没有行车日志，CRA 审查车辆费用怎么办

CRA 审查汽车费用而没有行车日志：这笔扣除会怎样？

没有行车日志的车辆费用扣除，只能靠背后的其他证据来支撑。CRA 说，车辆费用只有在合理并有收据支持时才可以扣除，并把全年如实记录的经营行程日志视为经营用途最有力的证据（CRA：机动车费用）。《所得税法》第 67 条只允许扣除在当时情况下合理的那一部分费用。

CRA 的机动车网页没有说明，从未记过的日志可以用什么来代替，已存档的 IT-521R 文件也没有提到。事后补做的日志是证据，不是保证可用的替代品，没有人能承诺它一定会被接受。

这类情况并不简单，应该请专业人士看一看：CRA 来函已经要求提供日志，多个年度都是这样申报的，申报的经营比例很高，或者车辆属于公司。收据只能证明花了多少钱，证明不了其中有多少里程用于经营；这个比例要靠日志来证明。

GST/HST 注册人只有在购买的东西用于商业活动的范围内，才可以申请进项税抵免（CRA：进项税抵免；《消费税法》第 141.01 条），所以车辆记录缺失，也可能牵连到车辆费用的进项税抵免。该抵免按 GST/HST 规则计算，不一定等于所得税下的经营比例；请见通过公司或自己的生意买车。

请先备齐这些资料：

• 燃料或充电、保险、维修、牌照、租赁或贷款利息以及停车的收据和账单。
• 带日期的里程表读数：保养、维修、检验和保险文件上往往印有读数。
• 载有日期和地址的日历记录、工单、客户发票和电子邮件。
• 车辆的购买或租赁文件。
• 申报过这辆车的税表（T2125 表或 T2 税表），以及任何说明经营比例是怎么算出来的记录。
• 保险单或续保文件，上面载明申报的用途和每年的公里数。
• CRA 的来函，载明审查涉及的年度和它定下的日期。

要寄什么资料、回复可能需要多长时间，请见 CRA 审查与审计。

三个月的抽样日志能代替我没有记过的整整一年吗？

不能。CRA 的简化日志要求先有一个完整年度的完整日志，作为基准年度；只有过了这一年，才能用三个月的抽样来估算全年的经营使用（CRA：机动车记录；T4002 指南第 3 章）。没有基准年度，抽样就没有可比较的对象，公式也就算不出来。

公式是：把抽样期间的经营使用除以基准年度同样月份的经营使用，再乘以基准年度的全年经营使用。算出的结果必须与基准年度的结果相差在 10% 以内，而且企业必须证明基准年度仍能代表这辆车的正常用法。如果结果超出这个范围，抽样只对它涵盖的三个月可靠；CRA 说，这一年的其余时间必须用实际的行程记录或“替代记录”来证明（它没有界定这个词），并且应当考虑重新做一个 12 个月的基准年度。完整的检验方法请见 CRA 行车日志指南。

现在才开始记的三个月日志，背后没有基准年度，只记录了这三个月，证明不了更多。

CRA 要求在里程日志和收据里写哪些内容？有没有模板？

CRA 要求有总公里数和经营公里数的记录，以及所申报的每笔费用的收据。它的机动车网页列出了下面这些项目，没有指定必须使用的表格或模板，所以用笔记本、电子表格或应用都可以（CRA：机动车费用；CRA：机动车记录）：

缺什么，就找最接近的文件来补：每一张收据、每一个带日期的里程表读数，以及每一趟经营行程背后带日期的记录。缺收据的情况，请见没有收据的经营费用；收据必须载明什么，请见 CRA 收据要求。

