بک کیپر کو بینک تک رسائی: صرف دیکھنے کی اجازت، لاگ اِن اور فراڈ

میں اپنی مالی معلومات تک بک کیپر کو محفوظ طریقے سے رسائی کیسے دوں؟

ہر شخص کو اس کا اپنا لاگ اِن دیں، اسے کام کی ضرورت تک محدود رکھیں، اور کبھی ایک ہی شخص کو ادائیگی شروع کرنے اور منظور کرنے دونوں کا اختیار نہ دیں۔ یہ تین اصول NIST کی چھوٹے کاروبار کی حفاظتی رہنما سے آتے ہیں: ہر صارف کے لیے الگ اکاؤنٹ، ٹھیکیداروں سمیت؛ رسائی صرف ان نظاموں اور معلومات تک جن کی شخص کو ضرورت ہو؛ اور کوئی ایک شخص نہیں جو لین دین شروع بھی کرے اور منظور بھی، چاہے وہ ایگزیکٹو یا سینئر مینیجر ہی کیوں نہ ہو۔

جو بک کیپر صرف لین دین درج کرتا ہے اسے آپ کے ذاتی اکاؤنٹس، آپ کی ملکیت والے دوسرے اداروں کے اکاؤنٹس، ملازمین کے سوشل سیکیورٹی نمبرز اور بینک کی تفصیل (جب تک وہ پے رول نہ چلائے)، یا کسی وصول کنندہ کو شامل کرنے یا بدلنے کی صلاحیت کی ضرورت نہیں۔ یہی اس سوال کا جواب ہے کہ نظر سے کیا باہر رکھیں: وہ سب کچھ جو کھاتوں کو درکار نہیں۔

معاملہ سادہ نہیں رہتا جب:

• بک کیپر کے پاس سافٹ ویئر یا بینک کا واحد ایڈمن لاگ اِن ہو؛
• وہی شخص کھاتے بھی لکھے اور ادائیگیاں بھی بھیجے؛
• بک کیپر وینڈرز کو ادائیگی بھی کرے یا پے رول بھی چلائے؛
• ایک پاس ورڈ کئی لوگ استعمال کرتے ہوں؛
• شراکت داری یا کارپوریشن کے کئی مالکان ہوں، اور واضح نہ ہو کہ کس کی منظوری شمار ہوتی ہے؛
• وینڈر کے بینک کی تفصیل میں تبدیلی یا کوئی ناپہچانی ہوئی ادائیگی پہلے ہی سامنے آ چکی ہو۔

اگر بک کیپر کے پاس واحد ایڈمن لاگ اِن ہے، یا وہ ادائیگیاں بھی بھیجتا ہے، یا کوئی عجیب بات پہلے ہی سامنے آ چکی ہے، تو باقی حصے سے پہلے آخری حصہ "آپ کی صورت مختلف ہے؟" پڑھیں۔

پہلے جمع کریں: ہر بینک، کارڈ، پے رول اور سافٹ ویئر اکاؤنٹ کی فہرست، یہ کہ ہر ایک میں کون لاگ اِن کر سکتا ہے اور کس کردار کے ساتھ؛ ہر بینک جو کردار دیتا ہے؛ اور پے رول فراہم کنندہ کے صارفین کی فہرست۔

میں اپنا لاگ اِن شیئر کیے بغیر بک کیپر کو اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر تک رسائی کیسے دوں؟

بک کیپر کو الگ صارف کے طور پر مدعو کریں جس کے پاس صرف وہ اختیارات ہوں جو کام کو چاہییں، اور بنیادی ایڈمن لاگ اِن اپنے پاس رکھیں۔ زیادہ تر اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر مالک کو یہ کرنے دیتے ہیں؛ نام اور مراحل پروڈکٹ کے لحاظ سے مختلف ہیں، اس لیے اپنی پروڈکٹ کا مدد کا صفحہ پڑھیں۔ کردار چننے سے پہلے سافٹ ویئر فراہم کنندہ سے پوچھیں کہ کیا وہ وصول کنندگان شامل یا تبدیل کر سکتا ہے، ادائیگیاں جاری کر سکتا ہے، پے آؤٹ کی تفصیل بدل سکتا ہے یا دوسروں کو رسائی دے سکتا ہے۔ ادائیگی جاری کرنے کا اختیار کسی اور کے پاس رکھیں۔

