Cấp quyền ngân hàng cho nhân viên ghi sổ: chỉ xem, đăng nhập

Làm sao để cấp cho nhân viên ghi sổ quyền truy cập tài chính một cách an toàn?

Mỗi người một tài khoản đăng nhập riêng, chỉ cấp quyền vừa đủ cho công việc, và không để một người vừa khởi tạo vừa duyệt một khoản thanh toán. Ba nguyên tắc này đến từ hướng dẫn an ninh cho doanh nghiệp nhỏ của NIST: mỗi người dùng một tài khoản riêng, kể cả nhà thầu; chỉ truy cập các hệ thống và thông tin mà người đó cần; và không có người nào vừa khởi tạo vừa duyệt một giao dịch, kể cả giám đốc điều hành và quản lý cấp cao.

Nhân viên ghi sổ chỉ ghi giao dịch thì không cần tài khoản cá nhân của bạn, tài khoản của các pháp nhân khác bạn sở hữu, số An sinh Xã hội và thông tin ngân hàng của nhân viên (trừ khi họ chạy bảng lương), hay bất kỳ quyền nào để thêm hoặc đổi người nhận tiền. Đó là câu trả lời cho việc nên giấu gì: mọi thứ mà sổ sách không cần.

Trường hợp không còn đơn giản khi:

• nhân viên ghi sổ giữ tài khoản quản trị duy nhất của phần mềm hoặc ngân hàng;
• cùng một người vừa ghi sổ vừa gửi tiền;
• nhân viên ghi sổ còn trả tiền cho nhà cung cấp hoặc chạy bảng lương;
• nhiều người dùng chung một mật khẩu;
• hợp danh hoặc công ty có nhiều chủ sở hữu, nên không rõ sự phê duyệt của ai mới tính;
• đã xuất hiện yêu cầu đổi thông tin ngân hàng của nhà cung cấp hoặc một khoản thanh toán bạn không nhận ra.

Nếu nhân viên ghi sổ giữ tài khoản quản trị duy nhất, còn gửi tiền, hoặc đã xuất hiện điều gì bất thường, hãy đọc phần cuối, "Trường hợp của bạn có khác không?", trước các phần còn lại.

Hãy chuẩn bị trước: danh sách mọi tài khoản ngân hàng, thẻ, bảng lương và phần mềm, ai đăng nhập được vào từng tài khoản và với vai trò nào; các vai trò mà mỗi ngân hàng cung cấp; và danh sách người dùng của đơn vị cung cấp dịch vụ bảng lương.

Làm sao cấp quyền cho nhân viên ghi sổ vào phần mềm kế toán mà không chia sẻ tài khoản của tôi?

Hãy mời nhân viên ghi sổ làm người dùng riêng, chỉ với những quyền mà công việc cần, và bạn giữ tài khoản quản trị chính. Hầu hết phần mềm kế toán cho phép chủ doanh nghiệp làm việc này; tên gọi và các bước khác nhau tùy sản phẩm, nên hãy đọc trang trợ giúp của sản phẩm bạn dùng. Trước khi chọn vai trò, hãy hỏi nhà cung cấp phần mềm xem vai trò đó có thể thêm hoặc đổi người nhận tiền, duyệt chi, đổi thông tin nhận payout hoặc cấp quyền cho người khác hay không. Hãy để người khác giữ quyền duyệt chi.

Tên của một vai trò không cho biết nó làm được gì, nên đừng cho rằng nó chỉ để xem. Một tài khoản đăng nhập riêng không giới hạn vai trò; nó chỉ giúp truy ra thay đổi nào do tài khoản của nhân viên ghi sổ thực hiện. NIST cảnh báo rằng nếu không có tài khoản cá nhân, rất khó điều tra việc mất dữ liệu hoặc các thay đổi trái phép. Nếu phần mềm của bạn lưu lại ai đã đổi gì, hãy xem bản ghi đó.

