یہ کس کے لیے ہے
- وہ مالکان جو بک کیپر سے کام لیتے ہیں یا رکھنے والے ہیں، اور جاننا چاہتے ہیں کہ انہیں پھر بھی کیا فراہم کرنا ہوگا
- وہ شریک حیات یا شریک جو خاندانی کاروبار کا حساب کتاب رکھتا ہے اور اسے کسی اور کو سونپنا چاہتا ہے
- انفرادی کاروبار کے مالکان، شراکت داریاں اور کارپوریشنز، پے رول کے ساتھ یا اس کے بغیر
یہاں شامل نہیں
- بک کیپر ہر ماہ کیا دیتا ہے، اور اسے کیسے جانچیں
- رسیدوں کا نظام بنانا، گمشدہ رسیدیں، اور ریکارڈ کتنی دیر رکھیں
- کئی ماہ پیچھے رہ جانے والا حساب کتاب مکمل کرنا، اور ریاستی ٹیکس کا ریکارڈ
خرچوں کو زمرے میں رکھنا میرا کام ہے یا بک کیپر کا؟
خرچوں کو زمرے میں مالک رکھے یا بک کیپر، یہ تحریری کام کے دائرے سے طے ہوتا ہے، ٹیکس قانون سے نہیں۔ قانون کا تقاضا ہے کہ ایسا ریکارڈ ہو جو گوشوارے کی تائید کرے، اور چند صورتوں کے سوا کوئی خاص شکل مقرر نہیں کرتا۔ اس لیے آپ یا بک کیپر زمرے طے کر سکتے ہیں، بشرطیکہ حساب کتاب میں آمدنی اور اخراجات صاف نظر آئیں (Publication 583؛ IRS: ریکارڈ رکھنا)۔ جو چیز کوئی بک کیپر نہیں دے سکتا، وہ ہے جو صرف آپ کے پاس ہے: آپ نے ادائیگی کیوں کی، کس سے ملے، اور کوئی ڈپازٹ کس چیز کا تھا۔
ایک قابل عمل تقسیم یہ ہے: بینک اور کارڈ فیڈ میں جو نظر آئے اسے بک کیپر زمرے میں رکھے اور باقی کے بارے میں پوچھے؛ آپ جواب دیں، جو کچھ کم ہو وہ بھیجیں اور ریکارڈ سنبھال کر رکھیں۔ اسے لکھ لیں، ورنہ کام پھر آپ کی طرف لوٹ آتا ہے۔
معاملہ سادہ نہیں رہتا جب سوالات جمع ہوتے رہیں اور آپ اب بھی ہفتے کے آخر میں زمرے طے کرتے ہوں، جب حساب کتاب گوشوارے سے پیچھے ہو، جب پے رول یا ٹھیکیداروں کو ادائیگی ہو، جب ذاتی اور کاروباری رقم ایک ہی اکاؤنٹ میں ہو، یا جب کاروبار نقد رقم لیتا ہو۔ اگر پہلی دو باتیں آپ پر لاگو ہوتی ہیں تو تقسیم لکھ لیں، اور توقع رکھیں کہ پیچھے رہ جانے والے مہینوں کو پہلے مکمل کرنا پڑے گا۔ ہر صورت نیچے الگ بیان کی گئی ہے۔
پہلے یہ جمع کریں: ہر بینک اور کارڈ اکاؤنٹ کی اسٹیٹمنٹس (اگر بک کیپر خود ڈاؤن لوڈ نہ کر سکے)، غیر واضح خرچوں کی رسیدیں اور نوٹس، گاہکوں کی غیر ادا شدہ انوائسز اور فروخت کنندگان کے بلز، پے رول رپورٹس، امریکی ٹھیکیداروں کے W-9، قرض کی اسٹیٹمنٹس اور کھلے سوالات کے آپ کے جوابات۔
بک کیپر کو ہر ماہ مجھ سے کیا چاہیے؟
بک کیپر کو وہ چیزیں چاہییں جو فیڈ نہیں دکھا سکتی۔ انہیں ایک ہی بار میں بھیجیں، اسٹیٹمنٹس بند ہونے کے بعد، ایک ایک کر کے نہیں۔
| بھیجیں | صرف آپ ہی کیوں دے سکتے ہیں |
|---|---|
| ہر بینک اور کارڈ اکاؤنٹ کی اسٹیٹمنٹس، اگر بک کیپر خود ڈاؤن لوڈ نہ کر سکے | Publication 583 کہتا ہے کہ کاروباری اکاؤنٹ کو ہر ماہ ملائیں (حساب کتاب کو بینک اسٹیٹمنٹ سے لائن بہ لائن ملائیں)۔ فیڈ صرف لین دین کی فہرست دیتی ہے؛ حساب کتاب اسٹیٹمنٹ سے ملایا جاتا ہے، اور جو اکاؤنٹ جڑا ہی نہ ہو اس کی کوئی فیڈ نہیں ہوتی۔ |
| گاہکوں کی انوائسز اور فروخت کنندگان کے بلز جو حساب کتاب میں پہلے سے نہیں، بشمول غیر ادا شدہ | استحقاقی (accrual) طریقے میں آمدنی اور لاگت اس وقت شمار ہوتی ہے جب وہ کمائی یا واجب ہو، ادائیگی کے وقت نہیں (Publication 538)، اس لیے غیر ادا شدہ انوائس یا بل بینک میں کوئی لائن نہیں چھوڑتا۔ دیکھیں چھوٹے کاروبار کے لیے نقد یا استحقاقی طریقہ۔ |
