GST/HST 进项税抵免：发票和收据必须载明什么

申请 GST/HST 进项税抵免，发票必须载明什么？

GST/HST 注册人必须在提交申请该抵免的税表之前，持有足以证明这笔采购的凭证，其中包括法规规定的各项资料，才可以申请进项税抵免（ITC）（《消费税法》第 169(4) 款）。规定要载明的资料，随单据上已付或应付的总额增加而增多（条例第 3 条；CRA：进项税抵免）。已注册的独资经营者、合伙企业和公司，适用的规则相同。

适用哪一档，取决于单据上的总额，所以一张发票涵盖多笔采购时，按合计总额判断。条例和 CRA 的页面都没有说明这个总额是否含税，所以金额接近分界线的单据，最稳妥的做法是按较高一档的要求备齐资料。所列资料只是最低要求：《消费税法》的检验标准是，凭证要能让人算出抵免的金额。

哪些情况不简单：

• 供应商没有注册，所以没有号码可填，通常也没有收取 GST/HST。
• 供应商或分包商不肯提供完整的发票，或一直没有回复，而报税期限已到。
• 手上只有信用卡对账单，或者没有标明税额的收银小票。
• 已申请的抵免，所依据的凭证并不完整。《消费税法》的规则是，必须在报税前持有凭证，因此这些抵免能否站得住，要具体判断：见最后一节。
• 供应商在加拿大境外，或涉及魁北克的 QST。外国供应商的情况，见外国供应商和承包商的发票。本文不讲 QST 的规则。

请先准备：按供应商整理好的发票、每个供应商的号码及您核实号码的日期，以及每张发票上的日期、总额和所列税额。

发票上必须有供应商的 GST/HST 号码吗？金额达到多少才需要？

需要，只要单据总额达到 $100 就需要。低于该金额，条例只要求载明供应商名称、日期和总额（条例第 3 条）。

这个号码，是指分配给供应商的 GST/HST 注册号码，或者分配给该笔供应的中介的号码（中介是作为供应商的代理人，或依照与供应商的协议，促成或协助完成销售的注册人）。总额达到 $500 或以上的单据同样需要这个号码，因为最高一档包含较低各档的全部要求。

总额低于 $100 时，条例不要求载明号码，但 CRA 表示，申请的抵免应只包含已注册供应商收取的 GST/HST（CRA：进项税抵免）。既没有税额、也看不出供应商是否已注册的收据，可能无法让人算出抵免的金额。

如果发票把 GST/HST 和省销售税合并成一个数字，条例只在满足一定条件时才接受，其中包括说明总额已含 GST/HST。供应商把 GST/HST 金额单独列出，就不会有这个问题。

怎样核实供应商的 GST/HST 号码是真的，并留存证明？

发票上印着号码，并不等于已注册。CRA 的 GST/HST 注册查询系统是免费服务，可以确认向您收取 GST/HST 的企业确已注册，使您申请的抵免只包含已注册供应商收取的税款（CRA：核实 GST/HST 账户号码）。

1. 从发票上取三项信息：GST/HST 号码的前九位数字、供应商的法定名称、经营名称或商号，以及交易日期（收据、发票或合同上的日期）。
2. 在查询系统中搜索。
3. 打印“搜索详情”页面，和发票放在一起。CRA 要求您打印，是为了让您只对已注册供应商收取的税款申请抵免。

如果发票上没有号码，CRA 说应联系供应商；供应商不提供的话，致电 CRA 的企业咨询热线。如果按发票上的名称搜不到结果，CRA 说应联系企业所有人，问清他们向 CRA 提供的确切名称。关于搜索不到结果的情况，查询页面没有更多说明；在确认供应商已注册之前，该笔抵免属于未经确认。QST 号码要通过魁北克税务局核实，而不是通过 CRA 的查询系统。

发票缺少某项资料或号码时，能先申请抵免、以后再补吗？

一般不行。注册人必须在提交申请抵免的税表之前持有凭证，才可以申请抵免（第 169(4) 款）。有少数例外：第 169(5) 款允许部长按条件免除注册人的某项要求；下文的第 225(3) 款则针对在没有凭证的情况下已申请的抵免。依据第 169(5) 款，CRA 的政策备忘录称，如果注册人的电子账簿记录了下文“电子账簿和记录”一行所列的资料以及每笔供应的税务性质和税率，而在报税前拿不到纸质单据或单据缺少规定的资料，CRA 一般会免除该注册人的要求（GST/HST 备忘录 8.4）。该备忘录是较早的出版物，不是法律，而且它的清单包括供应商的号码，所以缺少号码的情况不在其内。除此之外，CRA 的指引没有说明报税后可以补充缺失的资料，因此报税前就有缺口的，应暂缓申请该笔抵免。

