Bu rehber kimler için
- Muhasebe sorumlusu çalıştıran veya çalıştırmayı düşünen şahıs işletmesi, LLC, ortaklık ve şirket sahipleri
- Muhasebe sorumlusunun tek yönetici girişine sahip olduğu veya fatura ödemelerini ya da bordroyu da yürüttüğü işletme sahipleri
- Bir tedarikçinin banka bilgilerini değiştirme talebi alan veya tanımadığı bir ödeme fark eden işletme sahipleri
Burada kapsanmayanlar
- Muhasebe sorumlusunun işinin doğru olup olmadığının kontrolü
- Muhasebe sorumlusu işe almadan önce sorulacak sorular ve birini değiştirme
- Her bankanın kullanıcı rollerinin nasıl işlediği; bu bankaya göre değişir ve hiçbir resmi kaynak bunu anlatmaz
- Çalışan hırsızlığına karşı sigorta ve bir muhasebe sorumlusuna karşı cezai veya hukuki işlem
Muhasebe sorumlusuna mali kayıtlarıma güvenle nasıl erişim veririm?
Herkese kendi girişini verin, bunu işin gerektirdiğiyle sınırlayın ve bir ödemeyi aynı kişinin hem başlatıp hem onaylamasına asla izin vermeyin. Bu üç kural NIST'in küçük işletme güvenlik rehberinden gelir: yüklenicilerle birlikte her kullanıcı için ayrı hesap; kişiye yalnızca ihtiyaç duyduğu sistem ve bilgilere erişim; yönetici ve üst düzey müdürler dahil, bir işlemi hem başlatan hem onaylayan tek bir kişi olmaması.
| Erişim | Muhasebe sorumlusu | Siz veya ikinci bir kişi |
|---|---|---|
| Muhasebe yazılımı | Kontrol ettiğiniz izinlerle kendi girişi | Ana yönetici girişi, faturalama, kullanıcı listesi |
| Banka ve kart hesapları | Hesap özetleri veya bankanın sunduğu en dar görünüm | Banka yöneticisi, alıcı ekleme, ödeme onaylama, limitler |
| Fatura ödeme | Ödenecekler listesini hazırlar | Onaylar ve gönderir |
| Bordro sağlayıcısı | Kendi girişi, yalnızca bordroyu yürütmek için işe alındıysa | Yönetici girişi ve bordro vergisi hesabı |
| Ödeme işlemcileri ve online mağaza platformları | Platform sunuyorsa yalnızca rapor veya sınırlı bir rol | Yönetici girişi, payout banka bilgileri, iadeler |
| IRS ve eyalet vergi hesapları | Varsayılan olarak hiçbiri | Online hesaplar; muhasebe sorumlusunun kayıtlara ihtiyacı varsa imzalı bir yetki formu veya sınırlı bir kullanıcı girişi |
| E-posta adresiniz | Hiçbiri | Her şey: diğer hesaplarınız için sıfırlama bağlantısı oraya gelir, bu yüzden e-postayı kontrol eden kişi o hesaplara ulaşabilir (CISA'nın güçlü şifre rehberi bir örnek verir) |
Yalnızca işlemleri kaydeden bir muhasebe sorumlusunun şahsi hesaplarınıza, sahibi olduğunuz diğer kuruluşların hesaplarına, çalışanların Sosyal Güvenlik numaralarına ve banka bilgilerine (muhasebe sorumlusu bordroyu yürütmüyorsa) ya da alıcı ekleme veya değiştirme yetkisine ihtiyacı yoktur. Neyin görünmemesi gerektiği sorusunun cevabı budur: muhasebe kayıtlarının ihtiyaç duymadığı her şey.
Şu durumlarda mesele basit değildir:
- muhasebe sorumlusu yazılımın veya bankanın tek yönetici girişine sahiptir;
- muhasebe kayıtlarını tutan kişi ödemeleri de gönderir;
- muhasebe sorumlusu tedarikçilere ödeme de yapar veya bordroyu da yürütür;
- bir şifre birkaç kişi tarafından paylaşılmaktadır;
- ortaklık veya şirketin birden çok sahibi vardır ve kimin onayının geçerli olduğu belirsizdir;
- bir tedarikçinin banka bilgilerinde değişiklik veya tanımadığınız bir ödeme zaten ortaya çıkmıştır.
