بک کیپر رکھنے سے پہلے کے سوالات اور خطرے کی علامات

بک کیپر کو رکھنے سے پہلے مجھے اس سے کیا پوچھنا چاہیے؟

نیچے دیے گئے سوالات کے جواب تحریری طور پر مانگیں، کیونکہ درست حسابات رکھنے کی ذمہ داری آپ پر رہتی ہے، چاہے انہیں کوئی بھی رکھے۔ امریکہ میں IRS آپ کو کوئی بھی ریکارڈ رکھنے کا نظام استعمال کرنے دیتا ہے جو آمدنی اور اخراجات واضح دکھائے، اور اپنے گوشوارے کی ہر چیز ثابت کرنے کی آپ کی ذمہ داری کو ثبوت کا بوجھ (burden of proof) کہتا ہے۔ یہاں حوالہ دیے گئے IRS صفحات بک کیپر کے لیے کوئی لازمی ڈیلیوری مقرر نہیں کرتے، اس لیے یہ تحریری شرائط طے کرتی ہیں۔

اگر آپ صرف پانچ چیزیں پوچھیں تو یہ پوچھیں: ماہانہ ڈیلیوری اور اس کی تاریخ، پے رول ٹیکس کے ڈپازٹ کون اور کس اکاؤنٹ سے جمع کراتا ہے، سافٹ ویئر کا ایڈمنسٹریٹر لاگ ان کس کے پاس ہے، رقم کون منتقل کر سکتا ہے، اور آپ کیسے الگ ہوں گے۔ ان میں سے کسی کو بھی تحریری طور پر دینے سے انکار پہلی خطرے کی علامت ہے؛ مکمل فہرست آخر میں ہے۔

معاملہ سادہ نہیں ہوتا جب:

• کام میں پے رول یا سیلز ٹیکس شامل ہو، یا سیلز ٹیکس ایک سے زیادہ ریاستوں میں ہو؛
• حسابات پیچھے ہوں، یا پچھلا بک کیپر بے ترتیبی چھوڑ گیا ہو؛
• ایک مالک کے کئی ادارے ہوں؛
• انہی حسابات سے شراکت داری یا کارپوریشن کا گوشوارہ بنے گا؛
• آپ ابھی طے نہ کر پائے ہوں کہ آپ کو صرف بک کیپر چاہیے یا ایسا بک کیپر جو آپ کے گوشوارے جمع کرانے والے CPA سے جڑا ہو؛
• کوئی مالک، بینک اکاؤنٹ یا گاہک امریکہ سے باہر ہو، یا حسابات میں غیر ملکی کرنسی کی رقمیں ہوں؛
• IRS یا ریاست کا نوٹس پہلے ہی آ چکا ہو۔

فون کرنا شروع کرنے سے پہلے یہ جمع کریں: آپ کا موجودہ سافٹ ویئر، تین ماہ کے بینک اور کارڈ اسٹیٹمنٹس، کاروبار کو جو کچھ جمع کرانا ہے (پے رول، سیلز ٹیکس، 1099 فارم، گوشوارے) اس کی فہرست اور تاریخیں، اور پچھلے بک کیپر کی رابطے کی تفصیل۔

وہ ہر ماہ کیا کریں گے، اور مجھے کیا ملے گا؟

ماہانہ ڈیلیوری کی تحریری فہرست، تاریخ کے ساتھ، حاصل کریں، اور کسی دوسرے گاہک کے ریکارڈ کے بجائے فرضی ڈیٹا سے بنی نمونے کی رپورٹیں دکھانے کو کہیں۔ فہرست کے بغیر "بک کیپنگ" کا مطلب لین دین چھانٹنے سے لے کر مکمل مہینہ بند کرنے تک کچھ بھی ہو سکتا ہے۔ حسابات ملانے (reconcile) کا مطلب ہے حسابات کو اسٹیٹمنٹ سے موازنہ کرنا، غلطیاں درست کرنا اور بقایا چیزوں کی فہرست بنانا، جیسے وہ چیک جو ابھی کلیئر نہیں ہوئے، تاکہ ایڈجسٹ شدہ بیلنس برابر ہوں۔

