个人支付的业务费用，包括居家办公室

我用个人信用卡付款，如何记录成本及报销？

先将购买记录为企业成本，再记录由谁支付。报销是清偿企业欠付款人的款项，并非第二笔费用。保留发票及注明业务用途的费用报告，因为仅凭信用卡账单无法证明买了什么（CRA：业务记录；CRA：信用卡证据）。

入账前拆分混合用途的购买。企业报销不会使个人物品变成业务费用。设备购买可能属于资本项目；参阅资本成本折旧扣除（CRA：Form T2125 费用）。

公司可以还钱给我，而不形成应税薪酬或股东福利吗？

可以，前提是公司偿还你为其业务支付的合理、有凭据的成本。CRA 将报销描述为偿还员工有凭据的受雇费用，并说明合理的公务旅行报销通常不计入员工收入（CRA：应税福利指南）。

收据、业务用途及金额比使用哪张卡更重要。个人账单、无凭据的固定付款，或为你自身利益购买的物品，可能属于应税薪酬或股东福利。CRA 说明，公司不能扣除因股东身份而给予股东的福利；仅有账面贷记，也不能证明公司确实欠股东款项（CRA：股东福利审计指引）。

如果有相关税务欠款的公司，以低于公平价值向关联所有人转移财产，所有人可能依据所得税法第 160 条承担公司所得税，或依据消费税法第 325 条承担 GST/HST。责任通常以没有获得等价对价的受让价值及税务欠款为限。CRA 可随时核定这两类责任。应记录报销债务及交换的价值。

同时担任董事的所有人，还可能依据消费税法第 323 条承担未缴的 GST/HST，或依据所得税法第 227.1 条承担应税薪酬的预扣款。两项规定均允许以尽职尽责作抗辩，并对停止担任董事后核定 GST/HST 责任或采取预扣款追缴行动设有两年期限。

如果公司已经欠你钱，须将有凭据支持的余额，与另行欠公司的款项区分。有关从股东账户提取款项的问题，参阅股东借款。

公司或合伙企业可以申领我支付费用中的 GST/HST 吗？

已登记 GST/HST 的企业，报销员工或合伙企业合伙人为其商业活动进行的合资格购买时，可能申领进项税抵扣。付款人购买并支付 GST/HST 时必须已具有该身份。报销须有凭据，且抵扣额不得超过企业直接购买该物品时可申领的金额（CRA：GST/HST Memorandum 9-4）。

核查 GST/HST 计税方法。简易计税法通常不允许普通报销购买的进项税抵扣，但某些资本购买可以。登记者可在线或使用 Form GST74 作选择：年度申报者须在第二个财务季度的第一天前选择；月度、季度申报者及首期较短的新登记者，须在首次采用该方法的期间申报截止日前选择（CRA：简易计税法）。大多数登记者须在抵扣首次产生的期间之后四年内结束的最后一个申报期间，其申报截止日前申领 ITC；某些登记者只有两年（消费税法第 225(4) 条；CRA：ITC 期限）。

在魁北克，应改用 Form FP-2074-V 选择 GST 及 QST 简易计税法，年度或月度、季度申报者的选择期限相同（魁北克税务局：简易计税法选择）。

没有报销，企业就不能使用报销规则。扣除合资格费用的员工，如雇主已登记且不是列明金融机构，可以改用 Form GST370 申请 GST/HST 退税。个人合伙人如果合伙企业已登记，且合伙人在合伙企业账簿之外扣除个人支付的成本，也可申请；此类成本填在 Form T2125 的 Part 6。已报销或可报销的成本不能同时申请退税（CRA：退税资格）。通常将 GST370 随所得税申报表提交，并在第 45700 行申领退税；之后申请的，可在成本产生的日历年结束后 四年 内单独寄交。与已扣除费用有关的退税，通常应在收到年度计入收入（CRA：退税申请期限；CRA：第 45700 行）。

股东购买物品时，应确认其以员工身份还是公司代理人身份行动。CRA 说明，特殊报销规则不适用于代理人购买；公司作为购买方，应按普通进项税抵扣规则处理。仅有股东身份不能证明符合该规则的员工身份。应税个人福利也不属于该规则下的报销（CRA：GST/HST Memorandum 9-4）。

