پے رول کمپنی نے ٹیکس جمع نہیں کرایا: IRS نوٹس، کیا کریں

پے رول کمپنی نے ڈپازٹ نہ کرائے ہوں تو پے رول ٹیکس کا ذمہ دار کون ہے؟

آؤٹ سورس کیے گئے تقریباً ہر انتظام میں آجر ذمہ دار ہے۔ IRS ٹیکس، جرمانوں اور سود کا بل اس کاروبار کو بھیجتا ہے جس کے نام پر پے رول اکاؤنٹ ہے، چاہے رقم ایسی کمپنی کے پاس گئی ہو جس نے آگے جمع نہیں کرائی (IRS: پے رول کے فرائض آؤٹ سورس کرنا)۔ پے رول سروس فراہم کنندہ یا رپورٹنگ ایجنٹ آجر کے ملازمت کے ٹیکسوں کے لیے آجر کے طور پر یا آجر کے ایجنٹ کے طور پر ذمہ دار نہیں ہوتا (Publication 15، سیکشن 16)۔ صرف certified professional employer organization (CPEO) عموماً یہ ذمہ داری اپنے ورک سائٹ ملازمین کے لیے سنبھالتی ہے؛ نیچے دیکھیں۔

معاملہ سادہ نہیں ہے جب:

• ایک سے زیادہ سہ ماہیاں شامل ہوں، یا آپ نہ بتا سکیں کہ کن سہ ماہیوں کے ڈپازٹ ہوئے؛
• فراہم کنندہ (پے رول کمپنی، سروس یا سافٹ ویئر) نے سہ ماہی گوشوارے بھی چھوڑ دیے، بند ہو گیا، یا جواب دینا چھوڑ دیا؛
• فراہم کنندہ نے صرف پے رول کا حساب لگایا اور ادائیگیاں آپ پر چھوڑ دیں، یا آپ کے حساب کتاب میں ٹیکس ادا شدہ ہے جبکہ IRS اکاؤنٹ میں رقم واجب الادا ہے؛
• IRS کے خط ایسے پتے پر گئے جو آپ نہیں دیکھتے؛
• غیر ادا شدہ رقم میں ملازمین سے کاٹا گیا ٹیکس شامل ہے، جو افراد تک پہنچ سکتا ہے۔

IRS کو فون کرنے سے پہلے یہ جمع کریں: ہر پے رول ٹیکس کی کٹوتی دکھانے والی بینک اسٹیٹمنٹس، EFT ٹریس نمبر والی ادائیگی کی تصدیقات، فراہم کنندہ کی ٹیکس رپورٹس اور سروس کا معاہدہ (جب تک رسائی ہے ڈاؤن لوڈ کر لیں)، آپ کی IRS ادائیگیوں کی تاریخ اور ٹرانسکرپٹس، اور ہر IRS نوٹس اس کی تاریخ کے ساتھ۔ یہ صفحہ صرف امریکہ کے وفاقی پے رول ٹیکس کے بارے میں ہے۔ ریاستی پے رول اور بے روزگاری کے اکاؤنٹس میں بھی یہی خلا ہو سکتا ہے؛ پے رول ٹیکس میں پیچھے رہ جانا دیکھیں۔

IRS بل یا نوٹس بھیجے تو سب سے پہلے کیا کروں؟

IRS سے رابطہ کریں اور بتائیں کہ پے رول کمپنی شامل ہے؛ فراہم کنندہ کا انتظار نہ کریں۔ IRS آجروں سے کہتا ہے کہ بل پر دیے گئے نمبر پر فون کریں، بھیجنے والے دفتر کو لکھیں، یا ⁦800-829-4933⁩ پر کال کریں (IRS: پے رول کے فرائض آؤٹ سورس کرنا)۔ اسی ترتیب سے:

