S Corporation: Auslagen für Homeoffice, Handy und Auto erstatten

Kann ich das Homeoffice meiner S Corporation in meiner eigenen Steuererklärung abziehen?

Ein Aktionär einer S Corporation, der als deren Arbeitnehmer arbeitet, kann in der persönlichen US-Bundessteuererklärung in der Regel keinen Abzug für das Homeoffice eines Arbeitnehmers beanspruchen. Erfüllen der Raum und die Kosten die betrieblichen Regeln, kann die Gesellschaft dem Arbeitnehmer die Kosten stattdessen über einen Accountable Plan erstatten. IRS Publication 587 besagt, dass Arbeitnehmer keinen Anspruch auf den dortigen Homeoffice-Abzug haben; IRS Publication 15 erklärt, wann Erstattungen betrieblicher Kosten an Arbeitnehmer vom Lohn ausgenommen sind.

Eine Zahlung nach einem Accountable Plan deckt eine Ausgabe, die im Dienst der Gesellschaft entstanden ist. Bei Wohnkosten sollte der Raum regelmäßig und ausschließlich für das Geschäft genutzt werden, und zwar als Hauptarbeitsort, als Ort für Kundentermine im normalen Geschäftsablauf oder als qualifiziertes eigenständiges Gebäude. Bei einem Arbeitnehmer muss die Nutzung der Wohnung außerdem im Interesse des Arbeitgebers liegen und darf nicht bloß persönlichen Vorlieben dienen (Internal Revenue Code, Abschnitt 280A(c)(1)). Dokumentieren Sie, warum die Gesellschaft den Raum braucht, besonders wenn ein anderes geeignetes Büro zur Verfügung steht.

Die Gesellschaft kann private Wohnkosten nicht zu Betriebsausgaben machen, indem sie eine Zahlung als Erstattung bezeichnet. Beanspruchen Sie dieselben erstatteten Kosten nicht noch einmal in Ihrer persönlichen Steuererklärung. Die IRS-Regeln zum Homeoffice verlangen, betriebliche und private Kosten zu trennen.

Was macht eine Erstattung zu einem Accountable Plan, und muss er schriftlich sein?

Ein Accountable Plan verlangt einen betrieblichen Bezug, einen zeitnahen Nachweis der Ausgabe und die Rückzahlung jedes überschüssigen Vorschusses. Die US-Bundesregeln verlangen keinen schriftlichen Plan, aber eine kurze schriftliche Richtlinie macht Bedingungen und Unterlagen leichter nachvollziehbar (IRS Publication 15; IRS Publication 5137).

Eine feste monatliche Zahlung ohne Abgleich mit den tatsächlichen, zulässigen Ausgaben kann den Anforderungen nicht genügen. Bei einem sonst gültigen Plan wird eine überschüssige Zahlung zu Lohn, wenn sie nicht belegt oder nicht rechtzeitig zurückgegeben wird. Verlangt die Vereinbarung weder zeitnahe Nachweise noch die Rückgabe von Überschüssen oder ersetzt sie Lohn, sind ihre Zahlungen Lohn, auch wenn der Arbeitnehmer später Belege liefert (IRS Publication 15; IRS Publication 463).

Welche Homeoffice-Kosten kann die Gesellschaft erstatten?

Die Gesellschaft kann in der Regel den belegten betrieblichen Anteil der zulässigen Wohnkosten erstatten, wenn das Büro die Regeln für die Nutzung durch Arbeitnehmer erfüllt. Berechnen Sie den Anteil mit einer sachgerechten Methode, etwa der Bürofläche geteilt durch die gesamte Wohnfläche, und verwenden Sie nur Kosten aus dem Zeitraum, in dem der Raum die Voraussetzungen erfüllte. Bei einer eigenen Wohnung wenden Sie diesen Anteil auf die tatsächlichen Rechnungen für die gesamte Wohnung an und addieren Kosten, die nur dem Büro dienen (IRS Publication 587).

Die IRS-Tabelle zu Homeoffice-Ausgaben unterscheidet direkte, indirekte und Kosten ohne Bezug zum Büro. Bevor Sie Zinsen, Grundsteuern oder Abschreibung eines Eigentümers erstatten, klären Sie die Behandlung im Plan und stimmen Sie sie mit der Steuererklärung des Eigentümers ab, damit keine Kosten doppelt geltend gemacht werden. Eine betriebliche Abschreibung kann den Gewinn beim Verkauf der Wohnung beeinflussen. Bewahren Sie die Berechnung der Fläche, die Rechnungen, Zahlungsnachweise und die Daten der Nutzung des Büros auf. Ein Küchentisch, den die Familie nutzt, erfüllt den Test der ausschließlichen Nutzung nicht.

