Nộp bù các tờ khai thuế doanh nghiệp chưa nộp

Điều gì xảy ra nếu LLC hoặc công ty của tôi không nộp tờ khai?

Thiếu một tờ khai bắt buộc có thể dẫn đến tiền phạt, tiền lãi và biện pháp thu nợ. IRS có thể tự lập tờ khai thay thế (substitute return), bỏ qua các khoản khấu trừ hoặc tín thuế mà doanh nghiệp lẽ ra được hưởng; khoản thuế ấn định chưa trả có thể dẫn đến quyền cầm giữ tài sản (lien) hoặc thu giữ (levy). Vi phạm lặp lại có thể bị xử lý nghiêm hơn (IRS: nộp các tờ khai quá hạn). Thu nhập của chủ sở hữu tự kinh doanh không nộp tờ khai có thể không được tính vào quyền lợi An sinh Xã hội. SSA thường yêu cầu nộp tờ khai tự kinh doanh trong vòng ba năm, ba tháng và 15 ngày sau khi năm thuế kết thúc thì mới ghi nhận khoản thu nhập đó (SSA: khai thu nhập từ tự kinh doanh).

Cùng một LLC có thể có các nghĩa vụ riêng về thuế thu nhập, thuế lương và hồ sơ tiểu bang. Hãy bắt đầu bằng việc xác định nghĩa vụ nào thực sự tồn tại trong từng năm. Một năm không có thu nhập tự nó không cho biết có phải nộp tờ khai hay không; xem doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào.

Doanh nghiệp phải nộp bù bao nhiêu năm?

Hãy liệt kê mọi năm còn thiếu, rồi xác định giai đoạn phải nộp dựa trên tình hình của doanh nghiệp và mọi thông báo của IRS hoặc tiểu bang. IRS thường chỉ cưỡng chế tối đa sáu năm tờ khai quá hạn theo Policy Statement 5-133, nhưng đó là thông lệ thực thi, không phải cho phép bỏ qua các tờ khai bắt buộc của những năm cũ hơn. Chính sách này cho phép thực thi lâu hơn khi được phê duyệt và yêu cầu xử lý đặc biệt khi có dấu hiệu cố ý hoặc gian lận.

Nếu người nộp thuế chưa bao giờ nộp tờ khai thuế thu nhập bắt buộc, IRS thường có thể ấn định thuế của người đó bất cứ lúc nào; tờ khai thay thế do IRS lập không làm bắt đầu thời hạn ấn định thông thường. Với thành viên hợp danh và cổ đông S corporation, thời hạn ấn định đối với thuế thu nhập của chính họ thường phụ thuộc vào tờ khai của họ, không phải tờ khai của pháp nhân (IRS: thời hạn ấn định; 26 USC 6501). Các tiểu bang có yêu cầu nộp tờ khai và khôi phục tư cách riêng. Một năm cũ cũng có thể ảnh hưởng đến giá gốc tài sản, khấu hao, khoản lỗ hoặc số dư của chủ sở hữu trong năm sau, nên hãy xác định các mối liên hệ này trước khi quyết định năm nào có thể bỏ qua.

Quyền nhận hoàn thuế có thể hết hạn dù nghĩa vụ nộp tờ khai vẫn còn. Đối với thuế khấu trừ tại nguồn hoặc thuế tạm tính thuộc một tờ khai thu nhập còn thiếu, IRS cho biết thường phải nộp tờ khai trong vòng ba năm kể từ hạn nộp thì mới được nhận hoàn thuế; các ngoại lệ và thời điểm thanh toán có thể thay đổi kết quả (IRS: nộp các tờ khai quá hạn).

Tôi nên lập tờ khai nào trước, và theo thứ tự nào?