کردار کا نام یہ نہیں بتاتا کہ وہ کیا کر سکتا ہے، اس لیے فرض نہ کریں کہ وہ صرف دیکھنے کا ہے۔ الگ لاگ اِن کردار کو محدود نہیں کرتا؛ اس کا مطلب ہے کہ تبدیلیوں کا سراغ بک کیپر کے اپنے لاگ اِن تک جا سکتا ہے۔ NIST خبردار کرتا ہے کہ انفرادی اکاؤنٹس کے بغیر ڈیٹا کے نقصان یا غیر مجاز تبدیلیوں کی تحقیق مشکل ہوتی ہے۔ اگر آپ کا سافٹ ویئر ریکارڈ رکھتا ہے کہ کس نے کیا بدلا، تو اسے دیکھیں۔

اگر فائل بک کیپر نے بنائی ہو یا واحد ایڈمن لاگ اِن اسی کے پاس ہو، تو پہلے یہی بدلیں۔ ایڈمن کنٹرول واپس لینے کے لیے دیکھیں اپنا بک کیپر بدلنا۔

کیا بک کیپر کو میرے بینک تک صرف دیکھنے کی رسائی مل سکتی ہے کہ وہ رقم منتقل نہ کر سکے؟

کبھی کبھی، لیکن صرف دیکھنے کا کردار موجود ہے یا نہیں، یہ بینک پر منحصر ہے۔ کوئی سرکاری ماخذ بینک کے صارف کردار بیان نہیں کرتا، اور وہ بینک اور اکاؤنٹ کی قسم کے لحاظ سے مختلف ہیں، اس لیے کسی کردار پر بھروسا کرنے سے پہلے بینک سے پوچھیں۔ تحریری طور پر پوچھیں:

1. کون سے کردار موجود ہیں، اور کیا کوئی ایسا ہے جو اکاؤنٹس اور اسٹیٹمنٹس دیکھ سکے مگر ادائیگی شروع، منظور یا جاری نہ کر سکے، وصول کنندہ شامل نہ کر سکے اور حد نہ بدل سکے؟
2. کیا بک کیپر کا الگ لاگ اِن ہو سکتا ہے، تاکہ آپ کو اپنا شیئر نہ کرنا پڑے؟
3. کیا کسی ادائیگی کے لیے دوسرے صارف کی منظوری لازمی کی جا سکتی ہے؟
4. بینک سے اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر تک کنکشن کیا کر سکتا ہے، اور اسے کون سیٹ اپ کرتا ہے؟
5. کیا بینک جوابات تحریری طور پر تصدیق کرے گا؟

بینک فیڈ بینک سے اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر تک ایک لنک ہے جو لین دین لاتا ہے۔ کوئی مخصوص لنک کیا کر سکتا ہے، یہ سوال 4 پر بینک کا جواب ہے، ایسی بات نہیں جس کا وعدہ یہ صفحہ کر سکے، اور فیڈ یہ ثابت نہیں کرتی کہ کھاتے بینک سے ملتے ہیں (دیکھیں بینک فیڈ حسابات ملانا نہیں ہے)۔

اگر واحد صورت مکمل رسائی ہو، تو اپنا بینکنگ لاگ اِن شیئر کرنے کے بجائے ہر مہینے اسٹیٹمنٹس خود بھیجیں۔ NIST مشورہ دیتا ہے کہ جہاں ممکن ہو، کسی ملازم کو کاروبار کی تمام معلومات یا نظاموں تک رسائی نہ ہو۔

کون سے لاگ اِن صرف میرے پاس رہنے چاہئیں؟

ہر وہ لاگ اِن اپنے پاس رکھیں جو رقم منتقل کر سکے، کسی شخص کو شامل کر سکے یا ادائیگی پانے والے کو بدل سکے، اور وہ ٹیکس اکاؤنٹس بھی جن کے لیے کاروبار قانونی طور پر ذمہ دار ہے۔

IRS کے ریکارڈ کے لیے Form 8821 آپ کو کسی بھی فرد یا فرم کو نامزد کرنے دیتا ہے کہ وہ آپ کی رازدارانہ ٹیکس معلومات، جن ٹیکس اقسام اور مدتوں کا آپ ذکر کریں ان کے لیے، دیکھے اور وصول کرے۔ یہ انہیں IRS کے سامنے آپ کی طرف سے بات کرنے کا اختیار نہیں دیتا۔ Form 2848 یہ اختیار دیتا ہے، مگر صرف اس شخص کو جو IRS کے سامنے پیش ہونے کا اہل ہو۔

