用个人信用卡付企业开支：怎么记账、要不要还给自己

我能用个人信用卡支付企业开支吗？这些开支还能扣除吗？

一般可以。企业费用能否扣除，取决于它对企业是否常规且必要，并且能够证明，而不是用哪张卡付的。用哪张卡不改变这项判断。企业结构决定这笔费用算谁的，以及所有人怎样把钱拿回来。

可以使用这张卡，但每笔消费都多一行要与收据和所有人分录对应的记录。第 583 号出版物建议把企业支票账户与个人账户分开。

以夫妻共同财产方式共有一家 LLC 的配偶，如果符合条件，可以改为并入各自的税表申报，之后适用独资经营者那一行（IRS）。

下文中，“单一成员 LLC”指在其个人所有人税表上申报的 LLC；已选择按公司纳税的 LLC 适用公司那几行。

所适用的行可能在期间中途改变：有第二位成员加入、LLC 通过8832 表选择按公司纳税或通过2553 表选择 S 公司身份，或者您成立了公司。之前和之后的消费适用不同的行。企业开业前支付的费用是开办费用，有自己的扣除规则（第 583 号出版物；请看LLC 成立前个人垫付的开办费用）。

以下情况不简单：企业是公司或有不止一位所有人，消费累积超过一年，金额很大，信用卡余额在产生利息，或没有人记下这笔钱是报销、资本投入还是贷款。

先备齐：每年的信用卡账单、每笔企业消费对应的收据或发票、企业结构、谁付了款，以及您与企业之间的任何计划、协议或借据。

我用个人信用卡支付、但没有记入账目的企业开支，怎么记账？

对于独资经营者或单一成员 LLC，把每笔企业消费按购买日期记入其对应的正常科目（费用、存货，或设备等资产），并贷记权益中的同一个所有人资本投入科目。没有“个人垫付”这个类别：个人付款只体现为资本投入。费用降低利润；资产则遵循折旧或费用化的规则。资本投入不是收入；它记录的是这笔费用由您自己的钱支付。其他企业结构按下面各节处理。

1. 取出该期间的信用卡账单。
2. 标出企业的消费行，个人消费行不要记。对部分属于个人的消费（例如手机），只记企业使用的部分；请看混合用途费用。把账单上的退款和抵免也算进去；它们会减少费用和资本投入。
3. 把每一行已标记的消费记入各自的类别（软件、用品、差旅），并写明购买日期和账单金额。转售的商品记入存货或采购，不记入费用；第 583 号出版物把存货成本与费用分开处理。设备和家具也不是“其他费用”（Schedule C 填报说明）：除非适用小额支出安全港（de minimis safe harbor）这类选择，否则要资本化（第 334 号出版物）。
4. 把每笔分录都贷记所有人资本投入科目。
5. 把分录合计，并与您在账单上标记的企业消费核对。
6. 保留每笔消费的收据或发票。

各软件的菜单不同，请为资本投入选择权益类科目，不要选费用类科目。请看LLC 权益科目。

作为独资经营者或单一成员 LLC 所有人，我必须把钱还给自己吗？

一般不必。就所得税而言，独资经营者与企业是同一个纳税人，所以没有什么要偿还。除非单一成员 LLC 选择按公司纳税，IRS 对它的处理方式相同；已选择按公司纳税的 LLC 适用下面的公司各节。无论钱有没有转回给您，这项扣除都是您的。

如果您为了平账，把企业账户里的钱转给自己，请记为所有人提款。它不是费用，也不是工资。Schedule C 填报说明规定，付给自己的款项不要计入工资，第 334 号出版物则介绍了记录因个人用途提走资金的提款账户。提款不改变利润。请看记录所有人提款。

多成员 LLC 或公司：这是报销、资本投入还是贷款？

这取决于费用支付时，您和公司实际上约定了什么，以及账目和文件是否体现出来；叫什么名称并不能决定。IRS 引用了一份税务法院的备忘录裁定，该裁定根据具体事实作出：S 公司付给唯一股东的款项被认定为工资，而不是偿还贷款，股东此前的转账被认定为资本投入，而不是贷款。

先给每笔消费分类。以公司自己名义开出的账单（例如供应商发票）是公司的费用，公司欠您的一般是对您的债务。您为做好本职工作而承担的费用（例如您自己的差旅），只有通过合规报销计划（accountable plan）才能免税报销（26 CFR 1.62-2）。S 公司从未报销的费用对各项目有更详细的分类。