Nếu nhân viên ghi sổ là người tạo tệp sổ sách hoặc giữ tài khoản quản trị duy nhất, hãy đổi điều đó trước. Xem thay nhân viên ghi sổ để biết cách lấy lại quyền quản trị.

Nhân viên ghi sổ có thể chỉ được xem tài khoản ngân hàng của tôi mà không thể chuyển tiền không?

Đôi khi được, nhưng có vai trò chỉ xem hay không còn tùy ngân hàng. Không có nguồn chính phủ nào mô tả vai trò người dùng ở ngân hàng, và chúng khác nhau theo ngân hàng và loại tài khoản, nên hãy hỏi ngân hàng trước khi dựa vào bất kỳ vai trò nào. Hãy hỏi bằng văn bản:

1. Có những vai trò nào, và có vai trò nào xem được tài khoản và sao kê nhưng không thể khởi tạo, duyệt hay chi một khoản thanh toán, thêm người nhận tiền hoặc đổi hạn mức không?
2. Nhân viên ghi sổ có thể có tài khoản đăng nhập riêng để bạn không phải chia sẻ tài khoản của mình không?
3. Một khoản thanh toán có thể được yêu cầu người dùng thứ hai duyệt không?
4. Kết nối từ ngân hàng sang phần mềm kế toán làm được những gì, và ai thiết lập?
5. Ngân hàng có xác nhận các câu trả lời bằng văn bản không?

Bank feed là đường kết nối từ ngân hàng sang phần mềm kế toán để đưa giao dịch vào. Một đường kết nối cụ thể làm được gì là câu trả lời của ngân hàng cho câu hỏi 4, không phải điều trang này có thể bảo đảm, và bank feed không chứng minh sổ sách khớp với ngân hàng (xem bank feed không phải là đối chiếu).

Nếu lựa chọn duy nhất là toàn quyền, hãy tự gửi sao kê mỗi tháng thay vì chia sẻ tài khoản ngân hàng của bạn. NIST khuyên rằng, nếu có thể, không nhân viên nào nên có quyền truy cập toàn bộ thông tin hay hệ thống của doanh nghiệp.

Những tài khoản đăng nhập nào chỉ nên do tôi giữ?

Hãy giữ mọi tài khoản có thể chuyển tiền, thêm người hoặc đổi người được trả tiền, cùng các tài khoản thuế mà doanh nghiệp có trách nhiệm pháp lý.

Về hồ sơ của IRS, Form 8821 cho phép bạn chỉ định bất kỳ cá nhân hoặc công ty nào xem và nhận thông tin thuế bảo mật của bạn, theo các loại thuế và kỳ thuế bạn liệt kê. Form này không cho phép họ thay mặt bạn làm việc với IRS. Form 2848 cho phép điều đó, nhưng chỉ với người đủ điều kiện hành nghề trước IRS.

Trong Business Tax Account, tài khoản trực tuyến của IRS dành cho doanh nghiệp, Designated Official (người đại diện được chỉ định) hoặc chủ doanh nghiệp một chủ có thể thêm một Designated User. Người dùng này đăng nhập bằng danh tính của chính mình, cần có số An sinh Xã hội hoặc ITIN, và không nhất thiết là chủ sở hữu hay cán bộ điều hành. Designated Official hoặc chủ doanh nghiệp một chủ chọn các form thuế, kỳ thuế và quyền hạn, có thể gồm cả quyền nộp tiền; nhân viên ghi sổ chỉ cần hồ sơ thì không cần quyền nộp tiền. Người đó phải xác nhận lại người dùng vào mỗi tháng 1 và tháng 6.

Không phải doanh nghiệp nào cũng có thể có tài khoản này. IRS cho biết tài khoản chưa dành cho LLC khai thuế như doanh nghiệp một chủ trên Schedule C hoặc Schedule F, và các chủ sở hữu này dùng Form 8821 thay thế. Về việc kế toán viên mới cần loại ủy quyền nào và cách chấm dứt ủy quyền cũ, xem đổi kế toán viên.