暂缓申请的抵免，可以在申请期限未过时，在以后的税表中申请（第 225(1) 款）。大多数注册人的申请期限是 四年（第 225(4) 款）。之后收到的更正发票，可以支持在期限内提出的申请。如果期限先过了，《消费税法》一般不允许再申请。

如果某期税表已凭不完整的单据申请了抵免，说明提交时手上并没有凭证。当不予允许的唯一原因是缺少第 169(4) 款要求的凭证时，第 225(3) 款允许在上述申请期限内，于以后的税表中重新申请这笔金额。如果 CRA 尚未否决这笔抵免，您必须最迟在提交以后那份税表时，以书面形式向 CRA 报告这一错误，并且那时还必须缴付该金额及利息；但如果您在 CRA 对前一期的核定时效届满前至少三个月报告，则不必在那时缴付（第 225(3) 款）。如何报告，见更正已提交的 GST/HST 申报表；如果 CRA 已来函，见GST/HST 审查和审计。

我应该向对方要什么材料来支持申请？

请对方提供更正后或完整的发票，不要只接受口头确认。进行应税供应的供应商，在您提出要求时，必须立即向您提供书面资料，用于支持抵免（第 223(2) 款）。每一次未提供所需资料，可被罚款 $100（第 284 条）。请以书面形式提出要求并留存副本。发票应载明：

• 对方的 GST/HST 号码，与您在查询系统中搜索的名称一致。
• GST/HST 金额，或说明总额已含该税。
• 发票日期和总额。
• 金额达到 $500 或以上时，还需载明贵企业的名称、所购内容的描述和付款条件。

如果对方说自己没有注册，就没有号码可要：见下一节。

我的分包商还没有收取 GST/HST，我能得到任何抵免吗？

只有在税款应付的情况下才可以。进项税抵免针对的是由您应付或您已付的税款（第 169(1) 款）。未注册的小供应商所做的供应，除某些不动产销售外，不产生应付税款（第 166 条），所以它的发票上没有什么可供您申请的。

发票上看起来相似的情况有两种：

• 分包商是小供应商。应税销售额不超过小供应商限额 $30,000 的企业（按连续四个日历季度和任何单个季度检验），无需注册（第 240(1) 款；CRA：何时需要注册）。除非它自愿注册，否则没有号码可填，注册查询系统也确认不了它并不存在的号码。
• 分包商本该注册。超过限额的供应商必须注册并开始收税。如果它事后就以前的工作向您补收税款，抵免仍需要符合上述各档要求的发票；对大多数注册人来说，四年 的申请期限，从抵免所属的期间起算，而不是从迟开发票的日期起算。第 225(4)(c) 段在以下情形下另给出较晚的起算日：供应商在该期限内没有收税，书面告知您 CRA 已就该税款对其核定，而您随后缴付了该税款（第 225(4) 款）。这一规定如何适用于具体某项工程，需要判断。

向分包商付款，还可能需要开 T4A 或 T5018 税单：见向分包商付款的申报。供应商是否必须注册，见何时需要注册 GST/HST。

金额较大的账单还需要什么：我的名称、描述、付款条件？

总额达到 $500 或以上时，除较低各档的全部内容外，单据还需要三项内容（条例第 3 条）：

• 买方名称。您的名称、您的经营名称，或您授权的代理人或代表的名称。抵免属于取得该财产或服务的人（第 169(1) 款），所以开给别人的发票会让人质疑买方到底是谁。见以个人名义支付的业务开支。
• 每项供应的描述，足以辨认该项供应。只写“用品”太笼统；“10 张胶合板”就能辨认出所购的内容。
• 付款条件，例如收到即付，或 30 天内付清。条例没有定义这个词。

出租车和网约车车费、采购卡以及电子账簿，有较宽松的规则吗？

有，但仅限特定情形，每种情形对记录应载明的内容各有清单（CRA：进项税抵免）。

软件中的记录，要在上文“缺少资料”部分所述的条件下，才能代替发票。同一页面还列出了合同协议、发给员工或合伙人的津贴或报销款，以及投入投币式或投钞式机器的现金所适用的简化记录；这些清单请参阅该页面。出租车和商业网约车司机即使是小供应商，也必须注册 GST/HST（CRA：何时需要注册）。

