公司信用卡上的个人消费：要还款、计入 W-2 还是核销？

个人消费刷在公司信用卡上，会怎么处理？

公司卡（公司信用卡）上的个人消费有三种结局：持卡人还款，计为应税工资，或者（对所有人而言）按分配或贷款处理。它不能核销：个人消费永远不是经营费用，也不能一直挂在费用科目里。

结果取决于谁持卡、公司是否要求还款，以及钱还得多快。下文的时限是针对经营费用报销安排定的，不是针对个人消费，所以只是最接近的参照标准，最终要看信用卡安排的具体事实。出现下列情形时，情况就不简单了：

• 多人持卡，所有人和员工共用一套信用卡方案；
• 个人消费被记成了餐饮、办公用品或差旅；
• W-2 表或工资申报表已经提交；
• 这些消费跨越了不止一个年度。

在做任何决定之前，先收齐所有信用卡对账单、收据、用卡政策、工资报表和已提交的 W-2 表。

个人消费什么时候会变成员工 W-2 表上的工资？

公司替员工付的个人消费，如果没有及时还款，就成为应税工资（参照标准是 费用支付或发生后 120 天，详见下文）。IRS 第 15-B 号出版物指出，任何附加福利都要征税，除非法律明确免税；计入的金额要减去员工为此自己付的钱。该出版物还指出，使用借记卡或信用卡，不论金额多小，都不能作为微量福利而免税。

W-2 表填报说明要求把应税附加福利填入第 1 栏，适用时还要填入第 3 栏和第 5 栏。发薪时，补计的金额按补充工资处理（第 15 号出版物）：

最迟要在允许还款的期限届满后的第一个发薪期，把这笔金额计入工资（第 15 号出版物；26 CFR 1.62-2(h)）。

怎样的还款可以不上 W-2 表：合规报销计划的规则和时限

公司的信用卡安排符合合规报销计划的三项规则，并且钱在合理期限内还回来的，还款可以不进 W-2 表。IRS 的这些规则是为经营费用报销而写的，所以它们是已公布的最接近的检验标准。三项规则是：金额与经营费用相关；员工用收据和用途说明来举证（即证明费用）；员工退还多拿的部分（第 15 号出版物）。

法规把通过信用卡系统记在公司账上的金额，也算作这类安排的一部分。个人消费不是经营费用，所以无法举证。结合“退还多拿部分”的规则来看，它属于超出已举证经营费用的金额，员工必须退还。安全港是法规认定为合理的时间限度。与信用卡消费有关的安全港期限如下：

这些都是安全港。什么算合理期限，要看具体事实（第 15 号出版物；26 CFR 1.62-2(g)）。没有及时退还的金额，视为按非合规报销计划支付，属于工资。

超过期限才还款？那么安全港不再适用，要看具体事实。这里引用的资料没有说明，迟到的还款能否撤销已到期的工资，所以在提交 W-2 表之前，请先请人审核。

两个陷阱：

• 没有还款规定。 如果这套安排不要求举证和退还多拿的部分，法规会把安排下支付的所有金额都视为非合规报销，而不只是个人消费那部分。对于经营费用报销，事后自愿还款并不能改变这一结果（第 463 号出版物）；对个人消费如何适用，则要看具体事实。
• 形成惯例。 公司只要在某一年度存在这样的计划或做法：为避免申报和预扣，付给员工的钱多于员工举证的金额，该年度就不能适用安全港。惯常滥用会使每一笔付款都成为非合规报销（26 CFR 1.62-2(g)(3) 和 (k)）。

员工及时还款，账怎么记？

及时还款的个人消费是对员工的应收款，不是费用。消费入账时记为应收员工款，还款到账时冲销。

补计这笔工资的那次发薪，要同时记录预扣税款和雇主的工资税。还款方式可以是支票、转账，或者在州工资法允许时从工资中扣款。信用卡还款和每月对账，见账上的信用卡付款。

持卡人是 S 公司所有人时，有什么不同？

S 公司所有人如果同时是高管或其他员工，适用上述工资规则，并且还多出两种结果：分配或贷款。IRS 表示，可以把付给股东兼员工的款项从分配重新定性为工资（IRS）。1120-S 表填报说明指出，付给公司高管的款项，凡属劳务的合理报酬部分，必须按工资处理。

