سداد شركة S لنفقات المالك: المكتب المنزلي والهاتف والسيارة

هل أستطيع خصم المكتب المنزلي لشركة S في إقراري الشخصي؟

لا يستطيع مساهم شركة S الذي يعمل موظفًا فيها المطالبة عمومًا بخصم المكتب المنزلي للموظف في إقرار فيدرالي شخصي. وإذا استوفت المساحة والتكاليف شروط النشاط التجاري، يمكن للشركة بدلًا من ذلك أن تسدّد للموظف بموجب خطة محاسبة. ويذكر المنشور 587 من IRS أن الموظفين لا يستحقون خصم المكتب المنزلي فيه، ويشرح المنشور 15 من IRS متى تُستبعد من الأجور مبالغ السداد للموظف عن نفقات العمل.

الدفعة بموجب خطة المحاسبة تخص نفقة تحمّلها الموظف أثناء خدمة الشركة. وبالنسبة إلى تكاليف المنزل، ينبغي أن تُستخدم المساحة بانتظام وبشكل حصري لأعمال الشركة، بوصفها مكان عمل رئيسيًا أو مكانًا لمقابلة العملاء في سياق العمل المعتاد أو منشأة منفصلة مؤهلة. وبالنسبة إلى الموظف، يجب أيضًا أن يكون استخدام المنزل لمصلحة صاحب العمل، لا لمجرد تفضيل شخصي (قانون الإيرادات الداخلية، المادة 280A(c)(1)). وثّق سبب حاجة الشركة إلى المساحة، خاصة إذا كان متاحًا مكتب آخر مناسب.

لا تستطيع الشركة تحويل تكاليف السكن الشخصي إلى مصروفات تجارية بمجرد تسمية الدفعة سدادًا. ولا تطالب بالتكلفة المسدَّدة نفسها مرة أخرى في إقرارك الشخصي. وتتطلب قواعد IRS للمكتب المنزلي الفصل بين التكاليف التجارية والشخصية.

ما الذي يجعل السداد خطة محاسبة، وهل يجب أن تكون مكتوبة؟

تتطلب خطة المحاسبة صلة بالعمل، وإثباتًا للنفقة في الموعد، وإعادة أي مبلغ مقدَّم زائد. ولا تشترط القواعد الفيدرالية خطة مكتوبة، لكن سياسة مكتوبة قصيرة تجعل الشروط والسجلات أسهل في المتابعة (IRS: المنشور 15؛ IRS: المنشور 5137).

الدفعة الشهرية الثابتة دون تسوية مع النفقات الفعلية المؤهلة قد لا تستوفي الشروط. وفي خطة صحيحة من حيث المبدأ، يصبح المبلغ الزائد أجورًا إذا لم يُثبت أو يُعَد في الموعد. وإذا كان الترتيب لا يشترط إثباتًا في الموعد أو إعادة المبلغ الزائد، أو يحل محل الأجور، فإن مدفوعاته أجور حتى لو قدّم الموظف إيصالات لاحقًا (IRS: المنشور 15؛ IRS: المنشور 463).

ما تكاليف المكتب المنزلي التي تستطيع الشركة سدادها؟

تستطيع الشركة عمومًا أن تسدّد الحصة التجارية المثبتة من تكاليف المنزل المؤهلة عندما يستوفي المكتب قواعد استخدام الموظف. احسب الحصة بطريقة معقولة، مثل مساحة المكتب مقسومة على إجمالي مساحة المنزل، ولا تستخدم إلا تكاليف الفترة التي استوفت فيها المساحة الشروط. وبالنسبة إلى منزل مملوك، طبّق تلك الحصة على فواتير المنزل كله الفعلية، وأضف التكاليف التي تخص المكتب وحده (IRS: المنشور 587).

يميّز جدول IRS لنفقات المكتب المنزلي بين التكاليف المباشرة وغير المباشرة وغير ذات الصلة. وقبل سداد فوائد المالك أو ضرائب ممتلكاته أو إهلاكها، تأكد من معاملة الخطة لها ونسّق مع إقرار المالك حتى لا تُطالَب أي تكلفة مرتين. وقد يؤثر إهلاك الاستخدام التجاري في الربح عند بيع المنزل. احتفظ بحساب المساحة والفواتير وإثبات الدفع وتواريخ استخدام المكتب. وطاولة المطبخ التي تستخدمها العائلة لا تستوفي اختبار الاستخدام الحصري.

