बहीखाता विशेषज्ञ को बैंक खाते की पहुँच: रीड-ओनली, लॉगिन, धोखाधड़ी

मैं अपने वित्तीय खातों की पहुँच बहीखाता विशेषज्ञ को सुरक्षित तरीके से कैसे दूँ?

हर व्यक्ति को अपना लॉगिन दें, उसे काम की ज़रूरत तक सीमित रखें, और कभी एक ही व्यक्ति को भुगतान शुरू करने और मंज़ूर करने, दोनों का अधिकार न दें। ये तीनों नियम NIST की छोटे व्यवसाय की सुरक्षा मार्गदर्शिका से आते हैं: हर उपयोगकर्ता के लिए अलग खाता, ठेकेदारों के लिए भी; पहुँच सिर्फ़ उन्हीं प्रणालियों और जानकारी तक जिनकी व्यक्ति को ज़रूरत है; और ऐसा कोई एक व्यक्ति नहीं जो लेन-देन शुरू भी करे और मंज़ूर भी, कार्यकारी और वरिष्ठ प्रबंधक भी इसमें शामिल हैं।

जो बहीखाता विशेषज्ञ सिर्फ़ लेन-देन दर्ज करता है, उसे आपके निजी खाते, आपके स्वामित्व वाली दूसरी संस्थाओं के खाते, कर्मचारियों की सामाजिक सुरक्षा संख्या (SSN) और बैंक विवरण (जब तक वह पेरोल न चलाए), या किसी प्राप्तकर्ता को जोड़ने या बदलने की क्षमता नहीं चाहिए। "क्या नज़र से दूर रखें" का जवाब यही है: वह सब कुछ जो बहीखाते को नहीं चाहिए।

मामला सरल नहीं है जब:

• बहीखाता विशेषज्ञ के पास सॉफ़्टवेयर या बैंक का अकेला एडमिन लॉगिन है;
• बहीखाता दर्ज करने वाला और भुगतान भेजने वाला एक ही व्यक्ति है;
• बहीखाता विशेषज्ञ वेंडरों को भुगतान भी करता है या पेरोल भी चलाता है;
• एक पासवर्ड कई लोग साझा करते हैं;
• साझेदारी या कंपनी में कई स्वामी हैं, इसलिए साफ़ नहीं कि किसकी मंज़ूरी मान्य है;
• वेंडर के बैंक विवरण में बदलाव या कोई ऐसा भुगतान पहले ही दिख चुका है जिसे आप पहचानते नहीं।

अगर बहीखाता विशेषज्ञ के पास अकेला एडमिन लॉगिन है, वह भुगतान भी भेजता है, या कुछ अजीब पहले ही दिख चुका है, तो बाकी पढ़ने से पहले आख़िरी हिस्सा, "क्या आपकी स्थिति अलग है?", पढ़ें।

पहले ये इकट्ठा करें: हर बैंक, कार्ड, पेरोल और सॉफ़्टवेयर खाते की सूची, कि हर एक में कौन किस भूमिका से लॉगिन कर सकता है; हर बैंक कौन-सी भूमिकाएँ देता है; और पेरोल प्रदाता की उपयोगकर्ता सूची।

मैं अपना लॉगिन साझा किए बिना बहीखाता विशेषज्ञ को अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर की पहुँच कैसे दूँ?

बहीखाता विशेषज्ञ को अलग उपयोगकर्ता के रूप में आमंत्रित करें, सिर्फ़ उन अनुमतियों के साथ जो काम को चाहिए, और प्राथमिक एडमिन लॉगिन खुद रखें। ज़्यादातर अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में स्वामी यह कर सकता है; नाम और चरण हर उत्पाद में अलग हैं, इसलिए अपने उत्पाद का सहायता पृष्ठ पढ़ें। भूमिका चुनने से पहले सॉफ़्टवेयर प्रदाता से पूछें कि क्या वह भूमिका प्राप्तकर्ता जोड़ या बदल सकती है, भुगतान जारी कर सकती है, पेआउट विवरण बदल सकती है या दूसरों को पहुँच दे सकती है। भुगतान जारी करना किसी दूसरे व्यक्ति के पास रखें।