Muhasebe sorumlusu tek yönetici girişine sahipse, ödemeleri de gönderiyorsa veya tuhaf bir şey ortaya çıkmışsa, gerisinden önce son bölümü, “Sizin durumunuz farklı mı?”, okuyun.
Önce şunları toplayın: her banka, kart, bordro ve yazılım hesabının listesi, her birine kimin hangi rolle girebildiği; her bankanın sunduğu roller; bordro sağlayıcısının kullanıcı listesi.
Girişimi paylaşmadan muhasebe sorumlusuna muhasebe yazılımına nasıl erişim veririm?
Muhasebe sorumlusunu yalnızca işin gerektirdiği izinlerle ayrı bir kullanıcı olarak davet edin ve ana yönetici girişini kendinizde tutun. Çoğu muhasebe yazılımı sahibine bunu yaptırır; adlar ve adımlar ürüne göre değişir, bu yüzden ürününüzün yardım sayfasını okuyun. Rol seçmeden önce yazılım sağlayıcısına, bu rolün alıcı ekleyip değiştirebildiğini, ödeme onaylayabildiğini, payout bilgilerini değiştirebildiğini veya başkalarına erişim verebildiğini sorun. Ödeme onayını başka bir kişide tutun.
Bir rolün adı ne yapabildiğini göstermez; bu yüzden rolün salt okunur olduğunu varsaymayın. Ayrı giriş rolü sınırlamaz; yapılan değişikliklerin muhasebe sorumlusunun kendi girişine kadar izlenebilmesini sağlar. NIST, bireysel hesaplar olmadan veri kaybını veya yetkisiz değişiklikleri araştırmanın zor olduğunu uyarır. Yazılımınız kimin neyi değiştirdiğini kaydediyorsa o kaydı inceleyin.
Dosyayı muhasebe sorumlusu oluşturduysa veya tek yönetici girişi onda ise önce bunu değiştirin. Yönetici kontrolünü geri almak için muhasebe sorumlusunu değiştirme rehberine bakın.
Muhasebe sorumlusu para gönderemeden bankama salt okunur erişebilir mi?
Bazen, ama salt okunur bir rolün olup olmadığı bankaya bağlıdır. Hiçbir resmi kaynak banka kullanıcı rollerini anlatmaz; roller bankaya ve hesap türüne göre değişir. Bu yüzden herhangi bir role güvenmeden önce bankaya sorun. Yazılı sorun:
- Hangi roller var; hesapları ve hesap özetlerini görüntüleyip ödeme başlatamayan, onaylayamayan, gönderemeyen, alıcı ekleyemeyen veya limit değiştiremeyen bir rol var mı?
- Muhasebe sorumlusu kendi girişine sahip olabilir mi, böylece siz kendi girişinizi hiç paylaşmazsınız?
- Bir ödeme için ikinci bir kullanıcının onayı zorunlu kılınabilir mi?
- Bankadan muhasebe yazılımına kurulan bir bağlantı neler yapabilir ve kim kurar?
- Banka cevapları yazılı olarak teyit eder mi?
Banka akışı, bankadan işlemleri getiren ve muhasebe yazılımına bağlanan bir bağlantıdır. Belirli bir bağlantının neler yapabildiği, bu sayfanın değil, bankanın 4. soruya vereceği cevaptır; banka akışı muhasebe kayıtlarının bankayla uyuştuğunu da kanıtlamaz (bkz. banka akışları mutabakat değildir).
Tek seçenek tam erişimse, banka girişinizi paylaşmak yerine hesap özetlerini her ay kendiniz gönderin. NIST, mümkün olduğunda hiçbir çalışanın bir işletmenin tüm bilgilerine veya sistemlerine erişimi olmamasını önerir.
Hangi girişler yalnızca bende kalmalı?