Kann die Gesellschaft meine Handy- und Internetrechnungen erstatten?

Ja, wenn die Gesellschaft den Dienst für ihr Geschäft braucht und die Erstattung in einem angemessenen Verhältnis zu einer tatsächlichen Rechnung steht. Eine private Telefon- oder Internetrechnung ist nicht automatisch ein rein betrieblicher Aufwand.

Für ein Handy im Eigentum eines Arbeitnehmers erlaubt die Prüfungsanweisung des IRS eine betrieblich veranlasste Erstattung, die die tatsächlichen Kosten des Arbeitnehmers für den Tarif nicht übersteigt und den Lohn nicht ersetzt. Der IRS beschreibt sogar einen pauschalen Basistarif, der voll gezahlt wird, wenn der Arbeitgeber Kundenkontakt außerhalb der Arbeitszeit braucht. Diese Behandlung hängt vom betrieblichen Grund und von angemessenen Kosten ab; sie ist keine Pauschalregel für jedes private Telefon. Bewahren Sie die Rechnung auf und halten Sie fest, warum die Gesellschaft den Dienst verlangt.

Bei einem gemischt genutzten Internetanschluss zu Hause dokumentieren Sie eine angemessene betriebliche Aufteilung oder einen gesondert abgerechneten betrieblichen Dienst. Die Hinweise zum Handy übertragen ihre Sonderbehandlung nicht auf den Internetdienst; wenden Sie stattdessen die Regeln des Accountable Plan zu betrieblichem Bezug und Nachweis an (IRS Publication 15). Private Nutzung bleibt privat. Auch die Grundgebühr eines ersten Festnetzanschlusses zu Hause gilt als privat, selbst wenn darüber Geschäftsgespräche geführt werden (IRS Publication 587).

Wie bekomme ich Geschäftsmeilen mit meinem eigenen Auto erstattet?

Reichen Sie ein datiertes Fahrtenbuch ein, das jede Geschäftsfahrt, das Ziel, den Zweck und die Meilen zeigt. Die Gesellschaft kann für berechtigte Meilen den freiwilligen IRS-Satz für Geschäftsmeilen verwenden oder belegte tatsächliche Betriebskosten nach den geltenden Regeln erstatten. Die Fahrt von zu Hause zu einer regelmäßigen Arbeitsstätte ist eine private Fahrt (IRS Publication 463).

Wenden Sie den Satz für das Datum der Fahrt an; wird eine Fahrt aus dem Juni erst im Juli bezahlt, werden diese Meilen dadurch nicht zu Meilen aus dem Juli. Eine Pauschale, die vor dem 1. Juli gezahlt wird, kommt auch für spätere Fahrten nicht für den geänderten Satz in Frage (IRS Announcement 2026-11). Fahrten zwischen Arbeitsorten oder von einem qualifizierten Hauptbüro zu Hause zu einem anderen Arbeitsort desselben Geschäfts können zählen. Haben Sie kein regelmäßiges Büro und kein qualifiziertes Homeoffice, sind die Fahrt von zu Hause zum ersten Geschäftskontakt und vom letzten Kontakt nach Hause innerhalb Ihres Großraums Pendelfahrten. Halten Sie jeden Abschnitt, die gesamten Jahresmeilen und private Umwege fest (IRS Publication 463). Besitzen Sie mehr als 10 % der Anteile der Gesellschaft nach Wert, bewahren Sie die Nachweise Ihrer Fahrten für den IRS auch dann auf, wenn Sie sie der Gesellschaft gemeldet haben; die übliche Vereinfachung beim Nachweis von Pauschalen gilt für Sie nicht (IRS Publication 463). Betriebliche Parkgebühren und Maut dürfen gesondert erstattet werden; addieren Sie Benzin und gewöhnliche Autokosten nicht zusätzlich zur Standard-Meilenpauschale.

Ob die Gesellschaft das Fahrzeug besitzen oder leasen soll, ist eine gesonderte Entscheidung; lesen Sie Firmenwagen kaufen: über das Unternehmen oder privat.

Wann muss ich Kosten abrechnen oder einen Vorschuss zurückgeben, und was kommt auf meine Form W-2?

Reichen Sie Ausgaben ein und geben Sie nicht belegte Vorschüsse innerhalb einer angemessenen Frist zurück. Laut IRS hängt die Antwort vom Einzelfall ab, aber seine Beispiele für unbedenkliche Fristen erlauben einen Vorschuss höchstens 30 Tage vor oder nach der Ausgabe, die Abrechnung innerhalb von 60 Tagen danach und die Rückgabe des Überschusses innerhalb von 120 Tagen danach. Alternativ gilt: Verschickt die Gesellschaft mindestens vierteljährlich eine Aufstellung offener Vorschüsse, rechnen Sie die Kosten ab oder geben den Überschuss innerhalb von 120 Tagen nach der Aufstellung zurück (IRS Publication 15).