भूमिका के नाम से पता नहीं चलता कि वह क्या कर सकती है, इसलिए मान न लें कि वह रीड-ओनली है। अलग लॉगिन भूमिका को सीमित नहीं करता; उसका मतलब है कि बदलावों का पता बहीखाता विशेषज्ञ के अपने लॉगिन तक पहुँचाया जा सकता है। NIST चेताता है कि अलग-अलग खातों के बिना डेटा के नुकसान या अनधिकृत बदलावों की जाँच करना मुश्किल होता है। अगर आपका सॉफ़्टवेयर रिकॉर्ड रखता है कि किसने क्या बदला, तो उसे देखें।

अगर फ़ाइल बहीखाता विशेषज्ञ ने बनाई थी या अकेला एडमिन लॉगिन उसी के पास है, तो सबसे पहले उसे बदलें। एडमिन नियंत्रण वापस लेने के लिए देखें अपना बहीखाता विशेषज्ञ बदलना।

क्या बहीखाता विशेषज्ञ को मेरे बैंक की रीड-ओनली पहुँच मिल सकती है, बिना पैसे निकालने की क्षमता के?

कभी-कभी, पर रीड-ओनली भूमिका होती है या नहीं, यह बैंक पर निर्भर है। कोई सरकारी स्रोत बैंक की उपयोगकर्ता भूमिकाओं का वर्णन नहीं करता, और वे बैंक और खाते के प्रकार के हिसाब से अलग होती हैं, इसलिए किसी भी भूमिका पर भरोसा करने से पहले बैंक से पूछें। लिखित में पूछें:

1. कौन-सी भूमिकाएँ हैं, और क्या कोई ऐसी है जो खाते और विवरण देख सके पर भुगतान शुरू, मंज़ूर या जारी न कर सके, प्राप्तकर्ता न जोड़ सके और सीमा न बदल सके?
2. क्या बहीखाता विशेषज्ञ का अलग लॉगिन हो सकता है, ताकि आपको अपना लॉगिन साझा न करना पड़े?
3. क्या किसी भुगतान के लिए दूसरे उपयोगकर्ता की मंज़ूरी ज़रूरी की जा सकती है?
4. बैंक से अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर तक का कनेक्शन क्या-क्या कर सकता है, और उसे कौन सेट करता है?
5. क्या बैंक इन जवाबों की लिखित पुष्टि करेगा?

बैंक फ़ीड बैंक से अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर तक का वह लिंक है जो लेन-देन ले आता है। कोई लिंक क्या कर सकता है, यह प्रश्न 4 पर बैंक का जवाब है, जिसका वादा यह पृष्ठ नहीं कर सकता; और फ़ीड यह साबित नहीं करती कि बहीखाता बैंक से मिलता है (देखें बैंक फ़ीड मिलान नहीं है)।

अगर पूरी पहुँच ही एकमात्र विकल्प है, तो अपना बैंकिंग लॉगिन साझा करने की जगह हर महीने विवरण खुद भेजें। NIST सलाह देता है कि जहाँ संभव हो, किसी कर्मचारी के पास व्यवसाय की सारी जानकारी या प्रणालियों तक पहुँच न हो।

कौन-से लॉगिन सिर्फ़ मेरे पास रहने चाहिए?

हर वह लॉगिन अपने पास रखें जो पैसे हिला सकता है, किसी व्यक्ति को जोड़ सकता है या भुगतान पाने वाले को बदल सकता है, साथ ही वे कर खाते जिनके लिए व्यवसाय कानूनी तौर पर ज़िम्मेदार है।

IRS रिकॉर्ड के लिए, Form 8821 आपको किसी भी व्यक्ति या फ़र्म को नामित करने देता है, जो आपके बताए कर प्रकारों और अवधियों की आपकी गोपनीय कर जानकारी देख सके और पा सके। इससे वे IRS के सामने आपकी ओर से बोल नहीं सकते। यह Form 2848 करता है, पर सिर्फ़ ऐसे व्यक्ति के लिए जो IRS के सामने प्रैक्टिस करने के योग्य है।