Para hareketi yapabilen, bir kişi ekleyen veya kimin ödeme alacağını değiştiren her girişi ve işletmenin yasal olarak sorumlu olduğu vergi hesaplarını kendinizde tutun.
| Giriş | Neden sizde kalır | Muhasebe sorumlusu bunun yerine ne kullanabilir |
|---|---|---|
| Banka yöneticisi | Kullanıcı veya alıcı ekleyebilen kişi, diğer sınırları çoğu zaman geri alabilir | Bankanın yazılı olarak teyit ettiği bir rol veya hesap özetleri |
| Ödeme onayı | Kayıt tutmayı ödemeden ayırır | Onayladığınız hazırlanmış bir liste |
| Bordro sağlayıcısı yöneticisi | Genellikle kimin ödeme alacağını, banka bilgilerini ve vergi ödemelerini kontrol eder; sağlayıcıya her rolün neler yapabildiğini sorun | İşin gerektirdiği erişimle kendi girişi |
| Bordro vergisi ödemeleri | İşveren, ödemeyi kim yaparsa yapsın depozitolardan genellikle sorumlu kalır | EFTPS'e (ABD Hazinesi'nin Electronic Federal Tax Payment System adlı elektronik federal vergi ödeme sistemi) kendi kaydınız; böylece işveren numaranız altında yapılan ödemeleri görebilirsiniz |
| IRS online hesabı | IRS hesabı, kendi kimliğini doğrulayan bir kullanıcıya bağlar ve IRS daha sonra o kullanıcının işletmeyle ilişkisini belirler | Kuruluşun hesabı açabildiği yerde, en dar izinlere sahip bir Designated User; aksi halde imzalı bir Form 8821 |
| Yazılım ana yöneticisi | Başka kimin erişimi olacağını kontrol eder | Kendi kullanıcı girişi |
IRS kayıtları için Form 8821, listelediğiniz vergi türleri ve dönemler için gizli vergi bilgilerinizi incelemesi ve alması için herhangi bir kişiyi veya firmayı belirlemenize izin verir. Onlara IRS önünde sizin adınıza konuşma yetkisi vermez. Bunu Form 2848 yapar, ancak yalnızca IRS önünde çalışmaya uygun biri için.
IRS'nin işletmeler için online hesabı olan Business Tax Account'ta, Designated Official veya şahıs işletmesi sahibi bir Designated User ekleyebilir. Kullanıcı kendi kimliğiyle giriş yapar, Sosyal Güvenlik Numarası veya ITIN gerekir ve sahip veya yönetici olması şart değildir. Designated Official veya şahıs işletmesi sahibi vergi formlarını, dönemleri ve izinleri seçer; izinler ödeme yapmayı da içerebilir. Yalnızca kayıtlara ihtiyacı olan bir muhasebe sorumlusunun ödeme iznine ihtiyacı yoktur. Designated Official, kullanıcıyı her Ocak ve Haziran'da yeniden doğrulamalıdır.
Her işletme bu hesabı açamaz. IRS, hesabın Schedule C veya Schedule F ile şahıs işletmesi olarak beyanname veren bir LLC için henüz kullanılabilir olmadığını söyler; bu sahipler bunun yerine Form 8821 kullanır. Yeni bir muhasebeciye hangi yetkinin gerektiğini ve eskisinin nasıl sonlandırılacağını öğrenmek için muhasebeci değiştirme rehberine bakın.
IRS ayrıca, kayıtlı adresinizi bir bordro sağlayıcısının adresiyle değiştirmemenizi şiddetle önerir; çünkü hesabınızla ilgili IRS bildirimleri o zaman başkasına gider.
Ödemeleri kim onaylamalı ve kayıt tutan kişi neden ödeme de yapmamalı?
Ödemeleri kimin gönderebileceğini sınırlamak, kayıt tutmayı ödemeden ayırmanın temel yoludur; riski azaltır ama ortadan kaldırmaz. Ödemeleri kaydeden kişi onları göndermemelidir; çünkü o zaman kötü bir ödemeyi gizleyen kaydı başka kimse görmez. Bu gerekçe bu sayfaya aittir; NIST'in kuralı daha dardır: yönetici ve üst düzey müdürler dahil, hiçbir kişi bir işlemi hem başlatıp hem onaylamamalıdır.