条例还列出了可以载明规定资料的单据类型：发票、收据、信用卡收据、借项通知单、账簿或分类账、书面合同或协议、电子记录，或注册人有效出具的其他单据。

银行或信用卡对账单本身够用吗？

不够，单靠对账单不行。对账单显示您付过款，但通常不显示供应商的注册号码或所收的税额，而条例要求总额达到 $100 或以上的单据两者都要有（条例第 3 条）。

CRA 的政策备忘录称，每月的信用卡对账单本身不能支持抵免，必须有另一份单据佐证，例如刷卡收据或发票（备忘录 8.4）。该备忘录是较早的出版物，不是法律，但条例的方向一致：检验标准是，单据是否载有规定的资料，并能让人算出抵免的金额（第 169(4) 款）。CRA 进项税抵免页面上的刷卡数据例外，仅适用于采购卡，并须符合其所述的条件。

刷卡小票或收银小票则不同：条例把收据和信用卡收据列为支持单据，只要载有对应档次所需的资料，两者都可以（条例第 2 条）。总额达到 $100 或以上而没有供应商号码或税额的小票则不合格。

可以用对账单查出您付了什么、什么时候付的，再向供应商索取发票。完全没有收据的开支，见没有收据的业务开支。所得税方面的凭证，见CRA 对收据的要求。

单据要保存多久，漏申请的抵免最多能追溯多久？

通常，GST/HST 记录（包括采购发票）要从其所属年度结束起保存 6 年。想提前销毁，必须向税务服务办公室提交书面申请并等待批准。CRA 也可能要求您保存更久（CRA：需要保存的 GST/HST 记录）。

以电子方式报税时无需寄送收据，但必须自行保存（同一页面）。扫描件的问题见给 CRA 用的扫描收据，保存期限的计算见业务记录要保存多久。

对漏申请的抵免，大多数注册人的期限是 四年：申请必须出现在一份税表上，该税表须在抵免所属期间之后、该期限内结束的最后一个报告期的截止日前提交。列名金融机构和一些很大的企业改为 两年，从包含该期间的会计年度结束时起算，另有例外（第 225(4) 款和 (4.1) 款）。期限过后，《消费税法》一般不允许再申请，只有少数例外，例如上文所述的第 225(4)(c) 段。申报步骤见GST/HST 申报与进项税抵免。

示例

以下示例仅作说明。所有金额均为加元。

安大略省的收据缺少号码

一名安大略省的 HST 注册人收到一张供应品收据，含 HST 的总额为 C$450。收据上只有卖方名称、日期和总额。总额在 C$100 以上、不足 C$500 的单据，还需要卖方的注册号码，以及 HST 金额，或说明（连同税率）总额已含 HST。买方暂缓这笔抵免，等收到更正的收据，在查询系统中核实号码；如果收据来得及，就在正在提交的税表上申请，否则在以后的税表上申请。

阿尔伯塔省没有收 GST 的分包商

阿尔伯塔省的一名装修商向分包商支付 C$4,000，发票上没有 GST。该分包商可能是尚未注册的小供应商。若是这样，这项工作没有应付税款，也就没有抵免可申请。如果它本应注册，是否存在抵免则是另一个问题。用分包商提供的任何号码在查询系统中搜索，就能知道它是否已注册。

卡尔加里的设备发票

卡尔加里一家店铺购买 C$650 的设备。总额达到 C$500 或以上的发票，需要具备较低各档的全部内容：卖方名称、日期、总额、GST 金额和 GST 号码。此外还需要该店作为买方的名称、设备的描述和付款条件。

您的情况不同？

• 供应商或分包商不肯提供完整的发票，或您已申请的抵免所依据的凭证不充分：哪些已申请的抵免站得住，哪些需要更正发票，哪些凭证撑不住，取决于发票本身，需要专业人士来判断：记账协助。已提交的抵免，见更正已提交的 GST/HST 申报表。
• CRA 来函要求提供发票：见GST/HST 审查和审计。答复要以符合上述各档要求的发票为依据，所以如果凭证单薄，也请看记账协助。
• 多年的发票缺失，或账簿与税表对不上：见补做逾期账簿和记账协助。
• 分包商可能已超过小供应商限额却没有注册：请阅读何时需要注册 GST/HST。
• 您在注册之前就付过 GST/HST：见申请注册前所付 GST/HST 的抵免。
• 您使用快速法：只有不动产、计算机和车辆等资本性资产以及少数特定情形可以申请抵免，所以这些发票规则主要与这些采购有关（CRA：RC4058）。见GST/HST 快速法。
• 您想知道哪些采购可获全额抵免、部分抵免或没有抵免：见没有抵免或只有部分抵免的开支。
• 发票来自加拿大境外的供应商，或涉及魁北克的 QST：外国发票见外国供应商和承包商的发票。QST 的凭证规则由魁北克税务局制定，本文不涉及。在魁北克，魁北克税务局通常也负责管理 GST/HST，设在魁北克的企业向其报税（CRA：RC4022）；上述《消费税法》和条例仍然规定所需的单据。