我能事后补做车辆行车日志吗？

您可以根据其他文件，整理出一份过去行程的记录。它只是辅助证据，有多大分量由 CRA 决定。

1. 先找出全年的总公里数。最好是靠近年初和年末、带日期的里程表读数；保养、维修、检验、保险或出售车辆的文件上往往印有读数。如果读数落在这一年之内，就用它们，写明它们涵盖的日期，并把日志当作只涵盖这一段期间。
2. 列出每一趟有带日期的文件可以证明的经营行程：发票、工单、日历记录或客户邮件。每趟一行：日期、目的地、事由、公里数。距离按两个地址之间的地图路线取，并在日志里写明“地图距离”。
3. 不要列入家与固定工作地点之间的往返；这类行程一般属于个人用途。独资经营者只有在家就是经营业务的基地时，这类行程才算（已存档的 IT-521R 第 24 段；CRA 的雇主提供汽车网页把家到工作地点的行程视为个人用途）。有疑问的行程请单独标出。
4. 把经营公里数加起来，除以同一段期间的总公里数。得到的就是有文件证明的经营比例。
5. 拿它与申报的比例比较。把它套用到同一段期间有收据的运营成本（燃料、保险、维修、牌照）上，就能看出到目前为止有多少申报金额得到文件支持。经营用的停车费和补充的经营保险按全额扣除，不按比例（T4002 指南第 3 章）。如果记录只涵盖一年中的一部分，不要把这个比例套用到没有记录的月份。
6. 在日志上标明这是补做的。记下制作日期和所用的文件，并保存这些文件。千万不要把补做的日志写成当时记的日期。

不要添加任何没有带日期文件支持的行程，所以有文件证明的比例可能比申报的比例低。

补做的日志也不能给以后的年度提供捷径。CRA 把基准年度描述为完整记录一整年的日志；补做的过去年度能否充当基准年度，它的网页没有回答，所以不能假定可以从它出发使用抽样方法。

每个过去的年度都是单独的。如果好几年都是没有日志就申报的，每一年都需要自己的证据。CRA 的来函会写明审查的年度。通常，CRA 可以在原始评税通知之后三年内对个人或加拿大控股私人公司重新核定（其他公司为四年）；如果存在因疏忽、粗心或故意不履行义务造成的失实陈述，或者已提交放弃时效的豁免书，则没有时间限制（第 152 条）。记录仍然必须保存六年。其余内容请见 CRA 审查与审计。

如果我今天开始记日志，它怎样为以后的年度确立基准年度？

从今天起连续记满 12 个月的日志，就成为基准年度，并通过三个月抽样支持以后的年度。它对之前的年度什么也证明不了。CRA 的基准年度是完整记录一年的日志，每趟经营行程都有记录，并在会计期间开始和结束时读取里程表（CRA：机动车记录）。

算出全年的经营比例，以及每个三个月时段的经营比例。公式需要的是与以后抽样相同月份的基准年度比例，而不只是全年的数字。

新车从购买当天起就需要有自己的记录。如果 CRA 认为纳税人的记录不充分，第 230(3) 款允许它指定从此以后必须保存的记录；具体会指定什么，要看个案。

公司拥有这辆车：CRA 希望我保存哪些记录？

CRA 说，可以使用公司汽车的员工，必须保存行车日志或每日行程记录，写明经营（与工作有关）公里数和个人公里数，并把一份副本交给雇主（CRA：雇主提供的汽车）。在公司工作并驾驶公司车辆的老板可以是这样的员工，但首先要判断，这辆车是因为工作而提供的，还是因为持有股份而提供的。CRA 称这是事实问题；与员工福利不同，股东福利不能作为经营费用扣除（CRA：股东福利）。日志是福利和公司车辆费用两方面的证据，而这是两个不同的计算：CRA 的机动车网页是为非公司制经营写的，但第 230 条规定的保存记录义务和第 67 条的合理性限制，适用于任何经营业务的人，公司也不例外。

个人公里数还会决定老板的应税福利。“待用费”是 CRA 对公司车辆可供个人使用所计的费用；要适用减免待用费，经营用途必须超过总里程的 50%，个人用车也要在 CRA 的限度之内。待用费还取决于这辆车可供老板使用的天数，不论有没有开；福利按老板的日历年度计算，可能与公司的会计年度不同。按固定费率方法，个人公里数还决定运营费用福利；选择可选方法，则需要超过一半的行驶是为了工作，并且员工须在年底之前书面通知雇主，所以对已经过去的年度，事后不能再选。如果没有记录，或记录已经找不到，CRA 说，公司作为雇主仍然必须能够合理说明个人公里数和经营公里数（对老板兼经理来说，就是老板自己的公里数），才能适用减免待用费。否则，它的网页指向简化待用费计算，这种方法有自己的条件，其中包括员工没有资格适用减免待用费。

因此，日志缺失既可能影响老板的应税福利，也可能影响公司车辆费用背后的证据。从未在 T4 税单上申报的雇佣福利会造成少扣税款，由公司承担；董事可能依第 227.1 条对此承担个人责任，但要符合该条的条件，并可以主张已尽合理谨慎的抗辩。福利的计算请见通过公司或自己的生意买车。有两种情况需要单独审查。座位最多只有司机和两名乘客、主要用来运载货物或设备以赚取收入的厢式车或皮卡，或者全部或几乎全部用于赚取收入的，不属于该法对“汽车”的定义（第 248(1) 款，在取得或租赁车辆的当年测试），因此适用不同的规则。如果提供汽车是因为老板是股东、而不是员工，则适用股东福利规则。