• 还款或工资： 与员工的处理相同。
• 分配： 不是工资，但它的税务后果取决于所有人的股票计税基础（分配会降低计税基础，见第 1367 条），也取决于公司是否有累积的收益和利润（第 1368 条）。有其他股东时，只付给某一位所有人的款项，还必须按单一股份类别规则给予适当的税务处理（26 CFR 1.1361-1(l)(2)）。
• 贷款： 所有人按书面条款向公司还款。是否算真正的贷款要看具体事实；见向自己的公司借款和下方的 S 公司指南。

分类和记账的做法，见 S 公司付了个人开销和记录 S 公司的分配。

所有人在 C 公司时，有什么不同？

C 公司替所有人付了个人账单，既没有还款也不是真正的贷款时，这笔钱要么是劳务报酬，要么是向股东的分配。分配在公司的收益和利润（即按税法计算的当年及累积利润）范围内属于股息。其余部分冲减所有人的股票计税基础，超出计税基础的部分是收益（第 301 条；第 316 条）。

分配不是劳务报酬，所以公司不能就它扣除薪酬。适用哪种处理，要看具体事实。见 C 公司付了所有人的开销，其中包括股息如何在 1099-DIV 表上申报。

公司替人付了个人消费，可以扣除吗？

不可以。公司不能把个人消费当作经营费用扣除。第 262 条不允许扣除个人、生活或家庭费用。第 162 条允许扣除通常且必要的经营费用，包括为实际提供的劳务支付的合理报酬。

被记成餐饮、办公用品或差旅的个人消费，会失去这项扣除。计入工资的消费，在总报酬相对于劳务合理的前提下，可以作为工资扣除。已还款的消费、分配或贷款，都不产生扣除。

年末怎样检查公司信用卡，分清经营与个人？

把全年每张信用卡的对账单逐笔过一遍，先把每一笔标为经营或个人，再决定谁该付钱。第 463 号出版物指出，员工必须说明用信用卡记在雇主名下的金额，并保存 IRS 在扣除时会要求的记录。

1. 调出每张公司信用卡、每位持卡人的对账单。
2. 把每笔消费标为经营、个人或不确定。混合消费要拆开，只有个人的那部分算个人。凡是不确定的，请持卡人提供收据和经营用途。
3. 按持卡人汇总个人消费，并注明哪些持卡人是所有人。
4. 对每笔个人消费，查清是否还款、何时还款，天数从消费日起算。
5. 把未还的部分分类：员工的金额计入工资；所有人的金额计入工资、分配或贷款。
6. 找出每笔个人消费原来记在哪个科目，把它从餐饮、办公用品或差旅中转出。
7. 核查已经提交的文件：受影响各年度的 W-2 表、工资申报表和公司的经营税表。

什么样的用卡政策能防止个人消费再次发生？

遵循合规报销计划规则的用卡政策，会写明谁能领卡、卡能用于什么、消费何时申报，以及个人消费何时还款。

如果一贯让个人消费不还款、也不上 W-2 表，而这属于为避免申报和预扣而制定的计划或做法，就可能适用上文的惯例规则。税务裁定 2003-106涉及的是另一种安排：员工把每笔刷卡标为个人或经营，并对发卡公司承担个人责任，雇主只按经批准的费用报告报销经营消费。它没有涉及公司先付、之后再收回的个人消费。

如果 W-2 表或工资申报表已经提交，但没有包含这些消费，怎么办？

工资最迟要在允许还款的期限届满后的第一次发薪时计入（26 CFR 1.62-2(h)）。更正方式取决于这次发薪所属的季度：

• 该季度的 941 表已经提交： 提交 941-X 表，每个季度一份（按年提交 944 表的雇主，则用 944-X 表更正全年）。如果该年度的 W-2 表也已提交，还要加交 W-2c 表（941-X 表填报说明；W-2 表填报说明）。
• 该季度的 941 表尚未提交，或允许还款的期限尚未届满： 最迟在那次首次发薪时把工资计入。这笔工资要进该季度的 941 表，以及包含这次发薪的年度的 W-2 表。

更正通常不产生利息，也不产生逾期缴税和逾期缴存的罚款，条件是：在发现错误的那个季度的 941 表截止日期（每季度结束后第一个月的最后一天）之前提交 941-X 表，并在提交时缴清税款。申报人明知少报的税款不在此列（941-X 表填报说明）。

