C 公司所有人的开支：合规报销计划与推定股息

C 公司的合规报销计划是什么？要通过哪三项测试？

合规报销计划是公司给员工报销经营费用、而这笔钱不算作报酬的一种安排。在公司工作的 C 公司所有人通常是员工，所以可以按这种安排获得报销。联邦法规和第 15 号出版物规定了三项测试，这种安排必须全部通过。

先对号入座：

三项都符合的话，这笔付款就不是工资。它不计入 W-2 表，不需要预扣所得税或缴纳工资税，公司可以把对应的费用作为普通经营费用扣除，但受相关限制（法规；第 162 条）。有一项不符合的，这笔付款就按非合规报销计划处理，见下文。

公司本来会作为工资支付的“报销”，或者替代所有人部分报酬的“报销”，就是工资（第 15 号出版物；第 463 号出版物）。如果同一笔工资付款既包含报酬又包含报销，报销必须单独列出金额（法规，第 (d)(1) 段）。

看的是这种安排本身，而不是它叫什么名字。法规并没有说计划必须是书面的；它要求的是，这种安排必须要求提供凭证并退回多出的部分。

收款人必须是员工。在公司工作的高管就是员工，即使公司从未给他发过工资（第 15 号出版物；第 3401(c) 款）。不提供服务或只提供少量服务、也没有领取报酬的高管则不是（IRS：给自己付钱）。所有人的总报酬是否合理，是另一个问题，见C 公司所有人股息。付给不是员工的股东的钱，适用下面的分配和贷款规则。

出现下列情况，事情就不简单了：

• 所有人的花费经过公司超过一年，没有任何制度或收据；
• 经营消费和个人消费混在同一张卡或同一个账户上；
• 所有人不在公司的工资单上；
• 所有人住在美国境外；
• W-2 表、工资税申报表或所得税税表已经提交；
• 年末、公司出售或 IRS 来函的时间临近。

请准备：制度和董事会会议记录、费用报告和收据、信用卡和银行对账单、里程记录、工资记录和 W-2 表，以及股东贷款账户及相关票据。

公司可以报销所有人的哪些费用而不算作报酬？

C 公司可以报销所有人在为公司工作期间垫付的普通经营费用：出差、经营里程，以及手机、网络或家庭办公室中用于经营的部分。个人费用不能以这种方式报销。

按价值计持有公司 超过 10% 股票的所有人，不能用每日津贴或汽车补贴来证明金额，即使已向公司报账，也必须能向 IRS 证明这些费用，所以要保留实际账单和带日期的里程记录（第 463 号出版物）。

通勤、家庭旅行、日用品和手机的个人使用部分，都通不过经营关联测试。第 463 号出版物说，雇主报销个人费用（例如度假），要作为工资申报。对所有人，IRS 也可以改为把这笔付款视为分配，见下文。

家庭办公室、手机和里程的细节，对 S 公司和 C 公司的所有人员工都一样：见报销所有人的开支。

所有人要向公司提供哪些凭证？多快提供？

所有人要在合理的时间内，向公司提供能支持扣除的记录。法规规定了 30 天、60 天和 120 天的安全港。超出这些期限的，合理的时间要看具体事实。

凭证是指每笔费用列明金额、日期、地点和经营目的，并有记录作为依据。对于差旅、礼品和汽车费用，第 463 号出版物要求为住宿以及 $75 或以上的其他费用提供收据，并为用车提供记录。“差旅”或“杂项”这样笼统的条目不算数。未在期限内证明或退回的金额，最迟在该期间结束后的第一个工资期变为工资（法规；第 15 号出版物）。

在公司有计划或惯常做法，支付超过已证明费用的金额以避免申报和预扣的任何一年，安全港都不适用。

涵盖这些要点的书面制度，是证明这种安排确有这些要求的一种方式：

1. 写明报销哪些费用，例如差旅、经营里程，以及手机和网络中用于经营的部分。
2. 所有人在 60 天内提交附有收据或里程记录的报告。
3. 任何预付款或多出的部分在 120 天内退回。
4. 董事会在会议记录中通过该制度。

如果一笔报销没有通过某项测试，它是工资吗？欠多少税？

没有通过测试的付款就是工资。它按非合规报销计划支付，要记入 W-2 表，付款时要预扣税款并缴纳工资税。如果只有多出的部分不合格，只有这一部分是工资（法规；第 15 号出版物）。