Business Tax Account में, जो व्यवसायों के लिए IRS का ऑनलाइन खाता है, नामित अधिकारी (Designated Official) या एकल स्वामी एक नामित उपयोगकर्ता (Designated User) जोड़ सकता है। उपयोगकर्ता अपनी पहचान से साइन इन करता है, उसे सामाजिक सुरक्षा संख्या (SSN) या ITIN चाहिए, और उसका स्वामी या अधिकारी होना ज़रूरी नहीं। नामित अधिकारी या एकल स्वामी कर फ़ॉर्म, अवधियाँ और अनुमतियाँ चुनता है, जिनमें भुगतान करना भी हो सकता है; जिस बहीखाता विशेषज्ञ को सिर्फ़ रिकॉर्ड चाहिए, उसे भुगतान की अनुमति नहीं चाहिए। उस व्यक्ति को हर जनवरी और जून में उपयोगकर्ता को दोबारा सत्यापित करना होता है।

हर व्यवसाय के लिए यह खाता नहीं मिलता। IRS का कहना है कि यह अभी उस LLC के लिए उपलब्ध नहीं है जो Schedule C या Schedule F पर एकल स्वामी की तरह फ़ाइल करती है, और ऐसे स्वामी इसकी जगह Form 8821 इस्तेमाल करते हैं। नए लेखाकार को कौन-सा प्राधिकरण चाहिए और पुराने को कैसे खत्म करें, यह जानने के लिए देखें लेखाकार बदलना।

IRS यह भी ज़ोर देकर सुझाता है कि आप अपने रिकॉर्ड का पता पेरोल प्रदाता के पते में न बदलें, क्योंकि तब आपके खाते के बारे में IRS के नोटिस किसी और के पास जाएँगे।

भुगतान कौन मंज़ूर करे, और रिकॉर्ड करने वाला ही भुगतान क्यों न करे?

भुगतान कौन जारी कर सकता है, इसे सीमित करना दर्ज करने को भुगतान करने से अलग रखने का मुख्य तरीका है; इससे जोखिम घटता है, खत्म नहीं होता। जो व्यक्ति भुगतान दर्ज करता है, उसे भेजना नहीं चाहिए, क्योंकि तब किसी गलत भुगतान को छिपाने वाली एंट्री कोई और नहीं देखता। यह तर्क इस पृष्ठ का है; NIST का नियम ज़्यादा सीमित है: कोई एक व्यक्ति लेन-देन शुरू और मंज़ूर, दोनों न करे, कार्यकारी और वरिष्ठ प्रबंधक भी नहीं।

एक चलने लायक बँटवारा:

1. बहीखाता विशेषज्ञ बिल दर्ज करता है और देय बिलों की सूची तैयार करता है।
2. आप, कोई सह-स्वामी या कोई दूसरा नामित व्यक्ति सूची मंज़ूर करता है और भुगतान जारी करता है।
3. बहीखाता विशेषज्ञ बैंक के रिकॉर्ड से दर्ज करता है कि क्या चुकाया गया।
4. आप बैंक की गतिविधि सीधे देखते हैं, बहीखाता विशेषज्ञ की रिपोर्टों के ज़रिए नहीं।

अगर आप अकेले स्वामी हैं, तो मंज़ूरी देने वाले आप हैं और बहीखाता विशेषज्ञ सिर्फ़ तैयारी करता है। अगर आप खुद भुगतान शुरू भी करते हैं और जारी भी, तो उन्हें कोई और मंज़ूर नहीं करता, इसलिए NIST का नियम पूरा नहीं होता। हर महीने बैंक की गतिविधि पढ़ना, या किसी बाहरी व्यक्ति को विवरण दिखाना, समस्या को बाद में पकड़ता है; यह दूसरी मंज़ूरी नहीं है।

कई स्वामी हों तो लिखकर तय करें कि भुगतान कौन जारी कर सकता है और नया प्राप्तकर्ता कौन मंज़ूर कर सकता है, और जाँचें कि बैंक की सूची में जिन्हें अधिकृत दिखाया गया है वे इससे मेल खाते हैं। अगर बैंक एडमिन लॉगिन किसके पास हो, इस पर स्वामी असहमत हैं, तो पहले यही सुलझाएँ।

मैं दूसरा लॉगिन चरण कैसे चालू करूँ और पासवर्ड बाँटना कैसे बंद करूँ?