开始记日志后，要保存多久？

基准年度的日志，要从最后一个用它确定经营使用的纳税年度结束起，保存 六年（CRA：机动车记录）。以后每一年的抽样都要用到基准年度，所以基准年度的日志要比记录它的那一年保存得更久。

收据和其他记录，要从它们所涉及的最后一个纳税年度结束起保存 六年（《所得税法》第 230 条；CRA 通告 IC78-10R5）。逾期提交的税表、上诉，或者 CRA 的书面保存记录要求，会设定不同的期限；其他情形请见 CRA 行车日志指南。

示例

这些示例仅作说明；所有金额均为加元。

没有行车日志、又收到 CRA 来函的水管工

一位独资经营的水管工，在被审查的年度申报了 C$9,000 的车辆费用，经营用途占 80%，扣除额为 C$7,200。CRA 的来函要求提供日志。收据涵盖了这 C$9,000，全部是共同承担的运营成本（没有只用于经营的停车费或保险）。日志并不存在。

假设年初和年末的两张服务发票显示，里程表读数相差 24,000 km。该年度内带地址、带日期的工作发票，证明了 15,600 km 的经营行程。有文件证明的比例是 65%，套用到有收据的费用上，得到 C$5,850。C$1,350 的差额，就是目前还没有任何文件支持的那部分申报金额。其他以同样方式申报的年度，每一年都需要自己的证据和自己的数字。

开始记日志的咨询顾问

第 1 年：一位咨询顾问做了全年日志。全年经营用途为 48%，3 月至 5 月为 50%。第 2 年：3 月至 5 月的抽样显示 52%。计算出的全年用途是 52 ÷ 50 × 48 = 约 50%，在基准年度 48% 上下的 38% 至 58% 范围之内。CRA 自己的示例把这个 10 理解为百分点：基准年度为 49% 时，它允许 39% 至 59% 的结果。企业仍须证明基准年度代表正常用法。

如果第 2 年的抽样显示 70%，结果就是 70 ÷ 50 × 48 = 约 67%，超出了范围。抽样就只能涵盖 3 月至 5 月，CRA 说应当考虑新的基准年度。这份日志对第 1 年之前的年度什么也证明不了。

开公司、公司名下有一辆厢式车的老板

一家公司拥有一辆按该法属于汽车的厢式车，老板用它上班，周末也开。从来没有记过日志。CRA 的网页说，公司作为雇主，必须能够合理说明个人公里数和经营公里数，才能适用减免待用费，所以日志缺失使这项减免成了问题。这个示例假设厢式车是作为雇佣福利提供的；如果是股东福利，规则就不同，公司也不能扣除该福利。带日期的里程表读数和工作发票可以证明一个比例，做法与水管工的情况相同。如果证明不了，减免可能不能适用，福利可能要用别的方式计算，例如在符合条件时采用简化计算。

您的情况不同？

• CRA 来函要求提供一份不存在的日志，或者好几年的车辆费用都是没有日志就申报的： 需要先理清的问题是：哪些年度受到质疑，能如实整理出什么证据，怎样回复来函，以及怎样开始记一份能支持以后年度的日志。请我们提供记账协助，按年度整理记录；来函本身请见 CRA 审查与审计。
• 公司拥有车辆，却没有记日志： 老板的应税福利，和公司车辆费用背后的证据，依据的是同一批缺失的公里数。请我们提供记账协助整理记录；福利的计算请见通过公司或自己的生意买车。
• 您想了解 CRA 行车日志规则的全部内容，或者把全部用车都申报为经营用途： 请见 CRA 行车日志指南。
• 收据也缺： 请见没有收据的经营费用和 CRA 收据要求。
• 您还对车辆费用申报了 GST/HST 进项税抵免： 要与所得税扣除分开检查，因为 GST/HST 规则不同；请见申报 GST/HST 和进项税抵免。
• 车辆是用贷款买的，或者把个人汽车转入了经营： 请见记录车辆购买和贷款和资本成本折旧扣除。
• 您想知道是什么引起了 CRA 的注意： 请见什么情况会引发 CRA 审计。
• 车辆是在美国税表上申报的： 请见补做美国里程日志。