| کھلے سوالات کے جوابات | اسٹیٹمنٹ میں وصول کنندہ، تاریخ اور رقم ہوتی ہے، مقصد نہیں۔ Publication 583 کہتا ہے کہ ڈپازٹ کا ماخذ بتائیں: کاروباری آمدنی، ذاتی رقم یا قرض۔ |
| رسیدیں، اور ان خرچوں کے لیے ایک سطر میں مقصد جنہیں اسٹیٹمنٹ واضح نہیں کرتی | اسٹیٹمنٹ نہیں بتاتی کہ کیا خریدا گیا یا کیوں۔ نیچے رسیدوں کا حصہ دیکھیں۔ |
| پے رول رپورٹس اور ڈپازٹ کی تصدیقات | آجر کو یہ ریکارڈ رکھنے ہوتے ہیں (Publication 15)۔ نیچے پے رول اور ٹھیکیداروں کا حصہ دیکھیں۔ |
| امریکی ٹھیکیداروں کے W-9، اور یہ کہ ہر ٹھیکیدار کو ادائیگی کیسے کی گئی | Form 1099 واجب ہے یا نہیں، یہ ادا کی گئی رقم اور ادائیگی کے طریقے پر منحصر ہے۔ نیچے پے رول اور ٹھیکیداروں کا حصہ دیکھیں، جس میں غیر ملکی ٹھیکیدار بھی شامل ہیں۔ |
| روزانہ سیلز کا خلاصہ، نقد یا کاؤنٹر کی فروخت کے لیے | IRS: کون سا ریکارڈ میں کیش رجسٹر ٹیپس اور ڈپازٹ کی معلومات کا ذکر ہے۔ بینک ڈپازٹ کل رقم دکھاتا ہے، اس کے پیچھے کی فروخت نہیں۔ |
| قرض کے معاہدے، آلات کی انوائسز، کلوزنگ اسٹیٹمنٹس | ڈپازٹ یا ادائیگی یہ نہیں بتاتی کہ وہ کس لیے تھی۔ Publication 583 کاروباری اثاثوں کے ریکارڈ کے طور پر خرید اور فروخت کی انوائسز اور غیر منقولہ جائیداد کی کلوزنگ اسٹیٹمنٹس گنواتا ہے۔ |
| نیا اکاؤنٹ، کارڈ، پیمنٹ ایپ، قرض یا نیا ملازم | جس اکاؤنٹ کا بک کیپر کو علم نہ ہو، وہ حساب کتاب میں خلا بن جاتا ہے۔ |
بک کیپر ہر ماہ آپ کو کیا واپس دیتا ہے، اس کے لیے دیکھیں ماہانہ بک کیپنگ سروس میں کیا شامل ہے۔
کیا بینک فیڈ جڑی ہو تو بھی مجھے رسیدیں چاہییں؟
اکثر ہاں: بینک یا کارڈ فیڈ نہیں دکھاتی کہ رقم سے کیا خریدا گیا، اس لیے جہاں اسٹیٹمنٹ یہ کھلا چھوڑے وہاں رسید یا نوٹ چاہیے۔ Publication 583 کہتا ہے کہ ادائیگی کا ثبوت اکیلا ٹیکس کٹوتی ثابت نہیں کرتا، اور کہتا ہے کہ کریڈٹ کارڈ کی سیلز سلپس اور انوائسز جیسی دستاویزات رکھیں تاکہ ثابت ہو کہ لاگت آپ پر آئی (Publication 583)۔ IRS کے مطابق تائیدی دستاویزات میں وصول کنندہ، ادا کی گئی رقم، ادائیگی کا ثبوت، تاریخ، اور چیز یا خدمت کی وضاحت ہونی چاہیے جو کاروباری خرچ ظاہر کرے (IRS: کون سا ریکارڈ)۔ فیڈ پہلی چار باتیں دیتی ہے، آخری نہیں۔
سفر، تحائف اور گاڑی کے اخراجات کے اضافی قواعد ہیں۔ رہائش کے لیے، اور ایسے کسی بھی دوسرے خرچ کے لیے جو $75 یا اس سے زیادہ ہو، رسید یا اس جیسا ثبوت عموماً ضروری ہے (جہاں رسید آسانی سے دستیاب نہ ہو وہاں ٹرانسپورٹیشن کی لاگت کو چھوٹ ہے)، اور عموماً کاروباری مقصد کا تحریری بیان بھی، جو خرچ کے وقت یا اس کے قریب لکھا گیا ہو۔ جو رقوم آپ اندازے یا تخمینے سے لکھیں وہ کٹوتی کے قابل نہیں (Publication 463)۔ عام کاروباری ریکارڈ پر IRS کے صفحات دوسرے اخراجات کے لیے ڈالر کی کوئی حد مقرر نہیں کرتے۔
| فیڈ میں خرچ | فیڈ کیا دکھاتی ہے | آپ سے پھر بھی کیا چاہیے |
|---|---|---|
| خوردہ دکان | دکان، تاریخ، رقم | رسید یا نوٹ جس میں لکھا ہو کہ کیا خریدا گیا اور کاروبار نے اسے کیسے استعمال کیا |
| ریستوراں | ریستوراں، تاریخ، رقم | رسید جس میں کھانا کھانے والوں کی تعداد لکھی ہو (Publication 463)؛ آپ کس سے ملے اور کیوں |