Business Tax Account میں، جو کاروباروں کے لیے IRS کا آن لائن اکاؤنٹ ہے، Designated Official یا انفرادی کاروبار کا مالک Designated User شامل کر سکتا ہے۔ صارف اپنی شناخت سے سائن اِن کرتا ہے، اسے سوشل سیکیورٹی نمبر یا ITIN چاہیے، اور اس کا مالک یا افسر ہونا ضروری نہیں۔ Designated Official یا انفرادی کاروبار کا مالک ٹیکس فارم، مدتیں اور اجازتیں چنتا ہے، جن میں ادائیگیاں کرنا شامل ہو سکتا ہے؛ جس بک کیپر کو صرف ریکارڈ چاہیے اسے ادائیگی کی اجازت نہیں چاہیے۔ اس شخص کو ہر جنوری اور جون میں صارف کی دوبارہ توثیق کرنا ہوتی ہے۔

ہر کاروبار یہ اکاؤنٹ نہیں رکھ سکتا۔ IRS کہتا ہے کہ یہ ابھی ایسی LLC کے لیے دستیاب نہیں جو Schedule C یا Schedule F پر انفرادی کاروبار کے طور پر گوشوارہ جمع کراتی ہے، اور ایسے مالکان کے بجائے Form 8821 استعمال کرتے ہیں۔ نئے اکاؤنٹنٹ کو کون سی اجازت چاہیے اور پرانی کو کیسے ختم کریں، اس کے لیے دیکھیں اکاؤنٹنٹ بدلنا۔

IRS سختی سے مشورہ دیتا ہے کہ آپ اپنے ریکارڈ کا پتہ پے رول فراہم کنندہ کے پتے سے نہ بدلیں، کیونکہ آپ کے اکاؤنٹ کے بارے میں IRS کے نوٹس پھر کسی اور کو جائیں گے۔

ادائیگیاں کسے منظور کرنی چاہئیں، اور جو درج کرے وہ ادائیگی کیوں نہ کرے؟

ادائیگیاں جاری کرنے والوں کو محدود کرنا درج کرنے اور ادا کرنے کو الگ رکھنے کا بنیادی طریقہ ہے؛ یہ خطرہ کم کرتا ہے، ختم نہیں کرتا۔ جو شخص ادائیگیاں درج کرتا ہے وہ انہیں بھیجے بھی نہیں، کیونکہ پھر کوئی اور وہ اندراج نہیں دیکھتا جو غلط ادائیگی چھپاتا ہے۔ یہ دلیل اس صفحے کی اپنی ہے؛ NIST کا اصول زیادہ محدود ہے: کوئی ایک شخص لین دین شروع بھی نہ کرے اور منظور بھی نہ کرے، چاہے وہ ایگزیکٹو یا سینئر مینیجر ہی ہو۔

ایک قابل عمل تقسیم:

1. بک کیپر بل درج کرتا ہے اور واجب الادا بلوں کی فہرست تیار کرتا ہے۔
2. آپ، کوئی شریک مالک یا کوئی اور نامزد شخص فہرست منظور کرتا ہے اور ادائیگیاں جاری کرتا ہے۔
3. بک کیپر بینک کے ریکارڈ سے درج کرتا ہے کہ کیا ادا ہوا۔
4. آپ بینک کی سرگرمی براہ راست دیکھتے ہیں، بک کیپر کی رپورٹوں کے ذریعے نہیں۔

اگر آپ واحد مالک ہیں تو آپ منظور کرنے والے شخص ہیں اور بک کیپر صرف تیاری کرتا ہے۔ اگر آپ خود ادائیگیاں شروع بھی کرتے ہیں اور جاری بھی، تو انہیں کوئی اور منظور نہیں کرتا، اس لیے NIST کا اصول پورا نہیں ہوتا۔ ہر مہینے بینک کی سرگرمی پڑھنا، یا کسی بیرونی شخص کو اسٹیٹمنٹس دکھانا، مسئلے کو بعد میں پکڑتا ہے؛ یہ دوسری منظوری نہیں ہے۔

کئی مالکان ہوں تو تحریری طور پر طے کریں کہ ادائیگیاں کون جاری کر سکتا ہے اور نئے وصول کنندہ کو کون منظور کر سکتا ہے، اور دیکھیں کہ بینک کے مجاز افراد کی فہرست ان سے ملتی ہے۔ اگر مالکان اس پر متفق نہ ہوں کہ بینک ایڈمن لاگ اِن کس کے پاس ہو، تو پہلے یہ طے کریں۔

