用扫描件代替纸质收据：IRS 认可吗，能销毁纸质件吗

可以保留收据的电子副本，把纸质件销毁吗？

扫描件或照片可以代替纸质收据，但前提是先满足三件事：您的系统能清晰地找到、显示并打印每一张收据（IRS 称之为电子存储系统）；您已经测试过；您有保证它持续正常运作的程序。缺少任何一项，就保留纸质件。标准见第 583 号出版物，详细规定见税务程序 97-22，第 583 号出版物和 IRS 的电子化记录页面至今仍指向这份文件。

这条规则是 1997 年定的，说的是“电子存储系统”，没有提到手机或 App。本文引用的 IRS 指引没有点名提到手机照片或收据 App。某个 App 是否合格，取决于它的具体情况：如何建立索引、每张图像能否检索并打印、谁控制访问、文件保存多久。

如果纸质件没了、系统又达不到要求，IRS 可能发出记录不足通知，并适用相关罚款，包括与准确性有关的罚款。如果保留了原始记录，罚款可能不适用（税务程序 97-22，第 6.02 节和第 9 节）。

以下情况不算简单：多年的纸质件即将销毁或已经销毁、图像只存在订阅可能到期的 App 里，或者 IRS 已经要求提供记录。

先收集：几份样本扫描件（包括一张褪色的）、App 的条款、您的记录保存期限安排、备份存放的位置、按年度列出已销毁内容的清单，以及谁持有 App 的登录账号。

销毁纸质件之前，我的扫描系统必须做到什么？

税务程序 97-22 第 4 节要求，系统要完整、准确地复制每张收据，然后建立索引、存储、保存、检索，并以清晰的形式重现。

控制措施必须合理，索引的效果要大致相当于合理的纸质归档系统（第 4.01 节和第 4.02 节）。使用服务提供商并不转移责任：纳税人仍对系统负责（税务程序 97-22 第 3.03 节）。

销毁纸质件之前，我必须测试什么、记录什么？

两件事，都要在销毁之前做：先完成您自己的测试，显示系统复制纸质件的结果符合每一项要求；再建立保证系统持续合规的程序（税务程序 97-22 第 7 节）。税务程序没有规定测试格式或抽样数量。把做过的事写下来，是日后能够证明的办法；这是做法建议，不是 IRS 的规定。

先把图像拍好（做法建议，不是 IRS 的规定）：把整张收据平放，在均匀的光线下拍照，背面有字的两面都拍，热敏收据在几天内扫描，免得褪色。每拍完一张，先在屏幕上检查再继续。

1. 说明系统。写下每张收据如何拍摄、命名、归档并链接到账簿，以及存放在哪里。IRS 可以要求您提供这份说明。
2. 选取样本。要涵盖不同的商家、月份和纸张种类，包括最薄或最旧的收据。
3. 进行测试。对每一项，只用索引找到它，显示、打印，并与纸质件对比。每个数字都必须能读清。
4. 记录结果。记下日期、谁测试的、抽了哪些样本、哪些通过，以及您修正了什么。
5. 制定例行程序。在固定日期前完成扫描，按计划抽查，并保留备份。
6. 只销毁测试覆盖到的纸质件。

如果有任何一项不合格，就保留纸质件：如果仍保留着原始记录，上述罚款可能不适用（税务程序 97-22 第 6.02 节；第 583 号出版物）。

如果您已经销毁了纸质件，现在就对手头的图像做第 2 至 4 步，并记下日期和结果。税务程序允许在测试并建立程序之后销毁原件，所以先销毁不在它所描述的范围内，而本文引用的 IRS 页面没有说明审查人员如何对待这种情形。图像没有通过测试的，把那张收据视为丢失：见丢失的经营支出收据。

即使扫描了，哪些纸质件仍应保留？

图像不能清晰、完整显示的收据，都要保留。税务程序把保留不清晰、或不能准确完整转录的纸质件，列为建议做法（税务程序 97-22 第 4.03 节）。

通过电子邮件或商家网站收到的收据，本来就不是纸质件。请把该文件保存在同一个有索引的地方，保持可读、可检索，保存期限与纸质收据相同。本文引用的 IRS 指引没有要求把它打印出来。