हर उस खाते पर मल्टीफ़ैक्टर ऑथेंटिकेशन चालू करें, जिसे दो-चरण लॉगिन भी कहते हैं, जो इसकी सुविधा देता हो, और साझा पासवर्ड की जगह हर व्यक्ति को अपना लॉगिन दें। CISA समझाता है कि दूसरा चरण खाते को तब भी बचाता है जब कोई पासवर्ड चुरा ले।

• कहाँ: हर खाते की सेटिंग में, Security के तहत। इसे दो-फ़ैक्टर या दो-चरण ऑथेंटिकेशन कहा जा सकता है। CISA उदाहरण के तौर पर टेक्स्ट या ईमेल से आया कोड, ऑथेंटिकेटर ऐप, और फ़िंगरप्रिंट या चेहरे की पहचान बताता है। बैंक, अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर, पेरोल प्रदाता और अपने ईमेल से शुरू करें।
• पासवर्ड: CISA कम से कम 16 अक्षरों का, बेतरतीब और हर खाते के लिए अलग पासवर्ड सुझाता है, जिसे लिखकर रखने की जगह पासवर्ड मैनेजर में रखा जाए।
• साझा करना: FBI का Internet Crime Complaint Center (IC3) ईमेल से लॉगिन जानकारी देने के खिलाफ़ सलाह देता है। बहीखाता विशेषज्ञ को अपना नहीं, उसका अपना लॉगिन दें।

अगर मेरा बहीखाता विशेषज्ञ बिल भी चुकाता है या पेरोल भी चलाता है, तो मैं खुद क्या जाँचता रहूँ?

पेरोल में आप खुद जाँचते रहें कि जमा हुए या नहीं, क्योंकि काम कोई भी करे, नियोक्ता आम तौर पर उनके लिए ज़िम्मेदार रहता है। IRS का कहना है कि संघीय पेरोल कर जमा के लिए नियोक्ता अंततः ज़िम्मेदार है और अगर कोई तीसरा पक्ष भुगतान न करे तो कर, जुर्माने और ब्याज के लिए उत्तरदायी हो सकता है।

कोई व्यक्ति काटे गए करों के लिए निजी तौर पर भी देनदार हो सकता है। धारा 6672 के तहत, जिस व्यक्ति पर काटा गया कर वसूलने और जमा करने की ज़िम्मेदारी है और जो जानबूझकर ऐसा नहीं करता, उस पर अवैतनिक राशि का 100% जुर्माना लगता है। IRS ज़िम्मेदार मानता है उस व्यक्ति को जिसके पास उस भुगतान को निर्देशित करने का कर्तव्य और अधिकार हो, और उदाहरण के तौर पर अधिकारियों, निदेशकों, शेयरधारकों, साझेदारी के सदस्यों और कर्मचारियों, तथा पेरोल सेवा प्रदाताओं को गिनाता है। कसौटियों और जवाब की समय-सीमाओं के लिए देखें ट्रस्ट फ़ंड वसूली जुर्माने की मार्गदर्शिका।