میں دوسرا لاگ اِن مرحلہ کیسے فعال کروں اور پاس ورڈ آگے دینا کیسے بند کروں؟

ہر اس اکاؤنٹ پر ملٹی فیکٹر تصدیق، جسے دو مراحل میں لاگ اِن بھی کہتے ہیں، فعال کریں جو اسے پیش کرتا ہو، اور مشترکہ پاس ورڈ کی جگہ ہر شخص کو اس کا اپنا لاگ اِن دیں۔ CISA وضاحت کرتا ہے کہ پاس ورڈ چوری ہو جائے تب بھی دوسرا مرحلہ اکاؤنٹ کو محفوظ رکھتا ہے۔

• کہاں: ہر اکاؤنٹ کی سیٹنگز میں، Security کے تحت۔ اسے دو فیکٹر یا دو مراحل کی تصدیق کہا جا سکتا ہے۔ CISA مثالیں دیتا ہے: ٹیکسٹ یا ای میل سے بھیجا گیا کوڈ، تصدیقی ایپ، اور فنگر پرنٹ یا چہرے کی شناخت۔ بینک، اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر، پے رول فراہم کنندہ اور اپنے ای میل سے شروع کریں۔
• پاس ورڈ: CISA کم از کم 16 حروف، بے ترتیب، ہر اکاؤنٹ کے لیے مختلف، اور لکھ کر رکھنے کے بجائے پاس ورڈ مینیجر میں محفوظ رکھنے کی سفارش کرتا ہے۔
• شیئر کرنا: FBI کا Internet Crime Complaint Center (⁦IC3⁩) مشورہ دیتا ہے کہ ای میل سے لاگ اِن کی تفصیل نہ بھیجیں۔ بک کیپر کو اس کا اپنا لاگ اِن دیں، اپنا نہیں۔

اگر میرا بک کیپر بل بھی ادا کرتا ہے یا پے رول بھی چلاتا ہے تو مجھے خود کیا جانچتے رہنا چاہیے؟

پے رول کے لیے آپ خود جانچتے رہیں کہ ڈپازٹس ہوئے، کیونکہ کام کوئی بھی کرے، آجر عموماً ان کا ذمہ دار رہتا ہے۔ IRS کہتا ہے کہ وفاقی پے رول ٹیکس ڈپازٹس کا آجر آخری ذمہ دار ہے، اور اگر کوئی تیسرا فریق ادا نہ کرے تو آجر ٹیکس، جرمانوں اور سود کا ذمہ دار ہو سکتا ہے۔

کوئی شخص کاٹے گئے ٹیکس کا ذاتی طور پر بھی مقروض ہو سکتا ہے۔ سیکشن 6672 کے تحت، جس شخص پر کاٹا گیا ٹیکس وصول کرنا اور جمع کرانا لازم ہو اور وہ جان بوجھ کر ایسا نہ کرے، وہ نہ ادا کی گئی رقم کے ⁦100%⁩ کے جرمانے کا ذمہ دار ہے۔ IRS ذمہ دار مانتا ہے اس شخص کو جس کے پاس اس ادائیگی کی ذمہ داری اور اختیار ہو، اور مثالوں میں افسر، ڈائریکٹرز، حصص دار، شراکت داری کے اراکین، ملازمین اور پے رول سروس فراہم کنندگان گنواتا ہے۔ ٹیسٹوں اور جواب کی آخری تاریخوں کے لیے دیکھیں Trust Fund Recovery Penalty کی رہنما۔

بلوں کے لیے جانچ یہ ہے کہ آپ خود بینک کی سرگرمی کا جائزہ لیں۔

• پے رول ڈپازٹس: IRS کہتا ہے کہ EFTPS میں خود رجسٹر ہوں، اپنا PIN لیں، اور اسے استعمال کرکے دیکھیں کہ آپ کے آجر نمبر کے تحت ڈپازٹس ہوئے۔ وہ پہلی چھوٹی ہوئی یا دیر سے ہوئی ادائیگی کو خطرے کی علامت سمجھتا ہے۔
• تصدیق شدہ پیشہ ور آجر تنظیم (CPEO): یہ عموماً کام کی جگہ کے ملازمین کو دی گئی اجرت کے ٹیکس مقاصد کے لیے واحد آجر ہوتی ہے (⁦26 USC 3511⁩) اور اپنے نمبر کے تحت ڈپازٹ کرتی ہے، اس لیے اس کے صارفین EFTPS میں وہ ڈپازٹس نہیں دیکھ سکتے۔ اس کے بجائے CPEO سے ادائیگی کا ثبوت مانگیں۔
• پے رول ٹیکس کے نوٹس: یہ IRS کے پاس درج پتے پر جاتے ہیں، اس لیے اسے اپنا ہی رکھیں۔
• باقی سب کچھ: ماہانہ بینک جائزہ اور نیچے دیا گیا کال بیک کا اصول یہاں بھی لاگو ہیں۔