İşe yarar bir bölüşüm:
- Muhasebe sorumlusu faturaları girer ve ödenecekler listesini hazırlar.
- Siz, bir ortak sahip veya adı belli bir başka kişi listeyi onaylar ve ödemeleri gönderir.
- Muhasebe sorumlusu neyin ödendiğini bankanın kaydından kaydeder.
- Banka hareketlerini muhasebe sorumlusunun raporlarından değil, doğrudan kendiniz incelersiniz.
Tek sahipseniz onaylayan kişi sizsiniz ve muhasebe sorumlusu yalnızca hazırlar. Ödemeleri hem siz başlatıp hem gönderiyorsanız onları başka kimse onaylamıyor demektir; yani NIST'in kuralı karşılanmamıştır. Banka hareketlerini her ay okumak veya hesap özetlerini dışarıdan birine göstermek bir sorunu sonradan yakalar; ikinci bir onay değildir.
Birden çok sahip varsa ödemeleri kimin gönderebileceğini ve yeni bir alıcıyı kimin onaylayabileceğini yazılı olarak belirleyin ve bankanın yetkili olarak listelediği kişilerin bununla uyuştuğunu kontrol edin. Sahipler banka yöneticisi girişinin kimde olduğu konusunda anlaşamıyorsa önce bunu çözün.
İkinci bir giriş adımını nasıl açar ve şifre paylaşmayı nasıl bırakırım?
Sunan her hesapta çok faktörlü kimlik doğrulamayı, yani iki adımlı girişi açın ve ortak şifre yerine herkese kendi girişini verin. CISA, birisi şifreyi çalsa bile ikinci adımın hesabı koruduğunu açıklar.
- Nerede: her hesabın ayarlarında, Güvenlik bölümünde. İki faktörlü veya iki adımlı kimlik doğrulama olarak adlandırılmış olabilir. CISA; kısa mesaj veya e-postayla gelen bir kodu, doğrulama uygulamasını ve parmak izi ya da yüz tanımayı örnek verir. Bankadan, muhasebe yazılımından, bordro sağlayıcısından ve e-postanızdan başlayın.
- Şifreler: CISA, en az 16 karakterli, rastgele, her hesap için farklı ve yazılı değil bir şifre yöneticisinde saklanan şifreler önerir.
- Paylaşım: FBI'ın Internet Crime Complaint Center'ı (IC3), giriş bilgilerinin e-postayla verilmemesini öğütler. Muhasebe sorumlusuna sizinkini değil, kendi girişini verin.
Muhasebe sorumlum fatura da ödüyor veya bordroyu da yürütüyorsa neyi hâlâ kendim kontrol etmeliyim?
Bordroda, işveren işi kim yaparsa yapsın depozitolardan genellikle sorumlu kalacağı için depozitoların yapıldığını yine siz kontrol edin. IRS, işverenin federal bordro vergisi depozitolarından nihai olarak sorumlu olduğunu ve üçüncü taraf ödemezse vergilerden, cezalardan ve faizden sorumlu tutulabileceğini söyler.
Bir kişi, kesilen vergilerden şahsen de sorumlu olabilir. 6672. madde uyarınca, kesilen vergileri tahsil edip devretmesi gereken ve bunu bile bile yapmayan kişi, ödenmeyen tutarın %100 kadar bir cezadan sorumludur. IRS, bu ödemeyi yönlendirme görevi ve yetkisi olan kişiyi sorumlu sayar; örnek olarak yöneticileri, yönetim kurulu üyelerini, hissedarları, ortaklık üyelerini ve çalışanları, ayrıca bordro hizmet sağlayıcılarını sayar. Testler ve cevap süreleri için trust fund recovery penalty rehberine bakın.
Faturalarda kontrol, banka hareketlerini kendinizin incelemesidir.
- Bordro depozitoları: IRS, EFTPS'e kendiniz kaydolmanızı, kendi PIN'inizi almanızı ve bunu işveren numaranız altında depozitoların yapıldığını kontrol etmek için kullanmanızı söyler. İlk kaçırılan veya geç yapılan ödemeyi bir uyarı işareti sayar.