बिलों के लिए जाँच आपकी अपनी बैंक गतिविधि की समीक्षा है।

• पेरोल जमा: IRS कहता है कि EFTPS के लिए खुद पंजीकरण करें, अपना PIN लें, और उससे जाँचें कि आपके नियोक्ता नंबर के तहत जमा हुए हैं। वह पहले छूटे या देर से हुए भुगतान को खतरे का संकेत मानता है।
• प्रमाणित पेशेवर नियोक्ता संगठन (CPEO): वह आम तौर पर वर्क साइट कर्मचारियों को दिए गए वेतन के लिए कर के उद्देश्य से अकेला नियोक्ता होता है (26 USC 3511) और अपने नंबर के तहत जमा करता है, इसलिए उसके ग्राहक EFTPS में वे जमा नहीं देख सकते। इसके बदले CPEO से भुगतान का प्रमाण माँगें।
• पेरोल कर के नोटिस: ये IRS के पास दर्ज पते पर जाते हैं, इसलिए वह पता अपना ही रखें।
• बाकी सब: नीचे बताई गई मासिक बैंक समीक्षा और कॉलबैक का नियम यहाँ भी लागू होते हैं।

अगर किसी प्रदाता ने जमा नहीं किया, तो देखें जब पेरोल प्रदाता ने आपके कर नहीं चुकाए तो क्या करें।

कौन-से नियंत्रण चोरी या गलतियाँ जल्दी पकड़ते हैं?

स्वामी की चार जाँचें चोरी या गलतियों को जल्दी पकड़ने में मदद करती हैं: बैंक की गतिविधि पढ़ें, किसके पास पहुँच है यह देखें, मिलान रिपोर्टें पढ़ें, और प्राप्तकर्ता के विवरण में हर बदलाव को मंज़ूर करें। इनमें से कोई भी बहीखाता विशेषज्ञ पर निर्भर नहीं है।

IC3 सलाह देता है कि वित्तीय खातों पर नियमित नज़र रखी जाए ताकि गायब जमा जैसी गड़बड़ियाँ दिखें; हर महीने व्यावसायिक विवरण पढ़ना इसी विचार को लागू करना है।

असली मिलान क्या दिखाता है, यह जानने के लिए देखें अपने बहीखाता विशेषज्ञ का काम जाँचना और बैंक फ़ीड मिलान नहीं है।

नकली चालान और बदले हुए बैंक विवरण कैसे काम करते हैं, और कॉलबैक का नियम क्या है?

व्यावसायिक ईमेल कंप्रोमाइज़ (business email compromise) में अपराधी किसी कब्ज़े में लिए या मिलते-जुलते ईमेल खाते से ट्रांसफ़र या नए खाते का विवरण माँगते हैं, और IC3 के अनुसार यह बड़ी कंपनियों के साथ छोटे स्थानीय व्यवसायों को भी निशाना बनाता है। उसकी घोषणा लगभग दस साल में रिपोर्ट हुए उजागर नुकसान का जोड़ $55.5 अरब बताती है।

कॉलबैक का नियम यह है कि भुगतान विवरण में किसी भी बदलाव पर कार्रवाई से पहले उसकी पुष्टि दूसरे माध्यम से करें। IC3 खाते की जानकारी बदलने के अनुरोधों की पुष्टि के लिए दूसरे माध्यमों का इस्तेमाल करने की सलाह देता है।

1. नए खाते में भुगतान करने या वेंडर के बैंक विवरण बदलने के अनुरोध को अपुष्ट मानें, भले ही वह वेंडर के या बहीखाता विशेषज्ञ के अपने ईमेल से आया लगे।
2. वेंडर का फ़ोन नंबर किसी ऐसी चीज़ से निकालें जो अनुरोध से पहले आपके पास थी, जैसे पुराना चालान या अनुबंध। संदेश में दिए नंबर या लिंक का इस्तेमाल न करें। संदिग्ध संदेशों के लिए CISA यही सलाह देता है।
3. वेंडर से पुराने और नए, दोनों विवरणों की पुष्टि करवाएँ।
4. लिखें कि पुष्टि किसने की और कब, और भुगतान मंज़ूर करने वाले व्यक्ति से बदलाव को मंज़ूर करवाएँ।

IC3 यह भी कहता है कि जाँचें कि भेजने वाले का पता और लिंक असली व्यवसाय से मेल खाते हैं, क्योंकि लिंक असली डोमेन नाम की गलत वर्तनी को छिपा सकते हैं।

अगर पैसे गायब हो जाएँ तो पहले क्या करूँ, और क्या नुकसान की कटौती मिलती है?