Trước hết hãy ghi lại hạn trong mọi thông báo của IRS hoặc tiểu bang, và giữ các tờ khai hiện tại cùng các khoản nộp thuế lương đúng hạn. Với các năm quá hạn, hãy xác nhận tình trạng thuế của từng năm và dựng lại năm cũ nhất trước để số liệu cuối năm đó chuyển sang năm kế tiếp. Việc thêm hoặc mất một thành viên LLC có thể làm thay đổi cách phân loại mặc định của LLC trong năm đó (IRS: thuế đối với LLC). Hãy đối chiếu tiền lương và thuế lương trước khi hoàn tất các tờ khai thu nhập. Hãy đưa cho các chủ sở hữu Schedule K-1 của hợp danh hoặc S corporation trước khi họ lập hoặc điều chỉnh tờ khai của mình. Kiểm tra hồ sơ tiểu bang song song với công việc liên bang (IRS: nộp các tờ khai quá hạn; IRS: hạn nộp thuế lương).

Nếu chủ sở hữu đã nộp tờ khai cho năm đó, hãy so sánh với K-1 mới và điều chỉnh nếu số liệu đã khai thay đổi; cá nhân thường dùng Form 1040-X (IRS: hướng dẫn Form 1040-X). Nếu hợp danh có thành viên hợp danh nước ngoài, hãy kiểm tra thêm khoản khấu trừ theo section 1446, Form 8804 và 8805, và các khoản thanh toán bị bỏ lỡ; xem khấu trừ thuế đối với thành viên hợp danh nước ngoài (IRS: hướng dẫn Form 8804, 8805 và 8813).

Đừng cho rằng lựa chọn S corporation đã có hiệu lực chỉ vì chủ sở hữu có ý định chọn. Form 1120-S yêu cầu lựa chọn đã được chấp nhận và vẫn còn hiệu lực (IRS: hướng dẫn Form 1120-S). LLC chọn phân loại như công ty dùng Form 8832, do các chủ sở hữu hiện tại hoặc một cán bộ điều hành hoặc người quản lý được ủy quyền ký; các chủ sở hữu cũ bị ảnh hưởng bởi lựa chọn hồi tố cũng ký. Ngày có hiệu lực thường không sớm hơn ngày nộp quá 75 ngày và không muộn hơn ngày nộp quá 12 tháng (IRS: Form 8832). LLC đủ điều kiện có thể chọn quy chế S trên Form 2553 mà không cần Form 8832 riêng; một cán bộ điều hành được ủy quyền ký và các cổ đông bị ảnh hưởng đồng ý. Hãy nộp trong năm thuế trước đó hoặc thường trong vòng 2 tháng và 15 ngày sau khi năm thuế có hiệu lực bắt đầu (IRS: hướng dẫn Form 2553).

Nếu lựa chọn bị thiếu, nộp trễ hoặc chưa được xác nhận, hãy kiểm tra cách phân loại thực tế trước khi chọn tờ khai; LLC vẫn có thể bị bỏ qua về thuế hoặc bị đánh thuế như hợp danh. Các Form 1120-S chưa nộp trước đó có thể ảnh hưởng đến việc xin giảm nhẹ cho lựa chọn nộp trễ; xem giảm nhẹ cho lựa chọn S corporation nộp trễ trước khi nộp (IRS: hướng dẫn Form 2553). Cũng hãy kiểm tra xem một chủ sở hữu không đủ điều kiện, chẳng hạn cổ đông là người nước ngoài không cư trú, có làm chấm dứt lựa chọn S đang có hiệu lực sau đó hay không (IRS: S corporation; IRS: hướng dẫn Form 1120-S).

Hãy lập một danh sách theo từng năm gồm các tờ khai thu nhập, chủ sở hữu, kỳ thuế lương, tờ khai thông tin, các tiểu bang và thông báo. Business tax transcript (bản sao tài khoản thuế doanh nghiệp) có thể cho thấy các tờ khai đã nộp, khoản thanh toán, tiền phạt và hồ sơ pháp nhân của IRS; hãy đối chiếu với giấy tờ thành lập, các lựa chọn, tờ khai trước đây và thư về EIN. Dùng biểu mẫu và hướng dẫn các năm trước của IRS cho từng năm còn thiếu.