如果账单仅部分报销或部分用于商业，抵扣额也相应受限。信用卡账单须配合发票或其他支持文件；直接向个人信用卡发卡机构付款，也可能属于报销，取决于谁对发卡机构负债（CRA：GST/HST Memorandum 9-4）。

居家成本只有实际支付了 GST/HST 才可能产生进项税抵扣；房贷利息、住宅保险费及住宅租金通常不含这种税（CRA：员工及合伙人退税）。公司向所有人报销居家成本，须明确申领的是谁的购买及税款。在魁北克，QST 登记者应另行核查进项税退还；符合条件的员工或合伙人使用 Form VD-358-V，在魁北克申报表第 459 行申领个人 QST 退税（魁北克税务局：报销；魁北克税务局：第 459 行）。混合用途居家成本、发票规则、计算方法及申报，参阅GST/HST 申报及进项税抵扣。

独资经营者需要给自己报销吗？

不需要。在此问题上，独资经营者与企业是同一个纳税人：个人支付成本的业务部分记入 Form T2125，从企业取出的现金则视为业主提款。CRA 说明，支付给自己的提款不是可扣除业务费用；业务财产的个人使用部分须从申领额中剔除（CRA：Form T2125 费用）。

使用供应商发票及合理的业务使用比例计算。如果已登记 GST/HST，应按普通购买规则核查业务部分的进项税抵扣，而不是员工或合伙人报销规则（CRA：GST/HST Memorandum 9-4）。

魁北克所得税申报中，独资经营者及合伙人的业务费用应填入 Form TP-80-V 或所需财务报表；适用时，联邦 T2125 也须申报。

独资经营者个人承担企业所得税及 GST/HST。根据消费税法第 272.1(5) 条，除不担任普通合伙人的有限合伙人外，现任及前任合伙人对其作为成员期间合伙企业应缴的 GST/HST 承担连带责任。责任也可能在合伙企业财产及资金范围内涵盖较早债务；如解散时仍是成员，还可能涵盖之后债务。省级合伙企业责任规则可能增加义务。

公司可以接手我在成立前支付的成本吗？

有时可以，但公司成立不会自动把先前个人购买变成公司费用。明确购买日期、谁签订合同、谁拥有或使用所购物品，以及新公司是否实际承接或取得它。

联邦注册的公司可依据加拿大商业公司法第 14 条，在合理时间内承接其成立前以其名义或代其签订的书面合同。在承接前，签署人个人受合同约束，除非合同明确另有规定；法院可调整责任。保留合同及承接证据。如果公司接手发起人支付的合资格成本，应记录成本及应付款，报销时清偿余额。这项规则不会把每张早期发票都变成公司成本。员工报销 ITC 规则不能适用于公司成立前的购买。CRA 的已归档解释提醒，不应将现有独资经营或合伙企业的早期交易视为新公司的交易。转入现有业务或资产属于单独转让，参阅将业务转入公司。省级公司法可能不同。报销或申领进项税抵扣前，应审查文件及拟议转让。

对于上述单独转让，独资经营者与公司可在 Form T2057 上共同选择所得税递延转让；合伙企业与公司使用 Form T2058。须在选择方中最早的申报截止日前提交。卖方与买方可共同使用 Form GST44 作选择，使符合条件的业务转让不征 GST/HST。买方如已登记，应在原本须缴税的首期申报截止日前提交，或在 CRA 应申请允许的较晚日期提交（所得税法第 85(6) 条；消费税法第 167(1.1) 条）。在魁北克，所得税转让提交 TP-518-V 或 TP-529-V，GST/QST 则共同提交 Form FP-2044-V，取代 GST44。已登记买方须在收购期间的申报截止日前提交 FP-2044-V。

我在家工作，公司应报销费用、付租金，还是出具 T2200？

先明确公司支付的是什么。公司可报销有凭据的业务购买，或家庭互联网中有依据的工作使用部分；报销个人使用可能产生应税福利（CRA：互联网服务）。按固定比例报销家庭账单须另行核查。