पहले पैसे पर कदम उठाएँ, फिर पहुँच पर, फिर कर पर। अगर ट्रांसफ़र धोखाधड़ी से हुआ था, तो IC3 कहता है कि समय बहुत कीमती है: तुरंत अपने बैंक से संपर्क करके रकम वापस मँगाने (recall) का अनुरोध करें, और राशि चाहे जो हो, ic3.gov पर शिकायत दर्ज करें।

1. पैसा: बैंक को फ़ोन करें और रकम वापस मँगाने का अनुरोध करें। पूछें कि अनधिकृत भुगतान की रिपोर्ट करने की उसके खाता-समझौते में क्या समय-सीमा है: Regulation E मुख्य रूप से निजी, पारिवारिक या घरेलू मकसद के खातों पर लागू होता है, इसलिए व्यावसायिक खाता आम तौर पर इसके दायरे से बाहर है।
2. पहुँच: उस व्यक्ति के लॉगिन हटाएँ, उसे पता हर पासवर्ड बदलें और दूसरा लॉगिन चरण चालू करें।
3. रिकॉर्ड: कुछ भी बदलने से पहले विवरण, ईमेल, चालान और सॉफ़्टवेयर में बदलावों की सूची सहेज लें।
4. कर: चोरी की कटौती के समय और प्रमाण के नियम हैं, जो नीचे दिए गए हैं।

नुकसान की कटौती मिलेगी या नहीं, यह तथ्यों और राज्य के कानून पर निर्भर है। IRS Publication 547 गबन को चोरी मानता है। चोरी का मतलब है राज्य के कानून के तहत आपराधिक इरादे से पैसे या संपत्ति को अवैध रूप से ले लेना, और इसके लिए दोषसिद्धि ज़रूरी नहीं। अगर राज्य या स्थानीय कानून के तहत अवैध हो, तो IRS धोखाधड़ी या गलत बयानी से पैसे या संपत्ति लेने को भी गिनता है, इसलिए नकली प्राप्तकर्ता को भेजा गया भुगतान योग्य हो सकता है। पैसों का बस गायब हो जाना, या आपराधिक इरादे के बिना बहीखाते की गलती, चोरी नहीं है; गलतियों के लिए देखें बहीखाता विशेषज्ञ की गलतियों पर जुर्माना कौन भरता है।

नुकसान की कटौती कब ली जा सकती है:

• जिस चोरी के नुकसान की भरपाई नहीं हो सकती, उसकी कटौती सिर्फ़ उसी साल मिलती है जिसमें आपको चोरी का पता चलता है।
• अगर भरपाई का दावा है और वसूली की उचित संभावना है, जैसे बैंक, बीमा कंपनी या चोर से, तो उस हिस्से की कटौती तब तक नहीं ली जाती जब तक आपको उचित निश्चितता से यह पता न चल जाए कि वह वापस नहीं मिलेगा।
• रकम कैसे निकाली जाती है, यह इस पर निर्भर है कि क्या चुराया गया, और मिली या अपेक्षित भरपाई उसे घटाती है।
• नुकसान Form 4684, Section B पर निकाला जाता है। साझेदारी या S corporation फिर उसे अपने Schedule K पर रिपोर्ट करती है, जिससे वह स्वामियों तक पहुँचता है। एकल स्वामी उसे Schedule 1 (Form 1040) पर ले जाता है, और C corporation अपने रिटर्न के निर्देश मानती है। इसके बजाय Form 4797 की ज़रूरत पड़ सकती है।

ठगी करने वाले को भेजे गए भुगतान की, जैसे नकली वेंडर खाते की, Publication 547 में वित्तीय ठगी से हुए नुकसान के तहत अपनी शर्तें हैं: नुकसान ऐसे आपराधिक आचरण से हुआ हो जो राज्य के कानून में चोरी माना जाता है, रकम वापस मिलने की कोई उचित संभावना न हो, और लेन-देन मुनाफ़े के लिए किया गया हो।

हो सकता है बहीखाते में गायब पैसे पिछले सालों में सामान्य खर्च की तरह दर्ज हुए हों, इसलिए नुकसान और उन सालों का तालमेल कैसे बैठे, यह किसी विशेषज्ञ से पूछने का सवाल है। फ़ाइल करने से पहले IRS के निर्देश देखें।

काम खत्म होने पर मैं पहुँच कैसे हटाऊँ?