هل تستطيع الشركة سداد فواتير هاتفي المحمول والإنترنت؟

نعم، عندما تحتاج الشركة إلى الخدمة لأعمالها ويرتبط السداد بشكل معقول بفاتورة فعلية. وفاتورة الهاتف أو الإنترنت الشخصية ليست تلقائيًا مصروفًا تجاريًا بالكامل.

بالنسبة إلى الهاتف المحمول المملوك للموظف، تسمح إرشادات الفحص لدى IRS بسداد تحدده حاجة العمل شرط ألا يتجاوز تكلفة التغطية الفعلية للموظف وألا يحل محل الأجور. ويصف IRS حتى خطة أساسية بسعر ثابت تُسدَّد كاملة عندما يحتاج صاحب العمل إلى التواصل مع العملاء بعد ساعات العمل. وتعتمد هذه المعاملة على سبب العمل والتكلفة المعقولة، وليست قاعدة شاملة لكل هاتف شخصي. احتفظ بالفاتورة واذكر سبب حاجة الشركة إلى الخدمة.

وبالنسبة إلى اتصال إنترنت منزلي مختلط الاستخدام، وثّق توزيعًا تجاريًا معقولًا أو خدمة تجارية تُحاسَب بفاتورة منفصلة. ولا تمدّد إرشادات الهاتف المحمول معاملتها الخاصة إلى خدمة الإنترنت، فطبّق بدلًا من ذلك قواعد الصلة بالعمل والإثبات في خطة المحاسبة (IRS: المنشور 15). ويبقى الاستخدام الشخصي شخصيًا. كما تُعامل الرسوم الأساسية لأول خط هاتف أرضي منزلي على أنها شخصية، حتى لو أُجريت عليه مكالمات عمل (IRS: المنشور 587).

كيف أحصل على سداد للأميال التجارية في سيارتي الخاصة؟

قدّم سجل أميال مؤرخًا يبيّن كل رحلة تجارية ووجهتها وغرضها وأميالها. ويمكن للشركة استخدام معدل IRS الاختياري للأميال التجارية عن الأميال المؤهلة، أو سداد التكاليف التجارية الفعلية المثبتة وفق القواعد المطبقة. والتنقل من المنزل إلى مكان عمل معتاد سفر شخصي (IRS: المنشور 463).

طبّق المعدل الخاص بتاريخ القيادة. ودفع رحلة يونيو بعد بدء يوليو لا يحوّل تلك الأميال إلى أميال يوليو. والبدل المدفوع قبل 1 يوليو لا يستحق المعدل المنقّح، حتى عن سفر لاحق (IRS: الإعلان 2026-11). ويمكن احتساب السفر بين مواقع العمل، أو من مكتب منزلي رئيسي مؤهل إلى موقع عمل آخر في النشاط نفسه. وإذا لم يكن لديك مكتب معتاد ولا مكتب منزلي مؤهل، فإن السفر من المنزل إلى أول جهة اتصال تجارية ومن آخر جهة اتصال إلى المنزل داخل منطقتك الحضرية يُعد تنقلًا يوميًا. سجّل كل مرحلة وإجمالي الأميال السنوية والانحرافات الشخصية (IRS: المنشور 463). وإذا كنت تملك أكثر من 10% من أسهم الشركة بالقيمة، فاحتفظ بإثبات رحلاتك لدى IRS حتى بعد الإبلاغ عنها للشركة، فاختصار الإثبات المعتاد للبدلات لا ينطبق عليك (IRS: المنشور 463). ويمكن سداد مواقف السيارات والطرق التجارية بشكل منفصل، ولا تضف البنزين وتكاليف السيارة المعتادة إلى بدل الأميال القياسية.

وما إذا كان على الشركة أن تملك المركبة أو تستأجرها اختيار منفصل، راجع شراء سيارة عبر شركتك.

متى يجب أن أبلّغ عن التكاليف أو أعيد مبلغًا مقدَّمًا، وما الذي يُدرج في W-2؟

قدّم النفقات وأعد المبالغ المقدَّمة غير المثبتة خلال مدة معقولة. ويقول IRS إن الإجابة تعتمد على الوقائع، لكن أمثلة التوقيت الآمنة لديه تسمح بمبلغ مقدَّم خلال 30 يومًا من النفقة، وتقديم الحساب خلال 60 يومًا بعدها، وإعادة المبلغ الزائد خلال 120 يومًا بعدها. وبدلًا من ذلك، إذا أرسلت الشركة بيانًا بالمبالغ المقدَّمة القائمة مرة كل ربع سنة على الأقل، فقدّم الحساب عن التكاليف أو أعد المبلغ الزائد خلال 120 يومًا من البيان (IRS: المنشور 15).