Nếu LLC một thành viên chưa bao giờ nộp tờ khai thì sao?

LLC một thành viên trong nước Hoa Kỳ không chọn đánh thuế như công ty thường khai thu nhập trên tờ khai của chủ sở hữu, không phải trên tờ khai thu nhập riêng của LLC. Hãy xác định chủ sở hữu và tình trạng thuế Hoa Kỳ của người đó trong từng năm: cá nhân là công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ thường dùng Form 1040 kèm Schedule C, E hoặc F, cá nhân không cư trú có thể cần Form 1040-NR, còn chủ sở hữu là công ty hoặc hợp danh thì đưa hoạt động này vào tờ khai của pháp nhân (IRS: LLC một thành viên; IRS: hướng dẫn Form 1040-NR).

Việc bị bỏ qua về thuế thu nhập không xóa nghĩa vụ riêng của LLC về thuế lương hoặc một số loại thuế tiêu thụ đặc biệt (IRS: thuế đối với LLC). LLC do người nước ngoài sở hữu có thể có vấn đề riêng về Form 5472 (IRS: hướng dẫn Form 5472); xem các hồ sơ của chủ sở hữu nước ngoài bị bỏ lỡ.

Tôi có phải nộp bù cả tờ khai thuế lương, W-2 và 1099 không?

Có, nếu doanh nghiệp đã trả lương cho nhân viên hoặc có các khoản thanh toán cho nhà thầu thuộc diện phải khai, hãy kiểm tra các hồ sơ này cho mọi kỳ bị ảnh hưởng. Các khoản nộp thuế lương và tờ khai thuế lương tách biệt với tờ khai thu nhập hằng năm, và thuế khấu trừ của nhân viên tạo ra rủi ro cấp bách hơn (IRS: hạn nộp thuế lương; IRS: trust fund recovery penalty).

Hãy dùng quy tắc khai Form 1099 của từng năm thanh toán; ngưỡng hiện tại có thể khác với ngưỡng cũ (IRS: yêu cầu nộp Form 1099). Hãy đối chiếu hồ sơ lương, các khoản nộp thuế và Form W-2 trước khi hoàn tất khoản khấu trừ tiền lương trên tờ khai thu nhập. Nếu thuế đã khấu trừ chưa được nộp, cá nhân có trách nhiệm và đã cố ý không nộp có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với khoản thuế ủy thác (trust fund tax) chưa nộp (IRS: trust fund recovery penalty). Nếu S corporation không trả lương cho chủ sở hữu đang làm việc, xem lương của chủ sở hữu S corporation.

Còn tờ khai tiểu bang hoặc công ty bị đình chỉ thì sao?

Hãy kiểm tra hồ sơ thuế thu nhập, thuế đặc quyền kinh doanh, thuế lương và đăng ký của từng tiểu bang cùng với hồ sơ liên bang. Tiểu bang có thể yêu cầu tờ khai hoặc báo cáo riêng, và việc khôi phục quyền hoạt động của công ty có thể đòi hỏi nhiều hơn việc nộp hồ sơ với IRS.

Các tiểu bang trên chỉ minh họa cho những quy tắc khác nhau; hãy kiểm tra các tiểu bang thực tế nơi công ty được thành lập, đăng ký hoặc hoạt động. Thuế tối thiểu của LLC California và thuế đặc quyền kinh doanh của công ty Delaware có quy tắc riêng; xem thuế tối thiểu California hoặc thuế đặc quyền kinh doanh Delaware. Nếu chưa thu thuế bán hàng, xem nộp bù thuế bán hàng chưa thu.

Làm thế nào để lập tờ khai các năm cũ khi không có sổ sách?

Hãy dựng lại từng năm từ các hồ sơ hiện có và giữ chứng cứ cho từng khoản. IRS liệt kê sao kê ngân hàng, hóa đơn, biên lai, séc đã hủy và hồ sơ tài sản là chứng từ hỗ trợ cho các khoản kinh doanh (IRS: lưu giữ hồ sơ kinh doanh).

