程日誌，載明每次公務行程、目的地、目的及里程。公司可以對符合資格的里程使用 IRS 的選用營業里程費率，也可以依適用規定，償還有憑證的實際營業費用。從家裡開車到固定工作地點的通勤，屬於私人行程（IRS Publication 463）。

請依行駛日期適用費率；在 7 月開始後才支付 6 月的行程款項，並不會把這些里程變成 7 月的里程。在 7 月 1 日之前支付的津貼，即使用於之後的行程，也不適用修訂後的費率（IRS Announcement 2026-11）。在不同工作地點之間行駛，或從符合資格的主要家庭辦公室前往同一業務的其他工作地點，都可以計入。如果您沒有固定辦公室，也沒有符合資格的家庭辦公室，那麼在您所在的都會區內，從家裡前往第一個業務聯絡點，以及從最後一個聯絡點回家，都屬於通勤。請記錄每一段行程、全年總里程，以及私人繞路的里程（IRS Publication 463）。如果您按價值計算持有公司 超過 10% 的股票，即使已向公司報告行程，也要保留行程證明以備 IRS 查閱；一般津貼提供憑證的簡化做法，不適用於您（IRS Publication 463）。營業停車費及過路費可以另外償還；在標準里程津貼之外，不要再加上汽油及一般汽車費用。

公司該擁有還是租賃車輛，是另一個選擇；請參閱透過企業購車。

我什麼時候要報告費用或退還預支款？W-2 上要填什麼？

請在合理期間內提交費用，並退還沒有憑證的預支款。IRS 表示，答案取決於具體事實，但它的安全時間範例，允許在費用發生後 30 天內預支、60 天內提供憑證，以及在 120 天內退還多領的款項。另一種做法是：如果公司至少每季寄出一份未結預支款的對帳單，則要在對帳單日期後 120 天內，說明費用或退還多領的款項（IRS Publication 15）。

如果預支款在合理期間結束時仍沒有憑證，或多領的款項沒有退還，應稅金額要計入該期間結束後的第一個工資期間（IRS Publication 15）。W-2 填表說明規定，代碼 L 用於超過視為有憑證金額的里程或每日津貼。一般憑收據的報銷款，通常不需要在 W-2 上填寫。報銷款不是所有者的分配款；請把費用報告與公司帳簿一併保存。如果以前的付款雖然不符合規定，卻被記為提款，或沒有納入工資核算，請在申報前檢查記錄及 W-2 的處理方式。

如果公司沒有為這些工資預扣或繳納稅款，控制工資核算、而且故意不繳納的股東兼高級職員，可能依第 6672 條，個人承擔相當於未繳的員工所得稅預扣款，以及社會安全稅和醫療保險稅的罰款；光是持有股份，並不足以構成責任。IRS 通常有三年的期限進行核定，自次年 4 月 15 日或較晚的申報日起算；沒有申報稅表，則核定沒有期限限制（IRS Internal Revenue Manual）。對於擬議的核定，IRS 給予 60 天的申訴期；如果通知寄往海外，則為 75 天。

我的公司可以為我經常使用的家庭辦公室付租金給我嗎？

對於經常使用的家庭辦公室，請先檢查公司能否依報銷計劃，償還符合資格的費用。持續支付的租金，通常會成為所有者的收入；而第 280A(c)(6) 條規定，在所有者以員工身份在該空間工作的期間，因把空間出租給雇主而產生的家庭辦公室營業扣除額，不得扣除（IRS 首席法律顧問備忘錄）。

公司的租金扣除額，仍然要有真實的營業目的，並符合第 162 條的合理條款。租約不會把房貸本金，或個人家庭費用，變成所有者可以扣除的租金費用。在簽訂定期安排之前，請先比較租金與報銷兩種做法的後果。

如果出租給公司舉行會議的天數不到 15 天，我可以把住宅租給公司嗎？

如果該住宅作為住所使用（一般是指在出租不到 15 天時，個人使用超過 14 天），而且全年實際出租的總天數不足 15 天，您通常不必在聯邦稅表上申報這筆租金收入，也不能扣除相關的出租費用。請計算住宅所有的出租天數，包括會議，以及出租給其他人的天數。如果總天數達到 15 天，所有租金收入都要依一般的出租規則申報（第 280A 條；IRS Publication 527）。

對於真正的公司會議，請保存日期、議程、出席者、營業目的、付款記錄，以及證明租金與同類空間相比屬合理的證據。公司可以依第 162 條，扣除一般且必要的會議空間費用。短期出租的規定，並不會讓為員工持續工作而支付的每月家庭辦公室租金，變成會議費用。某項股東出租是否屬於真正的營業交易，取決於具體事實；請在付款前檢視條款。

如果我是合夥人，而不是 S 公司股東，怎麼辦？

只有在合夥協議要求合夥人自行負擔的情況下，合夥人才可以在 Schedule E 上扣除沒有獲得報銷的一般且必要合夥企業費用。合夥人不能選擇不領取本可報銷的費用，然後在個人稅表上扣除（IRS Schedule E 填表說明）。

合夥企業的協議、費用政策及實際的報銷權利都很重要。請保留協議、帳單及營業用途記錄。對於家庭辦公室，IRS 家庭辦公室刊物為有符合資格、但沒有獲得報銷費用的合夥人提供了工作表；被動活動規則，可能改變扣除額應申報的位置。

對於沒有獲得報銷的汽車扣除額，合夥人要在車輛首次可供營業使用的年度，在稅表截止日（包括延期）前提交的稅表上，選擇標準里程費率。如果對該車申請第 179 條扣除額或加速折舊，就不能再使用該費率（IRS Publication 463）。

範例

以下金額為美元，僅作說明。一家 S 公司要求所有者兼員工，使用獨立的家庭辦公室處理公司行政工作。該辦公室面積為 150 平方英尺，位於 1,500 平方英尺的住宅內，所以營業份額為 10%。每月租金為 US$2,000，水電費為 US$300。有憑證佐證的家庭費用報銷款為 US$230。公司另外償還 US$50 有記錄的營業電話服務費。

所有者記錄了 7 月之前的 100 英里公務里程，以及 7 月或之後的 100 英里，公司在 7 月開始後才償還這兩趟行程的款項。每英里 US$0.725 及 US$0.76，里程償還款為 US$72.50 加 US$76。有憑證佐證的償還款總額為 US$428.50。公司記錄相關的家庭、電話及汽車費用；所有者不把這筆償還款加進工資。如果該空間有私人使用、行程屬於通勤，或帳單及里程沒有憑證，結果就會不同（IRS Publication 15；IRS 里程費率公告）。

您的情況不同嗎？

• 公司可能購買或租賃車輛：請在透過企業購車中，與償還里程費用的做法比較。
• 這筆付款是所有者的醫療保險：這些保費有不同的 W-2 及扣除額規定；請參閱所有者醫療保險。
• 這筆付款是工資或所有者提款：請參閱S 公司所有者工資及S 公司如何納稅。
• 報銷經常發生，或以前的 W-2 可能有誤：請準備好政策、報告、帳單、面積計算、里程日誌及工資記錄，再尋求記帳協助。
• 您是合夥人：在申報沒有獲得報銷的費用之前，請先準備好合夥協議及報銷政策；如果安排不清楚，請尋求記帳協助。
• 州的處理方式也很重要：聯邦的排除規定，並不能決定州的結果。請透過記帳協助，檢視您所在州的規定。