| گاڑی کے اخراجات، جیسے ایندھن | اسٹیشن، رقم | ہر کاروباری سفر کی تاریخ، منزل، مقصد اور میلوں کا لاگ، اور سال بھر کے کل میل (Publication 463، Table 5-1)۔ اصل اخراجات کی جگہ فی میل شرح استعمال کرنے پر بھی یہ لاگ چاہیے (26 CFR 1.274-5(j)(2))؛ اصل اخراجات کے لیے رسیدیں یا لاگت کا ریکارڈ بھی چاہیے۔ دیکھیں میل کے لاگ کے تقاضے۔ |
بک کیپر سے کہیں کہ کام کے دائرے میں وہ ڈالر کی حد لکھیں جس سے اوپر انہیں رسید چاہیے۔ سادہ نظام کے لیے دیکھیں خود روزگار افراد کے لیے ریکارڈ رکھنا؛ درست رسید میں کیا ہوتا ہے، اس کے لیے IRS کی رسید کے تقاضے؛ گم شدہ رسیدوں کے لیے گم شدہ رسیدیں۔
میرے بک کیپر کو کون سے اکاؤنٹس، کارڈ اور پیمنٹ ایپس دکھانی چاہییں؟
بک کیپر کو ہر وہ اکاؤنٹ دکھائی دینا چاہیے جس میں کاروباری رقم آتی یا جاتی ہے، بشمول کوئی بھی ذاتی اکاؤنٹ یا کارڈ جس سے کبھی کاروباری خرچ ادا ہوا ہو۔ Publication 583 کہتا ہے کہ ریکارڈ سے رقوم کے ماخذ کی شناخت ہونی چاہیے، جو کاروباری اور غیر کاروباری رقم کو الگ کرنے اور قابل ٹیکس اور ٹیکس سے مستثنیٰ آمدنی کو الگ کرنے کے لیے ضروری ہے (Publication 583)۔ جو اکاؤنٹ بک کیپر کو کبھی نظر نہ آئے، وہ غائب آمدنی یا غائب اخراجات بن جاتا ہے۔
- کاروباری چیکنگ اور سیونگز اکاؤنٹس، اور کاروباری کریڈٹ کارڈ۔
- کوئی بھی ذاتی اکاؤنٹ یا کارڈ جس میں کاروباری آمدنی آئی یا جس سے کاروباری خرچ ادا ہوا۔
- پیمنٹ ایپس، کارڈ پروسیسرز اور مارکیٹ پلیسز۔ ڈپازٹ خالص رقم ہو سکتا ہے، اس لیے بک کیپر کو اس کے پیچھے کی ادائیگی کی رپورٹ چاہیے؛ دیکھیں سیلز اور ادائیگیوں کا میل۔
- قرض اور کریڈٹ لائن کی اسٹیٹمنٹس، اور پے رول فراہم کنندہ کی رپورٹس۔
- بیرون ملک اکاؤنٹس اور دوسرے ملک کی پیمنٹ ایپس جن میں کاروباری رقم آئی یا گئی۔
اکاؤنٹ دیکھ سکنا اور اس میں سے رقم منتقل کر سکنا ایک بات نہیں؛ دیکھیں بک کیپر کو اپنے اکاؤنٹس تک رسائی دینا۔
دو چیزیں اپنے ہاتھ میں رکھنا مناسب ہے۔ پہلی، اکاؤنٹنگ فائل کے ایڈمنسٹریٹر حقوق: IRS کے مطابق معائنے میں وہ اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کی بیک اپ فائل اور ایڈمنسٹریٹر کا یوزر نیم اور پاس ورڈ شروع ہی میں مانگتا ہے (IRS: الیکٹرانک اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر ریکارڈ)۔ دوسری، اگر آپ پے رول فراہم کنندہ استعمال کرتے ہیں تو IRS کے Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) میں آپ کا اپنا لاگ ان، تاکہ دیکھ سکیں کہ ڈپازٹ ہوئے یا نہیں، اور IRS کے پاس کاروبار کے نام پر پتہ درج ہو، فراہم کنندہ کے نام پر نہیں (IRS: پے رول کے کام آؤٹ سورس کرنا)۔ سرٹیفائیڈ پروفیشنل ایمپلائر آرگنائزیشن اپنے نمبر کے تحت ڈپازٹ کرتی ہے، اس لیے اس کے گاہک وہ ڈپازٹ EFTPS میں نہیں دیکھ سکتے؛ اس سے ادائیگی کا ثبوت مانگیں (IRS: CPEO کے گاہک)۔
مجھے بک کیپر کے سوالوں کا جواب کتنی جلدی دینا چاہیے، اور نہ دوں تو کیا ہوتا ہے؟
جواب کے لیے ایک مقررہ مدت، جو کام کے دائرے میں ہر اسٹیٹمنٹ بند ہونے کے بعد کاروباری دنوں کی تعداد کے طور پر لکھی جائے، سوالات کو جمع ہونے سے روکتی ہے۔ ٹیکس کا کوئی قاعدہ جواب کی مدت مقرر نہیں کرتا، لیکن ٹیکس کی تاریخیں کھلے سوال کا انتظار نہیں کرتیں۔ یہ تاریخیں کام کے دائرے میں جو بھی لکھا ہو، کاروبار پر ہی آتی ہیں، اس لیے بک کیپر کو ان سے پہلے درج چیزیں چاہییں۔
| کیا | عموماً آخری تاریخ | پہلے آپ سے کیا چاہیے |
|---|---|---|
| وفاقی پے رول ٹیکس ڈپازٹ، ماہانہ شیڈول | اگلے مہینے کا 15 واں دن تک | ادائیگی کی تاریخ کی پے رول رپورٹ |