Hãy thu thập giấy tờ thành lập, thư về EIN, thư về các lựa chọn, danh sách chủ sở hữu và các thay đổi về quyền sở hữu; sau đó thu thập sao kê ngân hàng và thẻ, hồ sơ bán hàng, hồ sơ nhà thầu và lương, hồ sơ mua và thanh lý tài sản, tờ khai trước đây, bản sao tài khoản thuế (transcript) và mọi thông báo. Hãy tách riêng các khoản chuyển tiền, khoản vay và vốn góp của chủ sở hữu khỏi doanh thu bán hàng, và xác định các khoản chi tiêu cá nhân trước khi khai chi phí. Sổ sách phải thể hiện tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế, kèm chứng từ cho các số liệu đã khai (IRS: lưu giữ hồ sơ kinh doanh). Về cách dựng lại chi tiết, xem hoàn thiện sổ sách tồn đọng.

Tiền phạt và tiền lãi sẽ là bao nhiêu?

Không có tổng số đáng tin cậy cho đến khi biết đúng biểu mẫu, năm, chủ sở hữu, thuế chưa trả và các khoản đã thanh toán. Tiền phạt nộp trễ của hợp danh và S corporation có thể phụ thuộc vào số thành viên hợp danh hoặc cổ đông và thời gian chậm, còn phí nộp trễ và thanh toán trễ của C corporation thường phụ thuộc vào số thuế chưa trả; tiền lãi và khoản phí của tiểu bang được cộng thêm vào (IRS: hướng dẫn Form 1065; IRS: hướng dẫn Form 1120-S; IRS: hướng dẫn Form 1120).

Trước hết hãy lập các tờ khai chính xác và đối chiếu các khoản thanh toán trên bản sao tài khoản thuế. Sau đó ước tính khoản phí theo từng tờ khai và từng năm, so sánh các khoản IRS ấn định với hồ sơ, và trả phần không tranh chấp mà bạn có thể trả trong lúc xem xét các khoản bị tranh chấp (IRS: nộp các tờ khai quá hạn). Một năm có ít hoặc không có thu nhập vẫn có thể bị phạt nộp trễ tờ khai hợp danh hoặc S corporation. Về mức phạt và quy tắc giảm phạt, xem phạt nộp trễ tờ khai và thanh toán trễ.

Tôi nên nộp trước khi IRS liên hệ, hay sau khi nhận thông báo?

Hãy nộp các tờ khai bắt buộc đã quá hạn ngay khi có thể lập chính xác, kể cả khi IRS chưa liên hệ với doanh nghiệp. Nộp tờ khai và trả những gì bạn có thể trả có thể hạn chế các khoản phí phát sinh thêm, và tờ khai thay thế có thể bỏ sót các khoản khấu trừ hợp lệ (IRS: nộp các tờ khai quá hạn). Nếu thu nhập bị cố ý giấu hoặc tờ khai bị cố ý không nộp, hãy nhanh chóng xin tư vấn về thuế hoặc pháp lý về cách khai báo phù hợp trước khi nộp; chương trình tự nguyện khai báo của IRS có quy tắc riêng về điều kiện và thời điểm (IRS: Voluntary Disclosure Practice).

Nếu đã nhận được thông báo, hãy đọc trước loại tờ khai, các năm, hạn trả lời và địa chỉ nộp ghi trong đó. Hãy trả lời trước hạn đã nêu. IRS cho biết hãy gửi tờ khai quá hạn đến địa chỉ ghi trên thông báo; tờ khai thay thế do IRS đề xuất có thể kèm hạn để nộp tờ khai hoặc khởi kiện lên Tax Court (IRS: nộp các tờ khai quá hạn). Nếu nghi ngờ có hành vi cố ý không tuân thủ, hãy nhanh chóng xin tư vấn thuế hoặc pháp lý về cách trả lời và các lựa chọn khai báo. Nếu cần hỗ trợ lập tờ khai, xem chuẩn bị thuế.