申请魁北克受雇费用扣除时，省级申报还须使用 TP-64.3-V 及 TP-59-V，或详细费用表。

员工申领居家办公室扣除时，法律要求该空间是其主要履行受雇职责的地点，或仅用于赚取受雇收入，并经常且持续用于会面。对于第一项测试，CRA 当前 T2200 询问是否至少连续四周，有 超过 50% 的时间在该空间工作（所得税法第 8(13) 条；CRA：T2200）。固定薪资员工通常不能按受雇费用规则扣除房贷利息或房产税。股东员工还须证明费用来自受雇职责，且必须以该身份承担；CRA 说明，仅有书面合同可能不足以证明这一点（CRA：受雇费用）。

自雇人士可以扣除哪些居家办公成本？

如果该空间是主要经营地点，或仅用于赚取业务收入并经常与客户会面，自雇人士可扣除符合条件的居家成本中的业务部分。须合理区分业务及个人使用（CRA：住宅用于业务的费用）。

符合条件的成本可包括暖气、电费、住宅保险、维修、房产税及房贷利息；租房者也可包括租金。房贷本金不是当期费用。按面积分摊共同成本；房间同时个人使用的，还须按业务使用时间减少比例，并调整不足全年的使用。居家成本填入 Form T2125 的 Part 7，不要在其他费用行重复扣除。扣除不能造成或增加业务亏损，但只要继续符合条件，未使用的合资格成本可结转（CRA：住宅用于业务的费用）。

对住宅申领资本成本折旧扣除，可能影响之后出售房屋的税务处理。申领前请参阅资本成本折旧扣除（CRA：住宅用于业务的费用）。

我支付了客户餐费，企业会报销整张账单吗？

如果公司或合伙企业同意承担有凭据的业务餐费，可以报销全部合理账单。所得税扣除限制不决定报销金额：通常，实际成本与合理成本两者中较低者，仅有 50% 可扣除（所得税法第 67.1 条）。某些餐费规则不同，因此适用限制前应明确用途（CRA：业务费用）。

已登记企业对合资格餐费的普通进项税抵扣，通常也限于 50%。如果只报销所得税可扣除的份额，按报销计算的抵扣可能进一步减少（CRA：进项税抵扣资格；CRA：报销计算方法）。

哪些记录可以证明真实报销？

保留足够记录，把购买、付款人、业务用途及报销联系起来。CRA 要求企业保留显示购买内容的收据或凭单，并将报销描述为有支持记录、完整说明的款项（CRA：业务记录；CRA：GST/HST Memorandum 9-4）。

• 保留列明项目的供应商发票或收据、付款证明，以及注明业务用途和报销对象的费用报告。餐费还须注明参加人员及业务原因。
• 购买只记一次，拆分个人使用，并将报销与应付款匹配。GST/HST 应保留支持所收税款的文件；仅有信用卡账单不够（CRA：GST/HST Memorandum 9-4）。
• 居家使用应保留家庭账单、面积及时间计算，以及受雇或租赁协议。较早购买还须保留公司成立日期、原始合同及转让记录。

示例

以下为加元示例，不含 GST/HST。公司员工用个人信用卡支付 C$120 办公用品及 C$80 客户餐费。收据及费用报告显示均用于公司，公司同意报销。公司记录 C$120 办公用品、C$80 餐费及欠员工 C$200。公司支付 C$200，清偿该余额。假设适用普通餐费规则，餐费所得税扣除额为 C$40，报销仍为 C$80。任何 GST/HST 抵扣都须另行核查发票。

你的情况不同？

• 你需要决定谁拥有或租赁车辆：参阅通过企业购买汽车。
• 你需要收据规则或 GST/HST 申报日期：参阅GST/HST 申报及进项税抵扣。
• 你购买了设备，或考虑对住宅申领资本成本折旧扣除：参阅资本成本折旧扣除。
• 股东账户包含预支款或个人提款：参阅股东借款。
• 收据混合个人及公司用途，或正在选择居家办公安排：将发票、还款记录、公司成立日期及居家使用计算交给记账服务。