IRS cũng đặc biệt khuyên bạn không đổi địa chỉ đăng ký thành địa chỉ của đơn vị cung cấp dịch vụ bảng lương, vì khi đó thông báo của IRS về tài khoản của bạn sẽ gửi đến người khác.

Ai nên duyệt chi, và vì sao người ghi sổ không nên đồng thời trả tiền?

Hạn chế người được duyệt chi là cách chính để tách việc ghi sổ khỏi việc trả tiền; cách này làm giảm rủi ro chứ không loại bỏ hoàn toàn. Người ghi các khoản thanh toán không nên đồng thời gửi tiền, vì khi đó không ai khác thấy được bút toán che giấu một khoản thanh toán sai. Lập luận đó là của trang này; nguyên tắc của NIST hẹp hơn: không có người nào vừa khởi tạo vừa duyệt một giao dịch, kể cả giám đốc điều hành và quản lý cấp cao.

Một cách phân chia khả thi:

1. Nhân viên ghi sổ nhập hóa đơn và lập danh sách các khoản đến hạn.
2. Bạn, đồng sở hữu hoặc một người được chỉ định khác duyệt danh sách và chi tiền.
3. Nhân viên ghi sổ ghi lại những gì đã trả, dựa trên bản ghi của ngân hàng.
4. Bạn tự xem hoạt động ngân hàng, không qua báo cáo của nhân viên ghi sổ.

Nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất, bạn là người duyệt và nhân viên ghi sổ chỉ chuẩn bị. Nếu bạn vừa khởi tạo vừa chi tiền, không ai khác duyệt, nên chưa đáp ứng nguyên tắc của NIST. Đọc hoạt động ngân hàng hằng tháng, hoặc nhờ một người bên ngoài xem sao kê, giúp phát hiện vấn đề sau khi đã xảy ra; đó không phải là lần duyệt thứ hai.

Khi có nhiều chủ sở hữu, hãy quyết định bằng văn bản ai được chi tiền và ai được duyệt người nhận tiền mới, và kiểm tra những người ngân hàng ghi là có thẩm quyền có khớp không. Nếu các chủ sở hữu bất đồng về việc ai giữ tài khoản quản trị ngân hàng, hãy giải quyết việc đó trước.

Làm sao bật bước đăng nhập thứ hai và ngừng chuyền mật khẩu cho nhau?

Hãy bật xác thực nhiều lớp (multifactor authentication), còn gọi là đăng nhập hai bước, trên mọi tài khoản có hỗ trợ, và cấp cho mỗi người một tài khoản riêng thay vì dùng chung mật khẩu. CISA giải thích rằng bước thứ hai bảo vệ tài khoản ngay cả khi có người đánh cắp mật khẩu.

• Ở đâu: trong phần cài đặt của từng tài khoản, mục Security. Tính năng này có thể gọi là xác thực hai yếu tố hoặc hai bước. CISA nêu ví dụ như mã gửi qua tin nhắn hoặc email, ứng dụng xác thực, vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt. Hãy bắt đầu với ngân hàng, phần mềm kế toán, đơn vị cung cấp dịch vụ bảng lương và email của bạn.
• Mật khẩu: CISA khuyên dùng ít nhất 16 ký tự, ngẫu nhiên, mỗi tài khoản một mật khẩu khác nhau, lưu trong trình quản lý mật khẩu thay vì viết ra giấy.
• Chia sẻ: Trung tâm Khiếu nại Tội phạm Internet của FBI (IC3) khuyên không gửi thông tin đăng nhập qua email. Hãy cấp cho nhân viên ghi sổ một tài khoản riêng, không phải tài khoản của bạn.

Nếu nhân viên ghi sổ của tôi còn trả hóa đơn hoặc chạy bảng lương, tôi vẫn phải tự kiểm tra những gì?

