Remboursements d'une société de type S : bureau, téléphone, auto

Puis-je déduire le bureau à domicile de ma société de type S dans ma propre déclaration?

Un actionnaire d'une société de type S qui en est l'employé ne peut généralement pas réclamer une déduction de bureau à domicile d'employé dans une déclaration fédérale personnelle. Si l'espace et les coûts respectent les règles applicables à l'entreprise, la société peut plutôt rembourser l'employé dans le cadre d'un régime de dépenses admissibles. La publication 587 de l'IRS indique que les employés n'ont pas droit à sa déduction pour bureau à domicile; la publication 15 de l'IRS explique quand les remboursements de frais d'entreprise d'un employé sont exclus du salaire.

Un paiement versé dans le cadre d'un régime de dépenses admissibles sert à rembourser une dépense engagée au service de la société. Pour les coûts du domicile, l'espace devrait servir régulièrement et exclusivement à l'entreprise, comme lieu de travail principal, comme lieu de rencontre avec des clients dans le cours normal des affaires ou comme bâtiment distinct admissible. Pour un employé, l'usage du domicile doit aussi être dans l'intérêt de l'employeur, et non une simple préférence personnelle (Internal Revenue Code, article 280A(c)(1)). Documentez pourquoi la société a besoin de cet espace, surtout si un autre bureau convenable est disponible.

La société ne peut pas transformer des frais de logement personnels en dépenses d'entreprise simplement en appelant un paiement un remboursement. Ne réclamez pas dans votre déclaration personnelle le même coût déjà remboursé. Les règles de l'IRS sur le bureau à domicile exigent de séparer les coûts professionnels et personnels.

Qu'est-ce qui fait d'un remboursement un régime de dépenses admissibles, et doit-il être écrit?

Un régime de dépenses admissibles exige un lien avec l'entreprise, une preuve de la dépense faite à temps et le remboursement de toute avance excédentaire. Les règles fédérales n'exigent pas de régime écrit, mais une courte politique écrite facilite le suivi des modalités et des registres (publication 15 de l'IRS; publication 5137 de l'IRS).

Un paiement mensuel fixe, sans rajustement selon les dépenses admissibles réelles, peut ne pas être conforme. Dans le cadre d'un régime par ailleurs valide, un paiement excédentaire devient un salaire s'il n'est pas justifié ou retourné à temps. Si l'arrangement n'exige pas de preuve ni de retour de l'excédent à temps, ou s'il remplace le salaire, ses paiements sont des salaires, même si l'employé fournit des reçus plus tard (publication 15 de l'IRS; publication 463 de l'IRS).

Quels frais de bureau à domicile la société peut-elle rembourser?

La société peut généralement rembourser la part professionnelle justifiée des frais admissibles du domicile lorsque le bureau respecte les règles d'usage par l'employé. Calculez cette part selon une méthode raisonnable, par exemple la superficie du bureau divisée par la superficie totale du domicile, et utilisez seulement les coûts de la période où l'espace était admissible. Pour un domicile dont vous êtes propriétaire, appliquez cette part aux factures réelles de l'ensemble du domicile et ajoutez les coûts qui servent uniquement au bureau (publication 587 de l'IRS).

Le tableau des dépenses de bureau à domicile de l'IRS distingue les coûts directs, indirects et non liés. Avant de rembourser à un propriétaire des intérêts, des taxes foncières ou de l'amortissement, confirmez le traitement prévu par le régime et coordonnez avec la déclaration du propriétaire pour qu'aucun coût ne soit réclamé deux fois. L'amortissement lié à l'usage professionnel peut influer sur le gain à la vente du domicile. Conservez le calcul de la superficie, les factures, les preuves de paiement et les dates d'utilisation du bureau. Une table de cuisine utilisée par la famille ne respecte pas le critère d'usage exclusif.

La société peut-elle me rembourser mon téléphone cellulaire et mes factures d'Internet?

Oui, lorsque la société a besoin du service pour son entreprise et que le remboursement est raisonnablement lié à une facture réelle. Une facture personnelle de téléphone ou d'Internet n'est pas automatiquement une dépense entièrement professionnelle.

Pour un téléphone cellulaire appartenant à l'employé, les directives de vérification de l'IRS permettent un remboursement justifié par l'entreprise qui ne dépasse pas le coût réel de la couverture de l'employé et qui ne remplace pas le salaire. L'IRS décrit même un forfait de base à tarif fixe payé en entier lorsque l'employeur a besoin de joindre l'employé après les heures de travail pour des clients. Ce traitement dépend de la raison professionnelle et d'un coût raisonnable; ce n'est pas une règle générale pour tous les téléphones personnels. Conservez la facture et indiquez pourquoi la société exige ce service.

