למי זה מתאים
- בעלים של עסקים יחידניים, LLC, שותפויות וחברות ששוכרים איש מקצוע להנהלת חשבונות או כבר עובדים עם אחד
- בעלים שהכניסה היחידה עם הרשאות הניהול נמצאת אצל איש מקצוע להנהלת חשבונות, או שאיש המקצוע גם משלם חשבונות או מפעיל שכר
- בעלים שקיבלו בקשה לשנות פרטי בנק של ספק, או גילו תשלום שאינם מכירים
לא מכוסה כאן
- בדיקה אם העבודה של איש מקצוע להנהלת חשבונות נכונה
- שאלות לשאול לפני שמעסיקים איש מקצוע להנהלת חשבונות, ואיך מחליפים אחד
- איך עובדים תפקידי המשתמשים בכל בנק, שמשתנים מבנק לבנק ואף מקור ממשלתי לא מתאר
- ביטוח מפני גניבה בידי עובדים, ותביעה פלילית או אזרחית נגד איש מקצוע להנהלת חשבונות
איך נותנים בבטחה לאיש מקצוע להנהלת חשבונות גישה לנתונים הפיננסיים שלכם?
תנו לכל אדם כניסה אישית משלו, הגבילו אותה למה שהעבודה דורשת, ואל תאפשרו לאדם אחד גם ליזום תשלום וגם לאשר אותו. שלושת הכללים האלה באים ממדריך האבטחה לעסקים קטנים של NIST: חשבון נפרד לכל משתמש, כולל קבלנים; גישה רק למערכות ולמידע שאדם צריך; ואף אדם אחד לא יוזם ומאשר עסקה, כולל מנהלים בכירים.
| גישה | איש מקצוע להנהלת חשבונות | אתם, או אדם שני |
|---|---|---|
| תוכנת הנהלת חשבונות | כניסה אישית עם הרשאות שבדקתם | כניסת המנהל הראשית, חיוב, רשימת המשתמשים |
| חשבונות בנק וכרטיסי אשראי | דפי חשבון, או התצוגה הצרה ביותר שהבנק מציע | ניהול הבנק, הוספת מקבלי תשלום, שחרור תשלומים, מגבלות |
| תשלום חשבוניות | מכין את רשימת מה שיש לשלם | מאשר ומשחרר |
| ספק שירותי שכר | כניסה אישית, רק אם נשכר להפעיל שכר | כניסת מנהל וחשבון מס השכר |
| מעבדי תשלומים ופלטפורמות לחנויות אונליין | תפקיד של דוחות בלבד או תפקיד מוגבל, אם הפלטפורמה מציעה | כניסת מנהל, פרטי הבנק להעברות, החזרים |
| חשבונות מס של IRS ושל המדינה | כלום כברירת מחדל | חשבונות אונליין; טופס הרשאה חתום, או כניסה מוגבלת של משתמש אם איש המקצוע צריך רשומות |
| כתובת הדוא״ל שלכם | כלום | הכול: קישור לאיפוס הסיסמאות של החשבונות האחרים שלכם מגיע לשם, ולכן מי ששולט בדוא״ל יכול להגיע אליהם (ההנחיות של CISA לסיסמאות חזקות מביאות דוגמה) |
איש מקצוע להנהלת חשבונות שרק רושם עסקאות לא צריך את החשבונות האישיים שלכם, חשבונות של ישויות אחרות שבבעלותכם, מספרי ביטוח לאומי (Social Security) ופרטי בנק של עובדים (אלא אם הוא מפעיל שכר), או יכולת להוסיף מקבל תשלום או לשנות אחד. זו התשובה לשאלה מה להרחיק מעיניו: כל מה שהספרים לא צריכים.
המצב מפסיק להיות פשוט כאשר:
- הכניסה היחידה עם הרשאות ניהול לתוכנה או לבנק נמצאת אצל איש מקצוע להנהלת חשבונות;
- אותו אדם רושם את הספרים ושולח את התשלומים;
- איש המקצוע להנהלת חשבונות גם משלם לספקים או מפעיל שכר;
- כמה אנשים משתמשים באותה סיסמה;
- בשותפות או בחברה יש כמה בעלים, ולכן לא ברור אישורו של מי קובע;
- כבר הופיע שינוי בפרטי הבנק של ספק או תשלום שאינכם מכירים.