پوچھیں:

• آپ ہر ماہ کون سے اکاؤنٹس کے حسابات ملاتے ہیں: بینک، کارڈ، قرض، ادائیگی پروسیسر؟
• کیا مجھے آمدنی کا گوشوارہ، بیلنس شیٹ اور ان کے پیچھے حسابات ملانے کی رپورٹیں ملیں گی؟
• کیا کھلی چیزوں کی فہرست ہے، یعنی وہ لین دین جنہیں آپ درجہ بند نہ کر سکے؟
• رسیدیں اور اسٹیٹمنٹس کہاں رکھی جاتی ہیں، اور کیا میں انہیں خود کھول سکتا ہوں؟
• اگر میرے حسابات پیچھے ہیں یا غلط ہیں تو آپ انہیں کیسے سنبھالیں گے: کس تاریخ سے، کیا پچھلے مہینے دوبارہ بنائیں گے، اور کیا اس کا بل الگ آئے گا؟

اچھے جواب میں اکاؤنٹس، رپورٹیں اور تاریخ کا نام ہوتا ہے۔ منافع اور نقصان کی ایسی رپورٹ جس کے پیچھے کچھ نہ ہو، جانچی نہیں جا سکتی۔ دیکھیں ماہانہ خدمت میں کیا شامل ہوتا ہے اور اپنے بک کیپر کے کام کی جانچ۔

وہ حسابات کتنی جلدی بند کرتے ہیں، اور کٹ آف کیا ہے؟

یہاں حوالہ دیے گئے IRS صفحات حسابات بند کرنے کی کوئی آخری تاریخ مقرر نہیں کرتے، اس لیے مہینے کے اختتام کے بعد کاروباری دنوں کی تعداد پوچھیں، اور کٹ آف بھی، یعنی وہ دن جس تک آپ کو رسیدیں بھیجنی اور سوالوں کے جواب دینے ہیں۔ جانچ یہ ہے کہ بند ہونا آپ کے گوشوارے جمع کرانے کی تاریخوں سے پہلے ہو۔

جو تاریخ ہفتہ وار تعطیل یا قانونی چھٹی پر پڑے وہ اگلے کاروباری دن پر چلی جاتی ہے، اور شراکت داری اور کارپوریشن کے گوشواروں میں Form 7004 کے ذریعے توسیع لی جا سکتی ہے، جو عام آخری تاریخ تک جمع ہونا چاہیے۔ پوچھیں:

• مہینے کے اختتام کے بعد کتنے کاروباری دنوں میں مجھے حسابات ملیں گے؟
• میری رسیدوں اور جوابات کے لیے کٹ آف کیا ہے، اور چھوٹ جائے تو کیا ہوتا ہے؟
• گوشوارے اور سال کے اختتام کے فارموں کے لیے حتمی سالانہ حسابات مجھے کب ملیں گے؟
• کیا آپ میرے ٹیکس گوشوارے تیار کرنے والے کے سوالوں کے جواب دیں گے اور اس کی کہی ہوئی اندراجات کریں گے، اور کتنی جلدی؟

"جب ہو جائے گا" تاریخ نہیں ہے۔ حساب بند کرنے کے مراحل کے لیے دیکھیں مہینے کے اختتام کی چیک لسٹ۔

کام کون کرتا ہے: وہ شخص جس سے میں ملتا ہوں، یا اس کے پیچھے کوئی ٹیم؟

ہر اس شخص کا نام پوچھیں جو آپ کے ریکارڈ سنبھالے گا، ہر ایک کیا کرتا ہے، اور آپ کو دکھانے سے پہلے کام کا جائزہ کون لیتا ہے۔ حسابات تک رسائی پانے والا عموماً آپ کی بینک سرگرمی دیکھ سکتا ہے، اور اگر پے رول پر کام کرے تو آپ کے ملازمین کے سوشل سیکیورٹی نمبر بھی۔

پوچھیں:

• جس شخص سے میں بات کر رہا ہوں کیا وہی میرے حسابات رکھے گا، یا کسی اور کو سونپ دے گا؟
• کام کا جائزہ کون لیتا ہے، اور میرا رابطہ شخص موجود نہ ہو تو اس کی جگہ کون لیتا ہے؟
• کیا کام کا کوئی حصہ امریکہ سے باہر ہوتا ہے؟
• کیا ہر شخص کو میرے نظاموں کا اپنا لاگ ان ملتا ہے؟
• کیا آپ نے میرے جیسے کاروبار کے حسابات رکھے ہیں، اور کس سافٹ ویئر میں؟

IRS Publication 4557 ٹیکس پیشہ وروں کے لیے لکھی گئی ہے، لیکن اس کے قواعد ہر اس شخص سے مانگنا مناسب ہے جس کے پاس آپ کے ریکارڈ ہوں۔ اس میں لکھا ہے کہ کلائنٹ اکاؤنٹس تک رسائی رکھنے والے ہر شخص کا الگ پاس ورڈ ہونا چاہیے اور رسائی صرف انہی کو ملے جنہیں ضرورت ہو۔ دور سے یا مقامی طور پر کام کرنے کے سوال کے لیے دیکھیں مقامی یا آن لائن بک کیپر؛ بیرون ملک ٹیموں کے لیے دیکھیں بیرون ملک بک کیپر رکھنا۔

کیا وہ CPA، اندراج شدہ ایجنٹ (enrolled agent) ہیں یا کچھ نہیں، اور کیا وہ میری طرف سے IRS سے بات کر سکتے ہیں؟

IRS آپ کی طرف سے بولنے کا اختیار سند کی بنیاد پر دیتا ہے، عہدے کے نام پر نہیں، اور بک کیپر اس کی فہرست میں نہیں ہے۔ ٹیکس گوشوارہ تیار کرنے والے کا شناختی نمبر (PTIN) رکھنے والا کوئی بھی گوشوارے تیار کر سکتا ہے، لیکن صرف کچھ اسناد نمائندگی کے حقوق دیتی ہیں۔

لائسنس یا اندراج دکھانے کو کہیں اور جاری کرنے والے سے جانچیں: CPA کا لائسنس ریاست کے بورڈ آف اکاؤنٹنسی سے، اندراج شدہ ایجنٹ یا پروگرام کا شریک IRS کی گوشوارہ تیار کرنے والوں کی ڈائریکٹری سے۔ ڈائریکٹری میں نام نہ ہونا پوچھنے کی وجہ ہے، مسئلے کا ثبوت نہیں۔ اگر بک کیپر گوشوارے بھی تیار کرتا ہے تو پوچھیں کہ دستخط کون کرتا ہے: معاوضہ لینے والا گوشوارہ تیار کرنے والا ہر گوشوارے پر دستخط کرنے اور PTIN لکھنے کا پابند ہے، اور IRS انکار کو بڑی خطرے کی علامت کہتا ہے۔ اگر گوشوارہ کوئی اور تیار کرتا ہے تو پوچھیں کہ کیا بک کیپر اور وہ تیار کرنے والا ایک ہی فائل پر کام کریں گے، اور اگر گوشوارے سے کوئی فرق نکلے تو حسابات کون درست کرے گا۔

پوچھیں کہ IRS کے خط کا جواب یا آڈٹ میں حاضری کون دے گا۔ جس بک کیپر کی کوئی فہرست شدہ سند نہ ہو، اسے Form 8821 پر نامزد کیا جا سکتا ہے، جو اسے آپ کی درج کردہ ٹیکسوں اور سالوں کی معلومات دیکھنے اور وصول کرنے دیتا ہے، لیکن آپ کی طرف سے بولنے نہیں دیتا۔ Form 2848 پر صرف اہل نمائندہ نامزد ہو سکتا ہے۔ دیکھیں بک کیپر، اکاؤنٹنٹ یا CPA۔

