加拿大企业自己记账，还是请记账员？

在加拿大自己记账合法吗？

合法。CRA 要求记录足以检查企业税务义务，但不规定必须请记账员或使用某套账簿。联邦成立的公司也须保留充分会计记录；录入交易者仍可为所有人或员工（CRA：企业记录；加拿大商业公司法，第 20 条）。

聘人不会转移记录责任。即使记账员或在线服务持有资料，企业也必须能向 CRA 提供（CRA：保存记录）。

独资经营者个人承担营业税，包括关闭后仍未缴的工资扣款或 GST/HST（所得税法，第 153 条；消费税法，第 228 条）。除有限合伙人外，合伙成员可连带承担成员期间到期的 GST/HST，即使之后退出；加入前债务仅及于其合伙财产，解散时成员可承担之后到期金额（消费税法，第 272.1(5) 条）。公司董事可承担未缴源头扣款或 GST/HST，但受追偿条件及尽职免责限制。工资扣款追偿须启动，GST/HST 董事核税须作出，均须在最后离任后 两年 内（所得税法，第 227.1 条；消费税法，第 323 条）。

记录必须显示什么？

记录必须让人从每项申报金额追溯至交易及凭证。收入费用发生时记录，并保存解释它们的文件（CRA：企业记录）。

大多数自雇业务在赚取时记收入、产生时记费用，即使之后才付款。农民、渔民及自雇佣金代理人可使用现金制。农民及渔民按第 28 条在报税表选择；权责发生制转现金制，须随下份表附调整声明，转回则须在变更年度报税到期前书面申请 CRA。现金制农民仍须为 GST/HST/QST 保存单独权责发生制记录（CRA：会计方法；所得税法，第 28 条）。

• 收入：保存日期、金额及来源，包括以现金、财产或服务支付的销售。保留发票、收据、存款记录及合同。仅银行存款可能不显示卖了什么。
• 费用：保存收据或其他凭证，显示日期、买卖双方名称及地址、商品或服务。向 GST/HST 注册人采购时，按要求保留卖家商业号码；GST/HST 进项税额抵免记录还有额外规定。注明经营用途及任何个人部分。供应商不给收据时，在费用日记账记录其名称地址、日期、金额及交易细节。
• 待售存货：保存采购记录，以及年末未售商品的盘点和价值。权责发生制下，盘点帮助计算销售成本；仅供应商付款看不出成本（CRA：库存及销售成本）。
• 财产：记录设备或其他财产的买卖日期、成本、卖家及出售收入。购买年度后，报税人仍可能需要这些历史。

每项业务记录分开。公司交易还须能明确识别为公司，而非股东的交易。联邦公司法要求充分会计记录，公司也有独立法律地位（CRA：企业记录；加拿大公司注册机构：公司义务）。

表格或会计软件够用吗？

只要记录完整、可读且能追溯源文件，两者都可以。CRA 不要求指定产品；软件不能代替发票、收据，或对缺失及重复条目的检查（CRA：企业记录；CRA：电子记录保存）。

电子记录应保留从各源文件至总额的可用审计轨迹，保持电子可读格式，并保存可恢复备份。只导出年末汇总，可能丢掉 CRA 索取的交易细节（CRA：电子记录保存）。

记录必须保存多久，可以用电子形式吗？

通常从记录涉及的最后税务年度结束起，保存记录及支持文件 六年。个人税务年度是日历年，公司则是财政期间。影响以后财产出售或清算的记录，可能需无限期保存。所得税表迟交时，从提交日保存 六年。异议或上诉所需记录，保留至解决、后续上诉窗口关闭，且普通保存期限结束。未成立公司的业务结束，从该税务年度结束保存 六年。公司解散后，CRA 税务记录期限为解散后 两年；联邦公司记录保管人，须在解散后 六年 内能出示记录（CRA：保存规定；加拿大商业公司法，第 225 条；联邦法规）。

CRA 可要求更久。提前销毁记录前，用 Form T137 或书面申请取得书面许可（CRA：保存规定）。

电子记录只要持续可读、可用即可。电子创建记录，即使打印，也须保留电子可读格式。扫描后丢弃纸张前，确保图像符合 CRA 影像要求。规定记录须保存在加拿大企业或住所，除非 CRA 书面允许境外保存。从加拿大访问境外记录，不算保存在加拿大。如果软件唯一副本在境外，应安排可用加拿大副本，或申请书面许可（CRA：电子记录保存；CRA：记录地点）。