1. نوٹس پر جواب کی تاریخ نوٹ کریں۔ نوٹس کا مطلب جاننے کے لیے آپ کے کاروبار کو IRS کا نوٹس دیکھیں۔
2. IRS سے اکاؤنٹ سہ ماہی کے حساب سے مانگیں: جمع شدہ گوشوارے، درج شدہ ادائیگیاں، لگائے گئے جرمانے۔ ایک نمائندہ Form 8821 کے ذریعے آپ کا اکاؤنٹ دیکھ سکتا ہے، یا Form 2848 کے ذریعے آپ کی طرف سے بات اور کارروائی کر سکتا ہے۔
3. ادائیگی کے ریکارڈ ملانے کے بعد جو ٹیکس غیر ادا شدہ ثابت ہو وہ ادا کریں۔ اگر ادائیگی کی تصدیق دکھائے کہ IRS کو رقم بھیجی گئی تھی جو سہ ماہی میں نظر نہیں آتی، تو تصدیق یا EFT ٹریس نمبر کے ساتھ IRS سے رابطہ کریں تاکہ رقم تلاش ہو اور درست جگہ لگائی جائے (Publication 15)۔ باقی رقم اپنے اکاؤنٹ سے ادا کریں۔ ادائیگی سے اس رقم پر مزید جرمانے اور سود رک جاتے ہیں (IRS: ڈپازٹ نہ کرانے کا جرمانہ)، اور جو رقم پہلے نوٹس کے 10 دن بعد بھی غیر ادا رہے وہ ⁦15%⁩ کی ڈپازٹ جرمانے کی شرح پر چلی جاتی ہے۔
4. IRS کے پاس اپنا پتہ ہی رکھیں۔ IRS خبردار کرتا ہے کہ اسے فراہم کنندہ کے پتے پر کرنے سے آپ ٹیکس کے معاملات سے بے خبر رہ سکتے ہیں۔
5. اگر کاٹا گیا ٹیکس اب بھی غیر ادا ہے تو نیچے ذاتی ذمہ داری کا حصہ دیکھیں، جس میں بتایا گیا ہے کہ جب دوسرے قرض خواہوں کو پہلے ادائیگی ہو تو IRS کیا دیکھتا ہے۔

میں کیسے ثابت کروں کہ فراہم کنندہ نے کیا جمع کرایا اور کیا نہیں؟

پہلے انتظام کی تصدیق کریں۔ پے رول سروس فراہم کنندہ یا رپورٹنگ ایجنٹ آپ کے آجر شناختی نمبر (EIN) کے تحت گوشوارے جمع کراتا اور ڈپازٹ کرتا ہے۔ منظور شدہ section 3504 ایجنٹ یا CPEO اپنے نمبر کے تحت مجموعی گوشوارے اور ڈپازٹ کرتا ہے، اس لیے صرف آپ کے نمبر کے تحت گوشوارے یا ڈپازٹ کا نہ ملنا ناکامی ثابت نہیں کرتا۔ اس کی تصدیقات حاصل کریں، اور دوبارہ گوشوارہ جمع کرانے سے پہلے IRS سے پوچھیں کہ آپ کا اکاؤنٹ انہیں کیسے شمار کرتا ہے (IRS: تیسرے فریق کے انتظامات کا چارٹ؛ IRS: CPEO کے گاہک)۔

پھر ہر سہ ماہی کے لیے تین ریکارڈ ملائیں: آپ کے بینک سے کیا نکلا، IRS کو کیا ملا، اور IRS نے آپ کے اکاؤنٹ میں کیا درج کیا۔

EFTPS آن لائن ایک سال سے زیادہ کی ادائیگیوں کی تاریخ رکھتا ہے؛ پرانی ادائیگیوں کے لیے اکاؤنٹ ٹرانسکرپٹ دیکھیں۔ اگر فراہم کنندہ نے آپ کو رجسٹر کرایا تھا تو آپ کے پاس ڈپازٹ دیکھنے کے لیے Inquiry PIN ہوتا ہے؛ اسے فعال کریں (Publication 15)۔ کاروباری ٹیکس اکاؤنٹ میں IRS کے نوٹس بھی نظر آتے ہیں؛ جو LLC انفرادی کاروبار کے طور پر گوشوارہ جمع کراتی ہے وہ ابھی اسے استعمال نہیں کر سکتی اور EFTPS اور IRS کے خطوط پر انحصار کرتی ہے (IRS: کاروباری ٹیکس اکاؤنٹ)۔

