Xóa sổ hàng tồn kho lỗi thời: GPU, máy chủ và linh kiện cũ

Hàng tồn kho chưa bán không bị đánh thuế và không được khấu trừ khi còn nằm trên kệ. Một máy chủ tám GPU đời cũ, một bo mạch nền GPU hay một tấm làm mát (cold plate) đã bị thay thế vẫn giữ nguyên giá gốc cho đến khi doanh nghiệp bán, thanh lý phế liệu hoặc đem tặng. Trước đó, giá gốc chỉ được hạ vào cuối năm theo hai quy tắc trong 26 CFR 1.471-2(c): giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường, hoặc ghi giảm giá trị hàng kém phẩm chất được thực sự chào bán với giá giảm trong vòng 30 ngày sau ngày kiểm kê. Khoản dự phòng lỗi thời trên sổ sách không làm giảm thu nhập chịu thuế.

Hàng tồn kho chưa bán có bị đánh thuế không, và có được xóa sổ không?

Hàng tồn kho chưa bán không tạo ra thu nhập hay khoản khấu trừ nào cho đến khi được bán, thanh lý phế liệu hoặc đem tặng. Giá vốn hàng bán bằng hàng tồn kho đầu kỳ cộng hàng mua và chi phí, trừ hàng tồn kho cuối kỳ (Form 1125-A, line 1 đến 8), nên hàng còn trong kho vào cuối năm mang giá gốc của nó sang năm sau.

Chỉ hàng hóa mà doanh nghiệp nắm quyền sở hữu mới được tính (26 CFR 1.471-1(a)). Từ đó có hai trường hợp biên:

• Hàng đang đặt mà quyền sở hữu chưa chuyển giao không phải là hàng tồn kho, nên không có gì để ghi giảm. Khoản lỗ dồn tích trên sổ sách cho các đơn đặt mua GPU chưa hoàn tất không phải là ghi giảm giá trị hàng tồn kho; hãy hỏi trước khi khấu trừ.
• Hàng gửi bán ký gửi qua một nhà môi giới vẫn nằm trong hàng tồn kho của chủ sở hữu và có thể được định giá theo cùng quy tắc.

Các cách xử lý, và khi nào mỗi cách làm giảm thu nhập chịu thuế:

Ghi giảm giá trị và xóa sổ hàng tồn kho: khác nhau thế nào về thuế?

Ghi giảm giá trị hàng tồn kho là hạ giá trị của hàng doanh nghiệp vẫn đang giữ, theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường hoặc theo quy tắc hàng kém phẩm chất. Xóa sổ là loại bỏ hàng doanh nghiệp đã bán hoặc đã thanh lý phế liệu. Cả hai đều đi vào tờ khai theo cùng một cách: qua hàng tồn kho cuối kỳ thấp hơn trên Form 1125-A, không phải một dòng chi phí riêng. Đem tặng thì khác; xem phần đóng góp từ thiện bên dưới.

Có thể ghi giảm hàng đời cũ xuống giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường không?

Doanh nghiệp chỉ được định giá từng mặt hàng theo giá thấp hơn giữa giá gốc và "market" (giá thị trường) nếu giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường là phương pháp hàng tồn kho của doanh nghiệp. Theo 26 CFR 1.471-4, giá thị trường là chi phí thay thế: giá chào mua hiện hành vào ngày kiểm kê, với khối lượng doanh nghiệp thường mua. Đó không phải mức giá doanh nghiệp mong bán được.