काम खत्म होने पर उस व्यक्ति का हर लॉगिन हटाएँ, उनसे शुरू करके जो पैसे से जुड़े हैं। अगर नया बहीखाता विशेषज्ञ काम सँभाल रहा है, तो किसी खाते की पहुँच तब हटाएँ जब उसका नया लॉगिन चलने लगे, सिवाय तब जब पैसे गायब हों: तब बैंक, कार्ड और पेरोल-फ़ंडिंग की पहुँच पहले काटें। NIST कहता है कि जब कोई जाए तो पक्का करें कि उसके पास पहुँच न रहे: उसका खाता सभी प्रणालियों से हटाएँ और उसे पता कोई भी साझा पासवर्ड बदलें।

• अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर: एडमिन सॉफ़्टवेयर की सेटिंग में उपयोगकर्ताओं की सूची से बहीखाता विशेषज्ञ को हटाता है, फिर सूची देखकर पुष्टि करता है कि पहुँच खत्म हो गई। सॉफ़्टवेयर प्रदाता के निर्देश मानें।
• बैंक: बैंक से उपयोगकर्ता और सॉफ़्टवेयर से हर कनेक्शन हटवाएँ।
• पेरोल प्रदाता, पेमेंट ऐप, कार्ड पोर्टल और साझा स्टोरेज: हर एक में उपयोगकर्ता को हटाएँ।
• जो भी साझा था: पासवर्ड बदलें, और अगर उनके पास दूसरे चरण का डिवाइस था तो उसे रीसेट करें।
• कर प्राधिकरण: अगर आपने Form 8821 या 2848 पर हस्ताक्षर किए थे, तो Form 8821 या Form 2848 के निर्देशों के अनुसार उसे लिखित में रद्द करें। अगर आपने बहीखाता विशेषज्ञ को Business Tax Account में नामित उपयोगकर्ता (Designated User) बनाया था, तो वहाँ उसकी पहुँच खत्म करें। अगर बहीखाता विशेषज्ञ या कोई पेरोल फ़र्म Form 8655 पर आपका रिपोर्टिंग एजेंट भी है, तो उसे अलग से रद्द करें: नया Form 8655 पुराने एजेंट का अधिकार सिर्फ़ उस अवधि से खत्म करता है जो उसमें लिखी है, और पुराना एजेंट पहले की अवधियों के लिए जानकारी देखने का अधिकार रखता है जब तक आप उसे रद्द न करें। देखें पेरोल प्रदाता बदलना।

पूरे हस्तांतरण के लिए, जिसमें फ़ाइल, बंद महीने और फ़ाइलिंग की तारीख़ें शामिल हैं, देखें अपना बहीखाता विशेषज्ञ बदलना।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; सभी आँकड़े अमेरिकी डॉलर में हैं।

एक दंत चिकित्सा क्लिनिक के लिए दूर से काम करने वाली बहीखाता विशेषज्ञ

US$900,000 राजस्व वाला एक दंत चिकित्सा क्लिनिक एक रिमोट बहीखाता विशेषज्ञ को रखता है। स्वामी यह जाँचकर कि उसकी अनुमतियाँ भुगतान जारी नहीं कर सकतीं और प्राप्तकर्ता नहीं बदल सकतीं, उसे सॉफ़्टवेयर में अलग उपयोगकर्ता के रूप में आमंत्रित करता है, हर महीने बैंक विवरण भेजता है और बैंक एडमिन लॉगिन अपने पास रखता है। बहीखाता विशेषज्ञ हर हफ़्ते बिलों की सूची तैयार करती है; भुगतान सिर्फ़ स्वामी मंज़ूर और जारी करता है। स्वामी बैंक और सॉफ़्टवेयर में दूसरा लॉगिन चरण चालू करता है।