Pour une connexion Internet à domicile à usage mixte, documentez une répartition professionnelle raisonnable ou un service professionnel facturé séparément. Les directives sur le téléphone cellulaire n'étendent pas leur traitement particulier au service Internet; appliquez plutôt les règles du régime de dépenses admissibles sur le lien avec l'entreprise et la justification (publication 15 de l'IRS). L'usage personnel reste personnel. Les frais de base d'une première ligne téléphonique résidentielle sont aussi traités comme personnels, même si des appels d'affaires y sont faits (publication 587 de l'IRS).

Comment me faire rembourser les milles d'affaires parcourus dans ma propre auto?

Remettez un registre des milles daté qui indique chaque déplacement d'affaires, la destination, le but et les milles. La société peut utiliser le taux facultatif de l'IRS pour les milles d'affaires admissibles, ou rembourser les frais d'entreprise réels justifiés selon les règles applicables. Le trajet de la maison à un lieu de travail régulier est un déplacement personnel (publication 463 de l'IRS).

Appliquez le taux de la date du déplacement; payer un déplacement de juin après le début de juillet ne transforme pas ces milles en milles de juillet. Une allocation payée avant le 1er juillet ne donne pas droit au taux révisé, même pour des déplacements ultérieurs (annonce 2026-11 de l'IRS). Les déplacements entre lieux de travail, ou d'un bureau principal à domicile admissible vers un autre lieu de travail de la même entreprise, peuvent compter. Si vous n'avez ni bureau régulier ni bureau à domicile admissible, le trajet de la maison au premier contact d'affaires et du dernier contact à la maison, dans votre région métropolitaine, est un trajet domicile-travail. Consignez chaque segment, le total annuel des milles et les détours personnels (publication 463 de l'IRS). Si vous détenez plus de 10 % des actions de la société en valeur, conservez la preuve de vos déplacements pour l'IRS même après les avoir déclarés à la société; le raccourci ordinaire de justification de l'allocation ne s'applique pas à vous (publication 463 de l'IRS). Le stationnement et les péages d'affaires peuvent être remboursés séparément; n'ajoutez pas l'essence ni les frais d'auto ordinaires à l'allocation de milles standard.

Savoir si la société devrait posséder ou louer le véhicule est un choix distinct; consultez Acheter un véhicule au nom de l'entreprise ou à titre personnel.

Quand dois-je déclarer mes frais ou retourner une avance, et que va-t-il sur mon W-2?

Remettez les dépenses et retournez les avances non justifiées dans un délai raisonnable. L'IRS indique que la réponse dépend des faits, mais ses exemples de délais sûrs permettent une avance dans les 30 jours de la dépense, la justification des dépenses dans les 60 jours suivants et le retour de l'excédent dans les 120 jours suivants. Autrement, si la société envoie au moins chaque trimestre un relevé des avances en cours, rendez compte des frais ou retournez l'excédent dans les 120 jours suivant le relevé (publication 15 de l'IRS).

Si une avance reste non justifiée ou si l'excédent n'est pas retourné à la fin du délai raisonnable, incluez le montant imposable dans la première période de paie qui suit la fin de ce délai (publication 15 de l'IRS). Les instructions du W-2 réservent le code L aux allocations de milles ou de frais quotidiens qui dépassent le montant traité comme justifié. Les remboursements ordinaires fondés sur des reçus n'exigent généralement pas d'inscription au W-2. Un remboursement n'est pas une distribution au propriétaire; gardez le rapport de dépenses avec les livres de la société. Si des paiements antérieurs ont été comptabilisés comme des retraits ou omis de la paie malgré le non-respect des règles, examinez les registres et le traitement du W-2 avant de produire.

Si la société omet de retenir ou de remettre l'impôt sur ces salaires, un actionnaire-dirigeant qui contrôle la paie et omet volontairement de payer peut devoir personnellement une pénalité égale à l'impôt sur le revenu retenu des employés et aux cotisations de sécurité sociale et Medicare impayés, en vertu de l'article 6672; la propriété seule n'établit pas la responsabilité. L'IRS dispose généralement de trois ans à compter du 15 avril suivant, ou de la date de production ultérieure, pour l'établir; une déclaration non produite ne laisse aucune limite de cotisation (Internal Revenue Manual de l'IRS). L'IRS accorde 60 jours pour faire appel d'une cotisation proposée, ou 75 jours si la lettre est adressée à l'étranger.

Ma société devrait-elle me payer un loyer pour mon bureau à domicile régulier?

Pour un bureau à domicile régulier, vérifiez d'abord si la société peut rembourser les frais admissibles dans le cadre d'un régime de dépenses admissibles. Un loyer récurrent devient généralement un revenu pour le propriétaire, tandis que l'article 280A(c)(6) interdit les déductions d'entreprise liées à la location de l'espace à un employeur pendant les périodes où le propriétaire y travaille comme employé (note de service du conseiller juridique de l'IRS).