Những quy tắc hay khiến người ta vấp:

• Khối lượng thông thường. Doanh nghiệp mua máy chủ mỗi lần vài chiếc dùng giá lô nhỏ của chính mình, không dùng mức chiết khấu của người mua số lượng lớn (Publication 538 nêu ví dụ này).
• Không có thị trường mở. Với một cấu hình đã ngừng sản xuất và không có báo giá, hãy dùng bằng chứng tốt nhất gần ngày kiểm kê: các giao dịch mua hoặc bán thực tế của doanh nghiệp hay của người khác, với khối lượng hợp lý và thiện chí (26 CFR 1.471-4(b)).
• Giá chào bán thấp hơn. Doanh nghiệp dùng giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường mà chào bán hàng dưới chi phí thay thế trong hoạt động kinh doanh thông thường có thể định giá hàng theo giá đó trừ chi phí bán hàng trực tiếp. Doanh số thực tế trong một khoảng thời gian hợp lý trước và sau ngày kiểm kê phải chứng minh cho mức giá đó (26 CFR 1.471-4(b)).
• Từng mặt hàng. So sánh giá gốc và giá thị trường cho từng mặt hàng, không bao giờ cho toàn bộ hàng tồn kho gộp lại (26 CFR 1.471-4(c)).
• Đơn hàng giá cố định. Hàng giữ cho một hợp đồng bán chắc chắn, không thể hủy, với giá cố định vẫn giữ theo giá gốc (26 CFR 1.471-4(a)(2)).
• LIFO. Hàng theo phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) được tính "at cost regardless of market value" (theo giá gốc bất kể giá thị trường) (26 CFR 1.472-2(b)).
• Trừ khoản tín dụng của nhà cung cấp trước. Khoản tín dụng bảo vệ giá gắn với hàng còn trong kho làm giảm giá gốc của hàng đó, vì giá gốc là giá hóa đơn trừ chiết khấu thương mại hoặc chiết khấu khác (26 CFR 1.471-3(b)). Đừng ghi giảm cùng một mức sụt giá hai lần.
• Đây là một phương pháp kế toán. Cơ sở định giá được xác lập trên tờ khai và dùng mỗi năm. Chuyển từ giá gốc sang giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường cần sự đồng ý của IRS (26 CFR 1.471-2(d)). Doanh nghiệp dùng FIFO (nhập trước, xuất trước) thường có thể xin thay đổi tự động (Rev. Proc. 2025-23, section 22.10), bằng cách đính kèm đơn xin thay đổi phương pháp kế toán (Form 3115) vào tờ khai nộp đúng hạn, kể cả thời gian gia hạn, của năm thay đổi (hướng dẫn Form 3115).

Khi nào hàng lỗi thời hoặc hư hỏng được định giá dưới chi phí thay thế (quy tắc 30 ngày)?

Hàng không thể bán với giá bình thường, hoặc không thể dùng theo cách bình thường, có thể được định giá theo mức giá thực sự chào bán (giá bán thiện chí, bona fide selling price), trừ chi phí thanh lý trực tiếp (26 CFR 1.471-2(c)). Quy định liệt kê hư hỏng, khuyết tật, hao mòn khi trưng bày, thay đổi mẫu mã, lô lẻ hoặc lô không đồng bộ và các nguyên nhân tương tự, kể cả hàng cũ nhận đổi khi bán. Quy tắc này áp dụng cho cả phương pháp giá gốc lẫn phương pháp giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường, và Form 1125-A nhắc lại quy tắc này.

Quy tắc 30 ngày quyết định hầu hết các trường hợp. Giá bán thiện chí nghĩa là hàng thực sự được chào bán trong một khoảng thời gian kết thúc không muộn hơn 30 ngày sau ngày kiểm kê. Với lần kiểm kê ngày 31 tháng 12, giá giảm phải được chào chậm nhất vào ngày 30 tháng 1. Nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm giữ để sử dụng được định giá hợp lý theo tình trạng và khả năng sử dụng, không bao giờ dưới giá trị phế liệu.

Nghĩa vụ chứng minh thuộc về doanh nghiệp. Một sản phẩm vẫn hoạt động nhưng đã bị thay thế có được coi là hàng kém phẩm chất hay không tùy dữ kiện; việc thế hệ mới bắt đầu giao hàng không tự nó biến mọi sản phẩm cũ thành hàng kém phẩm chất.