| Form 941 | ہر سہ ماہی کے بعد پہلے مہینے کا آخری دن تک | سہ ماہی کی پے رول رپورٹس اور ڈپازٹ کی تصدیقات |
| اس ٹیکس سال کی اجرت کے Forms W-2 | 1 فروری 2027 تک | سال کے اختتام کے پے رول کل |
| اس ٹیکس سال میں ادائیگی پانے والے ٹھیکیداروں کے لیے Form 1099-NEC | 1 فروری 2027 تک | W-9 اور ہر ٹھیکیدار کو ادا کی گئی کل رقم |
اگر آخری تاریخ ہفتے کے آخر یا قانونی چھٹی پر آئے تو اگلے کاروباری دن پر چلی جاتی ہے، اور جس Form 941 جمع کرانے والے نے بروقت پورے ڈپازٹ کیے ہوں وہ سہ ماہی ختم ہونے کے بعد دوسرے مہینے کی 10 تاریخ تک جمع کرا سکتا ہے (Instructions for Form 941)۔ بڑے پے رول والے جلد ڈپازٹ کرتے ہیں؛ شیڈول پچھلے پے رول ٹیکس کے کل پر منحصر ہے (Publication 15)۔ ریاستی پے رول اور سیلز ٹیکس کی تاریخیں الگ ہیں اور یہاں شامل نہیں۔
بے جواب سوالات کے تین نقصان ہیں۔ حساب کتاب ادھورا رہتا ہے، اس لیے جن رپورٹس پر آپ بھروسا کرتے ہیں وہ غلط ہو جاتی ہیں۔ جو خرچ آپ واضح نہ کر سکیں اس کی تائید نہ ہو سکتی ہے، کیونکہ کٹوتی کے لیے خرچ کے کچھ عناصر کا ثبوت دینا ضروری ہے (IRS: ثبوت کی ذمہ داری)۔ اور یادداشت دھندلی پڑ جاتی ہے: Publication 463 کہتا ہے کہ اسی وقت بنایا گیا ریکارڈ بعد میں تیار کیے گئے ریکارڈ سے زیادہ قدر رکھتا ہے، جب یاد کمزور ہو چکی ہو۔
عملی طور پر بے جواب خرچ اکثر بغیر زمرے کے اکاؤنٹ میں پڑے رہتے ہیں اور مہینہ کھلا رہتا ہے۔ کام کے دائرے میں طے کریں کہ مدت ختم ہونے پر بک کیپر کیا کرے؛ دیکھیں ٹیکس کے وقت سے پہلے بغیر زمرے کے اخراجات۔
مجھے اپنے بک کیپر کو پے رول اور ٹھیکیداروں کی کون سی معلومات دینی ہیں؟
بک کیپر کو ہر ادائیگی کی تاریخ کی پے رول رپورٹس، ٹیکس ڈپازٹ کی تصدیقات اور جمع کرائے گئے گوشواروں کی نقول چاہییں۔ ہر اس ٹھیکیدار کے لیے جو امریکی شخص ہے، بک کیپر کو Form W-9 چاہیے، جو پہلی ادائیگی سے پہلے لینا بہتر ہے، اور یہ نوٹ کہ ٹھیکیدار کو ادائیگی کیسے کی گئی۔
پے رول۔ Publication 15 کہتا ہے کہ ملازمت ٹیکس کا ریکارڈ کم از کم چار سال رکھیں؛ ضابطہ اس مدت کو ٹیکس کی آخری تاریخ یا ادائیگی کی تاریخ میں سے بعد والی سے گنتا ہے (26 CFR 31.6001-1(e)(2))۔ اس میں اجرت کی ادائیگیوں کی رقوم اور تاریخیں، ملازمین کی آپ کو بتائی گئی ٹپس، ٹیکس ڈپازٹس کی تاریخیں اور رقوم ان کے رسیدی نمبروں کے ساتھ، جمع کرائے گئے گوشواروں کی نقول تصدیقی نمبروں کے ساتھ، اور ملازمین کے Forms W-4 شامل ہیں (Publication 15؛ IRS: ملازمت ٹیکس کا ریکارڈ رکھنا)۔ پے رول رن کیسے درج کیا جاتا ہے، اس کے لیے دیکھیں پے رول جرنل انٹریز۔
ٹھیکیدار۔ Form W-9 وہ طریقہ ہے جس سے ادائیگی کرنے والا وصول کنندہ کا نام اور ٹیکس شناختی نمبر حاصل کرتا ہے؛ غیر ملکی شخص یہ نہیں دے سکتا، اور اس کی جگہ Form W-8 یا Form 8233 استعمال کرتا ہے (IRS: Form W-9 مانگنے والے کی ہدایات)۔ W-9 پہلی ادائیگی سے پہلے لینا بہتر ہے، کیونکہ اگر وصول کنندہ درست نمبر نہ دے تو ادائیگی کرنے والے کو عموماً بعض ادائیگیوں، بشمول غیر ملازم معاوضے، میں سے 24% روکنا ہوتا ہے (Publication 15)۔ بک کیپر کو ہر ٹھیکیدار کو سال بھر میں ادا کی گئی کل رقم اور ادائیگی کا طریقہ بھی چاہیے۔ کریڈٹ کارڈ یا تیسرے فریق کے ادائیگی نیٹ ورک سے کی گئی ادائیگیاں پیمنٹ کمپنی Form 1099-K پر رپورٹ کرتی ہے، Form 1099-NEC پر نہیں (IRS: 1099-MISC اور 1099-NEC کی ہدایات)۔