只有银行或信用卡对账单，或 App 的银行自动导入，没有收据可以吗？

单靠它们不行。对账单是付款证明：它显示付给了谁、什么时候、多少钱，不显示买了什么、为什么买。第 583 号出版物把账户对账单列为支出凭证，但同时说，付款证明本身不能确立扣除，还要保存信用卡销售单和发票等文件，证明您确实发生了这笔费用（第 583 号出版物）。只有已兑现的支票，同样不能证明经营目的（第 463 号出版物）。

凡是支出需要的不只是付款证明，就把收据和对账单放在一起保存。对账单必须显示什么，以及第 463 号出版物里的小额支出规则，见 IRS 收据要求。

本文引用的 IRS 页面没有说银行自动导入算对账单。银行自动导入不等于对账的情形，见银行自动导入不是对账。如果收据已经丢失，见丢失的经营支出收据。

保存下来的图像必须显示什么，支出才站得住？

图像应显示纸质件上显示的内容，足以证明付款金额，并证明这是经营支出（第 583 号出版物）。对差旅、礼品和汽车支出，第 463 号出版物通常认为，书面凭证只要显示支出的金额、日期、地点和基本性质，再加上经营目的的书面说明（情况明显时除外），并在当时或接近当时记录下来，就足够了。

经营目的通常是您自己的备注，而不是收据。把它和图像放在账簿里同一处，让每笔支出都链接到它的证明。不是每种支出都适用同样的标准，有些小额支出的规则较宽松；各类支出需要什么，见 IRS 收据要求。

图像要保存多久？更换或取消 App 怎么办？

图像的保存期限与纸质件相同。电子存储系统适用与原始纸质件相同的保存规则（第 583 号出版物），记录要保存到其内容可能与任何国内税收法律有关为止（26 CFR 1.6001-1(e)）。对大多数所得税记录来说，就是直到更正税表或 IRS 核定更多税款的期限结束：一般是报税后 3 年（提前提交的税表视为在截止日提交），列明的情形则更长（IRS：记录应保存多久？）。合伙企业或 S 公司还要从每位合伙人或股东的税表截止日或提交日（以较晚者为准）起算（1065 表填报说明；1120-S 表填报说明）。所有期限见企业记录要保存多久。

房产记录也可以保存为合规的图像，但要保存更久：直到应税处置那一年的期限结束。免税交换之后，旧房产和替代房产的记录都要保存，直到您处置替代房产那一年的期限结束（第 583 号出版物）。图像只有在那时仍能检索，才算有用。

取消 App 可能使记录被视为已销毁。如果您不再维护满足条件所需的硬件和软件，已存储的记录就被视为已销毁，除非它们仍按税务程序的要求供 IRS 使用（税务程序 97-22 第 4.01 节）。订阅结束就删除图像的 App，可能让您既没有纸质件，也没有图像。

取消或更换之前：

1. 阅读条款。查看取消后您的文件会怎样、能导出哪些格式，以及是否有任何条款限制访问。
2. 导出全部内容。拿走每张图像、索引（或包含索引信息的文件名），以及每笔账簿分录到其图像的链接。
3. 测试导出的文件。不用 App，打开一批样本文件。
4. 与备份一起存放，保存整个保存期限。
5. 然后再取消。

账簿本身的处理，见年中更换会计软件和取消会计软件时要保留的记录。

怎样整理和备份扫描记录，让 IRS 或报税人员能调取？

给每个文件命名，让人不用打开就能找到，把它链接到账簿分录，并在 App 之外另存一份。

• 文件名。能把图像附在交易上的 App 会替您做好这件事。没有这类 App，就用固定格式，例如日期、商家和金额。
• 文件夹。第 583 号出版物建议，按年度以及收入或支出类型整理证明文件。
• 备份。税务程序把贴标签、安全存储、备份副本、异地保存和定期测试列为建议做法，交由纳税人自行决定（税务程序 97-22 第 4.03 节）。纸质件没了，丢失的图像就无法替换，所以要把备份当作必需。
• 报税人员访问。让您的记账员或报税人员有办法打开图像和账簿，而且不依赖您的登录。

如果我被审查，账簿又存在软件里，IRS 会要什么？

通常是软件的备份文件，在审查早期提出，外加管理员的用户名和密码。IRS 用 4564 表上的资料索取函（Information Document Request，即它列出所要资料的书面清单）索要这些，并说在账簿存在软件里的案件中，审查人员在多数情况下会索要备份文件（IRS：电子会计软件记录）。范围很窄的审计，例如只查一项支出，可能用不到它。该页面描述的是小企业/自雇人士审查。