ہر سہ ماہی کے لیے ایک قطار بنائیں: پے رول رپورٹس میں دکھایا گیا ٹیکس، آپ کے بینک سے کاٹی گئی رقم، IRS نے کتنی رقم اور کس تاریخ کو کریڈٹ کی، اور گوشوارہ جمع ہوا یا نہیں۔ پہلے اور تیسرے خانے میں فرق غیر ادا شدہ ٹیکس کی نشاندہی کرتا ہے، اور تیسرے خانے کی تاریخیں جرمانوں کا تعین کرتی ہیں۔

کیا فراہم کنندہ نے سہ ماہی گوشوارے چھوڑے، یا صرف ڈپازٹ؟

دونوں جانچیں؛ یہ الگ ناکامیاں ہیں جن کے جرمانے الگ ہیں۔ اکاؤنٹ ٹرانسکرپٹ دکھاتا ہے کہ ہر سہ ماہی کے لیے Form 941 درج ہوا یا نہیں اور اس کے مقابل کون سی ادائیگیاں درج ہوئیں۔

ڈپازٹ نہ کرانے کی شرح اس پر منحصر ہے کہ رقم IRS تک کتنی دیر سے پہنچی۔ شرحیں آپس میں جمع نہیں ہوتیں۔

دیر سے گوشوارہ جمع کرانے اور دیر سے ادائیگی کی شرحیں Publication 15 سے ہیں۔ جس مہینے دونوں لاگو ہوں، دیر سے گوشوارہ جمع کرانے کا جرمانہ دیر سے ادائیگی کے جرمانے کے برابر کم ہو جاتا ہے۔ levy کے ارادے کے نوٹس کے 10 دن بعد، یا فوری ادائیگی کی مانگ پر اس سے بھی پہلے، دیر سے ادائیگی کی شرح بڑھ کر ماہانہ ⁦1%⁩ ہو جاتی ہے (⁦26 U.S.C. 6651(d)⁩)۔ ادائیگی تک ٹیکس اور جرمانوں پر سود بھی چلتا رہتا ہے۔

تیسری ناکامی وہ نوٹس ہیں جو آپ تک پہنچے ہی نہیں۔ IRS اپنے پاس درج پتے پر لکھتا ہے؛ اگر وہ فراہم کنندہ کے پتے پر بدل دیا گیا تھا تو اسے Form 8822-B سے اپ ڈیٹ کریں (Publication 15)۔ سالانہ Form 940 اور Form W-2 بھی غائب ہو سکتے ہیں: پے رول ٹیکس میں پیچھے رہ جانا اور دیر سے ⁦W-2⁩ اور 1099 فارم دیکھیں۔

کیا فراہم کنندہ کی ناکامی کی وجہ سے IRS جرمانے ہٹا سکتا ہے؟

کبھی کبھی، لیکن عموماً صرف فراہم کنندہ کی ناکامی وجہ نہیں بنتی۔ IRS کہتا ہے کہ ٹیکس پیشہ ور پر انحصار عموماً درست وجہ نہیں ہے، اور اس کا اندرونی دستور (IRS عملے کے لیے رہنمائی، قانون نہیں) کہتا ہے کہ ڈپازٹ کرنے کا فرض کسی اور کو سونپا نہیں جا سکتا (IRS: معقول وجہ؛ IRS manual، 20.1.1)۔ دستور یہ بھی کہتا ہے کہ پے رول پروسیسر کی تاخیر پر رعایت دستیاب نہیں، یہ پروسیسر اور اس کے گاہک کے درمیان معاہدے کا معاملہ ہے (IRS manual، 20.1.4)۔

تین راستے باقی ہیں:

پہلے دونوں راستے آپ کے اکاؤنٹ کی تاریخ دیکھتے ہیں، یہ نہیں کہ ناکامی کس کی وجہ سے ہوئی۔ ان کے لیے ضروری ہے:

• پچھلے 3 سال (12 سہ ماہیاں) میں سے ہر ایک کے لیے وہی گوشوارہ وقت پر جمع ہوا ہو، سوائے اس کے کہ IRS ریکارڈ کسی مدت کے لیے جمع کرانے کی ضرورت نہ دکھائیں؛ IRS کا آپ کے لیے تیار کردہ گوشوارہ شمار نہیں ہوتا؛
• ان برسوں میں کوئی جرمانہ نہ لگا ہو، یا بعد میں معقول وجہ یا IRS کی غلطی پر ہٹا دیا گیا ہو؛
• ملازمت کے ٹیکس کے گوشواروں کے لیے، اس مدت میں ڈپازٹ جرمانے کی چار سے کم معافیاں ہوئی ہوں، اور جرمانہ EFTPS سے بچنے کی وجہ سے نہ لگا ہو۔

خودکار رعایت کے لیے اصل گوشوارہ اپنی آخری تاریخ کے 3 سال کے اندر جمع ہونا بھی ضروری ہے (IRS: انتظامی جرمانے میں رعایت؛ IRS کی طریقہ کار کی تازہ کاری)۔ جس سہ ماہی کو اس طرح رعایت مل چکی ہو وہ بعد میں صاف سہ ماہی شمار نہیں ہوتی، اس لیے عموماً چھوٹی ہوئی سہ ماہیوں کے سلسلے میں یہ ایک سہ ماہی تک پہنچتی ہے۔ مانگنے کا طریقہ: پے رول ٹیکس میں پیچھے رہ جانا دیکھیں۔

معقول وجہ حقائق پر منحصر ہے: کاروباری معاملات میں عام احتیاط اور سمجھداری، تعمیل کی تاریخ، مسئلہ کتنی جلدی ٹھیک کیا، اور کیا وجہ آپ کے قابو سے باہر تھی (IRS manual، 20.1.1)۔ مفید حقائق: رقم آپ کے بینک سے کب نکلی، آپ نے فراہم کنندہ کی نگرانی کیسے کی، آپ کو ناکامی کا پتہ کب چلا، اور اس کے بعد آپ نے کتنی جلدی ڈپازٹ یا گوشوارہ جمع کرایا۔ بیان میں ہر جرمانہ شدہ ڈپازٹ کا رقم اور تاریخ کے ساتھ ذکر ہونا چاہیے، ورنہ IRS سمجھتا ہے کہ کوئی درست وجہ نہیں دکھائی گئی۔ جہاں فراہم کنندہ نے رقم آپ کے اکاؤنٹ سے بروقت نکالی مگر دیر سے بھیجی، وہاں دستور واقعی جانچ کرنے والوں سے کہتا ہے کہ معقول وجہ کا جائزہ لیں (IRS manual، 20.1.4)۔ ان میں سے کوئی بھی رعایت کا وعدہ نہیں ہے۔

مانگنے کے لیے نوٹس، جرمانے اور اپنی وجوہات کے ساتھ نوٹس پر دیے گئے نمبر پر کال کریں۔ ہٹایا گیا جرمانہ اپنا سود بھی ساتھ لے جاتا ہے، مگر ٹیکس یا ٹیکس پر سود نہیں (IRS: معقول وجہ)۔ اگر آپ جرمانہ پہلے ہی ادا کر چکے ہیں تو Form 843 پر ریفنڈ کا دعویٰ عموماً گوشوارہ جمع کرانے کے 3 سال کے اندر یا ادائیگی کے 2 سال کے اندر جمع کرانا ہوتا ہے، جو بعد میں ہو (IRS: Form 843 کی ہدایات)۔

میں اکاؤنٹ کیسے درست کروں اور واجب الادا رقم کیسے ادا کروں؟

پہلے گوشوارے درست کریں اور ٹیکس ادا کریں، کیونکہ رعایت کی درخواست درست اکاؤنٹ پر قائم ہوتی ہے۔ ترتیب سے:

1. جو غائب ہے وہ جمع کرائیں۔ جس سہ ماہی کا Form 941 آپ کے نمبر کے تحت کبھی جمع نہیں ہوا وہ جمع کرائیں۔ جمع شدہ گوشوارے پر اجرت یا ٹیکس درست کرنے کے لیے Form 941-X استعمال کریں۔ اگر صرف واجب الادا ٹیکس کی تاریخیں یا رقوم (Part 2 یا Schedule B) غلط ہیں تو اس کے لیے Form 941-X جمع نہ کرائیں؛ ترمیم شدہ Schedule B ڈپازٹ جرمانہ کم کر سکتا ہے (IRS: Form 941-X کی ہدایات؛ IRS: Schedule B کی ہدایات)۔ اگر گوشوارہ درست ہے اور صرف ڈپازٹ غائب ہیں تو کچھ ترمیم نہیں ہوتی: ٹیکس ادا کر دیا جاتا ہے۔
2. اپنے اکاؤنٹ سے ادا کریں اپنے کاروباری ٹیکس اکاؤنٹ، EFTPS یا Direct Pay کے ذریعے، جو مفت ہیں (IRS: ملازمت کے ٹیکس جمع کرانا اور رپورٹ کرنا)۔ IRS عموماً ڈپازٹ کو پہلے سہ ماہی کی تازہ ترین واجب الادا رقم پر لگاتا ہے۔ ڈپازٹ جرمانے کے نوٹس کے بعد آپ نوٹس سے 90 دن کے اندر طے کر سکتے ہیں کہ ڈپازٹ کہاں لگیں (Publication 15)۔
3. اگر آپ سب ادا نہیں کر سکتے تو جتنا ہو سکے ادا کریں اور ادائیگی کے منصوبے کے لیے درخواست دیں؛ کاروباری ٹیکس قرض کے ادائیگی منصوبے دیکھیں۔ تحریری ہدایت کے بغیر جزوی ادائیگی عموماً پہلے آجر کے حصے میں جاتی ہے۔ رضاکارانہ ادائیگی کو، ادائیگی کے وقت اور نامزد مدتوں کے لیے، تحریری طور پر کاٹے گئے ٹیکس کے لیے مخصوص کیا جا سکتا ہے (IRM 5.7.4)۔
4. حساب کتاب کو IRS اکاؤنٹ سے ملائیں۔ فراہم کنندہ کی رپورٹس سے بنا حساب کتاب وہ ٹیکس ادا شدہ دکھا سکتا ہے جو IRS کو کبھی ملا ہی نہیں۔ پے رول ٹیکس کی واجب الادا رقم سہ ماہی کے حساب سے ملائیں؛ پے رول کی واجب الادا رقوم جو صاف نہیں ہوتیں اور پے رول جرنل اندراجات دیکھیں۔
5. اوپر کے مطابق جرمانے میں رعایت مانگیں۔

کیا میں پے رول کمپنی کی شکایت کر سکتا ہوں، اور IRS شکایت کا کیا کرتا ہے؟

جی ہاں۔ Form 14157 جمع کرائیں، جو گوشوارہ تیار کرنے والے کی شکایت کا فارم ہے۔ اس میں Payroll Service Provider کی حیثیت اور Employment Taxes کی شکایت کا خانہ ہے، ایسے فراہم کنندہ کے لیے جس نے ملازمت کا ٹیکس پورا یا وقت پر جمع نہیں کرایا، یا گوشوارے درست یا وقت پر تیار نہیں کیے۔ سروس کا معاہدہ ساتھ لگائیں؛ اصل گوشوارے یا ادائیگیاں نہ بھیجیں۔ فارم کہتا ہے کہ IRS.gov/SubmitATip پر آن لائن جمع کرائیں، اور IRS کہتا ہے کہ فراہم کنندہ کی شکایات پر جلد کارروائی اور تفتیش ہوتی ہے (IRS: پے رول آؤٹ سورس کرنا اور تیسرے فریق ادائیگی کنندگان)۔