Tòa án Tối cao đã giải quyết cái bẫy chính trong vụ Thor Power Tool Co. v. Commissioner. Một nhà sản xuất ghi giảm phụ tùng dư thừa xuống gần giá trị phế liệu nhưng vẫn tiếp tục chào bán theo giá gốc. Tòa không chấp nhận: không có bằng chứng khách quan về giá trị thấp hơn, như chào bán thực tế, doanh số hay hợp đồng bị hủy. Trừ khi doanh nghiệp dùng giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường và chứng minh được chi phí thay thế thấp hơn, hàng vẫn được chào bán đủ giá thì giữ nguyên giá gốc.

Khoản dự phòng hàng tồn kho dư thừa và lỗi thời có được khấu trừ thuế không?

Không. Quy định bác bỏ "deducting from the inventory a reserve for price changes, or an estimated depreciation in the value thereof" (trừ khỏi hàng tồn kho một khoản dự phòng biến động giá, hoặc mức giảm giá trị ước tính) (26 CFR 1.471-2(f)(1)). Khoản dự phòng hàng tồn kho dư thừa và lỗi thời ghi cho báo cáo tài chính được cộng ngược lại trong phần đối chiếu giữa sổ sách và thuế của tờ khai: Schedule M-1, hoặc Schedule M-3 với doanh nghiệp lớn hơn (công ty có tổng tài sản từ $10.000.000 trở lên) (hướng dẫn Form 1120; hướng dẫn Form 1065). Khoản khấu trừ đến sau, khi hàng được chào bán với giá giảm, thanh lý phế liệu hoặc bán. Chính sách lập dự phòng cho báo cáo tài chính là câu hỏi dành cho kiểm toán viên.

Xóa sổ hàng tồn kho đã thanh lý phế liệu hoặc tiêu hủy thế nào?

Khi hàng bị tiêu hủy hoặc gửi đến đơn vị tái chế rác thải điện tử, hàng rời khỏi hàng tồn kho cuối kỳ, nên giá gốc của hàng đi vào giá vốn hàng bán của năm đó. Bất kỳ khoản nào đơn vị tái chế hoặc đơn vị thanh lý tài sản công nghệ thông tin (IT asset disposition, ITAD) trả đều là thu nhập; Publication 334 liệt kê thu nhập từ bán phế liệu là thu nhập kinh doanh. Hàng tồn kho bị mất do thiên tai, sự cố hoặc trộm cắp đi qua giá vốn hàng bán, hoặc có thể khai riêng như tổn thất do thiên tai, sự cố với hàng tồn kho được điều chỉnh để không tính hai lần; tiền bảo hiểm nhận được phải chịu thuế (Publication 538).

IRS cần bằng chứng gì?

IRS cần bằng chứng có ghi ngày về giá gốc của từng mặt hàng và giá trị thực hoặc giá chào bán của mặt hàng đó vào ngày kiểm kê; nghĩa vụ chứng minh thuộc về doanh nghiệp (26 CFR 1.471-2(c) và (e)). Với hàng kém phẩm chất, doanh nghiệp còn phải lưu hồ sơ về cách hàng được thanh lý. Trên thực tế:

Có thể đem tặng hàng tồn kho lỗi thời thay vì bán không, và được khấu trừ bao nhiêu?

Doanh nghiệp có thể tặng hàng tồn kho cho tổ chức từ thiện đủ điều kiện, nhưng với hàng có giá trị thấp hơn giá gốc, đem tặng thường được khấu trừ ít hơn so với bán hoặc thanh lý phế liệu. Theo 26 U.S.C. 170(e)(1)(A), hàng tồn kho đem tặng được tính theo số thấp hơn giữa giá trị và giá gốc. Giá trị là mức giá doanh nghiệp bán được trên thị trường thông thường của mình, với số lượng đem tặng; nếu doanh nghiệp không còn có thể kỳ vọng mức giá thông thường, giá trị là số tiền mà số lượng đó thực sự bán được vào thời điểm đó (26 CFR 1.170A-1(c)(2) và (3)).