Nếu doanh nghiệp không thể trả thuế thì sao?

Vẫn hãy nộp các tờ khai bắt buộc và trả số tiền doanh nghiệp có thể trả. IRS cho biết việc nộp tờ khai là bắt buộc bất kể khả năng thanh toán; kế hoạch trả góp có thể có sau khi đã nộp các tờ khai bắt buộc, nhưng tiền lãi và tiền phạt có thể tiếp tục phát sinh cho đến khi trả hết số dư (IRS: nộp các tờ khai quá hạn; IRS: kế hoạch trả góp).

Chủ doanh nghiệp một chủ (sole proprietor) thường xin kế hoạch trả góp với tư cách cá nhân; doanh nghiệp nên dùng thông tin liên hệ trên thông báo hoặc đường dây thuế doanh nghiệp của IRS (IRS: kế hoạch trả góp). Hãy giữ các tờ khai và khoản nộp hiện tại đúng hạn trong khi giải quyết các khoản nợ cũ. Thuế khấu trừ của nhân viên chưa nộp cần được xử lý ngay vì những người có trách nhiệm có thể bị ấn định thuế cá nhân (IRS: trust fund recovery penalty).

Ví dụ

Mọi số tiền đều là đô la Hoa Kỳ minh họa. Một LLC do hai cá nhân cư trú tại Hoa Kỳ sở hữu với quyền hưởng lợi nhuận ngang nhau đã bỏ lỡ ba tờ khai hợp danh hằng năm. Trong năm cũ nhất, doanh thu kinh doanh thông thường là $120.000 và chi phí kinh doanh được khấu trừ là $70.000. Form 1065, trang 1, dòng 23, và Schedule K, dòng 1, thể hiện thu nhập kinh doanh thông thường $50.000; Schedule K-1, box 1, của mỗi chủ sở hữu thể hiện $25.000 trước các khoản thuế hoặc điều chỉnh khác (IRS: Form 1065; IRS: Schedule K-1).

LLC lập Form 1065 và Schedule K-1 của năm đó trước. Mỗi chủ sở hữu dùng K-1 để lập Form 1040 còn thiếu hoặc điều chỉnh tờ khai đã nộp. LLC lặp lại trình tự này cho hai năm tiếp theo, chuyển các số dư bị ảnh hưởng sang năm sau. LLC kiểm tra riêng hồ sơ thuế lương và tiểu bang, và nộp các tờ khai ngay cả khi khoản thuế phát sinh không thể trả một lần. Số tiền K-1 thực tế phụ thuộc vào thỏa thuận hợp danh và đầy đủ hồ sơ thuế.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Công ty không có thu nhập: hãy xác nhận những tờ khai nào vẫn còn bắt buộc.
• Lựa chọn S bị thiếu hoặc chưa rõ: hãy giải quyết giảm nhẹ cho lựa chọn S nộp trễ trước khi chọn tờ khai công ty.
• Chủ sở hữu nước ngoài bỏ lỡ Form 5472: hãy xem hướng dẫn về hồ sơ của chủ sở hữu nước ngoài.
• Bạn cũng bỏ lỡ FBAR hoặc Form 5471: xem khai báo nước ngoài bị bỏ lỡ.
• Bạn sống tại Canada và bỏ lỡ tờ khai Hoa Kỳ: xem nộp bù tờ khai Hoa Kỳ bị bỏ lỡ khi sống tại Canada.
• Công ty Canada bỏ lỡ tờ khai T2: xem tờ khai công ty Canada chưa nộp.
• Có thuế lương, thông báo, năm bị tranh chấp hoặc nghi ngờ có hành vi cố ý: hãy thu thập mọi thông báo, bản sao tài khoản thuế và hồ sơ thanh toán rồi tìm hỗ trợ chuẩn bị thuế.