事后改变名称，并不改变事实。每种处理方式在税表和计税基础上如何体现，请看所有人对 LLC 的资本投入或贷款。

我怎样从 S 公司获得报销，又不产生工资？

对于您为做好本职工作而承担的费用，使用合规报销计划：一种满足三项规则的报销安排。按它支付的款项不是工资，不进 W-2 表，也没有预扣或雇佣税。如果该安排违反其中一项规则，按它支付的每一笔款项都按不合规的报销计划处理，计入员工收入，并作为工资申报和预扣。如果安排本身合规，但员工没有及时退回多预支的款项，则只有多出的部分按此处理。不论是否发生费用都每月固定支付的款项，每一美元都违反第一项规则。

如果公司应预扣这些税款却没有缴纳，故意不缴的责任人（例如所有人兼高管）可能被个人评定罚款，金额等于 全部未缴的代扣所得税及员工承担的社会保障税和 Medicare 税（IRS）。IRS 一般有 3 年 的时间进行评定，从税表提交日和下一个 4 月 15 日中较晚者起算；如果从未提交税表，则没有期限限制（国内税收手册 5.19.14）。

什么算合理，取决于事实。条例规定的固定日期安全港是：费用凭证期限 费用支付或发生后 60 天，预支款项在 在费用支付或发生后 30 天内 发放，退回多余款项期限 费用支付或发生后 120 天（26 CFR 1.62-2，第 463 号出版物）。第二项安全港在公司至少每季度发出一次对账单、要求员工补交未证明的费用时，给予 每份定期对账单出具后 120 天（(g)(2)(ii) 段）；条例没有说明它是否适用于任何计划设立之前就已支付的费用。这项安排不必是书面计划（第 5137 号出版物），但一份简短的书面政策，日后可以证明当时的规则是什么。这些规则适用于员工为提供服务而承担的费用，而 IRS 把为公司提供服务的公司高管视为员工。

搁置了几个月的消费不在固定日期安全港之内，所以延迟报销是否仍算及时，取决于事实。如果公司始终没有还给您，这项费用一般在您自己的税表上也不能扣除（第 463 号出版物，公法 119-21）。这两种情况都在S 公司从未报销的费用中说明。为家庭办公室、手机或汽车设立计划，请看报销所有人的费用。

个人信用卡上的利息和手续费怎么办？

利息跟随借来的钱用于什么。对独资经营者，或在您自己税表上申报的单一成员 LLC，用于支付企业费用的信用卡余额所产生的利息是企业利息，与其他企业消费一样入账：记为费用，对应贷记所有人资本投入。用于个人部分的利息是个人的，不能扣除，也不入账。对您独自拥有的出租房，它是出租成本（第 527 号出版物把利息列入其中）。在产生利息之前还清的余额，没有什么需要分摊。

第 334 号出版物说，如果借款所得用于支付企业费用，利息就与企业相关，并且只有在您对这笔债务负有法律责任时才能扣除。按 26 CFR 1.163-8T，对同时包含两类消费的债务进行的还款，视为先偿还个人部分。信用卡是持续借款：同一利率的余额是一笔债务，不同利率的余额（例如促销余额或现金预借）是各自独立的债务，按信用卡协议规定的顺序偿还（(d)(3) 段）。这项规则是为被动亏损和非经营利息限制而制定的，所以报税人员应确认它如何适用于循环余额。

信用卡是您自己的债务。公司只能扣除其负有法律责任的债务的利息，所以信用卡利息一般属于持卡人，而不是公司。如果您是自己公司的员工，而这张卡支付的是您为做好本职工作而承担的费用，这笔利息就是个人利息，不能扣除（26 CFR 1.163-9T）。您，或多成员 LLC 或公司，能否扣除其余部分，取决于事实，这里的来源没有给出定论。同时用于两种用途的信用卡的手续费，按第 334 号出版物对任何部分属于企业、部分属于个人的费用的划分方式来分摊：只有企业部分可以扣除。

每笔费用需要什么凭证？

信用卡账单证明您付了款，但不证明这笔费用是为企业支出的。第 583 号出版物说，只有付款证明不足以确立扣除，所以还要保留销售单据或发票。信用卡账单如果显示了消费金额、收款人名称和交易日期，可以证明已付款。