एकल-सदस्य LLC में साझा पासवर्ड

US$150,000 राजस्व वाली एकल-सदस्य LLC सालों से एक ही पासवर्ड इस्तेमाल कर रही है, और एक पूर्व सहायक उसे अब भी जानता है। स्वामी अपने लिए और मौजूदा बहीखाता विशेषज्ञ के लिए अलग लॉगिन बनाती है, सहायक को पता हर पासवर्ड बदलती है और दूसरा लॉगिन चरण चालू करती है। वह पिछले महीनों की बैंक गतिविधि में ऐसे भुगतान खोजती है जिन्हें वह पहचानती नहीं, और जहाँ सॉफ़्टवेयर बदलावों का लॉग रखता है, वहाँ देखती है कि हाल के बदलाव किसने किए।

एक ही ईमेल, दो व्यवस्थाएँ

मिलते-जुलते पते से आया एक ईमेल किसी ठेकेदार से अगला US$18,000 का चालान नए खाते में भेजने को कहता है। जहाँ बहीखाता विशेषज्ञ सिर्फ़ सूची तैयार करता है और स्वामी भुगतान जारी करता है, वहाँ स्वामी नया खाता देखता है, हस्ताक्षरित अनुबंध में दिए नंबर पर फ़ोन करता है, और वेंडर कहता है कि उसने कोई बदलाव नहीं भेजा। जहाँ वही बहीखाता विशेषज्ञ भुगतान भी जारी करता है, वहाँ पैसा चला जाता है। स्वामी को यह हफ़्तों बाद विवरण में दिखता है, वह बैंक से रकम वापस मँगाने का अनुरोध करता है और बहीखाता विशेषज्ञ के लॉगिन हटा देता है। बहीखाते में भुगतान सामान्य वेंडर बिल की तरह दर्ज है, इसलिए उसे ठीक करना और किसी भी नुकसान को सुलझाना किसी विशेषज्ञ से पूछने का सवाल है।

क्या आपकी स्थिति अलग है?

• रिकॉर्ड करने और भुगतान करने वाला एक ही व्यक्ति है, बहीखाता विशेषज्ञ के पास अकेला एडमिन लॉगिन है, या स्वामी इस पर असहमत हैं कि मंज़ूरी कौन दे: इससे वह दूसरा व्यक्ति हट जाता है जिसे NIST के अनुसार भुगतान शुरू करने और मंज़ूर करने के बीच खड़ा होना चाहिए। हर पहुँच किसके पास रहे, भुगतान कैसे मंज़ूर हों और हर महीने आप क्या देखें, यह बहीखाता सहायता के साथ तय करें।
• बैंक विवरण में बदलाव या कोई अजीब भुगतान पहले ही दिख चुका है, या आपको नुकसान का शक है: पहले पैसे पर कदम उठाएँ। चोरी के नुकसान का समय और पिछले सालों का बहीखाता तथ्यों पर निर्भर है, इसलिए किसी रिटर्न के उन पर निर्भर होने से पहले प्रभावित महीनों की बहीखाता सहायता से समीक्षा करवाएँ।
• आपको पक्का नहीं कि बहीखाता सही है: देखें अपने बहीखाता विशेषज्ञ का काम जाँचना।
• आपने अभी किसी को रखा नहीं है: देखें बहीखाता विशेषज्ञ रखने से पहले पूछने लायक सवाल, बहीखाता विशेषज्ञ को आपसे क्या चाहिए और स्थानीय या ऑनलाइन बहीखाता विशेषज्ञ।
• बहीखाता विशेषज्ञ विदेश में है: देखें विदेश में बहीखाता विशेषज्ञ रखना।
• आपके पेरोल प्रदाता ने आपके कर नहीं चुकाए: पेरोल प्रदाता की मार्गदर्शिका का पालन करें।
• आप रिश्ता खत्म करना चाहते हैं: देखें अपना बहीखाता विशेषज्ञ बदलना।