אם הכניסה היחידה עם הרשאות ניהול נמצאת אצל איש המקצוע, אם הוא גם שולח תשלומים, או אם כבר הופיע משהו חריג, קראו קודם את הסעיף האחרון, “המצב שלכם שונה?”, לפני שאר המדריך.
אספו קודם: רשימה של כל חשבונות הבנק, כרטיסי האשראי, השכר והתוכנות, מי יכול להיכנס לכל אחד ובאיזה תפקיד; התפקידים שכל בנק מציע; ורשימת המשתמשים של ספק שירותי השכר.
איך נותנים לאיש מקצוע להנהלת חשבונות גישה לתוכנת הנהלת החשבונות בלי לשתף את הכניסה שלכם?
הזמינו את איש המקצוע כמשתמש נפרד עם ההרשאות שהעבודה צריכה בלבד, ושמרו אצלכם את כניסת המנהל הראשית. בתוכנות הנהלת חשבונות רבות הבעלים יכול לעשות זאת; השמות והשלבים שונים בין מוצרים, לכן קראו את דף העזרה של המוצר שלכם. לפני שבוחרים תפקיד, שאלו את ספק התוכנה אם הוא יכול להוסיף או לשנות מקבלי תשלום, לשחרר תשלומים, לשנות פרטי העברה או לתת גישה לאחרים. השאירו את שחרור התשלומים אצל אדם אחר.
שם של תפקיד לא מראה מה הוא מאפשר, ולכן אל תניחו שהוא לקריאה בלבד. כניסה נפרדת לא מגבילה את התפקיד; היא אומרת שאפשר לייחס שינויים לכניסה האישית של איש המקצוע. NIST מזהיר שבלי חשבונות אישיים קשה לחקור אובדן נתונים או שינויים לא מורשים. אם התוכנה שלכם שומרת תיעוד של מי שינה מה, עיינו בו.
אם איש מקצוע להנהלת חשבונות יצר את הקובץ או מחזיק בכניסה היחידה עם הרשאות ניהול, שנו את זה קודם. ראו החלפת איש מקצוע להנהלת חשבונות כדי לדעת איך מחזירים את השליטה בניהול.
האם איש מקצוע להנהלת חשבונות יכול לקבל גישה לבנק לקריאה בלבד, בלי יכולת להעביר כסף?
לפעמים, אבל קיומו של תפקיד לקריאה בלבד תלוי בבנק. אף מקור ממשלתי לא מתאר תפקידי משתמשים בבנקים, והם שונים מבנק לבנק ומסוג חשבון לסוג חשבון, ולכן שאלו את הבנק לפני שמסתמכים על תפקיד כלשהו. שאלו בכתב:
- אילו תפקידים קיימים, והאם יש תפקיד שיכול לצפות בחשבונות ובדפי חשבון אבל לא יכול ליזום, לאשר או לשחרר תשלום, להוסיף מקבל תשלום או לשנות מגבלה?
- האם איש מקצוע להנהלת חשבונות יכול לקבל כניסה נפרדת, כך שאתם לא משתפים את שלכם?
- האם אפשר לדרוש שתשלום יאושר על ידי משתמש שני?
- מה חיבור מהבנק לתוכנת הנהלת החשבונות יכול לעשות, ומי מגדיר אותו?
- האם הבנק יאשר את התשובות בכתב?
הזנת בנק (bank feed) היא קישור מהבנק לתוכנת הנהלת החשבונות שמביא עסקאות. מה קישור מסוים יכול לעשות הוא התשובה של הבנק לשאלה 4, לא משהו שהעמוד הזה יכול להבטיח, והזנת בנק לא מוכיחה שהספרים תואמים לבנק (ראו הזנת בנק אינה התאמה).
אם האפשרות היחידה היא גישה מלאה, שלחו בעצמכם את דפי החשבון כל חודש במקום לשתף את הכניסה שלכם לבנק. NIST ממליץ שככל האפשר אף עובד לא יקבל גישה לכל המידע או המערכות של העסק.