- Sertifikalı profesyonel işveren kuruluşu (CPEO): iş yeri çalışanlarına ödediği ücretler bakımından vergi açısından genellikle tek işverendir (26 USC 3511) ve depozitoları kendi numarası altında yapar; bu yüzden müşterileri bu depozitoları EFTPS'te göremez. Bunun yerine CPEO'dan ödeme kanıtı isteyin.
- Bordro vergisi bildirimleri: bunlar IRS'te kayıtlı adrese gider; o adresi kendinize ait tutun.
- Diğer her şey: aşağıdaki aylık banka incelemesi ve geri arama kuralı burada da geçerlidir.
Bir sağlayıcı depozito yapmadıysa bordro sağlayıcısı vergilerinizi ödemediğinde ne yapılır rehberine bakın.
Hangi kontroller hırsızlığı veya hataları erken yakalar?
Dört sahip kontrolü hırsızlığı veya hataları erken yakalamaya yardımcı olur: banka hareketlerini okumak, kimlerin erişimi olduğunu gözden geçirmek, mutabakat raporlarını okumak ve alıcı bilgilerindeki her değişikliği onaylamak. Hiçbiri muhasebe sorumlusuna bağlı değildir.
| Kontrol | Neyi yakalar | Ne sıklıkla |
|---|---|---|
| Banka hareketlerini kendiniz okursunuz | Muhasebe kayıtlarında görünmeyen ödemeler, eksik mevduatlar | Aylık |
| Kimlerin erişimi olduğunu gözden geçirirsiniz | Eski kullanıcılar, paylaşılan girişler, zamanla genişleyen roller | Aylık; NIST'in örnek prosedüründe yönetici kullanıcı hesaplarını aylık gözden geçirir |
| Mutabakat raporlarını okursunuz | Bankayla uyuşmayan muhasebe kayıtları | Aylık |
| Alıcı bilgilerindeki değişiklikleri onaylarsınız | Kimin ödeme alacağını değiştirmeye yönelik sahte talepler | Her seferinde |
IC3, eksik mevduat gibi usulsüzlükler için mali hesapların düzenli izlenmesini önerir; işletme hesap özetlerini her ay okumak aynı fikri uygular.
Gerçek bir mutabakatın neyi gösterdiği için muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etme ve banka akışları mutabakat değildir rehberlerine bakın.
Sahte faturalar ve değiştirilmiş banka bilgileri nasıl işler ve geri arama kuralı nedir?
İş e-postası ele geçirme dolandırıcılığında (business email compromise) suçlular, ele geçirilmiş veya benzer görünen bir e-posta hesabıyla para transferi ya da yeni hesap bilgileri ister; IC3, bunun büyük şirketlerin yanı sıra küçük yerel işletmeleri de hedef aldığını bildirir. Duyurusu, yaklaşık on yıl boyunca bildirilen açıkta kalan zararların toplamını $55,5 milyar olarak verir.
Geri arama kuralı, ödeme bilgilerindeki herhangi bir değişikliği işlem yapmadan önce ikinci bir kanaldan doğrulamaktır. IC3, hesap bilgisi değişikliği taleplerini doğrulamak için ikinci kanalların kullanılmasını önerir.
- Yeni bir hesaba ödeme yapma veya bir tedarikçinin banka bilgilerini değiştirme talebini, bir tedarikçiden ya da muhasebe sorumlusunun kendi e-postasından geliyormuş gibi görünse bile doğrulanmamış sayın.
- Tedarikçinin telefon numarasını talepten önce elinizde olan bir şeyden bulun, örneğin önceki bir faturadan veya sözleşmeden. Mesajdaki numarayı ya da bağlantıyı kullanmayın. CISA şüpheli mesajlar için aynı öneriyi verir.
- Tedarikçiden hem eski hem yeni bilgileri teyit etmesini isteyin.
- Kimin ne zaman teyit ettiğini not edin ve değişikliği ödemeleri onaylayan kişiye onaylatın.