شکایت سے آپ کا اکاؤنٹ درست نہیں ہوتا۔ نوٹس کا جواب دیں یا ⁦800-829-4933⁩ پر کال کریں (IRS: گوشوارہ تیار کرنے والے کی بدسلوکی)۔ فراہم کنندہ سے رقم واپس لینا معاہدے کا معاملہ ہے، IRS کے دائرے سے باہر۔

کیا professional employer organization پے رول سروس سے مختلف ہے؟

جی ہاں۔ فرق یہ ہے کہ ذمہ دار کون ہے۔ certified professional employer organization (CPEO) معاہدے کے ذریعے آپ کے وفاقی ملازمت ٹیکس کے کچھ یا تمام فرائض سنبھالنے پر راضی ہوتی ہے، اور صرف مصدقہ ادارہ ہی ذمہ داری آپ سے ہٹاتا ہے، وہ بھی عموماً صرف اپنے ورک سائٹ ملازمین کے لیے (IRS: تیسرے فریق کے انتظامات کا چارٹ؛ IRS: CPEO کے گاہک)۔

جو professional employer organization IRS کی مصدقہ اداروں کی فہرست میں نہ ہو وہ CPEO کے قاعدے سے باہر ہے، اس لیے یہ نہ سمجھیں کہ وہ ذمہ داری اٹھاتی ہے (IRS: CPEO کے گاہک؛ ⁦26 U.S.C. 3511⁩)۔

کیا میں غیر ادا شدہ ٹیکس کا ذاتی طور پر ذمہ دار ہوں؟

یہ اس پر منحصر ہے کہ کاروبار کیسے منظم ہے اور رقم کس کے کنٹرول میں تھی۔ افراد تک دو طرح پہنچا جا سکتا ہے۔

آجر کے طور پر۔ انفرادی کاروبار کا مالک ملازمت کا ٹیکس ذاتی طور پر ادا کرتا ہے۔ ایک رکن والی LLC ملازمت کے ٹیکس کے لیے الگ ادارہ ہے، اس لیے LLC ذمہ دار ہے، مالک براہ راست نہیں۔ ریاستی قانون کے تحت عام شریک عموماً شراکت داری کے قرضوں کے ذمہ دار ہوتے ہیں، اور محدود ذمہ داری شراکت داری مختلف ہو سکتی ہے (IRS manual، 5.17.7؛ IRS: ایک رکن والی LLC)۔

Trust fund recovery penalty کے تحت۔ اگر IRS کاروبار سے غیر ادا شدہ کاٹا گیا ٹیکس فوراً وصول نہ کر سکے تو ذمہ دار شخص جو جان بوجھ کر اسے وصول یا ادا کرنے میں ناکام رہے، غیر ادا شدہ trust fund ٹیکس کا ⁦100%⁩ ادا کرنے کا پابند ہو سکتا ہے (⁦26 U.S.C. 6672⁩)، یعنی کاٹا گیا انکم ٹیکس اور ملازمین کے حصے کا سوشل سیکیورٹی اور Medicare ٹیکس۔ آجر کا اپنا حصہ اس میں شامل نہیں۔ IRS ذمہ دار ہو سکنے والوں میں پے رول کمپنی اور اس کے ذمہ دار افراد کو بھی گنتا ہے (IRS: ٹرسٹ فنڈ کی وصولی کا جرمانہ)۔ ذمہ دار کون شمار ہوتا ہے اور جان بوجھ کر کا کیا مطلب ہے، یہ trust fund recovery penalty میں ہے۔

جس مالک کو پتہ چلے کہ فراہم کنندہ نے ڈپازٹ نہیں کیا، اس کے لیے اہم یہ ہے کہ آگے کیا ہوتا ہے۔ جب کاروبار ٹیکس ادا نہ کر سکے اور دستیاب رقم دوسرے قرض خواہوں کو دی جائے تو یہ جان بوجھ کر کرنے کی علامت ہے، اور Notice 784 ٹیکس کی جگہ خالص تنخواہ دینے کو بھی اس میں شمار کرتا ہے (IRS: Notice 784)۔ IRS جرمانے کی تجویز خط کے ذریعے دیتا ہے۔ اپیل کے لیے آپ کے پاس خط کی تاریخ سے 60 دن ہیں، یا اگر خط امریکہ سے باہر کے پتے پر ہو تو 75 دن۔ تشخیص کے بعد وہ lien لگا سکتا ہے یا ذاتی اثاثوں پر levy کر سکتا ہے۔ اسے تشخیص کے لیے عموماً اگلے سال کی 15 اپریل سے 3 سال ملتے ہیں، یا گوشوارہ جمع ہونے کی تاریخ سے اگر وہ بعد میں ہو، اور جب تک کسی مدت کا گوشوارہ جمع نہ ہو کوئی وقت کی حد نہیں (IRM 5.7.3)۔