Với bảng lương, bạn vẫn phải kiểm tra xem các khoản thuế đã được nộp chưa, vì người sử dụng lao động nói chung vẫn chịu trách nhiệm dù ai làm việc đó. IRS cho biết người sử dụng lao động chịu trách nhiệm cuối cùng về việc nộp thuế lương liên bang và có thể phải chịu thuế, tiền phạt và tiền lãi nếu bên thứ ba không nộp.

Một cá nhân cũng có thể phải tự chịu số thuế đã khấu trừ. Theo section 6672, người có nghĩa vụ thu và nộp thuế đã khấu trừ mà cố ý không làm sẽ chịu khoản phạt bằng 100% số tiền chưa nộp. IRS coi là người chịu trách nhiệm người có nghĩa vụ và quyền chỉ đạo khoản nộp đó, và nêu ví dụ gồm cán bộ điều hành, giám đốc, cổ đông, thành viên hợp danh và nhân viên, cùng các đơn vị cung cấp dịch vụ bảng lương. Xem hướng dẫn về khoản phạt thu hồi thuế ủy thác để biết các tiêu chí và thời hạn phản hồi.

Với hóa đơn, cách kiểm tra là tự bạn xem hoạt động ngân hàng.

• Khoản nộp thuế lương: IRS yêu cầu bạn tự đăng ký EFTPS, lấy mã PIN riêng, và dùng nó để kiểm tra các khoản đã nộp dưới mã số người sử dụng lao động của bạn. IRS coi lần nộp đầu tiên bị bỏ lỡ hoặc nộp trễ là dấu hiệu cảnh báo.
• Tổ chức dịch vụ nhân sự được chứng nhận (CPEO): nói chung CPEO là người sử dụng lao động duy nhất về mặt thuế đối với tiền lương mà họ trả cho nhân viên tại nơi làm việc (26 USC 3511) và nộp thuế dưới mã số của chính họ, nên khách hàng không thấy các khoản nộp đó trong EFTPS. Hãy yêu cầu CPEO cung cấp bằng chứng đã thanh toán.
• Thông báo về thuế lương: các thông báo này gửi đến địa chỉ đã đăng ký với IRS, nên hãy giữ địa chỉ đó là của bạn.
• Mọi việc còn lại: việc xem ngân hàng hằng tháng và quy tắc gọi xác nhận bên dưới cũng áp dụng ở đây.

Nếu đơn vị cung cấp dịch vụ không nộp thuế, xem việc cần làm khi đơn vị bảng lương không nộp thuế của bạn.

Biện pháp kiểm soát nào giúp phát hiện sớm việc trộm cắp hoặc sai sót?

Bốn việc kiểm tra của chủ doanh nghiệp giúp phát hiện sớm việc trộm cắp hoặc sai sót: đọc hoạt động ngân hàng, rà soát ai có quyền truy cập, đọc báo cáo đối chiếu, và duyệt mọi thay đổi về thông tin người nhận tiền. Không việc nào phụ thuộc vào nhân viên ghi sổ.

IC3 khuyên thường xuyên theo dõi các tài khoản tài chính để phát hiện bất thường như tiền vào bị thiếu; đọc sao kê doanh nghiệp hằng tháng là áp dụng cùng ý tưởng đó.

Về những gì một bản đối chiếu thực sự cho thấy, xem kiểm tra công việc của nhân viên ghi sổ và bank feed không phải là đối chiếu.

Hóa đơn giả và thông tin ngân hàng bị đổi hoạt động ra sao, và quy tắc gọi xác nhận là gì?

Trong lừa đảo chiếm quyền email doanh nghiệp (business email compromise), kẻ gian dùng tài khoản email bị chiếm hoặc địa chỉ giả giống thật để yêu cầu chuyển tiền hoặc cung cấp thông tin tài khoản mới, và IC3 cho biết hình thức này nhắm vào cả doanh nghiệp nhỏ tại địa phương lẫn các tập đoàn lớn. Thông báo đó thống kê tổng thiệt hại được báo cáo là $55,5 tỷ trong khoảng 10 năm.