אילו כניסות צריכות להישאר אצלכם בלבד?
שמרו כל כניסה שיכולה להעביר כסף, להוסיף אדם או לשנות למי משלמים, וכן את חשבונות המס שהעסק אחראי להם על פי חוק.
| כניסה | למה היא נשארת אצלכם | במה איש המקצוע יכול להשתמש במקום זאת |
|---|---|---|
| ניהול הבנק | מי שיכול להוסיף משתמשים או מקבלי תשלום יכול לעיתים לבטל את שאר המגבלות | תפקיד שהבנק מאשר בכתב, או דפי חשבון |
| אישור תשלומים | מפריד בין רישום לתשלום | רשימה מוכנה שאתם מאשרים |
| ניהול אצל ספק שירותי השכר | בדרך כלל שולט במי מקבל שכר, בפרטי הבנק שלו ובתשלומי המס; שאלו את הספק מה כל תפקיד יכול לעשות | כניסה אישית עם הגישה שהעבודה דורשת |
| תשלומי מס שכר | המעסיק נשאר אחראי בדרך כלל להפקדות, לא משנה מי מבצע אותן | ההרשמה האישית שלכם ל-EFTPS, מערכת התשלומים האלקטרונית של משרד האוצר האמריקאי לתשלומי מס פדרליים (Electronic Federal Tax Payment System), כדי שתראו תשלומים שבוצעו תחת מספר המעסיק שלכם |
| חשבון אונליין ב-IRS | IRS קושר את החשבון למשתמש שמאמת את זהותו בעצמו, ואחר כך IRS קובע את הקשר של המשתמש לעסק | כשהישות יכולה להחזיק בחשבון, משתמש מורשה (Designated User) עם ההרשאות הצרות ביותר; אחרת, טופס 8821 חתום |
| הכניסה הראשית של מנהל התוכנה | היא שולטת במי עוד מקבל גישה | כניסה אישית כמשתמש |
לגבי רשומות IRS, טופס 8821 מאפשר לכם למנות כל אדם או משרד שיעיין במידע המס החסוי שלכם ויקבל אותו, לסוגי המס ולתקופות שתציינו. הוא לא מאפשר להם לדבר בשמכם מול IRS. טופס 2848 מאפשר זאת, אבל רק למי שרשאי לייצג בפני IRS.
ב-Business Tax Account, החשבון המקוון של IRS לעסקים, גורם מוסמך (Designated Official) או בעל עסק יחידני יכול להוסיף משתמש מורשה (Designated User). המשתמש נכנס עם הזהות שלו, צריך מספר ביטוח לאומי אמריקאי (SSN) או מספר זיהוי משלם מסים אישי (ITIN), ואינו חייב להיות בעלים או נושא משרה. ה-Designated Official או בעל העסק היחידני בוחר את הטפסים, התקופות וההרשאות, שיכולות לכלול ביצוע תשלומים; איש מקצוע להנהלת חשבונות שרק צריך רשומות לא צריך הרשאת תשלום. אותו אדם חייב לאמת מחדש את המשתמש בכל ינואר וביוני.
לא כל עסק יכול להחזיק בחשבון. IRS מציין שהוא עדיין לא זמין ל-LLC שמגישה דוח כבעלים יחיד ב-Schedule C או ב-Schedule F, ובעלים כאלה משתמשים במקום זאת בטופס 8821. איזו הרשאה צריך רואה חשבון חדש ואיך מסיימים הרשאה ישנה, ראו מעבר בין רואי חשבון.
IRS גם ממליץ בחום לא לשנות את כתובת הרישום שלכם לכתובת של ספק שירותי שכר, כי הודעות IRS על החשבון שלכם יגיעו אז למישהו אחר.
מי צריך לאשר תשלומים, ולמה מי שרושם לא צריך גם לשלם?