کیا وہ پے رول اور سیلز ٹیکس سنبھالتے ہیں، اور ڈپازٹ چھوٹ جائے تو ذمہ دار کون ہے؟

اگر آپ آجر ہیں تو بک کیپر یا پے رول فراہم کنندہ ادائیگی کرے، پھر بھی ذمہ داری آپ پر رہتی ہے۔ IRS کہتا ہے کہ پے رول ٹیکس ڈپازٹ کی حتمی ذمہ داری آجر کی ہے، تیسرا فریق ادائیگی نہ کرے تو ٹیکس، جرمانے اور سود آجر پر واجب ہیں، اور بعض غیر ادا شدہ وفاقی ٹیکسوں کے لیے آجر کو ذاتی طور پر ذمہ دار ٹھہرایا جا سکتا ہے۔ Trust Fund Recovery Penalty (سیکشن 6672) ایسی ہی ایک ذمہ داری ہے: یہ کسی بھی ذمہ دار شخص پر لگ سکتی ہے جو کاٹا ہوا ٹیکس جان بوجھ کر ادا نہ کرے، اور IRS کے مطابق اس گروہ میں پے رول سروس فراہم کنندگان اور رقم پر اختیار رکھنے والے دوسرے لوگ شامل ہیں۔ ایک استثنا: ٹیکس قانون تصدیق شدہ پیشہ ور آجر تنظیم (CPEO) کو اس اجرت پر وفاقی ملازمت کے ٹیکسوں کے لیے آجر مانتا ہے جو وہ آپ کے ورک سائٹ ملازمین کی طرف سے جمع کراتی ہے، اس لیے پوچھیں کہ آیا پے رول فراہم کنندہ CPEO ہے، IRS کی تصدیق شدہ CPEO کی عوامی فہرست دیکھیں اور معاہدہ پڑھیں۔

ڈپازٹ میں تاخیر پر غیر ادا شدہ ڈپازٹ کا ⁦2%⁩ سے ⁦15%⁩ جرمانہ لگتا ہے، جو اس پر منحصر ہے کہ ڈپازٹ کتنے دن لیٹ ہے اور IRS نوٹس بھیج چکا ہے یا نہیں۔ یہ شرحیں جمع نہیں ہوتیں۔ ڈپازٹ چھوٹ جانے کے بعد کس پر کیا واجب ہے، اس کے لیے دیکھیں جب پے رول فراہم کنندہ نے آپ کے ٹیکس ادا نہ کیے۔

پے رول کے بارے میں پوچھیں:

• پے رول کون چلاتا ہے، اور ہر ڈپازٹ کون اور کس اکاؤنٹ سے جمع کراتا ہے؟
• کیا پے رول فراہم کنندہ CPEO ہے، یا عام فراہم کنندہ؟
• کیا ڈپازٹ میرے آجر شناختی نمبر کے تحت جائیں گے، تاکہ میں اپنے PIN کے ساتھ IRS کے Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) میں اندراج کر کے ہر ڈپازٹ دیکھ سکوں؟ IRS کہتا ہے کہ ایسا کریں اور وقتاً فوقتاً جانچتے رہیں، اور یہ کہ اندراج سے 16 ماہ کی ادائیگی کی تاریخ آن لائن ملتی ہے۔ CPEO اپنے نمبر کے تحت ڈپازٹ کرتی ہے اور اس کے صارفین EFTPS میں وہ ڈپازٹ نہیں دیکھ سکتے، اس لیے CPEO سے ہر ڈپازٹ کا ثبوت مانگیں۔
• ڈپازٹ یا فائلنگ ناکام ہونے کے دن آپ مجھے کیسے بتائیں گے؟
• Forms 941، 940، ⁦W-2⁩ اور ⁦1099-NEC⁩، اور ریاستی پے رول گوشوارے کون جمع کراتا ہے؟
• IRS کے پاس کس کا پتہ درج ہے؟ IRS زور دے کر مشورہ دیتا ہے کہ یہ آپ کا اپنا رہے، کیونکہ نوٹس اسی پتے پر جاتے ہیں۔

سیلز ٹیکس کے بارے میں پوچھیں:

• آپ کن ریاستوں میں گوشوارے جمع کراتے ہیں، اور نئی ریاست میں رجسٹریشن کب لازم ہے، یہ کون طے کرتا ہے؟
• ہر ریاستی اکاؤنٹ میں سائن ان کون کرتا ہے، ادائیگی کون کرتا ہے، اور ریاست کے نوٹس کس کو ملتے ہیں؟