Quy tắc gọi xác nhận là xác minh mọi thay đổi về thông tin thanh toán qua một kênh thứ hai trước khi làm theo. IC3 khuyên dùng kênh phụ để xác minh các yêu cầu đổi thông tin tài khoản.

1. Hãy coi yêu cầu trả tiền vào tài khoản mới, hoặc đổi thông tin ngân hàng của nhà cung cấp, là chưa được xác minh, kể cả khi yêu cầu có vẻ đến từ nhà cung cấp hoặc từ chính email của nhân viên ghi sổ.
2. Hãy tìm số điện thoại của nhà cung cấp từ thứ bạn có trước khi nhận yêu cầu, chẳng hạn hóa đơn trước đó hoặc hợp đồng. Đừng dùng số điện thoại hay đường dẫn trong tin nhắn. CISA đưa lời khuyên tương tự cho các tin nhắn đáng ngờ.
3. Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận cả thông tin cũ lẫn thông tin mới.
4. Ghi lại ai đã xác nhận và vào lúc nào, và để người duyệt chi duyệt thay đổi đó.

IC3 cũng khuyên kiểm tra xem địa chỉ người gửi và các đường dẫn có khớp với doanh nghiệp thật không, vì đường dẫn có thể che giấu lỗi chính tả của tên miền thật.

Nếu tiền bị mất: tôi làm gì trước, và khoản lỗ có được khấu trừ không?

Hãy lo cho số tiền trước, rồi đến quyền truy cập, sau cùng là thuế. Nếu một lần chuyển tiền là lừa đảo, IC3 cho biết thời gian là yếu tố then chốt: hãy liên hệ ngay ngân hàng để yêu cầu thu hồi số tiền, và nộp đơn khiếu nại tại ic3.gov dù số tiền là bao nhiêu.

1. Tiền: gọi ngân hàng và yêu cầu thu hồi. Hãy hỏi thỏa thuận tài khoản quy định thời hạn bao lâu để báo cáo một khoản thanh toán trái phép: Regulation E áp dụng cho các tài khoản chủ yếu dùng cho mục đích cá nhân, gia đình hoặc hộ gia đình, nên tài khoản doanh nghiệp nói chung nằm ngoài quy định này.
2. Quyền truy cập: gỡ các tài khoản đăng nhập của người đó, đổi mọi mật khẩu họ từng biết và bật bước đăng nhập thứ hai.
3. Hồ sơ: giữ lại sao kê, email, hóa đơn và danh sách thay đổi của phần mềm trước khi chỉnh sửa bất cứ thứ gì.
4. Thuế: khoản khấu trừ do trộm cắp có quy tắc về thời điểm và chứng minh, trình bày bên dưới.

Khoản lỗ có được khấu trừ hay không tùy vào sự kiện cụ thể và luật tiểu bang. IRS Publication 547 coi biển thủ là trộm cắp. Trộm cắp là việc lấy tiền hoặc tài sản bất hợp pháp với ý đồ phạm tội theo luật tiểu bang, và không cần có bản án. IRS cũng coi việc lấy tiền hoặc tài sản bằng gian lận hoặc khai man là trộm cắp nếu hành vi đó trái luật tiểu bang hoặc địa phương, nên khoản tiền gửi cho người nhận giả mạo có thể đủ điều kiện. Tiền chỉ đơn giản biến mất, hoặc sai sót ghi sổ không có ý đồ phạm tội, thì không phải trộm cắp; về sai sót, xem ai chịu tiền phạt khi nhân viên ghi sổ mắc lỗi.