הגבלת מי שיכול לשחרר תשלומים היא הדרך העיקרית להפריד בין רישום לתשלום; היא מקטינה את הסיכון ולא מבטלת אותו. מי שרושם תשלומים לא צריך גם לשלוח אותם, כי אז אף אחד אחר לא רואה את הרישום שמסתיר תשלום לא תקין. ההנמקה הזאת היא של העמוד הזה; הכלל של NIST צר יותר: אף אדם אחד לא צריך גם ליזום וגם לאשר עסקה, כולל מנהלים בכירים.
חלוקה שאפשר לעבוד איתה:
- איש מקצוע להנהלת חשבונות מזין חשבוניות ומכין את רשימת מה שיש לשלם.
- אתם, בעלים שותף או אדם אחר שמונה בשם מאשרים את הרשימה ומשחררים את התשלומים.
- איש המקצוע רושם מה שולם, לפי רישומי הבנק.
- אתם בודקים את פעילות הבנק ישירות, לא דרך הדוחות של איש המקצוע.
אם אתם הבעלים היחיד, אתם האדם המאשר ואיש המקצוע רק מכין. אם אתם גם יוזמים וגם משחררים תשלומים, אף אחד אחר לא מאשר אותם, ולכן הכלל של NIST לא מתקיים. קריאת פעילות הבנק כל חודש, או חשיפת דפי החשבון לאדם מבחוץ, תופסת בעיה בדיעבד; זה לא אישור שני.
כשיש כמה בעלים, קבעו בכתב מי רשאי לשחרר תשלומים ומי רשאי לאשר מקבל תשלום חדש, ובדקו שהאנשים שהבנק רשם כמורשים תואמים. אם הבעלים חלוקים מי מחזיק בכניסת הניהול של הבנק, הסדירו את זה קודם.
איך מפעילים שלב כניסה שני ומפסיקים להעביר סיסמאות?
הפעילו אימות רב-שלבי (multifactor authentication), שנקרא גם כניסה בשני שלבים, בכל חשבון שמציע אותו, ותנו לכל אדם כניסה אישית במקום סיסמה משותפת. CISA מסבירה שהשלב השני מגן על חשבון גם כשמישהו גונב את הסיסמה.
- איפה: בהגדרות של כל חשבון, תחת אבטחה (Security). ייתכן שהוא נקרא אימות דו-שלבי או כניסה בשני שלבים. CISA נותנת כדוגמאות קוד שנשלח בהודעת טקסט או בדוא״ל, אפליקציית אימות וזיהוי טביעת אצבע או פנים. התחילו בבנק, בתוכנת הנהלת החשבונות, אצל ספק שירותי השכר ובדוא״ל שלכם.
- סיסמאות: CISA ממליצה על 16 תווים לפחות, אקראיים, שונים לכל חשבון, ושמורים במנהל סיסמאות ולא רשומים.
- שיתוף: מרכז התלונות על פשעי אינטרנט של ה-FBI (IC3) ממליץ לא למסור פרטי כניסה בדוא״ל. תנו לאיש המקצוע כניסה משלו, לא את שלכם.
אם איש מקצוע להנהלת חשבונות גם משלם חשבונות או מפעיל שכר, מה אתם עדיין בודקים בעצמכם?
בשכר, אתם עדיין בודקים שההפקדות בוצעו, כי המעסיק נשאר בדרך כלל אחראי להן, לא משנה מי עושה את העבודה. IRS קובע שהמעסיק אחראי בסופו של דבר להפקדות מס שכר פדרלי ועלול לשאת במסים, בקנסות ובריבית אם צד שלישי לא משלם.
גם אדם יכול לחוב באופן אישי את המסים שנוכו. לפי סעיף 6672, אדם שחייב לגבות ולהעביר מסים שנוכו ובמכוון לא עושה זאת חייב בקנס של 100% מהסכום שלא שולם. IRS רואה כאחראי אדם שיש לו החובה והכוח להורות על התשלום הזה, ומביא כדוגמאות נושאי משרה, דירקטורים, בעלי מניות, חברי שותפות ועובדים, וספקי שירותי שכר. ראו המדריך על Trust Fund Recovery Penalty למבחנים ולמועדי התגובה.
בחשבוניות, הבדיקה היא הבדיקה שלכם בפעילות הבנק.