إذا بقي مبلغ مقدَّم دون إثبات أو لم يُعَد المبلغ الزائد بنهاية المدة المعقولة، فأدرج المبلغ الخاضع للضريبة في أول فترة رواتب بعد انتهاء تلك المدة (IRS: المنشور 15). وتخصص تعليمات النموذج W-2 الرمز L لبدلات الأميال أو البدلات اليومية التي تتجاوز المبلغ المعتبر مثبتًا. ولا تحتاج عمومًا مبالغ السداد العادية المعتمدة على الإيصالات إلى إدخال في W-2. والسداد ليس توزيعًا للمالك، فاحتفظ بتقرير النفقات مع دفاتر الشركة. وإذا سُجلت دفعات سابقة كسحوبات أو أُغفلت من كشوف الرواتب رغم عدم استيفائها للقواعد، فراجع السجلات ومعاملة W-2 قبل التقديم.

وإذا لم تستقطع الشركة ضريبة تلك الأجور أو لم تحوّلها، فإن المساهم المسؤول الذي يتحكم في كشوف الرواتب ويمتنع عمدًا عن السداد قد يتحمل شخصيًا غرامة تعادل ضريبة الدخل المستقطعة من الموظف وضرائب الضمان الاجتماعي وMedicare غير المسددة بموجب المادة 6672. والملكية وحدها لا تثبت المسؤولية. وعادةً يملك IRS ثلاث سنوات من 15 أبريل التالي أو من تاريخ التقديم اللاحق لتقديرها، ولا حد زمنيًا للتقدير إذا لم يُقدَّم الإقرار (دليل الإيرادات الداخلية لدى IRS). ويمنح IRS مهلة 60 يومًا للاعتراض على تقدير مقترح، أو 75 يومًا إذا كان الخطاب موجّهًا إلى الخارج.

هل ينبغي أن تدفع لي شركتي إيجارًا عن مكتبي المنزلي المعتاد؟

بالنسبة إلى مكتب منزلي معتاد، تحقق أولًا مما إذا كانت الشركة تستطيع سداد التكاليف المؤهلة بموجب خطة محاسبة. وعادةً يصبح الإيجار المستمر دخلًا للمالك، بينما تمنع المادة 280A(c)(6) خصومات المكتب المنزلي المنسوبة إلى تأجير المساحة لصاحب العمل خلال الفترات التي يعمل فيها المالك هناك موظفًا (مذكرة المستشار القانوني في IRS).

ويحتاج خصم الإيجار للشركة مع ذلك إلى غرض تجاري حقيقي وشروط معقولة بموجب المادة 162. وعقد الإيجار لا يحوّل أصل الرهن العقاري أو تكاليف الأسرة الشخصية إلى نفقات إيجار قابلة للخصم للمالك. قارن نتائج الإيجار والسداد قبل توقيع ترتيب متكرر.

هل أستطيع تأجير منزلي للشركة لأقل من 15 يومًا من الاجتماعات؟

إذا استُخدم المنزل سكنًا (عمومًا أكثر من 14 يومًا من الاستخدام الشخصي عند التأجير لأقل من 15 يومًا) وأُجِّر فعلًا لأقل من 15 يومًا إجمالًا في السنة، فلا تبلّغ عمومًا عن دخل الإيجار هذا في إقرارك الفيدرالي ولا تخصم نفقات الإيجار المرتبطة به. احتسب جميع عمليات تأجير المنزل، ومنها الاجتماعات والتأجير للآخرين. وإذا بلغ الإجمالي 15 يومًا، فأبلغ عن كل دخل الإيجار وفق قواعد الإيجار العادية (المادة 280A؛ IRS: المنشور 527).