کس کو فارم ملتا ہے، بشمول کارپوریشنز کو ادائیگی، اس کے لیے دیکھیں کن ٹھیکیداروں کو ٹیکس فارم ملتا ہے؛ جو ٹھیکیدار نمبر نہ دے اس کے لیے ٹھیکیداروں سے ٹیکس شناختی نمبر لینا؛ غیر ملکی ٹھیکیدار کے لیے بیرون ملک ٹھیکیداروں کو ادائیگی۔
کوئی اور حساب کتاب رکھتا ہو تو بھی میرے ذمے کیا رہتا ہے؟
ریکارڈ، گوشوارہ اور پے رول ٹیکس کاروبار کے ذمے رہتے ہیں، بک کیپر کے نہیں۔ بک کیپر کام کرتا ہے؛ ذمہ داری منتقل نہیں ہوتی۔
- ریکارڈ۔ IRS کے مطابق ٹیکس دہندگان اپنے گوشوارے خود بھرتے ہیں اور اپنی کتابوں اور ریکارڈ کو برقرار رکھنے کے ذمہ دار ہیں (IRS: الیکٹرانک اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر ریکارڈ)۔ کمپیوٹر ریکارڈ کی نگہداشت یا انتظام کے لیے تیسرے فریق کو استعمال کرنے سے ٹیکس دہندہ ریکارڈ رکھنے کی ذمہ داری سے بری نہیں ہوتا (Revenue Procedure 98-25)۔
- گوشوارہ۔ گوشوارے پر دستخط تیار کرنے والا کرتا ہے، لیکن اس کی ہر مد کی درستی کے لیے آپ ہی جوابدہ رہتے ہیں (IRS Tax Topic 254)۔
- پے رول ٹیکس۔ آجر عموماً گوشواروں اور ڈپازٹس کا ذمہ دار رہتا ہے چاہے انہیں کوئی تیسرا فریق کرے، اور اگر تیسرا فریق ناکام ہو تو بھی ذمہ دار رہتا ہے۔ سرٹیفائیڈ پروفیشنل ایمپلائر آرگنائزیشن کے ساتھ، آرگنائزیشن کو عموماً اس اجرت کا آجر مانا جاتا ہے جو وہ ادا کرتی ہے، لیکن کاروبار ان میں سے بعض ملازمین کے ملازمت ٹیکس کا ذمہ دار بھی ہو سکتا ہے (Publication 15؛ IRS: پے رول کے کام آؤٹ سورس کرنا)۔
بک کیپر کی غلطی سے کوئی لاگت کسی اور پر جاتی ہے یا نہیں، یہ الگ سوال ہے؛ دیکھیں بک کیپر کی غلطیاں اور جرمانے کون بھرتا ہے۔ کام جانچنے کے لیے دیکھیں اپنے بک کیپر کے کام کی جانچ۔
ذاتی اور کاروباری اخراجات کو ملانا کیسے بند کروں؟
ملاوٹ روکنے کی شروعات الگ کاروباری چیکنگ اکاؤنٹ سے ہوتی ہے۔ Publication 583 کہتا ہے کہ ذاتی اکاؤنٹ سے الگ ایک اکاؤنٹ کھولیں، اسے صرف کاروباری مقاصد کے لیے استعمال کریں، اور روزانہ کی تمام وصولیاں اسی میں جمع کرائیں (Publication 583)۔
- بہت سے مالکان ایک کاروباری کارڈ استعمال کرتے ہیں اور ذاتی خرچ اس پر نہیں کرتے۔
- جب آپ کاروباری خرچ ذاتی طور پر ادا کریں تو رسید بھیجیں اور بتا دیں، تاکہ کاروبار آپ کو رقم واپس کر سکے۔ دیکھیں ذاتی کریڈٹ کارڈ پر کاروباری اخراجات۔
- بک کیپر کو بتائیں کہ ہر منتقلی قرض ہے، آپ کی لگائی ہوئی رقم ہے یا آپ کی نکالی ہوئی رقم۔ Publication 583 کہتا ہے کہ ڈپازٹ کا ماخذ نوٹ کریں اور اپنے نام کے چیک صرف ذاتی نکاسی کے لیے لکھیں۔
- نقد کے نام چیک لکھنے سے بچیں۔ اگر آپ نقد ادا کریں اور رسید نہ مل سکے تو Publication 583 کہتا ہے کہ اسی وقت اپنے ریکارڈ میں ادائیگی کی وضاحت لکھ لیں۔
جو رقم پہلے ہی مل چکی ہو اس کی صفائی کا الگ کام ہے: دیکھیں کاروباری اور ذاتی رقم کی ملاوٹ درست کرنا۔
اپنی شامیں واپس کیسے لوں: کیا سونپوں اور کام کے دائرے میں کیا لکھوں؟
مالک بار بار ہونے والا حساب کتاب کا کام سونپ سکتا ہے اور فیصلے اپنے پاس رکھ سکتا ہے: سوالوں کے جواب دینا، دستاویزات فراہم کرنا اور ادائیگیوں کی منظوری دینا۔ پھر شرائط تحریری طور پر طے کریں، اوپر دی گئی رسید کی حد کے ساتھ:
| کام کے دائرے میں طے کریں | کیوں |
|---|---|