Khi nào được khấu trừ khoản lỗ:

• Khoản lỗ do trộm cắp không được bồi hoàn chỉ được khấu trừ trong năm bạn phát hiện vụ trộm.
• Nếu có yêu cầu bồi hoàn với triển vọng thu hồi hợp lý, chẳng hạn từ ngân hàng, công ty bảo hiểm hoặc kẻ trộm, phần đó không được khấu trừ cho đến khi bạn biết chắc chắn ở mức hợp lý rằng sẽ không được hoàn trả.
• Số tiền được tính ra sao tùy vào thứ bị lấy, và khoản bồi hoàn đã nhận hoặc dự kiến sẽ làm giảm số tiền đó.
• Khoản lỗ được tính trên Form 4684, Section B. Hợp danh hoặc S corporation (công ty bầu chọn để lợi nhuận tính vào tờ khai cá nhân của cổ đông) sau đó khai khoản này trên Schedule K, nên nó chuyển sang các chủ sở hữu. Chủ doanh nghiệp một chủ đưa nó sang Schedule 1 (Form 1040), còn C corporation (công ty chịu thuế thu nhập riêng) làm theo hướng dẫn của tờ khai của mình. Có thể cần dùng Form 4797 thay thế.

Khoản tiền gửi cho kẻ lừa đảo, chẳng hạn tài khoản nhà cung cấp giả, cũng có điều kiện riêng trong Publication 547 ở mục lỗ do lừa đảo tài chính: khoản lỗ phải do hành vi phạm tội được xếp là trộm cắp theo luật tiểu bang, không có triển vọng thu hồi hợp lý số tiền, và giao dịch phải được thực hiện vì lợi nhuận.

Sổ sách có thể đã ghi số tiền mất là chi phí thông thường của các năm trước, nên việc khớp khoản lỗ với những năm đó là câu hỏi cần hỏi chuyên gia. Hãy xem hướng dẫn của IRS trước khi nộp tờ khai.

Làm sao gỡ quyền truy cập khi công việc kết thúc?

Khi công việc kết thúc, hãy gỡ từng tài khoản đăng nhập của người đó, bắt đầu từ những tài khoản liên quan đến tiền. Nếu có nhân viên ghi sổ mới tiếp nhận, hãy gỡ quyền ở một tài khoản sau khi tài khoản mới của người đó dùng được, trừ khi tiền đã bị mất: khi đó hãy cắt quyền ngân hàng, thẻ và nguồn tiền trả lương trước. NIST nêu rằng khi có người rời đi, hãy bảo đảm họ không còn quyền truy cập: xóa tài khoản của họ khỏi mọi hệ thống và đổi mọi mật khẩu dùng chung mà họ biết.

• Phần mềm kế toán: quản trị viên xóa nhân viên ghi sổ khỏi danh sách người dùng trong phần cài đặt của phần mềm, rồi kiểm tra danh sách để xác nhận quyền truy cập đã chấm dứt. Hãy làm theo hướng dẫn của nhà cung cấp phần mềm.
• Ngân hàng: nhờ ngân hàng xóa người dùng và mọi kết nối với phần mềm.
• Đơn vị cung cấp dịch vụ bảng lương, ứng dụng thanh toán, cổng thông tin thẻ và nơi lưu trữ dùng chung: xóa người dùng ở từng nơi.
• Mọi thứ dùng chung: đổi mật khẩu, và đặt lại thiết bị cho bước thứ hai nếu họ từng giữ thiết bị đó.
• Ủy quyền về thuế: nếu bạn đã ký Form 8821 hoặc 2848, hãy thu hồi bằng văn bản như hướng dẫn của Form 8821 hoặc Form 2848 giải thích. Nếu bạn đã thêm nhân viên ghi sổ làm Designated User trong Business Tax Account, hãy chấm dứt quyền đó tại đó. Nếu nhân viên ghi sổ hoặc công ty bảng lương cũng là đại lý khai báo của bạn trên Form 8655, hãy thu hồi riêng: Form 8655 mới chỉ chấm dứt thẩm quyền của đại lý cũ từ kỳ được nêu, và đại lý cũ vẫn giữ thẩm quyền tiếp cận thông tin của các kỳ trước nếu bạn không thu hồi. Xem đổi đơn vị cung cấp dịch vụ bảng lương.