اگر کسی فراہم کنندہ نے ڈپازٹ نہیں کیا، تو دیکھیں جب پے رول فراہم کنندہ نے آپ کے ٹیکس ادا نہ کیے تو کیا کریں۔

کون سی جانچیں چوری یا غلطیوں کو جلد پکڑتی ہیں؟

مالک کی چار جانچیں چوری یا غلطیوں کو جلد پکڑنے میں مدد دیتی ہیں: بینک کی سرگرمی پڑھنا، رسائی رکھنے والوں کا جائزہ، ملاپ کی رپورٹیں پڑھنا، اور وصول کنندہ کی تفصیل کی ہر تبدیلی منظور کرنا۔ ان میں سے کوئی بک کیپر پر منحصر نہیں۔

⁦IC3⁩ مشورہ دیتا ہے کہ مالی اکاؤنٹس کی باقاعدہ نگرانی کی جائے تاکہ غائب ڈپازٹس جیسی بے قاعدگیاں نظر آئیں؛ کاروباری اسٹیٹمنٹس ہر مہینے پڑھنا اسی خیال پر عمل ہے۔

حقیقی ملاپ کیا دکھاتا ہے، اس کے لیے دیکھیں اپنے بک کیپر کا کام جانچنا اور بینک فیڈ حسابات ملانا نہیں ہے۔

جعلی انوائسز اور بدلی ہوئی بینک تفصیل کیسے کام کرتی ہیں، اور کال بیک کا اصول کیا ہے؟

Business email compromise میں مجرم قبضے میں لیے گئے یا ملتے جلتے ای میل اکاؤنٹ سے رقم منتقل کرنے یا نئے اکاؤنٹ کی تفصیل کی درخواست کرتے ہیں، اور ⁦IC3⁩ کے مطابق یہ بڑی کارپوریشنز کے ساتھ چھوٹے مقامی کاروباروں کو بھی نشانہ بناتا ہے۔ اس کا اعلان تقریباً دس سال میں رپورٹ ہونے والے ظاہر شدہ نقصانات کا کل ⁦$55.5⁩ بلین بتاتا ہے۔

کال بیک کا اصول یہ ہے کہ ادائیگی کی تفصیل میں کسی بھی تبدیلی پر عمل کرنے سے پہلے اس کی تصدیق دوسرے ذریعے سے کریں۔ ⁦IC3⁩ اکاؤنٹ کی معلومات بدلنے کی درخواستوں کی تصدیق کے لیے دوسرے ذرائع استعمال کرنے کا مشورہ دیتا ہے۔

1. نئے اکاؤنٹ میں ادائیگی کی درخواست، یا وینڈر کے بینک کی تفصیل بدلنے کی درخواست کو غیر تصدیق شدہ سمجھیں، چاہے وہ وینڈر کی طرف سے یا بک کیپر کے اپنے ای میل سے آئی نظر آئے۔
2. وینڈر کا فون نمبر کسی ایسی چیز سے لیں جو درخواست سے پہلے آپ کے پاس تھی، جیسے پچھلی انوائس یا معاہدہ۔ پیغام میں دیا گیا نمبر یا لنک استعمال نہ کریں۔ مشتبہ پیغامات کے لیے CISA یہی مشورہ دیتا ہے۔
3. وینڈر سے کہیں کہ پرانی اور نئی دونوں تفصیلات کی تصدیق کرے۔
4. لکھ لیں کہ کس نے تصدیق کی اور کب، اور جو شخص ادائیگیاں منظور کرتا ہے وہی تبدیلی منظور کرے۔

⁦IC3⁩ یہ بھی کہتا ہے کہ دیکھیں کہ بھیجنے والے کا ایڈریس اور لنکس اصل کاروبار سے ملتے ہیں، کیونکہ لنکس اصل ڈومین نام کی غلط ہجے چھپا سکتے ہیں۔