所有人一般没有可抵销的扣除。2026-10 号通知说，对杂项逐项扣除（包括员工未获报销的差旅费）的取消现已成为永久性规定（第 67(h) 款）。如果总报酬对这份工作而言合理，公司可以把工资作为报酬扣除（第 162(a)(1) 段）。

公司欠缴本应预扣的税款（第 3403 条）。控制工资发放、故意不收取或不上缴这笔税款的所有人兼高管，可能要为未缴的预扣税款承担个人责任（第 6672 条）；仅仅是所有人还不够。IRS 一般自次年 4 月 15 日（或较晚的申报日）起 3 年 内可以核定这项罚款；没有提交申报表的，没有期限限制（IRM 5.7.3）。见信托基金追回罚款。

本应属于以前年度的工资，要通过更正工资税申报来处理：见更正工资税错误。州也可能有自己的工资税和所得税处理；联邦的结果并不能代替州的规定。

公司支付的个人开支：是股息、工资还是贷款？

公司替所有人付的个人账单不是经营费用。根据具体事实，IRS 可以把它视为股息或其他分配、报酬或贷款。第 262 条不允许扣除个人、生活或家庭开支。常见的例子有所有人的房租或房贷、个人所得税、学费和家庭旅行。个人使用公司汽车，一般是计入报酬的应税附加福利（第 15-B 号出版物）。

没有宣布过、却被视为股息的付款，就是推定股息。第 542 号出版物把这类付款称为推定分配。IRS 审查人员手册要求审查人员检查，公司为股东垫付的款项（包括公司支付的个人开支）是真实贷款，还是应作为股息征税的分配。关键看款项离开公司时双方的做法和意图，没有哪一个标准能单独定论（IRM 4.10.3）。

所有人已经还过的款项倾向于贷款，至今一分未还则倾向于股息（IRM 4.10.3）。怎样的钱算贷款，见向自己的公司借款。

把个人账单记成差旅、餐费或办公用品，并不会使它可以扣除。审查人员发现一家少数人持股的公司扣除了所有人的个人开支，可以调整所有人的税表，补上一笔未申报的股息（IRM 4.10.4）。

分配在公司当年或累计的收益与利润范围内是股息（第 316 条）。收益与利润是一个税务计量，不是留存收益那一行；它决定分配中有多少是股息。其余部分降低所有人的股票计税基础，大致就是所有人投入股份的金额，超过计税基础的部分是收益（第 301 条）。收益与利润怎样计算，见C 公司所有人股息。

公司还能扣除吗？所有人会收到什么？

公司可以扣除获得报销的经营费用和合理的工资，股息则不能扣除。所有人对合规报销计划的报销没有任何收入，工资有 W-2 表，股息有 1099-DIV 表。

这些表格的说明见 1099-DIV 表填报说明和关于 5452 表。所有人是非居民外国人的，用 1042 表和 1042-S 表代替 1099-DIV 表（见最后一节）。门槛、截止日期和申报步骤，见C 公司所有人股息。

报销、给我的贷款和股息，账上分别怎么记？

每种结果都有自己的账户；个人账单在分类之前，不要放进费用账户。

如果公司直接支付费用，借记费用、贷记银行，记一次。“应收股东款”里有余额，并不等于已经做出决定。要通过还款、工资、股息或有书面文件的贷款来清掉它：见资产负债表上对股东的贷款。贷款的条款和利息，见向自己的公司借款。有意分派股息，见C 公司所有人股息。

能否报销以前年度的费用，或者把它们说成我借给公司的贷款？

所有人在要求提供凭证的安排下已及时证明的费用，仍然可以报销。现在才证明或补报销旧的费用，并不会使它们成为合规报销计划的报销；而把它们改称贷款，只有在事实显示确有贷款时才行得通。法规对旧费用没有设定明确的截止期限：合理的时间要看具体事实（法规）。

所有人替公司付的是公司自己的账单（例如供应商发票）时，贷款的办法更合适；付的是所有人自己的工作费用（例如差旅）时，就不太合适：那些是员工费用，适用合规报销计划的测试。偿还真实的贷款不是工资，也不是股息，但金额、日期和意图都必须能用当时形成的记录来证明。