Về việc bàn giao đầy đủ, gồm tệp sổ sách, các tháng đã khóa sổ và ngày nộp tờ khai, xem thay nhân viên ghi sổ.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số liệu đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Nhân viên ghi sổ làm từ xa cho một phòng khám nha khoa

Một phòng khám nha khoa có doanh thu US$900.000 thuê một nhân viên ghi sổ làm từ xa. Chủ phòng khám mời cô làm người dùng riêng trong phần mềm sau khi kiểm tra các quyền của cô không thể chi tiền hay đổi người nhận tiền, gửi sao kê ngân hàng mỗi tháng và giữ tài khoản quản trị ngân hàng. Nhân viên ghi sổ lập danh sách hóa đơn hằng tuần; chỉ chủ phòng khám duyệt và chi tiền. Chủ phòng khám bật bước đăng nhập thứ hai ở ngân hàng và trong phần mềm.

Mật khẩu dùng chung tại một LLC một thành viên

Một LLC một thành viên có doanh thu US$150.000 dùng một mật khẩu suốt nhiều năm, và một người từng giúp việc vẫn biết mật khẩu đó. Chủ LLC tạo tài khoản riêng cho mình và cho nhân viên ghi sổ hiện tại, đổi mọi mật khẩu người đó biết và bật bước đăng nhập thứ hai. Cô đọc hoạt động ngân hàng của những tháng gần nhất để tìm các khoản thanh toán cô không nhận ra, và nếu phần mềm có nhật ký thay đổi thì kiểm tra ai đã thực hiện các thay đổi gần đây.

Cùng một email, hai cách thiết lập

Một email từ địa chỉ giả giống thật yêu cầu nhà thầu gửi hóa đơn US$18.000 tiếp theo vào một tài khoản mới. Khi nhân viên ghi sổ chỉ lập danh sách còn chủ doanh nghiệp chi tiền, chủ doanh nghiệp thấy tài khoản mới, gọi đến số trong hợp đồng có chữ ký, và nhà cung cấp cho biết họ không gửi yêu cầu đổi nào. Khi chính nhân viên ghi sổ đó cũng chi tiền, tiền bị chuyển đi. Vài tuần sau chủ doanh nghiệp thấy trên sao kê, yêu cầu ngân hàng thu hồi và gỡ các tài khoản đăng nhập của nhân viên ghi sổ. Sổ sách ghi khoản thanh toán đó như một hóa đơn nhà cung cấp bình thường, nên việc sửa lại sổ và xử lý khoản lỗ nếu có là câu hỏi cần hỏi chuyên gia.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Cùng một người vừa ghi sổ vừa trả tiền, nhân viên ghi sổ giữ tài khoản quản trị duy nhất, hoặc các chủ sở hữu bất đồng về việc ai duyệt: như vậy là mất đi người thứ hai mà NIST cho rằng phải đứng giữa việc khởi tạo và duyệt một khoản thanh toán. Hãy chốt ai giữ quyền nào, cách duyệt thanh toán và những gì bạn xem hằng tháng cùng dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Đã xuất hiện yêu cầu đổi thông tin ngân hàng hoặc một khoản thanh toán bất thường, hoặc bạn nghi có thất thoát: hãy lo cho số tiền trước. Thời điểm khấu trừ khoản lỗ do trộm cắp và sổ sách các năm trước tùy vào sự kiện cụ thể, nên hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán rà soát các tháng bị ảnh hưởng trước khi tờ khai dựa vào chúng.
• Bạn không chắc sổ sách có đúng không: xem kiểm tra công việc của nhân viên ghi sổ.
• Bạn chưa thuê người: xem những câu hỏi nên hỏi trước khi thuê nhân viên ghi sổ, nhân viên ghi sổ cần gì từ bạn và nhân viên ghi sổ tại địa phương hay online.
• Nhân viên ghi sổ ở nước ngoài: xem thuê nhân viên ghi sổ ở nước ngoài.
• Đơn vị cung cấp dịch vụ bảng lương của bạn không nộp thuế: hãy làm theo hướng dẫn về đơn vị bảng lương.
• Bạn muốn chấm dứt hợp tác: xem thay nhân viên ghi sổ.