Bleibt ein Vorschuss nicht belegt oder wird ein Überschuss bis zum Ende der angemessenen Frist nicht zurückgegeben, nehmen Sie den steuerpflichtigen Betrag in den ersten Lohnabrechnungszeitraum nach Ablauf dieser Frist auf (IRS Publication 15). Laut Anleitung zu Form W-2 ist Code L für Pauschalen für Meilen oder Tagegeld vorgesehen, die den als belegt behandelten Betrag übersteigen. Gewöhnliche Erstattungen auf Basis von Belegen brauchen in der Regel keinen Eintrag auf der Form W-2. Eine Erstattung ist keine Ausschüttung an den Eigentümer; bewahren Sie die Ausgabenabrechnung bei den Büchern der Gesellschaft auf. Wurden frühere Zahlungen als Entnahmen gebucht oder in der Lohnabrechnung weggelassen, obwohl sie die Regeln nicht erfüllten, prüfen Sie vor der Einreichung die Unterlagen und die Behandlung auf der Form W-2.

Behält die Gesellschaft auf diesen Lohn keine Steuer ein oder führt sie nicht ab, kann ein Aktionär, der zugleich Officer ist, die Lohnabrechnung kontrolliert und die Zahlung vorsätzlich unterlässt, nach Abschnitt 6672 persönlich mit einer Strafe in Höhe der nicht gezahlten einbehaltenen Einkommensteuer der Arbeitnehmer sowie der Steuern für Social Security und Medicare haften; Anteilsbesitz allein begründet keine Haftung. Der IRS hat in der Regel drei Jahre ab dem folgenden 15. April oder dem späteren Einreichungsdatum Zeit, sie festzusetzen; bei einer nicht eingereichten Erklärung gibt es keine Frist für die Festsetzung (IRS Internal Revenue Manual). Der IRS gewährt 60 Tage, um gegen eine vorgeschlagene Festsetzung Einspruch einzulegen, bei Adresse im Ausland 75 Tage.

Soll meine Gesellschaft mir Miete für mein reguläres Homeoffice zahlen?

Prüfen Sie bei einem regulären Homeoffice zuerst, ob die Gesellschaft qualifizierte Kosten über einen Accountable Plan erstatten kann. Laufende Miete wird in der Regel zu Einkommen des Eigentümers, während Abschnitt 280A(c)(6) Abzüge für das Homeoffice ausschließt, die auf der Vermietung des Raums an einen Arbeitgeber beruhen, solange der Eigentümer dort als Arbeitnehmer arbeitet (Memorandum des IRS Chief Counsel).

Der Mietabzug der Gesellschaft braucht weiterhin einen echten betrieblichen Zweck und angemessene Bedingungen nach Abschnitt 162. Ein Mietvertrag macht aus der Tilgung einer Hypothek oder privaten Haushaltskosten keine abziehbaren Mietaufwendungen des Eigentümers. Vergleichen Sie die Folgen von Miete und Erstattung, bevor Sie eine wiederkehrende Vereinbarung unterschreiben.

Kann ich mein Haus für weniger als 15 Besprechungstage an die Gesellschaft vermieten?

Wird das Haus als Wohnung genutzt (in der Regel mehr als 14 Tage private Nutzung, wenn es für weniger als 15 Tage vermietet wird) und tatsächlich im Jahr insgesamt weniger als 15 Tage vermietet, melden Sie diese Mieteinnahmen in der Regel nicht in Ihrer US-Bundessteuererklärung und ziehen die damit verbundenen Mietausgaben nicht ab. Zählen Sie alle Vermietungen des Hauses mit, auch Besprechungen und Vermietungen an andere. Erreicht die Summe 15 Tage, melden Sie alle Mieteinnahmen nach den regulären Regeln für Vermietung (Abschnitt 280A; IRS Publication 527).

Bewahren Sie für eine echte Besprechung der Gesellschaft Datum, Tagesordnung, Teilnehmer, betrieblichen Zweck, Zahlung und den Nachweis auf, dass die Miete für vergleichbare Räume angemessen ist. Die Gesellschaft kann übliche und notwendige Kosten für Besprechungsräume nach Abschnitt 162 abziehen. Die Regel für kurze Vermietungen macht die monatliche Miete für das Homeoffice bei laufender Arbeit eines Arbeitnehmers nicht zu einer Besprechungsausgabe. Ob eine bestimmte Vermietung durch einen Aktionär ein echtes Geschäft ist, hängt vom Einzelfall ab; prüfen Sie die Bedingungen vor der Zahlung.