魁北克税务局也要求登记簿及支持文件，保存在营业地、住所或指定地点，通常从涉及最后年度结束起 六年（魁北克税务局：登记簿及文件）。

我需要单独开设企业银行账户吗？

CRA 没有普遍要求独资经营者，仅为记账就必须开独立账户。如果业务使用所有人以外名称收费，CRA 说明，处理以该业务名称为收款人的支票需要独立账户。专用账户仍可使经营存款支出更易追溯（CRA：独资经营）。

对于联邦公司，所引会计记录规定本身，不要求单独银行账户。公司名义账户使资金更易与所有人区分。所有人个人收到或支付公司钱款时，记录金额及目的（加拿大商业公司法，第 20 条；CRA：企业记录）。股东低于公允价值收到公司财产，可承担公司未缴所得税或 GST/HST，通常限于价值差额；CRA 可随时核定该转让责任（所得税法，第 160 条；消费税法，第 325 条）。个人支付营业成本，参见个人代付营业费用。

应该给报税人什么？

提供已核对总额及支持记录，不仅是应用访问权限。表格取决于业务类型；账簿应能解释收入、费用、财产及应付应收（CRA：企业记录）。

魁北克账簿还可能支持营业或专业收入 TP-80-V，农业或渔业 TP-80.AP-V；有要求的合伙企业 TP-600-V 及 RL-15 收入单；或有魁北克营业机构公司的 CO-17。即使联邦不要求 T5013，魁北克合伙申报规定也可能适用（魁北克税务局：合伙企业；TP-80-V；CO-17）。

保存账单、发票及异常条目的解释，供报税人索取。公司年末报表及申报 T2，与日常交易录入是独立任务。

注册 GST/HST 或雇员工后，有什么变化？

账簿需额外细节，以检查相关报税表。如果在加拿大开展商业活动，或申请退税或退款，即使注册前也可能须有 GST/HST 记录。销售税与采购税分开，保存采购发票或收据，以及支持进项税额抵免所需细节。工资方面，保存员工工时、预扣金额及规定员工表格和收入单（CRA：GST/HST 及工资记录）。

在魁北克经营时，跟踪已收已付 QST，保存进项退税证明。魁北克雇主还需省扣款及 RL-1 工资记录；仅联邦报告不完整（魁北克税务局：GST/HST 及 QST 记录；魁北克税务局：工资记录；RL-1 收入单）。

多久更新和检查账簿？

文件还容易找到时录入交易。实际操作上，至少每月将账簿与银行及信用卡账单比较，每次报税前检查 GST/HST 销售、采购及税务余额。月度检查是流程建议，不是 CRA 申报规定（CRA：企业记录；CRA：GST/HST 及工资记录）。

每次检查，把银行和信用卡账单与所记余额匹配；跟进无法配对存款、缺失收据及重复条目。检查未收客户发票、供应商账单、税务余额及所有人转款。更正附注明日期的解释，使变化可追溯。报税或年末交接前，确保总额与底层记录一致。

何时请记账员或寻求其他帮助？

交易未及时录入、账户无法核对，或余额无法解释时，日常记账帮助可能有用。GST/HST 检查无法在到期前完成时，持续帮助可能比年末补账更有用。工资、库存、多名所有人或频繁所有人转款，也使审查更有价值，但没有任何一项产生 CRA 规定的聘记账员交易数量门槛（CRA：保存记录）。

约定谁收文件、录交易、审查核对，以及保留可访问副本。即使日常账簿已更新，报税准备及公司财务报表也需自己的审查。如果已拖欠数月，依赖总额前先使用补齐拖欠账簿。

举例说明

以下加元金额仅为示例。独资经营者一个月完成 C$8,000 已开票服务，并从银行支付 C$2,000 营业费用。客户支付 C$7,000，一张 C$1,000 发票未付。账簿显示已赚销售 C$8,000、已收 C$7,000、仍欠 C$1,000；之后收款不是另一笔销售。无其他交易时，银行余额增加 C$5,000，而销售减费用为 C$6,000。C$1,000 差额是未付发票。保存发票及费用收据。能每月重复核对时，表格可能够用；发票与付款不再匹配时，记账员可帮助核对。

您的情况有所不同？

• 您用个人信用卡付款：记录及报销参见个人代付营业费用。
• 账簿拖了几个月：按不完整总额申报前，使用补齐拖欠账簿。
• 公司成立后需要设账户：参见公司成立之后。
• 公司需要年末报表或 T2：参见公司年末报表及申报公司税。
• 需要申报 GST/HST 或处理工资：使用GST/HST 申报或处理工资。
• 美元开票或收到平台结算款：核对这些销售所需额外记录，参见美元销售及平台结算款。
• 无法核对余额，或分开所有人及经营支出：带上账单、发票、收据及当前报告，寻求记账帮助。