اب سے میں ڈپازٹ خود کیسے جانچوں؟

خود جانچیں؛ فراہم کنندہ کی رپورٹ پر بھروسہ نہ کریں۔

1. اپنے آجر شناختی نمبر (EIN) کے تحت EFTPS میں رجسٹر ہوں، یا اپنا کاروباری ٹیکس اکاؤنٹ استعمال کریں۔ اگر فراہم کنندہ نے آپ کو رجسٹر کرایا تھا تو Inquiry PIN فعال کریں۔
2. ہر پے رول کے بعد تصدیق کریں کہ ڈپازٹ کی آخری تاریخ تک درست رقم کی ادائیگی ہو گئی۔ IRS پہلی چھوٹی ہوئی یا دیر سے ادائیگی کو خطرے کی علامت کہتا ہے (IRS: پے رول کے فرائض آؤٹ سورس کرنا)۔
3. ہر Form 941 جمع ہونے سے پہلے اس کے ایڈجسٹمنٹس اور غیر قابل واپسی کریڈٹس کے بعد کل ٹیکس (لائن 12) کا موازنہ سہ ماہی کے کل ڈپازٹ (لائن 13) سے کریں، جن میں پچھلی سہ ماہی سے آگے لگائی گئی زائد ادائیگی شامل ہو سکتی ہے، اور اپنی IRS ادائیگیوں کی تاریخ سے بھی؛ دیکھیں کہ اس کی واجب الادا رقم کی تاریخیں (Part 2 یا Schedule B) آپ کی تنخواہ کی تاریخوں سے ملتی ہیں (IRS: Form 941 کی ہدایات؛ IRS: Schedule B کی ہدایات)۔
4. certified professional employer organization (CPEO) کے ساتھ ڈپازٹ CPEO کے نمبر کے تحت جاتے ہیں اور اس کے گاہک انہیں EFTPS میں نہیں دیکھ سکتے؛ CPEO سے ثبوت مانگیں (IRS: CPEO کے گاہک)۔

نئے فراہم کنندہ پر جاتے وقت پے رول فراہم کنندہ بدلنا دیکھیں۔

مثال

یہ مثالیں وضاحت کے لیے ہیں؛ رقوم امریکی ڈالر میں ہیں۔

دو سہ ماہیوں کی کٹوتی، کوئی ڈپازٹ نہیں

ایک ریسٹورنٹ LLC کی پے رول کمپنی نے ٹیکس کے لیے ہر سہ ماہی ⁦$9,000⁩ بینک اکاؤنٹ سے کاٹے مگر دو سہ ماہیوں میں کچھ ڈپازٹ نہیں کیا۔ IRS $18,000 اور جرمانوں کا بل بھیجتا ہے۔ بینک کی کٹوتیاں ثابت کرتی ہیں کہ رقم نکلی؛ صرف IRS اکاؤنٹ دکھاتا ہے کہ اس میں سے کچھ پہنچی یا نہیں، اور LLC جو بھی غیر ادا ہو اس کی ذمہ دار ہے۔ فرض کریں ہر سہ ماہی کے ⁦$9,000⁩ میں سے ⁦$6,000⁩ ملازمین سے کاٹے گئے تھے۔ اگر LLC ادا نہ کر سکے تو IRS اس شخص پر trust fund recovery penalty لگا سکتا ہے جسے وہ ذمہ دار اور جان بوجھ کر ناکام سمجھے؛ رقم کاٹے گئے حصے سے ناپی جاتی ہے، یعنی ⁦$12,000⁩۔ آجر کا حصہ، ⁦$6,000⁩، LLC ہی کے ذمے رہتا ہے۔