根据信用卡和银行对账单，逐年重建，把每笔消费标明是经营、个人还是不明，就能看出哪些金额到底有可能报销。

如果 IRS 来查，哪些记录能让账保持清楚？

保留能证明每笔所有人付款确实就是账上所记那样的记录：

• 书面制度，以及通过它的董事会会议记录；
• 附有收据的费用报告和里程记录；
• 每笔消费都标明经营或个人的信用卡和银行对账单；
• 通过工资单处理的任何金额的工资记录和 W-2 表；
• 贷款的话，签署的票据以及利息和还款记录；
• 股息的话，董事会会议记录和 1099-DIV 表，以及适用时的 5452 表；
• 股东贷款账户，每个年末都与账簿核对。

第 15 号出版物说，雇佣税记录（包括费用报销及其凭证的记录）要至少保存 4 年。

示例

以下示例仅作说明，金额均为美元。

所有人用个人信用卡垫付客户差旅费

一家咨询公司的所有人同时也是公司唯一的员工，他用个人信用卡垫付了 US$3,000 的客户机票和住宿费。公司的制度要求在 60 天内提交费用报告，并退回多出的部分。所有人在 40 天内提交了附有收据的报告，公司报销了 US$3,000。这笔报销不是工资，不出现在 W-2 表上，公司扣除 US$3,000 的差旅费。

公司支付家庭旅行费用

一家 C 公司支付了 US$18,000 的家庭旅行费用，并记为差旅费。这笔钱没有经营目的，没有贷款票据，也没有按工资处理，所以 IRS 可以把这笔付款视为分配，公司不能扣除，这 US$18,000 要从差旅费中剔除。假设公司当年的收益与利润（把这次旅行从费用中剔除、并在这笔分配之前计算）是 US$10,000，而所有人的股票计税基础至少为 US$8,000。那么 US$10,000 是股息，US$8,000 降低所有人的计税基础，并要有 1099-DIV 表和 5452 表。如果已提交的税表扣除了这次旅行，那份税表需要复查。

三年的费用都记在个人信用卡上

一位所有人用个人信用卡垫付公司费用已有三年，没有制度，也没有收据。同一张卡上还有一些个人消费。对账单显示的拆分见下表。前两年的税表已经提交，第三年的尚未提交。

所有人自己的花费不是经营费用，所以不是公司应当报销的。这 US$20,000 的经营费用，60 天和 120 天的期限都已过去，所以现在补付一般不符合合规报销计划的报销。作为工资补付并缴纳工资税，是一种处理方式。另一种是检验其中一部分是否是预付款，并有当时的记录支持按贷款处理。哪种成立，取决于事实和文件。第 3 年的账簿，在提交税表之前仍可更正。如果公司在第 1 年或第 2 年的税表上扣除了这些费用，已提交的这些税表可能需要复查；现在补付一般是付款当年的工资。

您的情况不同？

• 多年来所有人的花费都经过公司，没有制度，也没有收据，或者年末、公司出售或 IRS 来函的时间临近： 哪些金额仍可报销，哪些是工资、股息或有书面文件的贷款，现在要怎么记账，全都要把对账单、工资记录和已提交的税表放在一起看才能定。请带着它们去找记账服务。
• W-2 表或工资税申报表提交时没有包含这些金额： 见更正工资税错误，并把账簿交给记账服务去对上。
• 所有人按美国税法是非居民外国人（只是住在国外并不能决定）： 付给非居民外国人的股息，一般要按 30% 预扣，或按 W-8BEN 表主张的较低协定税率预扣，并在 1042 表和 1042-S 表上申报，而不是 1099-DIV 表（IRS：非居民外国人收入）。见境外付款漏扣预扣税，也可以咨询跨境税务服务。公司是扣缴义务人，对未预扣的税款承担责任（第 1461 条）。
• 您拥有一家 S 公司： 合规报销计划的运作方式相同，但分配适用股票计税基础规则。见报销所有人的开支和S 公司支付个人开支。
• 个人消费刷的是公司信用卡： 见公司信用卡上的个人消费。
• 您用自己的信用卡垫付了经营费用： 见个人信用卡上的经营开支。
• 您想向公司借钱，或账簿里已经有对股东的贷款： 见向自己的公司借款和资产负债表上对股东的贷款。
• 您想有意给自己分派股息： 见C 公司所有人股息和C 公司怎样纳税。
• 您所在的州对这些付款的处理不同： 联邦的结果并不能代替州的规定。请查看州税务机关的规则，再把结论交给记账服务入账。