La déduction de loyer de la société exige tout de même un but commercial véritable et des modalités raisonnables selon l'article 162. Un bail ne transforme pas le capital hypothécaire ni les frais personnels du ménage en frais de location déductibles du propriétaire. Comparez les conséquences du loyer et du remboursement avant de signer un arrangement récurrent.

Puis-je louer ma maison à la société pour moins de 15 jours de réunion?

Si la maison sert de résidence (généralement plus de 14 jours d'usage personnel lorsqu'elle est louée moins de 15 jours) et qu'elle est réellement louée moins de 15 jours au total dans l'année, vous ne déclarez généralement pas ce revenu de location dans votre déclaration fédérale ni ne déduisez les dépenses de location connexes. Comptez toutes les locations de la maison, y compris les réunions et les locations à d'autres personnes. Si le total atteint 15 jours, déclarez tout le revenu de location selon les règles ordinaires de location (article 280A; publication 527 de l'IRS).

Pour une véritable réunion de la société, conservez la date, l'ordre du jour, les participants, le but professionnel, le paiement et la preuve que le loyer est raisonnable pour un espace comparable. La société peut déduire un coût ordinaire et nécessaire d'espace de réunion selon l'article 162. La règle de la location de courte durée ne fait pas d'un loyer mensuel de bureau à domicile pour un travail continu d'employé une dépense de réunion. Savoir si la location d'un actionnaire est une véritable opération commerciale dépend des faits; examinez les modalités avant le paiement.

Et si je suis un associé plutôt qu'un actionnaire d'une société de type S?

Un associé peut déduire à l'annexe E les frais ordinaires et nécessaires de la société de personnes non remboursés seulement lorsque la convention de société l'oblige à les assumer. Un associé ne peut pas choisir de laisser impayés des frais remboursables, puis prendre la déduction personnellement (instructions de l'IRS pour l'annexe E).

La convention de la société de personnes, sa politique de dépenses et les droits réels de remboursement comptent. Conservez la convention, les factures et les registres d'usage professionnel. Pour un bureau à domicile, la publication de l'IRS sur le bureau à domicile fournit une feuille de calcul pour les associés qui ont des frais admissibles non remboursés; les règles sur les activités passives peuvent changer l'endroit où une déduction est déclarée.

Pour une déduction d'auto non remboursée, l'associé choisit le taux au mille standard dans une déclaration produite à sa date limite, prolongations comprises, la première année où l'auto est disponible pour l'entreprise. Réclamer l'article 179 ou un amortissement accéléré sur cette auto empêche d'utiliser le taux (publication 463 de l'IRS).

Exemple

Les montants, à titre indicatif, sont en dollars américains. Une société de type S exige que son propriétaire-employé utilise un bureau à domicile distinct pour l'administration de la société. Le bureau fait 150 pieds carrés dans une maison de 1 500 pieds carrés; sa part professionnelle est donc de 10 %. Le loyer mensuel est de 2 000 $ US et les services publics, de 300 $ US. Le remboursement justifié pour le domicile est de 230 $ US. La société rembourse aussi 50 $ US de service téléphonique professionnel documenté.

Le propriétaire consigne 100 milles d'affaires avant juillet et 100 en juillet ou après, et la société rembourse les deux déplacements après le début de juillet. À 0,725 $ US et 0,76 $ US le mille, le remboursement des milles est de 72,50 $ US plus 76 $ US. Le remboursement justifié total est de 428,50 $ US. La société inscrit les dépenses sous-jacentes de domicile, de téléphone et d'auto; le propriétaire n'ajoute pas ce remboursement à son salaire. Le résultat change si l'espace sert à des fins personnelles, si les trajets sont des trajets domicile-travail ou si les factures et les milles ne sont pas justifiés (publication 15 de l'IRS; annonce de l'IRS sur les milles).

Votre situation est différente?

• L'entreprise peut acheter ou louer l'auto : comparez cette option au remboursement des milles dans Acheter un véhicule au nom de l'entreprise ou à titre personnel.
• Le paiement vise l'assurance maladie du propriétaire : ces primes suivent d'autres règles de W-2 et de déduction; consultez Déduire l'assurance maladie : société de type S et LLC.
• Le paiement est un salaire ou un retrait du propriétaire : consultez Salaire du propriétaire d'une société de type S et Comment les sociétés de type S sont imposées.
• Les remboursements se répètent ou des W-2 antérieurs sont peut-être erronés : rassemblez la politique, les rapports, les factures, le calcul de la superficie, les registres des milles et les registres de paie, puis obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous êtes un associé : rassemblez la convention de société et la politique de remboursement avant de réclamer un coût non remboursé; obtenez de l'aide en tenue de livres si l'arrangement n'est pas clair.
• Le traitement par l'État compte : l'exclusion fédérale n'établit pas le résultat de l'État. Examinez les règles de votre État avec de l'aide en tenue de livres.