- הפקדות שכר: IRS קובע שיש להירשם ל-EFTPS בעצמכם, לקבל PIN משלכם ולהשתמש בו כדי לוודא שהפקדות בוצעו תחת מספר המעסיק שלכם. IRS רואה בתשלום הראשון שהוחמץ או איחר דגל אדום.
- ארגון מעסיקים מקצועי מוסמך (CPEO): הוא בדרך כלל המעסיק היחיד לצורכי מס לשכר שהוא משלם לעובדי אתר העבודה (26 USC 3511) ומפקיד תחת המספר שלו, ולכן לקוחותיו לא רואים את ההפקדות האלה ב-EFTPS. בקשו מה-CPEO הוכחת תשלום.
- הודעות על מס שכר: הן נשלחות לכתובת הרשומה ב-IRS, ולכן שמרו אותה בידיכם.
- כל השאר: הבדיקה החודשית של הבנק וכלל השיחה החוזרת שלהלן חלים גם כאן.
אם ספק לא הפקיד, ראו מה עושים כשספק שירותי שכר לא שילם את המסים שלכם.
אילו בקרות תופסות גניבה או טעויות מוקדם?
ארבע בדיקות של הבעלים עוזרות לתפוס גניבה או טעויות מוקדם: קריאת פעילות הבנק, בדיקת מי שיש לו גישה, קריאת דוחות ההתאמה ואישור כל שינוי בפרטי מקבל תשלום. אף אחת מהן לא תלויה באיש המקצוע להנהלת חשבונות.
| בקרה | מה היא תופסת | באיזו תדירות |
|---|---|---|
| אתם קוראים בעצמכם את פעילות הבנק | תשלומים שהספרים לא מראים, הפקדות חסרות | חודשי |
| אתם בודקים מי יש לו גישה | משתמשים ישנים, כניסות משותפות, תפקידים שהתרחבו | חודשי; בנוהל לדוגמה של NIST המנהל בודק חשבונות משתמשים כל חודש |
| אתם קוראים את דוחות ההתאמה | ספרים שאינם תואמים לבנק | חודשי |
| אתם מאשרים שינויים בפרטי מקבל תשלום | בקשות מזויפות לשנות למי משלמים | בכל פעם |
IC3 ממליץ לנטר באופן סדיר חשבונות פיננסיים לאיתור חריגות כמו הפקדות חסרות; קריאת דפי חשבון עסקיים כל חודש מיישמת את אותו רעיון.
כדי לדעת מה התאמה אמיתית מראה, ראו בדיקת העבודה של איש מקצוע להנהלת חשבונות והזנת בנק אינה התאמה.
איך עובדות חשבוניות מזויפות ופרטי בנק ששונו, ומהו כלל השיחה החוזרת?
בהונאת דוא״ל עסקי (business email compromise), פושעים משתמשים בחשבון דוא״ל שנפרץ או בחשבון דומה כדי לבקש העברה או פרטי חשבון חדשים, ו-IC3 מדווח שהיא מכוונת לעסקים מקומיים קטנים וגם לתאגידים גדולים. ההודעה שלו מסכמת הפסדים חשופים שדווחו בסך $55.5 מיליארד בכעשר שנים.
כלל השיחה החוזרת: מאמתים כל שינוי בפרטי תשלום בערוץ שני לפני שפועלים. IC3 ממליץ להשתמש בערוצים משניים כדי לאמת בקשות לשינוי פרטי חשבון.
- התייחסו לבקשה לשלם לחשבון חדש, או לשנות את פרטי הבנק של ספק, כאל בקשה לא מאומתת, גם אם נראה שהיא מגיעה מספק או מהדוא״ל של איש המקצוע להנהלת חשבונות.
- מצאו את מספר הטלפון של הספק ממשהו שהיה לכם לפני הבקשה, כמו חשבונית קודמת או החוזה. אל תשתמשו במספר או בקישור שבהודעה. CISA נותנת את אותה עצה להודעות חשודות.
- בקשו מהספק לאשר גם את הפרטים הישנים וגם את החדשים.