IC3 ayrıca gönderen adresinin ve bağlantıların gerçek işletmeyle uyuştuğunu kontrol etmeyi söyler; çünkü bağlantılar gerçek alan adının yanlış yazılışını gizleyebilir.
Para kaybolursa önce ne yapmalıyım ve zarar indirilebilir mi?
Önce paraya, sonra erişime, sonra vergiye bakın. Bir transfer dolandırıcılık yoluyla yapıldıysa IC3, zamanın çok önemli olduğunu söyler: paranın geri çağrılmasını istemek için hemen bankanızı arayın ve tutar ne olursa olsun ic3.gov'da şikâyette bulunun.
- Para: bankayı arayın ve geri çağırma isteyin. Hesap sözleşmesinin yetkisiz bir ödemeyi bildirmek için hangi süre sınırını koyduğunu sorun: Regulation E esas olarak kişisel, ailevi veya ev amaçlı tutulan hesapları kapsar; bu yüzden bir işletme hesabı genellikle bunun dışındadır.
- Erişim: kişinin girişlerini kaldırın, bildiği her şifreyi değiştirin ve ikinci giriş adımını açın.
- Kayıtlar: hiçbir şey düzenlenmeden önce hesap özetlerini, e-postaları, faturaları ve yazılımın değişiklik listesini saklayın.
- Vergi: hırsızlık zararı indiriminin zamanlama ve kanıt kuralları vardır; aşağıda anlatılıyor.
Zararın indirilebilir olup olmadığı olgulara ve eyalet hukukuna bağlıdır. IRS Publication 547, zimmeti hırsızlık sayar. Hırsızlık, eyaletin kanununa göre cezai kastla para veya mal almaktır ve mahkûmiyet şart değildir. IRS ayrıca eyalet veya yerel kanuna göre yasa dışıysa hile ya da yanlış beyanla para veya mal almayı da sayar; bu yüzden sahte bir alıcıya gönderilen ödeme bu kapsama girebilir. Paranın basitçe kaybolması veya cezai kast olmadan yapılan bir muhasebe hatası hırsızlık değildir; hatalar için muhasebe sorumlusu hata yaptığında cezaları kim öder rehberine bakın.
Bir zarar ne zaman indirilebilir:
- Karşılanamayan bir hırsızlık zararı yalnızca hırsızlığı fark ettiğiniz yılda indirilebilir.
- Banka, sigortacı veya hırsız gibi makul bir tahsil ihtimali olan bir geri ödeme talebi varsa, bu kısım, geri ödenmeyeceğini makul bir kesinlikle öğrenene kadar indirilmez.
- Tutarın nasıl hesaplandığı alınan şeye bağlıdır; alınan veya beklenen geri ödeme tutarı azaltır.
- Zarar Form 4684, Section B üzerinde hesaplanır. Ortaklık veya S şirketi bunu daha sonra Schedule K'sında bildirir; böylece sahiplere aktarılır. Şahıs işletmesi sahibi bunu Schedule 1'e (Form 1040) taşır, C şirketi ise kendi beyannamesinin talimatlarını izler. Bunun yerine Form 4797 gerekebilir.
Sahte tedarikçi hesabı gibi bir dolandırıcıya gönderilen ödemenin de Publication 547'de mali dolandırıcılık zararları başlığı altında kendi koşulları vardır: zarar eyalet kanununa göre hırsızlık sayılan suç teşkil eden bir davranıştan doğmalı, paranın geri alınması için makul bir ihtimal olmamalı ve işlem kâr amacıyla yapılmış olmalıdır.
Muhasebe kayıtları kaybolan parayı önceki yıllarda olağan gider olarak kaydetmiş olabilir; bu yüzden zararın ve o yılların birbirine nasıl oturacağı bir uzmana sorulacak bir sorudur. Beyanname vermeden önce IRS talimatlarına bakın.
İş bittiğinde erişimi nasıl kaldırırım?
İş bittiğinde kişinin her girişini, paraya dokunanlardan başlayarak kaldırın. Yeni bir muhasebe sorumlusu devralıyorsa, para kayıp değilse bir hesabın erişimini o hesaba yeni giriş çalıştıktan sonra kaldırın; para kayıpsa önce banka, kart ve bordro fonlama erişimini kesin. NIST, biri ayrıldığında artık erişimi olmadığından emin olunmasını söyler: hesabını tüm sistemlerden silin ve bildiği ortak şifreleri değiştirin.