اگر رقم غائب ہو جائے تو پہلے کیا کروں، اور کیا نقصان کٹوتی کے قابل ہے؟

پہلے رقم پر کام کریں، پھر رسائی پر، پھر ٹیکس پر۔ اگر منتقلی جعلی تھی تو ⁦IC3⁩ کہتا ہے کہ وقت بہت اہم ہے: فوراً اپنے بینک سے رابطہ کریں اور رقم واپس منگوانے کی درخواست کریں، اور رقم جو بھی ہو ⁦ic3.gov⁩ پر شکایت درج کریں۔

1. رقم: بینک کو فون کریں اور رقم واپس منگوانے کی درخواست کریں۔ پوچھیں کہ غیر مجاز ادائیگی کی اطلاع دینے کے لیے اس کا اکاؤنٹ کا معاہدہ کیا مدت مقرر کرتا ہے: Regulation E بنیادی طور پر ذاتی، خاندانی یا گھریلو مقاصد کے لیے رکھے گئے اکاؤنٹس پر لاگو ہوتا ہے، اس لیے کاروباری اکاؤنٹ عموماً اس سے باہر ہے۔
2. رسائی: اس شخص کے لاگ اِن ہٹا دیں، اس کے جانے ہوئے ہر پاس ورڈ کو بدلیں اور دوسرا لاگ اِن مرحلہ فعال کریں۔
3. ریکارڈ: کوئی چیز بدلنے سے پہلے اسٹیٹمنٹس، ای میلز، انوائسز اور سافٹ ویئر کی تبدیلیوں کی فہرست محفوظ کریں۔
4. ٹیکس: چوری کی کٹوتی کے وقت اور ثبوت کے قواعد ہیں، جو نیچے بیان ہوئے ہیں۔

نقصان کٹوتی کے قابل ہے یا نہیں، یہ حقائق اور ریاستی قانون پر منحصر ہے۔ IRS Publication 547 غبن کو چوری مانتی ہے۔ چوری ریاست کے قانون کے تحت مجرمانہ نیت سے رقم یا جائیداد کا غیر قانونی لے لینا ہے، اور سزا ہونا ضروری نہیں۔ IRS دھوکے یا غلط بیانی سے رقم یا جائیداد لینے کو بھی گنتا ہے، اگر وہ ریاستی یا مقامی قانون کے تحت غیر قانونی ہو، اس لیے جعلی وصول کنندہ کو بھیجی گئی ادائیگی اہل ہو سکتی ہے۔ رقم کا محض غائب ہو جانا، یا مجرمانہ نیت کے بغیر حساب کتاب کی غلطی، چوری نہیں ہے؛ غلطیوں کے لیے دیکھیں جب بک کیپر غلطی کرے تو جرمانے کون ادا کرتا ہے۔

نقصان کب کٹوتی کے قابل ہوتا ہے:

• چوری کا وہ نقصان جس کی واپسی نہ ہو سکے صرف اسی سال میں کٹوتی کے قابل ہے جس میں آپ کو چوری کا پتہ چلے۔
• اگر واپسی کا دعویٰ ہو جس کے وصول ہونے کی معقول امید ہو، جیسے بینک، انشورنس کمپنی یا چور سے، تو وہ حصہ اس وقت تک کٹوتی میں نہیں لیا جاتا جب تک معقول یقین نہ ہو جائے کہ وہ واپس نہیں ہوگا۔
• رقم کا حساب اس پر منحصر ہے کہ کیا لیا گیا، اور وصول شدہ یا متوقع واپسی اسے کم کرتی ہے۔
• نقصان Form 4684 کے Section B پر نکالا جاتا ہے۔ پھر شراکت داری یا S کارپوریشن اسے اپنے Schedule K پر رپورٹ کرتی ہے، جس سے یہ مالکان تک پہنچتا ہے۔ انفرادی کاروبار کا مالک اسے Schedule 1 (Form 1040) پر لے جاتا ہے، اور C کارپوریشن اپنے گوشوارے کی ہدایات پر چلتی ہے۔ اس کے بجائے Form 4797 درکار ہو سکتا ہے۔

کسی دھوکے باز کو بھیجی گئی ادائیگی، جیسے جعلی وینڈر اکاؤنٹ، کی Publication 547 میں مالی فراڈ کے نقصانات کے تحت اپنی شرائط بھی ہیں: نقصان ایسے مجرمانہ عمل سے ہوا ہو جو ریاستی قانون کے تحت چوری شمار ہو، رقم واپس ملنے کی کوئی معقول امید نہ ہو، اور لین دین منافع کے لیے کیا گیا ہو۔