| زمرے کون طے کرے گا، اور غائب انوائسز فروخت کنندگان سے کون مانگے گا | ورنہ ہر کوئی سمجھتا ہے کہ دوسرا کر رہا ہے۔ |
| اسٹیٹمنٹس اور دستاویزات کے لیے ماہانہ آخری دن | سب کچھ ٹکڑوں میں نہیں، مکمل ایک ساتھ پہنچتا ہے۔ |
| آپ کے پاس جواب دینے کے کاروباری دن، اور اس کے بعد بھی کھلے رہ جانے والے نکات کے ساتھ بک کیپر کیا کرے | کھلے نکات پھر جمع ہونے کے بجائے ایک قاعدے پر چلتے ہیں۔ |
| ہر اکاؤنٹ تک رسائی کی سطح | بک کیپر دیکھ سکتا ہے مگر رقم منتقل نہیں کر سکتا۔ |
| پے رول رپورٹس، ٹھیکیداروں کے W-9 اور 1099 کے کل کون سنبھالے گا | ان کے ساتھ ٹیکس کی تاریخیں جڑی ہیں۔ |
| سال کے اختتام کا پیکیج ٹیکس گوشوارے تیار کرنے والے کو کون بھیجے گا | گوشوارہ حساب کتاب سے شروع ہوتا ہے۔ |
الفاظ کے لیے دیکھیں بک کیپنگ انگیج منٹ لیٹر میں کیا لکھا ہونا چاہیے اور بک کیپر رکھنے سے پہلے پوچھنے کے سوالات۔ ریستوراں یا نقد کاروبار کو یہ بھی پوچھنا چاہیے کہ روزانہ کی فروخت کیسے درج ہوتی ہے؛ دیکھیں روزانہ سیلز درج کرنا۔
اگر میں خاندانی کاروبار کا حساب کتاب رکھنے والا شریک حیات یا شریک ہوں اور الگ ہونا چاہوں تو کیا کروں؟
جو شریک حیات یا شریک خاندانی کاروبار کا حساب کتاب رکھتا ہے وہ اسے سونپ سکتا ہے، لیکن ذمہ داری مالکان کے پاس رہتی ہے۔
- ہر ماہ آپ جو کرتے ہیں اس کی فہرست بنائیں، ان کاموں سمیت جو کسی کو سونپے نہیں گئے، جیسے رسیدیں جمع کرنا اور بل ادا کرنا۔ یہ فہرست کام کا دائرہ بن جاتی ہے۔
- بار بار ہونے والا کام بک کیپر کو دے دیں۔ جو فیصلے صرف مالکان کر سکتے ہیں وہ مالکان کے پاس رکھیں۔
- بک کیپر کو رسائی دیں، آخری جمع شدہ گوشوارہ دیں، اور وہ آخری مہینہ بتائیں جس کے درست ہونے کا آپ کو یقین ہے۔ دیکھیں اکاؤنٹنٹ بدلنے کے بعد ابتدائی بیلنس۔
- کچھ شریک حیات اپنی رسائی اس وقت تک رکھتے ہیں جب تک نیا بک کیپر پہلا مہینہ ملا نہ لے۔
اگر کاروبار میں ملازمین ہیں تو پیچھے ہٹنے سے پہلے پے رول چیک کریں۔ سیکشن 6672 کے تحت ٹرسٹ فنڈ ریکوری جرمانہ غیر ادا شدہ روکے گئے ٹیکس کا 100% ہے اور کسی ذمہ دار شخص پر لگایا جا سکتا ہے جس نے جان بوجھ کر کوتاہی کی۔ Publication 15 کہتا ہے کہ اس میں وہ شخص بھی آ سکتا ہے جو چیک پر دستخط کرتا ہے یا جسے کاروباری رقم خرچ کرانے کا اختیار ہو (Publication 15)۔ IRS کے پاس اسے تشخیص کرنے کے لیے عموماً 3 سال ہوتی ہے، جو پے رول سال کے بعد 15 اپریل سے یا بعد کی جمع کرانے کی تاریخ سے گنی جاتی ہے، اور جب تک پے رول گوشوارہ جمع نہ ہو کوئی حد نہیں (IRM 5.7.3)۔ کون شمار ہوتا ہے، یہ ٹرسٹ فنڈ ریکوری جرمانہ میں ہے؛ اگر ڈپازٹ پیچھے ہیں تو پے رول ٹیکس میں پیچھے رہ جانا دیکھیں۔
مثال
یہ مثالیں وضاحت کے لیے ہیں۔ تمام رقوم امریکی ڈالر میں ہیں۔
ریستوراں مہینے میں ایک بار جواب دیتا ہے
ایک ریستوراں کی کارڈ اسٹیٹمنٹ میں 60 خرچ ہیں جنہیں بک کیپر پہچان نہیں پاتا۔ کام کے دائرے میں مالک کو ہر اسٹیٹمنٹ بند ہونے کے بعد جواب دینے کے لیے تین کاروباری دن ملتے ہیں۔ مالک اس مدت میں 30 منٹ کی ایک نشست رکھتا ہے، ایک ہی بار میں سب 60 کے جواب دیتا ہے اور بینک ڈپازٹس کے ساتھ روزانہ سیلز کے خلاصے بھیجتا ہے۔ اس دائرے میں بک کیپر زمرے طے کرتا ہے اور مالک جواب دیتا ہے۔ بک کیپر سوالات اسی نشست کے لیے رکھتا ہے، رات کے کھانے کی سروس کے دوران پیغامات نہیں بھیجتا۔
US$280 کا کارڈ خرچ