- Muhasebe yazılımı: bir yönetici, muhasebe sorumlusunu yazılımın ayarlarındaki kullanıcı listesinden kaldırır, ardından erişimin bittiğini listeden doğrular. Yazılım sağlayıcısının talimatlarını izleyin.
- Banka: bankadan kullanıcıyı ve yazılıma olan her bağlantıyı kaldırmasını isteyin.
- Bordro sağlayıcısı, ödeme uygulamaları, kart portalları ve paylaşılan depolama: kullanıcıyı her birinde kaldırın.
- Paylaşılan her şey: şifreyi değiştirin; kişide ikinci adım cihazı varsa onu sıfırlayın.
- Vergi yetkileri: Form 8821 veya 2848 imzaladıysanız, Form 8821 veya Form 2848 talimatlarında açıklandığı gibi yazılı olarak iptal edin. Muhasebe sorumlusunu Business Tax Account'ta Designated User olarak eklediyseniz o erişimi orada sonlandırın. Muhasebe sorumlusu veya bir bordro firması Form 8655 ile raporlama temsilciniz de ise bunu ayrıca iptal edin: yeni bir Form 8655, eski temsilcinin yetkisini yalnızca belirttiği dönemden itibaren sonlandırır; siz iptal etmedikçe eski temsilci önceki dönemler için bilgi paylaşma yetkisini korur. Bordro sağlayıcısı değiştirme rehberine bakın.
Dosya, kapanmış aylar ve beyanname tarihleri dahil tam devir için muhasebe sorumlusunu değiştirme rehberine bakın.
Örnek
Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.
Bir diş kliniği için uzaktan çalışan muhasebe sorumlusu
US$900.000 gelirli bir diş kliniği, uzaktan çalışan bir muhasebe sorumlusu tutar. Sahip, izinlerinin ödeme gönderemediğini veya alıcı değiştiremediğini kontrol ettikten sonra onu yazılımda ayrı bir kullanıcı olarak davet eder, banka hesap özetlerini her ay gönderir ve banka yöneticisi girişini kendinde tutar. Muhasebe sorumlusu haftalık fatura listesini hazırlar; ödemeleri yalnızca sahip onaylar ve gönderir. Sahip bankada ve yazılımda ikinci bir giriş adımını açar.
Tek üyeli bir LLC'de paylaşılan şifre
US$150.000 gelirli tek üyeli bir LLC yıllardır tek bir şifre kullanıyor ve eski bir yardımcı bunu hâlâ biliyor. Sahip, kendisi ve mevcut muhasebe sorumlusu için ayrı girişler oluşturur, yardımcının bildiği her şifreyi değiştirir ve ikinci bir giriş adımını açar. Son ayların banka hareketlerinde tanımadığı ödemelere bakar; yazılım değişiklik kaydı tutuyorsa son değişiklikleri kimin yaptığını kontrol eder.
Aynı e-posta, iki farklı düzen
Benzer görünen bir adresten gelen bir e-posta, bir yükleniciden sonraki US$18.000 faturayı yeni bir hesaba göndermesini ister. Muhasebe sorumlusunun yalnızca listeyi hazırladığı ve ödemeleri sahibin gönderdiği düzende sahip yeni hesabı görür, imzalı sözleşmedeki numarayı arar ve tedarikçi hiçbir değişiklik göndermediğini söyler. Aynı muhasebe sorumlusunun ödemeleri de gönderdiği düzende ise para çıkar. Sahip bunu haftalar sonra hesap özetinde bulur, bankadan geri çağırma ister ve muhasebe sorumlusunun girişlerini kaldırır. Muhasebe kayıtları ödemeyi olağan bir tedarikçi faturası olarak gösterir; bu yüzden kayıtları düzeltmek ve olası bir zararı çözmek bir uzmana sorulacak bir konudur.
Sizin durumunuz farklı mı?