- רשמו מי אישר ומתי, והעבירו את אישור השינוי לאדם שמאשר תשלומים.
IC3 גם אומר לבדוק שכתובת השולח והקישורים תואמים לעסק האמיתי, כי קישורים יכולים להסתיר שגיאת כתיב בשם הדומיין האמיתי.
מה עושים אם כסף נעלם: מה קודם, והאם ההפסד ניתן לניכוי?
פעלו קודם על הכסף, אחר כך על הגישה, ואז על המס. אם העברה הייתה מרמה, IC3 קובע שהזמן קריטי: פנו מיד לבנק כדי לבקש החזרת הכספים, והגישו תלונה ב-ic3.gov בכל סכום שהוא.
- כסף: התקשרו לבנק וביקשו החזרה. שאלו איזו מגבלת זמן קובע הסכם החשבון לדיווח על תשלום לא מורשה: Regulation E חלה על חשבונות שמוחזקים בעיקר למטרות אישיות, משפחתיות או ביתיות, ולכן חשבון עסקי הוא בדרך כלל מחוצה לה.
- גישה: הסירו את הכניסות של האדם, שנו כל סיסמה שהוא הכיר והפעילו שלב כניסה שני.
- רשומות: שמרו דפי חשבון, הודעות דוא״ל, חשבוניות ואת רשימת השינויים של התוכנה לפני שעורכים משהו.
- מס: לניכוי הפסד גניבה יש כללי עיתוי והוכחה, המפורטים בהמשך.
האם ההפסד ניתן לניכוי תלוי בעובדות ובחוק המדינה. פרסום 547 של IRS רואה במעילה גניבה. גניבה היא לקיחה לא חוקית של כסף או רכוש מתוך כוונה פלילית לפי חוק המדינה, ואין צורך בהרשעה. IRS סופר גם לקיחת כסף או רכוש במרמה או בהצגה כוזבת אם זה אסור לפי חוק המדינה או החוק המקומי, ולכן תשלום שנשלח למקבל תשלום מזויף עשוי להיחשב. היעלמות פשוטה של כסף, או טעות בהנהלת חשבונות בלי כוונה פלילית, אינה גניבה; לטעויות ראו מי משלם את הקנסות כשאיש מקצוע להנהלת חשבונות טועה.
מתי אפשר לנכות הפסד:
- הפסד גניבה שלא ניתן לקבל עליו החזר ניתן לניכוי רק בשנה שבה גיליתם את הגניבה.
- אם יש תביעת החזר עם סיכוי סביר להחזר, למשל מהבנק, ממבטח או מהגנב, החלק הזה לא מנוכה עד שאתם יודעים בוודאות סבירה שהוא לא יוחזר.
- אופן חישוב הסכום תלוי במה נלקח, וההחזר שהתקבל או צפוי מקטין אותו.
- ההפסד מחושב בטופס 4684, חלק B (Section B). שותפות או חברת S מדווחות עליו אחר כך ב-Schedule K שלהן, כך שהוא עובר לבעלים. בעל עסק יחידני מעביר אותו ל-Schedule 1 (טופס 1040), וחברת C פועלת לפי ההוראות של הדוח שלה. ייתכן שיידרש במקום זאת טופס 4797.
תשלום שנשלח לרמאי, כמו חשבון ספק מזויף, כפוף גם לתנאים משלו בפרסום 547 תחת הפסדים מהונאות פיננסיות: ההפסד חייב לנבוע מהתנהגות פלילית שמסווגת כגניבה לפי חוק המדינה, אסור שיהיה סיכוי סביר להשיב את הכספים, והעסקה חייבת להיעשות למטרת רווח.
ייתכן שהספרים רשמו את הכסף שנעלם כהוצאות רגילות בשנים קודמות, ולכן איך ההפסד והשנים האלה משתלבים זו שאלה לאיש מקצוע. עיינו בהוראות IRS לפני ההגשה.
איך מסירים גישה כשהעבודה מסתיימת?