آن لائن دکان کے مالک کی فیڈ میں کانفرنس کے سفر کے دوران ایک ہوٹل کو US$280 کا کارڈ خرچ نظر آتا ہے۔ بک کیپر اسے سفر کا خرچ لکھ سکتا ہے مگر اسے پھر بھی اس کا ثبوت چاہیے۔ رہائش کے لیے عموماً کسی بھی رقم پر رسید چاہیے، اس لیے مالک ہوٹل کی رسید، تاریخیں، منزل اور کاروباری مقصد بھیجتا ہے۔
دو مالکان اور 10 تاریخ تک سونپنا
ایک لینڈ اسکیپنگ LLC کے دو مالک ہیں اور ایک فارغ وقت میں حساب کتاب رکھتی ہے۔ وہ بک کیپر رکھتے ہیں اور ہر ماہ 10 تاریخ تک سونپتے ہیں: ہر اکاؤنٹ کی اسٹیٹمنٹس، پے رول رپورٹس، نئے ذیلی ٹھیکیداروں کے W-9 اور کھلے سوالات کے جوابات۔ حساب کتاب رکھنے والی مالک ہر ماہ کا کام ایک مختصر نشست میں جانچتی ہے، اور مالکان پے رول ڈپازٹس کی تصدیق کے لیے کاروبار کا EFTPS لاگ ان اپنے پاس رکھتے ہیں۔
آپ کی صورت مختلف ہے؟
- سوالات جمع ہو رہے ہیں، آپ اب بھی ہفتے کے آخر میں زمرے طے کرتے ہیں، یا حساب کتاب گوشوارے سے پیچھے ہے: ماہانہ سونپنا بند حساب کتاب سے شروع ہوتا ہے، اس لیے جو مہینے پیچھے ہیں انہیں عموماً پہلے مکمل کرنا پڑتا ہے۔ دیکھیں پیچھے رہ جانے والا حساب کتاب مکمل کرنا؛ ہر ماہ کون کیا کرتا ہے، اس کے لیے حساب کتاب کی خدمات دیکھیں۔
- آپ خاندانی کاروبار کا حساب کتاب رکھتے ہیں اور الگ ہونا چاہتے ہیں: دیکھیں حساب کتاب کی خدمات اور اکاؤنٹنٹ بدلنے کے بعد ابتدائی بیلنس۔
- آپ بک کیپر بدلنا چاہتے ہیں: دیکھیں اپنا بک کیپر بدلنا اور سابق اکاؤنٹنٹ سے حساب کتاب سنبھالنا۔
- پے رول ڈپازٹ چھوٹ گئے یا IRS نے پے رول نوٹس بھیجا: دیکھیں پے رول ٹیکس میں پیچھے رہ جانا اور آپ کے کاروبار کو IRS کا نوٹس۔
- آپ ایسے لوگوں کو ٹھیکیدار کے طور پر ادائیگی کرتے ہیں جو ملازموں کی طرح کام کرتے ہیں: دیکھیں وہ ٹھیکیدار جو ملازم ہو سکتے ہیں۔
- ذاتی اور کاروباری رقم پہلے ہی ملی ہوئی ہے: دیکھیں کاروباری اور ذاتی رقم کی ملاوٹ درست کرنا۔
- آپ ریستوراں چلاتے ہیں یا کاروبار نقد رقم لیتا ہے: دیکھیں نقد کاروبار کی سیلز کا ریکارڈ۔
- آپ S کارپوریشن یا کئی کمپنیاں چلاتے ہیں: دیکھیں S کارپوریشن کا حساب کتاب اور کئی کمپنیوں کا حساب کتاب۔
- آپ کے اکاؤنٹس دوسری کرنسیوں میں ہیں: دیکھیں امریکی حساب کتاب میں غیر ملکی کرنسی اکاؤنٹس۔
اس صفحے کے اعداد و شمار
| اعداد و شمار | قدر | ماخذ |
|---|---|---|
| رسید کی حد، سفر، تحائف اور گاڑی کے اخراجات (قیام ہر صورت میں) گھر سے باہر سفر کے دوران ہر قیام کے اخراجات کے لیے، اور اس رقم یا اس سے زیادہ کے ہر دوسرے خرچ کے لیے دستاویزی ثبوت درکار ہے؛ ٹرانسپورٹ کے اخراجات میں جب ثبوت آسانی سے دستیاب نہ ہو تو چھوٹ ہے۔ یہ حد سیکشن 274(d) کے قواعد (سفر، تحائف، listed property) میں ہے، عام اخراجات کے عمومی قاعدے میں نہیں | $75 | IRS: Publication 463، سفر، تحائف اور گاڑی کے اخراجات جانچا گیا |
| امریکہ میں ماہانہ پے رول ٹیکس ڈپازٹ کی آخری تاریخ نئے Form 941 آجر عموماً ماہانہ ڈیپازٹ کے شیڈول سے شروع کرتے ہیں؛ اگلے کاروباری دن کے اصول لاگو ہوتے ہیں | اگلے مہینے کا 15 واں دن | IRS: Publication 15 جانچا گیا |
| Form 941 کی سہ ماہی فائلنگ کی آخری تاریخ عام طور پر 30 اپریل، 31 جولائی، 31 اکتوبر اور 31 جنوری؛ اگلے کاروباری دن اور بروقت جمع کرانے کی توسیع لاگو ہو سکتی ہے | ہر سہ ماہی کے بعد پہلے مہینے کا آخری دن | IRS: Form 941 کی ہدایات جانچا گیا |