ہو سکتا ہے کھاتوں نے غائب رقم کو پچھلے سالوں میں عام اخراجات کے طور پر درج کیا ہو، اس لیے نقصان اور ان سالوں کا آپس میں کیسے جڑنا ہے، یہ کسی پیشہ ور کے لیے سوال ہے۔ گوشوارہ جمع کرانے سے پہلے IRS کی ہدایات دیکھیں۔

کام ختم ہونے پر میں رسائی کیسے ہٹاؤں؟

کام ختم ہونے پر اس شخص کے ہر لاگ اِن کو ہٹائیں، ان سے شروع کرکے جو رقم کو چھوتے ہیں۔ اگر نیا بک کیپر کام سنبھال رہا ہو تو کسی اکاؤنٹ کی رسائی تب ہٹائیں جب اس میں نیا لاگ اِن کام کرنے لگے، سوائے اس کے کہ رقم غائب ہو: اس صورت میں پہلے بینک، کارڈ اور پے رول فنڈنگ کی رسائی کاٹ دیں۔ NIST کہتا ہے کہ جب کوئی چھوڑ کر جائے تو یقینی بنائیں کہ اس کی رسائی ختم ہو: اس کا اکاؤنٹ تمام نظاموں سے ہٹائیں اور اس کے جانے ہوئے مشترکہ پاس ورڈ بدلیں۔

• اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر: ایڈمن سافٹ ویئر کی سیٹنگز میں صارفین کی فہرست سے بک کیپر کو ہٹاتا ہے، پھر فہرست دیکھ کر تصدیق کرتا ہے کہ رسائی ختم ہو گئی۔ سافٹ ویئر فراہم کنندہ کی ہدایات پر عمل کریں۔
• بینک: بینک سے کہیں کہ صارف اور سافٹ ویئر سے ہر کنکشن ہٹا دے۔
• پے رول فراہم کنندہ، ادائیگی کی ایپس، کارڈ پورٹلز اور مشترکہ اسٹوریج: ہر ایک میں صارف کو ہٹائیں۔
• کوئی بھی مشترکہ چیز: پاس ورڈ بدلیں، اور اگر اس کے پاس دوسرے مرحلے کا آلہ تھا تو اسے ری سیٹ کریں۔
• ٹیکس کی اجازتیں: اگر آپ نے Form 8821 یا 2848 پر دستخط کیے تھے، تو اسے تحریری طور پر منسوخ کریں جیسا کہ Form 8821 یا Form 2848 کی ہدایات بتاتی ہیں۔ اگر آپ نے بک کیپر کو Business Tax Account میں Designated User کے طور پر شامل کیا تھا تو وہ رسائی وہیں ختم کریں۔ اگر بک کیپر یا پے رول فرم Form 8655 پر آپ کی رپورٹنگ ایجنٹ بھی ہے، تو اسے الگ سے منسوخ کریں: نیا Form 8655 پرانے ایجنٹ کا اختیار صرف اس مدت سے ختم کرتا ہے جس کا وہ ذکر کرے، اور پرانا ایجنٹ پچھلی مدتوں کے لیے انکشاف کا اختیار رکھتا ہے جب تک آپ اسے منسوخ نہ کریں۔ دیکھیں پے رول فراہم کنندہ بدلنا۔

مکمل حوالگی کے لیے، بشمول فائل، بند مہینے اور گوشوارہ جمع کرانے کی تاریخیں، دیکھیں اپنا بک کیپر بدلنا۔

مثال

یہ مثالیں وضاحت کے لیے ہیں؛ تمام رقوم امریکی ڈالر میں ہیں۔

ڈینٹل پریکٹس کے لیے دور سے کام کرنے والی بک کیپر

⁦US$900,000⁩ آمدنی والی ایک ڈینٹل پریکٹس دور سے کام کرنے والی بک کیپر رکھتی ہے۔ مالک جانچ لیتا ہے کہ اس کے اختیارات ادائیگیاں جاری نہیں کر سکتے اور وصول کنندگان نہیں بدل سکتے، پھر اسے سافٹ ویئر میں الگ صارف کے طور پر مدعو کرتا ہے، ہر مہینے بینک اسٹیٹمنٹس بھیجتا ہے اور بینک ایڈمن لاگ اِن اپنے پاس رکھتا ہے۔ بک کیپر بلوں کی ہفتہ وار فہرست تیار کرتی ہے؛ صرف مالک ادائیگیاں منظور اور جاری کرتا ہے۔ مالک بینک اور سافٹ ویئر میں دوسرا لاگ اِن مرحلہ فعال کرتا ہے۔