הסירו כל כניסה של האדם כשהעבודה מסתיימת, והתחילו באלה שנוגעות בכסף. אם איש מקצוע חדש להנהלת חשבונות נכנס לתפקיד, הסירו גישה לחשבון אחרי שהכניסה החדשה אליו עובדת, אלא אם כסף חסר: אז נתקו קודם את הגישה לבנק, לכרטיסי האשראי ולמימון השכר. NIST קובע שכשמישהו עוזב, יש לוודא שאין לו יותר גישה: למחוק את החשבון שלו מכל המערכות ולשנות כל סיסמה משותפת שהכיר.
- תוכנת הנהלת חשבונות: מנהל מסיר את איש המקצוע מרשימת המשתמשים בהגדרות התוכנה, ואז בודק ברשימה שהגישה הסתיימה. פעלו לפי ההוראות של ספק התוכנה.
- בנק: בקשו מהבנק להסיר את המשתמש ואת כל חיבור לתוכנה.
- ספק שירותי שכר, אפליקציות תשלום, פורטלים של כרטיסי אשראי ואחסון משותף: הסירו את המשתמש בכל אחד מהם.
- כל דבר משותף: שנו את הסיסמה, ואפסו את מכשיר השלב השני אם היה אצל האדם אחד.
- הרשאות מס: אם חתמתם על טופס 8821 או 2848, בטלו אותו בכתב כפי שמסבירות ההוראות לטופס 8821 או לטופס 2848. אם הוספתם את איש המקצוע כ-Designated User ב-Business Tax Account, סיימו שם את הגישה. אם איש המקצוע או חברת שכר הם גם סוכן הדיווח שלכם בטופס 8655, בטלו זאת בנפרד: טופס 8655 חדש מסיים את סמכות הסוכן הישן רק מהתקופה שהוא מציין, והסוכן הישן שומר על סמכות לחשיפת מידע לגבי תקופות קודמות אלא אם בטלתם אותה. ראו מעבר בין ספקי שירותי שכר.
להעברה מלאה, כולל הקובץ, חודשים סגורים ומועדי הגשה, ראו החלפת איש מקצוע להנהלת חשבונות.
דוגמה
הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.
איש מקצוע להנהלת חשבונות מרחוק למרפאת שיניים
מרפאת שיניים עם הכנסות של US$900,000 שוכרת איש מקצוע להנהלת חשבונות מרחוק. הבעלים מזמין את איש המקצוע כמשתמש נפרד בתוכנה אחרי שבדק שההרשאות שלו לא מאפשרות לשחרר תשלומים או לשנות מקבלי תשלום, שולח את דפי הבנק כל חודש ושומר על כניסת הניהול של הבנק. איש המקצוע מכין את רשימת החשבוניות השבועית; רק הבעלים מאשר ומשחרר תשלומים. הבעלים מפעיל שלב כניסה שני בבנק ובתוכנה.
סיסמה משותפת ב-LLC עם בעלים יחיד
ב-LLC עם בעלים יחיד והכנסות של US$150,000 משתמשים באותה סיסמה כבר שנים, ועוזר לשעבר עדיין מכיר אותה. הבעלים יוצר כניסה נפרדת לעצמו ולאיש המקצוע הנוכחי להנהלת חשבונות, משנה כל סיסמה שהעוזר הכיר ומפעיל שלב כניסה שני. הוא קורא את פעילות הבנק של החודשים האחרונים ומחפש תשלומים שאינו מכיר, ובמקום שהתוכנה שומרת יומן שינויים, בודק מי ביצע שינויים לאחרונה.
אותו דוא״ל, שני סידורים
דוא״ל מכתובת דומה מבקש מקבלן לשלוח את חשבונית ה-US$18,000 הבאה לחשבון חדש. כשאיש המקצוע להנהלת חשבונות רק מכין את הרשימה והבעלים משחרר תשלומים, הבעלים רואה את החשבון החדש, מתקשר למספר שבחוזה החתום, והספק אומר שלא שלח שום שינוי. כשאותו איש מקצוע גם משחרר תשלומים, הכסף יוצא. הבעלים מגלה זאת בדף החשבון שבועות אחר כך, מבקש מהבנק החזרה ומסיר את הכניסות של איש המקצוע. הספרים מציגים את התשלום כחשבונית ספק רגילה, ולכן תיקונם וסידור ההפסד הם שאלה לאיש מקצוע.