سیلز ٹیکس ریاست بہ ریاست طے ہوتا ہے۔ دیکھیں سیلز ٹیکس گوشوارے جمع کرانا۔

وہ کون سا سافٹ ویئر استعمال کریں گے، اور کیا فائل اور ڈیٹا میرے نام پر رہیں گے؟

کاروبار کے نام پر سافٹ ویئر اکاؤنٹ، جس میں آپ مرکزی ایڈمنسٹریٹر اور بک کیپر ایک صارف ہو، کام ختم ہونے پر بھی حسابات کو آپ کی پہنچ میں رکھتا ہے۔ IRS کہتا ہے کہ جب حسابات اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر میں رکھے ہوں تو چھوٹے کاروبار اور خود روزگار افراد کے آڈٹس میں معائنہ کار ابتدا میں حسابات کی بیک اپ فائل مانگتے ہیں، ایڈمنسٹریٹر کے یوزر نیم اور پاس ورڈ کے ساتھ۔ وہ ایسے زیادہ تر آڈٹس میں مانگنے کی توقع رکھتا ہے، اور محدود آڈٹ کے لیے اسے فائل کی ضرورت نہ بھی ہو۔ ٹیکس دہندہ روزمرہ کا پاس ورڈ دینے کے بجائے بیک اپ کے لیے عارضی ایڈمنسٹریٹر پاس ورڈ بنا سکتا ہے۔ آڈٹ کے لیے دوبارہ بنائی گئی فائل اس درخواست کو پورا نہیں کرتی، اور حسابات اور ریکارڈ کی ذمہ داری ٹیکس دہندہ ہی پر رہتی ہے۔

پوچھیں:

• کون سا سافٹ ویئر، اس کی ادائیگی کون کرتا ہے، اور اکاؤنٹ کس کے نام پر ہے؟
• کیا میں مرکزی ایڈمنسٹریٹر ہوں گا اور بک کیپر الگ صارف؟
• کیا میں جب چاہوں اور ہر سال کے اختتام پر فائل کا مکمل بیک اپ برآمد کر سکتا ہوں؟
• اگر آپ اپنا نظام استعمال کرتے ہیں تو الگ ہونے پر مجھے کیا ملے گا، اور کس فارمیٹ میں؟
• کام ختم ہونے کے بعد آپ میرے ریکارڈ کتنی دیر رکھتے ہیں؟

جس بک کیپر کے پاس واحد ایڈمنسٹریٹر لاگ ان ہو، یا جو رپورٹیں دے مگر فائل کبھی نہ دے، ہو سکتا ہے وہ آپ کو معائنہ کار کو جواب دینے کے قابل نہ رہنے دے۔ دیکھیں بک کیپر کو اپنے اکاؤنٹس تک رسائی دینا۔

انہیں کس رسائی کی ضرورت ہے، اور کیا اسے اس طرح محدود کیا جا سکتا ہے کہ کوئی رقم منتقل نہ کر سکے؟

بک کیپر کو اپنا لاگ ان چاہیے، اتنی کم سے کم رسائی کے ساتھ جتنی میں کام ہو جائے۔ بہت سے مالکان بینک کی ایڈمنسٹریشن، ادائیگیاں جاری کرنا اور پے رول ٹیکس کا اندراج اپنے پاس یا کسی دوسرے شخص کے پاس رکھتے ہیں۔ Publication 4557 کہتی ہے کہ رسائی محدود کریں صرف ان لوگوں تک جنہیں اس کی ضرورت ہے، اور آڈٹ ٹریل رکھیں جو لکھے کہ کس نے کیا، کب، اور کیا بدلا۔ IRS اس بات کو بھی انتباہی علامت گنتا ہے کہ تیار کرنے والا کلائنٹ کا ریفنڈ اپنے اکاؤنٹ میں موڑ دے۔

پوچھیں:

• آپ کو بینک کا کون سا کردار چاہیے، اور کیا کوئی ایسا کردار ہے جو اکاؤنٹس دیکھ سکے مگر ادائیگی نہ کر سکے، payee شامل نہ کر سکے یا حد نہ بدل سکے؟
• ادائیگیوں کی منظوری اور اجرا کون کرتا ہے؟
• کیا آپ اپنا لاگ ان استعمال کریں گے، میرا کبھی نہیں؟