| 2026 کے Forms W-2 اور W-3 جمع کرانے اور فراہم کرنے کی آخری تاریخ 2026 کے Forms W-2 اور W-3 اس تاریخ تک SSA کو فائل کریں اور ملازمین کو W-2 فراہم کریں | 1 فروری 2027 ٹیکس سال 2026 | IRS: Forms W-2 اور W-3 کی عمومی ہدایات (2026) جانچا گیا |
| 2026 میں کی گئی ادائیگیوں کے لیے Form 1099-NEC جمع کرانے اور وصول کنندہ کو دینے کی آخری تاریخ عام 31 جنوری 2027 میں اتوار کو پڑتی ہے، اس لیے آخری تاریخ اگلے کاروباری دن پر چلی جاتی ہے | 1 فروری 2027 ٹیکس سال 2026 | IRS: بعض انفارمیشن ریٹرنز کی عمومی ہدایات جانچا گیا |
| امریکی ملازمتی ٹیکس کا ریکارڈ محفوظ رکھنا کم از کم، اس تاریخ سے شمار ہوتی ہے جب ٹیکس واجب الادا ہو یا ادا کیا جائے، جو بھی بعد میں ہو | چار سال | IRS: Publication 583، کاروبار شروع کرنا اور ریکارڈ رکھنا جانچا گیا |
| قابل رپورٹ ادائیگیوں پر بیک اپ کٹوتی کی شرح جن ادائیگیوں پر یہ اصول لاگو ہوتا ہے ان پر موجودہ امریکی وفاقی بیک اپ ودہولڈنگ کی شرح | 24% | IRS: بیک اپ ودہولڈنگ جانچا گیا |
| Trust fund recovery penalty غیر ادا شدہ کٹوتی شدہ ٹیکس کے حصے کے طور پر IRC section 6672 کے تحت جان بوجھ کر عمل کرنے والے ذمہ دار شخص کے غیر ادا شدہ trust fund ٹیکس پر لاگو ہوتا ہے | 100% | IRS: Publication 15، آجر کی ٹیکس گائیڈ جانچا گیا |
| ٹرسٹ فنڈ ریکوری جرمانے کی تشخیص کی عمومی مدت بروقت ملازمتی ٹیکس گوشواروں کے لیے اگلی 15 اپریل سے، یا اصل بعد کی فائلنگ سے؛ استثنا لاگو ہیں | 3 سال | IRS: Trust fund recovery penalty کی تشخیص کی مدت جانچا گیا |
| تشخیص کے لیے ملازمت کے ٹیکس کا سالانہ گوشوارہ جمع کرانے کی فرضی تاریخ اگلے کیلنڈر سال میں؛ گوشوارہ حقیقت میں بعد میں جمع کرانے سے تشخیص کی مدت بعد میں شروع ہوتی ہے؛ استثنا اس حد کو معطل یا ختم کر سکتے ہیں | 15 اپریل | IRS: وصول کرکے سرکار کو دینے والے ٹیکس کے جرمانے کی تشخیص کے قواعد جانچا گیا |
بنیادی ذرائع
- IRS: Publication 583، کاروبار شروع کرنا اور ریکارڈ رکھنا
- IRS: ریکارڈ رکھنا
- IRS: کون سا ریکارڈ رکھنا چاہیے
- IRS: ثبوت کی ذمہ داری
- IRS: Publication 463، سفر، تحائف اور گاڑی کے اخراجات
- IRS: الیکٹرانک اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر ریکارڈ، اکثر پوچھے گئے سوالات
- IRS: Revenue Procedure 98-25
- IRS: Publication 15، آجر کی ٹیکس گائیڈ
- IRS: Form 941 کی ہدایات
- IRS: پے رول کے کام آؤٹ سورس کرنا
- IRS: ملازمت ٹیکس کا ریکارڈ رکھنا
- IRS: Form 1099-MISC اور Form 1099-NEC کی ہدایات
- IRS: Form W-9 مانگنے والے کے لیے ہدایات
- IRS: Tax Topic 254، ٹیکس گوشوارے تیار کرنے والا کیسے چنیں
- IRS: Publication 538، حسابی مدتیں اور طریقے
- 26 CFR 1.274-5، تصدیقی تقاضے
- 26 CFR 31.6001-1، ملازمت ٹیکس سے متعلق ریکارڈ
- 26 U.S.C. 6672، ٹیکس وصول کرنے اور جمع کرانے میں ناکامی
- IRS: Internal Revenue Manual 5.7.3، ٹرسٹ فنڈ ریکوری جرمانے کی ذمہ داری اور جان بوجھ کر کوتاہی
- IRS: CPEO کے گاہک، کیا جاننا ضروری ہے
اس رہنما کے بارے میں
انگریزی رہنما مضمون سے ترجمہ شدہ · انگریزی اصل پڑھیں
یہ دکھائے گئے ٹیکس سال کے عمومی اصول بیان کرتا ہے۔ یہ آپ کی صورت حال کے لیے مشورہ نہیں ہے۔
انگریزی اصل میں ہونے والی تبدیلیاں
- : پہلی بار شائع ہوا۔