ایک رکنی LLC میں مشترکہ پاس ورڈ

⁦US$150,000⁩ آمدنی والی ایک رکنی LLC برسوں سے ایک ہی پاس ورڈ استعمال کر رہی ہے، اور ایک سابق مددگار اسے اب بھی جانتا ہے۔ مالکہ اپنے لیے اور موجودہ بک کیپر کے لیے الگ لاگ اِن بناتی ہے، مددگار کے جانے ہوئے ہر پاس ورڈ کو بدلتی ہے اور دوسرا لاگ اِن مرحلہ فعال کرتی ہے۔ وہ پچھلے مہینوں کی بینک سرگرمی میں ان ادائیگیوں کو دیکھتی ہے جنہیں وہ نہیں پہچانتی، اور جہاں سافٹ ویئر تبدیلیوں کی لاگ رکھتا ہو وہاں دیکھتی ہے کہ حالیہ تبدیلیاں کس نے کیں۔

ایک ہی ای میل، دو ترتیبیں

ملتے جلتے ایڈریس سے آنے والی ای میل ٹھیکیدار سے کہتی ہے کہ اگلی ⁦US$18,000⁩ کی انوائس نئے اکاؤنٹ میں بھیجے۔ جہاں بک کیپر صرف فہرست تیار کرتا ہے اور مالک ادائیگیاں جاری کرتا ہے، وہاں مالک نیا اکاؤنٹ دیکھتا ہے، دستخط شدہ معاہدے میں دیے نمبر پر فون کرتا ہے، اور وینڈر کہتا ہے کہ اس نے کوئی تبدیلی نہیں بھیجی۔ جہاں وہی بک کیپر ادائیگیاں بھی جاری کرتا ہے، وہاں رقم چلی جاتی ہے۔ مالک ہفتوں بعد اسے اسٹیٹمنٹ پر پاتا ہے، بینک سے رقم واپس منگوانے کی درخواست کرتا ہے اور بک کیپر کے لاگ اِن ہٹا دیتا ہے۔ کھاتے ادائیگی کو عام وینڈر بل کے طور پر دکھاتے ہیں، اس لیے انہیں درست کرنا اور کسی نقصان کو سلجھانا کسی پیشہ ور کے لیے سوال ہے۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• وہی شخص درج بھی کرتا ہے اور ادائیگی بھی، بک کیپر کے پاس واحد ایڈمن لاگ اِن ہے، یا مالکان اس پر متفق نہیں کہ منظوری کون دے: اس سے وہ دوسرا شخص ہٹ جاتا ہے جسے NIST کے مطابق ادائیگی شروع کرنے اور منظور کرنے کے بیچ ہونا چاہیے۔ حساب کتاب میں مدد کے ساتھ طے کریں کہ ہر رسائی کس کے پاس ہو، ادائیگیاں کیسے منظور ہوں اور ہر مہینے آپ کیا دیکھیں۔
• بینک کی تفصیل میں تبدیلی یا کوئی عجیب ادائیگی پہلے ہی سامنے آ چکی ہے، یا آپ کو نقصان کا شبہ ہے: پہلے رقم پر کام کریں۔ چوری کے نقصان کا وقت اور پچھلے سالوں کے کھاتے حقائق پر منحصر ہیں، اس لیے گوشوارہ ان پر انحصار کرے اس سے پہلے متاثرہ مہینوں کا حساب کتاب میں مدد کے ساتھ جائزہ لیں۔
• آپ کو یقین نہیں کہ کھاتے درست ہیں: دیکھیں اپنے بک کیپر کا کام جانچنا۔
• آپ نے ابھی بک کیپر نہیں رکھا: دیکھیں بک کیپر رکھنے سے پہلے پوچھنے کے سوالات، بک کیپر کو آپ سے کیا چاہیے اور مقامی یا آن لائن بک کیپر۔
• بک کیپر بیرون ملک ہے: دیکھیں بیرون ملک کا بک کیپر رکھنا۔
• آپ کے پے رول فراہم کنندہ نے آپ کے ٹیکس ادا نہیں کیے: پے رول فراہم کنندہ کی رہنما پر چلیں۔
• آپ تعلق ختم کرنا چاہتے ہیں: دیکھیں اپنا بک کیپر بدلنا۔