وبالنسبة إلى اجتماع حقيقي للشركة، احتفظ بالتاريخ وجدول الأعمال والحضور والغرض التجاري والدفع ودليل على أن الإيجار معقول لمساحة مماثلة. ويجوز للشركة خصم تكلفة مساحة اجتماعات عادية وضرورية بموجب المادة 162. ولا تجعل قاعدة الإيجار القصير إيجار المكتب المنزلي الشهري لعمل موظف مستمر نفقة اجتماع. وكون إيجار مساهم معين معاملة تجارية حقيقية يعتمد على الوقائع، لذا راجع الشروط قبل الدفع.

ماذا لو كنت شريكًا لا مساهمًا في شركة S؟

يستطيع الشريك خصم تكاليف الشراكة العادية والضرورية التي لم تُسدَّد في Schedule E فقط عندما تشترط اتفاقية الشراكة أن يتحملها. ولا يستطيع الشريك اختيار ترك التكاليف القابلة للسداد دون سداد ثم أخذ الخصم شخصيًا (IRS: تعليمات Schedule E).

وتهم اتفاقية الشراكة وسياسة النفقات وحقوق السداد الفعلية. احتفظ بالاتفاقية والفواتير وسجلات الاستخدام التجاري. وبالنسبة إلى المكتب المنزلي، يوفر منشور IRS عن المكتب المنزلي ورقة عمل للشركاء الذين لديهم تكاليف مؤهلة لم تُسدَّد، وقد تغيّر قواعد النشاط السلبي موضع الإبلاغ عن الخصم.

وبالنسبة إلى خصم سيارة لم تُسدَّد تكلفتها، يختار الشريك معدل الأميال القياسي في إقرار يُقدَّم بحلول موعد استحقاقه، بما يشمل مهل التمديد، في أول سنة تتوفر فيها السيارة للاستخدام التجاري. والمطالبة بالمادة 179 أو بالإهلاك المعجّل لتلك السيارة تمنع استخدام المعدل (IRS: المنشور 463).

مثال

المبالغ التوضيحية بالدولار الأمريكي. تشترط شركة S على مالكها الموظف استخدام مكتب منزلي منفصل للإدارة. ومساحة المكتب 150 قدمًا مربعة في منزل مساحته 1,500 قدم مربعة، فحصته التجارية 10%. والإيجار الشهري 2,000 دولار أمريكي والمرافق 300 دولار أمريكي. ويبلغ السداد المثبت للمنزل 230 دولارًا أمريكيًا. وتسدّد الشركة أيضًا 50 دولارًا أمريكيًا من خدمة هاتف تجارية موثّقة.

يسجل المالك 100 ميل تجاري قبل يوليو و100 ميل في يوليو أو بعده، وتسدّد الشركة الرحلتين بعد بدء يوليو. وبمعدل 0.725 دولار أمريكي و0.76 دولار أمريكي للميل، يبلغ سداد الأميال 72.50 دولارًا أمريكيًا زائد 76 دولارًا أمريكيًا. ويبلغ إجمالي السداد المثبت 428.50 دولارًا أمريكيًا. وتسجل الشركة نفقات المنزل والهاتف والسيارة الأساسية، ولا يضيف المالك هذا السداد إلى الأجور. وتتغير النتيجة إذا استُخدمت المساحة استخدامًا شخصيًا، أو كانت الرحلات تنقلًا يوميًا، أو لم تُثبت الفواتير والأميال (IRS: المنشور 15؛ إعلان IRS عن الأميال).

هل وضعك مختلف؟

• قد تشتري الشركة السيارة أو تستأجرها: قارن ذلك بسداد الأميال في شراء سيارة عبر شركتك.
• الدفعة مقابل التأمين الصحي للمالك: لهذه الأقساط قواعد مختلفة في W-2 والخصم، راجع التأمين الصحي لمالكي الشركات.
• الدفعة راتب أو سحب للمالك: راجع راتب مالك شركة S وكيف تُفرض الضريبة على شركات S.
• تتكرر المدفوعات أو قد تكون نماذج W-2 السابقة خاطئة: اجمع السياسة والتقارير والفواتير وحساب المساحة وسجلات الأميال وسجلات كشوف الرواتب، ثم احصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
• أنت شريك: اجمع اتفاقية الشراكة وسياسة السداد قبل المطالبة بتكلفة لم تُسدَّد، واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر إذا كان الترتيب غير واضح.
• معاملة الولاية مهمة: الاستبعاد الفيدرالي لا يحدد نتيجة الولاية. راجع قواعد ولايتك بمساعدة مسك الدفاتر.