ختم ہو گئی سبسکرپشن

ایک چھوٹی فرم کی پے رول سبسکرپشن مارچ میں ختم ہو گئی، اور مالک کا خیال تھا کہ ٹیکس اب بھی جمع ہو رہے ہیں۔ دوسری سہ ماہی کا گوشوارہ اور ڈپازٹ کبھی نہیں ہوئے۔ فرم غائب گوشوارہ جمع کراتی ہے، ٹیکس اپنے اکاؤنٹ سے ڈپازٹ کرتی ہے، اور جرمانے میں رعایت مانگتی ہے۔ IRS عموماً کسی اور پر گوشوارہ جمع کرانے اور ڈپازٹ کرنے کے انحصار کو معقول وجہ نہیں مانتا، اس لیے رعایت فرم کے پچھلے تین سال کے ریکارڈ پر منحصر ہو سکتی ہے، اگر وہ انتظامی راستوں کے لیے اہل ہو بھی۔

20 دن دیر سے کیا گیا ڈپازٹ

⁦$6,000⁩ کا ڈپازٹ IRS تک 20 دن دیر سے پہنچتا ہے۔ یہ 15 دن سے زیادہ ہے، اس لیے ڈپازٹ نہ کرانے کا جرمانہ ⁦10%⁩ یعنی ⁦$600⁩ اور سود ہے۔ فرم فون پر رعایت مانگتی ہے، یا Form 843 پر تاریخوں کے ساتھ تحریری طور پر، اور وہ بینک اسٹیٹمنٹ لگاتی ہے جو دکھاتی ہے کہ رقم اس کے اکاؤنٹ سے کب نکلی۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• IRS نے آپ کو اس ٹیکس کا بل بھیجا جو فراہم کنندہ کو ادا کرنا تھا، آپ نہیں بتا سکتے کہ کن سہ ماہیوں کے ڈپازٹ ہوئے، یا ایک سے زیادہ سہ ماہیاں شامل ہیں: ہر سہ ماہی میں کیا ادا ہوا اور کیا واجب ہے، اور جرمانے میں رعایت مانگنی ہے یا نہیں اور کس بنیاد پر، یہ سب سہ ماہی بہ سہ ماہی دوبارہ بنائے گئے ریکارڈ پر منحصر ہے۔ حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔
• آپ کے حساب کتاب میں پے رول ٹیکس ادا شدہ ہے مگر IRS رقم واجب الادا دکھاتا ہے، یا فراہم کنندہ بند ہو گیا اور کوئی رپورٹ نہیں چھوڑی: ہر سہ ماہی بینک اسٹیٹمنٹس اور IRS ٹرانسکرپٹس سے دوبارہ بنانی ہوگی، فراہم کنندہ کی رپورٹس سے نہیں۔ حساب کتاب میں مدد اور پے رول کی واجب الادا رقوم جو صاف نہیں ہوتیں دیکھیں۔
• ریونیو آفیسر ملنا چاہتا ہے، یا IRS ذاتی جرمانے کی تجویز دے رہا ہے: trust fund recovery penalty دیکھیں۔
• واجب الادا رقم کاروبار کی ادائیگی کی استطاعت سے زیادہ ہے: کاروباری ٹیکس قرض کے ادائیگی منصوبے دیکھیں۔
• آپ نے ڈپازٹ یا گوشوارے فراہم کنندہ کے علاوہ دوسری وجوہات سے چھوڑے: پے رول ٹیکس میں پیچھے رہ جانا دیکھیں۔
• جرمانہ آپ کے اپنے بک کیپر یا اکاؤنٹنٹ کی وجہ سے لگا: بک کیپر کی غلطیاں اور جرمانے دیکھیں۔
• پے رول کا کوئی رن خود غلط تھا: پے رول کی غلطی درست کرنا دیکھیں۔