Was gilt, wenn ich Gesellschafter einer Personengesellschaft bin statt Aktionär einer S Corporation?

Ein Gesellschafter kann nicht erstattete übliche und notwendige Kosten der Personengesellschaft auf Schedule E nur abziehen, wenn der Gesellschaftsvertrag ihn verpflichtet, sie selbst zu tragen. Ein Gesellschafter kann erstattungsfähige Kosten nicht einfach unerstattet lassen und den Abzug dann persönlich nehmen (IRS: Anleitung zu Schedule E).

Der Gesellschaftsvertrag der Personengesellschaft, ihre Ausgabenrichtlinie und die tatsächlichen Erstattungsansprüche sind wichtig. Bewahren Sie den Vertrag, Rechnungen und Nachweise der betrieblichen Nutzung auf. Für ein Homeoffice enthält die IRS-Publikation zum Homeoffice ein Arbeitsblatt für Gesellschafter mit qualifizierten nicht erstatteten Kosten; Regeln zu passiven Tätigkeiten können ändern, wo ein Abzug gemeldet wird.

Für einen Abzug für ein nicht erstattetes Auto wählt der Gesellschafter im ersten Jahr, in dem das Auto für das Geschäft verfügbar ist, die Standard-Meilenpauschale in einer Steuererklärung, die bis zum Fälligkeitstermin einschließlich Fristverlängerungen eingereicht wird. Wer für dieses Auto Abschnitt 179 oder eine beschleunigte Abschreibung beansprucht, kann den Satz nicht mehr verwenden (IRS Publication 463).

Beispiel

Die Beträge sind Beispiele in US-Dollar. Eine S Corporation verlangt von ihrem Eigentümer, der zugleich Arbeitnehmer ist, ein eigenes Homeoffice für die Verwaltung der Gesellschaft. Das Büro hat 150 Quadratfuß in einer Wohnung von 1.500 Quadratfuß, sein betrieblicher Anteil beträgt also 10 %. Die monatliche Miete beträgt $2.000 und die Nebenkosten betragen $300. Die belegte Erstattung für die Wohnung beträgt $230. Die Gesellschaft erstattet außerdem $50 für belegte betriebliche Telefonkosten.

Der Eigentümer protokolliert 100 Geschäftsmeilen vor Juli und 100 ab Juli, und die Gesellschaft erstattet beide Fahrten erst nach Beginn des Juli. Bei $0,725 und $0,76 je Meile beträgt die Erstattung für Meilen $72,50 plus $76. Die gesamte belegte Erstattung beträgt $428,50. Die Gesellschaft erfasst die zugrunde liegenden Ausgaben für Wohnung, Telefon und Auto; der Eigentümer addiert diese Erstattung nicht zum Lohn. Das Ergebnis ändert sich, wenn der Raum privat genutzt wird, die Fahrten Pendelfahrten sind oder die Rechnungen und Meilen nicht belegt sind (IRS Publication 15; IRS-Mitteilung zu den Meilensätzen).

Bei Ihnen anders?

• Das Unternehmen kauft oder least vielleicht das Auto: vergleichen Sie das mit der Erstattung von Meilen unter Firmenwagen kaufen: über das Unternehmen oder privat.
• Die Zahlung betrifft die Krankenversicherung des Eigentümers: für diese Beiträge gelten andere Regeln zu Form W-2 und Abzug; lesen Sie Krankenversicherung von Eigentümern.
• Die Zahlung ist Gehalt oder eine Entnahme des Eigentümers: lesen Sie Gehalt des Eigentümers einer S Corporation und So werden S Corporations besteuert.
• Erstattungen wiederholen sich, oder frühere Form W-2 sind möglicherweise falsch: stellen Sie Richtlinie, Berichte, Rechnungen, Berechnung der Fläche, Fahrtenbücher und Lohnunterlagen zusammen und holen Sie sich dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie sind Gesellschafter einer Personengesellschaft: stellen Sie den Gesellschaftsvertrag und die Erstattungsrichtlinie zusammen, bevor Sie nicht erstattete Kosten geltend machen; holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, wenn die Vereinbarung unklar ist.
• Die Behandlung im Bundesstaat ist wichtig: Der Ausschluss in der US-Bundessteuer begründet das Ergebnis im Bundesstaat nicht. Prüfen Sie die Regeln Ihres Bundesstaates mit Hilfe bei der Buchhaltung.