软件数据本身也是记录，不只是图像。第 583 号出版物说，要保存机器可读的记录（软件自己的数据文件）以及对系统计算机化部分的完整说明，细节由税务程序 98-25规定（第 583 号出版物）。对规模较小的企业，法律要求的某些信息只存在软件里时，适用该税务程序（第 4.02 节）。不适用的情形，IRS 说这并不免除提供现有电子账簿的责任（IRS 软件记录常见问题，第 7 问）。

税务程序对被审查的年度没有例外，而在审查未结束期间，记录始终与审查有关（26 CFR 1.6001-1(e)）。许多业主对任何未结案或已收到通知的年度都保留纸质件；这是预防措施，不是 IRS 的规定。审查如何进行、记录缺失会怎样，见小企业遇到 IRS 审计和未保存经营记录的罚款。

其他机构、贷款方或保险公司对保留纸质件有自己的规定吗？

有可能。IRS 说，在查明是否因其他用途必须保存更久之前，不要丢弃记录，并指出保险公司和债权人可能要求保存得比 IRS 更久（IRS：记录应保存多久？）。本文讲的是联邦所得税的标准。州税务机关、工资规则、贷款方和保险公司，各有各的规定。

加州的销售税和使用税规定就是一例。它允许受该法约束的纳税人把必需的记录转为仅供存储的图像（包括 PDF 文件），在满足条件时销毁纸质件，并规定最少保存 4 年，除非州书面授权缩短（CDTFA 第 1698 号条例）。其他州各不相同，请核实您有申报义务的每个州。工资记录有各自的期限：见工资记录的保存。

示例

金额均为美元，仅作说明。

一位承包商测试、记录并销毁纸质件

一位承包商用 App 给每张收据拍照，App 会连同日期和商家保存图像，并链接到记账分录。一个周五，她从不同月份、不同商家挑出 20 张收据，只用 App 的搜索找到每一张，打印出来，与纸质件对照。每一张的商家、日期和合计都清楚，例如在一家用品店的 US$86.40。她写了一页纸，记下日期、样本和结果，另加一份说明，写清楚她如何扫描、命名和备份文件，并设定每月一次抽查。然后她销毁了测试覆盖到的纸质件。这里展示的是步骤，并不证明她的系统满足每一项要求。这还取决于 App 的控制措施、它的索引，以及它的条款是否限制 IRS 访问系统。

一位餐饮服务商保留褪色的纸质件

一位餐饮服务商的燃油收据是打在热敏纸上的。较旧的几张，拍出来的照片已经褪色：US$62 的合计很难辨认，日期也看不见了。她保留这几张的纸质件，因为图像读不出来。同一批里清晰的收据通过了她的测试，已经销毁。

一位 LLC 业主取消收据 App

一位 LLC 业主每月付 US$30 使用收据 App，打算停用。这个 App 在订阅结束时会删除图像。纸质件已经销毁，他就没有收据了，而图像也可能被视为已销毁。取消之前，他导出了每张图像以及索引和账簿链接，不用 App 打开一批样本文件，并把副本和其他备份一起存放。然后才取消。

您的情况不同？

• 您正要销毁一抽屉或几箱收据，或者已经销毁，却无法判断 App 里的图像是否站得住：IRS 会看系统说明、索引、图像是否清晰，以及每笔支出到其图像的链接。请带上这些、几份样本扫描件（包括一张褪色的）和 App 的条款，来找记账帮助，最好在销毁纸质件之前。
• 纸质件没了，图像又很差或没有：见丢失的经营支出收据。请带上您的对账单、商家的副本和 App 的数据，找记账帮助，看看哪些能得到证明。
• 账簿落后，或一年以上的收据没有整理：见补齐拖欠的账簿，并找记账帮助。
• 由记账员、合伙人或员工替企业扫描，或者 App 账号在别人名下：找记账帮助，建立一套由企业自己拥有的系统、一份测试记录和一份备份。
• IRS 来函或已展开审查：见IRS 给您企业的通知和小企业遇到 IRS 审计。
• 您在关闭企业或更换软件：见取消会计软件时要保留的记录。
• 您还有加拿大的业务，或有其他货币的收据：见用外币支付的支出和用扫描件向 CRA 保存收据。
• 您想要一套全年都能用的简单例行做法，或者正在选 App：见自雇人士的记录保存和适用于 Schedule C 的记账 App。