یہاں حوالہ دیے گئے IRS صفحات بینک کے کرداروں کی وضاحت نہیں کرتے، جو ہر بینک میں مختلف ہوتے ہیں، اس لیے بینک سے پوچھیں اور جواب تحریری طور پر لیں۔ طریقہ بک کیپر کو اپنے اکاؤنٹس تک رسائی دینا میں ہے۔

فیس کیسے طے ہوتی ہے، اور اضافی کیا ہے؟

پوچھیں کہ فیس کس بنیاد پر ہے اور کیا چیز اسے بڑھاتی ہے، کیونکہ قیمتوں کا موازنہ تبھی ہو سکتا ہے جب کام ایک جیسا ہو۔ یہاں حوالہ دیے گئے سرکاری ذرائع میں سے کوئی بھی بک کیپنگ کی فیس مقرر نہیں کرتا، اس لیے خدمات کے معاہدے کی شرائط فیصلہ کرتی ہیں۔ دیکھیں بک کیپر ماہانہ کتنے میں پڑتا ہے۔

پوچھیں:

• کیا فیس مقررہ ہے یا فی گھنٹہ، اور وہ کتنی مقدار فرض کرتی ہے: لین دین، اکاؤنٹس، ادارے؟
• اوپر سے کیا بل ہوتا ہے: پے رول کے رن، ٹھیکیداروں کے فارم، ریاست بہ ریاست سیلز ٹیکس گوشوارے، پچھلے مہینوں کی تکمیل، سال کے اختتام کا کام، دوبارہ کام؟
• مقدار بڑھنے پر فیس کا کیا ہوتا ہے، اور قیمت بدلنے سے پہلے کتنا نوٹس ملتا ہے؟
• کیا کوئی رقم پیشگی دی جاتی ہے، اور مجھے رسید کیسے ملے گی؟

IRS رسید کے بغیر صرف نقد ادائیگی اور ریفنڈ کے حصے کی بنیاد پر فیس کو برے تیار کرنے والے کی علامات میں گنتا ہے، اور نہ کی گئی خدمات کا معاوضہ لینا بدسلوکی میں گنتا ہے۔ تحریری شرائط کے لیے دیکھیں خدمات کے معاہدے کی رہنمائی۔

وہ میرے ڈیٹا کی حفاظت کیسے کرتے ہیں، اور الگ ہونے پر کیا ہوتا ہے؟

کچھ بھی بھیجنے سے پہلے ان کی سیکیورٹی کے طریقے پوچھیں، اور دستخط سے پہلے خروج کی شرائط۔ Publication 4557 کہتی ہے کہ ٹیکس پیشہ ور FTC Safeguards Rule کے تحت کلائنٹ کا ڈیٹا محفوظ رکھنے کے پابند ہیں، جو تحریری معلوماتی سیکیورٹی منصوبہ مانگتا ہے، اور وہ بنیادی اقدامات بھی بتاتی ہے۔ IRS کا صفحہ یہ نہیں بتاتا کہ یہ قاعدہ ایسے بک کیپر پر بھی لاگو ہوتا ہے جو گوشوارے تیار نہیں کرتا یا نہیں، لیکن سوالات پھر بھی مناسب ہیں۔

ڈیٹا کے بارے میں پوچھیں:

• کیا تحریری سیکیورٹی منصوبہ ہے، اور اس کا ذمہ دار کون ہے؟
• کیا میرے ڈیٹا تک پہنچنے والے ہر شخص کے لیے دوسرا لاگ ان مرحلہ لازم ہے؟
• آپ دستاویزات کیسے وصول اور ارسال کرتے ہیں: محفوظ پورٹل یا خفیہ کردہ منتقلی، سادہ ای میل نہیں؟
• کیا فائلیں خفیہ کردہ (encrypted) اور بیک اپ شدہ ہیں؟
• اگر میرا ڈیٹا افشا ہو جائے تو کیا آپ مجھے بتائیں گے؟