- Aynı kişi hem kaydediyor hem ödüyor, muhasebe sorumlusu tek yönetici girişine sahip veya sahipler kimin onaylayacağı konusunda anlaşamıyor: bu durum, NIST'in bir ödemeyi başlatmayla onaylama arasında durması gerektiğini söylediği ikinci kişiyi ortadan kaldırır. Hangi erişimin kimde olacağını, ödemelerin nasıl onaylanacağını ve her ay neyi inceleyeceğinizi muhasebe kayıtları desteğiyle netleştirin.
- Bir banka bilgisi değişikliği veya tuhaf bir ödeme zaten ortaya çıktı ya da bir kayıptan şüpheleniyorsunuz: önce paraya bakın. Hırsızlık zararının zamanlaması ve önceki yılların muhasebe kayıtları olgulara bağlıdır; bu yüzden bir beyanname onlara dayanmadan önce etkilenen ayları muhasebe kayıtları desteğiyle inceletin.
- Muhasebe kayıtlarının doğru olduğundan emin değilsiniz: muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etme rehberine bakın.
- Henüz işe almadınız: muhasebe sorumlusu işe almadan önce sorulacak sorular, muhasebe sorumlusunun sizden neye ihtiyacı var ve yerel veya online muhasebe sorumlusu rehberlerine bakın.
- Muhasebe sorumlusu yurt dışında: yurt dışından muhasebe sorumlusu çalıştırma rehberine bakın.
- Bordro sağlayıcınız vergilerinizi ödemedi: bordro sağlayıcısı rehberini izleyin.
- İlişkiyi sonlandırmak istiyorsunuz: muhasebe sorumlusunu değiştirme rehberine bakın.
Bu sayfadaki rakamlar
| Rakam | Değer | Kaynak |
|---|---|---|
| Ödenmemiş kesilen verginin payı olarak Trust Fund Recovery Penalty IRC section 6672 uyarınca kasıtlı hareket eden sorumlu kişinin ödenmemiş emanet fonu vergisine uygulanır | %100 | IRS: Publication 15, İşveren Vergi Rehberi Kontrol edildi |
| İş e-postası ihlali (business email compromise): bildirilen açığa çıkan dolar kaybı, yurt içi ve yurt dışı Ekim 2013'ten Aralık 2023'e kadar FBI IC3'e, kolluk kuvvetlerine ve finans kuruluşlarına bildirilen 305.033 olayda tam rakam $55.499.915.582 | $55,5 milyar | FBI IC3: Business Email Compromise: The $55 Billion Scam Kontrol edildi |
Birincil kaynaklar
- NIST: Küçük İşletmeler İçin Bilgi Güvenliği: Temel Bilgiler (NISTIR 7621 Rev. 1)
- CISA: Çok faktörlü kimlik doğrulamayı açın
- CISA: Güçlü şifreler kullanın
- CISA: Kimlik avı girişimlerini tanıyın ve bildirin
- FBI IC3: Business Email Compromise: The $55 Billion Scam
- IRS: Bordro işlerini dışarıya vermek
- IRS: İşletme vergi hesabı
- IRS: İşletme vergi hesabında erişimi yönetme
- IRS: Form 8821 talimatları
- IRS: Form 2848 talimatları
- IRS: Publication 547, Casualties, Disasters, and Thefts
- IRS: Form 4684 talimatları
- IRS: Form 8655, Reporting Agent Authorization
- IRS: İstihdam vergileri ve Trust Fund Recovery Penalty (TFRP)
- IRS: CPEO müşterileri, bilmeniz gerekenler
- U.S. Code: 26 U.S.C. 6672, verginin tahsil edilmemesi ve devredilmemesi
- U.S. Code: 26 U.S.C. 3511, sertifikalı profesyonel işveren kuruluşları
- CFPB: Regulation E, 12 CFR 1005.2 tanımlar
Bu rehber hakkında
İngilizce rehberden çevrilmiştir · İngilizce aslını okuyun
Gösterilen vergi yılı için genel kuralları açıklar. Sizin durumunuza yönelik bir tavsiye değildir.
İngilizce aslındaki değişiklikler
- : İlk yayın.