המצב שלכם שונה?
- אותו אדם רושם ומשלם, אצל איש המקצוע נמצאת הכניסה היחידה עם הרשאות ניהול, או שהבעלים חלוקים מי מאשר: זה מבטל את האדם השני שלפי NIST צריך לעמוד בין יוזמת התשלום לאישורו. הסדירו מי מחזיק בכל גישה, איך מאשרים תשלומים ומה בודקים כל חודש, בעזרת עזרה בהנהלת חשבונות.
- כבר הופיע שינוי בפרטי בנק או תשלום חריג, או שאתם חושדים בהפסד: פעלו קודם על הכסף. עיתוי ניכוי הפסד גניבה והספרים של שנים קודמות תלויים בעובדות, ולכן בקשו לבדוק את החודשים המושפעים עם עזרה בהנהלת חשבונות לפני שדוח נשען עליהם.
- אתם לא בטוחים שהספרים נכונים: ראו בדיקת העבודה של איש מקצוע להנהלת חשבונות.
- עדיין לא שכרתם: ראו שאלות לשאול לפני שמעסיקים איש מקצוע להנהלת חשבונות, מה איש המקצוע צריך מכם ואיש מקצוע מקומי או אונליין.
- איש המקצוע נמצא בחו״ל: ראו העסקת איש מקצוע להנהלת חשבונות בחו״ל.
- ספק שירותי השכר שלכם לא שילם את המסים שלכם: פעלו לפי המדריך על ספק שירותי שכר.
- אתם רוצים לסיים את ההתקשרות: ראו החלפת איש מקצוע להנהלת חשבונות.
נתונים בדף זה
| נתון | ערך | מקור |
|---|---|---|
| Trust Fund Recovery Penalty כחלק ממס שנוכה במקור ולא שולם חל על מס שנוכה בנאמנות (trust fund tax) ולא שולם, על אדם אחראי שפעל בכוונה, לפי IRC סעיף 6672 | 100% | IRS: פרסום 15, מדריך המס למעסיק סומן |
| הונאת פריצה לדוא״ל עסקי (business email compromise): הפסד מדווח בדולרים, מקומי ובינלאומי הסכום המדויק $55,499,915,582 ב-305,033 אירועים שדווחו ל-FBI IC3, לרשויות אכיפת החוק ולמוסדות פיננסיים מאוקטובר 2013 עד דצמבר 2023 | $55.5 מיליארד | FBI IC3: הונאת דוא״ל עסקי: הונאה של $55 מיליארד סומן |
מקורות ראשוניים
- NIST: אבטחת מידע לעסק קטן: היסודות (NISTIR 7621 Rev. 1)
- CISA: הפעלת אימות רב-שלבי
- CISA: שימוש בסיסמאות חזקות
- CISA: זיהוי ודיווח על פישינג
- FBI IC3: הונאת דוא״ל עסקי: הונאה של $55 מיליארד
- IRS: מיקור חוץ של תפקידי שכר
- IRS: חשבון מס עסקי
- IRS: ניהול גישה ב-Business Tax Account
- IRS: הוראות לטופס 8821
- IRS: הוראות לטופס 2848
- IRS: פרסום 547, נזקים, אסונות וגניבות
- IRS: הוראות לטופס 4684
- IRS: טופס 8655, הרשאת סוכן דיווח
- IRS: מסי שכר ו-Trust Fund Recovery Penalty (TFRP)
- IRS: לקוחות CPEO, מה שצריך לדעת
- U.S. Code: 26 U.S.C. 6672, אי-גבייה ואי-העברה של מס
- U.S. Code: 26 U.S.C. 3511, ארגוני מעסיקים מקצועיים מוסמכים
- CFPB: Regulation E, 12 CFR 1005.2, הגדרות
על המדריך
תורגם מהמדריך באנגלית · קראו את המקור באנגלית
הדף מסביר כללים כלליים לשנת המס המוצגת. הוא אינו ייעוץ למצבכם.
שינויים במקור האנגלי
- : פורסם לראשונה.