加拿大没有收据的经营费用：怎么处理

在加拿大，没有收据能申报经营费用吗？

真实、合理的经营支出仍然可以申报，但前提是您的记录能够支持。《所得税法》要求保存记录和账簿，并要求保存核实这些记录所需的凭证（第 230(1) 和 (4) 款）。CRA 表示，记录不支持的申报可能被不予扣除（CRA：什么是记录）。收据是通常的凭证；没有收据，就要由其他记录来发挥它的作用。

这笔费用本身也必须符合条件：必须是为赚取经营收入而发生（第 18(1)(a) 段），并且合理（第 67 条）。支持资料证明的是费用发生过并且用于经营；它无法把个人费用变成经营费用。

出现以下情况，就不再简单：

• 缺失的收据跨越好几年，或者账簿本身也丢了；
• 金额很大，或是用现金支付的；
• 您已经就这些费用申请了 GST/HST 进项税抵免；
• CRA 已经要求您提供支持资料；
• 公司支付了看起来像个人性质的费用。

如果符合其中任何一条，请重建并核对受影响的费用，但要记住每一个申报日期和 CRA 的回复日期：CRA 表示，不要因为缺收据而推迟提交税表（CRA：常见调整）；如果需要更多时间，请拨打审查函上的电话（CRA：回复审查）。最后一节说明何时需要专业帮助。

请先准备好：当年的银行和信用卡对账单、卖方的副本或线上账户里的发票、订单和付款邮件，以及您的费用日记账。

卖方没有给我收据，我的记录必须显示什么？

自己写这条分录。当卖方或供应商不给收据时，CRA 说要在费用日记账中记录卖方的名称和地址、付款金额、付款日期和交易明细（CRA：经营记录）。

每笔付款写一行，付款时就写：CRA 要求的四项，再加上本文补充的两项（不是 CRA 的措辞）：这笔费用为什么属于经营（因为扣除取决于此，见第 18(1)(a) 段），以及您怎么付的款，这样分录才能和对账单对上。

完整的收据应显示什么，包括向 GST/HST 登记人采购、税前金额达到 $100 或以上时需要的供应商商业号码，见 CRA 对收据的要求。

如果收据不是英文或法文，请保留原件，并用英文或法文写日记账分录（卖方、日期、金额、买了什么）：CRA 说记录必须用英文、法文或两者混合保存（CRA：您的责任）。如果 CRA 在审查个人税表时索取收据，它要的是原件，加上一份可接受的英文或法文译本，且译本不能由纳税人本人签署（CRA：常见调整）；您的日记账分录不能代替它。海外卖方的情况，见国外供应商和承包商的发票。

只有信用卡或银行对账单，能申报费用吗？

对账单是一种记录，但 CRA 的记录保存页面并没有说它本身就够了。CRA 把银行对账单、已兑现支票和信用卡收据列为应保存的记录（CRA：什么是记录）。它还要求记录可靠、完整，并有单据支持（CRA：您的责任）。

对账单通常显示日期、商家名称和金额。它通常不显示您买了什么、为什么买，也不显示供应商的 GST/HST 登记号码或所收的税。请把它当作付款记录，再把描述和经营理由写进日记账，并附上您能找到的最有力的其他支持资料。

如果您被审计，又找不到任何其他资料，CRA 说要和审计员商量，审计员会和您一起想办法核实所申报的金额（CRA：审计）。那是一次沟通，不是保证。

用现金支付的经营费用该怎么处理？

现金适用同样的记录规则，但可依靠的东西更少：银行对账单只显示取款，不显示这些现金买了什么。要在付款时就建立起记录链。

1. 每次都要索取收据。
2. 如果卖方不给，就写上面说的日记账分录，并写明经营理由。
3. 注明是哪次取现提供了这笔付款的资金，让资金去向对得上。
4. 对于 GST/HST，现金采购需要同样的供应商发票资料；少数情况，如出租车费，规则较宽松，见 GST/HST 进项税抵免所需的收据资料。

通过电子转账或应用程序付款给没有出具收据的个人，步骤相同：对账单显示付款，您的日记账分录记录这笔钱的用途和原因。

常见情形：停车费、过路费和公交费，请保存账户或信用卡的历史记录，再加一行日记账，写明地点和所做的工作；向私人卖家或集市摊贩购买时，请保存对方的姓名、地址以及任何消息记录或邮件。