Giá gốc được xử lý riêng (26 CFR 1.170A-1(c)(4)):

• Giá gốc nằm trong hàng tồn kho đầu kỳ được rút khỏi hàng tồn kho và không phải là giá vốn hàng bán.
• Giá gốc của hàng mua hoặc sản xuất trong năm tặng vẫn nằm trong giá vốn hàng bán, và khi đó bản thân món quà được tính bằng 0.

Vì vậy, bán hoặc thanh lý phế liệu đưa toàn bộ giá gốc qua giá vốn hàng bán, còn đem tặng chỉ được khấu trừ phần giá trị. Không nguồn nào xác định phần chênh lệch có được khấu trừ theo cách khác hay không, nên hãy hỏi trước khi mặc định là được.

Công ty. Với các năm thuế bắt đầu sau ngày 31 tháng 12 năm 2025, khoản tặng của công ty chỉ được tính phần trên 1% và tối đa 10% thu nhập chịu thuế (Public Law 119-21, section 70426). Phần vượt mức trần được chuyển sang 5 năm sau. Phần dưới ngưỡng sàn chỉ được chuyển sang năm sau nếu phát sinh trong năm đã vượt mức trần. Trong năm lỗ, không có khoản khấu trừ trong năm, và mọi khoản chuyển sang năm sau đều có giới hạn.

Hợp danh và S corporation. Pháp nhân khai các khoản tặng không bằng tiền mặt trên Schedule K (line 13b với hợp danh, line 12b với S corporation) và chuyển sang Schedule K-1 của từng chủ sở hữu (box 13 hoặc box 12, mã C hoặc D). Mỗi chủ sở hữu khấu trừ theo giới hạn của riêng mình (hướng dẫn Form 1065; hướng dẫn Form 1120-S).

Khoản khấu trừ tăng thêm. Hai quy tắc hẹp cho C corporation, một cho hàng dùng riêng để chăm sóc người bệnh, người nghèo hoặc trẻ sơ sinh (26 U.S.C. 170(e)(3)) và một cho thiết bị khoa học mới do chính công ty chế tạo và tặng để nghiên cứu (26 U.S.C. 170(e)(4)), không thêm được gì cho hàng có giá trị thấp hơn giá gốc. Máy chủ lắp ráp chủ yếu từ GPU và bo mạch mua ngoài thường không đạt điều kiện chi phí linh kiện của quy tắc thứ hai. Hãy hỏi trước khi trông chờ vào một trong hai quy tắc.

Giấy tờ. Hãy giữ xác nhận bằng văn bản của tổ chức từ thiện cho khoản tặng từ $250 trở lên (26 U.S.C. 170(f)(8)), và đính kèm Form 8283 khi vượt các ngưỡng của biểu mẫu này (hướng dẫn Form 8283); hàng tồn kho không cần thẩm định giá đủ điều kiện.

Phương pháp hàng tồn kho cho doanh nghiệp nhỏ có thay đổi điều gì không?

Có thể. Doanh nghiệp có tổng doanh thu bình quân từ $32.000.000 trở xuống trong ba năm trước, và không phải là nơi trú ẩn thuế (tax shelter), có thể dùng phương pháp hàng tồn kho đơn giản hơn (26 CFR 1.471-1(b); con số từ IRB 2025-45):

Hãy hỏi trước khi trông chờ vào việc ghi giảm trên sổ sách theo một trong hai phương pháp. Mất quyền dùng phương pháp khi vượt ngưỡng, Form 3115 và khoản điều chỉnh theo section 481(a) có trong Chuyển từ phương pháp kế toán tiền mặt sang dồn tích.

Ghi nhận việc xóa sổ trên sổ sách và trên tờ khai thế nào?

Trên sổ sách, bút toán xóa sổ ghi nợ giá vốn hàng bán (hoặc chi phí lỗi thời) và ghi có hàng tồn kho. Một ước tính thì ghi có khoản dự phòng hàng tồn kho, và tờ khai sẽ cộng ngược khoản này. Phần mềm kế toán nào cũng ghi hai bút toán này giống nhau.