الگ ہونے کے بارے میں پوچھیں:

• الگ ہونے پر مجھے کیا ملے گا: مکمل فائل، معاون دستاویزات اور کھلی چیزوں کی فہرست، اور کتنی جلدی؟
• کیا آپ ہر لاگ ان ہٹا دیں گے اور IRS کی ہر اجازت سے دستبردار ہو جائیں گے؟ Publication 4557 پیشہ وروں سے کہتی ہے کہ جو لوگ اب کلائنٹ نہیں رہے ان کی اجازتیں واپس لیں، اور Form 8821 اور Form 2848 کی ہدایات بتاتی ہیں کہ ایسی اجازت خود کیسے منسوخ کریں۔
• آپ کی نقول کب تلف کی جاتی ہیں؟

اپنی نقل خود رکھیں: IRS آجروں سے کہتا ہے کہ ملازمت کے ٹیکس کے ریکارڈ ٹیکس واجب الادا ہونے یا ادا ہونے کے بعد، جو بھی بعد میں ہو، کم از کم چار سال رکھیں، اور دوسرے ریکارڈ اتنی دیر جتنی دیر گوشوارے پر آمدنی یا کٹوتیاں ثابت کرنے کے لیے ان کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ IRS کلائنٹ کے اصل ریکارڈ واپس نہ کرنے کو بھی تیار کرنے والے کی بدسلوکی میں گنتا ہے۔ حوالگی کے لیے دیکھیں اپنا بک کیپر بدلنا۔

حوالے کس سے مانگوں، اور کون سی خطرے کی علامات کا مطلب انکار ہے؟

اپنے جیسے کاروبار والے دو یا تین موجودہ کلائنٹس کے نام مانگیں، اور ہر ایک سے پوچھیں کہ رپورٹیں وقت پر آئیں یا نہیں، کوئی ڈپازٹ یا فائلنگ کبھی چھوٹی یا نہیں، جوابات کے لیے پیچھا کرنا پڑا یا نہیں، اور حوالگی کیسی رہی۔ یہاں حوالہ دیے گئے سرکاری ذرائع میں سے کوئی بھی حوالے کے سوالات نہیں دیتا۔ نیچے کی خطرے کی علامات اوپر کے خطرات سے اور ان باتوں سے آئی ہیں جنہیں IRS تیار کرنے والوں کی بدسلوکی میں گنتا ہے۔ جو بک کیپر گوشوارے تیار کرتا ہے یا پے رول چلاتا ہے وہ ان فہرستوں کے تحت آتا ہے، اور جو نہیں کرتا اس کے لیے بھی یہی رویے جانچنا مناسب ہے۔

مثال

یہ مثالیں صرف وضاحت کے لیے ہیں۔ رقمیں امریکی ڈالر میں ہیں۔

ایک آن لائن اسٹور کے لیے تین قیمتیں

فینکس کی ایک ای کامرس LLC کو تین قیمتیں ملتی ہیں۔ مالک ہر بک کیپر سے وہی سوال پوچھتا ہے: کون سے اکاؤنٹس کے حسابات ملائے جاتے ہیں، کن ریاستوں میں گوشوارے جمع ہوتے ہیں، پے رول ڈپازٹ کون چلاتا ہے، اور اضافی کیا بل ہوتا ہے۔

جوابات تین مختلف کام دکھاتے ہیں، اس لیے جب تک دائرہ کار ایک جیسا نہ ہو، قیمتوں کا موازنہ نہیں ہو سکتا۔

پے رول ڈپازٹ کی ذمہ داری کس کی ہے

ایک ریستوراں کی مالکہ پوچھتی ہے کہ پے رول ڈپازٹ کون چلاتا ہے۔ فراہم کنندہ، جو ایک عام پے رول کمپنی ہے اور اس کے آجر شناختی نمبر کے تحت ڈپازٹ کرتی ہے، کہتا ہے کہ ذمہ داری مالکہ پر رہتی ہے۔ وہ اپنے PIN کے ساتھ EFTPS میں اندراج کرتی ہے اور ہر سہ ماہی میں وہاں نظر آنے والے ڈپازٹ پے رول رپورٹوں سے ملاتی ہے۔ ایک بار بھی ڈپازٹ غائب ہو تو یہ وہی خطرے کی علامت ہے جو IRS بتاتا ہے، اس لیے وہ فوراً فراہم کنندہ سے پوچھتی ہے۔