如果现金付给了为您工作的人，可能适用工资或税单的规则：见承包商还是员工。

怎样补办丢失的收据？

找出具这份记录的一方。CRA 告诉不再持有记录的人，要设法向制作这些记录的一方，例如金融机构或供应商，索取副本（CRA：审计）。请按这份清单逐项处理：

1. 卖方。请对方提供副本或重新打印，或者查看订单历史或线上账户。
2. 您的邮箱。订单、付款和预订确认。CRA 列出的记录包括支持交易的电子邮件、工单、送货单和往来信函（CRA：什么是记录）。
3. 您的银行或信用卡发卡机构。向其索取对账单或已兑现支票的副本，CRA 把这些列为应保存的记录（CRA：什么是记录）。
4. 一条注明日期的说明。如果找不到收据，现在就写日记账分录，并注明这是事后重建的，写上今天的日期。千万不要伪造收据，也不要改日期让文件看起来像原件。

如果必须保存的电子记录丢失、被毁或损坏，CRA 说要报告，并在合理时间内重新生成文件（IC05-1）。记录要保存多久，见企业记录要保存多久；拍照或扫描的副本，见给 CRA 的扫描收据。

没有合格发票时，GST/HST 进项税抵免会怎样？

如果您已登记 GST/HST，本节适用，因为进项税抵免是由登记人申请的（CRA：进项税抵免）。登记人在提交申请抵免的申报表之前，必须已有足够的采购凭证，其中包含计算抵免所需的资料，否则不得申请抵免（《消费税法》第 169(4) 款）。这项测试与所得税扣除是分开的：您可能有足够的资料支持扣除一笔费用，却缺少抵免所需的资料。

发票必须显示什么，取决于采购总额；见 GST/HST 进项税抵免所需的收据资料。信用卡对账单通常既不显示供应商的登记号码，也不显示所收的税，而且 CRA 说，采购卡（采购用卡）发卡机构出具的对账单，可能无法提供足以支持抵免的信息（CRA：RC4022）。

通常的补救办法，是向供应商要一份发票副本，或其他载有所需资料的文件；条例也接受载有这些资料的收据、书面合同或电子记录（条例第 2 条）。在拿到之前，先不要申请该抵免：它可以放进以后的申报表，但不能晚于最后一个申报期间的到期日，该申报期间指在这笔采购所属申报期间结束后 四年 内结束的最后一个申报期间。晚拿到文件，并不会重新起算这个期限。特定金融机构和某些较大的企业，改为从财政年度结束起有 两年（《消费税法》第 225(4) 款）。在凭证到手之前就申请的抵免，可能不符合这个条件：见更正已提交的 GST/HST 申报表。

如果您使用简易会计方法，只能就不动产和资本性资产（如电脑和车辆）申请抵免，所以本节主要关系到这些采购（CRA：RC4058；GST/HST 简易方法）。在魁北克，GST/HST 一般由魁北克税务局管理（CRA：RC4022），魁北克销售税和省销售税有各自的单据规则，本文不涵盖。

T2125 表和 T2 税表上的做法不同吗？

保存记录的义务是一样的：每个经营业务的人都必须保存记录和账簿（第 230(1) 款），CRA 还说，不活跃的公司和控股公司也要保存记录（CRA：谁必须保存记录）。不同的是申报的位置，以及还有什么风险。

我无法支持的申报会有什么后果？

没有支持的申报可能被不予扣除。CRA 还说，当记录不完整时，审计员会使用其他方法来确定您的收入和 GST/HST 净税额（CRA：什么是记录）。扣除被否决，可能导致重新核定，即 CRA 对当年税款作出的修订核定。

对虚假申报处以罚款，需要的不只是缺一张收据。根据第 163(2) 款，明知，或在构成重大过失的情况下，在税表中作出、参与、同意或默许虚假陈述或遗漏的人，要被罚款，金额为 $100 与少报税款及某些相关金额的 50% 两者中较高者。GST/HST 也有类似的罚款（第 285 条）；见罚款、利息与减免。第 163(2) 款针对的是虚假陈述，例如申报一笔并未发生的费用，或虚增费用；具体某项申报是否属于此类，取决于事实。

未能保存适当的记录是另一种违规。CRA 说这会被罚款（CRA：T4002 指南）。该法对未履行其规定的义务设有一般罚款（第 162(7) 款），并规定未遵守第 230 条属于犯罪（第 238(1) 款）。