Trên Form 1125-A:

• Ghi giá trị cuối kỳ thấp hơn ở line 7, làm tăng giá vốn hàng bán ở line 8.
• Đánh dấu line 9a(ii) cho giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường.
• Đánh dấu line 9b cho việc ghi giảm hàng kém phẩm chất.
• Trả lời Yes ở line 9f, kèm giải thích, nếu số lượng, giá gốc hoặc cách định giá thay đổi giữa hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.

Một khoản ghi giảm lớn có thể tạo ra lỗ. C corporation chuyển khoản lỗ sang năm sau để bù trừ tối đa 80% thu nhập chịu thuế các năm sau; xem C corporation bị đánh thuế thế nào. Giới hạn về giá gốc tính thuế, số vốn chịu rủi ro (at-risk) và hoạt động thụ động của thành viên hợp danh có trong Khoản lỗ kinh doanh.

Các năm trước chúng tôi dùng sai phương pháp: sửa thế nào?

Doanh nghiệp đã khấu trừ khoản dự phòng, hoặc định giá hàng kém phẩm chất không theo quy tắc 30 ngày, là đang dùng một phương pháp không được phép. Doanh nghiệp thường sửa từ nay về sau bằng thay đổi tự động phương pháp kế toán (Rev. Proc. 2025-23, section 22.04), không phải bằng tờ khai điều chỉnh cho các năm cũ. Hồ sơ cần nộp và khoản điều chỉnh bù có trong Chuyển từ phương pháp kế toán tiền mặt sang dồn tích. Nếu chính phiếu kiểm kê hàng tồn kho bị thiếu, hãy bắt đầu với Cập nhật sổ sách bị chậm.

Canada (CRA) xử lý việc ghi giảm giá trị hàng tồn kho thế nào?

Canada cũng cho phép ghi giảm xuống số thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thị trường hợp lý vào cuối năm, nhưng không có điều kiện chào bán trong 30 ngày (Income Tax Act, section 10).

Báo cáo tài chính cuối năm và T2 của công ty Canada có trong Báo cáo tài chính cuối năm của công ty.

Ví dụ

Mọi số liệu đều là minh họa, bằng đô la Hoa Kỳ.

Nhà bán lại máy chủ GPU còn tồn hàng đời cũ

Một C corporation Delaware bán lại máy chủ GPU từ California. Tổng doanh thu bình quân là $80.000.000, nên không được dùng phương pháp cho doanh nghiệp nhỏ, và công ty dùng FIFO. Tại lần kiểm kê ngày 31 tháng 12, công ty giữ 20 máy chủ tám GPU đời cũ mua đầu năm đó với giá $300.000 mỗi chiếc ($6.000.000), sau khi thế hệ mới đã bắt đầu giao hàng.

• Vẫn chào giá $320.000, theo phương pháp giá gốc: không ghi giảm. Khoản dự phòng lỗi thời $3.000.000 của kế toán trưởng được cộng ngược lại trên Schedule M-1 hoặc M-3.
• Theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường: báo giá của nhà phân phối và các giao dịch mua cùng cấu hình của chính công ty trong tháng 1 cho thấy giá $220.000 với khối lượng thông thường. Hàng tồn kho cuối kỳ giảm $1.600.000 (20 × $80.000). Các máy đã cam kết bán cho khách hàng với giá cố định vẫn giữ theo giá gốc.
• Chào bán với giá giảm: ngày 15 tháng 1, công ty chào bán các máy cho danh sách khách hàng và nhà môi giới với giá $190.000, kèm $5.000 mỗi máy cho cước vận chuyển và hoa hồng. Nếu được coi là hàng kém phẩm chất, mỗi máy được định giá $185.000, tức ghi giảm $2.300.000 trong năm, và đánh dấu line 9b. Khi bán vào tháng 3 với giá $190.000, mỗi máy hòa vốn trong năm sau, sau khi trừ $5.000 chi phí bán hàng đã tính vào giá trị.

Nhà sản xuất thiết bị làm mát thanh lý tấm làm mát phiên bản đầu

Một LLC tại Texas chịu thuế như hợp danh, có hai thành viên hợp danh, sửa đổi thiết kế tấm làm mát. LLC giữ 2.000 tấm làm mát phiên bản đầu có giá gốc $500 mỗi tấm ($1.000.000).