对于以前年度，941-X 表通常无法更正“未按应税处理的款项”的联邦所得税预扣。但工资仍须用 941-X 表和 W-2c 表更正（941-X 表填报说明）。员工当年的收入也会随之改变。公司曾把这些消费当作费用扣除的，经营税表还需要单独核查。

谁来缴税。 公司要为没有预扣的税款负责。州工资法允许的话，公司可以从员工之后的工资中补扣，但所得税只能在当年（日历年）最后一天之前补扣（第 15 号出版物）。员工一旦已就这笔工资缴了所得税，第 3402(d) 款就禁止再向公司追缴这部分税款，但罚款不在此列：由员工填写 4669 表，公司提交 4670 表（4670 表说明）。对预扣负有责任的所有人或高管，可能要为未缴的预扣税个人承担责任：对故意不履行的人，信托基金追缴罚款为该税款的 100%，IRS 通常有 3 年 的时间核定（第 6672 条；第 15 号出版物）。见信托基金追缴罚款。

更正步骤见更正工资申报错误。

示例

以下示例仅作说明；金额均为美元。

员工及时还款

一名非所有人的员工在 3 月用公司信用卡买了 US$400 的杂货。用卡政策要求个人消费必须还款，员工在 20 天内还了 US$400。公司把这 US$400 记为应收员工款，还款后冲销。W-2 表上不记任何金额，也不扣除任何费用。如果这 US$400 在消费 120 天后仍未还，公司可以把它当作工资，在之后的第一次发薪时计入。

S 公司的所有人兼员工

年末检查发现，S 公司唯一股东的信用卡上有 US$6,000 个人消费。

• 及时还款： 应收款冲销，W-2 表上不记任何金额。如果还款期限已经过了，就属于上文说的迟到还款问题。
• 计入工资： W-2 表第 1 栏增加 US$6,000。如果所有人的全部工资（包括这笔）仍低于社会保障税工资基数，公司和所有人各需缴纳约 US$459 的社会保障税和 Medicare 税，另加所得税预扣。
• 按分配处理： 它会降低股票计税基础，超出计税基础的部分是收益。如果所有人的正常工资低于这份工作的合理工资，IRS 可以把它重新定性为工资。
• 按贷款处理： 要有书面借据和还款条款，并且事实足以支持这是真正的贷款。这个金额下，可以适用推定利息的小额贷款例外。

这些消费被记成了费用

同样的 US$6,000，其中 US$4,000 记在餐饮，US$2,000 记在办公用品。这些扣除要从账上转出。如果这笔钱转为工资，就转入工资费用。如果工资申报表已经提交，选择按工资处理就意味着：这笔工资所属的每个已提交季度都要提交 941-X 表，如果该年度的 W-2 表也已提交，还要提交 W-2c 表。曾扣除餐饮和办公用品的经营税表也要核查。

您的情况不同？

• 核查发现多位持卡人都有个人消费，其中一部分被记成了费用，或已体现在提交的税表里： 请收齐对账单、收据、用卡政策、工资报表和已提交的 W-2 表，然后找记账服务来判断谁该还款、哪些要走发薪、哪些算分配或贷款，以及哪些文件需要更正。
• 这些消费跨越多个年度，或信用卡余额对不上： 先看记账清理清单，再找记账服务。
• 只有 S 公司所有人用了这笔钱： 见 S 公司付了个人开销。
• 您拥有的是 C 公司： 见 C 公司付了所有人的开销。
• 这笔支出是所有人自己垫付的真实经营成本： 见报销所有人的费用和用个人信用卡付经营费用。
• 所有人住在美国境外，或不是美国公民或居民： 向外国所有人分配，可能需要在美国预扣并申报（第 515 号出版物）；而且 S 公司不能有非居民外国人股东（第 1361(b)(1)(C) 段）。请结合跨境税务服务和记账服务一起核查。
• 您拥有的是按独资经营或合伙企业征税的 LLC，或您本人是独资经营者： 本文讨论的是公司；请见从经营账户支付的个人开销和修复混在一起的经营资金与个人资金。
• 您所在的州限制工资扣款，或对这些工资征税： 联邦的处理方式不能决定州的结果。请查看州政府机构的规定；如果账目需要调整，请带着核查结果去找记账服务。