收据缺失的情况在同一篇指南中说明，保存多久请看企业记录要保存多久。

我还信用卡账单时，怎样避免重复记费用？

费用只在消费时记一次。还信用卡账单是资金转移，绝不是第二笔费用。消费和付款都记入费用时，就会重复计算。

在费用已经入账之后，又把一笔报销记入费用，同样是重复计算。信用卡付款的具体做法请看账目中的信用卡付款。

我以个人名义拥有一处出租房，并用个人信用卡支付了费用：该怎么记？

如果您独自拥有，就记入 Schedule E 作为出租费用，无需偿还，因为您和这处出租房是同一个纳税人。第 527 号出版物把维修、保险、税款和利息列为可从租金收入中扣除的费用，把改良支出视为折旧而不是扣除，并说明如果您自己也使用该房产，要在出租和个人使用之间分摊费用。如果您与未联合报税的人共同拥有，您按所有权比例扣除自己支付的费用，其余由共有人欠您（第 527 号出版物，部分权益）。

如果出租房由 LLC 拥有，适用开头的表格：没有选择按公司纳税的单一成员 LLC，仍在您的 Schedule E 上申报；多成员 LLC 是合伙企业，费用属于 LLC；按公司纳税的 LLC 适用公司那几行。出租记录和科目请看出租房记录和收据与出租房科目表。

示例

这些示例仅作说明，金额均为美元。

自由职业设计师

一位独资经营者用个人信用卡支付了 US$4,000 的软件和一台笔记本电脑。账目显示 US$4,000 的成本（软件记为费用，电脑记为设备）和 US$4,000 的所有人资本投入。她的 Schedule C 按各自通常的规则扣除每项成本。几个月后，她从企业账户转了 US$4,000 给自己。这是所有人提款；它既不改变利润，也不改变扣除。

有存货的单一成员 LLC

一位在自己税表上申报的单一成员 LLC 所有人，年内用个人信用卡支付了 US$12,000 的存货。这张卡在账目之外，所以他根据账单逐笔录入：借记存货，贷记所有人资本投入，并保留供应商发票。他核对分录合计是否等于账单上标记的 US$12,000 企业消费。用个人资金还信用卡不需要分录。如果 LLC 日后付钱给他，那是提款。

S 公司所有人

一位同时在 S 公司担任员工的 S 公司所有人，用个人信用卡支付了 US$3,000 的公司差旅费。他为做好本职工作而承担的差旅费，在公司偿还之前是他自己的费用。如果公司按合规报销计划报销，并且他在 费用支付或发生后 60 天 内记录了这些行程，那么 US$3,000 的报销不是工资。如果这项安排违反了某项规则，例如没有及时记录行程，公司必须把它按工资处理，并预扣税款、缴纳工资税。把它记为贷款并不是没有代价的替代办法：IRS 曾把付给唯一股东、被称为偿还贷款的款项认定为工资。以公司自己名义开出的账单（例如软件订阅），则是适用贷款或资本投入的明确情形。

您的情况不同？

• 个人信用卡上积累了一年以上的企业支出、金额很大、企业中途改变了结构，或您分不清报销、资本投入和贷款： 每一项的处理方式、前几年如何更正，以及防止再次发生的政策，都是需要判断的事项，可能影响到已经提交的税表。请看记账协助、补做逾期账目和整理混在一起的企业与个人资金。
• 您拥有 S 公司，没有设立合规报销计划，或消费已经有几个月了： 请看S 公司从未报销的费用和报销所有人的费用，然后通过记账协助来设置分录。
• 您是合伙人或 LLC 成员，为 LLC 垫付了费用，分不清每笔消费怎么处理： 请看合伙人个人垫付的 LLC 费用，然后请看记账协助。
• 您拥有 C 公司： 请看C 公司为所有人支付的开支；如果这些消费已经入账，再请看记账协助。
• 投资人或贷款方会审阅您的账目： 请看融资前整理账目和所有人对 LLC 的资本投入或贷款，然后通过记账协助先把每一项处理好。
• 您住在美国境外，或这张卡是外国信用卡： 所有人在境外时，申报方式以及属于贷款还是资本的问题可能不同；请看从境外向您的美国公司注入资金和美国账目中的外币账户，然后请看记账协助。
• 个人账单反而是从企业账户付出去的： 请看从企业账户支付的个人开支。
• 这笔费用只有一部分属于企业： 请看混合用途费用。
• 已提交的税表对这些消费的处理有误： 请看因企业费用错误而更正税表。