我无法按 T2125 表的行次列出费用：从哪里开始？

从对账单入手去找交易，不要从行次入手。

1. 选定一个纳税年度，调出该年度的所有银行和信用卡对账单。
2. 把每笔付款标为经营、个人或不明。对混合用途的费用，只保留经营部分。
3. 剔除不属于费用的项目：您自己账户之间的转账、信用卡余额的还款（每笔刷卡消费只算一次）、贷款本金，以及设备或其他资本性财产的购买（CRA：经营费用）。
4. 把剩下的经营付款按类型分组，然后用自雇人士的费用行次把每一类对应到 T2125 表的行次，该文还说明费用属于哪一年以及 GST/HST 抵免。
5. 在每笔付款旁边，记下您手里的支持资料：收据、供应商副本、邮件，或仅有日记账分录。
6. 把任何您解释不了的付款先放在一边：目前没有任何资料显示它是为赚取经营收入而发生的。申报之前，先找支持资料。
7. 每一行汇总，然后与对账单核对，并列明您放在一边的每笔付款。

如果整整一年都没有账簿，见根据银行对账单重建账目和补做逾期账目。

如果 CRA 已经要我提供收据怎么办？

请在来函的日期前回复，注明参考编号，寄上您手头有的资料，并书面说明您无法提供什么。回复之前，先列出来函点名的每一项费用，标明哪些有收据、有供应商副本、只有对账单，或什么都没有。

对于个人税表的审查，如独资经营者的税表，CRA 说要寄上所要求的、适用于您的收据和文件；如果申报所需的收据拿不到，请附上书面说明，或拨打来函上的电话，需要更多时间也请拨打（CRA：回复审查）。如果您不回复这类审查，CRA 会根据手头的信息审查该申报，并可能更改或否决，结果是产生应付余额（CRA：常见调整）。收到公司或合伙企业的来函，请按来函上的说明办理。魁北克税务局的来函按其自己的说明办理；本文涵盖的是 CRA 的来函。

在审计中，只寄您能负责的记录。审计建议函一般给 30 天 表示同意或不同意（CRA：审计）。完整步骤见审查、审计与自愿披露和 GST/HST 审查与审计。

示例

这些示例仅作说明；所有金额以加元计。

付给修理工的现金

一位独资经营者付给修理工 C$180 现金做维修，没有拿到收据。费用日记账的分录记录修理工的姓名和地址、C$180、日期、所做的维修，以及为什么是经营费用。银行对账单上的取现与这条分录对得上。

用信用卡付款、没有收据的软件和差旅费

一位顾问用信用卡支付了 C$9,000 的软件订阅费和差旅费，没有保留收据。对账单显示付了款。供应商的账户后台可以下载发票副本，预订邮件确认了出行的日期和地点。这样就能为所得税扣除重建支持资料。如果这位顾问是 GST/HST 登记人，那么对这些采购申请的任何进项税抵免，在每一笔都有足够、且符合其总额所要求资料的凭证之前，仍然有风险。

没有任何记录的公司晚宴

一家公司支付了 C$2,400 的晚宴费用，没有收据，也没有记录谁参加、为什么办。除非能证明有经营目的，否则这项扣除可能被不予扣除；如果晚宴属于个人性质，其价值可能被视为股东利益。即使有文件证明是商务餐，一般也只能扣除一半（第 67.1 条；公司账目中的餐饮和招待费）。

您的情况不同？

• 好几年的收据缺失，或根本没有账簿：先根据对账单逐年重建（根据银行对账单重建账目）。如果涉及多年或金额很大，下一步是记账服务：先确定哪些申报可以靠其他记录站得住，再按 T2125 表或 T2 税表的行次列出。
• CRA 已经要求您提供支持资料：请按审查、审计与自愿披露处理；如果要求涉及多年，或支持资料很薄弱，请寻求记账服务。
• 已提交的税表里包含没有支持资料的费用：是否需要更正，取决于金额和年度；请先看审查、审计与自愿披露和记账服务。
• 公司支付了看起来像个人性质的费用：利益与贷款的区别，见公司支付的个人费用，另见审计中发现的股东利益和公司账目中的餐饮和招待费。
• 没有行车日志的汽车费用：见为 CRA 审查准备的车辆行车日志。