مکمل بینک رسائی اور مقررہ فیس

ایک فری لانسر کو ماہانہ ⁦US$150⁩ کی فیس پر مکمل بینک رسائی کی پیشکش کی جاتی ہے۔ وہ پہلے صرف دیکھنے کی رسائی اور تحریری دائرہ کار مانگتی ہے۔ بینک میں صرف دیکھنے کا کردار نہیں ہے، اس لیے وہ ہر ماہ اسٹیٹمنٹس بھیجتی ہے، ادائیگی کا لاگ ان خود رکھتی ہے، اور دائرہ کار اور خروج کی شرائط لکھے جانے کے بعد ہی دستخط کرتی ہے۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• آپ بک کیپرز کی فہرست بنا رہے ہیں، اکثر پہلے خراب تجربے کے بعد: دستخط سے پہلے دائرہ کار، حساب بند کرنے کا وقت، رسائی اور خروج کی شرائط تحریری طور پر طے کریں۔ آپ کو صرف بک کیپر چاہیے یا ایسا جو آپ کے گوشوارے جمع کرانے والے CPA سے جڑا ہو، یہ پے رول، سیلز ٹیکس، آپ کے ادارے کی قسم اور گوشوارے کی ضرورت پر منحصر ہے۔ حساب کتاب میں مدد کے ساتھ بات کریں۔
• حسابات پیچھے ہیں، یا پچھلا بک کیپر بے ترتیبی چھوڑ گیا: دیکھیں تاخیر شدہ حسابات مکمل کرنا، اور گوشوارہ ان پر منحصر ہونے سے پہلے حساب کتاب میں مدد لیں۔ نئے بک کیپر سے پوچھیں کہ وہ فائل کیسے سنبھالے گا۔
• کوئی پے رول ڈپازٹ چھوٹ گیا، یا IRS یا ریاست کا نوٹس آیا: دیکھیں پے رول ٹیکس میں تاخیر اور آپ کے کاروبار کو IRS کا نوٹس۔ جرمانے اور ذاتی ذمہ داری حقائق پر منحصر ہیں، اس لیے متاثرہ مہینوں کا جائزہ حساب کتاب میں مدد کے ساتھ کروائیں۔
• انہی حسابات سے شراکت داری، کارپوریشن یا کئی اداروں کے گوشوارے جمع ہوں گے: دیکھیں بک کیپر، اکاؤنٹنٹ یا CPA اور گوشوارے سے جڑی حساب کتاب میں مدد کے بارے میں پوچھیں۔
• کوئی مالک، بینک اکاؤنٹ یا گاہک امریکہ سے باہر ہے: پوچھیں کہ کیا بک کیپر نے غیر ملکی ملکیت یا دو ملکوں والے کاروباروں کے حسابات رکھے ہیں، اور دیکھیں امریکی حسابات میں غیر ملکی کرنسی کے اکاؤنٹس اور سرحد پار ٹیکس میں مدد۔
• آپ آن لائن پیکیج، CPA فرم، مقامی یا دور سے کام کرنے والے بک کیپر کا موازنہ کر رہے ہیں، یا آپ اسٹارٹ اپ ہیں: دیکھیں آن لائن بک کیپنگ سروس یا CPA فرم، مقامی یا آن لائن بک کیپر اور اسٹارٹ اپ کے لیے اکاؤنٹنٹ کا انتخاب۔
• آپ کے پاس پہلے سے بک کیپر ہے، یا یقین نہیں کہ ضرورت ہے: دیکھیں اپنے بک کیپر کے کام کی جانچ، اپنا بک کیپر بدلنا اور اپنے حسابات خود رکھیں یا بک کیپر رکھیں۔ اگر جواب پے رول، سیلز ٹیکس یا ان حسابات سے بننے والے گوشوارے پر منحصر ہو تو حساب کتاب میں مدد کے ساتھ بات کریں۔