• LLC giữ 200 tấm làm phụ tùng dịch vụ, bán theo giá bình thường. Số này vẫn giữ theo giá gốc: $100.000.
• LLC thanh lý 1.800 tấm vào tháng 12 qua một đơn vị tái chế kim loại trả $20 mỗi tấm. $900.000 đi qua giá vốn hàng bán, $36.000 là thu nhập, và thu nhập của hợp danh giảm $864.000, chia trên Schedule K-1 của các thành viên hợp danh.
• LLC lưu lệnh thay đổi có ghi ngày, phiếu kiểm kê, phiếu cân và giấy chứng nhận tiêu hủy.
• Với thuế đặc quyền kinh doanh Texas, giá vốn hàng bán có thể bao gồm chi phí gắn với hàng lỗi thời (Texas Comptroller); xem Các khoản khấu trừ thuế đặc quyền kinh doanh Texas.

Nhà tích hợp máy chủ tặng máy chủ cho phòng thí nghiệm đại học

Một C corporation tại Virginia có $2.000.000 thu nhập chịu thuế trước khoản tặng, với giá gốc của máy chủ đã được rút khỏi giá vốn hàng bán. Công ty tặng 10 máy chủ đời cũ cho một phòng thí nghiệm nghiên cứu của trường đại học. Các máy này được mua năm trước với giá $40.000 mỗi máy ($400.000) và sẽ bán được tổng cộng $100.000 trên thị trường thông thường của công ty.

• Khoản tặng được tính $100.000. Số $400.000 được rút khỏi hàng tồn kho đầu kỳ và không phải là giá vốn hàng bán.
• Giới hạn cho công ty chỉ cho phép tính phần trên 1% thu nhập chịu thuế ($20.000) và tối đa 10% ($200.000): $80.000 được khấu trừ. Số $20.000 dưới ngưỡng sàn bị mất, vì chưa đạt mức trần 10%.
• Với các dữ kiện này, bán máy chủ với giá $100.000 sẽ đưa $300.000 giá gốc ròng qua giá vốn hàng bán, và thanh lý phế liệu sẽ đưa $400.000, không có ngưỡng sàn 1% hay mức trần 10%.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Máy chủ bạn đã sử dụng hoặc cho thuê, và việc bán, đổi hoặc thanh lý chúng: Khấu trừ chi phí máy chủ GPU.
• Thuế quan, thuế hải quan và cước vận chuyển trong giá gốc hàng tồn kho: Thuế quan và thuế hải quan trên thiết bị nhập khẩu.
• Nguyên mẫu hoặc bản dựng thử nghiệm có thể là nghiên cứu chứ không phải hàng tồn kho: Khấu trừ chi phí nghiên cứu phần cứng và nguyên mẫu.
• Hàng còn lại sau khi khách hàng hủy đơn, hoặc tiền đặt cọc bị mất: Khoản trả trước và tiền đặt cọc của khách hàng.
• Thay đổi phương pháp hàng tồn kho, hoặc khoản dự phòng cũ cần đảo ngược: Chuyển từ phương pháp kế toán tiền mặt sang dồn tích.
• Thuế đặc quyền kinh doanh Texas trên cùng lô hàng: Các khoản khấu trừ thuế đặc quyền kinh doanh Texas.
• Khoản ghi giảm lớn, đem tặng hoặc thay đổi phương pháp cho nhà bán lại, nhà tích hợp hoặc nhà sản xuất thiết bị làm mát: dịch vụ thuế cho trung tâm dữ liệu.

Ngoài phạm vi trang này: kiểm toán hoặc soát xét báo cáo tài chính, trị giá hải quan và hoàn thuế hải quan, giấy phép xuất khẩu khi bán thiết bị đã qua sử dụng ra nước ngoài, thuế tài sản cấp quận trên hàng tồn kho, và soạn điều khoản trả hàng với nhà cung cấp.